BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Pengumpulan Datathesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2009-1-00366-MNSI bab 4.pdfUntuk mendukung penelitian dan evaluasi proyek open source e-learning system

57

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Pengumpulan Data

Untuk mendukung penelitian dan evaluasi proyek open source e-learning system

untuk Orbexcorp Institute maka perlu dilakukan pengumpulan serta analisa data. Proses

pengumpulan dan analisa data ini dilakukan dalam selang waktu magang atau kerja

praktek di OI. Data-data yang dikumpulkan dan dianalisa akan dibahas pada bagian

selanjutnya.

4.1.1 Produk dari Orbexcorp Institute

Orbexcorp Institute memiliki 4 buah program utama yang ditawarkan bagi peserta

didiknya. Program-program tersebut adalah:

1. Management Technology Program

2. Planning and Strategic Management Program

3. Project Management Program

4. Leadership Transformation Program

Management Technology Program terdiri dari serangkaian sesi pembelajaran

mengenai kelima aktivitas utama dalam manajemen yaitu Plan, Implement, Evaluate,

Coordinate serta Empower (PIECE). Program ini dilengkapi dengan ujian dalam tiap

level-nya sebagai persyaratan untuk memperoleh sertifikasi profesi teknologi

manajemen atau lazim disebut sebagai Certified Management Technology (CMT).

Adapun rincian dari sesi yang termasuk dalam program ini tercantum pada tabel 4.1.

Dalam tahap awal pelaksanaan operasional OI, sesi yang siap dilaksanakan

adalah Direction course, Structure course, Performance course, PCDCA course serta

Project course. Program CMT ini bertujuan untuk dapat menyeimbangkan peranan

58

hubungan antar manusia dengan kemampuan kerja professional serta meningkatkan

kemampuan peserta didik sebagai pemimpin untuk dapat menilik suatu masalah dari sisi

teknikal maupun sosial.

Tabel 4.1 CMT Program Courses Module Sub Module Plan Direction Course

Values Course Human Capital Function Course Finance Function Course Marketing Function Course

Implement Structure Course Network Course Process Course Corporate Course PAVS Course Competency Model Course

Evalute Performance Course Diagnostic Course Quality Course

Coordinate PCDCA Course Project Course Knowledge Course

Empower Director Course Manager Leader Course Supervisor Course Champion Course Presenter Course

Sumber: Orbex Institute Flyer (2007) Metode penyampaian yang digunakan adalah dengan mini lecturing, best

practice sharing, memberikan reading assigment serta aplikasi langsung ke masalah

dalam dunia kerja nyata.

Planning dan strategic management program merupakan program lain yang

disediakan oleh OI untuk dapat memberikan kesempatan bagi para peserta didiknya,

yang juga adalah para petinggi perusahaan, untuk dapat belajar mengenai bagaimana

mengenali prospek, tantangan serta hambatan baik dari kondisi internal maupun

59

eksternal yang dihadapi oleh perusahaannya. Dengan dapat mengenali gejala yang ada,

peserta didik diharapkan dapat menemukan “What to be” dan “What to become” serta

merumuskan grand strategy bagi perusahaan. Terdapat 5 modul yang ditawarkan dalam

program ini yaitu:

Tabel 4.2 Planning and Strategic Management Program Courses Subject Notes Orbexcorp Paradigm A management wisdom ensuring sustainable

transformation that brings sustainable profitability through a culture of performance excellence and life-long learning

What is “Strategy”? A Strategy 101, understanding basic concept of strategy

Understanding Strategy A deeper insight on how strategy is develop, strategy differentiation from operational, strategic funds, strategy dimensions, communicating the strategy, strategy implementation areas and entrepreneurial strategic thinking.

Scanning & Diagnostic The first step in strategy planning process, it consists of position audit, environmental scan and organization diagnostic.

Business Policy Framework The next phase of the strategic planning process including formulating voyage plan, long term development plan, program milestones, key performance measures, next year business plan and project one sheet.

Sumber: Orbex Institute Flyer (2007)

SPW bertujuan untuk meningkatkan kemampuan peserta didik dalam

menerapkan konsep industry attractiveness dan kekuatan bisnis, memperluas

pengetahuan peserta didik dalam merumuskan strategi yang tepat untuk bisnisnya serta

mempertajam pengertian mengenai alat-alat perencanaan dan mampu menggunakannya

dengan tepat. Dari segi sosial, SPW menfasilitasi peserta didiknya untuk menyelami

manajemen strategis dari sisi kemanusiaan untuk dapat membangun komitmen dan

koordinasi yang lebih baik antar jabatan-jabatan kunci. Tujuan dari segi sosial lainnya

60

yaitu SPW akan membantu dalam peserta didiknya untuk mampu mengembangkan

batasan-batasan yang jelas mengenai peranan-peranan strategis dan operasional yang

berkaitan dengan peningkatan efektifitas dalam mencapai kinerja optimal.

Metode simulasi yang aplikatif menjadi cara yang tepat untuk memberikan

contoh kasus bagi peserta didik. Penyampaian materi ini juga disempurnakan dengan

adanya kuis untuk mempertajam pengertian peserta didik terhadap materi yang

diberikan.

Program ketiga yang ditawarkan oleh Orbexcorp Institute adalah Project

Management Program. Program ini terdiri dari 3 program yang saling melengkapi yaitu

Integrated Project Management program, Project Planning and Control program serta

yang terakhir, Orbexcorp Leading the Project Enviroment.

Program Integrated Project Management atau IPM akan membahas secara

komprehensip mengenai suatu metodologi yang dapat digunakan secara efektif dan

efisien untuk mengintegrasikan portfolio dari proyek dengan tim, rangkaian proses serta

alat-alat pendukung yang tepat sehingga dapat tercipta lingkungan kerja yang

mendukung kesuksesan proyek. Program ini disampaikan melalui simulasi, permainan,

studi kasus serta pelatihan khusus penggunaan IPM Tools.

Tabel 4.3 Integrated Project Management Program Courses Topic Sub Topic IPM Concept People-Process-Tools

Orbex Paradigm Initiate the Project Develop Business Case Define and Organize the Project Establish the Project Organization

PCDCA Define the Project Parameter

Plan and Excecute the Project Develop Work Breakdown Structure Develop the preliminary schedule Estimate Project Cost Refine, estimates, analyze resource commitment

61

Tabel 4.3 Integrated Project Management Program Courses (lanjutan)

Topic Sub Topic Plan and Execute the Project Optimize Trade Offs

Develop Risk Management Plan Project Kickoff

Track and Control Project Collect Project Status Analyze variances Plan and take corrective and adaptive action Progress report and review Project perfomance indicators Earned Value

Close Out the Project Complete all Close out Activities Conduct Close-out Review Administrative Closure

Sumber: Orbex Institute Flyer (2007)

Dalam program Integrated Project Management, peserta didik diajarkan mengenai

ilmu penguasaan manajemen proyek dari sudut pandang teoritikal. Maka untuk

melengkapi program ini ditawarkanlah sebuah program tambahan yaitu program Project

Planning and Control yang menyempurnakan pengertian peserta didik dalam sisi

teknikal. Program ini disusun sedemikian rupa sehingga dapat mengarahkan sekaligus

mengembangkan kemampuan peserta didik sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang

telah disampaikan dalam program sebelumnya ke dalam permasalahan nyata yang

dihadapinya.

Materi yang diberikan pun memiliki kesinambungan isi dengan materi program

Integrated Project Management Program yaitu masih mengenai pengintergasian

personil, proses dan alat dukung baik secara manual maupun menggunakan sistem

komputerisasi guna meningkatkan kesuksesan proyek sehingga mampu memberikan

keunggulan dari segi kecepatan, kualitas serta biaya. Program PPC (Project Planning

and Control) dilaksanakan dalam bentuk workshop dengan tujuan dapat mencipatakn

suasana belajar yang interaktif. Karena dalam program ini, sesi diskusi atau

62

brainstorming memberi kesempatan peserta didik untuk dapat memperluas

pengetahuannya. Materi pelatihan PPC dibagi ke dalam 4 topik, yaitu:

Tabel 4.4 Project Planning and Control Program Course Topic Sub Topic IPM Concepts Project Parameters

Orbex Paradigm WBS Development Change Management

About Microsoft Office Project Software Features Software Function

Project Planning and Control Schedule Development Project Calendar Activity Sequencing Resource Planning Project Budgeting Process Tracking Project Reporting and Forecasting

Multi-project Project Inter-relationship Resource Pool Development Resource Leveling Multi-project Reporting and Forecasting

Sumber: Orbex Institute Flyer (2007) Metode penyampaian yang digunakan dalam program ini hampir menyerupai

metode yang digunakan oleh program utamanya yaitu dengan melakukan simulasi

proyek serta studi kasus. Khusus untuk topic Microsoft Office disampaikan melalui

latihan khusus mengoperasikan proyek menggunakan Microsoft.

Rangkaian terakhir dari program project management adalah Orbexcorp Leading

The Project Enviroment. Program executive workshop ini dikemas dalam bentuk in-

class seminar. Metode ini dipilih untuk dapat menfasilitasi para peserta didik dalam

pengayaan ilmu khususnya dalam kesempatan sesi best practice sharing dan

brainstorming.

Melalui program pelatihan manajemen proyek ini diharapkan peserta didik

terbiasa untuk mengimplementasikan konsep IPM, yaitu integrasi portfolio, program dan

63

proyek serta terbiasa menggunakan alat-alat strategi IPM sehingga dapat terbentuklah

komitmen, konsistensi dan kohenere dalam kerja tim, baik secara komprehensip maupun

tehnikal. IPM juga memberikan bimbingan untuk melakukan perubahan budaya

organisasi yang awalnya berdasarkan operasi rutin menjadi aktivitas berdasarkan

proyek.

Program terakhir yang ditawarkan oleh OI adalah Leadership Transformation

Program, Manager-Leader®. Manager-Leader®yang juga merupakan salah satu produk

andalan milik PT. AndrewTani Indonesia ini kembali ditawarkan oleh OI bagi peserta

didiknya. Manager-Leader® dihadirkan dalam bentuk serangkaian pelatihan yang di-

design khusus untuk memberikan efek yang signifikan bagi para manajer dalam

mengembangkan kemampuan inter-relationship dan kepemimpinan mereka.

Pengembangan kemampuan para manajer ini diharapkan dapat menambahkan nilai

khususnya secara langsung terhadap keadaan yang sedang berjalan dalam perusahaan

sehingga dapat mendukung self-transformation perusahaan. Manager-Leader® juga

mengajarkan tipe-tipe kepemimpinan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan situasi

kerja serta pembangunan tim yang solid. Pengaturan hubungan antar jenjang jabatan

maupun delegasi tanggung jawab sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar serta

implementasi PCDCA (Plan-Coordinate-Do-Check-Action) dalam kerja sehari-hari.

Dengan mengikuti tatanan pelatihan yang dimiliki oleh PT. Get Real Indonesia

selaku penanggung jawab operasional dari brand Manager-Leader®, maka materi

program Manager Leader pada OI disusun dalam beberapa topik seperti yang tertera

pada tabel 4.5 di bawah ini:

64

Tabel 4.5 Manager Leader Program Course Subject Notes Orbexcorp Paradigm

A management wisdom ensuring sustainable transformation that brings sustainable profitability

Manager-Leader® Distinctiveness

3 distinctions belong to a Manager-Leader®; one-on-one interaction mode, champion mentality and well-balanced between management science and leadership art

Manager-Leader® Development Strategy

9 steps of a Manager-Leader® to have sustainable self-improvement

M38 Style

38 Manager-Leader® guiding behaviors based on research on hundreds of companies and thousands of managers about effective management and leadership practices

3600 Feedback

A Manager-Leader® ‘s self-discovery from their superior, subordinates and peers’ perspective

Plan Practices

Reflection on practices concerning building team’s dedication

Do Practices Reflection on practices concerning directing and guiding subordinates

Check Practices

Reflection on practices concerning evaluating and valuing subordinates

Action Practices

Reflection on practices concerning developing subordinates’ competences and characters

Coordinate Practices

Reflection on practices concerning encouraging team’s cohesion

Sumber: Orbexcorp Institute Flyer (2007)

Metode pembelajaran yang digunakan dalam prorgam Manager Leader adalah

melalui kelas pengajaran yang menggunakan pendekatan self-discover, pertemuan serta

on-the job practice.

4.1.2 Gambaran Umum Prosedur Pelaksanaan Operasional

Orbexcorp Institute (OI) sebagai pusat pembelajaran ilmu teknologi manajemen

bertindak sebagai mediator antara peserta didik dengan para pengajar. Dalam rangka

melayani kebutuhan dari kedua pihak ini, OI memberlakukan standar pelaksanaan

operasional sebagai berikut:

65

A. Tata Laksana Registrasi Peserta Didik

Pembahasan kegiatan operasional dimulai dengan kegiatan yang dilakukan oleh

divisi Marketing. Para staf Marketing secara aktif mengadakan sosialisasi mengenai OI

kepada calon peserta didik. Kegiatan sosialisasi ini dilakukan dalam banyak bentuk,

antara lain: sosialisasi menggunakan flyer dan company profile yang dikirimkan kepada

perusahaan-perusahaan klien ATC serta kepada perusahaan target divisi Marketing,

mengadakan seminar, ikut serta dalam event-event yang berkaitan dengan target

marketing.

Setelah calon peserta didik menerima penjelasan dari staf Marketing mengenai

program-program yang ditawarkan oleh OI dan merasa tertarik untuk bergabung, maka

calon peserta didik dapat segera melakukan proses registrasi sesuai dengan prosedur

pada gambar 4.1.

i. Calon peserta didik yang ingin mengikuti kegiatan pembelajaran Orbexcorp Institute

wajib membeli formulir pendaftaran yang tersedia pada staf Learning Management

Orbexcorp Institute. Kemudian formulir pendaftaran yang telah diisi beserta

dokumen-dokumen lain yang telah dilengkapi sesuai persyaratan wajib dikembalikan

kepada staf Learning Management. Setelah itu dilakukan staf Learning Management

melakukan pengecekan kelengkapan berkas registrasi peserta serta seleksi kesesuaian

kualifikasi calon peserta training dengan persyaratan kualifikasi program.

ii. Calon peserta yang memenuhi syarat penerimaan akan diberikan konfirmasi oleh staf

Learning Management. Setelah itu, calon peserta didik wajib menyelesaikan

pembayaran atas sejumlah harga program yang diikutinya melalui ATM ataupun

melalui transfer antar bank. Bank kemudian menginformasikan transaksi pembayaran

kepada bagian Finance sesuai dengan prosedur bagian keuangan yang berlaku.

66

iii. Setelah itu, calon peserta wajib mengirimkan bukti pembayaran kepada staf Learning

Management untuk dicek status pembayarannya.

MICROSOFT CORPORATION

Bagian Finance

Calon Peserta Didik

7. Cek pembayaran

8. Konfirmasi pembayaran

$

Bank

4. Uang

5. KonfirmasiPembayaran

1. Formulir pendaftaran

2. Formulir Pendaftaran terisi &dokumen persyaratan

6. Bukti transfer pembayaran

Database Peserta

9. Entri daftar peserta didik

11. Entri daftar peserta batal

12. Konfirmasi training

10. Konfirmasi batal

Staff Learning Management

3. Konfirmasi penerimaan peserta

Gambar 4.1 Prosedur Registrasi Peserta Didik

Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

iv. Setelah staf Learning Management menerima bukti pembayaran dari calon peserta

didik maka staf Learning Management mengecek status pembayaran calon peserta

terkait ke bagian Finance. Bila terjadi ketidakcocokan data maka staf Learning

Management menginformasikan status pembayaran kepada calon peserta terkait dan

melakukan konfirmasi ulang.

67

v. Untuk calon peserta didik yang status pembayarannya sudah memenuhi syarat maka

data calon peserta didik kemudian dientri ke dalam database peserta didik.

Sedangkan bagi peserta didik yang status pembayarannya masih bermasalah akan

terus dilakukan konfirmasi ulang hingga dengan batas waktu yang ditentukan oleh

kebijakan perusahaan. Bila ada calon peserta didik yang mengkonfirmasi untuk

pembatalan keikutsertaan maka data calon peserta didik tersebut dientri ke dalam

database peserta batal.

vi. Satu minggu sebelum kelas training dimulai, staf Learning Management melakukan

konfirmasi registrasi ulang kepada seluruh peserta didik yang tercantum dalam

database peserta didik.

B. Tata Laksana Perekrutan Instruktur Baru

Pada perkembangannya, OI akan membutuhkan tenaga pengajar baru dari luar OI

untuk bisa membantu melaksanakan pelatihan. Prosedur perekrutan instruktur dijelaskan

dalam gambar berikut ini:

i. Staf Learning Management menyusun data kebutuhan instruktur yang beris i

daftar kandidat instruktur dari luar perusahaan. Data kebutuhan instruktur ini

diberikan kepada Leader untuk dikaji ulang hingga akhirnya disetujui.

ii. Data kebutuhan instruktur ini dikirimkan oleh staf Learning Management ke

bagian Human Resources untuk ditindaklanjuti.

iii. Bila Bagian Human Resource telah setuju untuk merekrut calon instruktur

terkait, maka bagian Human Resources mengirimkan proposal kesediaan

mengajar pada yang bersangkutan.

68

Gambar 4.2 Prosedur Perekrutan Instruktur Baru Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

iv. Setelah itu, bagian Human Resource meminta konfirmasi dengan calon instruktur

tersebut. Bila calon instruktur yang diinginkan berkenan untuk bergabung

maka bagian Human Resource akan mengirimkan kontrak kerja. Kontrak

kerja tersebut akan ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu calon

instruktur dengan bagian Human Resource.

v. Setelah itu bagian Human Resource akan mengirimkan konfirmasi ketersediaan

instruktur kepada staf Learning Management.

