BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN PADA

PT. PANCASONA DAYASAKTI YANG BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

PT. Pancasona Dayasakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

distribusi semen holcim. Jenis produk semen holcim yang didistribusikan, yaitu semen

holcim serba guna dengan ukuran 40 kg dan 50 kg.

Perusahaan ini didirikan pada tanggal 19 Februari tahun 2009 berdasarkan SIUP

No. 02317/1.824.271 oleh T. Dewi Susanti selaku pemilik perusahaan. Perusahaan ini

merupakan distributor resmi semen holcim yang tugas utamanya adalah

mendistribusikan semen holcim kepada wholesaler dengan minimum order sebesar 8

ton semen atau 8.000 kg semen.

Seiring dengan berkembangnya bisnis perusahaan, dan meningkatnya penjualan

maka perusahaan memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi siklus pendapatan

untuk meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan sehari-hari dan

mendukung pengambilan keputusan bisnis serta strategi-strategi perusahaan dalam

rangka meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Saat ini pelanggan yang dimiliki perusahaan berjumlah ±150 orang yang

tersebar di berbagai wilayah pemasaran yang dikuasai perusahaan, antara lain wilayah

Penjaringan, Pademangan, Kemayoran, Taman Sari, Sawah Besar, Cempaka Putih, dan

Johar Baru. Dan jumlah karyawan yang mendukung jalannya proses bisnis perusahaan

saat ini berjumlah 15 orang, yang bekerja di beberapa bagian yang terdapat dalam

perusahaan.

54

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. Pancasona Dayasakti:

Menjadi perusahaan distributor semen holcim yang terbaik dan terpercaya di

Indonesia

Misi PT. Pancasona Dayasakti:

- Memberdayakan seluruh karyawan sebagai asset yang berharga untuk

memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan

- Memperbanyak relasi sampai ke luar kota

55

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Pancasona Dayasakti.

Komisaris

Direktur Utama

Manajer Umum

Manajer Administrasi

PenjualanManajer KeuanganManajer Akuntansi

Staff Akuntansi Staff Penjualan

(Sales)

Staff Penjualan

(Sales)

Staff Penjualan

(Sales)Staff Keuangan

Konsultan Pajak

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pancasona Dayasakti Sumber: Manajer Akuntansi PT. Pancasona Dayasakti (2011)

Tugas dan Wewenang

1. Komisaris

Tugas:

a. Mengawasi pekerjaan dan pengurusan kebijakan perusahaan oleh direktur.

Wewenang:

a. Memberikan usulan dan saran terhadap jalannya operasi perusahaan kepada

pihak manajemen.

56

2. Direktur Utama

Tugas:

a. Memastikan operasional perusahaan berjalan dengan baik dalam upaya

pencapaian visi dan misi perusahaan.

b. Bertanggung jawab membuat strategi untuk mencapai misi dan visi

perusahaan, tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Memeriksa laporan keuangan perusahaan yang disiapkan oleh bagian

akuntansi dan laporan hasil kinerja perusahaan yang disiapkan oleh general

manager.

Wewenang:

a. Memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas dari general manager, dan

manajer perusahaan.

b. Merumuskan kebijakan yang berlaku di perusahaan dan menetapkan tujuan

serta sasaran jangka panjang perusahaan.

3. Manajer Umum

Tugas:

a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pelaksanaan perusahaan.

b. Mengotorisasi laporan keuangan perusahaan yang disiapkan oleh bagian

akuntansi.

Wewenang:

a. Memberikan persetujuan atas setiap rencana dalam pengembangan kegiatan

pemasaran dan penjualan produk.

b. Mengawasi jalannya seluruh kegiatan usaha perusahaan.

57

4. Manajer Akuntansi

Tugas:

a. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi keuangan yang terjadi di

perusahaan.

b. Mengkoordinir dan mengawasi penyimpanan berkas dan dokumen yang

menjadi bukti keabsahan pencatatan yang dilakukan.

c. Membuat laporan keuangan seperti laporan neraca dan laba rugi secara

berkala setiap akhir bulan.

d. Mengkoordinasikan, mengawasi dan melaksanakan kegiatan administrasi

penjualan yang mencakup pembuatan faktur/nota penjualan, penyimpanan

faktur, monitoring penagihan atas faktur serta memastikan ketaatan terhadap

sistem dan prosedur yang berlaku.

e. Mempelajari, memeriksa, mengkoreksi dan melakukan pemantauan atas

persetujuan tanda tangan terhadap bukti-bukti transaksi yang berkaitan

dengan administrasi dan operasional dalam batas kewenangannya.

