Bài tập HỆ THỐNG

Cao Đẳng Du lịch Hà Nội C6A2_____________________________________________________________

TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ LỮ HÀNH – HƯỚNG DẪN --------------------

BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Nhóm thực hiện: Lớp: C6A2Giáo viên hướng dẫn: Vũ Việt Dũng

- 1 -


THÀNH VIÊN NHÓM 1.2.

- 2 -


MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU 4

1. Chương I. Cở sở lý luận của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn 52.1. Thực trạng 52.2. Mục tiêu 52.3. Thiết kế hệ thống và giải pháp 53. Chương II. 7Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn VsoftHMS.net 73.1. Giới thiệu về phần mềm VsoftHMS.net3.2. Các tính năng của phần mềm VsoftHMS.net 7

KẾT LUẬN 18

- 3 -


LỜI MỞ ĐẦU

Các doanh nghiệp thường đầu tư khoảng 10% chi phí cho ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kinh doanh, quản lý. Họ luôn chú ý xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ để quản lý nhân sự và mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Để “chuyên nghiệp hóa” các hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp quản lý khách sạn rất coi trọng việc phát triển các hệ thống phần mềm quản lý. Có một hệ thống phần mềm tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý, điều hành và kiểm tra mọi hoạt động đang diễn ra trong khách sạn của mình. Bên cạnh đó còn tạo tính chuyên nghiệp, tích kiệm thời gian cũng như nhân lực cho doanh nghiệp quản lý khách sạn. Trong thời gian làm bài tập nhóm, chúng em có tham khảo một số phần mềm dành riêng cho khách sạn. Song, do thời gian và trình độ còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong thầy cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến cho đề tài của chúng em có thể hoàn thiện hơn.Để tài này là một thành công đầu tiên của chúng em trong việc tổng hợp các kiến thức đã được thầy cô truyền đạt cộng với kiến thức thực tế và tham khảo trên sách báo, internet… Qua đây chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Việt Dũng, giáo viên bộ môn Hệ thống thông tin quản lý đã giúp chúng em hoàn thiện bài thuyết trình này. Chúng em xin chân thành cảm ơn!

- 4 -


CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1. Thực trạng Ngành Du lịch là một ngành kinh doanh có từ lâu đời trên thế giới. Tại các nước đang phát triển, ngành du lịch phát triển hết sức mạnh mẽ và có lợi nhuận cao với sự hỗ trợ hết sức đắc lực của công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động. Tại nước ta ngành Du lịch có thể được xem là một ngành lâu đời. Nhưng trong những năm gần đây, ngành Du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó trong lĩnh vực kinh tế xã hội ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho ngành Du lịch nước ta còn hạn chế. Trong những năm gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc ứng dụng CNTT vào việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống không còn xa lạ với chúng ta. Do đó, việc lập trình đã được hỗ trợ tối đa bằng nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau. Việc lập trình đã trở nên đơn giản hơn và không còn là vấn đề quan trọng. Vấn đề mà các nhà tin học hiện nay quan tâm là làm thế nào để triển khai những dự án tin học hóa một cách rõ ràng, logic, khoa học và đầy tính mở. Như vậy cần phải mô hình hóa được toàn bộ hệ thống một cách đầy đủ và chính xác trên cơ sở đó để phát triển được phần mềm có tính tương thích cao, đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng.

1.2. Mục tiêu Việc xây dựng một hệ thống quản lý khách sạn nhằm đơn giản hóa quá trình quản lý cho doanh nghiệp. Ví dụ, khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng liên hệ với khách sạn để tiến hành thủ tục đăng kí phòng hoặc đặt phòng, Quá trình này trước kia phải thực hiện hoàn toàn trên giấy tớ nên mất nhiều thời gian và khó quản lý. Nhưng giờ đây, hệ thống phần mềm quản lý khách sạn giúp mọi thông tin của khách hàng được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính giúp mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng. Phần mềm liên kết trong một mạng nội bộ nhất định để ban quản lý có thể kịp thời kiểm tra, đánh giá mà không cần thiết phải có mặt tại bộ phận lễ tân.

