Upload
hoangphuc
View
216
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
Bab 1
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Peran dari sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI)
dalam menjalankan kegiatan bisnis suatu organisasi di era
informasi saat ini sangat dibutuhkan. Dimana dapat dilihat bahwa
SI/TI memiliki beberapa peranan penting dalam suatu organisasi,
antara lain, SI/TI merupakan sarana untuk membantu suatu
organisasi dalam mewujudkan efesiensi integrasi antara
perspektif manajemen dan operasional (proses back office dan
front office), meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen,
SI/TI juga dapat dijadikan dasar untuk membantu pengambilan
keputusan. Selain itu, SI/TI dapat membantu suatu organisasi
dalam merencanakan program kerja ke depan atau secara umum
dapat dikatakan bahwa SI/TI berfungsi sebagai sarana dalam
membantu organisasi dalam merealisasikan tujuan strategisnya.
Suatu organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan
bisnis dan mengevaluasi sumber daya SI/TI, sehingga diperoleh
peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh
pemangku kepentingan (stakeholder) yang terlibat di dalam
organisasi. Bagi organisasi, memiliki strategi bisnis saja belum
cukup untuk menghadapi persaingan di antara organisasi. Strategi
bisnis yang dituangkan dalam business plan harus dilengkapi
dengan strategi SI/TI. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan
2
secara optimal penggunaan SI/TI sebagai komponen utama SI/TI
di organisasi.
Strategi SI/TI di lingkungan pemerintahan saat ini
mengarah pada pemanfaatan SI/TI sebagai sebuah penggerak
bisnis utama (key enabler business) di dalam aktivitas
pengelolaan dan penyelenggaraan program pembangunan daerah.
Fokus dari implementasi SI/TI dalam ruang lingkup
pemerintahan daerah (pemda) adalah pada area pengembangan
organisasi dan sistem pemerintahannya yang membutuhkan
pengembangan sistem organisasi yang diarahkan pada perbaikan
sistem pengelolaan pemda termasuk perbaikan di dalam struktur
organisasi.
Implementasi SI/TI di pemda adalah bagaimana integrasi
antara kegiatan organisasi pemerintahan dan kebutuhan
infrastruktur SI/TI dalam fungsi bisnis yang dijalankan. Dampak
dari itu semua, organisasi menerapkan SI/TI dengan hanya
memperhatikan kebutuhan sesaat dan memungkinkan penerapan
SI/TI yang saling tumpang tindih. Kondisi tersebut membuat
SI/TI tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan yang diharapkan
berdasarkan misi dan tujuan penerapan SI/TI, yaitu efisiensi dan
efektifitas dalam pemenuhan kebutuhan organisasi, mulai dari
pemenuhan kebutuhan pada level yang tertinggi dalam organisasi
yaitu pihak manajemen sampai pada kebutuhan paling bawah
yaitu pihak operasional (Yunis, 2009).
3
Penyebab utama dari kegagalan suatu organisasi dalam
menerapkan SI/TI adalah kurangnya perencanaan yang matang
terhadap implementasi SI/TI. Perencanaan implementasi SI/TI
harus diselaraskan antara strategis SI/TI dan strategi SI/TI (Ward
dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis (renstra) SI/TI mutlak
diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI.
Dokumen renstra ini menjadi acuan dalam melakukan investasi
SI/TI. Tanpa renstra yang jelas, maka investasi SI/TI yang
hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah dan memberikan
kontribusi yang tidak maksimal serta tidak selaras dengan tujuan
yang ingin diraih (Tambotoh, 2010).
Keselarasan penerapan SI/TI dengan kebutuhan organisasi
hanya mampu dijawab dengan memperhatikan faktor integrasi di
dalam pengembangan SI/TI, tujuan integrasi yang sebenarnya
adalah untuk mengurangi kesenjangan yang terjadi dalam proses
pengembangan SI/TI. Dalam rangka menurunkan kesenjangan
tersebut, maka diperlukan sebuah kerangka kerja dalam
merencanakan, merancang, dan mengelola infrastruktur SI/TI
yang disebut dengan enterprise architecture (EA). Pemilihan EA
adalah karena EA dipandang sebagai sebuah pendekatan logis,
komprehensif, dan holistik untuk merancang dan
mengimplementasikan sistem dan komponen sistem secara
bersamaan. Dengan kata lain, EA mengintegrasikan SI/TI di
dalam suatu arsitektur (Parizaue, 2002).