C. Tata Laksana Penjadwalan Training

Paling lambat 3 bulan sebelum kelas training dimulai, harus disiapkan penjadwalan

kelas training sesuai dengan prosedur pada gambar 4.3.

69

i. Proses penjadwalan training dimulai dengan, Staf Learning Management menyusun

draft kalender pembelajaran untuk satu semester atau satu batch. Draft ini kemudian

akan diberikan kepada Leader untuk dikaji ulang atau direvisi hingga akhirnya

mendapatkan persetujuan dari Leader.

ii. Segera setelah kalender pembelajaran disetujui, staf Learning Management akan

menyusun jadwal training untuk satu batch dan menyimpannya di dalam database.

iii. Kemudian setelah jadwal training disusun, staf Learning Management akan

menyusun data kebutuhan instruktur. Data kebutuhan instruktur menjelaskan

banyaknya kebutuhan tenaga pengajar yang diperlukan dalam satu batch untuk

seluruh program yang dibuka serta pengalokasian kandidat instruktur berdasarkan

materi pembelajaran dan jadwal. Kemudian data kebutuhan instruktur ini akan

diajukan kepada Leader untuk dikaji kembali. Bila data kebutuhan instruktur belum

disetujui maka Leader akan membuat data intruktur kandidat untuk memberikan

masukan bagi staf Learning Management dalam menyusun data kebutuhan

instruktur.

iv. Bila data kebutuhan instruktur telah disetujui oleh Leader, kemudian staf Learning

Management akan menghubungi kandidat instruktur dan diajukan permohonan

kesediaan mengajar. Kandidat yang berkenan untuk bergabung menjadi instruktur

pada batch terkait akan memberikan konfirmasi kesediaan mengajar atas materi

serta waktu yang tersedia.

v. Kemudian daftar instruktur akan dientri ke dalam database berikut kesediaan waktu

mengajar sehingga jadwal kelas training dapat disesuaikan kembali. Kemudian

jadwal kelas training terbaru akan dikirimkan kepada peserta didik dan instruktur.

70

Peserta Didik

Leader Bagian Education

Staff Learning Management

Instruktur

1. Draft Kalender Pembelajaran

2. Kalender Pembelajaran disetujui

3. Entri Jadwal Training

4. Data kebutuhan Instruktur

6. Data kebutuhan instruktur disetujui

5. Data Instruktur Kandidat

7. Permohonan kesediaanmengajar

Database Kalender Train ing

8. Konfirmasi kesediaan instruktur 11. Jadwal kelas training

10. Jadwal kelas training

9. Entri daftar instruktur

Gambar 4.3 Prosedur Penjadwalan Training

Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

D. Tata Laksana Kelas Pelatihan

Proses pelaksanaan kelas training sehari-hari dapat dilihat pada gambar berikut:

71

Gambar 4.4 Prosedur Pelaksanaan Kelas Pelatihan Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

i. Sebelum kelas dimulai, staf Learning Management akan mengecek kesiapan

ruangan dan fasilitas yang akan digunakan untuk tempat pelatihan. Bila terjadi

kekurangan atau kerusakan, staf Learning Management akan melaporkan masalah

kepada building management.

ii. Kemudian, staf Learning Management akan mencetakkan daftar hadir peserta dan

dilampirkan dalam buku aktivitas training instruktur. Dalam buku training

instruktur juga dimuat lembar laporan aktivitas pengajaran harian yang disebut

satuan acara instruktur.

iii. Peserta didik akan diberikan training handbook yang sudah disiapkan oleh staf

Empower & Curicullum Development yang bekerja sama dengan staf Learning

72

Management. Training handbook memuat learning material yang dibutuhkan untuk

mendukung pembelajaran peserta didik selama kelas program berlangsung.

iv. Kemudian setelah para peserta dan instruktur siap, maka kelas training dapat

dimulai. Para instruktur akan mulai mengajar dan membahas materi sesuai dengan

guideline program yang tertera pada buku aktivitas training instruktur. Para peserta

didik juga akan mengajukan pertanyaan atau topik diskusi yang berkaitan dengan

materi kepada instruktur.

v. Setelah kelas training selesai, instruktur wajib mengisi daftar hadir peserta dan

satuan acara instruktur. Dan kemudian mengembalikan berkas-berkas tersebut

sekaligus buku training instruktur kepada staf Learning Management.

vi. Staf Learning Management akan mengentri kehadiran peserta didik sesuai dengan

daftar hadir serta satuan acara training yang diberikan oleh instruktur.

E. Tata Laksana Pelatihan Instruktur

Instruktur juga memiliki kebutuhan untuk mengembangkan diri yang akan

berpengaruh pada peningkatan kualitas penyampaian materi kepada peserta didik. Maka

dari itu butuh diadakannya pelatihan bagi instruktur. Prosedur pelaksanaan training

instruktur ini digambarkan pada gambar 4.5 berikut.

i. Proses melaksanaan pelatihan bagi instruktur dimulai dari permintaan pengadaan

training oleh instruktur kepada staf Learning Management.

ii. Berdasarkan permintaan training ini, staf Learning Management akan mengajukan

proposal pengadaan training kepada Leader bagian Education. Kemudian proposal

akan dikaji ulang atau diberikan saran oleh Leader sampai akhirnya disetujui.

73

Gambar 4.5 Prosedur Pelaksanaan Pelatihan bagi Instruktur Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

iii. Dengan disetujuinya proposal pengadaan training, maka staf Learning

Management akan mengkomunikasikan permintaan learning material serta jadwal

training instruktur kepada staf Empower & Curriculum Development.

iv. Staf Empower & Curricululm Development akan merumuskan materi training bagi

para instruktur dari Management Technology Handbook, learning material serta

74

hasil riset dari sumber-sumber lain. Kemudian Staf Empower & Curriculum

Development akan memberikan konfirmasi mengenai kesiapan mengadakan

training yang diminta tersebut.

v. Staf Learning Management kemudian mengumumkan jadwal training berikut

dengan keterangan mengenai materi yang diberikan kepada instruktur.

vi. Pada jadwal yang sudah ditentukan, staf Empower & Curriculum Development

akan menyampaikan materi training terkait. Dalam beberapa kasus, staf Empower

& Curriculum Development dapat menujuk instruktur tamu untuk memberikan

training.

F. Tata Laksana Entri Data Kehadiran Instruktur

Aktivitas entri data kehadiran instruktur ini berkaitan dengan proses pembayaran

honor instruktur. Bagian Finance akan berkoordinasi dengan staf Learning Management

untuk memantau kinerja para instruktur. Gambar 4.6 menjelaskan prosedur

pelaksanaannya.

i. Paling lambat 1 hari setelah kelas training selesai, buku aktivitas training yang telah

diisi oleh instruktur harus dikumpulkan kembali kepada staf Learning Management.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dalam buku aktivitas training selain

terdapat guideline pembelajaran, terdapat juga daftar hadir peserta didik serta satuan

acara instruktur.

ii. Kemudian segera setelah buku aktivitas training terkumpul, staf Learning

Management akan langsung mengentri data kehadiran peserta didik dan instruktur

sesuai dengan bukti kehadiran yang ada serta satuan acara instruktur.

75

Gambar 4.6 Prosedur Entri Data Kehadiran Instruktur dan Peserta Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

iii. Berdasarkan data yang telah dientri oleh staf Learning Management, maka akan

dibuatlah Laporan Kehadiran Peserta dan Instruktur yang kemudian diberikan

kepada Leader sebagai pertanggungjawaban atas kegiatan training yang telah

dilakukan

iv. Setelah Leader menyetujui laporan tersebut, staf Learning Management akan

menyusun laporan penghitungan honor instruktur untuk bagian Finance. Yang

kemudian berdasarkan data kehadiran tersebut, bagian Finance akan menghitung

jumlah honor instruktur.

76

v. Setelah itu, staf learning management akan menyusun laporan perkembangan

peserta didik sesuai dengan satuan acara instruktur.

G. Tata Laksana Pembayaran Honor Mengajar Instruktur

Proses pembayaran honor mengajar para instruktur dijelaskan pada gambar berikut:

Gambar 4.7 Prosedur Pembayaran Honor Mengajar Sumber: Orbexcorp Institute Standart Operating Procedures (2007)

i. Setiap bulannya, staf Learning Management wajib membuat Rekapitulasi

Kehadiran Instruktur berdasarkan Satuan Acara instruktur yang telah diisi dan

dicek kebenarannya oleh staf Learning Management.

ii. Kemudian berdasarkan data Rekapitulasi Kehadiran Instruktur, Staf Learning

Management akan menyusun laporan penghitungan honor mengajar instruktur.

77

Laporan tersebut akan diberikan kepada Leader untuk kemudian dikaji dan direvis i

hingga akhirnya disetujui.

iii. Segera setelah laporan penghitungan honor di setujui, staf Learning Management

akan mengirimkan laporan penghitungan honor mengajar instruktur ke bagian

Finance. Kemudian bagian keuangan akan memproses laporan tersebut hingga

akhirnya dapat mengeluarkan sejumlah uang untuk membayar honor tersebut.

H. Proses Pengembangan Learning Material

Dalam proses pengembangan materi pelatihan, bagian Empower & Curriculum

Development bekerja sama dengan bagian Research and Development dari PT.

AndrewTani Indonesia. Bagian R&D dari ATC menyediakan data-data mengenai

pengembangan terkini dari solusi-solusi, kasus maupun perkembangan ilmu teknologi

manajemen itu sendiri. Namun pengembangan materi pembelajaran untuk kepentingan

training diserahkan sepenuhnya kepada bagian Empower & Curriculum Development

dari Orbexcorp Institute. OI juga telah menjalin kerja sama dengan beberapa universitas

dalam hal pengadaan studi kasus. Prosedur lengkap proses pengembangan learning

material dijelaskan oleh gambar 4.8.

i. Bagian Research and Development menyediakan solusi, kasus maupun

pengembangan terbaru dari ilmu teknologi manajemen yang dikemas dalam bentuk

handbook.

ii. Materi dalam handbook ini akan dipelajari oleh staf bagian Empower & Curriculum

Development untuk mengembangkan materi pembelajaran yang dibutuhkan untuk

mendukung kegiatan training peserta didik. Learning material tidak hanya berkisar

pada handout training saja namun berikut dengan pengembangan maupun

penemuan mengenai metode penyampaian materi yang paling efektif.

78

Gambar 4.8 Prosedur Pengembangan Learning Material

Sumber: Orxecorp Institute Standart Operating Prosedures (2007)

iii. Staf Empower & Curriculum Development juga wajib mengembangkan silabus

pelatihan serta kurikulum untuk satu tahun ajaran. Pertama silabus dan kurikulum

diajukan kepada Leader untuk dikaji ulang maupun direvisi hingga akhirnya

disetujui.

iv. Kemudian silabus dan kurikulum yang sudah disetujui akan dientri ke dalam

database. Setelah itu silabus, kurikulum serta handout diberikan kepada staf

79

Learning Management dan bagian marketing untuk dibagikan kepada peserta

training.

4.2 Analisa Data dan Pembahasan

4.2.1 Analisa Operasional

Orbexcorp Institute merupakan sebuah perusahaan yang menempatkan diri sebagai

mediator yang mefasilitasi kegiatan pembelajaran ilmu teknologi manajemen antara

peserta didik dengan tenaga pengajarnya. Dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan

dan mengembangkan nilai, OI tergantung kepada besarnya jaringan klien yang dimiliki.

Semakin banyak jumlah peserta didik dan tenaga pengajar yang bergabung dengan OI,

maka semakin tinggi nilai yang dapat diberikan OI kepada kliennya.

Maka berdasarkan karakteristik dari perusahaan mediasi yang kekuatannya terletak

jaringan seperti ini, pendekatan analisa operasional guna mengenali kekuatan dan

kelemahan perusahaan yang paling sesuai adalah menggunakan analisa value network.

4.2.1.1 Value Configuration Diagram

Value Configuration Diagram di bawah ini akan menggambarkan penciptaan

nilai OI bagi kliennya melalui proses bisnis yang dijalankannya. Proses bisnis OI telah

dijelaskan secara detail pada sub bab sebelumnya.

A. Primary Acti vity

1. Network Promotion and Contract Management

Beberapa aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan jaringan

dan manajemen kontrak adalah sebagai berikut:

a. Aktivitas terkait dengan pengembangan jaringan peserta didik:

i. Proses pemasaran melalui berbagai media promosi serta acara-acara.

80

Gambar 4.9 Value Configuration Diagram Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2008)

Network Promotion & Contract Management

1. Sosialisasi ilmu teknologi manajemen.

2. Peningkatan Brand Awareness dalam pasar.

3. Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran terbuka.

4. Perekrutan Instruktur yang

berkualitas. 5. Kerjasama pengadaan

learning material dengan lembaga pendidikan

Service Provisioning

1. Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan.

2. Pengembangan skill peserta didik

3. Sertifikasi profesi teknologi manajemen.

4. Peningkatan kualitas tenaga pengajar.

5. Perkembangan peserta didik terpantau

6. Rangkaian program training yang lengkap.

Network Infrastructure Operation

1. Suasana belajar yang komprehensip dan nyaman.

2. Jaminan materi pela tihan berkualitas.

3. Penyediaan alat‐alat pendukung pelatihan

Firm Infrastructure: 1. Kelancaran pelaksanaan proses bisnis perusahaan. 2. Kelancaran pelaksanaan proses pengembangan materi. 3. Pengadaan informasi yang dapat mendukung pembuatan keputusan.

Human Resources: 1. Perekrutan tenaga kerja yang berkualitas, berdedikasi serta professional. 2. Peningkatan positif kinerja karyawan.

Technology: 1. Pengingkatan kualitas komunikasi karyawan. 2. Peningkatan kesigapan pelayanan untuk klien. 3. Budaya ber‐inovasi.

Procurement: 1. Kelancaran proses admintrasi maupun operasional perusahaan. 2. Ketersediaan sarana‐sarana pendukung proses bisnis.

81

ii. Proses promosi dengan mengadakan acara-acara seminar dengan topic

terkait.

iii. Proses registrasi peserta didik.

b. Aktivitas terkait dengan pengembangan jaringan ke Instruktur :

i. Proses recriutment instruktur baru.

ii. Proses kerjasama dengan lembaga pendidikan terkemuka lain.

Dengan adanya aktivitas dan prosedur yang ada, diharapkan kegiatan-kegiatan

pada Network Promotion and Contract Management ini dapat memberikan dan

meningkatkan nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:

1. Sosialisasi ilmu teknologi manajemen.

2. Peningkatan Brand Awareness dalam pasar.

3. Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran

terbuka.

4. Perekrutan instruktur yang berkualitas.

5. Kerjasama pengadaan learning material dengan lembaga pendidikan

berkualitas

2. Service Provisoning

Beberapa aktivitas dilakukan perusahaan dalam mengelola jaringan yang telah

dibangun, yaitu dengan memberikan pelayanan sebagai berikut :

a. Aktivitas terkait dengan pengelolaan jaringan peserta didik :

i. Proses penjadwalan training peserta didik.

ii. Proses pelaksanaan kelas pelatihan.

iii. Proses entri data kehadiran instruktur dan peserta didik

iv. Proses pengembangan Learning Material.

82

b. Aktivitas terkait dengan pengelolaan jaringan instruktur :

i. Proses penjadwalan training instruktur

ii. Proses pelaksanaan pelatihan instruktur

iii. Proses pengembangan Learning Material.


pada Service Provisioning tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai dari

jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:

1. Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan.

2. Pengembangan skill peserta didik

3. Sertifikasi profesi teknologi manajemen.

4. Peningkatan kualitas tenaga pengajar.

5. Perkembangan peserta didik terpantau

6. Rangkaian program training yang lengkap.

3. Network Infrastructure Operation

Beberapa aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam menjamin kelancaran

aktivitas jaringan yang telah dibangun adalah sebagai berikut:

i. Proses persiapan kelas dan alat-alat pendukung training.

ii. Proses pengadaan silabus, kurikulum dan training handout.

iii. Proses pengembangan learning material.


pada Network Infrastructure Operation tersebut dapat memberikan dan meningkatkan

nilai dari jaringan yang dimiliki perusahaan, yaitu:

1. Suasana belajar yang komprehensip dan nyaman.

2. Jaminan materi pelatihan berkualitas.

83

3. Penyediaan alat-alat pendukung pelatihan.

B. Support Activity

Dalam memastikan kelancaran kegiatan bisnis utama perusahaan, diperlukan

dukungan dari aktivitas-aktivitas pendukung berikut ini:

1. Firm Infrastructure

Infrastruktur organisasi yang mendukung proses bisnis perusahaan antara lain:

i. Menyusun perencanaan strategis dan perumusan SOP perusahaan

ii. Menjaga kondisi finansial yang mendukung.

iii. Mendukung kegiatan Research and Development.


tersebut dapat memberikan dan meningkatkan nilai bagi perusahaan, yaitu:

1. Kelancaran pelaksanaan proses bisnis perusahaan.

2. Kelancaran pelaksanaan proses pengembangan materi.

3. Pengadaan informasi yang dapat mendukung pembuatan keputusan.

2. Human Resources Management

Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan untuk mendukung proses

bisnis perusahaan antara lain:

i. Melakukan perekrutan karyawan.

ii. Melakukan motivasi karyawan.

iii. Memberikan kompensasi sesuai kinerja karyawan



1. Perekrutan tenaga kerja yang berkualitas, berdedikasi serta professional.

2. Peningkatan positif kinerja karyawan.

84

3. Technology Development

Pengembangan teknologi yang dilakukan dalam mendukung proses bisnis

perusahaan antara lain:

i. Mengembangkan jaringan komunikasi untuk mendukung operasional

perusahaan seperti intenal email dan jaringan telpon.

ii. Melakukan banchmarking atau analisa pesaing.