1.3. Thiết kế hệ thống và giải pháp 1.3.1 Chức năng của hệ thống - Quản lý đặt phòng

- 5 -


- Quản lý sử dụng dịch vụ - Quản lý trả phòng - Quản lý nhân viên/ phòng/ dịch vụ/ thiết bị- Báo cáo định kỳ/ thống kê - Tìm kiếm

1.3.2. Giải pháp 1.3.2.1. Môi trường làm việc mạng LAN - Cơ chế quản lý đơn giản, dễ sử dụng - Phân quyền và bảo mật Chương trình có thể được đăng nhập ba quyền chính: Admin, quản lý, nhân viên: lễ tân, phục vụ…1.3.2.1.Sản phẩm sự dụng trên môi trường Windows

- 6 -


CHƯƠNG 2GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

VsoftHMS.net

2.1. Giới thiệu về phần mềm VsoftHMS.net

- VsoftHMS.net là hệ thống phần mềm được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu quản lý các loại hình kinh doanh là các khách sạn, Resort, nhà nghỉ, khu nghỉ dưỡng, câu lạc bộ, chung cư, ký túc xá và căn hộ.

- VsoftHMS.net là giải pháp hiện đại , bao gồm nhiều module tích hợp để có thể triển khai ở mọi qui mô quản lý khách sạn, resort. Các module chính của VsoftHMS.net bao gồm: Quản lý đặt phòng / Kinh doanh; quản lý lễ tân ; quản lý nhà buồng, quản lý tổng đài; kiểm toán đêm, quản lý nhà hàng

- VsoftHMS.net là hệ thống được phát triển theo hướng mở, dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý hổ trợ liên qua khác như Kế toán - Tài chính, Hệ thống điểm bán dịch vụ POS, Hệ thống quản lý nhận sự, Cơ sở vật chất...

2.2. Các tính năng của phần mềm VsoftHMS.net2.2.1. Hệ thống sơ đồ

- 7 -


2.2.1.1 Sơ đồ phòng (Room chart)

2.2.1.2. Sơ đồ tình trạng phòng (Room plan)

- 8 -


2.2.1.3. Sơ đồ phòng khả dụng (Room available chart)

2.2.1.4. Danh sách trạng thái phòng (Rooms list)

- 9 -


2.2.1.5..Danh sách phòng dự kiến vào / ra / quá hạn (Rooms In/Out)

- 10 -


2.2.2. Phân hệ đặt phòng – kinh doanh (sales/reservation)

2.2.2.1. Quản lý đặt phòng (Reservation Management)

- 11 -


- Khách lẻ đặt phòng (New individual reservation)- Khách đoàn đặt phòng (New Group Reservation)- Điều chỉnh Thông Tin Về Việc Đặt phòng của khách lẻ (Edit Individual Reservation)- Điều Chỉnh Thông Tin Về Việc Đặt Phòng Của Khách đoàn (Edit Group Reservation)- Sắp xếp phòng cho các đặt trước (Assigning Room Numbers to Reservations)- Theo danh sách đối tác (Agent booking)- Huỷ bỏ đặt phòng (Reservation Cancellation)

2.2.2.2. Thông tin phòng (Rooms Info)

- Sơ đồ phòng (Room Chart)- Sơ đồ tình trạng phòng (Room Plan)- Sơ đồ phòng khả dụng (Room Availability Chart)- Danh sách trạng thái phòng (Rooms List)- Danh sách phòng dự kiến vào / ra / quá hạn (Rooms In/Out)

2.2.2.3. Báo cáo đặt phòng (Reservation Reports)

- Sơ đồ phòng trong tháng (Monthly Availablity Chart Report)- Danh sách khách đặt phòng (All Reservation Report)- Danh sách khách sẽ đến – theo ngày (Future in house guest report)- Danh sách khách hủy đặt phòng (Reservations Canceled Today)- Danh sách khách đặt phòng không đến (No Show List)- Tổng hợp đặt phòng theo đối tác (Agent Reservations Report)- Thông tin tóm lược về đoàn (Group Summary Report)

2.2.3. Lễ tân (Front desk)

- 12 -


2.2.3.1. Đăng ký phòng cho khách (Check in)

- Giao phòng cho khách lẻ có đặt phòng trước (Check in for Individual Reservation)- Giao phòng cho khách đoàn có đặt phòng trước (Check in for Group Reservation)- Giao phòng cho khách vãng lai (Check in for walk in guest)- Chèn khách lẻ vào phòng có người ở (Forced check in an occupied room for walk in guest)- Lập thủ tục chèn khách đoàn (Khách đến sau) vào phòng trống hoặc phòng có người ở (Forced Check-in For Group)- Ghi nhận ký quỹ cho khách (Deposit)- Lập thủ tục đổi phòng (Room Changing)- Gia hạn thời gian lưu trú (Guess Stay Length Extending)- Cập nhật giá phòng (Room Rate Update)

2.2.3.2. Khách trả phòng (Check out & Cashier)

- Khách lẻ thanh toán và trả phòng (Individual Payment & Check out)- Khách đoàn thanh toán và trả phòng (Group Payment & Check out)- Xem công nợ của khách (Guest Balance)- Tách hóa đơn (Split Folio)- In hóa đơn tạm (Draft Folio)- Chuyển đổi giữa các hóa đơn (Transfer Folio)- Khách chuyển công nợ (Transfer Charge)- In hóa đơn thuế (Print VAT Invoice)- Doanh thu tiền phòng hàng ngày (Cashier Shift report)- Bảng kê công nợ khách (Reception debtor report)

- 13 -


- Báo cáo doanh thu tổng hợp (Daily Room revenue control)

2.2.3.3. Các dịch vụ cung cấp cho khách (Guest services)

- Hóa đơn điện thoại (Telephone Billing)- Hóa đơn Nhà Hàng (F&B Billing)- Hóa đơn các dịch vụ khác (Miscellaneous)

2.2.3.4. Thông tin phòng (Room Info)

- Sơ đồ phòng (Room Chart)- Sơ đồ tình trạng phòng (Room Plan)- Sơ đồ phòng khả dụng (Room Availability Chart)- Danh sách trạng thái phòng (Rooms List)- Danh sách phòng dự kiến vào / ra / quá hạn (Rooms In/Out)- Khai báo các trang thiết bị trong phòng (Room Facility Inventory)- Tình trạng phòng – sẳn sàng, dơ, bảo trì (Room status Clean-Dirty)

2.2.3.5. Thông tin về khách (Guest Info)

- Danh sách khách đặt phòng sắp đến (Expected Guest Arrival - date / in period)- Hồ sơ khách – Xem và điều chỉnh thông tin khách (Guest Information)- Tìm khách hiện đang ở trong khách sạn (Guest Searching)- Danh sách khách lưu trú nộp chính quyền (Guest List for Security Office)- Danh sách khách đã nhận phòng (Check in List - date )- Danh sách khách dự kiến trả phòng (Expected Guest Departure)- Danh sách khách đã trả phòng (Checked Out List – date)- Danh sách khách lưu trú (In House Guest List - Current date ).- Bảng kê ngày sinh của khách (Guest Birthday Listing)

2.2.3.6. Kiểm toán đêm (Night Auditor)

- Booking trong ngày (Booking)- Phòng quá hạn (Supposed to checkout to day)- Hóa đơn trả phòng trong ngày (Bill checkout)- Hóa đơn Mini br, Laundry, khác trong ngày (Bill service)- Tiền cọc trong ngày (Deposit)- Công suất phòng (Daily occupancy report)- Doanh thu bán hàng theo bộ phận (Department audit trail report)

- 14 -


- Theo dõi các hình thức thanh toán (Payment audit trail report)- Báo cáo doanh thu tổng hợp (Revenue Report) - Dự phòng – kết thúc ngày (End of day & Backup)

2.2.4. Buồng phòng (House keeping)

2.2.4.1. Tình trạng phòng (Room Status)

1. Sơ đồ phòng (Room Chart) 2. Sơ đồ tình trạng phòng (Room Plan) 3. Sơ đồ phòng khả dụng (Room Availability Chart) 4. Danh sách trạng thái phòng (Rooms List) 5. Danh sách phòng dự kiến vào / ra / quá hạn (Rooms In/Out) 6. Khai báo các trang thiết bị trong phòng (Room Facility Inventory) 7. Tình trạng phòng – sẳn sàng, dơ, bảo trì (Room status Clean-Dirty)

2.2.4.2. Quản lý Mini Bar (Mini Bar)

1. Xem giá Mini bar (View MiniBar Rate) 2. Lập hóa đơn (MiniBar Guest Charge) 3. Nhật ký bán hàng – theo hóa đơn (MiniBar Sales Journal Report) 4. Nhật ký bán hàng – theo sản phẩm (MiniBar Sales Journal - Product) 5. Thiết lập đơn giá MiniBar (MiniBar Price)

- 15 -


2.2.4.3. Quản lý Dịch vụ Giặt ủi (Laundry)

2.2.4.4. Báo cáo (Reports)

- Danh sách khách đặt phòng sắp đến (Expected Arrivel Guest - date / in period)- Danh sách khách đã nhận phòng (Check in List - date).- Danh sách khách dự kiến trả phòng (Expected Departure Guest)- Danh sách khách đã trả phòng (Checked Out List - date).- Danh sách khách đang lưu trú (In House Guest List - Current date)

2.2.5. Quản lý nhà hàng

2.2.5.1. Quản lý Nhà Hàng (Restaurant POS)

1. Xem bảng thực đơn (View Menu Price). 2. Lập và In hóa đơn bán hàng (Food Order / Entry / Edit and Print Bill) 3. Lập và In hóa đơn dịch vụ khác (Miscellaneous bill) 4. Kiểm tra hóa đơn chưa thanh toán (Check Outstanding Bill) 5. Báo cáo tiền mặt thu được theo ca (Cashier Shift Report) 6. Nhật ký bán hàng theo hóa đơn (Restaurant Sales Journal – Invoice) 7. Nhật ký bán hàng theo sản phẩm (Restaurant Sales Journal – Product)

2.2.5.2. Tồn kho nhà hàng (Recipe & Restaurant Inventory)

- 16 -


- Nhập kho hàng hóa vật tư (Receipt Voucher)- Xuất kho, chuyển kho (Issue Voucher, Store Transferring)- Báo cáo cuối tháng (Monthly Report) * Bảng kê nhập kho (Receipt Notes List) * Bảng kê xuất kho, chuyển kho (Issue Notes List) * Thẻ kho (Stock Card) * Báo cáo nhập xuất tồn kho (Inventory Report) * Kiểm kê tồn kho

2.2.6. Quản lý hệ thống và cấu hình (systems and configuration admin) - Danh mục địa danh, đối tượng (Country & Nationality , Source code, Market segment, Travel Agency & Corporate .. List)- Giá (Room Rate code & Prices)- Tiện nghi phòng (Hotel Room Furniture)- Cập nhật chi phí dịch vụ, thuế (Update Service Code & Tax rate)- Cập nhận tỷ giá (Update Exchange Rate)- Dự phòng / phục hồi dữ liệu (Backup/Restore database)- Quản lý khách hàng – nhóm người dùng (User & Group Management)- Cấu hình các thông số hệ thống khác (System config)- Phân quyền hệ thống (System Right) - Theo dõi sự kiện, thao tác trên hệ thống (History List)

2.2.7. Quản lý kho, quản lý mua hàng

- 17 -


KẾT LUẬN

Vì kiến thức còn hạn chế nên vấn đề phân tích hệ thống của chúng em còn chưa thật sự đầy đủ và đi sâu vào lĩnh vực. Bên cạnh đó, việc khai thác thông tin còn chưa thực sự triệt để và thiếu thực tế. Tuy nhiên, bài thuyết trình này là kết quả nỗ lực của các thành viên trong nhóm, chúng em mong nhận được sự thông cảm và góp ý của thầy cô và các bạn.

- 18 -


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. TS. Lê Minh Thái (2008), Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thông tin. 2. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng 2010

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

STT Họ tên thành viên Công việc Đánh giá1. Tìm hiểu thực trạng

sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Nói chung chung, chưa đưa ra được số liệu

- 19 -


cụ thể.2. Mục tiêu để xây

dựng một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn

Có ví dụ cụ thể.

3. Dựa vào thực trạng và mục tiêu, tìm hướng giải quyết

Chưa phân tích được giải pháp.

4. Tìm hiểu về công việc thiết kế một phần mềm

Không có ví dụ cụ thể.

5. Tìm hiểu phần mềm VsoftHMS.net

Hình ảnh rõ ràng.

Viết phần Lời mở đầu và kết luận, trình bày bài thuyết trình

Phần kết luận hơi sơ sài.

Dựng power point Thuyết trình phần Lời mở đầu và Cơ cở lý luận Thuyết trình về giới thiệu phần mềm và Kết luận

- 20 -

Documents

Bài tập HỆ THỐNG