Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể

thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để

thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất

thiếu.

uất phát từ nhu c u c a hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm ,

ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ nh ố - T ngày

17 1 cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang đào

tạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng.

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c a

Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung và Khoa ại cương

Nghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm

điểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiến

thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.

ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề ra

Kế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức.

Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụng

những kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc

thực tế tại cơ quan. ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập

ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rút

những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này.

Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 2/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1

MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3

LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4

TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6

I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ 6 1. . Tình hình văn hóa hội _____________________________________________________________ 6

II. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ 7 .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ 7 . . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ 10 .3. Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính _______________________________ 10 .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ 11

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16 I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ 16

1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ 16 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ 17 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ 18

II. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ ________________________________ 19 .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ 19 . . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ 23 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ 26 .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ 29

III. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29

I. KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _______________________________________ 29 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ 29 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ 29 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ 30

II. KIẾN N HỊ_______________________________________________________________ 30 .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ 30 . ối với nhà trường _________________________________________________________________ 30


VĂN BẢN ĐÍNH KÈM

Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này: 1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32

2. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 32

3. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

1. BC Báo cáo

2. CBHD Cán bộ hướng dẫn

3. CB Cán bộ

4. CBCC Cán bộ - Công chức

5. CQ Cơ quan

6. ĐC Địa chỉ

7. ĐT Điện thoại

8. GVHD Giáo viên hướng dẫn

9. HS-SV Học sinh, sinh viên

10. Khoa ĐC & NVVH Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa

11. QTVP Quản trị Văn phòng

12. SV Sinh viên

13. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp

14. TC-HC Tổ chức – Hành chính

15. TP. Thành phố

16. Trường CĐ VHNT & DL Nha

Trang

Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du

lịch Nha Trang

17. VP Văn phòng


LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho phép tôi in gửi lời cảm ơn tới th y Tr n Hải ương, cô Nguyễn Th

Vân Anh, ch Tr n Th Kim Thoa và toàn thể cô chú cán bộ, anh ch nhân viên tại phòng

Tổ chức – Hành chính – Trường C VHNT L Nha Trang đ giúp đỡ tôi rất nhiệt tình

trong uốt thời gian tôi về thực tập tại phòng. Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thực

tập inh đ cùng tôi làm việc tại phòng, các bạn đ chia ẻ công việc, giúp tôi rất nhiều.

Và bài cáo này ẽ không hoàn thành tốt nếu không có ự giúp đỡ c a cô Phạm Thu

Trang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho tôi trong trong thời

gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này.

Với thời gian thực tế là tu n (bắt đ u từ ngày 1 13 đến 13 4 13). Thời

gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ ự giúp đỡ c a VH và C H đ tạo cơ hội cho tôi

áp ụng lý thuyết được trang b vào công tác thực tiễn. Trong uốt thời gian thực tập, tôi

đ có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ. ua đó

tôi đ tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết c a mình trong việc trao

đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về t m quan trọng c a công tác VP.

ua quá trình tự học hỏi c a bản thân và ự giúp đỡ nhiệt tình c a C H , các

nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở c a cá nhân tôi đ cải

thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đ đạt được.

Tôi viết bản C này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa C NVVH để nhận

được ự đóng góp ý kiến c a các th y, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi

hoàn thiện hơn về nghiệp vụ c a mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ

thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác au này với hi vọng góp

ph n nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước

nhà.

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ c a bản

C này không tránh khỏi những hạn chế, ai ót.

Một l n nữa cho phép tôi in cảm ơn VH c a nhà trường, C H tại phòng TC-

HC - Trường C VHNT L Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt

BC này.


TRANG THÔNG TIN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN

1. Họ và tên sinh viên: Huỳnh Bá Học

2. Ngày tháng năm sinh: 08/5/1991

3. Quê Quán: Phù Mỹ, Bình Định

4. Số CMND: 215095253

5. Số ĐT: 0120.5921.232

6. ĐC: 01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang

II. THÔNG TIN KHÁC

1. Mã số sinh viên: 10C090092

2. Lớp: CĐ QTVP K32C

3. Ngành học: Quản trị Văn phòng

4. Khóa học: 2010 – 2013

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Họ và tên giáo viên: Phạm Thu Trang

2. Chức vụ: Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa

3. Nơi công tác: Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha

Trang

4. ĐC nơi công tác: 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang

5. Số ĐT liên hệ: 0975.394.869

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1. Tên đơn vị thực tế: Phòng Tổ chức - Hành chính

(Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang)

2. ĐT: 0583.838.043

3. Website: http://cdk.edu.vn

4. Email: [email protected]

5. ĐC: 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN 1. Họ và tên cán bộ: Nguyễn Thị Vân Anh

2. Chức vụ: Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư

3. Nơi công tác: Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang

4. ĐC nơi công tác: 52, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang

5. Số ĐT liên hệ: 0903.543.868

http://cdk.edu.vn/index.php?option=com_content&task=blogsection&id=4&Itemid=26

mailto:[email protected]


NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI

CƠ QUAN THỰC TẬP

Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc tại số 52, Phạm Văn Đồng, Phường

Vĩnh Hải, TP Nha Trang.

Thành phố Nha Trang hiện nay có diện tích tự nhiên là 251 km², dân số 392.279

(2009). Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hòa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáp

huyện Diên Khánh, phía Đông giáp Biển Đông.

Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa,

khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam. Thành phố là một trong tám

đô thị loại 1 trực thuộc tỉnh của Việt Nam.

1.1. Tình hình kinh tế

Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung.

Năm 2011, GDP bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng

trưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14%. Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực

theo hướng dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp. Nha Trang có nhiều đóng góp lớn về

kinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa. Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến

hơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5% doanh

thu du lịch - dịch vụ và 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hải

sản của thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh.

Thương mại - Dịch vụ - Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo động

lực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang. Hoạt động thương mại

tư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh.

Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn 2 triệu lượt khách du lịch (tăng

18,54% so với năm 2010), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%). Tổng

doanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%).

Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng

424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ

trên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ...

trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn.

1.2. Tình hình văn hóa xã hội

Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầu

hình thành từ năm 1653). Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử,

ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa

nói riêng và cả nước nói chung.

Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổ

học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn


Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của văn

hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar.

Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi

đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làm

nơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn

trong nước và quốc tế.

Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà

Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v... tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp

phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch.

II. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển.

2.1.1. Tên cơ quan

Tên đơn vị thực tập: Phòng Tổ chức - Hành chính

Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang

2.1.2. Lịch sử thành lập và phát triển

2.1.2.1. Lịch sử nhà trường Được“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca bài chòi, văn hóa quần chúng đầu

tiên của khu vực Nam Trung bộ và Tây Nguyên. Tháng 7/1978 trường mới chính thức

được thành lập với tên gọi ban đầu là trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hai

lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) và

trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứng

nguyện vọng của nhân dân địa phương và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứng

nhu cầu xã hội cùng sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường,

trường được chính thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch

Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo.

Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên,

đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnh

vực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, văn

hóa xã hội của địa phương và khu vực.

Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vật

chất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên (CBGV) còn mỏng. Với số lượng

CBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến nay con số đó đã tăng gấp

nhiều lần. Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm 12 chi

bộ. Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua

sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông và

thực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội.

Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực

và nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa

dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập.

Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh


Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịp

điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đa

dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương

hiệu của mình.

Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng

VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên

những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành

trường Đại học trong một ngày gần nhất.

2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch

Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của

Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa.

Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường.

Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp

phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Đội

ngũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công

tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của

phòng có chất lượng và hiệu quả.

Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương,

đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường. 100% Cán bộ

- Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động của

lãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng - khoa để hoàn

thành nhiệm vụ chung của nhà trường.


BẮC

TÂ

Y

NHÀ BIỂU DIỄN

C

ÁC

PH

ÒN

G H

ỌC

DÃ

Y N

HÀ

A

DÃY NHÀ B

SÂN TRƯỜNG P.

Tra

ng

thiế

t b

ị d

ạy

học

PHÒNG

TC – HC

CÁ

C P

HÒ

NG

CH

ỨC

NĂ

NG

KH

ÁC

DÃY NHÀ C

SÂN TRƯỜNG

DÃY NHÀ D

ĐÔ

NG

NAM

Vị trí phòng TC – HC trong khuôn viên trường Trường CĐVHNT & DL Nha trang


2.2. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất

2.2.1. Cách bố trí văn phòng Cách bố trí Văn phòng của VP khoa ĐT BDTC theo mô hình khép kín, tạo ra một

không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính kín đáo,

bí mật thông tin.

