7

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Dalam penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Endang (2016),

yang melakukan penelitian di PT. Perkebunan Mitra Ogan (Kebun

Batanghari Leko) menghasilkan temuan bahwa PT. Perkebunan Mitra

Ogan (Kebun Batanghari Leko) ditinjau dari sistem pengotorisasian,

prosedur pencatatan dan unsur karyawan yang mutunya sesuai dengan

tanggungjawab terhadap sistem pengendalian internal atas sistem

penggajian yang diterapkan telah dilaksanakan dengan baik. Namun bila

dilihat dari unsur struktur organisasi terhadap sistem pengendalian internal

terdapat perangkapan jabatan. Selain itu dilihat dari unsur praktik yang

sehat PT. Perkebunan Mitra Ogan (Kebun Batanghari Leko) tidak

melakukan verifikasi atas dokumen penggajian kepada bagan akuntansi.

Berbeda dengan penelitian yang dilakukan oleh Putra (2015) di PT

Bara Dinamika Muda Sukses di Malinau. Tujuan penelitian ini untuk

mengetahui sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan dan

untuk mengetahui mengenai penerapan unsur-unsur pengendalian internal

dalam sistem dan prosedur akuntansi pembayaran gaji yang diterapkan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa PT Bara Dinamika Muda Sukses

belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian internal yang

diterapkan dalam sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan

8

pengupahan karyawan, tidak ada pemisahan antara fungsi pembuat daftar

gaji dan upah dengan fungsi pembayaran.

Devi, dkk. (2015) juga melakukan penelitian pada Perusahaan

Kacang Shanghai “Gangsar” Ngunut Tuluangung. Tujuan penelitiannya

yaitu untuk mengetahui sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan

pada Perusahaan Kacang Shanghai “Gangsar” Tuluangung. Hasil dari

penelitian diketahui pada fungsi yang terkait belum menjalankan tugasnya

dengan baik terlihat dari fungsi pencatat waktu tidak melakukan

pengawasan saat proses check clock. Struktur organisasi sudah dilakukan

dengan baik sebagai bukti ada pemisahkan antara bagian gaji dengan

keuangan. Sistem otorisasi belum sepenuhnya menunjukkan tandatangan

pertanggungjawaban seluruh fungsi yang terkait.

Penelitian yang dilakukan Setiawan (2013) di PT. Sarana Utama di

Surabaya. Tujuan peneliti ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan

sistem pengendalian internal atas penggajian karyawan pada PT. Sarana

Utama Surabaya dan untuk menganalisis seberapa jauh kelemahan-

kelemahan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan sistem pengendalian

internal penggajian serta memberi saran-saran guna perbaikan. Hasil

penelitian menyatakan bahwa pada PT. Sarana Utama Surabaya

menunjukkan adanya kelemahan terkait dengan mencatat kehadiran

karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan secara manual

serta pada struktur organisasi belum memisahkan tanggungjawab

fungsional secara tegas. Hal ini terkait dengan adanya perangkapan fungsi

9

gaji dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu fungsi yaitu bagian

personalia menunjukkan kurang internal cek sehingga data yang dihasilkan

kurang dapat dipercaya sehingga sistem informasi akuntansi pengendalian

dan perencanaan berpengaruh terhadap lemahnya fungsi pengawasan yang

dilakukan.

Penelitian yang dilakukan oleh Deigo, dkk. (2017) melakukan

penelitian di Pabrik Gula Lestari Patianrowo Kabupaten Nganjuk. Tujuan

penelitian ini untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan dan untuk mengetahui apakah sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan telah mendukung pengendalian

internal Pabrik Gula Lestari. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan pada Pabrik Gula Lestari sudah

cukup baik, namun masih terdapat kelemahan yaitu adanya perangkapan

fungsi di dalam fungsi pencatat waktu dan fungsi keuangan dan karyawan

borongan tidak menerima slip upah pada saat menerima upah.

Penelitian yang dilakukan oleh Wulandari (2013) di CV. Telung

Abad Furniture Banjaran Bangsri. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui

bagaimana penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan

pengupahan yang terjadi pada perusahaan. Hasil dari penelitian ini

menunjukkan bahwa tidak ada pemisahan fungsional terutama dalam

fungsi pemberi gaji dan upah yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji dan

upah karyawan.

10

B. Tinjauan Pusataka

1. Penggajian dan Pengupahan

Menurut Mulyadi (2016:309), Gaji merupakan suatu pembayaran

atas penyerahan jasa yang telah dilakukan oleh karyawan yang

memiliki jenjang jabatan manajer, sedangkan upah pada umumnya

merupakan suatu pembayaran atas penyerahan jasa yang telah

dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Pada umumnya gaji

dibayarkan secara tetap perbulan sesuai dengan jabatan, masa kerja

dan lain-lain. Sedangkan upah dibayarkan sesuai dengan hari kerja,

jam kerja, atau jumlah satuan produk yang telah dihasilkan oleh

karyawan.

2. Sistem Akuntansi

Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling

terkait dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney &

Steinbart, 2015:3). Menurut Mulyadi (2016:4), sistem terdiri dari

jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan

klerikal. Sedangkan menurut Widjajanto (2001:3), sesuatu yang dapat

disebut sistem apabila memenuhi dua syarat, yaitu yang pertama

adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan

maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut

subsistem atau prosedur. Syarat yang kedua adalah suatu sistem harus

memiliki tiga unsur, yaitu input, proses dan output.

11

Menurut Harahap (2011:5) akuntansi merupakan proses

mengidentifikasikan, mengukur, dan menyampaikan informasi

ekonomi sebagai bahan informasi dalam hal mempertimbangkan

berbagai alternatif dalam mengambil kesimpulan oleh para

pemakainya. Akuntansi merupakan bahasa atau alat komunikasi bisnis

yang dapat memberikan informasi tentang kondisi keuangan berupa

posisi keuangan terutama dalam jumlah kekayaan, utang dan modal

dari suatu bisnis.

Menurut Mulyadi (2016:3), Sistem akuntansi merupakan suatu

organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah dalam mengelolah

perusahaan. Mulyadi (2016:8) juga berpendapat bahwa sistem

akuntansi adalah salah satu sistem informasi yang digunakan oleh

manajemen dalam mengelola perusahaan. Komponen bangunan sistem

informasi terdiri dari enam blok, yaitu masukan, model, keluran,

teknologi, basis data, dan pengendalian.

3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Menurut Mulyadi (2016:13), sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan dirancang untuk menangani sebuah transaksi perhitungan

gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur pencatatan

12

waktu hadir dan waktu kerja, pembuatan daftar gaji dan upah,

pembayaran gaji dan upah, dan distribusi gaji dan upah.

Jadi, Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk

menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan

pembayarannya. Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk

melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi

karyawan yang dibayar tetap bulanan. Sistem akuntansi pengupahan

digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan

pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari kerja,

jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.

Adapun informasi-informasi yang diperlukan oleh setiap

manajemen dari suatu kegiatan penggajian dan pengupahan dalam

perusahaan yaitu :

a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama

periode akuntansi tertentu.

b. Jumlah Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap

pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama

periode akuntansi tertentu.

d. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan

dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi

tertentu.

13

Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016:310) adalah :

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah yang

dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian. Dokumen ini berupa surat-

surat keputusan yang terkait dengan karyawan. Dokumen ini

digunakan untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

b. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan sebagai fungsi pencatat waktu

untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan

jam hadir ini biasanya berupa daftar hadir biasa, dapat juga

berbentuk kartu hadir yang telah diisi dengan mesin pencatat

waktu.

c. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan sebagai pencatat waktu yang

dipergunakan oleh tenaga kerja pabrik langsung untuk mengerjakan

pesanan tertentu. Dokumen diisi oleh mandor dan diserahkan

kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang kemudian

dibandingkan dengan kartu jam hadir untuk distribusi biaya upah

langsung kepada setiap jenis produk.

d. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi suatu informasi tentang rincian jumlah

gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan

14

berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi

karyawan, dan lain-lain.

e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan atau rekapan gaji dan

upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

Pada perusahaan yang memproduksi berdasarkan pesanan, rekap

daftar gaji dan upah dibuat untuk membebankan upah langsung

dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang

bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh

fungsi akuntansi biaya dengan menggunakan rekap daftar gaji dan

upah.

f. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh bagian fungsi pembuat daftar gaji

dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau

dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.

Dokumen surat pernyataan gaji dan upah dibuat sebagai catatan

bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima

setiap karyawan serta berbagai potongan yang menjadi beban setiap

karyawan.

g. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan langsung kepada

setiap karyawan dan amplop gaji dan upah. Di halaman depan

amplop gaji dan upah berisi informasi keterangan nama karyawan,

15

nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang akan

diterima karyawan dalam setiap bulan tertentu.

h. Bukti kas kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang

dibuat oleh bagian fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan

berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang telah

diterima dari bagian fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.

Menurut Mulyadi (2016:317), catatan-catatan akuntansi yang

digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :

a. Jurnal umum

Pada pencatatan gaji dan upah, jurnal umum merupakan

catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya

tenaga kerja dalam tiap departemen di dalam perusahaan.

b. Kartu harga pokok produksi

Kartu harga pokok produksi ini digunakan untuk mencatat

upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan

tertentu.

c. Kartu biaya

Kartu biaya ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga

kerja tidak langsung dan biaya tenaga non-produksi pada setiap

departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan

kartu biaya ini adalah bukti memorial.

16

d. Kartu penghasilan karyawan

Kartu penghasilan karyawan ini digunakan untuk mencatat

penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap

karyawan. Informasi yang ada dalam kartu penghasilan ini dipakai

atas dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap

karyawan. Kartu penghasilan karyawan juga digunakan untuk tanda

terima gaji dan upah karyawan yang ditandatanganinya oleh

karyawan yang bersangkutan. Tanda tangan yang ada pada kartu

penghasilan karyawan ini sebagai rahasia penghasilan karyawan

tertentu sehingga tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

Adapaun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016:317) adalah :

a. Fungsi kepegawaian

Fungsi kepegawaian bertanggungjawab untuk mencari

karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan

penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan

upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi

karyawan dan pemberhentian karyawan. Pada struktur organisasi

fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian

Departemen Personalia dan Umum.

b. Fungsi pencatat waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggungjawab

menyelenggarakan catatan waktu kehadiran bagi semua karyawan

17

peusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi

pencatatan waktu hadir karyawan tidak diperkenankan oleh fungsi

lain seperti fungsi operasi dan fungsi pembuatan daftar gaji dan

upah. Pada struktur organisasi fungsi pencatat waktu berada di

bawah Departemen Personalia dan Umum.

c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggungjawab

membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang

menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap

karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar

gaji dan upah diserahkan pada fungsi pembuatan daftar gaji dan

upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar

yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada

karyawan. Pada struktur organisasi fungsi pembuatan daftar gaji dan

upah berada ditangan Bagian Gaji dan Upah, di bawah Departemen

Personalia dan Umum.

d. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat

kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran

gaji dan upah karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan,

utang pajak dan utang dana pensiun. Pada struktur organisasi fungsi

akuntansi berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan

Bagian Jurnal.

18

e. Fungsi keuangan

Fungsi keuangan bertanggungjawab untuk mengisi cek

guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek ke bank.

Uang tunai selanjutnya dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah

pada setiap karyawan untuk dibagikan kepada karyawan yang

berhak. Pada struktur organisasi fungsi keuangan berada di tangan

Bagian Kasa.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan

pengupahan menurut Mulyadi (2016:319) adalah :

1. Sistem penggajian terdiri atas jaringan prosedur :

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

b. Prosedur pembuatan daftar gaji

c. Prosedur distribusi biaya gaji

d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

e. Prosedur pembuatan gaji

2. Sistem pengupahan terdiri atas jaringan prosedur :

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

b. Prosedur pencatatan waktu kerja

c. Prosedur pembuatan daftar upah

d. Prosedur distribusi biaya upah

e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

f. Prosedur pembayaran upah

19

Prosedur pencatatan waktu hadir merupakan prosedur yang

bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan

oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada

pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir

dapat menggunakan daftar hadir yang ditandatangani oleh setiap

karyawan yang hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat

menggunakan kartu hadir seperti (clock card) yang diisi secara otomatis

dengan menggunakan mesin pencatat waktu.

Prosedur pencatat waktu kerja dalam perusahaan manufaktur yang

memproduksi sesuai pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi

karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi

biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa

karyawan tersebut. Waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan

biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah berfungsi sebagai

pembuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang digunakan sebagai

dasar pembuatan daftar gaji berupa surat-surat keputusan mengenai

pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian

karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar

hadir. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan

upah.

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah, dalam prosedur ini biaya

tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang

20

menikmati manfaat dari tenaga kerja. Tujuan distribusi biaya tenaga

kerja ini untuk pengendalian biaya perhitungan harga pokok produksi.

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi

dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran

kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran

gaji dan upah. Fungsi keuangan ini kemudian menguangkan cek

tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika

karyawan perusahaan banyak yang biasanya pembagian amplop gaji

dan upah dibagikan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan

upah bisa dilakukan dengan cara membagikan cek gaji dan upah kepada

karyawan.

4. Sistem Pengendalian Internal

a. Pengertian sistem pengendalian internal

Menurut Romney & Steinbart (2016:226), pengendalian

internal adalah sebuah proses karena ia menyebar ke seluruh

aktivitas pengoperasian perusahaan dan merupakan bagian integral

dari aktivitas manajemen. Pengendalian internal memberikan

jaminan-jaminan menyeluruh yang sulit dicapai dan terlalu mahal.

Selain itu, sistem pengendalian internal memiliki keterbatasan yang

melekat seperti kelemahan terhadap kekeliruan dan kesalahan

sederhana, pertimbangan dan pembuatan keputusan yang salah,

pengesampingan manajemen serta kolusi.

21

Menurut Mulyadi (2016:129), Sistem pengendalian internal

yaitu suatu pengendalian internal yang terdiri struktur organisasi,

metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga

aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,

mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen. Definisi sistem pengendalian internal menekankan

pada tujuan yang ingin dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang

membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, definisi

pengendalian internal berlaku untuk perusahaan yang mengolah

informasi secara manual, dengan mesin pembukuan maupun

dengan komputer.

Selain itu, menurut James Hall (2011:180), pembuatan dan

pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak

manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggungjawab

penyedian informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan

jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan

dikendalikan dengan baik. Selain itu pihak manajemen

bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta

investor dengan informasi keuangan yang andal dan tepat waktu.

Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin

kekayaan para investor dan kreditor yang ditanamkan dalam

perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat

dipercaya. Pengendalian administrative meliputi struktur

22

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi, 2016:130).

b. Tujuan sistem penggendalian internal

Adapun tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi

(2016:129) adalah :

1) Menjaga aset organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian internal dibagi

menjadi 2 yaitu :

1) Pengendalian internal akuntansi

Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

terutama untuk menjaga aset organisasi dan mengecek

ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian internal

yang baik akan menjamin keamanan dan kekayaan para

investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan

akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

2) Pengendalian internal administratif

Pengendalian internal administratif meliputi struktur

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

23

terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan

manajemen.

Adapuan rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah :

1. Menjaga aset perusahaan

a. Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi

yang ditetapkan :

1) Pembatasan akses langsung terhadap aset

2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset

b. Pertanggungjawaban aset perusahaan yang dicatat

dibandingkan dengan aset yang sesungguhnya ada :

1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi

dengan aset yang sesungguhnya ada.

2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang

diselenggarakan.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah

ditetapkan :

1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang.

2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang

diberikan oleh pejabat yang berwenang.

b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi :

1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.

2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.

24

3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.

4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang

seharusnya.

5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang

seharusnya.

6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.

c. Unsur-unsur sistem pengendalian

Menurut Mulyadi (2016:130), Adapun unsur-unsur sistem

pengendalian internal sebagai berikut:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab

fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tugas

atau tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi

yang telah dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

pokok yang ada pada perusahaan, misalnya pada perusahaan

manufaktur yang kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan

menjual produk. Untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan

tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran,

departemen keuangan, dan departemen umum. Pembagian

tanggungjawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada

prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan

dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi yaitu fungsi yang

25

memiliki hak atau wewenang untuk melaksanakan suatu

kegiatan. Fungsi penyimpanan yaitu fungsi yang memiliki

hak untuk menyimpan aset perusahaan. Fungsi akuntansi

adalah fungsi yang memiliki hak untuk mencatat peristiwa

keuangan perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan

beban.

Dalam organisasi, setiap transaksi yang terjadi hanya atas

dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk

menyetujui terjadinya transaksi. Oleh sebab itu dalam

organisasi wajib membuat sistem yang mengatur wewenang

untuk menyetujui terjadinya transaksi. Di lain pihak, formulir

adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan

transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang

baik akan menjamin data yang disimpan dalam formulir dicatat

dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan

keandalannya yang tinggi sehingga akan menghasilkan

informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai aset, utang,

pendapatan, dan beban suatu organisasi.

26

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem

wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak

akan berjalan dengan baik jika tidak diciptakan cara untuk

menjamin praktik yang sehat dalam pelaksaannya.

Cara yang biasanya ditempuh oleh perusahaan dalam

menciptakan praktik yang sehat adalah :

a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang

pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang

berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dilaksanakan

tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan

diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Pemeriksaan

mendadak akan mendorong karyawan dalam melaksanakan

tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan jika

suatu organisasi melaksanakan pemeriksaan mendadak

terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai

akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada

campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan (job rotation). Jika perputaran jabatan

diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi

27

pejabat dalam melaksanakan tugasnya untuk menghindari

persekongkolan diantara mereka.

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

Karyawan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi

haknya sehingga selama cuti jabatan karyawan yang

bersangkutan akan digantikan untuk sementara oleh pejabat

lain sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen

dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikannya.

f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan

catatannya yang memiliki tujuan untuk menjaga aset

organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan

akuntansi. Sebagai contoh secara periodik diadakan

perhitungan kas, perhitungan fisik persediaan, dan

perhitungan aset tetap. Hasil perhitungannya digunakan

untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

yang dicatat dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan,

dan buku pembantu aset tetap.

g. Pembentuk unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang

lain. Unit organisasi disebut sebagai satuan pengawasan

intern atau staf pemeriksaan intern (SPI). Agar efektif

menjalankan tugasnya, satuanpengawas intern harus tidak

melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan

28

fungsi akuntansi serta bertanggungjawab langsung kepada

manajemen puncak. Dengan adanya satuan pengawasan

intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-

unsur sistem pengendalian internal sehingga aset

perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan

terjamin ketelitian dan keandalannya.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi

dan prosedur pencatatan serta berbagai cara untuk menciptakan

praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang

melaksanakannya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur

yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang

kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat

dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu

menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat

diandalkan. Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk

mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya

adalah :

a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang

dituntut oleh pekerjaanya. Untuk mendapatkan karyawan

yang memiliki kecakapan yang sesuai dengan tuntutan

tanggungjawab yang akan dipikulnya, manajemen harus

mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan

29

dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh

karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi

karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan

perkembanganpekerjaannya.

Adapun komponen pengendalian internal COSO menurut

Romney & Stainbart, (2015:231) yaitu :

1) Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup

seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya

pengendalian. Manajemen harus menekankan pentingnya

pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan

pengendalian untuk menciptakan lingkungan pengendalian

yang efektif. Lingkungan pengendalian yang lemah

kemungkinan besar diikuti dengan kelemahan dalam komponen

pengendalian internal yang baik. Adapun Faktor-faktor

lingkungan pengendalian internal yang meliputi sebagai

berikut:

a. Filosophi manajemen dan gaya operasi

Manajer harus mengambil tindakan aktif untuk menjadi

contoh berperilaku etis dengan bertindak sesuai dengan

kode etik personal. Manajer juga harus menekankan

pentingnya pengendalian internal.

30

b. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika

Pentingnya bagi manajemen untuk menciptakan budaya

organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai

etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan karyawan

berdampak besar terhadap keseluruhan pengendalian

internal. Perilaku etis dan tidak etis ini akan menciptakan

suasana yang dapat mempengaruhi validitas proses

pelaporan keuangan.

c. Komitmen terhadap kompetensi

Perusahaan harus merekrut karyawan yang kompeten dan

dapat dipercaya guna mendorong kreativitas dan inisiatif

dalam menghadapi kondisi yang dinamis saat ini. Oleh

karena itu, penting bagi bagian personalia untuk mengisi

lowongan kerja dengan personil yang memiliki

pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan

pekerjaan yang harus dikerjakan.

d. Komite Audit dan Dewan Direksi

Dewan direksi bertanggungjawab untuk memilih komite

audit yang beranggotakan orang-orang dari luar perusahaan.

Peran komite audit adalah memantau akuntansi perusahaan

serta praktik dan kebijakan pelaporan keuangan. Komite

audit juga berperan sebagai perantara antara auditor internal

dan auditor eksternal.

31

e. Struktur organisasi

Struktur organisasi perusahaan menggambarkan pembagian

otoritas dan tanggungjawab perusahaan dalam rangka

mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi ini harus

disajikan secara ekplisit dalam bentuk grafis agar jelas

siapa bertanggung jawab atas apa.

f. Penetapan otorisasi dan tanggungjawab

Otoritas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal

seseorang untuk memberi perintah kepada bawahan.

Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk

menjalankan tugas tertentu dan untuk diminta

pertanggungjawabannya atas hasil yang dicapai.

g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Kegiatan sumber daya manusia meliputi perekrutan

karyawan baru, orientasi karyawan baru, pelatihan

karyawan, motivasi karyawan, evaluasi karyawan, promosi

karyawan, kompensasi karyawan, konseling karyawan,

perlindungan karyawan dan pemberhentian karyawan.

2) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan

keuangan antara lain meliputi :

a. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut cetak

32

Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang

sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan

mengisi. Dokumen juga harus memuat tempat untuk tanda

tangan bagi mereka yang berwenang untuk mengotorisasi

transaksi. Dokumen juga perlu bernomor urut tercetak

sebagai wujud pertanggungjawaban penggunan dokumen.

b. Pemisahan tugas

Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar

karyawan tidak memiliki peluang untuk mencuri harta

perusahaan dan mamalsukan catatan akuntansi. Ketiga

pekerjaan tersebut diantaranya fungsi penyimpanan harta,

fungsi pencatat dan fungsi otorisasi transaksi bisnis.

c. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis

Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer kepada

bawahannya untuk melakukan aktivitas atau untuk

mengambil keputusan tertentu.

d. Mengamankan harta dan catatan perusahaan

Harta perusahaan meliputi kas, persediaan, peralatan, dan

bahkan data dan informasi perusahaan. Bentuk pengamanan

tersebut seperti menciptakan pengawasan yang memadai.

Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan

karyawan lain. Pengecekan independen ini meliputi

membandingkan catatan aktual fisik.

33

3) Penaksiran risiko

Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai

resiko yang dihadapinya. Organisasi harus pula menetapkan

mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan

mengelola resiko-resiko terkait.

4) Informasi dan komunikasi

Informasi harus diidentifikasi, diproses dan dikomunikasikan

ke personil yang tepat sehingga setiap orang dalam perusahaan

dapat melaksanakan tanggungjawab mereka dengan baik.

5) Pengawasan kinerja

Kegiatan dalam pengawasan kinerja diantaranya, supervisi

yang efektif, akuntansi pertanggungjawaban dan pengauditan

internal.

5. Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian dan Pengupahan

Menurut Mulyadi (2016:321) unsur-unsur sistem pengendalian internal

dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

1) Organisasi

a. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan.

b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi

operasi.

34

2) Sistem Otorisasi

a. Setiap Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji

dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan

sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh

Direktur Utama.

b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga

harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan

gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen

karyawan yang bersangkutan.

f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3) Prosedur pencatatan

a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji dan upah karyawan.

b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja

diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

35

4) Praktik yang Sehat

a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja

sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi

biaya tenaga kerja langsung.

b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum

dilakukan pembayaran.

d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat

daftar gaji dan upah.