Wewenang:

a. Mengkoordinasikan dan membuat laporan-laporan atas semua transaksi yang

dilakukan perusahaan baik laporan rutin mingguan, bulanan ataupun yang

bersifat insidentil.

58

5. Manajer Administrasi Penjualan

Tugas:

a. Mengkoordinir, merencanakan, dan mengembangkan kegiatan pemasaran

dan penjualan produk sesuai dengan kebijakan manajemen dengan tujuan

tercapainya target-target yang telah ditetapkan perusahaan.

b. Mengkoordinir, melaksanakan, dan mengawasi seluruh kegiatan administrasi

penjualan dan penagihan serta kegiatan operasional dan keuangan sebagai

pendukung utama pencapaian target penjualan dan keuntungan perusahaan.

c. Merencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata di bidang pemasaran

dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan

bagi pelanggan.

d. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan strategi penjualan

secara tepat dalam memperkenalkan dan memasarkan produk-produk yang

dijual sebagai upaya nyata dalam pencapaian laba usaha.

e. Mengkoordinir semua kegiatan promosi dan campaign produk yang dijual

kepada seluruh pelanggan maupun calon pelanggan dengan menggunakan

cara promosi yang tepat, efektif dan efisien.

f. Menyusun target untuk masing-masing sales representative serta menyusun

anggaran biaya untuk menciptakan efisiensi penggunaan biaya secara

berkesinambungan.

g. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan penjualan, penagihan dan

pencapaian target dari masing-masing sales representative.

59

h. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan administrasi maupun operasional

perusahaan untuk menciptakan suatu sinergi dalam pencapaian target

penjualan yang telah ditetapkan manajemen.

Wewenang:

a. Mengawasi dan mengkoordinir kegitatan penjualan dan penagihan yang

dilakukan sales.

b. Mengkoordinir upaya-upaya nyata yang bertujuan untuk membina hubungan

baik dengan pelanggan.

c. Menerima pembayaran dari pelanggan yang dititipkan melalui sales untuk

kemudian disetorkan ke bank.

6. Staff Penjualan (Sales)

Tugas:

a. Melayani pelanggan dengan memberikan informasi yang benar mengenai

produk kepada pelanggan

b. Menerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada formulir yang telah

ditentukan, serta memberikannya kepada bagian administrasi penjualan

untuk dibuatkan Sales order.

c. Menghubungi dan melakukan penagihan kepada pelanggan yang piutangnya

sudah jatuh tempo.

Wewenang:

a. Menyampaikan keluhan atau kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas

penjualan dan pelayanan kepada bagian administrasi penjualan.

b. Merekomendasikan pelanggan baru.

60

7. Manajer Keuangan

Tugas:

a. Membuat perencanaan, penganggaran, pengelolaan, pengendalian, dan

penyimpanan dana yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Mengelolah dan memelihara arus kas (cashflow) perusahaan.

c. Mengkoordinasikan dan mengawasi piutang yang akan jatuh tempo untuk

dilakukannya penagihan oleh sales.

Wewenang:

a. Memberikan persetujuan/penolakan dalam batas wewenangnya terhadap hal-

hal yang berkaitan dengan administrasi penjualan dan operasional

perusahaan.

b. Mengevaluasi kredibilitas pelanggan berdasarkan keadaan piutang masing-

masing pelanggan.

c. Mengotorisasi perubahan harga produk yang terjadi.

d. Memberikan persetujuan/penolakan atas pengeluaran kas kecil perusahaan.

3.4 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan yang Berjalan

3.4.1 Prosedur berjalan

1. Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan

Prosedur penerimaan pesanan penjualan pada PT. Pancasona Dayasakti

dimulai ketika sales mendapatkan pesanan dari pelanggan yang mereka kunjungi

dan mencatatnya di selembar kertas yang tidak baku, atau ketika bagian

administrasi penjualan menerima order dari pelanggan melalui telepon, atau

perusahaan menerima purchase order dari pelanggan melalui fax.

61

Pelanggan yang baru pertama kali mendaftar tidak dapat diberikan kredit

untuk transaksi pertamanya dan pada transaksi berikutnya baru dapat diberikan

kredit. Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka catatan pesanan penjualan

atau Purchase Order ini diserahkan kepada bagian keuangan untuk dievaluasi

apakah pelanggan tersebut masih dapat melakukan pembelian secara kredit

dengan melihat banyaknya nota penjualan yang belum dibayar dan histori

pembayaran pelanggan selama ini. Saat ini, belum ada kebijakan perusahaan

yang tetap dalam menentukan batasan limit kredit.

