Brukerveiledning for Web-ADI - uio.no · PDF fileBrukerveiledning for Web-ADI – versjon 26.11.2014 2 1) Innledning Ved UiO finnes det Brukere med to forskjellige maskin typer som

1 Brukerveiledning for Web-ADI – versjon 26.11.2014

Brukerveiledning for Web-ADI

Innhold:

1) Innledning side 2

2) Trinn 1 - Excel oppsett side 4

3) Trinn 2 - Internett oppsett side 8

4) Trinn 3 - Validering av bilag i ADI side 11

5) Kontoarter enhetene ikke kan validere i ADI side 21

6) Rapporter man kan skrive ut side 22


1) Innledning

Ved UiO finnes det Brukere med to forskjellige maskin typer som brukes til å

validere bilag i ADI. De fleste brukere har en 32 bits maskin, mens noen

andre har en 64 bits maskin med noe større kapasitet. Enkelte brukere har

imidlertid en 64 bits maskin med en 32 bits Excel versjon, mens andre igjen

har en 64 bits maskin og en 64 bits Excel versjonen.

Dere kan finne ut hvilken versjon man har i Excel ved å hente opp Excel 2010

versjonen å klikke på fil knappen å trykke på hjelp funksjonen da ser man

hvilken maskin type man har, og versjon man har i Excel.

Dette betyr at de brukerne som har 32 bits maskin, og en 64 bits maskin

med Excel 32 versjon kan gå rett til trinn 1. Mens de brukerne som har en

64 bits maskin med 64 bits Excel versjon må logge seg på via terminalserver

kontor.uio.no.

Hvis man vil bytte språket til norsk når man validerer bilag i ADI er dette

oppskriften


Pass på at «Norsk» er valgt (er blå) før du trykker på pålogging «Norsk»

velges ved å klikke på ordet

For å endre permanent følg følgende instruksjoner i nettleser innstillingene:

1. Firefox: Tools/Options/Content/Language/Choose; velg "Norwegian

[no]", ikke "Norwegian Bokmål [nb]". Flytt "Norwegian [no]" til

toppen.

2. Internet Explorer: Tools/Internet

Options/General/Appearance/Languages; Velg "Norwegian (Bokmål)

[no]", ikke "Norwegian (Bokmål) [nb-NO]".

Flytt "Norwegian (Bokmål) [no]" til toppen.


2) Trinn 1 - Excel oppsett

Åpne Excel 2010

Velg Fil knappen


Velg Alternativer

Velg Klareringssenter


Velg innstillinger for klareringssenter

Velg Makroinnstillinger


Sjekk at det er haket av for « Klarer tilgang til VBA-prosjektobjekt modellen», deretter velg OK velg OK

Velg OK


3) Trinn 2 - Internet oppsett

Åpne Internett Explorer

Velg Tools Menyen, og deretter velg Internett Options


Velg Security

Velg Custom Level


Dialogboksen ”Secuity Settings” kommer opp, deretter bla ned til “ Allow status

bar updates via script” “ Velg Enable, deretter velg OK.

Hvis du får en advarsel velg “ Yes”, velg OK.

Avslutt internet og gå videre til trinn 3.


4) Trinn 3 - Validering av bilag i ADI

Start med å logge deg på Oracle

Velg ansvarsområde KONTROLLER ADI BILAG UIO UIO, deretter velg

Validerer regnskapsbilag.

Velg Open


Velg Aktiver dette innholdet, deretter velg OK

Velg Alternativer


Dobbelklikk i Celle 8, det vil komme opp en plukkliste. Velg den aktuelle

bilagskategorien som du skal validere her enten ”Bankbilag, Bevilgning,

Frikjøp, Intern handel, Omposteringer eller Periodiseringer , deretter velg Start,

aktiver bilagskategorien og trykk på Velg knappen.

Velg Lukk


Dobbelklikk i celle I 11, det vil komme opp en ny plukkliste, velg

regnskapsdato, videre trykk på velg knappen.

Velg Se gjennom, deretter velg Opphev ARK beskyttelsen. Beskytt ark vil

komme opp, slik at man kan bla. justere kolonnen for linjebeskrivelsen, eller

legge til antall aktuelle linjer i bilaget, se neste bilde. Dette må gjøres hver gang

man har trykket på Last knappen.

.


Fra linje 18 setter man inn de linjene det er behov i det regnearket som skal

valideres.

.

Velg videre Tillegg, Oracle og Last


Når bilaget er OK vil Gruppe Id nummeret komme opp. Noter dette på et eget

ark. Marker og kopier inn nummeret manuelt ved å taste (Ctrl+C), velg Lukk.

Velg Last


Klikk i Gruppe ID feltet, og lim Gruppe IDen inn i formel feltet

feltet.

Da blir gruppe Id nummeret lagt inn i Gruppe ID feltet


Får man en feilmelding vil det ikke komme opp noen Gruppe ID. Det blir røde

ansikter i de linjene som det er feil i og grønne ansikter i de gyldige linjene.

