8

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Informasi

Informasi adalah suatu data yang diproses atau yang memiliki arti.

Informasi adalah suatu data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih

berarti dan berguna bagi pengguna atau penerima informasi (Mcleod dan Schell,

2001, p18).

Dalam penyampaiannya, informasi tidak harus akurat, informasi dapat

merupakan suatu kebenaran atau ketidakbenaran akan sesuatu. Secara umum, jika

informasi yang diterima semakin banyak, maka semakin besar pula kemungkian

akurasi suatu informasi tersebut, informasi mempunyai suatu nilai atau makna

sehingga dapat membantu seseorang dalam mengambil keputusan (Mcleod dan

Schell, 2001, p19).

Informasi berasal dari data yang diubah dan diproses sedemikian rupa

sehingga menjadi lebih bermakna dan dapat memberikan nilai tambah bagi pihak

yang membutuhkannya. Jadi secara umum, informasi adalah hasil dari suatu

proses, manipulasi dan penataan data yang dapat menambah pengetahuan bagi

penggunanya. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada

konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti,

pengetahuan, komunikasi, kebenaran, representasi dan rangsangan mental. Secara

9

singkat, informasi dapat diartikan pesan yang diterima dan dimengerti oleh

penerimanya (Mcleod dan Schell, 2001, p19).

2.1.1. Teknologi Informasi

Belakangan ini, beberapa perusahaan atau organisasi-organisasi dari

berbagai sektor seperti industri, komersial, pemerintah, dan institut pendidikan

sangat tergantung dengan teknologi informasinya. Dengan teknologi informasi,

perusaahaan atau organisasi tersebut tidak hanya dapat meningkatkan kinerja dari

proses bisnis yang sedang berjalan namun juga dapat memberikan kemungkinan-

kemungkinan membuat peluang baru yang dapat menjadikan keuntungan

kompetitif bagi perusahaan atau organisasi-organisasi tersebut.

Teknologi informasi biasanya ditujukan terhadap teknologi, seperti

perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi. Semuanya dapat

berupa tangible seperti Server, PC, Routers, dan kabel-kabel jaringan dan juga

dapat berupa intangible seperti perangkat lunak. Teknologi informasi dapat

memfasilitasi akusisi, proses, penyimpanan, pengiriman dan pembagian

informasi. (Ward dan Peppard, 2002, p3).

Akhir-akhir ini, istilah informasi telah membengkak menjadi mencakup

banyak aspek komputasi dan teknologi, dan istilah menjadi sangat dikenali. Para

ahli teknologi informasi melakukan berbagai tugas yang berkisar dari menginstal

aplikasi untuk merancang jaringan komputer yang kompleks dan informasi

database. Beberapa tugas yang profesional IT melakukan manajemen data yang

dapat mencakup, jaringan, rekayasa perangkat keras komputer, perangkat lunak

10

database dan perancangan, serta manajemen dan administrasi seluruh sistem.

(Long dan Long, 2001, p18)

Secara umum, teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap

proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga

pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih

lama penyimpanannya.

Saat ini istilah teknologi informasi sudah mempunyai pengertian yang

berkembang sangat luas dan mencakup banyak aspek dari teknologi dan computer

itu sendiri dan lebih dikenal dengan istilah TI atau IT dalam bahasa inggris. Para

ahli di bidang teknologi informasi mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang luas

dan bermacam-macam, diantaranya adalah instalasi aplikasi komputer, desain dan

perencanaan jaringan computer dan basis data informasi. Disamping itu, juga

terdapat beberapa jenis pekerjaan para ahli di bidang teknologi informasi yang

meliputi manajemen data, jaringan computer dan internet, rekayasa perangkat

keras dan perangkat lunak, serta manajemen dan administrasi sistem secara

keseluruhan. (Long dan Long, 2001, p19)

2.1.2. Sistem Informasi

Menurut UK Academy of Information Sytstems (UKAIS) menjelaskan

bahwa sistem informasi sebagai interaksi antara manusia, proses, data dan

teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya

pada teknologi informasi dan komunikasi (Information Communication

Technology / ICT) sebuah organisasi yang menggunakan, tetapi juga dengan cara

11

di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

(Ward dan Peppard, 2002, p3).

Menurut buku yang berjudul System Analysis And Design Methods (Jeffry

Whitten, Lonnie Bentley, 2005, p15-20) sistem dapat diartikan sebagai suatu

rangkaian prosedur, moetode dan cara kerja yang dilakukan untuk mencapai suatu

tujuan tertentu. Sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah mengalami

pengolahan lebih lanjut sehingga mempunyai kegunaan tertentu. Pengertian data

sendiri adalah suatu keterangan yang masih bersifat mentah dan memerlukan

pengolahan lebih lanjut jika ingin dimanfaatkan. Bagaimana cara mengolah dan

jenis data apa yang akan dimanfaatkan, semuanya tergantung kepada bentuk dan

kebutuhan dari tiap organisasi. Organisasi yang dimaksud di dalam tulisan ini

adalah kumpulan dari orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan

tertentu.

Keberhasilan suatu sistem informasi dalam mencapai tujuan atau sasaran

yang telah ditetapkan biasanya diukur dengan efektifitas, dimana efektifitas itu

sendiri berhubungan dengan faktor kualitas dan kuantitas yang bertujuan untuk

meningkatkan kepuasan user dan kualitas layanan dari sistem informasi.

Untuk meningkatkan potensi dan kemampuan dari suatu sistem informasi,

didalam perkembanganya semakin banyak digunakan teknologi informasi yang

merupakan gabungan dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan

teknologi komunikasi (data, gambar, dan suara) sebagai suatu alat pendukung

berjalannya sistem pada pengembangan berbagai jenis aplikasi yang digunakan

untuk tujuan yang berbeda.

12

Sebuah sistem informasi adalah suatu bentuk kombinasi dari perangkat

keras, perangkat lunak, manusia, prosedur, dan data. Sebuah komputer dengan

sistem informasi dapat memberikan keuntungan seperti meningkatkan

kemampuan memproses data dan dapat memberikan informasi yang cukup

terhadap pekerja organisasinya untuk dapat memberikan keputusan yang terbaik.

(Long dan Long, 2001, p51).

2.2. Strategic Positioning

Dalam menentukan strategic positioning suatu aplikasi terhadap

organisasi, maka diagram McFarlan Strategic Grid diperlukan. Diagram tersebut

diperlukan dalam mengkategorikan sebuah aplikasi berdasarkan kontribusinya

terhadap bisnis organisasi (Ward dan Peppard, 2002, p43). Kategori tersebut

dibagi ke dalam 4 kuadran, yaitu: (Ward dan Peppard, 2002, p43)

1. Strategic, mengindikasikan bahwa aplikasi berada dalam posisi yang kritis

terhadap keberhasilan bisnis organisasi. Aplikasi membangun (atau

mengubah) cara organisasi melakukan bisnis, dengan menyediakan

keunggulan kompetitif.

2. Key Operational, mengindikasikan bahwa aplikasi dibangun untuk

menopang operasi bisnis dan membantu menghindari segala kekurangan.

Aplikasi dalam kuadran ini adalah aplikasi yang harus dimiliki untuk

setiap organisasi untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis.

13

3. Support, mengindikasikan bahwa aplikasi dapat meningkatkan efisiensi

dan efektivitas manajemen, tetapi bukan merupakan aplikasi yang harus

dimiliki bisnis ataupun jenis aplikasi yang menciptakan keunggulan

kompetitif.

4. High Potential, mengindikasikan bahwa aplikasi mungkin dapat

menciptakan peluang baru bagi bisnis untuk masa depat, tetapi belum

dapat dibuktikan.

Tabel 2.1. McFarlan Strategic Grid (Ward dan Peppard, 2002, p42)

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

������������ ����������������������������������

�����������������

������������ ���� �������� ���������� ������

���������������

������������� �� �� ��������������������������������������

������������ ���������������������������������

��������

KEY OPERATIONAL SUPPORT

McFarlan Strategic Grid adalah sebuah alat yang digunakan untuk

menganalisa aplikasi (yang sudah ada sebelumnya / yang direncanakan / yang

mungkin akan dibangun) ke dalam keempat kategori sehingga manajemen dapat

mengetahui tingkat kepentingan dari aplikasi terhadap bisnis organisasi.

14

2.3. Asset Management

Menurut buku yang berjudul Asset Management in Theory and Practice,

Asset management berarti kegiatan atau praktek yang secara sistematis dan

terkoordinasi meningkatkan kinerja, mengurangi resiko dan menjaga pengeluaran

dalam sistem aset dan aset sebuah organisasi secara optimal yang akan berdampak

terhadap siklus hidup organisasi tersebut dalam mencapai tujuan rencana strategis

organisasi tersebut. (Duncan Hughes, 2002, p3)

Dalam institusi pendidikan, untuk mencapai pelayanan pendidikan yang

maksimal, diperlukan proses pendukung yang harus dijalankan. Proses ini dapat

berupa pemberian bahan-bahan kurikulum, karyawan yang terlatih, fasilitas,

peralatan, teknlologi infrastruktur, dan pelayan pendukung lainnya. Pelayanan

pendukung seperi fasilitas dan peralatan menjadi hal yang sangat penting dalam

dunia institusi pendidikan, diamana pendukung seperti dapat menyentuh

permintaan dari industrinya sendiri, diamana juga dilihat dari sisi ekonominya

dapat mengunakan bahan-bahan yang ada secara efisien dan efektif untuk

memberikan pelayanan yang lebih maksimal terhadap pelanggan dimana

pelanggan itu adalah mahasiswanya. (Programme on Educational Building, 1999,

p41).

2.4. Fixed-Asset Management

Fixed-asset, atau yang disebut juga dengan non-current asset, adalah suatu

item fisik yang memiliki value dalam suatu periode tertentu. (Hastings, 2010, p3).

15

Contoh dari fixed-asset adalah bangunan, mesin-mesin, dan berbagai alat lainnya

yang menunjang proses bisnis suatu organisasi.

Pekerjaan-pekerjaan manajemen fixed-asset dapat digambarkan sebagai

berikut: (Hastings, 2010, p4)

1. Mengidentifikasi asset yang diperlukan

2. Mengidentifikasikan kebutuhan sumber daya uang

3. Mendapatkan (membeli) asset

4. Menyediakan sistem support untuk logistik dan perawatan untuk asset

5. Membuang (atau memperbaharui) asset

Asset life-cycle adalah suat siklus hidup suaut asset dari awal mula suatu

asset tersebut dibutuhkan sampai asset tersebut harus dihancurkan atau dijual.

Asset life-cycle bermula dari identifikasi kebutuhan bisnis, kemudian dilanjutkan

dengan asset capability gap & requirement analysis, dan pre-feasibility analysis.

Setelah analysis dilakukan, maka dilanjutkan dengan acquisition,

development dan implementation. Selama masa pakainya, fixed-asset akan

mengalami proses operation, logistic support dan maintenance, yang dilakukan

bersamaan dengan monitoring dan reviewing.

Pada akhir masa hidupnya, sebuah fixed-asset akan mengalami disposal,

yaitu pemberhentian pemakaian yang ditandai dengan penghancuran, dan

pemindah-tangan seperti penjualan atau hibah.

16

Gambar 2.1. Fixed-Asset Life Cycle (Hastings, 2010, p6)

2.5. Evaluasi TI

Investasi dalam bidang teknologi informasi biasanya termasuk dalam

pengganggaran modal utama project, yang melibatkan dana yang banyak. Tetapi

investasi teknologi informasi harus bersaing dengan project-project lain yang juga

dapat menguntungkan perusahaan. Dalam beberapa kasus banyak perusahaan

tidak dapat mengetahui apakah semua investasinya menguntungkan, dikarenakan

modal perusahaan tidak cukup untuk melakukan semua investasi yang

direncanakan. (Prakken, 2000, p197).

Perusahaan dalam kondisi modal yang berkecukupan hendaknya secara

berhati-hati membandingkan alternatif-alternatif lain dalam penggunaan dana

modal itu, dan hal ini dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu (Prakken, 2000, p197:

17

1. Dengan metode yang memberikan informasi yang jelas kepada perusahaan

tentang keuntungan dan kerugian dari penganggaran modal project,

2. Dengan membandingkan antara beberapa masing-masing keuntungan dan

kerugian yang ada

Umumnya dalam sistem informasi, perbandingan diatas tidak dapat

digunakan.

Sebagaimana suatu siklus manajemen, maka suatu tahap yaitu evaluasi

dibutuhkan untuk melengkapi siklus manajemen. Organisasi yang telah

melakukan investasi IT untuk membantu proses bisnisnya membutuhkan suatu

evaluasi terhadap sistem yang telah berjalan.

Manfaat finansial dari sebuah sistem IT yang telah berjalan terkadang

tidak dapat terlihat dengan jelas karena seringkali sistem IT lebih dekat ke proses

operasi organisasi daripada sebagai suatu komoditi organisasi. Sangatlah sulit

untuk menentukan apakah suatu sistem IT yang diterapkan dalam organisasi

mendatangkan keuntungan bagi organisasi, ataukah mendatangkan pengeluaran

baru yang tidak diharapkan. Oleh karena itu, metode evaluasi IT dibutuhkan untuk

mengatasi masalah ini.

Metode evaluasi yang digunakan adalah metode evaluasi yang dikhususkan

untuk mengevaluasi sistem informasi. Metode evaluasi sistem informasi yang

digunakan juga beragam, yang bertujuan untuk dapat melihat hasil efisiensi dan

efektivitas aplikasi dari berbagai sudut pandang, yaitu dari sudut pandang

finansial, dan non-finansial seperti kuantitatif dan kualitatif.

18

2.5.1. Metode-Metode Evaluasi TI

Metode evaluasi di bidang TI bermula dari berkembangnya teknologi

informasi di dunia. Metode-metode saat itu dirancang untuk memberi penilaian

kepada proyek-proyek TI yang berjalan, apakah sudah memenuhi tujuan

perancangan atau belum.

Seiring dengan waktu, metode-metode evaluasi tersebut berkembang dan

sampai saat ini terdapat banyak sekali metode evaluasi yang digunakan. Menurut

Jan L. Andersen, terdapat 82 metode yang memiliki obyek evaluasi yang berbeda-

beda.

Besarnya jumlah metode evaluasi tersebut mendorong praktisi TI

mengkategorikannya dalam sudut pandang yang sesuai dengan lingkup

bahasannya, salah satu contoh pengkategorian yang digunakan dalam evaluasi ini

adalah sebagai berikut: (Andersen, 1988, p27).

1. Metode evaluasi TI berdasarkan sudut pandang finansial

Metode evaluasi ini memiliki hasil akhir berupa informasi finansial atau

suatu kesimpulan yang memiliki arti finansial. Metode ini menggunakan

nilai investasi TI dengan menganalisa aliran cash-in, aliran cash-out, dan

berbagai perwakilan nilai finansial untuk sesuatu yang tidak bisa diukur

nilai ekonomisnya.

Metode-metode yang termasuk di dalam metode evaluasi finansial antara

lain: Return On Investment (ROI), Accounting Rate of Return (ARR),

Breakeven Analysis, Cost Benefit Analysis (CBA), Internal Rate of Return

19

(IRR), Net Present Value (NPV), Payback Period, Time Savings Times

Salary, Return On Management (ROM).

2. Metode evaluasi TI berdasarkan sudut pandang kuatitatif

Metode evaluasi ini memiliki hasil akhir berupa beberapa hasil perhitungan

non-finansial dan hasil pengukuran kutitatif untuk setiap investasi TI yang

dievaluasi. Metode ini tidak hanya menggunakan kriteria finansial dalam

melakukan pengukuran, tetapi juga menggunakan kriteria non-finansial.

Setiap kriteria yang disebutkan dalam evaluasi, memiliki satu hasil

pengukuran.

Metode-metode yang termasuk di dalam metode evaluasi kuantitatif antara

lain: Information Economics (IE), Application Benchmark Technique,

Balanced Scorecard, Bayesian Analysis, Information Systems Investment

Strategies (ISIS), Option Theory, Seven Milestone Approach, Value

Analysis (VA).

3. Metode evaluasi TI berdasarkan sudut pandang kualitatif

Metode evaluasi ini memberikan hasil akhir berupa diagram portfolio dan

pernyataan secara subyektif yang tidak bersifat kuantitatif. Hasil akhir dapat

saja tidak berupa informasi finansial, tetapi tidak tertutup kemungkinan

hasil akhir tersebut berupa pendapat finansial.

Metode-metode yang termasuk di dalam metode evaluasi kualitatif antara

lain: Critical Success Factors (CSF), Investment Mapping, Investment

20

Portfolio, Potential Problem Analysis (PPA), Prototyping, Strategic Option

Generator, Value Chain Assessment, User Attitudes.

2.5.2. Metode Evaluasi Return On Investment

Terdapat 5 teknik justifikasi dari sisi keuangan dalam information

economics dalam melakukan pengukuran dan penelusuran potensi aplikasi

informasi teknologi yaitu: analisis cost-benefit tradisional (traditional cost-benefit

analysis), perhitungan nilai keterkaitan (value linking), perhitungan nilai

percepatan waktu (value acceleration), perhitungan nilai restrukturisasi (value

restructuring), dan perhitungan penilaian inovasi (innovation valuation) (Parker,

1988, p101).

Gambar 2.2. Rumus perhitungan IE untuk pegembangan kalkukasi simpel ROI

Untuk menghitung simple Return of Investment, dapat digunakan tiga

kumpulan lembar kerja, yaitu: pertama lembar kerja biaya pengembangan

(development cost worksheet), kedua lembar kerja biaya berjalan (ongoing

expenses worksheet) dan ketiga lembar kerja dampak ekonomi (economic impact

worksheet). Berikut adalah penjelasannya (Parker, 1988, p106).

Dalam proyek sistem informasi dapat dievaluasi dari pengurangan biayanya

yang menunjukan keuntungan efisiensi, memiliki efek-efek positif lainnya dalam

21

organisasi seperti target dari organisasi dapat tercapai, hal tersebut menunjukan

keuntungan efektif. Keuntungan-keuntungan ini dapat diperoleh dari hasil yang

dapat dijumlahkan untuk mengetahui simple return on investement pada

perusahaan itu, yaitu (Parkken, 2001, p203).:

1. Traditional Cost Benefit

Teknik traditional cost-benefit adalah teknik pertama dari menghitung

sebuah dampak ekonomi, tujuan dari information economics, umum

digunakan untuk menghitung biaya (cost) dan manfaat (benefit) dari

investasi suatu proyek. Untuk melakukan analisis ini, hendaknya dapat

menentukan terlebih dahulu cost dan benefit yang harus dimasukkan,

bagaimana cost dan benefit dinilai, dan hambatan-hambatan apa saja yang

akan dihadapinya dalam memperolehnya. (Parker, 1988, p89).

Biaya atau cost adalah suatu nilai ukur dari jumlah sumber daya yang

dibutuhkan dalam memperoleh suatu produk. Terdapat dua jenis biaya,

yaitu: pertama adalah biaya pembangunan (development cost) dan kedua

biaya berjalan (maintenance atau ongoing expenses).

Benefit atau manfaat dapat berupa peghematan biaya, penghindaran biaya,

penciptaan pendapatan baru, yang dapat dijabarkan menjadi tiga jenis

manfaat, yaitu (Parker, 1988, p92).:

1. Manfaat yang nyata (tangible benefit)

2. Quasi-tangible benefit, yaitu manfaat yang berorientasi pada

pengingkatan efisiensi pemanfaatan sumber daya perusahaan dalam

rangka pencapaian misi perusahaan, seperti efisiensi pemrosesan

22

informasi, peningkatan pemanfaatan asset, peningkatan pengawasan

sumber daya.

3. Intangible benefit, yaitu manfaat yang bersifat kasat mata dan

berorientasi pada peningkatan efektifitas perusahaan dalam rangka

pencapaian misi perusahaan, seperti penyampaian informasi tepat

waktu, peningkatan perencanaan, proses pengambilan keputusan yang

lebih cepat, kemampuan untuk menciptakan inovasi.

Bagian ini difokuskan pada cost dan benefit dari investasi TI, seperti biaya

pengembangan sistem dan biaya maintenance sistem.

2.5.3. Metode Evaluasi Information Economics

Information Economics (IE) adalah suatu sekumpulan metode untuk

menghitung cost dan benefit dari sebuah proyek teknologi informasi beserta

dengan dampak terhadap tujuan strategis perusahaan, dan dampak terhadap

infrastrtuktur teknologi perusahaan. (Parker, 1988, p5).

Menurut Parker & Benson (1988), “Value dibuat berdasarkan keunggunalan

yang dicapai dari kompetisi, direfleksikan dari performa bisnis saat kini dan saat

mendatang. Oleh karena itu, manajemen akan memilih untuk berinvestasi untuk

meningkatkan value dalam organisasi sehingga akan mendapatkan keunggulan

kompetitif”.

IE adalah suatu metode evaluasi yang dilihat dari sudut pandang kuantitatif

(Andersen, 2001, p28). Metode IE menggunakan cost dan value, tools dan

23

pengukuran dalam melakukan evaluasi investasi TI. Metode ini juga

memperhitungkan evaluasi resiko dalam pengambilan keputusan.

Metode IE terdiri dari 3 bagian, yaitu economic domain (enhanced ROI),

business domain, dan technology domain. Bagan berikut adalah pembagian dari

antara ketiganya (Andersen, 2001, p35):

Gambar 2.3. Rumus perhitungan IE

Setiap faktor di ketiga bagian tersebut memiliki sifat positif (+) yaitu

menambah point value investasi TI, dan sifat negatif (-) yaitu mengurangi point

investasi TI.

2.5.3.1. Enhanced ROI

Terdapat 5 teknik justifikasi dari sisi keuangan dalam information

economics dalam melakukan pengukuran dan penelusuran potensi aplikasi

informasi teknologi yaitu: analisis cost-benefit tradisional (traditional cost-benefit

24

analysis), perhitungan nilai keterkaitan (value linking), perhitungan nilai

percepatan waktu (value acceleration), perhitungan nilai restrukturisasi (value

restructuring), dan perhitungan penilaian inovasi (innovation valuation) (Parker,

1988, p101).

Untuk menghitung simple Return of Investment, dapat digunakan tiga

kumpulan lembar kerja, yaitu: pertama lembar kerja biaya pengembangan

(development cost worksheet), kedua lembar kerja biaya berjalan (ongoing

expenses worksheet) dan ketiga lembar kerja dampak ekonomi (economic impact

worksheet). Berikut adalah penjelasannya (Parker, 1988, p106).

Dalam proyek sistem informasi dapat dievaluasi dari pengurangan biayanya

yang menunjukan keuntungan efisiensi, memiliki efek-efek positif lainnya dalam

organisasi seperti target dari organisasi dapat tercapai, hal tersebut menunjukan

keuntungan efektif. Keuntungan-keuntungan ini dapat diperoleh dari hasil yang

dapat dijumlahkan untuk mengetahui simple return on investement pada

perusahaan itu, yaitu (Parkken, 2001, p203).:

1. Traditional Cost Benefit

Teknik traditional cost-benefit adalah teknik pertama dari menghitung

sebuah dampak ekonomi, tujuan dari information economics, umum

digunakan untuk menghitung biaya (cost) dan manfaat (benefit) dari

investasi suatu proyek. Untuk melakukan analisis ini, hendaknya dapat

menentukan terlebih dahulu cost dan benefit yang harus dimasukkan,

bagaimana cost dan benefit dinilai, dan hambatan-hambatan apa saja yang

akan dihadapinya dalam memperolehnya. (Parker, 1988, p89).

25

Biaya atau cost adalah suatu nilai ukur dari jumlah sumber daya yang

dibutuhkan dalam memperoleh suatu produk. Terdapat dua jenis biaya,

yaitu: pertama adalah biaya pembangunan (development cost) dan kedua

biaya berjalan (maintenance atau ongoing expenses).

Benefit atau manfaat dapat berupa peghematan biaya, penghindaran biaya,

penciptaan pendapatan baru, yang dapat dijabarkan menjadi tiga jenis

manfaat, yaitu (Parker, 1988, p92).:

1. Manfaat yang nyata (tangible benefit)

2. Quasi-tangible benefit, yaitu manfaat yang berorientasi pada

pengingkatan efisiensi pemanfaatan sumber daya perusahaan dalam

rangka pencapaian misi perusahaan, seperti efisiensi pemrosesan

informasi, peningkatan pemanfaatan asset, peningkatan pengawasan

sumber daya.

3. Intangible benefit, yaitu manfaat yang bersifat kasat mata dan

berorientasi pada peningkatan efektifitas perusahaan dalam rangka

pencapaian misi perusahaan, seperti penyampaian informasi tepat

waktu, peningkatan perencanaan, proses pengambilan keputusan yang

lebih cepat, kemampuan untuk menciptakan inovasi.

Bagian ini difokuskan pada cost dan benefit dari investasi TI, seperti biaya

pengembangan sistem dan biaya maintenance sistem.

26

2. Value Linking

Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial dari

kombinasi efek-efek dari meningkatkan kinerja dari sebuah fungsi dan hasil

penting lainnya dari fungsi yang berbeda. Dapat memperlihatkan efek dari

perubahan atau pengembangan yang terjadi dalam suatu fungsi atau proses.

Tidak tergantung pada waktu. Sebagai contoh: ada sebuah billing system

yang sudah dikembangkan, sistem tersebut focus terhadap biaya dan

keuntungan untuk department sistem informasi, dengan mengembangkan

sistem, marketing dan sales dapat mengetehui jumlah pemasukkan yang

sebelumnya tidak diketahui karena billing yang tidak benar. Penambahan

pemasukkan ini dikenali melalui value linking. (Parker, 1988, p111).

Value linking memberikan efek informasi teknologi terhadap hasil

pengukuran dengan mempertahankan peningkatan pendapatan, biaya yang

dikurangi, atau pertumbuhan yang cepat.

Bagian ini menghitung seluruh benefit yang dapat diperhitungkan secara

ekonomis yang dicapai di unit bisnis lain dalam organisasi dikarenakan

investasi TI yang diterapkan.

3. Value Acceleration

Value acceleration digunakan utuk mengevaluasi secara finansial setiap

waktu yang menjadi cepat dari keuntungan dan biaya karena

menghubungkan 2 departement atau fungsi. Teknik ini mengalokasikan

pada masalah ketergantungan waktu, seperti mendapatkan keuntungan

27

dengan mencapai target lebih cepat. Sebagai contoh: pada billing system

yang sudah dikembangkan, dapat juga menyelesaikan proses billing sehari

lebih cepat. Biaya yang tidak keluar akibat proses sudah terlebih dahulu

selesai disebut keuntungan one-time accelerated, penambahan pemasukkan

dikenali melalui value acceleration. (Parker, 1988, p111).

Value acceleration meberikan hubungan faktor-faktor yang sama untuk

mendapatkan manfaat dan biaya yang lebih cepat. Teknik ini

menghubungkan bottom-line performace perusahaan secara langsung.

Bagian ini menghitung seluruh benefit yang memiliki sifat sekali waktu.

Benefit harus dapat diperhitungkan secara ekonomis.

4. Value Restructuring

Value restructuring adalah suatu nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi

fungsi-fungsi tugas divisional. Value restructuring dapat memberikan

informasi nilai yang dihubungkan dengan restrukturisasi fungsi sebuah

pekerjaan atau departemen. Teknik ini memberikan efek terhadap informasi

teknologi berupa hasil yang dapat diukur melalui peningkatan produktifitas

sebagai akibat dari perubahan organisasi. Value restructuring

menghubungkan bottom-line performance secara tidak langsung terhadap

perusahaan. (Parker, 1988, p122).

Bagian ini menghitung seluruh benefit yang diterima karena meningkatnya

produktivitas karyawan.

28

5. Innovation

Innovation memberikan fungsi-fungsi baru terhadap area bisnis dan

mengubah tata cara perusahaan dalam melaksanakan bisnisnya. Aplikasi

informasi teknologi yang inovatif dapat memberikan peluang untuk

mengubah strategi bisnisnya, produk-produk dan jasa, serta organisasi area

bisnis. Oleh karena itu, teknik-teknik penilaian inovasi berfokus pada biaya

dan resiko dari sisi organisasi dari teknologi. (Parker, 1988, p134).

Teknik innovation valuation baru dapat diterapakan apabila isu keuangan

diarahkan dari pengukuran kepada alternatif-alternatif penilaian. Teknik ini

mempertimbangkan nilai dari memperoleh atau mempertahankan

competitive edge, biaya serta resiko untuk menjadi yang pertama, dan resiko

serta biaya terhadap kegagalan atau kesuskesan. Inovasi ini dapat terlihat

pada fungsi yang didapatkan dari value chain suatu perusahaan.

Gambar 2.4. Rumus perhitungan IE dengan menggunakan economic benefit

worksheet

29

Untuk menghitung keuntungan bersih dengan adanya inovasi melalui

investasi teknologi digunakan sebuah lembar kerja baru, yang digambarkan pada

Gambar 2.3 lalu untuk menghitung biaya digunakan lembar kerja biaya

pengembangan dan lembar kerja biaya berjalan. Nilai inovasi ini dikuantifikasikan

dari area bisnisi dan ditambahkan kepada lembar kerja dampak ekonomi. (Parker,

1988, p141).

Bagian ini memperhitungkan benefit yang diterima karena investasi TI yang

memberikan aspek inovasi seperti terbukanya market baru atau terciptanya

keunggulan kompetitif bagi organisasi.

2.5.3.2. Business Domain

Pada bagian Business Domain, terdapat 5 sub-bagian, yaitu: (Andersen,

2001, p36):

1. Strategic Match (+)

Strategic Match adalah nilai yang menunjukkan seberapa besar investasi TI

mendukung misi strategis organisasi. Nilai ini mengindikasikan sebarapa

tepatkah investasi TI yang dilakukan, apakah investasi TI tersebut sejalan

dengan misi srategis organisasi.

2. Competitive Advantage (+)

Competitive Advantage adalah nilai yang menunjukkan seberapa signifikan-

kah suatu investasi TI mendatangkan keunggulan kompetitif bagi organisasi

terhadap persaingan di pasar.

3. Management Information (+)

30

Management Information adalah nilai yang menunjukkan besarnya

efektifnya investasi TI mampu menyediakan informasi bagi manajerial.

Nilai ini mengindikasikan sebarapa efektifnya suatu investasi TI berguna

bagi manajerial sebagai penyedia informasi di organisasinya.

4. Competitive Response (+)

Competitive Response adalah nilai yang menunjukkan bagaimana organisasi

dapat bertahan apabila investasi TI tidak dilakukan. Nilai ini menjelaskan

seberapa penting investasi TI pada organisasi.

5. Project & Organizational Risk (-)

Project & Organizational Risk adalah nilai yang menunjukkan besarnya

resiko organisasi jika investasi TI mengalami kegagalan / kecacatan pada

saat / setelah implementasi. Nilai ini difokuskan pada seberapa besar

organisasi dapat bertahan pada perubahan dikarenakan investasi TI ini.

2.5.3.3. Technology Domain

Pada bagian Technology Domain, terdapat 4 sub-bagian, yaitu: (Andersen,

2001, p37):

1. Strategic IS Architecture (+)

Strategic IS Architecture adalah nilai yang menunjukkan seberapa tepat

investasi TI dengan tepat mengikuti rencana arsitektur sistem informasi.

2. Definitional Uncertainty (-)

Definitional Uncertainty adalah Nilai yang menunjukkan besarnya

kelengkapan requirement dan/atau spesifikasi dari investasi TI.

31

3. Technology Uncertainty (-)

Technology Uncertainty adalah nilai yang menunjukkan seberapa siap

organisasi dalam menerima teknologi yang ditawarkan investasi TI. Nilai ini

menunjukkan kesiapan organisasi dalam menerima investasi TI.

4. IS Infrastructure Risk (-)

IS Infrastructure Risk adalah nilai yang berfokus pada resiko yang akan

diterima project lain saat investasi TI diimplementasi.

2.5.4. Metode Evaluasi Critical Success Factor

Critical Success Factor (CSF) adalah suatu suatu batas kritis atau aktivitas

yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi atau proyek untuk mencapai kesuksesan

bisnisnya. Konsep CSF dikembangkan pertama kali oleh D. Ronald Daniel

(McKinsey & Company) pada tahun 1961. Kemudian disempurnakan oleh Jack F.

Rockart pada tahun 1986.

Rockhart mendefinisikan CSF sebagai “Sejumlah area terbatas, yang mana

bila terpenuhi, sebuah organisasi dapat sukses berkompetisi.”, “Area aktivitas

dimana pihak manajemen harus selalu memberi perhatian secara konstan dan

menyeluruh.”

CSF berhubungan sangat erat dengan misi dan tujuan strategi bisnis. Misi

dan tujuan strategi bisnis berfokus pada tujuan dan apa yang harus dicapai,

sedangkan CSF berfokus pada area yang sangat penting, yaitu apa yang harus

dicapai organisasi dan bagaimana cara mencapainya. (Andersen, 1988, p38).

32

Hasil output analisis CSF adalah suatu daftar dari CSF untuk

mengimplementasi investasi TI. Output dari evaluasi CSF ini bersifat kualitatif

dan sangat subyektif, tetapi merepresentasikan cara pandang stakeholder terhadap

investasi TI. (Andersen, 1988, p38).

Penentuan CSF dalam organisasi adalah proses yang berulang (iteratif),

berikut adalah langkah-langkah yang harus ditempuh: (Andersen, 1988, p38)

1. Identifikasikan visi organisasi.

2. Tentukan detail aktivitas, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk

mengoptimalkan tujuan organisasi.

3. Tentukan high-level specification untuk setiap aktivitas supaya aktivitas

dapat dikerjaan secara optimal.

2.5.5. Balanced Scorecard

Balanced Scorecard (BSC) adalah suatu konsep untuk mengukur apakah

aktivitas-aktivitas operasional suatu perusahaan dalam skala yang lebih kecil

sejalan dengan sasaran yang lebih besar dalam hal visi dan strategi. BSC

membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada suatu perusahaan

yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak sesuai tujuan

jangka panjangnya. Sistem manajemen strategis membantu manajer untuk

berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan sasaran finansial dengan

perspektif pelanggan, proses, dan karyawan. Banyak metoda untuk mengukur

keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi. Beberapa tahun kebelakang ukuran

keberhasilan itu kebanyakan dinilai dari financial performance dan atau market

share saja

tersebut. (

Pend

strategi y

success fa

performan

empat per

Financial

G

Pers

kepada pe

biaya. Con

pengirima

a, walaupun

Boer, 2001

dekatan ya

ang ada da

actor (dalam

nsi keberhas

rspektif : C

Perspective

Gambar 2.4.

spektif pela

elanggan dil

ntohnya uku

an sampai

n sekarang

, p6).

ang dilakuk

alam suatu

m hal ini dia

silan. Pengu

Customer, I

e.

. Balanced S

anggan men

lihat dari se

uran kecepa

ditangan p

juga masi

kan pada B

organisasi

analogikan p

ukuran dala

Internal Bu

Scorecard P

nggunakan

egi waktu, k

atan waktu

pelanggan,

ih banyak

Balanced S

i/perusahaan

pada rencan

m Balanced

usiness, Inn

Prespective

ukuran ber

kualitas, pe

mulai dari

tingkat kep

yang meng

Scorecard

n, mulai d

na strategi),

d Scorecard

ovation and

es (Boer, 200

rapa “nilai”

erformansi d

permintaan

puasan pel

gunakan uk

menghubun

ari visi, cr

dan penguk

d dibagi ked

d Learning

01, p8).

” yang dibe

dan layanan

n sampai de

langgan terh

33

kuran

ngkan

ritical

kuran

dalam

g, dan

erikan

n, dan

engan

hadap

34

produk kita, tingkat penjualan terhadap produk baru, dan atau banyaknya service

call yang dilayani. Pada perspektif internal dapat mengevaluasi ekspektasi yang

diharapkan pelanggan dapat terpenuhi melalui perbaikan proses di internal

organisasi tersebut. Disini juga kita dapat mengukur tingkat keahlian dan

produktifitas karyawan, kualitas yang dihasilkan oleh organisasi tersebut, dan atau

sistem informasi yang baik yang berjalan dalam organisasi. (Boer, 2001, p11).

Dari sisi perspektif inovasi dan pembelajaran dari suatu organisasi kita

dapat mengukurnya melalui, peningkatan dan inovasi yang berkelanjutan terhadap

produk-produk yang dimiliki. Kita harus garis bawahi bahwa produk disini tidak

selamanya berupa barang, pelayanan dan hal-hal lain yang bersifat jasa pun adalah

produk. Ukuran yang diberikan antara lain banyaknya produk-produk baru yang

dihasilkan dan persentase kebrhasilan penjualannya, tingkat penestrasi terhadap

market baru, atau implementasi SCM (supply Chain Management), dll.

Apabila target-target diatas dapat terpenuhi maka efeknya akan mengimbas

pada perspektif finansial juga. Finansial disini termasuk mengukur pendapatan

dan pengeluaran, lebih dalamnya lagi ROI (return on investment), tingkat

penjualan, pertumbuhan market share, dll. (Boer, 2001, p11).

Balanced Scorecard diukur dalam jangka pendek dan jangka panjang dan di

evaluasi setiap bagian yang ada dalam suatu organisasi yang akan memberikan

kontribusi untuk mewujudkan setiap tujuan. Balanced Scorecard dapat diterapkan

oleh semua jenis organisasi dan semua jenis industri baik profit maupun non-

profit. (Boer, 2001, p18).

35

2.6. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan aspek penting dari setiap jenis studi evaluasi.

Pengumpulan data yang tidak akurat dapat mempengaruhi hasil evaluasi dan pada

akhirnya dapat menyebabkan hasil yang tidak valid. (people.uwec.edu, 2009).

Metode-metode pengumpulan data kuantitatif, mengandalkan pengambilan

sampling secara acak dan pengumpulan instrumen data terstruktur yang sesuai

dengan pengalaman yang beragam dalam kategori respons yang telah ditetapkan.

Metode-metode ini menghasilkan hasil yang mudah diringkas, dibandingkan, dan

digeneralisasi. (people.uwec.edu, 2009).

Evaluasi berkaitan dengan pengujian hipotesis diturunkan dari teori dan /

atau mampu memperkirakan ukuran suatu fenomena yang menarik. Tergantung

pada pertanyaan evaluasi, para peserta secara acak dipilih untuk perlakuan yang

berbeda. Jika hal ini tidak layak, para peneliti dapat mengumpulkan data tentang

karakteristik peserta dan situasional untuk mengontrol statistik pengaruh mereka

pada bergantung, atau hasil, variabel. Jika tujuannya adalah untuk

menggeneralisasi dari peserta penelitian populasi yang lebih besar, peneliti akan

menggunakan sampel probabilitas untuk memilih peserta. Dalam evaluasi aplikasi

Fixed Asset Management System pada Universitas Confidential menggunakan

metode pengumpulan data: (cdc.gov, 2009)

1. Kuisioner

Sebuah kuesioner adalah seperangkat pertanyaan untuk mengumpulkan

informasi dari individu, kuisioner dapat mengelola kuesioner melalui surat,

telepon, menggunakan wawancara face-to-face. Wawancara Face-to-face

36

memiliki keuntungan yang berbeda memungkinkan untuk menjalin

hubungan dengan potensi peserta dan untuk itu dapat memperoleh hasil

wawancara yang kooperatif. Peserta juga memungkinkan untuk

memperjelas jawaban ambigu dan jika diperlukan, mencari informasi tindak

lanjut. Kerugiannya yaitu menjadi tidak praktis jika sampel besar yang

terlibat memakan waktu dan mahal. (Leedy dan Ormrod, 2001).

2. Observation

Observasi adalah cara mengumpulkan data dengan mengamati perilaku,

peristiwa, atau mencatat karakteristik fisik dalam latar alamiah pengamat.

Pengamatan dapat terbuka (semua orang tahu mereka sedang diamati) atau

tersembunyi (tidak ada yang tahu mereka sedang diamati dan pengamat

yang tersembunyi). Keuntungan observasi tertutup adalah bahwa orang

lebih cenderung berperilaku wajar jika mereka tidak tahu bahwa mereka

sedang diamati.

Pengamatan juga dapat baik langsung atau tidak langsung. Pengamatan

langsung adalah ketika pengamat menonton interaksi, proses, atau perilaku

seperti itu terjadi, misalnya, mengamati guru mengajar pelajaran dari

kurikulum tertulis untuk menentukan apakah mereka memberikan itu

dengan setia. Pengamatan tidak langsung ketika melihat hasil interaksi,

proses, atau perilaku misalnya, mengukur jumlah piring kotor yang

ditinggalkan oleh siswa di kantin sekolah untuk menentukan apakah

makanan baru diterima oleh mereka.

37

3. Survei

Survei mengumpulkan data dari sasaran kelompok orang tentang pendapat

mereka, perilaku atau pengetahuan. Jenis-jenis survei dapat berupa

penyebaran kuesioner, face-to-face atau telepon wawancara, focus group

dan survei elektronik (e-mail atau situs Web). Survei yang umumnya

digunakan dengan kunci utama pemegang saham, terutama pelanggan dan

karyawan, untuk menemukan kebutuhan atau menilai kepuasan.

4. Focus group

Focus group adalah wawancara kelompok sekitar enam hingga dua belas

orang yang memiliki karakteristik yang sama atau kepentingan umum.

Sebuah panduan fasilitator kelompok berdasarkan topik yang telah

ditentukan. Fasilitator menciptakan lingkungan yang mendorong peserta

untuk berbagi persepsi dan sudut pandang. Kelompok fokus adalah metode

pengumpulan data kualitatif, yang berarti bahwa data yang deskriptif dan

tidak dapat diukur secara numerik.