Setelah bagian keuangan memberikan approval atas pemesanan tersebut,

maka bagian administrasi penjualan akan menindaklanjutinya dengan membuat

sales order berdasarkan catatan pesanan penjualan atau purchased order

tersebut melalui web-sales Holcim dan akan mendapatkan feedback berupa no.

sales order. Web-sales Holcim ini merupakan portal penghubung (online) antara

PT. Holcim dengan perusahaan-perusahaan distributornya. Sales order ini tidak

dicetak satu per satu tetapi hanya direkap dan disimpan oleh bagian administrasi

penjualan. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.2.

62

Miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan mengenai tanggal kirim dan barang yang dipesan

Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan

2. Prosedur pengambilan dan pengiriman barang ke pelanggan

Dalam mendistribusikan barang kepada pelanggan, PT. Pancasona

Dayasakti bekerja sama dengan perusahaan lain yang melayani jasa pengiriman

barang. Setiap harinya, bagian administrasi penjualan mengirimkan rekapan

sales order yang telah dibuat kepada pihak angkutan melalui fax. Rekapan sales

order ini digunakan oleh pihak angkutan agar dapat mengambil barang di

gudang/pabrik PT. Holcim berdasarkan nomor-nomor sales order yang ada dan

untuk kemudian mengirimkannya kepada pelanggan. Pihak angkutan akan

mendapatkan barang beserta surat jalan dari PT. Holcim berdasarkan sales order

perusahaan.

Surat jalan ini dibuat rangkap lima dan akan didistribusikan sebagai

berikut:

63

1. Rangkap satu (asli) diserahkan kepada perusahaan untuk menagih

pelanggan.

2. Rangkap dua (warna kuning) diserahkan kepada perusahaan sebagai tagihan

atas biaya pengiriman.

3. Rangkap tiga (warna merah muda) diserahkan kepada pelanggan sebagai

tanda terima telah menerima barang.

4. Rangkap empat (warna putih) untuk PT. Holcim.

5. Rangkap lima (warna hijau) diberikan kepada pihak angkutan.

Dalam proses pengiriman, pihak angkutan harus berhati-hati

mengantarkannya sampai ke pelanggan karena jika terdapat barang yang rusak

maka barang tersebut akan menjadi tanggung jawab pihak angkutan. Kebijakan

ini diberlakukan agar pihak angkutan lebih bertanggung jawab dalam

melaksanakan tugasnya.

Apabila pihak angkutan tiba di tempat pelanggan untuk mengantar

barang maka surat jalan rangkap tiga (warna merah muda) ditandatangani dan

diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan tersebut telah

menerima barang dan memiliki piutang yang harus dibayar pada saat jatuh

tempo. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.3.

64

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah diterbitkan dengan pengiriman yang dilakukan oleh angkutan

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Pengambilan dan Pengiriman Barang ke Pelanggan

3. Prosedur penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan

Setelah angkutan selesai mengirimkan barang ke pelanggan, Pihak

angkutan memberikan surat jalan rangkap satu (asli) dan rangkap dua (warna

kuning) kepada perusahaan. Kemudian bagian akuntansi akan membuatkan nota

penjualan rangkap dua dan faktur pajak rangkap tiga berdasarkan surat jalan

yang diterima untuk menagih pelanggan dan mencatatnya sebagai penjualan.

Bagian akuntansi juga membuat daftar piutang dengan mengikuti

kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa seluruh piutang akan jatuh tempo

dalam waktu tiga puluh hari. Pengecekan piutang dilakukan setiap hari oleh

bagian administrasi penjualan dan sales dibawah pengawasan bagian keuangan

65

untuk menagih pelanggan. Kemudian sales akan melakukan penagihan pada saat

tanggal jatuh tempo dari masing-masing piutang dengan membawa nota

penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu, dan faktur pajak rangkap satu.

Jika pelanggan melunasi pembayarannya, maka sales akan memberikan nota

penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu, dan faktur pajak rangkap satu

sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. Jika pada saat

jatuh tempo pelanggan belum melakukan pembayaran, maka sales akan

memberikan nota penjualan rangkap satu dan surat jalan rangkap satu sebagai

tagihan dan akan meminta tanda terima dari pelanggan bahwa pelanggan telah

menerima tagihan yang harus dibayar.

Setiap sore, sales harus melapor kepada bagian administrasi penjualan

mengenai pelunasan tagihan yang mereka bawa. Jika sales sudah menerima

pembayaran dari pelanggan berupa kas, cek/bilyet giro harus diserahkan kepada

bagian administrasi penjualan. Kemudian bagian administrasi penjualan akan

membuat bukti setoran bank untuk menyetorkan kas, cek/bilyet giro ke bank.