Sơ đồ bố trí của văn phòng như sau:

Chú giải:

1. Quầy làm việc của Trưởng phòng

2. Quầy làm việc của chuyên viên

3. Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu

4. Tủ đựng văn phòng phẩm

5. Máy photocopy

2.3.2. Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cần

thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:

Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy,

máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax…

Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng

phẩm,…

Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…

2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau:

Quản l í, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường.

Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ

sơ văn bản theo đúng quy định.

Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh

hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên.

Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường.

Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo các

thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật.

Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í.

Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và

công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật.

1

2

3

6

5 Lối vào

4


- Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ

cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường.

- Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáo

viên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên.

2.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự

Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến

- chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay. Theo

cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị

các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.

SƠ Ồ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒN TC-HC

Nhân sự Cơ cấu tổ chức:

Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16

- Trưởng phòng: Trần Hải Dương

- Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậu

cần, nội vụ; Bộ phận Bảo vệ.

Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất

chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.

2.4.1. Trưởng phòng

Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng

phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp

luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của văn

phòng.

Công việc cụ thể:

- Quản lý chung.

- Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận.

- Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu

cho Lãnh đạo.

- Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong

trường.

TRƯỞNG

PHÒNG

Bộ phận

Văn thư -

Lưu trữ

Bộ phận

Y tế, chính

sách xã hội

Bộ phận

Tổ chức cán

bộ

Bộ phận hậu

cần, nội vụ

Bộ phận bảo

vệ


- Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật

chất.

- Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập và

giảng dạy của nhà trường.

- Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường.

Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau:

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành

trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ an ninh chính

trị, trật tự an toàn cơ quan.

- Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên

chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viên

trong trường.

- Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ (cán

bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong Trường.

Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sung

lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quy

định.

Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảng

viên, giấy giới thiệu,...).

Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường.

Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự

trong nhà trường.

2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ

Nhiệm vụ, chức năng chính

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,

văn thư, theo quy định của pháp luật.

Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công

việc khác nhau của văn phòng.

Chuyên viên soạn thảo văn bản

Cá nhân phụ trách: Trần Thị Kim Thoa

Nội ung công việc: Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn

bản của Nhà trường.

Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc:

Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thường

xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm

tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế

độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân

sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường.

- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ.

Lưu trữ kiêm văn thư Nhân viên phụ trách: Nguyễn Thị Vân Anh

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản

đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài

liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, cho

cán bộ công nhân viên chức trong trường.



Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường; Tư vấn và

thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các

văn bản hành chính của Trường trước khi ký ban hành;

Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến và

đi trong phạm vi quyền hạn;

Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của Nhà nước; Quản lý

và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí;

Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức thi các hoạt

động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng; lịch trực của lãnh đạo

ngày lễ.

Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức và

học sinh, sinh viên trong Trường;

Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,

viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơ

quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;

Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủ

trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ

a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị

Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo

trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám

sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện -

nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật

tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên

cứu khoa học của trường.


Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm

thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường.

Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho

công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài ra, 2 nhân viên còn

đảm nhận công tác giao liên.

CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp

thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn

bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ,

vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản,

công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tăng

giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn

sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành

báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định.


Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu cho

Ban Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng,

sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh

hoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trang

thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài

sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị.

b. Tổ tạp vụ

Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh - sạch - đẹp trong phạm vi khuôn viên Nhà

trường; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm văn

minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng

cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo.


Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác.

Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãi

xe, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm sạch tổng thể

khu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường; vệ sinh định

kỳ theo tháng, quý; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường.

Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh,

sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường.

Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoại

khóa của nhà trường.

Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảo

an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.

2.4.4. Bộ phận Y tế, chính sách xã hội

Cán bộ phụ trách: Hán Trọng Toàn (y tế); Nguyễn Hữu Trung (chính ách).

Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện công

tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguy

hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp,

cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, an

toàn thực phẩm.

Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thực

hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước.

Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo

lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc,

tử tuất...). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho

người lao động.

2.4.5. Bộ phận bảo vệ

Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đón

lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp...



Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện

ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định.

Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự,

bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh

viên và khách đến làm việc với trường.

Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của

Trường; Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đề

xuất tu sửa.

Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập,

các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường

Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến các

phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân…

Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và người

có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm bảo đảm an toàn, an ninh, trật tự, ngăn chặn ảnh

hưởng lan tỏa…

Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sản

cơ quan.

Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định


CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1. Các nghiệp vụ văn phòng

Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ văn

phòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúng

các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan

như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công

tác văn thư;

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

công tác văn thư.

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;

- Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết một số điều về

Luật Lưu trữ;

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức

kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục

vụ đọc giả tại phòng đọc.

1.1.1. Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tại

Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

công tác văn thư.

1.1.1.1. uy trình oạn thảo

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 5 bước như sau:

Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản

Bước 2. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bước 3. Đánh máy, nhân bản

Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 5. Ký văn bản

(Trình tự chi tiết được quy đ nh tại các iều , 7, , 9, 1 Ngh đ nh ố

11 4 N -CP được ửa đổi, bổ ung tại các Khoản 4, 5, iều 1, Ngh đ nh ố

9 1 N -CP).

1.1.1.2. Các loại văn bản do phòng ban hành

Nhà trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quản

lý, điều hành và tổ chức các hoạt động, khoa đã ban hành các loại văn bản hành chính

thông thường.

Hệ thống văn bản hành chính mà nhà trường ban hành bao gồm các loại văn bản cá

biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường


không có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế

hoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy

mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu,

phiếu chuyển, thư công.

1.1.2. Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu

Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên

công tác lưu trữ khá đơn giản. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn tuân thủ theo các quy định

của pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ;

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan.

Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau:

Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thành

trong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như

tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụ

cho các công việc chung khi cần đến.

Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảo

quản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng

được nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu,

bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ... Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếp

theo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu; giữa các loại văn bản, tài liệu được

cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn chi tiết.

Khi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lý

theo quy định của nhà trường.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn

phòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của

mình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời.

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của VP tại

Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác

quản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi

tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác.

Các máy tính trong phòng được kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi

trong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cập

nhật thông tin để có các biện pháp xử lý chỉ đạo, điều chỉnh kịp thời.

Mặc dù văn phòng được trang bị nhiều máy tính và được dùng chung phần mềm

quản lý của nhà trường nhưng vào thời điểm hiện tại văn phòng vẫn chưa có phần mềm

quản lý chuyên biệt nào. Phần lớn CB thực hiện các công việc một cách thủ công dựa trên

các chương trình Office cài sẵn. Chính vì lý do này đã làm cho việc quản lý còn bị động,

gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên.


1.3. Một số vấn đề khác

1.3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, nếu đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng bộ phận

phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải quyết của phòng TCHC thì

sẽ được CB giải quyết một cách nhanh chóng theo đúng trình tự quy định của nhà trường

và pháp luật.

Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không đúng thẩm quyền giải quyết, không đúng

tuyến hay giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu sai phạm thì cán bộ, nhân viên

nhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có được phương án giải quyết tốt nhất.

Để công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, các thủ tục hành

chính được phân loại cụ thể theo đúng chuyên môn của từng bộ phận phụ trách. Các loại

thủ tục hành chính ở văn phòng được giải quyết theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù

hợp với luật pháp, đơn giản hóa và dễ tiếp cận. Văn phòng luôn đưa những phương án tối

ưu nhất để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ công tác.

1.3.2. Văn hóa ứng xử

1.3.2.1. Giao tiếp hành chính Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiều

tiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế

nhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn

trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tích

cực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng của

khách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũng

chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết khi từ chối.

1.3.2.2. Trang phục

Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định có

trong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7, đối với

nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào trong quần; quần dài có màu

sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ: mặc vetton hoặc mặc

váy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu.

Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ăn

mặc tự do nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc.

1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụng

trang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phân

phát cho các đơn vị khi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sử

dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngân

quỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thận

trọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng văn

phòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến

quy trình làm việc.

Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào kho

để chờ thanh lý.


II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ

Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp

vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác

văn thư. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ Văn thư, tôi đã có nhiều cơ hội,

điều kiện để thực tập các nghiệp vụ văn phòng như một chuyên viên thực thụ. Công việc

cụ thể như sau:

2.1. Quản lý văn bản đi

2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản do Nhà trường ban hành (do

chuyên viên soạn thảo hay văn bản ban hành bởi các đơn vị khác), cán bộ văn thư kiểm

tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, sẽ kịp

thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2.1.2. hi ố c a văn bản và ố và ngày, tháng văn bản

Các văn bản đi sau khi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý

(có chữ ký chính thức của Lãnh đạo) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhà

trường (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản được

chèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “a”, “b”, “c”...

để dễ dàng phân biệt.