1. Pengingkatan kualitas komunikasi karyawan.

2. Peningkatan kesigapan pelayanan untuk klien.

3. Budaya ber-inovasi.

4. Procurement

Pengadaan yang dilakukan dalam memastikan kelancaran proses bisnis

perusahaan antara lain:

i. Menyediakan peralatan kantor

ii. Pemeliharaan gedung kantor.



1. Kelancaran proses admintrasi maupun operasional perusahaan.

2. Ketersediaan sarana-sarana pendukung proses bisnis.

Setelah menentukan nilai yang dihasilkan dari setiap proses bisnis yang ada,

langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi pertukaran nilai yang terjadi di antara

para pelaku proses bisnis, baik intangible maupun tangible deliverables.

85

4.2.1.2 Value Exchange Diagram

Dalam pelaksanaan tiap-tiap aktivitas operasional sehari-hari OI akan selalu terjadi

pertukaran nilai antar aktor-aktor yang terlibat baik tangible value atau nilai yang dapat

dirasa oleh panca indra maupun intangible value atau nilai yang berbentuk pengetahuan.

Diagram value exchange dapat dilhat pada gambar 4.10. Untuk tangible deliverables di

gambarkan pada gambar 4.11 sedangkan untuk intangible deliverables di gambarkan

pada gambar 4.12.

4.2.1.3 Value Impact dan Value Creation

Dalam value exchange diagram, nilai atau deliverable yang masuk dari agent lain

dalam setiap aktivitas disebut input. Kemudian input tersebut akan diproses dalam

aktivitas kembali lalu direspon oleh agen terkait sehingga menjadi output. Output ini

akan menjadi input lain bagi agen lainnya dan selanjutnya. Tiap-tiap nilai yang saling

bertukar akan memicu manfaat yang berbeda-beda dalam segi manfaat dan biaya kepada

tiap-tiap agen pelaku proses. Besarnya manfaat yang dirasakan oleh perusahaan dinilai

dengan kriteria Low (L), Medium (M) dan High (H)

Dengan mengenali manfaat yang dihasilkan dalam pertukaran nilai ini, OI dapat

menfokuskan strategi perusahaannya kepada aktivitas yang meningkatkan value

utamanya. Pengkosentrasian ini pada akhirnya dapat memberikan dampak yang positif

bagi bisnis perusahaan.

86

Gambar 4.10 Value Exchange Diagram Orbexcorp Institute Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

86

87

Gambar 4.11 Tangible Deliverables Orbexcorp Institute

Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

87

88

Peser ta Didik

Staf Marketing

InformasiProduk

In fo rmas ikebutuhan

Staf Learning Management

Informasi keanggotaan

Konfirmas i PembatalanData P eserta didik

Kon fi rmasi pembayaran

Bank

Bagian Finance

R equest Status Pembayaran pendaft aran

Informasi pembayaran pendaftaran

Informasi training

LeaderBagian Education

Saran kandidat in struktur

Persetuju an propo sal

Bagian Human Resource

saran

Informasi kesediaan instruktur

Instru ktu r

Informasi perusahaan

Konfi rmas i kesediaan mengajar

saran

Persetujuan r an cangan kalender

Informasi penjadwalan

Kesediaan mengajar

Informasi kes iapan kelas

Materi training

Feedback

Informasi kebutuhan

training

Saran

Persetujuan Propo sal training

StafEmpower&Cu ricu llum

Development

Informasi kebutuhantr ainin g

Kon fi rmas ikesiapan

Materi Training

Feedback

Saran perbaikan

Persetujuan laporan kehadiran

Saran perbaikan

Per setuju anlaporan honor

PersetujuanKu rikulum

PersetujuanLea rning material

Persetu juanSilabus

Staf Reseach and Development

Pertanyaan materi

Pengertian

Gambar 4.12 Intangible Deliverables Orbexcorp Institute Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

88

89

Identifikasi manfaat ini dimulai dengan melakukan analisa atas pengaruh input

terhadap masing-masing agen. Analisa terhadap input ini disebut sebagai impact

analysis. Dan kemudian dilakukan value creation analysis yang akan mengusulkan

tindakan-tindakan nyata untuk mengembangkan nilai. Analisa value impact dan value

creation akan dilakukan atas tiap-tiap agen.

1. Bagian Learning Management

Gambar 4.13 Input Deliverables Bagian Learning Management Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

90

Gambar 4.14 Output Deliverables Bagian Learning Management Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

91

Tabel 4.6 Impact Analysis Bagian Learning Management What activities does

the input generate? Does it have positive or negative impact on cost and tangibles?

Does it have positive or negative impact on intangibles assets?

What is the overall cost/ risk for this input?

What is the overall benefit for this input?

What We Receive

Comes From Activities Tangible Impact Intangible Impact Cost/ Risk Benefit

Data peserta didik, Dokumen pelengkap

Peserta didik Seleksi penerimaan peserta didik, Membuat surat penerimaan peserta didik.

Menambah waktu administrasi, Menambah biaya cetak surat.

Menjaga standar kualitas peserta didik yang diterima, Meningkatkan loyalitas peserta didik.

M H

Bukti bayar, Informasi pembayaran pendaftaran

Peserta didik, Bag. Finance

Mengecek dan mengkonfirmasi status pembayaran peserta, Mengubah status pendaftaran peserta

Menambah biaya komunikasi, Menambah waktu kerja staf

Menghindari kesalahan pencatatan pembayaran, Memberikan kemudahan bagi konsumen.

M M

Konfirmasi pembatalan

Peserta didik Mengganti status pendaftaran, Mengentri data peserta batal

Mengurangi kesempatan meningkatkan pendapatan, Menambah waktu kerja staf.

Mengurangi kesempatan mengembangkan jaringan peserta didik, Mendapatkan pengetahuan mengenai alasan pembatalan.

L L

Saran kandidat instruktur, Persetujuan proposal perekrutan instruktur

Leader Bag. Education, Bag. Human Resource

Mengajukan permintaan perekrutan instruktur baru

Menambah biaya komunikasi, Menambah jumlah instruktur yang siap mengajar.

Menambah kesempatan mengembangkan jaringan instruktur.

L M

Informasi ketersediaan instruktur

Bag. Human resource Menyusun rancangan penjadwalan

Menambah biaya komunikasi dan waktu kerja staf.

Mengembangkan jaringan instruktur, Meningkatkan

L H

91

92

pelayanan bagi peserta, Meningkatkan kredibilitas perusahaan.

Saran perbaikan rancangan kalender, Persetujuan rancangan kalender

Leader Bag. Education

Mengajukan kesediaan mengajar kepada instruktur

Menambah biaya komunikasi, Menambah waktu kerja staf.

Menambah pengetahuan akan perancangan jadwal.

L M

Kesediaan mengajar

Instruktur Menyusun jadwal kelas training, Mengirimkan jadwal kelas training terbaru ke instruktur dan peserta

Menambah biaya komunikasi, Menambah biaya cetak jadwal training.

Menghasilkan jadwal training yang sesuai, Meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata instruktur, Meningkatkan pelayanan bagi peserta.

M H

Satuan acara Instrukur, Daftar hadir peserta

Instruktur Mengentri data kehadiran dan SAI

Menambah waktu kerja staf.

Menambah pengetahuan mengenai perkembangan kelas training.

L H

Informasi kebutuhan training

Instruktur Mengajukan proposal pengadaan training


Menambah pengetahuan mengenai kebutuhan pelatihan instruktur.

L M

Saran, Persetujuan proposal training

Leader Bag. Education

Mengkonfirmasi kebutuhan training kepada Bag. Empower&Curicullum Dev.

Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf.

Menambah pengetahuan mengenai pelatihan untuk instruktur.

L M

Konfirmasi kesiapan training

Bag. Empower&Curicullum Development

Mengirimkan jadwal training

Menambah biaya komunikasi.

Memastikan kebutuhan training instruktur dipenuhi.

M M

Persetujuan Leader bag. Education Menyusun laporan Menambah biaya Mendapat pengetahuan M L

92

93

laporan kehadiran

penghitungan honor instruktur

komunikas, menambah waktu kerja staf.

mengenai keaktifan instruktur.

Saran perbaikan

Leader bag. Education Menyampaikan kepada instruktur

Menambah biaya komunikasi

Mendapat masukan untuk pelaksanaan kelas training.

L M

Persetujuan laporan honor

Leader bag. Education Mengirimkan laporan honor


Menjaga kredibilitas perusahaan.

L H

Learning material, Silabus, kurikulum

Bag. Empower&Curicullum Dev.

Mengirimkan silabus, kurikulum dan learning material kepada peserta

Menambah waktu kerja staf, menambah biaya cetak dan kirim silabus, kurikulum serta learning material.

Menambah pengetahuan akan produk perusahaan, Meningkatan pelayanan perusahaan, Meningatkan kredibilitas perusahaan.

H H

Sumber: Hasil Penelitian Penulis(2009)

Tabel 4.7 Pengembangan Impact Analysis Bagian Learning Management What activities does





What We Receive


Konfirmasi pembatalan

Peserta didik Mengubah status pendaftaran, Mengentri ke database target participant.

Mengurangi kesempatan meningkatkan pendapatan, Memiliki data lengkap calon participant.

Memiliki informasi mengenai target participant dan kebutuhannya.

L H

Persetujuan Leader bag. Education Mengentri data Menambah biaya Mendapat pengetahuan M H

93

94

laporan kehadiran

perkembangan kelas pelatihan.

komunikasi (tidak mengalami kenaikan), menambah waktu kerja staf.

mengenai keaktifan instruktur, Mendapatkan pengetahuan mengenai perkembangan kelas pelatihan

Learning material, Silabus, kurikulum

Bag. Empower&Curicullum Dev.

Melakukan seleksi jasa percetakan dan pengiriman yang digunakan, Mengirimkan silabus, kurikulum dan learning material kepada peserta

Menambah waktu kerja staf, Menambah biaya cetak dan kirim silabus, kurikulum serta learning material.

Menambah pengetahuan akan produk perusahaan, Meningkatan pelayanan perusahaan, Meningkatkan kredibilitas perusahaan.

H H

Tabel 4.8 Value Creation Analysis Bagian Learning Management What do we do to add value to this output? What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan

Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen.

M M

Request status pembayaran pendaftaran,Konfirmasi pembayaran

Peserta didik, Bag. Finance

Mengecek dokumen bukti bayar dari peserta didik, Mengecek status pembayaran pendaftaran pada bagian finance.

M L

Surat Penerimaan, Informasi training.

Peserta didik Melakukan seleksi atas pendaftaran peserta didik, Menyiapkan informasi mengenai operasi pelaksanaan training seperti materi serta jadwal training.

M M

Proposal perekrutan Leader Bag. Education, Melakukan riset mengenai kebutuhan instruktur, M H

94

95

instruktur Bag. Human Resource Menyiapkan kandidat instruktur. Rancangan kalender pembelajaran

Leader Bag. Education Melakukan estimasi kebutuhan program, Melakukan perencanaan kegiatan pembelajaran

M M

Form kesediaan mengajar, informasi penjadwalan

Instruktur Mempersiapkan pilihan kelas training, Mempersiapakan perencanaan jadwal kelas training, Mempersiapkan usulan untuk mengajar kelas training.

M H

Jadwal kelas training Instruktur, Peserta didik

Menyamakan jadwal instruktur dengan peserta didik.

M H

Laporan kehadiran, Laporan perkembangan kelas

Leader bag. Education Memastikan kelengkapan data kehadiran, Mengecek dan merekapitulasi satuan acara instruktur

M H

Saran perbaikan Instruktur Memberitahukan saran perbaikan usulan leader. L M Laporan penghitungan honor

Bag. Finance, Leader bag. Education

Mengecek data kehadiran instruktur, Mempersiapkan estimasi total honor mengajar masing-masing instruktur

M M

Buku aktivitas training, Informasi kesiapan kelas

Instruktur Mencetak daftar hadir peserta serta lembar satuan acara instruktur, Mengecek kesiapan ruang dan alat-alat pendukung training.

L L

Training book Peserta didik Mencetak learning material yang dibutuhkan sesuai program yang dijalankan oleh peserta.

L M

Proposal training Leader bag. Education Mengecek kebutuhan training instruktur, Melakukan riset usulan training yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan, Mempersiapkan rencana pelaksanaan training.

M H


Bag.Empower&Curicullum Dev.

Menyusun daftar kebutuhan training instruktur, menginformasikan rencana pengadaan training.

L M

Jadwal training Instruktur Menginformasikan pelaksanaan training L L Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009) 95

96

Tabel 4.9 Pengembangan Value Creation Analysis Bagian Learning Management What do we do to add value to this output?

What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan

Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen. Menyediakan sistem pendaftaran online Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta

L H

Surat Penerimaan, Informasi training.

Peserta didik Melakukan seleksi atas pendaftaran peserta didik, Menyiapkan informasi mengenai operasi pelaksanaan training seperti materi serta jadwal training. Menggunakan sistem pengumuman online

L M

Rancangan kalender pembelajaran

Leader Bag. Education Melakukan estimasi kebutuhan program, Melakukan perencanaan kegiatan pembelajaran, Melakukan riset mengenai kebutuhan klien.

M H

Jadwal kelas training Instruktur, Peserta didik

Menyamakan jadwal instruktur dengan peserta didik. Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional sehingga waktu pembelajaran bisa lebih efisien.

L H

Laporan kehadiran, Laporan perkembangan kelas

Leader bag. Education Memastikan kelengkapan data kehadiran, Mengecek dan merekapitulasi satuan acara intruktur, Menggunakan fitur pemantauan kemajuan kelas pelatihan online.

L H

Buku aktivitas training, Informasi kesiapan kelas

Instruktur Mencetak daftar hadir peserta serta lembar satuan acara instruktur,

L H

96

97

Mengecek kesiapan ruang dan alat-alat pendukung training. Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional.

Training book Peserta didik Mencetak learning material yang dibutuhkan sesuai program yang dijalankan oleh peserta. Menggunakan media online sebagai portal learning material.

L H


Bag.Empower&Curicullum Dev.

Menyusun daftar kebutuhan training instruktur, menginformasikan rencana pengadaan training. Menggunakan website untuk mendelegasikan training material bagi instruktur.

L H


97

98

2. Bagian Empower & Curriculum Development

Bagian berikut ini merupakan pembahasan analisa value impact dan value creation

dari bagian Empower& Curriculum Development.

Staf Learning Management

LeaderBagian Education

Instruktur

StafEmpower&Curicul lum

Development

Informasi kebutuhantraining

Feedback

PersetujuanKurikulum

PersetujuanLearning material

PersetujuanSilabus

Staf Reseach and Development

Management technology handbook

Pengertian

Gambar 4.15 Input Deliverables Bagian Empower & Curriculum Development


99

Gambar 4.16 Output Deliverables Bagian Empower & Curriculum Development


100

Tabel 4.10 Impact Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What activities does





What We Receive?



Bag. Learning Management

Menyiapkan materi training.


Mendapatkan pengetahuan kebutuhan training instruktur.

H H

Feedback Instruktur Menjelaskan lebih lanjut mengenai materi terkait .


Meningkatkan kualitas instruktur.

M H

Management technology Handbook, Pengertian

Bag. Research & Development

Melakukan pembelajaran dan pengembangan materi.


Menambah pengetahuan mengenai bahan-bahan materi pembentukan program.

H H

Persetujuan silabus, kurikulum, learning material

Leader bag Education

Memberikan copy dari silabus, kurikulum serta learning material kepada Bag. Learning Management.

Menambah biaya pencetakan dan biaya komunikasi

Melancarkan informasi mengenai program ke bagian operasional, Meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan.

L H


100

101

Tabel 4.11 Pengembangan Impact Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What activities does





What We Receive?



Bag. Learning Management

Mengentri data ke database training instruktur, Menyiapkan materi training.

Menambah waktu kerja staf (tidak mengalami perbedaan kenaikan yang signifikan), Memiliki data kebutuhan training intruktur

Mendapatkan pengetahuan kebutuhan training instruktur.

M H

Management technology Handbook, Pengertian

Bag. Research & Development

Mengentri data ke database materi, Melakukan pembelajaran dan pengembangan materi.

Menambah biaya komunikasi, menambah waktu kerja staf. (t idak ada kenaikan biaya secara siginifikan), memiliki data lengkap mengenai perkembangan materi

Memiliki informasi lengkap mengenai materi Management Technology, Menambah pengetahuan mengenai bahan-bahan materi pembentukan program.

M H


Tabel 4.12 Value Creation Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What do we do to add value to this output?

What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Pertanyaan materi Bag. Research &

Development Melakukan riset dan pembelajaran mengenai materi terkait.

H H

Silabus, kurikulum, Leader bag. Education, Melakukan riset dan pengembangan atas learning H H

101

102

learning material Bag. Learning Management material, Mengecek kesiapan rencana materi pembelajaran


Bag. Learning Management Mempersiapkan dan mengembangkan materi training yang dibutuhkan

H H

Materi training, Handout

Instruktur Mengecek kesiapan materi training M H


Tabel 4.13 Pengembangan Value Creation Analysis Bagian Empower & Curriculum Development What do we do to add value to this output?

What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Cost/Risk Benefits Silabus, kurikulum, learning material

Leader bag. Education, Bag. Learning Management

Melakukan riset dan pengembangan atas learning material, Mengecek kesiapan rencana materi pembelajaran, Melakukan riset mengenai kebutuhan klien.