Tetapi apabila sales belum menerima pembayaran dari pelanggan maka tanda

terima yang diterima dari pelanggan harus disimpan dan ditagih kemudian hari.

Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.4.

66

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut

Gambar 3.4 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan

4. Menyiapkan laporan yang dibutuhkan manajemen

Setiap akhir bulan, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan

siklus pendapatan yang dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan

dan kebijakan untuk bulan mendatang. Laporan yang dihasilkan yaitu laporan

penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran, laporan laba rugi,

dan neraca. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.5.

67

Manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan

Gambar 3.5 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan – Prosedur Menyiapkan Laporan yang Dibutuhkan Manajemen

Berikut ini adalah flowchart diagram sistem informasi akuntansi siklus

pendapatan yang sedang berjalan pada PT. Pancasona Dayasakti yang dapat dilihat pada

Gambar 3.6-3.10 dan rich picture sistem informasi akuntansi siklus pendapatan yang

sedang berjalan dapat dilihat pada Gambar 3.11:

68

Staff Penjualan (Sales)

Mulai

Menerima

pesanan

penjualan

dari

pelanggan

Purchased Order

1

5

Faktur Pajak 1Nota Penjualan 1

Surat Jalan 1

Menagih

piutang

pelanggan

Faktur Pajak 1Nota Penjualan 1

Surat Jalan 1

Konfirmasi

piutang

dibayar

belum dibayar

Faktur Pajak 1Nota Penjualan 1

Surat Jalan 1

Faktur Pajak 1Nota Penjualan 1

Surat Jalan 1 Menerima

tanda

terima dari

pelanggan

Menerima

pembayaran

dari

pelanggan

Diberikan kepada pelanggan

sebagai tagihan

Diberikan kepada pelanggan

sebagai bukti pembayaran

Cash/Cek/Bilyet

GiroTanda Terima

6

Gambar 3.6 Flowchart Diagram Sales

69

Bagian Keuangan

1

Purchased Order

Memeriksa

daftar

piutang

pelanggan

Purchased Order

Status piutang

Purchased Order

(Approved)

Purchased Order

(Rejected)

Menolak

pesanan

penjualan

Memberitahu

(menelepon)

pelanggan

2

Mengotorisasi

Purchased

Order

Approved

Rejected

Gambar 3.7 Flowchart Diagram Bagian Keuangan

70

Bagian Administrasi Penjualan

Gambar 3.8 Flowchart Diagram Bagian Administrasi Penjualan

71

Bagian Akuntansi

Gambar 3.9 Flowchart Diagram Bagian Akuntansi

72

General Manager

Gambar 3.10 Flowchart Diagram General Manager

73

Miskomunikasi antara pelanggan dan perusahaan mengenai tanggal kirim dan barang yang dipesan

Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan seringnya terjadi kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah diterbitkan dengan pengiriman yang dilakukan oleh angkutan

Manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut

Gambar 3.11 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan- Overview

74

3.4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan

Dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi siklus

pendapatan yang berjalan saat ini adalah :

1. Purchase Order: dokumen yang dibuat oleh pelanggan apabila ingin

melakukan pemesanan barang. Dokumen ini masih belum resmi untuk

melakukan transaksi penjualan karena masih hanya berupa pesanan.

Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari data pelanggan,

tanggal pesanan penjualan, jenis dan jumlah barang yang dipesan, alamat

dan permintaan tanggal kirim barang.

2. Sales order: dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari

pelanggan. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari: No.

sales order, data perusahaan penjual, data pelanggan, tanggal pesanan

penjualan, tanggal dan alamat kirim, jenis dan jumlah barang yang dipesan,

harga satuan dan total harga keseluruhan.

3. Rekapan Sales Order: dokumen yang dibuat oleh staff administrasi

penjualan sebagai back-up dari seluruh sales order yang ada setiap harinya.

Selain itu, digunakan untuk menugaskan angkutan mengambil barang di

pabrik/gudang PT. Holcim. Informasi pada rekapan sales order hampir mirip

dengan informasi yang ada pada sales order, hanya perbedaannya untuk

SPK angkutan tidak terdapat informasi mengenai harga barang yang dipesan.

4. Surat Jalan: dokumen yang diterbitkan PT. Holcim atas nama perusahaan

untuk merekam dan mencatat tanggal pengambilan barang dan jumlah

barang yang diambil oleh angkutan sesuai dengan sales order. Surat jalan ini

75

juga digunakan angkutan agar dapat mengirimkan barang langsung kepada

pelanggan. Dalam surat jalan hanya berisi no. mobil, identitas pengirim,

identitas pelanggan, barang yang dikirimkan beserta dengan jumlah. Pada

surat jalan tidak terdapat harga satuan maupun total harga.