Thông thường việc đánh số và ghi ngày, tháng năm văn bản được thực hiện bằng bút

bi một lần (trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vô số trong máy tính) ở bảng

gốc và sau đó được dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản để tránh trường hợp chép

lại thủ công nhiều lần.

Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng.

2.1.3. óng ấu trường và ấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao

gồm: các dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn

đến,...). Ngoài ra, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trường

nhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành

mà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể.

Nguyên tắc đóng dấu như sau: Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vào

những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệt

đối không đóng dấu khống chỉ.

Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số 8 của văn bản. Khi đóng

dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảo

tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và

dùng mực dấu đỏ theo quy định.

Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục

đóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký.


Vị trí đóng dấu như sau:

Trong trường hợp, văn bản có từ 02 trang trở lên, đối với văn bản in 01 mặt và từ 03

trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt nhằm tránh bị người khác thay đổi nội dung, bắt

buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm

lên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang, trong thực tế

có thể linh hoạt, không áp dụng máy móc.

Dấu giáp lai còn được dùng để đóng tại vị trí giữa các loại giấy tờ có 2 liên chẳng

hạn như giấy giới thiệu hoặc cũng có thể dùng để niêm phong bì thư gửi đi. Đóng dấu

giáp lai cũng áp dụng đối với trường hợp văn bản, hồ sơ có ảnh. Mực được dùng để đóng

giáp lai ảnh là một loại mực đỏ chuyên dụng khác với mực đóng trên giấy thông thường.

Trước khi đóng dấu, phải đảm bảo ảnh được dán đã cố định, đúng vị trí yêu cầu để tránh

trường hợp ảnh bị bong, tróc... Dấu đóng phải phủ lên một góc ảnh và phần còn lại của

con dấu phủ lên văn bản chứa ảnh đó.

Dấu tròn còn được dùng để đóng dấu treo để xác định giá trị của chứng từ, văn bản

của các đơn vị nội bộ trong trường (thường là các văn bản do các khoa của trường ban

hành) mang tính thông báo để biết; dấu treo còn được đóng trên các phụ lục kèm theo văn

bản chính hoặc các văn bản có quy định đóng dấu treo như Biên bản. Ngoài ra dấu treo

còn có chức năng khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản

chính.

Dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức.h

Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật (nếu có quy định).


Mô hình mô phỏng v trí ấu treo trên văn bản

óng ấu giáp lai ảnh

V trí ấu đóng ấu giáp lai văn bản

2.1.4. ăng ký văn bản đi

Vì số lượng văn bản ban hành không lớn lắm (dưới 2.000 văn bản/năm) nên tất cả

các loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp.

Vào sổ quản lý văn bản đi. Tại phòng, cán bộ văn thư thường xuyên sử dụng 2 loại

sổ quản lý văn bản đi, một sổ dành cho các loại Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng,


các văn bản hành chính khác (trừ văn bản mật đi) được đăng ký ở sổ còn lại. Riêng đối

với văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn

bản đi trên máy vi tính. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để

quản lý văn bản nên việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện

bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Văn bản đi sau khi được đăng ký vào Cơ sở

dữ liệu quản lý, văn bản đi được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản

lý.

Dù đăng ký bằng cách nào thì văn thư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin của văn

bản theo quy định, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích

yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng

bản; ghi chú (nếu cần thiết).

ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA

NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ..................

Từ ngày ............ đến ngày ...................

Từ số .................... đến số ....................

Quyển số: ......................

Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đi tuân th đúng quy đ nh tại phụ lục VII ban

hành kèm theo Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1

c a ộNội vụ


Số, ký

hiệu

văn

bản

Ngày

tháng

văn bản

Tên loại và trích yếu

nội dung văn bản

Người

ký

Nơi

nhận

văn bản

Đơn vị,

người

nhận

bản lưu

Số

lượng

bản

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Ph n đăng ký văn bản đi theo mẫu có quy đ nh tại phụ lục VII ban hành kèm theo Thông

tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộ Nội vụ.

2.1.5. Làm th tục phát hành, chuyển phát và theo õi việc chuyển phát văn bản đi

Tùy vào kích thước của văn bản to – nhỏ, nhiều – ít mà có thể lựa chọn phong bì

loại lớn và phong bì loại nhỏ.