M H


Bag. Learning Management Mempersiapkan dan mengembangkan materi training yang dibutuhkan. Menggunakan media online untuk menggantikan kelas training konvensional, menggunakan fitur komunikasi dengan intsruktur

L H

Materi training, Handout

Instruktur Mengecek kesiapan materi training. Menggunakan media online untuk menggantikan kelas training konvensional, Menggunakan fitur untuk mendelegasikan training material kepada instruktur

M H


102

103

4.2.2 Analisa Open Source E-learning System

Kegiatan analisa terhadap metode penyampanian learning material dan kegiatan

analisa nilai menggunakan metode value network analysis yang dilakukan pada sub bab

sebelumnya akan menghasilkan gambaran umum mengenai kebutuhan perusahaan atas

e-learning system. Dan kemudian dalam bagian ini, hasil analisa tersebut akan

diterjemahkan menjadi fitur-fitur e-learning system yang dapat digunakan untuk

menghantarkan nilai bagi OI.

Karakteristik learning material yang dimiliki oleh OI dalam tiap-tiap programnya

akan disusun dalam tabel 4.12. Dan pada tabel yang sama, jenis fitur yang dapat

digunakan akan dicantumkan pula. Fitur-fitur yang dimunculkan ini merupakan jenis

yang umumnya sering digunakan dalam e-learning system. Namun bila perusahaan

memiliki permintaan maupun kebutuhan khusus akan suatu fitur maka akan dilakukan

perancangan dan pengembangan atas fitur baru tersebut.

Dalam metode pengajaran konvensional, sesi lecturing merupakan kegiatan utama

dalam proses pembelajaran. Namun dalam sistem pembelajaran melalui e-learning,

metode belajar temu muka ini dapat digantikan dengan metode self-lecturing. Pusat

pembelajaran akan menyiapkan materi pokok serta pendukung pembelajaran melalui

satu sarana sharing file. Peserta diharuskan untuk men-download materi tersebut dan

dituntut untuk melaksanakan pembelajaran mandiri. Bila peserta didik mengalami

kesulitan dalam pemahaman materi maka peserta didik dapat melakukan konsultasi

melalui fitur komunikasi lain yang tersedia seperti chat room ataupun forum.

Modul interactive learning merupakan sebuah modul pembelajaran yang

menghantarkan sebuah materi dengan bantuan teknologi komunikasi interaktif, seperti

video streamming atau voice conference. Modul ini cocok untuk menggantikan metode

104

penyampaian materi seperti workshop, seminar atau mini lecturing. Beberapa pusat

pembelajaran telah mengimplementasikan interactive learning ini dengan cara men-

sharing file berupa video saat pengajar sedang memberikan penjelasan materi. Video ini

dapat di download oleh peserta didik untuk dipelajari sewaktu-waktu. Video ini juga

dapat diputar ulang atau dipercepat. Fitur ini juga dapat diisi dengan permainan simulasi,

berbagai contoh kasus-kasus untuk bahan studi maupun metode lain untuk latihan

pengayaan materi.

Modul workshop merupakan sebuah modul pelatihan elektronik yang memiliki

fungsi khusus yang memperbolehkan peserta didik untuk mengakses tugas yang

dikerjakan oleh peserta didik lainnya. Isi modul ini dapat dilengkapi dengan tutorial

pelatihan. Bagi OI, fitur ini cocok untuk penyampaian pelatihan IPM tools ataupun

microsoft melalui media web.

Beberapa fitur komunikasi yang umum disediakan dalam e-learning system adalah

fitur forum atau chat. Fitur forum merupakan modul yang memungkinkan seluruh

peserta didik dalam satu batch program untuk bisa berdiskusi mengenai topik-topik

tertentu. Sedangkan fitur chat merupakan sebuah fitur yang memungkinkan 2 atau lebih

peserta untuk melakukan komunikasi real time melalui web. Fitur FAQ digunakan untuk

menampung pertanyaan umum serta jawabannya.

Tersedia juga fitur assignment yang adalah fitur pengaturan tugas yang

menfasilitasi peserta didik untuk mencari informasi dan mengumpulkan tugas yang

diberikan oleh pengajar yang sudah disimpan di database. Fitur ini dapat disambungkan

dengan sistem penilaian atas tugas serta fitur growing path sehingga perkembangan

peserta didik dapat dipantau oleh instruktur serta OI sebagai pusat pembelajaran. Fitur

105

announcement digunakan untuk mengdelegasikan informasi umum dari OI kepada

pesertanya.

Tabel 4.14 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Karakteristik Learning Material Program Pembelajaran Metode Pembelajaran Jenis Fitur Management Technology Program (P-I-E-C-E)

- Mini lecturing - Best practice sharing - Reading Assignment - Adanya ujian dalam setiap level

pembelajarannya - Metode simulasi aplikatif

- Fitur sharing file - Fitur interactive

learning - Fitur forum - Fitur quiz - Fitur assignment

Planning and Strategic Management Program

- Metode simulasi aplikatif - Adanya ujian dalam setiap level

pembelajarannya

- Fitur interactive learning

- Fitur quiz Project Management Program (IPM, PPC, Orbex Learning The Project Environment)

- Metode simulasi aplikatif - Studi kasus - Pelatihan khusus untuk IPM tools

& Microsoft - Workshop - Brainstorming - Best practice sharing

- Fitur interactive learning

- Fitur assignment - Fitur workshop - Fitur Forum

Manager-Leader® - Kelas self-discover - Workshop - Seminar - Metode simulasi aplikatif (on-the

job practice)

- Fitur sharing file - Fitur interactive

learning - Fitur workshop


Nilai-nilai yang ingin diciptakan perusahaan yang telah didefinisikan dalam value

configuration diagram (Gambar 4.9), khususnya terhadap aktivitas utama, akan ditelaah

lebih lanjut sehingga dapat menjelaskan kebutuhan fitur seperti pada tabel berikut ini.

Tabel 4.15 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Nilai Value Configuration Nilai yang ingin dicapai Jenis Fitur

Pembentukan karakter peserta didik yang berkomitmen dan berpikiran terbuka, Peningkatan kualitas pengajar

Fitur assignment, Fitur forum, Fitur sharing file

Kerjasama pengadaan learning material dengan lembaga pendidikan berkualitas

Fitur assignment, Fitur interactive learning, Fitur referensi

Suasana belajar yang nyaman dan komprehensip Fitur interactive learning, Fitur sharing file.

Rangkaian program training yang lengkap Fitur survey

106

Tabel 4.15 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Nilai Value Configuration(lanjutan)Nilai yang ingin dicapai Jenis Fitur

Tepat waktu pelaksanaan kelas pelatihan e-learning system sendiri merupakan cara tepat untuk meningkatkan nilai waktu pembelajaran, karena sistem menawarkan fleksibilitas waktu belajar mengajar bagi kedua klien perusahaan.

Perkembangan peserta didik terpantau Fitur assignment, Fitur growth observer.

Jaminan materi pelatihan berkualitas TILE, Fitur sharing file, Fitur quiz, Fitur assignment


Pilihan fitur di tabel ini adalah fitur-fitur yang dinilai dapat menjadi alat yang

dapat digunakan dalam aktivitas penciptaan nilai-nilai utama OI. Misalnya nilai utama

perusahaan adalah untuk meningkatkan kualitas instruktur maka perlu adanya modul

yang mampu menfasilitasikan kegiatan pembelajaran bagi para instruktur. fitur yang

dapat digunakan adalah fitur sharing file. Fitur ini akan menjadi media penyampaian

materi training atau ilmu terbaru secara lebih efektif dari bagian Empower & Curicullum

Development kepada para instruktur.

Untuk mempererat tali kerjasama dengan lembaga lain dapat dilakukan salah

satunya dengan fitur interactive learning. Melalui fitur ini, OI dapat merangkul partner-

nya untuk menyediakan materi yang dibutuhkan. Hal ini dapat berpengaruh pada peran

serta yang dirasakan oleh partner terkait sehingga muncul loyalitas dari mereka. Fitur

referensi juga dapat digunakan untuk menghubungkan e-learning website dengan

website partner. Sehingga peserta didik dan instruktur dapat mengakses informasi dari

partner. Namun referensi ini tidak hanya terbatas pada linking dengan partner tetapi juga

dengan referensi dari sumber lain.

107

Memantau perkembangan peserta didik merupakan salah satu nilai dan komitmen

perusahaan. Maka dari itu sangat penting untuk disediakan fitur yang mampu

menfasilitasi perusahaan dengan baik. Fitur assignment dan fitur growth observer dapat

digandengan sehingga dapat digunakan sebagai media pemantauan perkembangan ini.

Sejauh mana pengayaan peserta didik atas materi yang diberikan dapat dinilai

berdasarkan jawaban atas tugas-tugas yang diberikan sehingga dapat ditentukan level

keahlian atas peserta. Nilai-nilai yang didapat peserta didik atas tugas tersebut akan

disimpan database dan dapat diakses kembali sebagai laporan perkembangan nilai

melalui fitur growth observer.

Untuk dapat memenuhi nilai “kelengkapan rangkaian program training” dapat

digunakan fitur yang dapat menampung saran dan kritik dari klien seperti fitur survey.

Perusahaan dapat melakukan penelitian dengan topic tertentu yang dapat dijawab oleh

peserta didik.

Suasana belajar yang nyaman dan komprehenship dapat dipenuhi oleh e-learning

system itu sendiri yaitu dengan memungkinkan peserta didik untuk belajar dimana saja

dan kapan saja. Hasil analisa atas nilai-nilai dari aktivitas pendukung tidak perlu untuk

diikutsertakan dalam menjadi kebutuhan fitur e-learning system seperti diatas karena

nilai-nilai tersebut bersifat mendukung dan melengkapi nilai utama bisnis.

Nilai kualitas materi pelatihan dapat sampaikan kepada peserta didik ataupun

instruktur melalui Fitur sharing file, fitur quiz, fitur assignment serta TILE. Kontrol

kualitas materi ini sendiri terletak pada OI sebagai pusat penyusun materi, namun dapat

dipastikan bahwa fitur-fitur penyampai materi ini akan menyampaikan materi secara

utuh. Bahkan dalam beberapa hal, fitur ini dapat memberikan nilai yang lebih atas materi

berkualitas, misalnya fitur referensi yang dapat memperkaya referensi informasi.

108

Hasil analisa atas nilai-nilai dari aktivitas pendukung tidak perlu diikutsertakan

untuk diterjemahkan menjadi kebutuhan fitur e-learning system seperti di atas karena

nilai-nilai tersebut bersifat mendukung dan melengkapi nilai utama bisnis.

Pada analisa value impact dan value creation dihasilkan pula nilai-nilai yang

muncul dari masing-masing input dan output dalam aktivitas operasional sehari-hari

Orbexcorp Institute. Fitur-fitur yang dapat menfasilitasi aktivitas-aktivitas pencipta nilai

ini akan dijabarkan dalam tabel 4.14

Tabel 4.16 Analisa Kebutuhan Fitur Berdasarkan Value Impact dan Value Creation Analysis Aktivitas Penambah Nilai Jenis Fitur

Menggunakan sistem pengumuman online Fitur announcement Melakukan riset mengenai kebutuhan klien. Fitur survey Menggunakan e-learning untuk mengganti pelaksanaan kelas training konvensional sehingga waktu pembelajaran bisa lebih efisien.

Fitur sharing file, Fitur interactive learning

Menggunakan fitur pemantauan kemajuan kelas pelatihan online.

Fitur growth observer, Fitur assignment

Menggunakan media online sebagai portal learning material.

Fitur sharing file, Fitur interactive learning

Menggunakan website untuk mendelegasikan training material bagi instruktur.

Fitur sharing file

Melakukan riset mengenai kebutuhan klien. Fitur survey Menggunakan fitur komunikasi dengan instruktur, Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta

Fitur chat Fitur forum, Fitur FAQ


Ketiga tabel diatas yang memuat proyeksi nilai ke dalam fitur e-learning open

source system. Tabel berikut ini akan meringkas kebutuhan fitur Orbexcorp Institute

open source e-learning system secara lengkap:

Tabel 4.15 Daftar Kebutuhan Fitur Kebutuhan Fitur Keterangan Fitur Sharing File

Digunakan sebagai media sharing materi pembelajaran.

Fitur Assignment Digunakan untuk media penyampaian tugas. Digunakan untuk media pengumpulan tugas. Memiliki sistem penilaian (kecuali essay)

109

Tabel 4.15 Daftar Kebutuhan Fitur (lanjutan) Kebutuhan Fitur Keterangan Fitur Quiz Digunakan untuk menjalankan fungsi ujian

Memiliki sekuritas data yang tinggi. Fitur Referensi Dapat menyediakan referensi informasi lain yang

dibutuhkan oleh peserta didik. Fitur Workshop Digunakan untuk melaksanakan fungsi workshop dan

best practice sharing. Fitur Survey Dapat digunakan untuk melakukan polling mengenai

topik-topik. Fitur Interactive Learning Digunakan untuk menggantikan fungsi in class training.

Memiliki teknologi yang dapat mendukung proses pembelajaran yang interaktif. Digunakan untuk melaksanakan simulasi Menggunakan dukungan teknologi multimedia untuk content modul.

Fitur Growth Observer Digunakan untuk memantaun perkembangan peserta didik dalam program atau course yang dijalankan.

Fitur Annoucement Digunakan sebagai media pengumuman dan komunikasi dengan instruktur dan peserta didik.

Fitur Forum Digunakan sebagai media komunikasi tidak langsung untuk diskusi serta brainstorming antar peserta (kelompok besar) dengan instruktur. Sebagai media komunikasi dengan peserta didik dan instruktur.

Fitur Chat Digunakan sebagai media komunikasi langsung untuk diskusi maupun brainstorming dalam kelompok kecil.

Fitur FAQ Digunakan untuk menyediakan informasi umum yang dibutuhkan oleh instruktur dan peserta didik. Digunakan untuk menampung pertanyaan dan kritik dari peserta didik maupun instruktur.


Setelah menemukan jenis-jenis fitur yang dibutuhkan oleh OI untuk

menyampaikan nilai serta ilmunya, maka selanjutnya akan dilakukan evaluasi 3 sistem

open source. Ketiga sistem tersebut adalah Moodle, Atutor dan Claroline. Tabel 4.15

memberikan penjelasan mengenai kepemilikan fitur dari ketiga open source system.

Analisa dimulai dengan mendefinisi kualifikasi kegunaan fitur yang dibutuhkan

oleh perusahaan. Kemudian berdasarkan definisi tersebut akan dilakukan evaluasi atas

fitur yang bersangkutan dari ketiga open source. Kemudian jenis fitur tersebut akan

110

diberi bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya sedangkan fitur dari open source

system akan diberikan peringkat sesuai dengan penilaian oleh pengambil keputusan dari

perusahaan. Penilaian ini sendiri berdasarkan tingkat kesulitan yang dirasakan oleh

pengambil keputusan terkait saat melakukan testing terhadap software.

Untuk dapat mengerti penggunaan fitur dalam ketiga open source yang

dievaluasi, maka perlu dijelaskan mengenai pembagian user roles atau peranan user

yang dimiliki oleh ketiga open source system ini.

Dalam Moodle membagi System Roles menjadi 6 peranan yaitu; Administrator,

teacher, course creator, non-editing teacher, student dan guest. Administrator memiliki

otoritas dalam menggunakan hampir seluruh fitur yang ada dalam sistem dan materi.

Teacher dapat menggunakan semua fitur yang berkaitan dengan mata pelajaran atau

course yang ditanganinya termasuk didalamnya mengubah aktivitas (fitur pembelajaran

yang ada) serta memberikan peringkat kepada peserta didiknya. Sedangkan course

creator dapat menciptakan sebuah course baru dan menjadi teacher di materi yang

diciptakannya. Non-editing teacher bertugas untuk mengajar dalam satu course serta

berhak memberikan nilai kepada peserta didik yang tergabung di dalam course-nya

namun tidak dapat mengubah fitur pembelajaran yang tersedia. Student merupakan

obyek yang menggunakan seluruh fitur pembelajaran yang disediakan oleh admin dan

teacher untuk mempelajari course yang ditugaskan kepadanya. Peranan terakhir adalah

guest, yang hanya dapat menggunakan sedikit fitur yang disediakan untuk umum dan

biasanya tidak diperkenankan untuk memasukan pesan dalam bentuk apapun.

Admin dapat mengubah penugasan terhadap user terkait dan pilihan penugasan

yang terkait mencakup seluruh jenis peranan yang ada. Teacher juga dapat mengubah

penugasan terhadap user lain termasuk user admin menjadi non-editing teacher, student

111

dan guest. Admin dapat mengatur aturan pengesahan anggota dalam e-learning system.

Terdapat 3 pilihan autentifikasi yaitu dengan email based self-registration, manual

account dan no login. Bagi course creator, kemampuan yang diberikan hanyalah sebatas

menambah dan mengubah course saja. Course creator hanya dapat melihat kegiatan

yang dilakukan dalam course yang bersangkutan saja, tanpa bisa memberikan

tanggapan.

Sedangkan Claroline memiliki pengaturan enrollment yang paling mudah

digunakan dibandingkan dengan kedua open source system lainya. Peranan user pada

Claroline dibagi menjadi 4; Administrator atau asisten course, course creator atau

intruktur, student serta guest. Pengaturan otorisasi dari alat-alat pembelajaran yang

Claroline dimiliki penuh oleh admin, kecuali dalam hal pemberian nilai. Namun admin

dapat mengatur tampilan dan melimitasi fasilitas yang diberikan pada satu peranan

tertentu. Pada pembahasan ini peranan yang akan dibahas hanyalah admin, course

creator dan student. Guest hanya bisa mengakses halaman depan saja.