5. Daftar Piutang: dokumen ini dibuat oleh staff akuntansi perusahaan dan

digunakan untuk mencatat piutang yang akan jatuh tempo dan harus segera

ditagih oleh sales yang bersangkutan.

6. Nota Penjualan: dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi perusahaan dan

digunakan untuk menagih pelanggan. Dokumen ini dibuat berdasarkan surat

jalan yang sudah ditandatangani oleh pelanggan. Informasi pada dokumen

ini pada umumnya terdiri dari: data pelanggan, tanggal pengiriman barang,

total yang harus dibayar.

7. Faktur Pajak: dokumen ini digunakan sebagai bukti pungutan pajak yang

dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan penyerahan

Barang Kena Pajak (BKP) atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP).

8. Bukti Penerimaan Bank: dokumen yang dibuat oleh staff akuntansi ketika

menerima copy bukti setoran bank dan digunakan untuk mencatat

penerimaan kas. Informasi pada dokumen ini terdiri dari: nama pelanggan,

tanggal penyetoran kas atau cek/bilyet giro, no. cek/bilyet giro, dan jumlah

yang disetorkan.

3.4.3 Unit fungsi bisnis yang terkait

Bagian fungsi yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi siklus pendapatan

yang berjalan saat ini adalah:

76

1. General Manager

Berperan sebagai fungsi pengendalian dalam siklus pendapatan perusahaan

dimana kegiatan utamanya adalah mengawasi jalannya seluruh kegiatan

usaha perusahaan.

2. Staff penjualan (Sales)

Berperan sebagai fungsi penjualan dalam siklus pendapatan perusahaan

dimana kegiatan utamanya adalah memasarkan dan menjual produk

perusahaan, mencari pelanggan baru, dan melakukan penagihan pada

piutang yang akan jatuh tempo.

3. Staff administrasi penjualan

Berperan sebagai fungsi administrasi dalam penjualan, dimana kegiatan

utamanya adalah menindaklanjuti pesanan penjualan yang datang dari sales

atau langsung dari pelanggan melalui telepon dengan membuat sales order,

serta mengawasi seluruh kegiatan sales.

4. Staff akuntansi

Berperan sebagai fungsi pencatatan dalam penjualan, dimana pekerjaan

utamanya adalah membuat nota penjualan, faktur pajak, dan laporan yang

berhubungan dengan penjualan.

5. Staff keuangan

Berperan sebagai fungsi kredit dalam siklus pendapatan perusahaan, dimana

kegiatan utamanya adalah memberikan persetujuan untuk penjualan kredit

dan mengelolah arus kas perusahaan.

6. Konsultan pajak

77

Berperan sebagai penasehat pajak dalam membantu perusahaan menghindari

kesalahan dalam pembukuan, dimana tugas utama dari seorang professional

pajak adalah untuk membantu menghitung penghasilan perusahaan dan

menyusun formulir pajak.

3.4.4 Permasalahan yang dihadapi oleh Sistem Informasi Akuntansi Siklus

Pendapatan yang Berjalan

Setelah mempelajari dan menganalisa prosedur sistem yang berjalan, ternyata

ditemukan beberapa kelemahan yang terutama berkaitan dengan minimnya penerapan

pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang dihasilkan dari transaksi yang

terjadi dan dapat menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi bisnis perusahaan.

Masalah-masalah tersebut antara lain:

1. Sulit melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara pelanggan

dengan perusahaan, dikarenakan kurangnya dokumentasi yang digunakan

untuk mencatat pesanan tersebut.

Saat ini, catatan pesanan penjualan yang berfungsi untuk merekam dan

mencatat semua pesanan pelanggan hanya dicatat di selembar kertas yang tidak

baku oleh sales. Dimana catatan pesanan penjualan yang dibuat oleh sales ini

akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan proses evaluasi apakah

pesanan penjualan ini dapat dilaksanakan atau tidak.

Kesulitan perusahaan melakukan klarifikasi data pemesanan barang

pelanggan disebabkan karena pesanan penjualan masih banyak dilakukan

melalui telepon dan sales langsung menawarkan barang ke pelanggan. Hal ini

sering menyebabkan terjadinya miskomunikasi di antara pelanggan dengan

78

perusahaan. Misalnya, ketika barang telah dikirimkan sesuai dengan pesanan,

pelanggan tidak mau menerima barang dengan alasan bahwa barang tersebut

tidak dipesan dan adanya keluhan dari pelanggan yang disebabkan karena

tanggal pengiriman barang tidak sesuai dengan tanggal pengiriman yang diminta

pelanggan.

Rekomendasi yang diusulkan untuk meminimalisasi terjadinya

miskomunikasi antara pelanggan dengan perusahaan adalah sebaiknya

perusahaan mencatat pesanan dari pelanggan ke dalam sales order dan sales

order ini dicetak dua rangkap. Masing-masing rangkap dipegang oleh pelanggan

dan perusahaan. Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui produk apa saja

yang dipesan beserta tanggal pengiriman barang yang diminta. Sehingga

perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan karena dapat

mengirimkan barang tepat pada waktunya dan barang yang dikirim sesuai

dengan pesanan pelanggan.

2. Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan

untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan

piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan

untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi terjadi dikarenakan

perusahaan belum menetapkan limit kredit yang baku untuk masing-masing

pelanggan yang ingin melakukan kredit. Penyebab perusahaan tidak menetapkan

limit kredit adalah dikarenakan perusahaan masih menganut sistem kepercayaan

79

kepada pelanggannya serta untuk menjaga hubungan baik dengan para

pelanggan terutama pelanggan lama.

Saat ini perusahaan menerapkan kebijakan jatuh tempo piutang

pelanggan selama tiga puluh hari dari tanggal pengiriman barang. Banyak

pelanggan yang melunasi piutangnya di luar waktu yang ditentukan tersebut

yaitu sebesar 75% dari total pelanggan. Hal ini terjadi dikarenakan kapasitas

mereka yang tidak mencukupi untuk melakukan transaksi penjualan kredit

dalam jumlah tersebut.

Rekomendasi yang diusulkan untuk meminimalisasi frekuensi

keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan

dalam skala yang cukup tinggi adalah sebaiknya perusahaan menetapkan suatu

kriteria baku atas limit kredit untuk setiap pelanggannya, yang dilengkapi

dengan pengecekan piutang pelanggan mengenai batas kredit maksimalnya.

Pengecekan tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan penjualan perusahaan

disamping dapat meminimalisasi frekuensi keterlambatan pembayaran piutang

pelanggan.

Limit kredit ditetapkan berdasarkan kriteria 6C yang terdiri dari

Character, Capital, Capacity, Collateral, Conditions of Economy, dan

Constraint. Kriteria Character berbicara mengenai watak/sifat dari pelanggan,

Capital berbicara mengenai modal yang dimiliki calon pelanggan, Capacity

berbicara mengenai kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya guna

memperoleh laba yang diharapkan, Collateral berbicara mengenai jaminan yang

diberikan debitur, Conditions berbicara mengenai kondisi ekonomi secara

80

umum, dan Constraint berbicara mengenai batasan dan hambatan yang tidak

memungkinkan suatu bisnis untuk dilaksanakan pada tempat tertentu.

Pertimbangan dalam pemberian limit tersebut adalah sebaiknya untuk

tiga transaksi pertama, sedangkan untuk pelanggan baru perusahaan menetapkan

untuk transaksi pertama harus dilakukan secara tunai. Penetapan limit kredit

tersebut dimaksudkan agar pelanggan perusahaan dapat melakukan transaksi

kredit dalam jumlah yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan yang

dimilikinya sehingga dapat menjaga kelancaran perputaran kas perusahaan.

Selain itu, sebaiknya setiap enam bulan sekali dilakukan penilaian kembali

(evaluasi) mengenai kredit pelanggan berdasarkan jumlah nominal transaksi

enam bulan terakhir, ketepatan dalam pelunasan piutang, lamanya menjadi

pelanggan di perusahaan dan seberapa sering pelanggan melakukan transaksi

dengan perusahaan yang bersangkutan. Kriteria ini diambil berdasarkan

pertimbangan atas kriteria 6C dan lebih berfokus pada Character, Capital dan

Capacity. Penetapan limit kredit dan penilaian pelanggan dilakukan sebagai

berikut:

a. Kriteria penilaian berkaitan dengan jumlah nominal rata-rata transaksi yang

terjadi dengan bobot 15% dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel di

bawah ini:

Tabel 3.1 Kriteria penilaian jumlah nominal rata-rata transaksi Nominal rata-rata transaksi Skor ≤ 30.000.000 1 30.000.001 - 45.000.000 2 45.000.001 – 60.000.000 3 ≥ 60.000.001 4

81

b. Kriteria penilaian ketepatan dalam pelunasan piutang dengan bobot 30% dari

keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini:

Tabel 3.2 Kriteria penilaian ketepatan pelunasan piutang Jumlah hari terlambat Skor > 50 hari 1 46 – 50 hari 2 31 – 45 hari 3 1 – 30 hari 4

c. Kriteria penilaian rata-rata transaksi bulanan dengan bobot 15% dari

keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini:

Tabel 3.3 Kriteria penilaian rata-rata frekuensi transaksi bulanan Rata-rata frekuensi transaksi Skor 0 – 1 kali 1 2 – 4 kali 2 5 – 7 kali 3 > 7 kali 4

d. Kriteria penilaian berdasarkan lamanya menjadi pelanggan dengan bobot 40%

dari keseluruhan kriteria, spesifikasi sesuai tabel dibawah ini:

Tabel 3.4 Kriteria penilaian lamanya menjadi pelanggan Lama menjadi pelanggan Skor ≤ 6 bln 1 7 – 12 bln 2 13 – 24 bln 3 > 24 bln 4

e. Untuk pelanggan baru yang belum pernah melakukan pembelian secara kredit,

maka kriteria ketepatan pelunasan piutang tidak termasuk dalam perhitungan.

f. Setelah seluruh faktor ditentukan skor dan dikalikan dengan bobotnya, maka

akan diperoleh jumlah skor untuk masing-masing pelanggan. Ada empat

82

kategori pelanggan dengan limit kredit yang diusulkan seperti pada tabel 3.5 di

bawah ini.

Tabel 3.5 Usulan Limit Kredit Total skor pelanggan Limit kredit yang diusulkan 1 36.000.000 1,1 – 2 45.000.000 2,1 – 3 55.000.000 3,1 - 4 65.000.000

Tabel 3.6 Contoh Perhitungan Penetapan Limit Kredit:

Kriteria Pelanggan A Skor Bobot Total Skor Jumlah nominal rata-rata transaksi

Rp53.760.000 3 15% 0,45

Ketepatan pembayaran piutang

46-50 hari 2 30% 0,60

Frekuensi transaksi bulanan 7 kali 3 15% 0,45 Lamanya menjadi pelanggan 6 bulan 1 40% 0,40 Usulan limit kredit untuk pelanggan A sebesar Rp45.000.000 1,9

Usulan atas limit kredit ini didapatkan dengan mempertimbangkan hasil

analisis laporan penjualan perusahaan untuk periode satu bulan. Dari data

tersebut, didapatkan bahwa rata-rata jumlah transaksi yang dilakukan oleh satu

pelanggan dalam satu bulan kira-kira sebesar Rp35.840.000 dengan nilai

minimum Rp8.960.000 dan jumlah maksimum Rp62.720.000 dengan jumlah

±150 orang pelanggan yang melakukan transaksi.

3. Sulit melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas

perusahaan dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut

dan dokumen tidak memiliki nomor urut tercetak.

Perusahaan menggunakan nota penjualan sebagai dokumen untuk mencatat

transaksi penjualan perusahaan. Saat ini, nota penjualan tersedia dalam dokumen

rangkap dua dan tidak memiliki nomor urut tercetak. Dimana rangkap satu

83

diserahkan kepada pelanggan sebagai tagihan dan menjadi bukti pembayaran

apabila pelanggan sudah melunasi pembayarannya. Rangkap dua diarsip oleh bagian

akuntansi sebagai dasar pencatatan penjualan. Perusahaan tidak menerbitkan

dokumen baru untuk mencatat pembayaran tersebut sebagai pengganti dokumen

nota penjualan.

Akibatnya, perusahaan tidak mempunyai dokumentasi yang layak atas

transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi bagi setiap staff yang terlibat

dalam transaksi tersebut, padahal aktivitas penjualan merupakan aktivitas utama

perusahaan dalam upaya menghasilkan pendapatan perusahaan.

Rekomendasi yang diusulkan untuk mempermudah klarifikasi data

penjualan dan penerimaan kas adalah sebaiknya perusahaan menerbitkan dokumen

tambahan, yaitu bukti pembayaran untuk mencatat pembayaran dari pelanggan serta

memberikan nomor urut tercetak pada setiap dokumen agar penggunaannya lebih

teratur dan mudah dipertanggungjawabkan.

4. Kesulitan dalam melakukan klarifikasi antara sales order yang sudah

dibuat dengan pengiriman yang telah dilakukan oleh pihak angkutan

Saat ini di dalam menyalurkan produknya, perusahaan bekerja sama dengan

pihak angkutan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan tepat pada waktunya

sesuai dengan pesanan pelanggan. Peran angkutan ini untuk membantu perusahaan

dalam menjamin keamanan dan kecepatan pengiriman produk.

Pengiriman barang ini dipicu oleh rekapan sales order yang dikirimkan

perusahaan kepada pihak angkutan melalui fax untuk mengambil barang di

pabrik/gudang PT. Holcim dan mengirimkannya langsung ke alamat pelanggan.

84

Tetapi terkadang perusahaan masih menerima keluhan dari pelanggan mengenai

keterlambatan pengiriman barang.

Rekomendasi yang diusulkan untuk meminimalisi hal ini adalah dengan

membuat daftar SO pending untuk mengetahui sales order mana yang belum atau

terlambat dikirim dan dengan adanya daftar SO pending ini perusahaan dapat

membuat penilaian terhadap kinerja pihak angkutan bersangkutan.

5. Kesulitan memperoleh laporan mengenai informasi yang terkait dengan

transaksi siklus pendapatan.

Hanya ada lima laporan yang dihasilkan setiap akhir periode, yaitu: laporan

penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran, laporan laba rugi, dan

laporan neraca.

Manajemen membutuhkan cukup banyak laporan historical yang dapat

mendukung pengambilan keputusan untuk periode selanjutnya agar ada peningkatan

kinerja dan laba dibandingkan periode sebelumnya.

Penyebab minimnya jumlah laporan yang dibuat saat ini adalah pihak

perusahaan merasa sudah cukup dengan informasi yang terdapat pada laporan yang

dihasilkan saat ini. Jika terjadi kekurangan informasi hanya ditanyakan secara lisan

pada bagian terkait.

Oleh sebab itu, maka seringkali informasi yang material mengenai siklus

pendapatan hanya diperoleh secara lisan tanpa bukti tertulis. Sehingga manajemen

kesulitan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja

perusahaan di masa yang akan datang.

85

Selain laporan penjualan, daftar piutang, laporan penerimaan pembayaran,

laporan laba rugi, dan laporan neraca sebaiknya dibuat laporan lainnya seperti

laporan piutang penjualan per pelanggan, daftar SO pending, laporan usia piutang,

laporan penerimaan bank, dan review limit kredit pelanggan untuk membantu

manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, sebaiknya laporan penjualan

dibuat secara umum maupun per pelanggan.

3.5 Analisis Kebutuhan Informasi

Tabel 3.7 di bawah ini menunjukkan hasil analisis kebutuhan informasi bagi

perusahaan.

86

Tabel 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi

Sasaran Masalah Solusi Kebutuhan Informasi Meningkatkan pelayanan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara catatan perusahaan dengan catatan pelanggan, dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut

Agar mudah dilakukan cross-checked dengan pelanggan mengenai barang yang dipesan dan tanggal kirim barang yang diminta, maka sebaiknya sales order dibuat pada dokumen rangkap dua. Rangkap pertama dipegang oleh perusahaan, ranngkap dua dipegang oleh pelanggan.

Sales Order

Meminimalisasi frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan melakukan penjualan dalam skala yang tinggi

Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan sering terjadinya kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya

Merancang sistem yang menyediakan standar atau kriteria baku dalam memberikan kredit yang sesuai bagi pelanggan

Laporan Piutang Penjualan per pelanggan, Laporan Usia Piutang, Review Limit Kredit Pelanggan

Meningkatkan akurasi jumlah penjualan dan pembayaran yang terjadi

Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data penjualan dan penerimaan kas perusahaan dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut

Merancang sistem yang menyediakan nomor urut tercetak pada setiap dokumen, terutama dokumen nota penjualan sehingga dapat dengan mudah dilakukan cross-checked mengenai penjualan yang terjadi. Serta

Sales Order, Nota Penjualan dengan nomor urut tercetak, Rekonsiliasi antara Sales Order dan Nota Penjualan, Bukti Pembayaran

87

menyediakan dokumen yang layak atas transaksi pembayaran yang terjadi

Menyediakan berbagai informasi yang real time untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat

Kesulitan memperoleh laporan yang terkait dengan transaksi dalam siklus pendapatan secara cepat. Sehingga manajemen kesulitan dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dalam laporan yang dihasilkan

Dibuat laporan-laporan tambahan yang berguna untuk mendukung keputusan manajemen. Serta laporan dapat dibuat sesuai kategori yang diperlukan

Laporan Piutang Penjualan per pelanggan, Laporan Penjualan per pelanggan, Daftar SO Pending, Laporan Usia Piutang, Laporan Penerimaan Pembayaran, Laporan Penerimaan Bank, Review Limit Kredit