4
Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Sumba Barat
sebagai salah satu organisasi non-profit yang merupakan sebuah
lembaga pemerintahan yang telah lama memanfaatkan SI/TI,
namun belum optimal karena di dalam kegiatan bisnisnya masih
banyak kelemahan terkait pengelolaan data yang seharusnya
dapat diakomodasi dengan adanya bantuan teknologi, hal ini
terjadi karena belum adanya perencanaan SI/TI secara baik.
Selain itu, jika melihat Rencana Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPJMD) Pemda Kabupaten Sumba Barat sejak tahun
2005-2010 dan tahun 2010-2015, penerapan SI/TI tidak secara
eksplisit dicantumkan, baik sebagai salah satu program
pembangunan daerah maupun sebagai alat pendukung program
pembangunan daerah tersebut. Perencanaan ini sangat bertolak
belakang dengan kondisi yang terjadi di lapangan, dimana
seharusnya penerapan SI/TI lebih diperhatikan guna mengatasi
tata laksana dan sistem administrasi pemerintahan baik di
lingkungan internal dan eksternal yang belum efektif dan efisien.
Permasalahan yang ditemui pada saat melakukan penelitian
di Pemda Kabupaten Sumba Barat yang paling sering terjadi
adalah seputar manajemen kepegawaian, manajemen
pemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen
kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen administrasi,
manajemen legislasi, manajemen keuangan, manajemen
kewilayahan, dan manajemen sarana dan prasarana yang
seringkali pengolahan data dan informasinya tidak teratur
5
sehingga mengakibatkan terhambatnya pekerjaan di setiap Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Salah satu contoh, adalah
peristiwa hilangnya data-data yang berhubungan dengan
kepemerintahan merupakan hal yang biasa terjadi. Hal ini cukup
mengkhawatirkan, karena sebagai lembaga pemerintahan, maka
tertib administrasi sangat diperlukan.
Bahkan yang lebih krusial adalah pengelolaan data
inventaris barang daerah, karena berdasarkan wawancara yang
dilakukan, data inventaris barang daerah tersebut sebagian besar
tidak jelas siapa yang bertanggung jawab. Hal ini terjadi, karena
sistem pelaporan data inventaris barang daerah yang belum
sinergi dan terintegrasi dari setiap SKPD. Hasilnya, data yang
dikumpulkan sering tidak sesuai dengan kondisi fisik. Bahkan
pada saat melakukan pengamatan di Pemda, ditemukan fakta
bahwa ternyata sistem administrasi sebagian besar masih berbasis
kertas (paper-based) dan tidak mungkin terintegrasi dengan
seluruh SKPD sehingga pengelolaan data menjadi tidak efisien.
Sejalan dengan isu strategis Pemda, yaitu koordinasi dan
sinergi antar lembaga, dari pengamatan dan wawancara salah satu
masalah utama yang dihadapi oleh Pemda Kabupaten Sumba
Barat adalah kurangnya sinergi diantara berbagai SKPD dengan
Bagian Informatika yang merupakan lembaga yang mengatur
pengolahan data elektronik dan merupakan lembaga
pengembangan SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat. Bagian
Informatika kurang dilibatkan dalam perkembangan SI/TI di
6
Pemda Kabupaten Sumba Barat itu sendiri. Hal ini terjadi karena
sumber daya manusia (SDM) yang ada di Bagian Informatika
masih kurang memadai, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
Dari sisi kualitas, sebagian besar pegawai Bagian Informatika
belum memiliki kemampuan analitis di bidang SI/TI yang
tercermin dari tingkat pendidikan yaitu dari delapan (8) orang
pegawai Bagian Informatika dibagi menjadi enam (6) orang
pegawai negeri sipil dan dua (2) tenaga kontrak. Dimana tiga (3)
orang memiliki gelar sarjana/S1 (2 Sarjana Komputer dan 1
sarjana sosial), dua (2) orang berijazah SMA, 2 (dua) orang
berijazah SMP dan satu (1) orang berijazah SD.
Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang dilakukan
juga, aplikasi untuk SDM yang merupakan salah satu bagian dari
aplikasi kepegawaian yang sangat dibutuhkan memiliki fitur,
antara lain berupa data pokok pegawai, pendidikan, kepangkatan,
absensi, dan lainnya adalah model pengukuran kinerja pegawai
yang menjadi dasar melakukan analisa beban kerja tidak
diakomodir dengan baik. Di samping itu, Bagian Kepegawaian
kesulitan dalam melakukan analisa yang diperlukan jika
memanfaatkan sumber data tersebut karena belum adanya
aplikasi tersebut. Pemda Kabupaten Sumba Barat melalui Bagian
Informatika telah berupaya untuk mengatasi berbagai
permasalahan yang terjadi terkait dengan manajemen
kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan perencanaan untuk
aplikasi kepegawaian, akan tetapi kelemahannya, perencanaan
7
aplikasi kepegawaian tersebut tidak ditindaklanjuti karena
pergantian kepemimpinan kepala daerah pada saat itu (KaSub
Bagian Telematika, 2011).
Sejalan dengan isu strategis Pemda pula yaitu sarana dan
prasarana maka salah satu masalah utama yang dihadapi oleh
Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah kondisi infrastruktur
perkantoran yang saat ini yang letaknya terpisah-pisah untuk
beberapa SKPD dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba
barat. Berdasarkan wawancara dan pengamatan, untuk
infrastruktur SI/TI sangat tidak memadai, karena infrastruktur
SI/TI hanya terdapat pada kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba
barat. Persoalan saat ini adalah perencanaan jaringan inter-
networking yang mampu mengintegrasikan beberapa SKPD yang
terpisah dengan kantor pusat Pemda Kabupaten Sumba Barat.
Berbagai permasalahan di atas seakan menjadi persoalan
klasik di lembaga pemerintahan di Indonesia pada umumnya dan
Pemda Kabupaten Sumba Barat pada khususnya. Berbagai
aturan, mulai peraturan perundang-undangan hingga peraturan
setingkat menteri bahkan surat keputusan sudah dikeluarkan
untuk mengatur sistem administrasi dan manajemen pengelolaan
pemerintahan, namun masih saja dijumpai persoalan
ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam pengelolaan
administrasi.
8
Berdasarkan wawancara dan pengamatan, hal ini terjadi
karena Pemda Kabupaten Sumba Barat belum memiliki renstra
SI/TI yang mampu menyelaraskan antara strategi bisnis dan
strategi SI/TI. Keadaan ini jelas sangat memprihatinkan dan
Pemda seharusnya membutuhkan SI/TI untuk memberikan solusi
bagaimana cara mengatasinya. Berdasarkan isu strategis dan
beberapa persoalan utama yang diuraikan di atas, maka alasan
perlunya strategi SI/TI adalah sebagai berikut:
- SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sistem dan tata laksana
administrasi yang efektif, efisien, dan profesional sehingga
upaya pencapaian RPJMD yang dibuat bisa tercapai.
- SI/TI diperlukan untuk mewujudkan sinergi melalui integrasi
data dan proses komunikasi diantara SKPD dan lembaga
terkait lainnya.
- SI/TI diperlukan untuk mengoptimalkan pemanfaatan SDM
berdasarkan beban kerja yang ada sehingga kinerja organisasi
secara keseluruhan akan meningkat.
- Perbaikan sarana dan prasarana SI/TI serta pemanfaatan SI/TI
untuk pengelolaan sarana dan prasarana
- Strategi teknologi dan investasi SI/TI yang dibuat supaya
selaras dengan visi, misi, tugas, pokok, dan fungsi (tupoksi)
dan strategi organisasi. Semua pengembangan aplikasi, dan
infrastruktur harus membantu proses bisnis organisasi.