Tabel 4.18 Daftar Kepemilikan Fitur Open source System Kebutuhan Fitur Moodle Atutor Claroline

Fitur Sharing File V V V Fitur Assignment V V V Fitur Quiz V V V Fitur Interactive Learning - - - Fitur Referensi V V V Fitur Workshop V - - Fitur Survey V V V Fitur Growth Observer V V V Fitur Annoucement V V V Fitur Forum V V V Fitur Chat V V V Fitur FAQ - V - Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

112

Fitur pertama yang akan ditinjau adalah fitur sharing file. OI membutuhkan

sebuah fitur yang dapat menfasilitasi proses pendelegasian materi pelatihan. Fitur ini

merupakan fitur yang paling dibutuhkan oleh OI dalam proses peralihannya dari metode

pembelajaran konvensional menjadi metode pembelajaran berbasis web. Fitur ini akan

menggantikan peranan mini lecturing, mendukung pembelajaran self-discovery serta

menjadi tumpuan utama dalam proses penyampaian materi pembelajaran ke tangan

peserta maupun instruktur. OI membutuhkan fitur yang dapat menampung file-file

khususnya dalam format .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf dalam kapasitas yang cukup besar.

Proses mengunggah dan mengunduh file materi ini juga tidak perlu berbelit-beli dan

jelas penempatannya sehingga admin yang bertanggung jawab tidak mengalami

kesulitan berarti dalam mengoperasikan sistem. Sistem harus memiliki keamanan yang

baik untuk dapat melindungi kemungkinan pembajakan materi pembelajaran milik

perusahaan karena ini adalah aset penting perusahaan. Sebaiknya juga open source

system mampu menghadirkan keteraturan pengelolaan kelas pembelajaran virtual,

misalnya dengan memberikan pembagiaan jelas antar program pelatihan, kelas pelatihan

dengan materi pelatihan. Penataan file materi dalam course juga harus jelas dan teratur,

sebaiknya dapat di gambarkan dalam hierarki yang jelas, agar baik peserta maupun

intruktur tidak mengalami kebingungan dalam mengakses materi.

Fitur sharing file merupakan fitur utama pembangun e-learning system. Fitur ini

disebut sebagai “Lesson” dalam Moodle. Lesson ini berjalan seperti tutorial kelas

namun berbasis web. Lesson disusun oleh instruktur dari materi-materi pembelajaran

dengan hirarki yang dinamis sehingga bila peserta didik menjalankan materi modul

tersebut setiap jawaban yang diberikan peserta akan membawa peserta ke halaman

materi yang berbeda. Tanggapan dan pengajaran dari pengajar juga dapat disertakan

113

pada halaman-halaman materi. Fitur pembelajaran ini dibentuk menggunakan dua cara

yakni presentasi dan flash card. Presentasi merupakan cara paling umum untuk

menjelaskan fitur ini. Sedangkan flash card menjelaskan bagaimana fitur menjalankan

lembar materi secara acak. Fitur ini hanya bisa diciptakan oleh admin, teacher dan

course creator saja. Cara penggunaan fitur ini dimulai dengan aktivasi aktivitas lesson.

Setelah user menentukan pengaturan modul seperti durasi waktu modul, penilaian, flow

control, user dapat meng-import pertanyaan dari bank data, mengimport powepoint

sekaligus mengatur leveling materi yang ingin disampaikan. Melalui fitur ini, peserta

didik diberikan kemudahan dalam mengakses materi pelajaran hanya dengan tombol

lanjut yang terletak pada bawah layer yang akan membawa ke halaman materi

selanjutnya. Keunikan dari fitur ini adalah bahwa pengajar dapat menyusun materi

pembelajaran yang lebih dinamis.

Fitur sharing file dalam Atutor adalah fitur Content. Digunakan sebagai media

penyebaran materi pembelajaran yang diberikan oleh Atutor. Fitur ini bekerja sejalan

dengan File Manager. Content digunakan sebagai sumber materi dan materi ini akan

diatur dengan menggunakan File Manager. Untuk bisa membuat content dibutuhkan

otorisasi sebagai pengajar. Penciptaan Content dimulai dengan mengaktifkan halaman

Manage sehingga tersedia label Create Content. Dalam create content sendiri tersedia

banyak pengaturan. Setelah judul dan isi content dimasukan, maka user dapat

melakukan pengaturan lain seperti properties, Glossary term, Accessibility, Adapted

Content. Untuk mengakses content, peserta dapat mengakses melalui File Storage yang

ada di halaman home course.

Dalam sistem Claroline, fitur untuk mendelegasikan materi utama pembelajaran

dinamakan fitur Documents & Links. Dalam fitur ini, pengajar dan admin diperbolehkan

114

untuk mengunduh file materi dalam folder atau materi berbentuk link (refernsi antar

alamat web) atau dokumen. Bila user telah memilih salah satu dari bentuk pilihan

unduhan materi, user akan diberikan tampilan untuk dapat mengakses harddisk atau

URL. Untuk memodifikasi penyuntingan materi, user yang berhak menyunting dapat

memilih tombol Modify. Peserta didik hanya berhak untuk mengunduh materi saja.

Telah dilakukan penilaian atas fitur sharing file ini. Penilaian diberikan oleh

pengambil keputusan dari OI setelah yang terkait melakukan tes pengunaan atas ketiga

open source system. Fitur ini telah diberikan pembobotan berdasarkan tingkat

kepentingannya sedangkan penilaian yang diberikan oleh subyek bertolak ukur pada

kombinasi tingkat kesulitan pemakaian, kemudahan dimengerti dan faktor kepentingan

perusahaan.

Tabel 4.19 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Sharing file Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Sharing File 0.2 3 0.6 2 0.4 2 0.4

Sumber: Hasil Expert Judgement Leader Bag. Education OI.

Fitur sharing file mendapatkan bobot score yang paling besar diantara fitur-fitur

lain. Bobot ini diberikan dengan pertimbangan bahwa fitur ini adalah fitur pendukung

utama kegiatan belajar mengajar pada OI. Fitur ini akan menjadi alat tumpuan utama

untuk dapat melaksanakan pendelegasian materi dan ilmu baik kepada peserta didik

maupun kepada instruktur. Moodle diberikan rating sebesar 3 karena Moodle

memberikan fungsi dari fitur lesson ini dengan fungsi yang sangat baik. Dengan

mengadaptasi teknologi flash card yang mampu menghadirkan terobosan pembelajaran

yang berbeda, fitur ini tampil unggul diantara fitur yang serupa fungsinya dari open

source system lain. Atutor dan Claroline mendapatkan rating yang sama besar untuk

fungsi ini, dengan pertimbangan fungsi yang ditawarkan dalam fitur relatif standar.

115

Kebutuhan fitur yang kedua adalah fitur Assignment. Fitur ini merupakan alat

yang tepat untuk memantai efektifitas dan efisiensi proses pembelajaran yang dilakukan.

Efektifitas dan efisiensi ini diukur melalui nilai-nilai yang diperoleh peserta atas tugas-

tugas pengayaan materi. OI membutuhkan fitur yang dapat menampung file-file

khususnya dalam format .doc, .docx, .ppt, .pptx, .pdf dalam kapasitas yang cukup besar.

Proses unggah dan unduh file materi tidak perlu berbelit-belit sehingga admin yang

bertanggung jawab tidak mengalami kesulitan berarti dalam mengoperasikan sistem.

Sistem harus memiliki keamanan yang baik untuk dapat melindungi kemungkinan

pembajakan. Sebaiknya pemberitahuan akan tugas ditempatkan di halaman muka

sehingga mudah terlihat oleh peserta. Akses peserta ke file tugas harus disusun dalam

langkah-langkah jelas dan mudah, begitu juga dengan cara mengumpulkan tugas. maka

dari itu dibutuhkan adanya hirarki pengaturan file yang jelas baik dengan materi pokok

atau dengan tugas tambahan lainnya. Fitur juga perlu mampu menginformasikan

keterangan tugas lengkap seperti memuat tujuan tugas, cara pembuatan tugas serta batas

pengumpulan kepada peserta. Akan lebih baik bila tugas-tugas peserta dapat

dikumpulkan dalam satu bagian sehingga bila sewaktu-waktu peserta membutuhkan,

dapat dengan mudah diakses. Sistem penilaian dari fitur ini juga jelas dan dapat

diinformasikan kepada peserta sekaligus dapat menjadi dokumentasi bagi instruktur.

Seperti penugasan konvensional, akan sangat baik bila instruktur dapat memberikan

feedback pada peserta atas tugas yang dikerjakannya. Masukan-masukan itu dapat

ditampung bersamaan dengan tugas-jawaban serta nilai masing-masing peserta.

Fitur assignment adalah sebuah modul aktivitas yang memungkinkan pengajar

untuk mengumpulkan tugas peserta didik, me-review serta memberikan feedback dan

nilai. Dalam fitur ini, peserta didik dapat menyertakan file dalam berbagai format.

116

Terdapat beberapa bentuk; Advance uploading of files, online text, upload a single file,

offline activities. Peserta didik dapat mengunduh single file berserta keterangannya.

Advance uploading of files memungkin peserta didik untuk mengunduh banyak file.

Online text digunakan oleh peserta dan pengajar untuk mengirimkan pesan langsung

melalui Moodle. Offline activities menfasilitasi pengajar dalam menyediakan deskripsi

dan tenggat waktu untuk tugas diluar media Moodle, namun feedback dan nilai akan

dimuat dalam sistem. Untuk mengaktifkan fitur penugasan ini, user yang berotoritas

harus mengaktifkan aktivitas assignment sesuai dengan tipe assignment. Advance

uploading of files akan meminta pengajar untuk menentukan batas unduhan file dan

single upload file menentukan batas ukuran file. Untuk online text dan offline activities,

pengajar hanya perlu memasukan judul tugas dan keterangan tugas. Peserta didik dan

user lain dapat mengakses tugas tersebut dalam bagian tugas per minggu dalam course

yang diikutinya

Fitur Assignment atau fitur penugasan dalam Atutor menjadi otoritas admin dan

pengajar. Uutuk dapat membuat penugasan bagi peserta didik, admin atau pengajar

harus mengakses halaman Manage dan memilih label Add Assignment. User yang

memiliki otoritas akan dihadapkan pada halaman yang meminta input berupa judul

tugas, kepada siapa tugas ini akan diberikan, tanggal mulai tugas hingga batas akhir

pengumpulan. Untuk mengakses tugas, peserta didik cukup mengakses ikon file storage

untuk mengambil data tugas. Begitu juga dengan pengajar yang bersangkutan. Untuk

mengirimkan berkas jawaban, peserta cukup memilih judul tugas dan mengirimkan

jawabannya dengan memilih tombol submission. Pengajar akan mengunduh jawaban

yang dikumpulkan dari tiap-tiap tugas dan akan meng-entri nilai atas tugas tersebut.

117

Assigment adalah salah satu fitur utama dari sebuah sistem e-learning Claroline.

Yang mana fitur ini tersedia pada setiap course yang ada pada sistem. Untuk dapat

mengakses fitur ini, user harus mengakses terlebih dahulu dengan memilih label

assignment. User yang memiliki hak untuk memberikan tugas adalah course creator

serta admin. Dengan menekan tombol Create A New Assignment, course creator atau

admin akan masuk ke dalam layar penyuntingan keterangan tugas misalnya soal

penugasan, batas waktu pengumpulan ataupun aturan pengerjaan tugas. Untuk dapat

meng-edit tugas, user diberikan akses melalui ikon edit. Bagi peserta yang akan

mengirimkan jawabannya atas tugas tersebut dapat memilih label submit a work

sehingga dapat diberikan link browse untuk mengunggah file pekerjaannya. Pengajar

yang bertanggung jawab atas tugas itu dapat mengunduh tugas peserta tersebut melalui

label download submission. Berdasarkan jawaban tugas itu, pengajar berhak

memberikan nilai dan tanggapan. Nilai tersebut akan dimasukan ke dalam sistem.

Automatic feedback juga dapat disusun pengajar untuk dikirimkan kepada setiap peserta

didik yang mengumpulkan tugas. Penilaian yang diberikan kepada peserta akan

disimpan ke dalam statistics.

Penilaian yang diberikan setelah testing program adalah sebagai berikut:

Tabel 4.20 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Assignment Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Assignment 0.16 2 0.32 2 0.32 3 0.48


Fitur Assigment diberikan bobot score sebesar 0.16 dengan pertimbangan fitur ini

merupakan salah satu fitur utama yang menjadi sumber penilaian atas perkembangan

peserta didik maupun instruktur. Fitur ini menjadi sumber data utama atau dapat

dikatakan memiliki presentase pengaruh yang besar dalam mengukur kesuksesan proses

118

pembelajaran yag dilakukan. Tester memberikan rating 2 kepada Moodle karena

dirasakan Moodle menghadirkan terlalu banyak pilihan yang pada akhirnya tidak

dibutuhkan oleh user. Sedangkan Atutor diberikan rating yang sama karena cara

pengoperasian fitur lebih sulit dimengerti dan tidak memiliki kejelasan penyimpanan

data sehingga mempersulit pengaksesan data.

Fitur ketiga adalah fitur Quiz. Fungsi dasar dari fitur ini hampir menyerupai

fungsi dari fitur Assignment. OI membutuhkan fitur yang dapat digunakan untuk

melaksanakan tes online. Selain memiliki pengaturan sistem penilaian yang dapat

disesuaikan dengan kebutuhan materi, OI ingin adanya tampilan berbeda dari fitur ini.

OI menginginkan sebuah fitur yang dapat mengganti paper based quiz untuk

menghindari kecurangan dan dapat meningkatkan otomatisasi penghitungan nilai.

Penilaian dari quiz dapat disesuaikan dengan kebutuhan materi program. Sistem

penilaian yang digunakan dalam quiz dapat memberikan hasil penghitungan nilai dengan

cepat sekaligus akurat.

Salah satu fasilitas untuk meningkatkan pengayaan materi pembelajaran peserta

didik yang disediakan oleh Moodle adalah fitur Quiz. User yang berhak mengadakan

quiz adalah admin, teacher dan course creator yang bersangkutan. Fitur ini dapat

diciptakan dengan cara mengaktifkan aktivitas quiz pada materi per minggu. Kemudian

dalam halaman pengaturan kuis, user harus memasukan judul dan deskripsi kuis. Quiz

ini dilengkapi dengan pengaturan waktu, baik batas waktu pengumpulan maupun batas

waktu pengerjaan. Jumlah pertanyaan yang dapat munculkan, pengaturan nilai, feedback

untuk berbagai level nilai serta pengaturan pekerjaan juga dapat diatur guna mendukung

pelaksanaan pembelajaran dan pengayaan. Pertanyaan kuis diambil dari question banks.

User harus memilih minimal satu pertanyaan yang digunakan sebagai soal kuis

119

Pertanyaan yang akan digunakan harus di-select terlebih dahulu dan dipindahkan ke

dalam modul kuis dengan cara menekan tombol <<Add to quiz. User juga harus

menentukan grade atau nilai yang diberikan untuk masing-masing soal. Setelah selesai

memasukan nilai, user harus menyimpan pengaturan tersebut dengan menekan tombol

save changes. Untuk mengakses lembar kuis langsung dari lembar pengaturan, user

dapat memilih tombol Go. Tombol ini akan menghubungkan user ke lembar jawaban

pertanyaan. Bagi peserta didik yang harus mengerjakan kuis dapat mengakses langsung

link kuis yang tersedia di masing-masing course setiap minggu. Peserta didik diberi

hanya diberik kesempatan satu kali untuk mengisi kuis. Bila kuis yang bersangkutan

diatur dengan batas waktu pengerjaan, maka sebuah pengingat waktu akan muncul

dilayar dan peserta didik harus menyelesaikan jawabannya sebelum waktu selesai. Bila

peserta melebihi batas waktu, maka jawaban yang ada dalam lembar jawab saja yang

akan disimpan.

Fitur pengayaan materi pembelajaran adalah fitur Quiz. Fitur yang diberi nama

sebagai “Test & Survei” hanya memberikan otorisasi untuk menciptakan kuis kepada

admin dan pengajar saja, dan otorisasi penggunaan kepada peserta didik. Untuk dapat

menggunakan fitur ini, pengajar atau admin harus mengakses halaman Manage dan

memilih label Create Test/Survey. Setelah test & survey diciptakan, masukan pertanyaan

ke dalam Question Database sehingga pertanyaan bisa ditambahkan dalam lembar ujian

bagi peserta didik. Peserta didik dapat mengakses Test & Survei yang telah dibuat

melalui ikon Test & Survei yang terletak pada halaman utama course.