Gấp và cho văn bản vào bì, chú ý tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa

chọn cách gấp văn bản để vào bì; khi gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận không

làm nhàu, rách, bẩn văn bản. Dùng keo để dán kín phong bì (có một số trường hợp dùng

dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong ở mép bì vừa dán); không để keo, hồ dính văn

bản.

Ghi tên và địa chỉ Nhà trường và tên cá nhân, đơn vị và địa chỉ nơi nhận văn bản.

Tiến hành đóng dấu khẩn, mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Chuyển phát văn bản đi; văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đó

được chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; tất cả văn bản

chuyển giao đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi văn bản được

chuyển tới, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

Trong trường hợp nơi nhận văn bản ở xa trường, việc chuyển phát văn bản đi được

thực hiện bằng đường Bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện

kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận

bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Việc chuyển phát văn bản mật được phòng TC-HC thực hiện theo quy định tại Điều

10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số

12/2002/TT-BCA(A11).

2.1.6. Lưu và theo õi việc chuyển phát văn bản đi

Mỗi văn bản đi, phòng TC-HC lưu lại bản gốc; bản lưu văn bản đi được sắp xếp thứ

tự đăng ký.

CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp văn bản bị thất

lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2.2. Giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống nhất.


Quy trình diễn ra như sau:

2.2.1. Ký nhận văn bản

Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhận đúng với

tên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giao lại cho Văn thư.

2.2.2. Văn thư tiếp nhận văn bản

Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong

(nếu có). Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, Văn thư báo

cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư kiểm

tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp

thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết.

2.2.3. Phân loại ơ bộ, bóc bì văn bản đến

Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì lưu ký

không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký

hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi

đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp cho

nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công

việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho

CB Văn thư để đăng ký.

Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải

quyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn thời gian thời

hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với Lãnh đạo để

xem xét, giải quyết.

2.2.4. óng ấu “ ến”, ghi ố và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi

số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến

được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra

giấy và đóng dấu “Đến”.

TRƯỜNG CĐ VHNT & DL NHA TRANG

Số: ..................................

Ngày: ............................

.......................................

Chuyển: ............................................

Mẫu ấu “ ến” c a trường

Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “đến” thông thường ở các

vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới


phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng,

năm ban hành văn bản.

Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến. Nhập

số văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào chức năng,

nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải quyết. Đối với văn bản

đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, tại mục “Chuyển” phải liệt kê đầy đủ

tên các đơn vị, cá nhân đó.

2.2.5. ăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến và Cơ sở dữ liệu quản lý

văn bản đến trên máy vi tính.

Số lượng văn bản đến hằng năm của nhà trường không nhiều (dưới 2000 văn bản

đến) nên các loại văn bản đến được đăng ký hỗn hợp vào một sổ duy nhất (trừ văn bản

mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn

bản.

Nhập dữ liệu từ sổ đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

và in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA

NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: ..................

Từ ngày ............ đến ngày ...................

Từ số .................... đến số ....................

Quyển số: ......................


Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy đ nh tại phụ lục II ban

hành kèm theo Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm

1 c a ộNội vụ

Ngày

đến

Số

đến

Tác

giả

Số, ký

hiệu

Ngày

tháng

Tên loại và trích yếu

nội dung

Đơn

vị

hoặc

người

nhận

Ký

nhận

Ghi

chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Ph n đăng ký văn bản đến theo mẫu có quy đ nh tại phụ lục II ban hành kèm theo

Thông tư ố 7 1 TT- NV ngày tháng 11 năm 1 c a ộ Nội vụ.

. . . Nhân bản, trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đóng dấu đến, điền thông tin vào mẫu dấu đến và đăng ký vào sổ đến, tiến

hành photo nhân bản văn bản. Số lượng bản sao cần photo phụ thuộc vào số lượng đơn vị

nhận văn bản. Riêng đối với văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được xử ly và

chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Văn thư lưu bản sao, bản chính và các bản sao còn lại chuyển tới các đơn vị để trực

tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối

tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư

đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển

qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn

bản chuyển qua mạng (tương tự như trình tự của văn bản thông thường).

2.2.7. Theo õi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về

thời hạn giải quyết.

Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao

trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2.3. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

Phần lớn văn bản hành chính của trường được chuyên viên soạn thảo đảm nhận, các

văn bản còn lại được văn thư và các đơn vị khác chịu trách nhiệm biên soạn.

