of 85 /85
TEME Proiect Practica : 1 Auditul utilizării şi dezvoltării resurselor umane 2. Auditul relaţiilor de muncă Pe acelasi model al AUDITULUI GESTIUNII RESURSELOR UMANE prezentat in cadrul acestei lucrari 1 Auditul utilizării şi dezvoltării resurselor umane cuprinde: a) analiza posturilor şi planificarea resurselor umane b) recrutarea, selectia si integrarea resurselor umane c) evaluarea performantelor resurselor umane d) training-ul (formarea profesională continuă) resurselor umane e) cariera resurselor umane f) evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfactie si de motivare precum si politica de compensaţii şi beneficii a resurselor umane 2 Auditul relaţiilor de muncă – cuprinde respectarea prevederilor legislaţiei muncii în urmatoarele domenii: a) politicile si procedurile vizand sănătatea şi securitatea în muncă b) programe de pază şi protecţie c) analiza si soluţionarea situatiilor conflictuale din companie d) respectarea drepturilor şi obligaţiilor angajaţilor e) politica de personal

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Embed Size (px)

DESCRIPTION

auditul gestiunii resurselor umane

Citation preview

Page 1: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

TEME Proiect Practica : 1 Auditul utilizării şi dezvoltării resurselor umane 2. Auditul relaţiilor de muncă

Pe acelasi model al AUDITULUI GESTIUNII RESURSELOR UMANE prezentat in cadrul acestei lucrari

1 Auditul utilizării şi dezvoltării resurselor umane – cuprinde:a) analiza posturilor şi planificarea resurselor umaneb) recrutarea, selectia si integrarea resurselor umanec) evaluarea performantelor resurselor umaned) training-ul (formarea profesională continuă) resurselor umanee) cariera resurselor umanef) evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfactie si de motivare precum si politica de

compensaţii şi beneficii a resurselor umane

2 Auditul relaţiilor de muncă – cuprinde respectarea prevederilor legislaţiei muncii în urmatoarele domenii:

a) politicile si procedurile vizand sănătatea şi securitatea în muncăb) programe de pază şi protecţiec) analiza si soluţionarea situatiilor conflictuale din companied) respectarea drepturilor şi obligaţiilor angajaţilore) politica de personal

Page 2: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L.

CUPRINS

Introducere...............................................................................................................................3 CAPITOLUL I. Delimitări conceptuale aferente auditului resurselor umane............................41.1.Diferite abordări ale auditului gestiunii resurselor umane.................................................41.2.Consideratii generale asupra activităţilor auditului resurselor umane...............................6

CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane în cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL2.1. Date despre compania auditată...........................................................................................72.2 Principiile profesionale respectate de către echipa de auditori .......................................9 2.3. Probele de audit utilizate...................................................................................................102.4. Sistemul referenţial de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane......................122.5.Etapele parcurse în pregatirea, desfasurarea şi implementarea auditului.........................16 2.5.1. Culegerea informaţiilor calitative şi cantitative....................................................16 2.5.2. Evaluarea informaţiilor.......................................................................................22 2.5.3 Analiza rezultatelor.................................................................................................22 2.5.4 Planificarea acţiunii...............................................................................................23

CAPITOLUL III. Raportul de audit 3.1. Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile....................................................................253.2. Programul intervenţiei la faţa locului...................................................................................27 3.2.1.Testul nr.1...........................................................................................................31 3.2.2.Testul nr.2...........................................................................................................34 3.2.3.Testul nr.3.............................................................................................................37 3.2.4.Testul nr.4..............................................................................................................40 3.2.5.Testul nr.5.............................................................................................................43 3.2.6.Testul nr.6..............................................................................................................46

3.3. Puncte forte ale activităţii gestiunii resurselor umane.........................................................493.4. Puncte slabe ale activităţii gestiunii resurselor umane......................................................49

2

Page 3: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

CAPITOLUL IV. CONCLUZII ŞI RECOMANDĂRI..............................................................50Bibliografie...............................................................................................................................53Introducere