Claroline juga menyediakan fitur untuk melakukan kuis atau dalam Claroline

disebut sebagai Exercise. Untuk dapat membuat kuis, admin dan course creator yang

bersangkutan harus mengakses ke fitur exercise terlebih dahulu baru setelah itu memilih

120

label Question Polls untuk membuat pertanyaan survei. Dengan menekan label new

question, user akan diberikan tampilan yang meminta input judul pertanyaan dan

deskripsinya. Terdapat juga beberapa bentuk jawaban yang harus dipilih yaitu; Multiple

choice (unique answer), multiple choice (multiple answer), True/False, Fill the blank

dan matching. Untuk menyimpan pengaturan pertanyaan dengan menekan tombol OK,

user akan diberikan halaman untuk memasukan pilihan jawaban sesuai dengan tipe

jawaban yang disediakan. Untuk default multiple choice, disediakan dua kolom, namun

bila user membutuhkan pilihan jawaban lebih banyak, maka user dapat menekan tombol

add answer dan sebaliknya untuk menghapus pilihan jawaban yang tidak diinginkan,

user dapat menekan tombol remove answer. Setelah itu, user juga diperbolehkan untuk

menentukan bobot penilaian dari masing-masing pilihan jawaban beserta kunci jawaban

yang benar. Setelah selesai menyunting jawaban, tombol OK akan menyimpan

pertanyaan tersebut di database pertanyaan. Untuk dapat menerbitkan ke halaman

exercise, user harus membuat exercise baru atau mengakses ikon modify. Bila membuat

exercise baru, user diminta untuk memasukan nama exercise serta deskripsi, user akan

masuk ke halaman akses pertanyaan. Bila user ingin menggunakan pertanyaan yang

sudah tersedia dapat memilih Get a question form another exercise, sedangkan bila ingin

membuat pertanyaan baru dapat memilih New Questions. Label new question akan

membawa user ke halaman penyuntingan pertanyaan seperti yang telah dijelaskan

sebelumnya. Sedangakan label Get a question form another exercise, akan membawa

user ke daftar pertanyaan yang tersedia. User dapat memilih pertanyaan yang diinginkan

dengan cara menekan ikon reuse. Bila pertanyaan yang sudah tertera dalam exercise

yang bersangkutan ingin dimodifikasi kembali, user dapat meng-edit-nya dengan

memilih ikon modify. Fitur exercise ini juga dilengkapi dengan modul statistik yang

121

digunakan untuk memantau perkembangan peserta melalui nilai yang diperolehnya pada

setiap kegiatan. Statistik exercise dapat disaring melalui dua cara yaitu berdasarkan user

yang telah mengerjakan serta berdasarkan pertanyaan. Pemberitahuan kepada peserta

diberitahu bahwa ada exercise baru yang bisa diakses dengan adanya denotes yang

dimunculkan didepan fitur.

Berdasarkan analisa fitur diatas, maka penilaian fitur quiz ini ditampilkan pada

tabel berikut:

Tabel 4.21 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Quiz Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Quiz 0.16 2 0.48 2 0.32 4 0.64


Fitur ini diberikan bobot 0.16 dengan pertimbangan bahwa fitur ini juga

merupakan salah satu fitur utama sumber penilaian peserta didik maupun instruktur.

Moodle dan Atutor mendapatkan rating setinggi 2 dikarenakan fungsi yang ditawarkan

oleh kedua open source system ini bersifat standar. Sedangkan Claroline mendapatkan

rating sebesar 4 untuk fitur ini karena Claroline menyediakan fungsi pilihan yang

beragam serta sistem penilaian yang mudah.

Fitur Referensi diperlukan oleh sistem e-learning milik OI sebagai salah satu

bukti komitmen sekaligus meningkatakan service perusahaan. OI membutuhkan fitur ini

sebagai sumber informasi-informasi yang beragam bagi kliennya. Serta fitur ini dapat

digunakan sebagai media penghubung perusahaan dengan partner kerja sama-nya. Fitur

ini akan berfungsi sebagai gerbang pengetahuan umum dari luar yang dapat

memperkaya materi program perusahaan. Melalui fitur ini, peserta dan instruktur diberi

fasilitas untuk mendapatkan bahan bacaan ilmiah, refernsi, studi kasus dan artikel yang

122

dapat mendukung proses pembelajaran. Fitur ini harus memuat link lengkap mengenai

sumber informasi, tidak melakukan tindak plagiatisme, dapat digandengkan dengan

sistem partner kerja sama.

Fitur referensi yang digunakan untuk membuka wawasan dan pengetahuan

peserta didik atas materi terkaitadalah TILE dan fitur Reading List. TILE dapat

digunakan dengan cara mengakses tombol TILE di halaman Home atau Manage. Cara

penggunaan TILE sangat mudah. Peserta tinggal memasukan jenis atau judul file yang

mungkin sehingga peserta disuguhi semacam portal pengetahuan perusahaan. Cara lain

dengan mengakses langsung ikon TILE pada halaman utama. Reading List diciptakan

melalui halaman Manage dan pilih Resource. Pembuat referensi harus menentukan

terlebih dahulu tipe artikel dari link referensi yang diberikan. Terdapat 5 jenis referensi

yaitu; Book, URL, Handout, AV dan File. Setelah memilih jenis sumber, user memilih

Create untuk bisa membuat account referensi yang harus diisi dengan judul, Author,

tahun terbit dan keterangan referensi beserta alamat link-nya. juga dengan fitur Reading

List yang dapat diakses oleh peserta melalui ikon Reading List yang terdapat pada

halaman Home.

Fitur refernsi yang disediakan oleh Claroline adalah SCORM. Fitur ini sama

seperti yang digunakan dalam Moodle.

Berdasarkan analisa fitur diatas, maka penilaian fitur quiz ini ditampilkan pada

tabel berikut:

Tabel 4.22 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Referensi Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Referensi 0.05 1 0.05 4 0.36 1 0.05


123

Fitur Workshop merupakan salah satu fitur usulan yang didapat dari hasil analisa

value network. Fitur ini dapat digunakan oleh OI untuk menggantikan fungsi workshop

yang biasanya dilakukan OI dan juga dapat digunakan untuk menfasilitasi kegiatan best

practice sharing.

Dari ketiga open source system yang dianalisa, hanya moodle yang memiliki

fitur serupa. Moodle memiliki fitur workshop yang di-design sedemikian rupa sehingga

peserta didik yang tergabung dalam satu course baik secara individu maupun group

dapat mengerjakan tugas yang diberikan oleh pengajar. Keunikan fitur ini terletak pada

kemampuannya menfasilitasi para peserta didik untuk dapat saling mengakses tugas

dalam bentuk dokumen dari peserta didik atau kelompok lain. Dan pengajar dapat

langsung memberikan dan mengatur penilaian langsung atas tugas-tugas tersebut. Pihak

yang dapat membuat aktivitas workshop hanyalah admin (untuk semua course yang

tersedia), teacher dan course creator. Untuk bisa diakses oleh peserta lain, pengajar atau

peserta didik bersangkutan harus terlebih dahulu mengunggah documen ke bagian

sampel submission. Dengan mengaktifkan workshop, user akan diantar pada layar “Add

new workshop” yang membutuhkan input judul workshop serta pengaturan

pengumpulan tugas, penilaian, aturan pengerjaan seperti pada gambar 4.16

User juga harus menentukan element penugasan seperti skala penilaian dan

element penilaian. Setelah menentukan elemen nilai, maka tahap penyusunan deskripsi

workshop telah selesai. Yang dapat mengubah keterangan sebuah workshop terkait dari

suatu materi adalah admin, teacher dan course manager yang menciptakan. Bila peserta

didik sudah mengumpulkan tugas, maka pengajar dapat dengan segera melakukan

penilaian sesuai dengan elemen penilaian yang dilakukan sebelumnya. Nilai yang

diperoleh peserta atas tugas workshop-nya akan dilampiran ke dalam report nilai.

124

Berdasarkan analisa fitur diatas, maka penilaian atas fitur workshop ini

ditampilkan pada tabel berikut:

Tabel 4.23 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Workshop Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Workshop 0.04 3 0.12 0 0.36 0 0.05

Sumber: Hasil Expert Judgement Leader Bag. Education OI. Fitur workshop diberikan lebih rendah 0.01 point dibandingkan dengan fitur

referensi karena fitur workshop ini tidak memiliki tingkat kebutuhan yang tinggi atau

mendesak dibandingan dengan fitur referensi. Fitur workshop ini dibutuhkan untuk

mendukung beberapa metode pembelajaran namun kebutuhan fitur ini lebih rendah

dibandingkan kebutuhan fitur referensi yang dapat digunakan untuk melengkapi

pengetahuan peserta didik. Namun hanya Moodle saja yang memiliki fitur ini, namun

pada penggunaanya, tester mengalami kesulitan dalam mengoperasikan fitur.

125

OI membutuhkan sebuah fitur yang dapat menfasilitasi penelitian atas

pelaksanaan proses belajar atau riset lain yang berkaitan. Obyek dari survey ini adalah

para peserta didik dan instrutur sebagai klien perusahaan. Sejauh ini, perencanaan

penggunaan fitur ini adalah untuk melakukan riset yang dapat mengembangkan service

perusahaan kepada kliennya, mengembangkan produknya atau untuk melakukan polling

atas beberapa topik lainnya. OI menginginkan tampilan survei dapat ditempatkan pada

tempat yang strategis yang mudah dilihat dan dapat diakses langsung oleh seluruh

peserta. Survei juga sebaiknya dapat ditampilkan dengan cara yang lebih menarik

sehingga peserta ataupun instruktur tertarik untuk menyumbangkan suaranya. Untuk

bentu survey, perusahaan terbuka dengan bentuk-bentuk baru yang inofatif.

Gambar 4.17 Tampilan Layar Fitur Workshop Moodle Sumber: Moodle Open Source Software (Jan,2009)

126

Fasilitas Survey pada moodle memberikan otoritas untuk membuat polling

kepada admin, teacher serta course creator. Admin dapat membuat polling dalam

seluruh course yang ada sedangkan teacher dan course creator hanya dapat melempar

topik survei pada course yang dipimpin. Fitur ini dimiliki oleh masing-masing course

namun tidak dapat diakses melalui course lainnya, kecuali admin membuat polling

umum. Untuk dapat membuat satu topik polling, user harus mengaktifkan otorisasi

editing terlebih dahulu. Kemudian dengan memilih aktivitas survey, user akan diantar ke

halaman “Adding New Survey” untuk memasukan survey name dan survey type.

Tersedia 5 bentuk tipe built-in survey yang disediakan yaitu; ATTLS, Critical Incidents,

COLLES (actual dan preferred) yang dapat dipilih oleh user. Hingga saat ini, Moodle

hanya menyediakan kelima tipe survei umum ini. Semua memiliki tujuan survei yang

berbeda. Tipe ATTLS dan COLESS memiliki template survei berbeda satu sama lain

namun satu jenis hanya memiliki satu template dan content untuk setiap course. ATTLS

merupakan singkatan dari Attitutes Toward Thinking and Learning Survey, dapat

digunakan untuk mengenali trend yang mungkin terjadi pada peserta didik. COLLES

atau Constructivist On-Line Learning Environment Survey, memiliki 5 kategori

pertanyaan yang dapat digunakan untuk mempelajari kesempatan yang dimiliki oleh

pusat pembelajaran dalam memanfaatkan media interaktif dari World Wide Web untuk

menggabungkan peserta didiknya dalam praktek belajar dinamis. Setelah user memilih

tipe survey sesuai kebutuhan, user dapat memilih button “Save and return to course”

untuk kembali ke halaman course atau “Save and display” untuk melanjutkan ke

halaman lembar survey. Dalam pengaturan umum, Moodle akan menempatkan topic

survey yang sudah dibuat pada weekly online yang bersangkutan. Sedangkan untuk topic

survey umum diletakkan pada halaman utama. Informasi mengenai adanya survei baru

127

akan dimuat dalam blok “Recent Activities” Admin, teacher dan course creator yang

telah membuat survey akan diberikan laporan online atas survey. Laporan yang disajikan

dalam bentuk grafik ini dapat diakses bila user bersangkutan mengaktifkan tombol

editing.

Fitur survei yang dimiliki oleh Atutor adalah fitur Polls. Fitur ini juga hanya

memberikan otorasi kepada admin dan pengajar saja. Berbeda dengan Moodle yang

hanya memiliki template survei, Atutor memberikan fasilitas bagu user untuk

melakukan survei dengan topic spesifik. Untuk dapat menggunakan fitur ini, user harus

mengakses halaman Manage dan memilih label Add Polls. Dalam halaman add polls,

user harus mencantumkan pertanyaan mengenai topic survei. Disediakan enam tempat

untuk mencantumkan pilihan polling. Untuk meng-edit atau men-delete survei yang

telah dibuat, user harus mengaktifkan radiobox di depan judul survei yang dimaksud.

Bila pilihan Save, maka user akan kembali ke halaman edit isi survei. Untuk

menerbitkan survei, user cukup menekan tombol Save dan survei tersebut akan

diterbitkan di halaman home course. Polling ini ditempatkan pada bagian kiri bawah

dalam blok Polls

Fitur Exercise pada Claroline memiliki fungsi ganda yaitu sebagai media

pelaksanaan kuis sekaligus pelaksanaan survei. Mekanisme pemakaian fitur ini telah

dijelaskan pada bagian sebelumnya.

Berdasarkan analisa fitur diatas, maka penilaian atas fitur workshop ini


Tabel 4.24 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Survey Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Survey 0.05 2 0.1 4 0.2 4 0.2


128

Fitur ini mendapat bobot 0.05 dengan pertimbangan bahwa fitur ini dibutuhkan

oleh OI sebagai media yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. Fitur ini juga dapat digunakan sebagai salah satu media

komunikasi yang dapat digunakan antara OI dengan peserta didik maupun instrukturnya.

Moodle mendapat rating sebesar 2 dalam fitur ini dikarena Moodle tidak dapat

menyediakan banyak pilihan survei yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan. Sedangkan Atutor dan Claroline memiliki fitur yang dapat disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan serta cara pengoperasian yang mudah menyebabkan

kedua sistem diberikan rating sebesar 4 untuk fitur ini.

Salah satu bentuk pelayanan OI adalah memantau perkembangan dari setiap

peserta didiknya. Maka dari itu OI membutuhkan adanya fitur Growth Obeserver yang

memiliki satu sistem penilaian yang seragam yang tergabung dalam satu fitur yang dapat

menyimpan semua record nilai. Fitur ini juga harus dapat memberikan rekapituliasi nilai

lengkap dalam berbagai prespektif setiap saat dibutuhkan. Rekapitulasi nilai dapat

dilihat oleh bagian perusahaan, instruktur serta peserta didik terkait.

Moodle memiliki sistem pelaporan atas nilai peserta didik dan penyajian laporan

perkembangan masing-masing peserta dalam bentuk grade. Pengajar atau course creator

dan admin memiliki kemampuan untuk mendapatkan laporan per peserta dalam

beberapa bentuk yaitu; Grader report, Outcomes report, Overview report dan user

report. Terdapat pula pilihan untuk mengesport dan mengimpor data dan file dari luar

sistem penghitungan. User juga diberikan kemampuan untuk dapat menyunting kategori

penilaian, skala penialaian serta pengaturan penilaian atas suatu course.

Untuk sistem penilaian, Atutor memiliki system Gradebook yang dapat

digunakan untuk memantau nilai peserta dengan cara mengadakan ujian, penugasan.

129

Gradebook memiliki Custom scale yang dapat digunakan diseluruh bagian course yang

membutuhkan penilaian. Data dari gradebook ini dapat digunakan sebagai pelaporan dan

bahan analisa.

Fitur yang dibutuhkan oleh OI dalam memantau perkembangan siswanya dapat

difasilitasi Claroline dengan fitur Statistic. Dimana modul fitur ini telah dihubungan

dengan fitur lain yang memiliki fungsi penilaian dari aktivitas yang dilakukan oleh

peserta, seperti fitur assignment, exercise dan learning path. Baik pengajar maupun

peserta dapat mengakses hasil dokumentasi serta ringkasan atas nilai dan perkembangan

masing-masing peserta. Hasil pelaporan nilai ini dapat disajikan setiap user

membutuhkan dan laporan dapat dilihat berdasarakan beberapa kategori.

Berdasarkan analisa fitur, maka diberikan penilaian kepada fitur Growth

Obeserver yang ditampilkan pada tabel berikut:

Tabel 4.25 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Growth Observer Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Growth Obeserver

0.05 3 0.15 2 0.1 4 0.2


Berdasarkan tingkat kebutuhan perusahaan akan fitur ini, maka diberikan skor

sebesar 0.05 kepada fitur ini. Hal ini dimaksudkan karena fitur ini memiliki peranan

penting dalam menghimpun seluruh data nilai yang diperoleh peserta didik dan

instruktur. Moodle mendapatkan rating 3 pada fitur ini karena sistem grading di

gunakannya cukup mudah namun lengkap serta dapat digandengkan secara otomatis.

Atutor mendapat rating lebih rendah yaitu 2, hal ini karena fitur yang ditawarkan lebih

standart. Claroline mendapat rating tertinggi karena sistem ini mampu menghadirkan

130

secara langsung, rekapitulasi serta analisa lengkap berdasarkan nilai-nilai yang

dihimpunya.

Salah satu metode pembelajaran yang efektif adalah melalui komunikasi. Maka

dari itu OI perlu mendukung kebutuhan komunikasi antara para peserta didik dan

instruktur. Salah satu bentuk komunikasi yang dapat merangkul banyak anggota

komunikasi dalam dunia web adalah dengan media forum. Kamar virtual yang khusus

dibangun untuk para anggotanya bertukar pikiran atas suatu topik. Namun forum bukan

merupakan komunikasi langsung. OI perlu memiliki fasilitas forum bagi para peserta

didik dan instruktur untuk saling bertukar pikiran dan berdiskusi. Terbukti bahwa

diskusi membawa dampak baik bagi seseorang untuk dapat mempelajari lebih jauh

mengenai suatu hal. Dampak positif lainnya yang akan didapat OI dengan fitur ini

adalah munculnya komunitas yang memiliki kepentingan dan ketertarikan yang sama

mengenai produk OI dan komunitas ini memiliki potensi besar untuk bisa berkembang.

Hal ini akan sangat berguna untuk mensosialisasikan produk maupun OI sendiri.

Fitur Forum merupakan fitur komunikasi lain yang disediakan oleh Moodle.

Seluruh user dapat menggunakan fitur ini. User pertama-tama diminta untuk

memasukan nama forum, tipe forum, keterangan forum serta pengaturan keanggotaan

forum. Dalam forum, user diperbolehkan untuk menyertakan gambar dalam berbagai

format sesuai dengan batasan besar file yang sudah ditentukan penanggung jawab forum.

Setelah nama forum diciptakan maka harus dibuatkan topik diskusi yang sesuai. Untuk

mem-posting topik yang sudah dibuat, user dapat menekan tombol Post to Forum.

Pilihan Add a new discussion forum akan sertakan oleh sistem di bagian atas forum.

Pemberitahuan adanya posting-an baru forum kepada user lain dicantumkan pada blok

131

materi mingguan serta dibagian atas kanan pada tempat yang sama pemuatan

announcement.

Untuk fitur Forum, Atutor memberikan pengajar dan peserta didik untuk dapat

mengatur dan memediasi forum dengan cara men-delete, mengunci serta membuang

treads dan pesan tertentu. Forum diakses dengan cara yg sama bagi pengajar dan

peserta, yaitu dengan mengakses halaman Manage dan memilih label Create Forum.

User akan diminta untuk memberikan nama atas kamar forum yang akan diciptakannya

beserta deskripsinya. Setelah kamar forum diciptakan, user peserta maupun pengajar

diperbolehkan untuk bergabung dalam kamar tersebut untuk saling berkomunikasi. Fitur

dapat digunakan melalui dua cara; dengan mengakses ikon Forum di halaman Home

atau mengakses tab Forum di menu tampilan Layer.

Penggunaan forum dalam claroline dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu

berdasarkan forum atau berdasarkan kategori. Misalanya untuk kategori group

discussion, peserta diluar group tidak dapat mengakses internal forum. Namun untuk

main forum, seluruh user dapat mengakses berdasarkan topik yang disukainya. Hanya

admin dan course creator yang dapat membuat kateogori, ruang forum dan topik,

sedangkan peserta didik hanya dapat melempar topik baru dan membalas posting-an

forum. Untuk menambahkan kategori baru, user yang berhak dapat memilih label Add

Category sedangkan ruang forum baru dapat dibuat dengan cara memilih label New

Forum. Setiap ruang forum harus memiliki categori. Peserta yang ingin melepar topik

pembahasan harus mengakses ke salah satu ruang forum dan memilih label Add Topic,

sedangkan untuk membalas tread dari user lain dan memilih tombol Reply setelah

masuk ke topik tersebut.

132

Berdasarkan analisa fitur, maka diberikan penilaian kepada fitur Forum yang


Tabel 4.26 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Forum Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Forum 0.07 2 0.14 3 0.21 3 0.21


Berbeda dengan fitur forum, fitur chat menawarkan bentuk komunikasi langsung

antar peserta didik dan instruktur. Namun limitasi dari fitur ini adalah terbatasnya orang

yang dapat bergabung. Keterbatasan ini disebabkan karena semakin banyaknya anggota

komunikasi maka komunikasi yang terjadi semakin berkurang keefektifannya. Tetapi OI

tetap menginginkan adanya fitur ini. Karena fitur ini bila dapat dilimitasi penggunanya

maka dapat terjaga kualitas dan efektifitas komunikasi. OI ingin seluruh pengguna

sistem yang resmi dapat menggunakan fitur ini. Fitur ini tidak memerlukan pengaturan

yang rumit namun dapat di kontrol kegiatannya.

Fitur komunikasi lain yang disediakan oleh Moodle adalah fitur Chat. Semua

tipe peranan user, kecuali guest, dapat menggunakan fitur ini untuk saling

berkomunikasi dengan satu sama lain dalam satu course per minggu. Untuk bisa

membuka ruang chat, Admin, teacher ataupun course creator harus mengaktifkan

aktivitas chat terlebih dahulu. User harus mendefinisikan nama ruang chat dan deskripsi

tujuan ruang chat ini terlebih dahulu. Setelah tahapan ini selesai, user lain dapat

langsung menggunakan ruang chat dengan memilih fitur Chat>>Enter chat room.

Penanggung jawab ruang chat dapat memantau kegiatan yang terjadi dalam ruang chat

tersebut.

133

Atutor juga menyiapkan bentuk komunikasi 2 arah yaitu fitur Chat. Fitur ini akan

dapat digunakan oleh seluruh user dari masing-masing course. Admin dan pengajar

bertugas untuk memantau kegiatan dalam chat melalui sebuah transkrip. Transkrip yang

aktif akan merekam seluruh percakapan yang dilakukan. Hanya ada satu transkrip yang

dapat aktif dalam satu waktu. Admin atau pengajar yang bertanggung jawab, harus

mengaktifkan transkrip chat terlebih dahulu melalui halaman Manage dan label

Start/Stop Tanscript. User akan diminta untuk memasukan nama transkrip sebelum

akhirnya menekan Save untuk menjalankan transkrip. Setelah transkrip aktif, user lain

dapat mengakses ruang chat dengan mengakses ikon yang ada pada halaman Home baru

kemudian user dapat memasuki ruang chat.

Fitur Chat dalam Claroline dalam dapat digunakan oleh seluruh user dari

berbagai peran dengan cara mengakses fitur chat dalam masing-masing course.

Kemudian, user akan langsung masuk ke dalam ruang chat dan memulai diskusi. User

dapat menyimpan dan mereset pembicaraan pada ruang chat. Course creator dari

masing-masing course bertanggung jawab atas jalannya kegiatan chat ini.



Tabel 4.27 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Chat Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Chat 0.04 2 0.08 4 0.16 4 0.16


Selanjutnya yang akan dibahas adalah fitur annoucement. Fitur ini merupakan

salah satu dari alat komunikasi yang dapat digunakan OI untuk berkomunikasi dengan

instruktur maupun peserta didik. Fitur ini dibutuhkan oleh OI sebagai media informasi

134

atas pengumuman maupun reminder mengenai hal-hal yang berkaitan dengan materi

atau kegiatan lain dalam OI. OI membutuhkan fitur announcement yang dapat

digunakan dengan mudah oleh admin. Fitur ini sebaiknya dapat menempatkan

pengumuman atau reminder dari OI di tampilan halaman depan sehingga instruktur

ataupun peserta didik dapat melihat pengumuman tersebut dengan mudah, tepat waktu

dan lengkap

Open source pertama yang dievaluasi adalah open source dari Moodle. Moodle

memiliki fitur announcement yang pada sistemnya dikenal dengan sebutan “Latest

News”. Fitur ini merupakan bagian dari fitur Forum. Fitur ini dimiliki oleh tiap-tiap

course namun tidak dapat diakses melalui course berbeda. Dari keenam peranan yang

ada, hanya admin, teacher dan non-editing teacher yang dapat melempar topik

pengumuman serta mengubah isi announcement. Dengan memilih tombol “Add a new

topic”, user dihadapkan dengan halaman topik posting yang meminta user untuk

memasukan judul topik dan pesan yang akan ditampilkan. User juga dapat menyertakan

file attachment dalam berbagai format misalnya .doc, .docx., .flv, .jpg dan .gif. Bila user

sudah selesai, user dapat memilih tombol “post to forum” untuk menerbitkan

pengumuman baru. Dengan menggunakan pengaturan umum, sistem menempatkan

latest news di bagian site news pada tampilan home dan pada bagian kanan atas layar

tampilan layar course, dengan posting-an terbaru terletak di susunan paling atas,

sehingga akan terlihat langsung oleh setiap user yang masuk. Bila user ingin melihat

lebih lanjut isi dari pengumuman tersebut, user harus memilih “more” untuk masuk ke

dalam forum dan membaca informasi selengkapnya (Forum>>New Forum>>Judul

Pengumuman) karena Latest news yang ditampilkan pada halaman home user hanya

berupa ringkasan berita. Bagi user yang memiliki otorisasi untuk memanipulasi isi

135

pengumuman, tersedia pilihan Edit, Delete dan Reply. Latest news dapat dilihat dan

diakses oleh seluruh user kecuali oleh course creator yang hanya bisa mengakses

pengumuman pada course dimana yang bersangkutan di-enroll.

Fitur announcement pada Atutor menjadi salah satu media komunikasi yang

disediakan Atutor bagi penggunananya. Announcement pada Atutor hanya dapat dibuat

oleh admin dan pengajar. Untuk dapat membuat satu pengumuman yang akan

ditampilkan dalam website e-learning, user yang memiliki otoritas harus mengakses tab

Manage dan memilih label Add Annoucement. Kemudian akan muncul halaman baru

yang meminta user untuk memasukan judul dan isi pengumuman. Dengan menekan

tombol Save maka pengumuman akan diterbitkan bagi user lain. Untuk meng-edit atau

men-delete announcement yang telah dibuat, user harus mengaktifkan radio box di

depan judul announcement yang dimaksud. Bila memilih tombol save, maka user akan

kembali ke halaman penyuntingan isi pengumuman. Pengumuman yang sudah

diterbitkan akan dicantumkan pada halaman home course sehingga user lain dapat

melihat dengan jelas dan mudah bila ada pengumuman baru.

Pada tampilan Home>>My Course List milik masing-masing user Claroline

telah ditampilkan daftar seluruh course yang dikuti oleh user terkait. Setiap course

memiliki paket fitur yang sama dan tidak dapat diakses melalui oleh course lain. Fitur

Announcement ini pun telah tersedia bagi masing-masing course. Otorasi pembuatan

pengumuman hanya dimiliki oleh admin dan pengajar. Untuk admin, dapat membuat

pengumuman pada seluruh course yang ada sedangkan untuk pengajar hanya dapat

membuat pengumuman di course yang dipegang olehnya. Untuk bisa menerbitkan

pengumuman, admin atau pengajar harus terlebih dahulu memilih course. Fitur

Annoucement telah tersedia pada halaman utama course tersebut. Dengan memilih label

136

Add annoucement, user akan dihadapkan pada halaman yang meminta input berupa

judul pengumuman dan isi pengumuman. Setelah selesai, user harus menekan tombol

Ok untuk menerbitkan pengumuman pada halaman annoucement. Pembuat

pengumuman dapat juga mengirimkan announcement tersebut ke email para peserta

yang tercatat dalam database. Pilihan ini dapat diaktifkan dengan cara mengaktifkan

checkbox dengan label “Send this announcement by email to registered students”.

Pemberitahuan adanya annoucement baru maupun recent activity pada claroline ditandai

dengan keberadaan denotes berwarna pink di depan fitur yang bersangkutan. Peserta

maupun user lain yang dikirimi annoucement harus mengakses fitur annoucement untuk

dapat membaca pengumuman.

Telah dilakukan penilaian atas fitur Announcemnet ini. Penilaian diberikan oleh

pengambil keputusan dari OI setelah yang terkait melakukan tes software. Fitur ini telah

diberikan pembobotan berdasarkan tingkat kepentingannya sedangkan penilaian yang

diberikan oleh subyek bertolak ukur pada kombinasi tingkat kesulitan pemakaian,

kemudahan dimegerti dan faktor kepentingan perusahaan.

Tabel 4.28 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Announcement Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Annoucement 0.04 2 0.08 2 0.08 3 0.12 Sumber: Hasil Expert Judgement Leader Bag. Education OI.

Sebuah fitur pelayanan pelengkap yang butuh disediakan dalam setiap website

adalah fitur FAQ. Walaupun fitur ini terkadang hanya digunakan sebagai pemanis,

namun sebenarnya manfaat dari fitur ini sangatlah banyak. Fitur ini dapat meningkatkan

keefisienan kerja peserta atau instruktur dalam mengakses sistem e-learning perusahaan.

137

Fitur ini akan menampung pertanyaan dan pemecahan mengenai masalah-masalah yang

umum muncul saat mengoperasikan sistem.

Hingga saat ini, Moodle dan Claroline masih dalam tahap mengembangkan fitur FAQ.

Namun pada sistem milik Moodle terdapat fitur Question Bank yang digunakan untuk

menampung pertanyaan-pertanyaan berkaitan dengan materi. Sejauh ini, penggunaan bank

pertanyaan digunakan untuk bahan quiz.

Atutor memiliki fitur FAQ. Fitur ini digunakan untuk menampung pertanyaan

umum yang sering ditanyakan serta jawaban umum. Hanya admin yang dapat

mengakses fitur ini. Struktur dari fitur ini adalah berdasarkan topic pertanyaannya,

dimana di dalam topic, terdapat beberapa pertanyaan serta jawabannya. Untuk dapat

membuat pertanyaan FAQ, admin harus mengakses ke halaman Manage dan memilih

Add Topic. Maka admin akan diberikan tampilan yang meminta input judul topik.

Setelah memiliki topik, admin harus mengakses label Add Questions untuk memasukan

pertanyaan beserta jawabannya. User dapat memilih topik yang telah dibuat sebelumnya

dengan memilih pilihan topik dalam combo list. Pilih Save untuk menerbitkan FAQ.

Untuk meng-edit atau men-delete FAQ yang telah dibuat, user harus mengaktifkan

radiobox di depan judul FAQ yang dimaksud. Dengan pilihan Save, maka user akan

kembali ke halaman edit isi FAQ. FAQ dapat dengan mudah diakses oleh user dengan

peranan lain dengan cara mengakses ikon FAQ di tampilan Home Course.



Tabel 4.29 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur FAQ Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur FAQ 0.04 0 0 4 0.16 0 0


138

Terdapat 4 fitur komunikasi yang dianalisa yaitu fitur forum, fitur chat, fitur

announcement dan fitur FAQ. Tiga dari empat fitur mendapatkan bobot penilaian yang

sama besar, namun memiliki alasan yang berbeda. Fitur Forum mendapatkan bobot

sebesar 0.07 dengan pertimbangan bahwa fitur ini akan lebih sering digunakan oleh para

peserta didik dan instruktur dalam proses pembelajaran. Banyak materi yang akan

dibagikan dan dikembangkan melalui fitur ini. Fitur chat mendapatkan bobot sebesar

0.04 karena fitur ini akan lebih sedikit kegunaanya dibandingkan fitur forum, karena

selain jumlah yang dilayani lebih kecil, komunikasi fitur ini juga akan kurang

dibutuhakn oleh tipe peserta didik OI. Fitur Announcement diberikan rating 0.04 karena

fitur ini hanya memiliki kegunaan untuk memuat pengumuman, selain itu kegunaan

lainnya belum dapat ditentukan. Fitur FAQ diberikan rating 0.04 juga dikarenakan

fungsi dari fitur ini sendiri tidak cukup penting dibandingakan dengan fitur pendukung

pengajaran lain, namun kehadiran fitur ini dapat membantu meningkatkan kemudahan

pemakaian oleh user.

Berdasarkan keseluruhan analisa atas fitur e-learning system berikut dengan

pembobotan serta penilaian peringkat fitur dapat dikumpulkan seperti pada tabel

berikut:

139

Tabel 4.30 Tabel Scoring Fitur Open Source Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Sharing File 0.2 3 0.6 2 0.4 2 0.4 Fitur Assignment 0.16 2 0.32 2 0.32 3 0.48 Fitur Quiz 0.16 3 0.48 2 0.32 4 0.64 Fitur Interactive Learning 0.1 0 0 0 0 0 0

Fitur Referensi 0.05 1 0.05 4 0.2 1 0.05 Fitur Workshop 0.04 3 0.12 0 0 0 0 Fitur Survey 0.05 2 0.1 4 0.2 4 0.2 Fitur Growth Observer 0.05 3 0.15 2 0.1 4 0.2 Fitur Forum 0.07 2 0.14 3 0.21 3 0.21 Fitur Chat 0.04 2 0.08 4 0.16 4 0.16 Fitur Annoucement 0.04 2 0.08 2 0.08 3 0.12 Fitur FAQ 0.04 0 0 4 0.16 0 0

1 2.12 2.15 2.46 Sumber: Hasil Expert Judgement Leader Bag. Education OI.

Keterangan terhadap Tabel Scoring Fitur Open Source :

a) Bobot untuk masong-masing fitur dari 0,0 (tidak penting ) hingga 1,0 (paling

penting).

b) Peringkat untuk masing – masing fitur :

• Peringkat 4 = Sangat sesuai dengan kebutuhan perusahaan

• Peringkat 3 = Sesuai dengan kebutuhan perusahaan

• Peringkat 2 = Cukup sesuai dengan kebutuhan perusahaan

• Peringkat 1 = Tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan

• Peringkat 0 = Sangat tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan /

Tidak ada

Tabel 4.26 menggambarkan hasil uji coba kesesuaian fitur dari masing-masin g

Open Source E-Learning System dengan kebutuhan dasar perusahaan. Berdasarkan hasil

scoring pada tabel diatas: Moodle mendapatkan nilai terendah diantara ketiga open

140

source software lainnya dengan perolehan nilai 2.12. Atutor menduduki peringkat ke

dua dengan nilai 2.15. Sedangkan peringkat utama diperoleh Claroline dengan nilai total

2.46

Selain dilakukan analisa fitur, dilakukan pula analisa dan evaluasi berdasarkan

beberapa kriteria tambahan terhadap e-learning open source system yaitu:, Management

of user data, useability, Adaptation, Technical Aspect, dan Administration.

Sistem pengaturan data user LMS serta sistem enrollment juga menjadi hal yang

penting dalam pemilihan open source e-learning system. Peninjauan aspek ini penting

karena menyangkut juga aspek security atau keamanan dari sistem. Sistem yang

memiliki pembagian yang pasti mengenai cara pendaftaran anggota, pengaturan peranan

masing-masing user, definisi jelas mengenai tugas dari masing-masing peranan harus di

kelola ulang. Moodle memiliki sistem enrollment yang cukup baik. Terdapat bagian

khusus yang hanya dapat diakses oleh admin selaku penanggung jawab operasional

sistem. Menu Users pada Moodle dibagi menjadi 3 sub menu; Autentification, Accounts,

dan Permissions. Dimana masing-masing submenu tersebut memiliki fungsinya masing-

masing. Submenu Authentification mengatur perijinan pendaftaran anggota. Terdapat 4

bentuk sistem pendaftaran yang di miliki oleh Moodle yaitu; Manage Authentification,

Email-based self-registration, Manual acoounts dan No Login. Submenu kedua memuat

pengaturan data tiap-tiap user dalam sistem diantaranya adalah add new user, upload

user pictures dan user profile fields. Submenu ketiga, permissions: define roles, assign

system roles dan user policies. Pada Atutor, peranan enrollment dimiliki oleh teacher

dan admin. Admin dapat melaksanakan authoritasnya pada semua course yang tersedia,

namun teacher hanya dapat mengatur enrollment siswa atas kelasnya. Berbeda dengan

claroline, admin memiliki hak untuk mengatur otorisasi dari intruktur. Pada sistem

141

Claroline, admin menjadi pusat kontrol operasi sistem. Hal ini lebih baik, karena sistem

tidak membiarkan adanya duplikasi hak sehingga segala kegiatan dimuarakan hak

otorisasinya ke satu sumber.