Slik kan dere gjøre en rettelse direkte i den cellen feilen ligger i. En ny

plukkliste vil komme frem når man dobbeltklikker på Verdilisten. Når

dere har rettet feilen, valider bilaget på nytt


Når alle linjer er godkjent kan man skrive navnet sitt inn i bilagsbeskrivelse feltet,

dette gjør man med å markere både dette feltet og skrive navnet i formel feltet.

Tilsvarende som ved Gruppe ID nummeret.

Attestering og Signatur (godkjennelse) av bilaget kan nå legges nå inn ved at man

legger til 6 nye linjer mellom siste linjen og totalsummen, disse feltene kan man

for eks. legge inn på linje to og fire etter siste linjen.


Skriv ut bilaget i liggende format og send papirversjon til Seksjon for regnskap

p.b. 1073

Husk å vedlegge dokumentasjon som gir sporing og dokumentasjon til hvorfor

bilaget er produsert.

ADI regnearket kan lagres i egen mappe på den enkeltes hjemmeområde, for

egen kontroll og oversikt over innsendte regneark.

Når man skal validere flere bilag i Web-ADI så kan man enkelt gjøre dette

ved å slette alle linjene man har i det forrige regnearket og enten starte med

å skrive inn nye kontostrenger manuelt fra linje 15, eller ved å kopiere inn

nye regneark som man lagret i Excel format fra samme linje.

Seksjon for regnskap vil postere de bilag som er mottatt med gruppe–ID nr.

Mottatte bilag uten gruppe-ID nr. blir returnert.


5) Kontorarter som enhetene ikke kan validere bilag i ADI

Det er noen artskonti som ikke kan valideres av enhetene på UiO i Web ADI.

Seksjon for regnskap skal validere disse bilagene. Det gjelder følgende konti:

Fra Konto til Konto

Utelukket 0000 1530

Utelukket 1532 1760

Utelukket 1800 2949

Utelukket 2970 2970

Utelukket 2981 3043

Utelukket 3102 3138

Utelukket 3244 3246

Utelukket 3401 3402

Utelukket 3410 3413

Utelukket 3424 3425

Utelukket 3431 3432

Utelukket 3434 3435

Utelukket 3448 3449

Utelukket 3455 3456

Utelukket 3466 3490

Utelukket 3494 3494

Utelukket 3496 3498

Utelukket 3801 3859

Utelukket 3903 3907

Utelukket 3911 3911

Utelukket 3951 3951

Utelukket 4301 4301

Utelukket 4303 4303

Utelukket 5001 5198

Utelukket 5200 5802

Utelukket 5804 5813

Utelukket 5921 5921

Utelukket 6010 6052

Utelukket 6599 6599

Utelukket 6796 6797

Utelukket 6840 6840

Utelukket 6842 6842

Utelukket 6844 6844

Utelukket 7101 7190

Utelukket 7193 7193

Utelukket 7796 7796

Utelukket 7801 7830

Utelukket 7840 8051

Utelukket 8121 8122

Utelukket 8801 9999


Ved validering av disse artskontiene i Web ADI skal man både sende

papirversjon til Seksjon for regnskap og elektronisk til e-post adresse

[email protected].

6) Rapporter som kan skrives ut i OA

Til slutt vil vi ta med at det er to rapporter i OA som kan bestilles via

forespørselsmenyen og skrives ut i forbindelse med validering av bilag i Web

ADI.

Den ene inneholder alle validerte bilag som ikke er importert til OA av RS.

Den andre er en detaljrapport som viser alle transaksjoner i regnearket.

1. Hovedboksbilag klare for import (summert pr. gruppe-ID). Rapporten inneholder navn på den som har validert bilaget, HB-dato,

produksjons dato, gruppe-ID og bunkesum. Rapporten bestilles på følgende sti i

OA: Rapporter – kontorapporter – en enkel prosessforespørsel – navn (fra

verdliste) – velg rapport UiO Hovedboksbilag

klare for import (Summert pr – gruppe ID)

2. Hovedboksbilag klare for import (Detaljert). Rapporten kan brukes til å se alle transaksjoner som er i regnearket. Rapporten

kan skrives ut og brukes som papirversjon hvis behov. Rapporten bestilles på

følgende sti i OA: Rapporter – kontorapporter – en enkel prosessforespørsel –

navn (fra verdiliste) – velg rapport UiO Hovedboksbilag klare for import

(detaljert). Her må dere oppgi riktig gruppe ID nummer.

Når det gjelder spørsmål, som dere ellers måtte ha vedrørende denne Bruker-

veiledningen kan dere sende en e-post til [email protected].

Lykke til!

Vennlig hilsen

Seksjon for regnskap

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Documents

Brukerveiledning for Web-ADI - uio.no · PDF fileBrukerveiledning for Web-ADI – versjon 26.11.2014 2 1) Innledning Ved UiO finnes det Brukere med to forskjellige maskin typer som