2.3.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời, biên bản... có quy

trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể bỏ qua bước này để tiến

hành bắt đầu quy trình soạn thảo. Tuy nhiên, đối với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao;

phạm vi áp dụng rộng và lâu dài chẳng hạn như quy chế, nội quy, kế hoạch, chương

trình..., để ban hành buộc phải trải qua quy trình xây dựng và ban hành văn bản.

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước sau:

ước 1: Sáng kiến và oạn thảo văn bản


- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định

chuyên viên soạn thảo.

- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo.

- Tổng kết, đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin.

- Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục tiêu yêu cầu.

- Biên tập và tổ chức đánh máy.

ước : Lấy ý kiến tham gia ây ựng ự thảo

- Đối tượng lấy ý kiến: Lãnh đạo, các chuyên gia, các đơn vị liên quan.

- Hình thức lấy ý kiến: cho ý kiến trực tiếp, họp, đưa ra gợi ý - biểu quyết.

- Ban soạn thảo thu nhập các ý kiến tham gia bằng văn bản

ước 3: Thẩm đ nh ự thảo

- Sau khi lấy ý kiến, ban soạn thảo xem xét đề xuất việc tiến hành thẩm định dự

thảo văn bản.

ước 4: em ét, thông qua

- Hồ sơ trình duyệt gồm: phiếu trình, bản dự thảo đã thẩm định và các văn bản

khác có liên quan.

- Thông qua và ký ban hành - Đóng dấu văn bản

ước 5: Công bố

- Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước, tùy theo nội dung phải được

công bố, yết thị.

ước : ửi và lưu trữ văn bản.

- Đối với văn bản lưu hành nội bộ, đơn vị phải gửi đúng bộ phận, cá nhân thực

hiện.

- Lưu văn bản: văn bản được lưu tại văn thư và tại ban soạn thảo văn bản.

2.3.2. Nội dung văn bản ban hành

Trước khi bắt tay vào soạn thảo, chuyên viên xác định mục tiêu và giới hạn điều

chỉnh của văn bản. Xác định rõ mục đích ban hành; công việc cần giải quyết; tiến độ giải

quyết; kết quả của việc thực hiện văn bản; phán đoán được tính khả thi của văn bản; nắm

vững nội dung văn bản cần soạn thảo; nội dung phải phù hợp với pháp luật hiện hành,

mục tiêu đường lối của Đảng; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt

động của nhà trường;

Các văn bản ban hành đảm bảo tính khoa học: văn bản chứa đủ lượng thông tin quy

phạm, thông tin thực tế cần thiết; thông tin quản lý truyền đạt đặt qua văn bản đáng tin

cậy, nhanh chóng, số liệu chính xác, đúng thực tế, có tính thời sự. Không sử dụng số liệu

quá cũ; thông tin chung chung, lặp lại các văn bản khác. Đảm bảo logic về nội dung, nhất

quán chủ đề, bố cục chặt chẽ, sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Sử dụng tốt ngôn

ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực: ngôn ngữ trong cách hành văn nghiêm

túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực, phổ thông.

2.3.3. Thể thức văn bản Thể thức văn bản mà khoa ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy định có trong

Thông tư số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính.


Sơ đồ bố trí các thành ph n thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 theo đúng quy đ nh tại

phụ lục II, Thông tư ố 1 11 TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 11 c a ộ Nội vụ

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ email; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)


2.4. Một số kỹ năng nghề khác

Qua một thời gian ngắn tiếp xúc, ngoài việc thực tập các nghiệp vụ quản lý văn bản

đi, đến, soạn thảo văn bản, tôi còn tham gia vào một số công tác khác tại văn phòng như

sắp xếp hồ sơ; trình văn bản ký; đóng dấu; chuyển giao, phân phát văn bản; nghe điện

thoại; nhập dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu máy vi tính. Biết thêm công dụng và biết cách sử

dụng một số trang thiết bị tại VP tại văn phòng như: sử dụng máy in, máy photocopy;

máy fax… Được thực hành sắp xếp văn bản, tài liệu, vật dụng VP một cách khoa học, hợp

lý. Học hỏi thêm được các kỹ năng giao tiếp nơi công sở.

Phần nào nắm được một số công việc chuyên môn của quản trị viên, lãnh đạo. Biết

được các công việc đặt trưng của phòng TC-HC trên thực tế....

III. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG

Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau: Nghiêm túc chấp hành

nội quy của cơ quan, đoàn kết với các thực tập sinh khác, tích cực học hỏi các kỹ năng

nghề, hoàn thành tốt công việc được giao. Có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui

vẻ hòa đồng với mọi người trong phòng.

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

I. KẾT LUẬN: (VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP)

Đợt thực tập lần này đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính

công tại cơ quan thực tập. Trong thời gian thực tập, tôi đã học hỏi thêm một số kiến thức,

nghiệp vụ mới giúp tôi có được một cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tại

các cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước.

Mặc dù trong thời gian đầu, tôi có gặp một số bỡ ngỡ trong quá trình tiếp cận với

môi trường làm việc tại phòng, nhưng với sự chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn với

tinh thần ham học hỏi của mình, tôi đã bước đầu thích ứng với môi trường làm việc mới.

Những kiến thức đã học trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiếp thu được tại cơ sở

thực tập đã giúp tôi phần nào hình dung ra được cách thức làm việc của một cán bộ văn

phòng thực thụ.

1.1. Thuận lợi

Có được sự quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình của cô giáo hướng dẫn, cán bộ

nhà trường, được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cán bộ, nhân viên tại nơi thực tập,

cộng với sự hỗ trợ nhiệt tình của các bạn sinh viên thực tập tại VP.

Có được sự giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm

của các bạn cùng lớp, cùng ngành. Cán bộ phòng TC-HC đã tạo điều kiện thuận lợi cho

tôi trong quá trình viết BC thực tập. Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện tại VP phần

nào đã giúp tôi thấy thoải mái trong công tác nghiên cứu, học tập.

1.2. Khó khăn

Trong quá trình thực tập, tôi đã có nhiều cố gắng trong công việc nhưng các thiếu

sót, hạn chế vẫn tồn tại. Cụ thể như sau:


Chưa thật sự thấu đáo hết quy trình làm việc tại một phòng TC-HC trên thực tế vì

thời gian thực tập ngắn;

Một vài kỹ năng nghề vẫn chưa hoàn thiện, cụ thể là kỹ năng đóng dấu văn bản vẫn

chưa thật sự tốt; Một số sai sót trong công việc vẫn xảy ra do sơ ý, chủ quan;

Vẫn còn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn.

1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được

Qua 8 tuần thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy công việc văn thư không hề đơn

giản mà đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Đó là một công việc đòi hỏi tính tinh

tế, tính nhạy bén cao. Chính vì vậy, để trở thành cán bộ văn phòng tốt, cần phải có sự am

hiểu về pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao và phải luôn biết tự trao dồi học hỏi.

Sau đợt thực tập, tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm để bổ trợ cho công

việc sau này và là cơ sở để tôi phân đấu trở thành một cán bộ VP chuyên nghiệp sau khi

ra trường để đóng góp phần nào công tác cải cách nền hành chính nước nhà.

II. KIẾN NGHỊ

2.1 Đối với cơ sở thực tập

Trong thời gian thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy phòng có vị trí rất quan

trọng trong cơ cấu tổ chức của nhà trường. Chính vì thế phòng cần phải nâng cao chất

lượng công việc bằng cách hiện đại hóa phương tiện làm việc hơn nữa như: mua sắm

thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc, trang thiết bị văn phòng. Ngoài ra,

thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần tổ chức thêm các lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên

môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại nâng cao năng

suất lao động.

Vì khối lượng công việc của văn phòng khá lớn, số lượng cán bộ phòng khiêm tốn

(nhất là mảng văn thư – lưu trữ) nhưng lại đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhau

nên tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao. Chính vì lý do nêu trên, nhà trường nên

bố trí thêm nhân sự cho phòng. Đồng thời lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn

giao trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân để thống nhất quy trình làm việc.

Vì diện tích văn phòng khá nhỏ nên không gian làm việc chưa thật sự thoải mái,

thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần bố trí văn phòng khoa tại một địa điểm thông thoáng

hơn.

2.2 Đối với nhà trường

Qua quá trình thực tập, tôi thấy nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗi lực trong việc

hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. Tuy nhiên bên cạnh mặt

tích cực đó, tôi thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường. Cụ thể như sau:

- Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên thực tập.

- Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn sự

chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn./.

Khánh Hòa, ngày tháng 4 năm 13

SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO

Huỳnh Bá Học

Documents

Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng