WAWANCARA BAB V DEFENISI ..Suatu percakapan langsung dengan
tujuantujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab
Jenis Informasi yang dicari Pendapat orang yang diwawancarai
Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini Tujuan pribadi dan
organisasional Prosedur prosedur informal Pendapat orang yang
diwawancarai Pendapat orang mengungkap fakta pada organisasi Bisa
menemukan diungkapkan oleh yang diwawancarai dapat dan problem yang
ada masalah utama yang ingin pemilik organisasi
Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini Orang yang
diwawancarai lebih mengetahui tentang organisasinya Budaya
organisasi dapat dipahami dengan mendengarkan perasaan orang yang
kita wawancarai Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini Orang
yang diwawancarai lebih mengetahui tentang organisasinya Budaya
organisasi dapat dipahami dengan mendengarkan perasaan orang yang
kita wawancarai Tujuan Pribadi dan Organisasional Mengetahui tujuan
pribadi dan organisasional dapat menjelaskan gambaran masa depan
suatu organisasi
Prosedur
prosedur informal
Pada saat dilakukan wawancara, selain dituntut untuk dapat
melakukan kontrol atas wawancara, seorang analis harus mampu
membangun kepercayaan dan pemahaman sesegera mungkin terhadap
organisasi (prosedur dan kebiasaan). Hal diatas dapat dilakukan
dengan cara merencanakan dan mempelajari sebelum memulai wawancara
Merencanakan Wawancara Ada 5 langkah dalam mempersiapkan wawancara
yang mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pengumpulan materi
latar belakang yang mendasar sampai memutuskan siapa yang
mewawancarai :
Persiapan Wawancara 1. Membaca materi latar belakang 2.
Menetapkan tujuan wawancara 3. Memutuskan siapa yang diwawancarai
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai 5. Menyiapkan jenis dan
struktur pertanyaan Membaca materi latar belakang ..Membaca
informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan
organisasinya. ..Informasi dapat diperoleh dari website, laporan
berkala, orang lain dan publikasi lainnya ..Keuntungannya adalah
bisa mengetahui kosakata yang biasa digunakan serta memaksimalkan
waktu yang ada
Menetapkan tujuan wawancara ..Menetapkan tujuan berdasarkan
informasi yang diperoleh. ..Penetapan tujuan harus meliputi :
Sumber Informasi Format Informasi Frekuensi pembuat keputusan
Kualitas informasi Gaya pembuatan keputusan Memutuskan siapa yang
diwawancarai Pada saat memutuskan siapa orang yang akan
diwawancarai, sertakan orang-orang terpenting dari setiap tingkatan
organisasi
Memutuskan siapa yang diwawancarai Pemberitahuan kepada orang
yang diwawancarai baik melalui telp, email, atau media komunikasi
lain Tujuannya adalah agar orang yang akan diwawancarai dapat
mempersiapkan diri Yang harus diperhatikan pada saat diwawancarai
mereka tidak sedang dalam keadaan bekerja, lama wawancara antara 45
menit 1 jam. Sebab jika melebihi bisa mengakibatkan rasa bosan
Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan Tulis pertanyaan yang
mencakup area dasar pembuatan keputusan Jenis pertanyaan ada 2
yaitu : Open -Ended Close -Ended Struktur pertanyaan ada 3 yaitu :
Piramid Corong Wajik
Jenis pertanyaan : Open -Ended Menggambarkan pilihan bagi orang
yang diwawancarai untuk merespon Keuntungan : 1. Membuat orang yang
diwawancarai senang 2. Memungkinkan orang yang kita wawancarai
meningkatkan kosakata yang mencerminkan nilai-nilai, sikap dan
pendidikan 3. Kaya akan detail 4. Membuka peluang pertanyaan
berikutnya 5. Lebih menarik perhatian orang yang diwawancarai 6.
Memunculkan spontanitas 7. Menyusun kata lebih mudah 8. Bisa
digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap Jenis pertanyaan
: Open -Ended Kekurangan : 1. Kemungkinan menghasilkan banyak
detail yang terlalu melebar 2. Kemungkinan hilangnya kontrol atas
wawancara 3. Memungkinkan respon yang memakan banyak waktu untuk
informasi yang dikumpulkan 4. Kemungkinan menunjukan penanya tidak
siap 5. Kemungkinan memeberi kesan penanya sedang memancing tanpa
tujuan jelas
Jenis pertanyaan : Close -Ended Pertanyaan tertutup memberi
respon yang terbatas bagi orang yang diwawancarai Kelebihan : 1.
Menghemat waktu 2. Dengan mudah membandingkan orang yang
diwawancarai 3. Langsung ke sasaran 4. Tetap dapat mengontrol
wawancara 5. Membongkar banyak hal dengan cepat 6. Mendapatkan
data-data yang relevan Jenis pertanyaan : Close -Ended Kekurangan :
1. Membosankan orang yang diwawancarai 2. Sering gagal mendapatkan
banyak detail 3. Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya
4. Gagal membangun hubungan antara penanya dengan orang yang
diwawancarai
Jenis Pertanyaan : Berlanjut ..Tujuannya adalah melampaui
jawaban awal agar mendapat gambaran yang lebih jelas lagi, untuk
mengklarifikasi dan memperluas poin orang yang diwawancarai
..Contoh : Mengapa ? Bisakah anda memberi contoh ? Bisa menerangkan
lebih terperinci lagi ? Pertanyaan Jebakan Ada 2 jenis pertanyaan
yang bisa menyebabkan data yang sudah dikumpulkan hancur, yaitu :
1. Pertanyaan mengarah 2. Pertanyaan dua cabang
Pertanyaan mengarah Pertanyaan mengarah cenderung membawa
penanya kedalam respon yang diinginkan orang yang mewawancarai
Hindari pertanyaan mengarah untuk mendapatkan data-data yang layak
dan valid sehingga mudah dimengerti dan dipahami Pertanyaan dua
cabang Satu pertanyaan yang menggunakan dua pertanyaan yang
terpisah, tapi sebenarnya hanya memerlukan 1 jawaban Contoh :
Keputusan apa yang dibuat pada hari tertentu dan bagaimana anda
membuatnya ?
Struktur pertanyaan : Piramid Dimulai dari pertanyaan khusus
(biasanya menggunakan close ended) dan diakhiri dengan pertanyaan
umum (biasanya menggunakan open ended) Contoh : Lihat halaman 135
Struktur pertanyaan : Corong Dimulai dari pertanyaan umum (biasanya
menggunakan open ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus
(biasanya menggunakan close ended) Contoh: Halaman136
Struktur pertanyaan : Wajik Merupakan kombinasi antara piramid
dan corong Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanya menggunakan
close ended) Kemudian dengan pertanyaan umum (biasanya menggunakan
open ended) dan diakhiri dengan pertanyaan khusus (biasanya
menggunakan close ended) Contoh: Halaman136 Wawancara Terstruktur
VS Tak Terstruktur ..Wawancara terstruktur adalah wawancara
menggunakan pertanyaan yang tersusun dan berurutan. ..Untuk suatu
wawancara yang terstruktur yang benar-benar lengkap, segala
sesuatunya direncanakan dengan baik dan rencana tersebut dirancang
dengan ketat ..Pertanyaan yang digunakan lebih banyak menggunakan
pertanyaan yang tertutup
Membuat Rekaman untuk Wawancara ..Rekaman adalah aspek
terpenting dalam wawancara ..Digunakan sebagai sumber informasi
setelah wawancara selesai dilakukan ..Ada 2 media perekaman :
..Rekaman Audio ..Rekaman kertas
Rekaman Audio Kelebihan Menampilkan rekaman yang akurat
Membebaskan penanya mendengarkan apapun yang dikatakan Memungkinkan
kontak mata yang lebih baik Wawancara bisa didengar ulang untuk
anggota tim lain Rekaman Audio Kelemahan Orang yang diwawancarai
mungkin agak tertekan Penanya mungkin tidak terlalu memperhatikan
karena semua sudah terekam Sulit menempatkan bagian yang dianggap
penting selama perekaman Biaya pengumpulan data menjadi meningkat
karena memerlukan transkripsi tape
Rekaman Catatan Kelebihan : Membuat penanya selalu siaga
Menambah ingatan akan pertanyaan penting Membantu ingatan akan
kecenderungan wawancara terpenting Menunjukan ketertarikan penanya
dengan wawancaara Mendemonstrasikan kesiapan penanya Rekaman
Catatan Kekurangan : Hilangnya kontak mata yang vital Hilangnya
rentetan pertanyaan Membuat orang yang diwawancarai menjadi
ragu-ragu untuk bicara saat penanya menulis Menimbulkan perhatian
yang berlebihan terhadap fakta serta justru mengurangi perhatian
pada orang yang diwawancarai
Sebelum Wawancara Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu
: Perhatikan busana yang akan dipakai Datang lebih awal dari waktu
yang telah ditentukan, gunakan waktu luang tersebut untuk membuka
kembali catatan Konfirmasikan kedatangan anda kepada orang yang
akan diwawancarai Menjalankan Wawancara Saat pertama bertemu, jabat
tangan orang yang akan diwawancarai Saat duduk, segera keluarkan
alat perekam atau buku catatan. Tegaskan kembali kerahasiannya
Mulai pertanyaan sesuai dengan jenis dan struktur yang dipilih
Sebutkan hal-hal mendetail yang diharapkan dgn memberi pertanyaan
lanjutan Semua materi wawancara dilakukan dalam waktu 45 menit 1
jam untuk menghindari kebosanan Akhiri wawancara dengan memberikan
pertanyaan kunci apakah ada hal penting yang belum dibahas yang
penting untuk saya ketahui ? Simpulkan hasil wawancara.
Menulis Laporan Hasil Wawancara Menangkap esensi wawancara lewat
suatu laporan tertulis Tujuannya adalah memastikan kualitas
data-data hasil wawancara Laporan harus ditulis secepat mungkin
untuk menghindari keraguan akan keakuratan data. Tinjau laporan
wawancara dengan responden pada pertemuan selanjutnya Joint
Application Design ..Pendekatan alternatif untuk mewawancarai
pengguna satu demi satu secara berkelompok ..Latar belakangnya
adalah untuk menyingkat waktu dan biaya yang diperlukan,
meningkatkan mutu hasil informasi serta untuk menciptakan
identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru
sebagai hasil proses yang partisifatif
JAD ..JAD memerlukan komitmen yang khusus dari para penganalisi
dan pihak organisasi ..Bisa menjadi sangat efektif dan bisa
dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang
digunakan untuk menganalisis sistem Kondisi yang mendukung JAD 1.
Pengguna menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk
suatu problem khusus 2. Budaya organisasi mendukung perilaku
penyelesaian bersama antar pegawai dari level yang berbeda 3.
Analis memprediksi jumlah ide yang dihasilkan wawancara 4 mata
tidak sebanyak yang dihasilkan pengamatan berkelompok 4. Workflow
organisasi memungkinkan ketiadaan personel kunci selama waktu 2 4
hari
Siapa saja yang terlibat Sedikitnya satu orang penganalisis 8 12
orang pengguna yang terpenting dari tiaplevel organisasi
Pimpinan sesi (tidak harus seorang analis) 1 2 orang
pengamat
Seorang penulis dari departemen SI Sponsor eksekutif dan anggota
senior yang akan memberikan kesimpulan Catatan
Lokakarya tidak boleh dimulai jika semua anggotabelum hadir
Merencanakan Lokakarya JAD Menentukan dasar masalah melalui studi
lanjutan dan perencanaan Menentukan jangkauan proyek yang
harusdicakup JAD (kadang suatu proyek memerlukan lebih dari satu
sesi JAD, Namun terlalu banyak sesi akan melarutkankelebihan JAD)
Menentukan tujuan wawancara(mengumpulkan informasi
untukmemfasilitasi pemahaman mengenai apayang sedang terjadi
didalam perusahaan)
Tempat Penyelenggaraan Bila memungkinkan penyelengaraan JAD
dilaksanakan selama 2 4 hari yang jauh dari lingkungan organisasi
(untuk meminimalkan gangguan rutin) Dilakukan didalam ruangan yang
menyenangkan yang memuat minimal 20 orang, minimal harus ada 2 buah
OHP, papan tulis, dan akses ke ruang photo kopi. Dilengkapi juga
dengan jaringan komputer sistem proyeksi da perangkat lunak untuk
memfasilitasi interaksi kelompok sekaligus mengurangai prilaku yang
tidak produktif Menjalankan Analisis Terstruktur Pada sesi JAD akan
diuji poin-poin : Perencanaan Penerimaan Pemrosesan / penyaluran
arsip Pemantauan dan penetapan Pemrosesan Perekaman Pengiriman
Evaluasi
Menjalankan Analisis Terstruktur Pertanyaan yang harus
dikembangkan Siapa Apa Bagaimana Dimana Mengapa Menjalankan
Analisis Terstruktur Pertanyaan yang harus dikembangkan Siapa Apa
Bagaimana Dimana Mengapa Kelebihan JAD Menghemat waktu dan biaya
Memungkinkan perkembangan yang cepat Kemungkinan pengembangan
kepemilikan sistem informasi Pengembangan desain yang lebih
kreatif
Kekurangan JAD Membutuhkan komitmen 18 20 orang (karena JAD
memerlukan waktu 2 4 hari, tidak mungkin melakukan aktifitas lain
secara bersamaan) Jika persiapan setiap sesi JAD dan laporan tindak
lanjut tidak memadai maka hal-hal yang berhubungan dengan desain
menjadi berkurang Keahlian organisasi dan budaya organisasi tidak
cukup bisa dikembangkan sehingga memungkinkan upaya bersama yang
lebih produktif dalam menyusun JAD