În complexul domeniu al resurselor umane, auditul intern are scopul de a verifica toate procesele şi procedurile de activitate privind: angajările în cadrul companiei, avansarile, continuitatea în munca, dezvoltarea carierei, instruirile şi evaluarile profesionale, recompensele şi sancţiunile aplicate, pensionările, modurile de stabilire şi aducere la indeplinire a responsabilitaţilor şi atribuţiilor de către personalul angajat. De asemenea, auditul intern al gestiunii resurselor umane poate demonstra performanţa rezultatelor obţinute, riscurile, strategiile, planificarile, obiectivele, metodologiile, instrumentele utilizate în legatură cu acest domeniu, indicatorii de activitate şi rezultate. Obiectivele auditului intern trebuie dezvoltate în acord cu principiile pe baza cărora se desfaşoară activităţile managementului resurselor umane: angajaţii sunt baza eficacităţii şi eficienţei dezvoltarii unei companii; administrarea resurselor umane este responsabilitatea acestor autorităţi; activitatea managementului resurselor umane influenţează toate tranzacţiile unei organizaţii.Existenţa procedurilor de activitate actualizate, clare şi bine stabilite este necesară, precum şi stapânirea riscurilor şi vulnerabilităţilor din această arie, conformarea faţă de cadrul legislativ.Scopul unui audit de Resurse Umane este de a evalua eficienţa funcţiei de resurse umane şi pentru a asigura respectarea de reglementare. Auditul poate fi realizat de oricine cu suficientă experienţă in domeniul Resurselor Umane. Având experienţă de lucru în mai mult de o companie este un plus, deoarece oferă auditorului o perspectivă mai largă. Există un avantaj de a avea de audit efectuat de către un consultant extern. Deoarece consultantul extern are mai puţine prejudecăţi cu privire la organizarea şi are mai puţin interes personal în rezultatul decât un angajat al companiei, consultant extern poate fi mai obiectiv.

Din cauza multitudinii de legi care afectează fiecare etapă a procesului de ocupare a forţei de muncă, este extrem de important pentru un angajator să revizuiască în mod regulat politicile şi practicile de reglementare pentru a asigura o conformitate, în scopul de a evita potenţialele amenzi. Un audit al resurselor umane poate asigura, de asemenea, că politicile şi procedurile de organizare sunt corecte şi coerente şi in acelaşi timp se poate consolida satisfacţia angajaţilor. Obiectivul auditului acestei categorii ar trebui să fie identificarea şi definirea aspectelor ce necesită o atenţie sporită şi realizarea de recomandări competente şi pertinente în vederea obţinerii de unei gestiuni eficiente a resurselor umane.

De asemenea, toate aceste eforturi necesită în primul rând înţelegere, apoi aprobare din partea managementului de nivel superior şi mediu şi în cele din urmă implementarea.Din perspectiva minimizării deficienţelor practicilor de resurse umane, se urmăresc aspectele diagnosticului şi avantajele strategice ale unui audit de resurse umane cuprinzător. Mai multe

3

Page 4: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

organizaţii au baza acestor elemente. Un management conştiincios va recunoaşte, în mod normal, importanţa şi valoarea, precum şi motivele actualizării politicilor şi procedurilor pentru a încorpora rezultatele unui audit.

CAPITOLUL I.Delimitări conceptuale aferente auditului resurselor umane

1.1. Diferite abordări ale auditului gestiunii resurselor umane

Auditul resurselor umane a apărut şi s-a dezvoltat atât pe plan mondial, cât mai ales în tara noastră relativ recent, fiind implementat îndeosebi la nivelul companiilor transnaţionale, multinaţionale, dar şi al celor naţionale mari.Treptat însa, auditul resurselor umane este adoptat şi implementat şi la nivelul organizaţiilor de dimensiuni mijlocii şi chiar mici, fiind un instrument de control, care a devenit necesar pentru luarea de decizii fundaméntate în ceea ce priveste personalul, în acord eu obiectivele globale ale companiei.Deşi este un domeniu şi o activitate practică relativ nouă, auditul resurselor umane cunoaşte deja o serie de conceptualizări şi definiţii, în continuare analizând unele dintre ele.

"Auditul este un domeniu care se bazează pe un cadru de referinţă recunoscut în lumea întreagă, chiar dacă, din cauza varietaţilor mediilor de referinţă în care este practicat, acesta trebuie să se adapteze pentru a lua în calcul particularităţile legislative şi de reglementare ale fiecărei ţari, regulile specifice care guvernează anumite sectoare de activitate sau pur şi simplu marimea şi cultura organizatiilor".1

Într-o altă accepţiune, auditul resurselor umane este considerat ca "o activitate desfaşurată de profesionişti în domeniul resurselor umane din interiorul sau exteriorul organizatiei, care colectează şi evaluează probe legate de gestionarea resurselor umane din cadrul organizaţiei, în vederea exprimării unei opinii independente privind comparaţia dintre aspectele observate si cele prestabilite, raportate la respectarea şi aplicarea unui criteriu de calitate anterior definit."2

Potrivit analizei specialistului american în domeniu V.M. O’Reilly, auditul este definit ca „privind acţiunile şi evenimentele cu caracter economic şi nu numai, în vederea aprecierii gradului de conformitate al acestor afirmaţii cu criteriile prestabilite de auditor, precum şi de comunicare a rezultatelor către utilizatorii interesaţi”.Auditul de resurse umane are o natură funcţională şi, în general, este mai restrâns decât un audit de management. Pe de altă parte, auditurile funcţionale sunt intensive şi specializate pe un singur domeniu, cu câteva subdomenii. În plus, auditul resurselor umane necesită, de regulă, mai mult timp decât un audit general de management.

1 Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem în institutiile publice, Ed. Administratei si Internelor, Bucuresti 2006, p.14

2 Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011, p. 504

Page 5: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Derivat din monitorizarea rezultatelor activităţii resurselor umane, auditul a evoluat în timp şi a devenit o funcţie de bază a managementului resurselor umane. Pe lângă faptul că reuşeşte să releve adevăratele dimensiuni ale activităţii resurselor umane, auditarea îl ajută pe manager în toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informaţiile furnizate de audit fiind bine fundamentate. Prin auditul resurselor umane se înţelege un complex de activităţi de monitorizare şi colectare de informaţii care îl asigură pe manager că activităţile desfăşurate se derulează conform planificării, măsurând progresul către obiectivele propuse şi detectând deviaţiile de la plan pentru a lua măsuri corective.Auditul resurselor umane este o evaluare sistematică a punctelor forte, limitările, şi nevoile de dezvoltare ale sale resurse umane existente, în contextul performanţei organizaţionale - (Flamholtz, 1987). Auditul gestiunii resurselor umane " măsoară capacitatea resurselor umane şi eficienţa în circumstanţele date şi gradul de utilizare al capacităţii resurselor umane şi eficienţa în circumstanţele date şi gradul de utilizare al resurselor umane în cel mai bun posibil mod să conducă organizaţia "(Abdulaziz Arain, 2001) Auditul are ca scop încurajarea managerilor profesionişti şi a directorilor de a dezvolta propriile metode de măsurare de performanţă în raport cu obiectivele şi obiecţiile dezvoltate din experienţa şi nevoile lor de in funcţie de unitatea proprie, departament şi sector. Executivii sunt încurajati să revizuiască, să adapteze şi să aplice diverse metode de diagnostic, care sunt cele mai potrivite situaţiei lor proprii "(Willion B. Werther & Keith Davis, 1996).Auditul este una dintre metodele de colectare de informaţii concrete de gestionare a controalelor şi activităţi bazate pe o evaluare imparţială a unor dovezi obiective, mai degrabă decât opinia subiectivă " (Willion B. Werther & Keith Davis, 1996).

Această analiză va obliga directorii executivi la clarificarea si înţelegerea cu privire la modul în care capitalul uman este utilizat şi evaluarea valoarii acestuia in cadrul organizatiei. (Boudreau & Ramstad, 1997).