9
- Aplikasi-aplikasi SI/TI yang akan dibuat harus terintegrasi
dengan baik sehingga tidak terjadi tumpang tindih
(overlapping) atau bahkan duplikasi pembuatan aplikasi.
- Arus informasi antar bagian dalam organisasi harus
konsisiten, akurat, dan cepat, sehingga kesalahpahaman antar
bagian dalam organisasi karena informasi yang tidak tepat
bisa dihilangkan.
Dalam menjalankan seluruh program pembangunan daerah
seperti yang terdapat dalam RPJMD 2010-2015, maka Pemda
Kabupaten Sumba Barat harus menyiapkan kebutuhan-kebutuhan
yang diperlukan, salah satunya adalah infrastruktur SI/TI untuk
membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan. Infrastruktur
SI/TI yang dibangun harus dapat beradaptasi disesuaikan dengan
perubahan kebutuhan strategis oraganisasi. Infrastruktur SI/TI
yang adaptif tersebut dapat diukur dari kecepatan implementasi
layanan baru, mampu mengakomodasi peningkatan beban, dan
kemudahan menambah komponen baru sehingga dapat
mendukung pengembangan SI/TI (Aulia, 2009).
Infrastruktur SI/TI yang digunakan oleh Pemda Kabupaten
Sumba Barat sebaiknya berbasis EA sehingga kebutuhan
organisasi dapat terakomodasi dengan baik dan saling
terintegrasi. Dampak dari hal tersebut adalah kemudahan bagi
level manajemen tingkat atas Pemda Kabupaten Sumba Barat
dalam mengambil keputusan dalam proses perencanaan,
pengendalian, pengawasan, dan peningkatan kinerja setiap
10
kegiatan dalam program pembangunan daerah. Untuk itu, maka
perlu dilakukan suatu perencanaan strategis SI/TI di lingkungan
Pemda Kabupaten Sumba Barat yang mampu menyelaraskan
antara strategi bisnis dan strategi SI/TI sehingga dapat tercapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Konsep renstra SI/TI yang digunakan dalam pengembangan
SI/TI Pemda Kabupaten Sumba Barat adalah dengan
menggunakan kerangka The Open Group Architecture
Framework (TOGAF) dengan melakukan tahapan dalam
Architecture Development Method (ADM). Tahapan yang ada
pada TOGAF ADM juga memiliki perencanaan SI/TI yang akan
diselaraskan dengan pengembangan arsitektur SI/TI.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka penelitian ini
bertujuan untuk menjawab permasalahan yang terjadi yaitu:
1. Bagaimana menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda
Kabupaten Sumba Barat agar tata laksana dan sistem
administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
2. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan
EA dalam mendukung aktivitas bisnis di Pemda Kabupaten
Sumba Barat dalam manajemen kepegawaian, manajemen
kepemerintahan, manajemen pembangunan, manajemen
kemasyarakatan, manajemen pelayanan, manajemen
11
administrasi, manajemen legislasi, manajemen keuangan,
manajemen kewilayahan, dan manajemen sarana dan
prasarana.
3. Bagaimana membangun model infrastruktur SI/TI berbasis
EA yang standar dan sesuai untuk diterapkan di Pemda
Kabupaten Sumba Barat dan dapat digunakan sebagai
pedoman untuk mengembangkan SI/TI untuk mendukung
pencapaian tujuan organisasi.
1.3. Tujuan Penelitian
Sehubungan dengan rumusan masalah, maka penelitian ini
memiliki tujuan, yaitu:
1. Menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten
Sumba Barat agar tata laksana dan sistem administrasi
pemerintahan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
2. Membangun model infrastruktur SI/TI berbasis EA sesuai
dengan aktivitas bisnis dari Pemda Kabupaten Sumba Barat
yang akan mempermudah pengembangan SI/TI dengan
menggunakan kerangka TOGAF ADM.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang ingin dicapai dengan adanya penelitian ini,
antara lain, terdiri atas manfaat praktis dan manfaat akademis.
12
1. Manfaat Praktis
Adapun manfaat praktis penelitian ini, yaitu:
- Adanya rencana strategis SI/TI dan model infrastruktur
SI/TI yang dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan,
mengimplementasikan, dan mengelola SI/TI serta
infrastruktur SI/TI di Pemda Kabupaten Sumba Barat.
- Membantu Pemda Kabupaten Sumba Barat dalam
memberikan panduan dan acuan kepada masing-masing
SKPD dalam menentukan standar pengembangan dan
implementasi SI/TI.
2. Manfaat Akademis
Sedangkan manfaat bagi akademisi adalah perencanaan
strategis SI/TI dan pembangunan model infrastruktur SI/TI
yang dikembangkan yang berbasis EA dengan menggunakan
kerangka TOGAF ADM dapat menjadi wawasan baru dalam
pengembangan dan perencanaan strategis SI/TI baik untuk
organisasi swasta maupun pemerintahan.
1.5. Batasan Masalah
Batasan atau ruang lingkup permasalahan dalam penelitian
ini, antara lain adalah:
1. Penelitian dilakukan di Pemda Kabupaten Sumba Barat pada
Bagian Informatika yang berfungsi sebagai pengolah data
elektronik dan pengembang Sistem Informasi Manajemen
Daerah (SIMDA).
13
2. Penelitian ini dibatasi pada aktivitas bisnis dari Bagian
Informatika yang tertuang dalam tugas pokok dan fungsi
(tupoksi) sehubungan dengan pembangunan Pemda
Kabupaten Sumba Barat berdasarkan dokumen RPJMD
Tahun 2010-2015.
3. Keluaran merupakan pemodelan EA yang menghasilkan cetak
biru (blueprint) model dan kerangka dasar dalam
pengembangan SI/TI yang terintegrasi untuk mendukung
percepatan tujuan organisasi pemerintahan.
4. Penelitian ini tidak membahas pengukuran tingkat
kedewasaan SI/TI terhadap implementasi di Pemda
Kabupaten Sumba Barat.
5. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan
anggaran biaya yang dibutuhkan dari renstra SI/TI.
1.6. Sistematika Penelitian
Sistematika dalam penelitian ini, yaitu:
Bab 1 Pendahuluan, pada bagian ini berisi latar belakang
masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian secara praktis dan akademis, batasan atau ruang
lingkup masalah, dan sistematika penelitian.
Bab 2 Tinjauan Pustaka, pada bagian ini berisi penelitian
yang pernah dilakukan terkait topik penelitian; dan teori-teori
pendukung yang digunakan yang berhubungan erat dengan
pokok-pokok landasan berpikir, yang relevan dengan topik
14
penelitian, seperti Pemerintah Daerah, keterbukaan informasi
publik, arsitektur SI/TI, strategi SI/TI, Enterprise, Architecture,
EA, Unified Modeling Language (UML), analisa Critical Success
Factor, analisa Value Chain dan TOGAF ADM.
Bab 3 Metodologi Penelitian, pada bagian ini berisi
metode penelitian menggunakan kerangka TOGAF ADM serta
tahapan yang dilakukan dalam penelitian antara lain: langkah-
langkah penelitian dan pengumpulan data.
Bab 4 Hasil Pembahasan dan Analisis, pada bagian ini
berisi mengenai analisa dan pembahasan yaitu proses persiapan
untuk mempersiapkan perancangan EA. Proses persiapan
meliputi tiga (3) tahapan awal dari struktur dasar TOGAF ADM,
yaitu Preliminary Phase, Architecture Vision, dan Businness
Architecture untuk identifikasi obyek penelitian yaitu Bagian
Informatika Pemda Kabupaten Sumba Barat dapat dilakukan
secara mendalam, serta menjelaskan pembahasan mengenai
Information System Architecture, Technology Architecture,
Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation
Governance dan Change Management.
Bab 5 Penutup, pada bagian ini berisi kesimpulan
mengenai hasil renstra SI/TI berdasarkan model EA pada Pemda
Kabupaten Sumba Barat dan saran-saran yang dapat berguna
untuk Pemda dalam melakukan implementasi renstra SI/TI yang
telah disusun serta saran guna perkembangan penelitian
selanjutnya.