Aspek usability juga menjadi hal yang penting dalam pemilihan open source.

Apakah sistem user-friendly? Apakah ada dokumentasi sistem yang lengkap? Apakah

tersedia layanan asistensi bila terjadi masalah? Semakin mudah sebuah sistem digunakan

akan menjadikan kerja staf yang bersangkutan menjadi semakin produktif. Terlebih

dalam kasus OI, administrasi sistem tidak akan menggunakan web master, tetapi akan

dikerjakan oleh orang awam. OI menghindari perekrutan karyawan baru pada saat ini.

Maka dari itu, sistem yang dibutuhkan bukanlah sistem yang berteknologi tinggi namun

membutuhkan kemampuan khusus di bidang komputer dalam mengelolanya tetapi lebih

kepada sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan mudah untuk dimengerti oleh staf

operasional yang siap saat ini. Dalam hal penyediaan dokumentasi, ketiga open source

ini dapat dikatakan memiliki kelengkapan yang relatif sama. Karena sebagai open source

yang banyak digunakan, banyak pihak-pihak lain yang membuat dokumentasi mengenai

cara penggunaan sistem. Dalam hal asistensi, tersedia forum diskusi dalam berbagai

topik yang disediakan. Forum tersebut bertemu banyak sekali pengguna serta perwakilan

dari open source yang bersangkutan untuk membahas mulai dari semua permasalahan

hingga berita terbaru mengenai open source. Staf OI bisa saja melempar pertanyaan

mengenai kesulitan tehnikal maupun paduan ke forum dan mendapatkan paduan

berdasarkan jawaban dari anggota forum lainnya.

Tingkat adaptasi yang tinggi suatu sistem ke dalam proses bisnis pun harus

diberikan perhatian lebih. Hal ini juga menyangkut pada hal kesesuaian fitur yang dipilih

dengan kebutuhan perusahaan. Bila sistem dipilih karena kelengkapan modulnya namun

142

tidak semua modul yang ada sesuai dengan perusahaan, maka biaya penyia-nyiaan yang

dikatakan pada value impact diagram menjadi semakin besar. Sistem yang dipilih harus

tepat guna sehingga penyampaian nilai kepada jaringan meningkat kualitasnya. Adaptasi

juga dapat dinilai dari segi personalisasinya, khususnya tampilan bagi masing-masing

user.

Penggunaan software erat hubungannya dengan pengadaan infrastruktur sistem

informasi, seperti hardware, database, network dan prosedur. Biasanya software

memiliki standar tertentu untuk dapat berjalan dalam satu plaftform. Maka dari itu

sebelum menentukan LMS yang akan digunakan sebaikanya lakukan pertimbangan

mulai dari proses installasi software, requirement software pendukung, requirement

hardware dan jaringan yang harus disiapakan untuk menjalankan sistem e-learning open

source ini hingga tipe database serta arsitektur yang akan digunakan. Prosedur

keamanan sistem juga perlu ditinjau dan dipelajari khususnya untuk keamanan data

peserta dan instruktur serta data materi perusahaan.

Faktor administrasi mengulas mengeni hal-hal yang berhubungan dengan

manajemen autorisasi, manajemen pengguna sistem serta prosedur instalasi antar

platform. Faktor-faktor ini telah diinformasikan kepada perusahaan untuk pada akhirnya

berdasarkan paduan ini, maka pembuat keputusan dalam Orbexcorp Institute

memberikan pembobotan serta peringkat atas faktor terkait setelah dilakukan uji coba

software.

143

Tabel 4.31 Tabel Scoring Kriteria E-learning System berbasis Open Source Added Factor Bobot MOODLE ATUTOR CLAROLINE

Management of User Data 0.25 4 1 3 0.75 2 0.5 Usability 0.3 3 0.9 4 0.12 4 0.12 Adaptation 0.2 2 0.4 3 0.6 4 0.8 Technical Aspect 0.15 2 0.3 3 0.45 4 0.6 Administrasi 0.1 2 0.2 2 0.2 3 0.3 TOTAL 1 2.8 2.12 2.32


Keterangan terhadap Tabel Scoring Kriteria E-learning berbasis Open Source :

a) Bobot untuk masing-masing fitur dari 0,0 (tidak penting) hingga 1,0 (paling

penting).

b) Peringkat untuk masing – masing fitur :

• Peringkat 4 = Sangat bagus.

• Peringkat 3 = Bagus.

• Peringkat 2 = Cukup bagus.

• Peringkat 1 = Tidak bagus.

• Peringkat 0 = Sangat tidak bagus.

Berdasarkan data dari Tabel 4.28 dan table 4.29 akan disusun kembali sebuah tabel

4.30 yang menggambarkan sebaran dari pembobotan hasil analisa yang telah dilakukan.

144

Tabel 4.32 Tabel Rekapitulasi Scoring E-learning System berbasis Open Source Fitur Bobot Moodle Atutor Claroline

Fitur Sharing File 0.2 3 0.6 2 0.4 2 0.4 Fitur Assignment 0.16 2 0.32 2 0.32 3 0.48 Fitur Quiz 0.16 3 0.48 2 0.32 4 0.64 Fitur Interactive Learning 0.1 0 0 0 0 0 0

Fitur Referensi 0.05 1 0.05 4 0.2 1 0.05 Fitur Workshop 0.04 3 0.12 0 0 0 0 Fitur Survey 0.05 2 0.1 4 0.2 4 0.2 Fitur Growth Observer 0.05 3 0.15 2 0.1 4 0.2 Fitur Forum 0.07 2 0.14 3 0.21 3 0.21 Fitur Chat 0.04 2 0.08 4 0.16 4 0.16 Fitur Annoucement 0.04 2 0.08 2 0.08 3 0.12 Fitur FAQ 0.04 0 0 4 0.16 0 0

Bobot pengaruh (70%) 2.12 2.15 2.46 Management of User Data

0.25 4 1 3 0.75 2 0.5

Usability 0.3 3 0.9 4 0.12 4 0.12

Adaptation 0.2 2 0.4 3 0.6 4 0.8

Technical Aspect 0.15 2 0.3 3 0.45 4 0.6

Administrasi 0.1 2 0.2 2 0.2 3 0.3

Bobot pengaruh (30%) 2.8 2.12 2.32

TOTAL 2.32 2.14 2.42


Berdasarkan hasil penghitungan total bobot pada table 4.28, hasil analisa value

network serta analisa fitur, maka perusahaan disarankan untuk menggunakan Claroline

Open Source E-learning System. Karena Claroline dapat memenuhi kebutuhan fitur baik

dalam segi ketersediaan maupun ketepatgunaan serta dalam hal-hal tambahan yang telah

dianalisa sebelumnya.

145

4.2.3 Perancangan Modul Tambahan bagi Open Source E-Learning System

Fitur tambahan untuk melengkapi “CLAROLINE” open source e-learning system

dalam memenuhi kebutuhan OI adalah fitur interactive learning. Fungsi utama dari fitur

ini adalah untuk menfasilitasi pengajar dalam penyampaian materi melalui metode

pembelajaran yang lebih atraktif. Sehingga peserta didik mampu menangkap tujuan

materi dengan lebih mudah dan lebih mendalam serta membentuk suasana belajar yang

lebih nyaman. Fitur memberikan otoriasasi kepada admin untuk dapat menampung

modul permainan dalam bentuk multimedia. Fitur ini dapat digunakan oleh peserta

maupun para instruktur namun tidak memperbolehkan mereka untuk men-dowload file

.swf tersebut.

146

1. System Definition

Orbexcorp Institute merupakan sebuah pusat pembelajaran ilmu Management

Technology yang dimiliki oleh salah satu perusahaan konsultan manajemen, PT.

AndrewTani Indonesia. Saat ini Orbexcorp Institute atau OI tidak dapat menjalankan

sistem belajar mengajarnya karena terbentur keterbatasan dari metode pembelajarannya

yang konvensional.

Maka dari itu, OI membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengfasilitasi segala

kegiatan belajar mengajar dan kegiatan pendukung yang terjadi pada OI. Peserta didik

yang tertarik untuk bergabung untuk mengikuti pelatihan yang diadakan OI akan

menghubungi bagian administrasi OI. Setelah diberikan informasi lebih lanjut, calon

peserta didik yang tertarik akan diberikan formulir pendaftaran untuk diisi. Peserta didik

juga harus melengkapi sejumlah dokumen. Kemudian bagian adminstrasi akan

melakukan pengecekan kelengkapan berkas serta seleksi kesesuaian kualifikasi calon

peserta didik. Calon peserta didik yang telah diberikan konfirmasi penerimaan wajib

melunaskan pembayaran sejumlah biaya program yang diikutinya. Selanjutnya, Bagian

Administrasi akan mendaftarkan satu per satu nama peserta didik ke dalam sistem dan

mengatur user account serta course yang diambil oleh masing-masing peserta didik

sesuai dengan formulir pendaftaran yang telah diisi sebelumnya.

Untuk memenuhi kebutuhan instruktur-nya, OI akan bekerja sama dengan Bagian

Sumber Daya Manusia. Bagian Admin dari OI akan mendaftarkan satu per satu nama

instruktur ke dalam sistem dan mengatur user account serta course yang ditugaskan

pada masing-masing instruktur sesuai dengan keahlian mereka.

Bagian learning material bertugas untuk menyusun jadwal pelatihan bagi masing-

masing peserta didik dan instruktur. Jadwal pelatihan yang sudah disusun akan

147

didelegasikan kepada seluruh instruktur dan peserta didik. Dalam sistem e-learning yang

akan digunakan OI, pendelegasian ini akan dilakukan melalui fitur Announcement untuk

mengumumkan jadwal yang diberikan.

Fungsi utama dari sistem e-learning ini adalah untuk menfasilitiasi kegiatan

belajar mengajar OI. Adapun 5 program yang ditawarkan oleh OI yaitu; Program

Management Technology. Planning and Strategic Management Program, Project

Management Program dan Manager Leader, memiliki metode penyampaian yang

berbeda-beda yang harus dapat difasilitasi oleh sistem melalui fitur-fitur pembelajaran

yang tepat. Program Management Technology yang menggunakan beberapa metode

misalnya metode mini lecturing yang akan digantikan dengan fitur sharing file, metode

best practice sharing akan digantikan dengan fitur workshop ataupun interactive

learning serta penugasan akan difasilitasi dengan fitur Assignment. Pada program

Planning and Strategic Management, metode simulasi aplikatif dan ujian kenaikan level

dapat digantikan dengan fitur interactive learning serta fitur quiz. Sedangkan untuk

program Manager Leader yang menggunakan metode on-the-job-practice dapar

digantikan dengan fitur sharing file atau interactive learning. Untuk menambah referensi

bacaan atau pengetahuan peserta didik, maka dibutuhkan sebuah fitur untuk menampung

referensi maupun link yang disebut sebagai fitur referensi. Penting bagi OI untuk

melakukan pemantauan atas pelaksanaan pelatihannya khusunya kepada perkembangan

peserta didiknya. Perkembangan peserta didik ini dapat dipantau antara lain melalui dari

tingkat keterlibatan serta nilai-nilai yang didapat. Fitur Growth Observer dapat

digunakan untuk memantau seluruh nilai yang diperoleh oleh masing-masing peserta

didik selama program berjalan dan dapat menyajikan laporan sewaktu-waktu

dibutuhkan.

148

Adapun fasilitas komunikasi yang dapat digunakan oleh peserta didik, instruktur

maupun OI untuk dapat saling berhubungan melalui fitur chat, fitur forum , FAQ

maupun announcement. OI juga membutuhkan sebuah alat yang dapat menfasilitasi

pelaksanaan polling atau survei untuk menambah wawasan serta pengembangan produk

perusahaan melalui fitur survey.

149

2. Rich Picture

149

Gambar 4.18 Rich Picture Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

150

3. Class Diagram

Fitur ini melibatkan beberapa obyek yang saling terkait khususnya dengan proses

pengaksesan pembelajaran. Hal ini digambarkan pada gambar 4.18 berikut ini

+Mendaftar_student()+Mengakses_course()+Memainkan_permainan()

‐Username_peserta‐Password_peserta‐Alamat_student1‐Alamat_student2‐No_Telp2‐No_Telp1‐Email

Peserta_didik

+Menyusun_course()+Mengakses_course()+Memainkan_permainan()

‐Kode_course‐Judul_course‐Instruktur‐Kode_category‐Language

Course

+Mendaftar_instruktur()+Mengakses_course()+Memainkan_permainan()

‐ID_Instruktur‐Password_instruktur‐Kode_instruktur‐Nama_instruktur‐Alamat_instruktur‐Alamat_instruktur‐No_telp1‐No_telp2‐email

Instruktur

+Mengunggah_permainan()+Memainkan_permainan()

‐Kode_permainan‐Judul_permainan‐Lama_permainan‐Kategori_permainan

Permainan

11..* 1

1

1..*

1..*

+Mengakses_course()+Mengunggah_permainan()

‐Kode_karyawan‐Nama_karyawan‐Alamat_karyawan‐No_telpon‐ID_admin‐Password_admin

Admin

1..*

1

Gambar 4.19 Class Diagram Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

151

4. Statechart Diagram

Gambar 4.19 berikut memuat statechart diagram dari seluruh object yang terlibat

dalam modul fitur Interactive Learning yang akan ditambahkan kepada open source e-

learning system.

Gambar 4.20 Statechart Diagram Fitur Interactive Learning


152

5. Use Case Diagram

Berikut ini adalah diagram use case yang menggambarkan proses utama

yang dijalankan oleh modul interactive game yang diusulkan.

Gambar 4.21 Use Case Diagram Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

153

6. Function List

Berikut adalah tabel yang memuat uraian fungsi yang harus dilakukan oleh modul

tambahan ini.

Tabel 4.33 Tabel Function List Function Type Complexity Mengunggah Permainan Write Simple

Cek ID Admin Read Simple Upload file permainan Write Simple Add file permainan Write Simple

Memainkan Permainan Read Simple Cek ID Peserta Read Simple Cek ID Instruktur Read Simple Get file permainan Read Simple Send Score Write Simple Get Total Score Compute Medium


154

7. User interface yang diusulkan

Rancangan layar saat modul diakses diperlihatakan pada gambar berikut:

Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman Fitur Interactive Learning Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

155

8. Sequence Diagram

Gambar 4.20, Gambar 4.21 dan gambar 4.22 akan menjelaskan runutan proses

yang dijalankan oleh aktor dalam menjalankan fungsi dalam pengaksesan fitur.

Gambar 4.22 Sequence Diagram Mengunggah Permainan


156

Gambar 4.23 Sequence Diagram Memainkan Permainan: Peserta didik Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

157

Gambar 4.24 Sequence Diagram Memainkan Permainan: Instruktur Sumber: Hasil Penelitian Penulis (2009)

158

4.2.4 Usulan Strategi Berdasarkan Pendekatan Operasional

Pendekatan operasional menggunakan metode value network analysis yang

digunakan untuk analisa masalah pada OI tidak hanya sebatas menghasilkan kebutuhan

sistem saja, tetapi menghasilkan juga usulan strategi yang dapat dijalankan oleh OI

untuk meningkatkan penciptaan nilai melalui proses bisnis utamanya. Usulan strategi ini

dirumuskan dengan cara melakukan analisa terhadap output melalui value creation

analysis.

Tabel 4.34 Hasil Analisa dari Value Creation Analysis What we output? Goes to Value Enhancements or Value Added Formulir pendaftaran, informasi keanggotaan

Peserta didik Mempersiapkan kriteria seleksi peserta didik, Menyiapkan informasi keanggotaan seperti syarat peserta, biaya pendaftaran, persyaratan dokumen. Menyediakan sistem pendaftaran online Menyediakan fitur komunikasi dengan peserta


Strategi yang diusulkan kepada OI adalah untuk membangun sistem pendaftaran

online. Sistem ini sebaiknya digandengkan dengan open source system yang digunakan

oleh perusahaan. Sistem dibangun dengan tujuan mengganti sistem pendaftaran

konvensional yang digunakan OI, menekan biaya komunikasi serta penggunaan kertas.

Dengan membangun sistem pendaftaran online ini, perusahaan akan memiliki

kesempatan untuk merangkul target pasar yang lebih luas. Dengan membuka diri

melalui sistem ini, klien perusahaan tidak lagi hanya sebatas Jakarta dan Indonesia tetapi

juga dapat menembus pasar dunia. Hal ini saling mendukung satu sama lain dengan

keputusan perusahaan untuk menggunakan e-learning sebagai metode pembelajarannya

sehingga nilai perusahaan yang dapat diciptakan akan semakin tinggi. Selain itu, dengan

adanya sistem online ini, workload karyawan akan menjadi lebih ringan serta saluran

159

komunikasi antar divisi menjadi lebih efektif dan hal ini akan berdampak positif kepada

peningkatan kualitas pelayanan bagi klien.

Strategi ini akan sangat mendukung Orbexcorp Institute dalam meningkatkan nilai

perusahaannya sebagai pusat pembelajaran Management Technology terpercaya dan

berkalitas serta mendukung OI untuk mencapai keunggulan bersaing atas para

pesaingnya.