Auditul resurse umane în domeniul său de aplicare este dincolo de auditul convenţional, audit de resurselor umane este mai clar definit ca "o metoda de a evalua eficienţa resurselor umane la toate nivelurile în întreaga organizaţie, în scopul de a verifica dacă gestiunea este de regularitate si conformitate, şi se recomanăa eficacitatea sa în cazul în care nu este cazul "(Willion B. Werther & KeithDavis, 1996).“Auditul resurselor umane trebuie considerat un instrument de diagnostic pentru identificarea punctelor forte şi a punctelor slabe ale unei organizaţii. Un audit eficient poate fi folositor prin stimularea gândirii constructive, identificarea aspectelor pozitive şi a deficienţelor organizaţionale, precum şi prin furnizarea de recomandări pentru ameliorare”(Irinel Marin, 2004)

Auditul este un control calitativ general, o verificare a activităţilor resurselor umane la nivelul unui compartiment sau al întregii organizaţii, cât şi a modului în care acesteactivităţi sprijină strategia organizaţiei.

5

Page 6: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

1.2.Consideratii generale asupra activităţilor auditului resurselor umane

Cuvântul „audit” provine din verbul latin „audire” – a asculta. Conceptul de audit de management a apărut în literatura de afaceri cu cel puţin 30 de ani în urmă. Totuşi, domeniile generale şi întrebările specifice conţinute în cele mai recente audituri de management au aparţinut marilor corporaţii (General Motors, Du Pont, Sears, I.B.M., Procter & Gamble şi Esteman Kodak). De atunci, auditurile au continuat să fie folosite, cu câteva modificări de structură, dar mai ales de către marile corporaţii şi unele agenţii guvernamentale.Auditul de resurse umane are o natură funcţională şi, în general, este mai restrâns decât un audit de management. Pe de altă parte, auditurile funcţionale sunt intensive şi specializate pe un singurdomeniu, cu câteva subdomenii. În plus, auditul resurselor umane necesită, de regulă, mai mult timpdecât un audit general de management.Prin auditul resurselor umane se înţelege un complex de activităţi de monitorizare şi colectarede informaţii care îl asigură pe manager că activităţile desfăşurate se derulează conform planificării, măsurând progresul către obiectivele propuse şi detectând deviaţiile de la plan pentru a lua măsuri corective.Auditurile trebuie efectuate cu scopul de a determina dacă diferite elemente ale subsistemului sunt eficiente pentru realizarea obiectivelor stabilite de conducere. Ideea de bază care ne preocupă în formularea unui model în domeniu este aceea că auditul resurselor umane evaluează activitatea resurselor umane dintr-o organizaţie, cu scopul de a îmbunătăţi activităţile respective. Auditulfurnizează feed-back-uri referitoare la funcţia de personal, la modul în care sunt desfăşurate activităţile acestei funcţiuni.Câteva dintre avantajele3 pe care le oferă auditul resurselor umane sunt prezentate, după cumurmează:• evidenţiază contribuţiile departamentului de resurse umane în cadrul organizaţiei;• îmbunătăţeşte imaginea profesională a departamentului resurse umane;• încurajează asumarea de responsabilităţi mai mari în cadrul aceluiaşi departament;• descoperă problemele critice ale resurselor umane;• reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace.

Un audit de resurse umane evaluează activităţile de resurse umane derulate într-o organizaţie. Având la dispoziţie aceste informaţii, managerul de resurse umane poate elabora planuri care să asigure o mai bună contribuţie a activităţilor de resurse umane la realizarea obiectivelor organizaţionale.

3 Marin I. Auditul Resurselor Umane-funcție de bază a managementului resurselor umane, 20046

Page 7: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

CAPITOLUL II.Auditul gestiunii resurselor umane în cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL

2.1. Date despre compania auditată

RINF Outsourcing Solutions face parte din RINF Group International, fiind o companie de consultanţă infiinţată in 2003 cu activitate internaţionala în CEE si US. Domeniul principal de activitatea al firmei este :consultanţă în tehnologia informaţiei. Prezentă pe piaţa din Romania din ianuarie 2006 şi cei peste 100 de consultanţi români implicaţi în proiectele RINF Romania şi RINF International fac din aceasă companie.RINF deţine în prezent peste 30 de proiecte tehnice în Romania finalizate cu respectarea coordonatelor de timp, buget şi livrabile agreate.Numarul actual de angajati este de 150, din care 1/5 sunt angajati ai departamentelor operationale RINF, ceilalalţi lucrând pe diferite proiecte pentru diferiti clienţi precum : Simenens, Microsoft, Oracle, Optaros, Centric, 1&1 etc.Angajaţii interni RINF constituie : Payroll and Administrative Department, Search and Selection Department si Sales, Acconts-care se ocupa de conturile pentru fiecare client.RINF oferă servicii complexe de consultanţă şi suport IT pentru organizaţii din sectorul public/privat. RINF oferă competenţe IT de analiză şi arhitectură, programare şi testare, implementare şi suport pentru aplicaţii şi sisteme software, consultanţă specializată în achiziţia si vânzarea de pachete şi produse software.Compania RINF este recunoscută în mediile IT & Tehnic pentru proiectele relevante în care este implicată.RINF oferă companiilor/organizatiilor partenere servicii customizate care se adresează urmatoarelor situaţii:• achiziţia de pachete/produse software• vânzarea de pachete/produse software• identificarea de specialişti IT• realizarea de proiecte pe perioadă determinată• limitări de headcount• suplimentarea personalului existent pentru a face faţă perioadelor cu vârf de sarcina• misiuni care cer un nivel înalt de obiectivitate şi pot fi duse la îndeplinire doar de specialişti care au statutul de extern• formarea de echipe nucleu (3-7 specialişti) care sa poată deveni operaţionale la termen precis• servicii de payroll şi administare personal

7

Page 8: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Fig.nr.1.Organigrama SC RINF Outsourcing Solutions SRL

Page 9: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate

Tabel nr.1

Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate

Departamente RINF Outsourcing Solutions

Administrativ Sourcing Vanzari Account Consultanti IT

Numar de salariaţi

21 12 13 8 96

2. Politica de salarizare

Salarii Niveluri salariale pe departamente RINF Outsourcing Solutions

Administrativ Sourcing Vanzari Account Consultanti IT

Nivel min / norma intreaga- valoare bruta Lei

1287 1435 1580 1726 1781

Nivel max/ norma intreaga- valoare bruta Lei

8093 6900 10458 5750 12000

Politica de angajare în cadrul RINF

Page 10: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Contractele individuale de munca se incheie pe o durata nedeterminata, iar in cazuri speciale, precum: inlocuirea unui salariat in cazul suspendarii contractului pentru concediu crestere copil, desfasurarea unei activitati cu caracter temporar etc. se vor incheia contracte individuale de munca pe durata determinata.

Metodologia auditului de resurse umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions necesită numeroase surse de informaţii care trebuie verificate, cum ar fi: politici şi proceduri, dosarele angajaţilor, fişele de post, descrierile de funcţii, specificaţiile de post, rapoarte interne, contractele individuale şi colective de muncă, relaţiile cu sindicatele, relaţiile cu organismele administraţiei publice, statistica accidentelor profesionale, interviuri cu angajaţii, interviuri cu personalul departamentului de resurse umane.

Procesul de audit s-a efectuat în cadrul sediului central în mod direct şi indirect, focalizându-se pe problemele generate de administrarea resurselor umane.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra organizării activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, a funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

organizarea angajării personalului; stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; gestionarea pontajului:evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor de orice tip gestionarea dosarelor de personal gestionarea Registrului de evidenţă al salariatilor –Revisal arhivarea documentelor

2.2. Principiile profesionale respectate de către echipa de auditori

În cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, auditarea este considerată o activitate complexă, iar toate echipele de audit trebuie să respecte anumite principii profesionale şi proceduri specifice astfel încât rezultatele muncii să reflecte realitatea şi să fie de folos celor care le-au comandat.

Principiile după care compania RINF Outsourcing Solutions îşi conduce activitatea de audit sunt în conformitate cu principiile generale acceptate de către specialiştii acestui domeniu prezentate în cadrul acestei cărţi, reflectând cultura organizaţională a companiei:

a) Obligaţiile profesionale ale auditorului se extind şi în sfera etică

10

Page 11: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Auditorii manifestă cel mai înalt nivel de obiectivitate profesională în culegerea, evaluarea, analiza şi comunicarea informaţiilor cu privire la activitatea aflată în curs de examinare.Integritatea auditorilor stă la baza încrederii în această categorie profesionala, creând astfel premisele respectului pentru raţionamentul profesional al membrilor acesteia. Credibilitatea rezultatelor activităţii de auditare este în strânsă legătură cu integritatea auditorilor.Corectitudinea auditorului nu ţine doar de competenţele profesionale şi independenţa cu care realizează un raport de audit, ci şi de asumarea unei poziţii de onestitate.

b) Presupunerea privind inexistenţa unui conflict de intereseConflictul de interese reprezintă acea situaţie sau împrejurare în care interesul personal direct sau indirect al auditorului contravine interesului companiei. În această situaţie putând să afecteze independenţa şi imparţialitatea sa în luarea deciziilor sau îndeplinirea la timp şi cu obiectivitate a îndatoririlor care îi revin în exercitarea funcţiei deţinute.

c) ConfidenţialitateToate informaţiile legate de un angajament de audit sunt tratate cu maximă confidenţialitate şi nu sunt transmise niciodată unei terţe persoane deoarece ar periclita însuşi angajamentul de audit. In compania RINF Outsourcing Solutions activitatea unui auditor este reglementată şi prin clauza de confidenţialitate. Dar dincolo de această obligaţie formală, profesionalismul auditorilor depinde de confidenţialitatea cu care îşi exercită activitatea.

d) Investigarea se va derula numai în limitele de competenţă Activitatea de audit se desfăşoară numai în limitele de competenţă acordate de către ordonatorul de audit.

e)Informaţiile referitoare la activitatea supusă auditării sunt verificabilePrincipiul identificărei sursei se referă la faptul că pentru orice informaţie colectată în timpul proceselor de auditare trebuie ca sursa să fie identificabilă şi validă. Acest lucru se leagă şi de ideea că informaţiile trebuie să fie relevante pentru obiectivele auditului.

f) RegularitateRezultatele auditului devin cu adevărat relevante atunci când sunt comparate cu rezultatele din anii precedenţi. În felul acesta, auditorii pot determina dacă organizaţia a reuşit să-şi îmbunătăţească situaţia sau nu.

Regulile de conduită din cadrul Codului de etică pentru activitatea de audit în cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, servesc la transpunerea principiilor în practică şi au drept scop orientarea auditorilor interni spre o conduită etică.Regulile de conduită din cadrul Codului de etică pentru activitatea de audit în cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions, sunt următoarele:

11

Page 12: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

- auditorii nu sunt părtaşi cu bună ştiinţă la activităţi ilegale şi nu se implică în acte care pot compromite profesia de audit sau organizaţia;

- auditorii îşi desfăşoară activitatea cu onestitate, profesionalism şi responsabilitate;- auditorii respectă şi contribuie la atingerea obiectivelor legitime şi etice ale organizaţiei;- auditorii comunică toate elementele semnificative de care au cunoştinţă şi care, dacă nu

ar fi făcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activităţile aflate sub observaţie;

- auditorii manifestă prudenţă în utilizarea informaţiilor obţinute în timpul exercitării sarcinilor de serviciu;

- auditorii nu iau parte la activităţi şi nu stabilesc relaţii personale care pot afecta sau se presupune că afectează exprimarea unei opinii independente; acestea includ activităţile sau relaţiile personale care pot fi în conflict cu interesele organizaţiei;

- auditorii nu utilizeaza informaţii în scopul obţinerii unor beneficii personale sau în orice alt mod care ar fi contrar legii sau în detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale organizatiei

- auditorii se implică doar în acele misiuni pentru care au cunoştinţele, competenţele şi experienţa necesare

- auditorii îşi îmbunătăţesc în mod continuu competenţele, eficacitatea şi calitatea serviciilor.

Respectarea Codului de etică este esenţială pentru desfăşurarea activităţii de audit în cadrul companiei.

2.3 Probele de audit utilizateÎn cadrul auditului gestiunii resurselor umane în compania RINF Outsourcing Solutions , pentru susţinerea concluziilor şi elaborarea de propuneri de îmbunătăţire a acestor activităţi, echipa de auditori a folosit următoarele tipuri de probe de audit:

a) probe de audit fizice – organigrama companiei; - organigrama companiei cu precizarea headcount-ului (norma de lucru) pe fiecare compartiment - documentul elaborat de echipa de auditori ca urmare a fotografierii şi observării zilei de lucru a specialistilor si inspectorilor in resurse umane şi a managerului de resurse umane; - Regulamentul de Ordine Interioară la RINF Outsourcing Solutions SRL- chestionarul completat de managerii şi coordonatorii de departamente;

b) probe de audit verbale – interviul cu directorul de resurse umane şi interviul cu specialiştii şi inspectorii de resurse umane;

12

Page 13: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

c) probe de audit documentareÎn cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL probele de audit documentare se prezintă în format scriptic şi în format electronic:

format scriptic – procedura de adminstrare personal; - procedura de angajare; - procedura de integrare a noului angajat; - dosarele personale ale angajaţilor care contin contractele individuale de munca, fişa de

post, declaraţia privind funcţia de bază, contul bancar, furnizorul de servicii medicale etc.- fişa de instruire a angajatului în sănătate şi securitatea în muncă- carnetele de Protectia

muncii si Sanatate si Securitate in munca- fişa de aptitudini ca urmare a controlului medical la angajare; -statele de plată-declaratia unica privind taxele angajatorului-D112

format electronic- situaţia modificărilor salariale- pontajul lunar

- dosarele de personal în format electronic

- situatia arondărilor la clinicile medicale - situaţia contractelor individuale de muncă încheiate pe durată nedeterminată - situaţia avansurilor şi a reţinerilor salariale

d) probe de audit analitice - raportul cu fluctuaţia intrărilor de personal pe luni;- raportul cu fluctuaţia intrărilor de personal pe departamente în decursul a 12 luni;- raportul cu situaţia contractelor individuale de muncă încheiate pe durată determinată- raportul modificărilor lunare din ultimele 12 luni;- raportul de recrutare (în curs şi finalizate) pe ultimele 12 luni;- raportul realizat pe baza analizei interviurilor de plecare din companie;- bugetul anual

Toate tipurile de probe de audit colectate de echipa de auditori îndeplinesc cerinţele de credibilitate suficienţă, şi relevanţă.

2.4. Sistemul referenţial (repere şi standarde de audit) de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane în cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL

Definirea unui sistem referenţial corespunzător (relevant şi complet), ansamblu coerent şi consecvent de standarde ad-hoc, din care derivă criteriile şi indiciile de audit, reprezintă o

13

Page 14: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

necesitate obiectivă în audit. Toţi auditorii din cadrul unei echipe vor utiliza aceleaşi criterii de audit şi metode fundamentale de investigare, evaluare, interpretare.

Standardele de audit la care s-a raportat echipa de auditori în cadrul gestiunii resurselor umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL sunt următoarele:-procedura de administrare personal a companiei;-procedura de angajare în cadrul companiei;-procedura de integrare a noului angajat în companie;-Regulamentul de Ordine Interioară a companiei (ROI);-Codul de Conduită – regulile de conduită în compania RINF Outsourcing Solutions;-Legea 53/2003 republicată, Codul Muncii din România – versiunea actualizată la data de 01.05.2011.-H.G. 500/2011 privind registrul general de evidenţa al salariaţilor-Ordin 1616 din 02.06.2011 privind privind modificarea şi completarea modelului-cadru al contractului individual de muncă- OUG 158/2005 – Privind concediile şi indemnizaţiile de asigurări de sănătate, cu modificările ulterioare-Norma din 27/01/2006 de aplicare a prevederilor OUG 158/2005 cu modificarile ulterioare-O.G. nr. 96 / 2003 privind protecţia maternităţii la locurile de muncă, aprobată cu modificările prin legea nr. 275 / 2004;-Legea nr. 19 / 2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările ulterioare;-O.U.G. nr. 61 / 2008 privind implementarea principiilor egalităţii de tratament între femei şi bărbaţi în ceea ce priveşte accesul la bunuri şi servicii şi furnizarea de bunuri şi servicii;-Legea nr. 319 / 2006 a sănătăţii şi securităţii în muncă;-H.G. nr. 1028 / 2006 privind cerinţele minime de securitate şi sănătate în muncă referitoare la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare;-fiecare nou angajat trebuie programat la controlul medical la angajare;-fiecărui nou angajat trebuie să i se solicite documentele necesare pentru dosarul personal al său;-respectarea proceduriilor de administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL prezentată în continuare:

Procedura de gestiune a resurselor umane din cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL

Scop : Scopul acestei proceduri este de gestiona cât mai eficient resursele umane în cadrul companiei, de la dosarele de personal, încheieri/ încetări/ suspendări contractele individuale de muncă, sănătate şi securitate în muncă, protecţia muncii, până la plata salariilor angajaţilor RINF, înregistari in Revisal, eliberarea adeverinţelor de salariat, de venit, precum şi a adeverinţelor de vechime etc.

14

Page 15: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Domeniul de aplicare: Procedurile de administrare a resurselor umane trebuie respectate de către toţi angajaţii din cadrul departamentului Operational-(Resurse Umane), precum şi de salariaţi şi de către managementul companiei.

15

Page 16: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Fig. nr. 2. Flow-ul activităţii de gestiune a resurselor umane in cadrul RINF Outsourcing Solutions

Page 17: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

2.5 Etapele parcurse in pregatirea, desfasurarea si implementarea auditului

Pentru realizarea auditului gestiunii resurselor umane în cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL., s-au parcurs următoarele patru etape principale:4

a). culegerea de informaţii calitative şi cantitative referitoare la practicile şi procedurile de administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRLb). evaluarea informaţiilor culese în etapa anterioară;c). analiza rezultatelor în vederea identificării nevoilor de acţiuni corective şi preventive şi a oportunităţilor de îmbunătăţire a gestiunii resurselor umane;d). planificarea de acţiuni în vederea corectării deficienţelor şi slăbiciunilor şi elaborării de propuneri pentru creşterea eficienţei şi eficacităţii activităţii de gestionare a resurselor umane.

2.5.1 Culegerea informaţiilor calitative şi cantitative

Prima etapă este strângerea informaţiilor calitative şi cantitative .În cadrul etapei menţionate se definesc subetapele de strângere a informaţiilor din fiecare tip.

In etapa de culegere a informaţiilor calitative şi cantitative se vor folosi cu precădere urmatoarele metode si tehnici :

- observarea directă şi indirectă; - fotografierea zilei de lucru;- interviul;- chestionarul- inspectia- ancheta de opinie; - consultarea arhivelor şi a bazelor de date.

Pentru auditarea gestiunii , administrarii resurselor umane, persoanele vizate sunt cele din cadrul departamentului de resurse umane şi în special cele ce se ocupă în mod nemijlocit de această categorie. După aplicarea diferitelor forme de observare s-a constatat existenţa unui număr de 3 persoane (la nivelul sediului central) ce sunt implicate în procesul administrare si gestionare al personalului. Acestea sunt structurate pe nivele ierarhice în ordine descrescătoare după cum urmează:

4 Marin I, Modele aplicative privind auditul resurselor umane

Page 18: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

- Persoană responsabilă cu gestionarea dosarelor angajatilor (acelasi cu Inspectorul de resurse umane) (nivel ierarhic 3)- Sef Serviciu Administrativ (nivel ierarhic 2)- Directorul general al firmei.( nivel ierarhic 1)

Inspectorul de resurse umane raportează Sefului Serviciului Administrativ, iar acesta la rândul lui directorului general al firmei Interviul ce s-a aplicat în cazul Sefului Serviciu Administrativ şi Inspectorului de resurse umane; combinat cu consultarea arhivelor şi a bazelor de date a relevat următoarele informaţii:Persoana în cauză are o vastă experienţă în ceea ce priveşte partea juridică ce se aplică în cadrul resurselor umane, ocupându-se în cea mai mare parte a timpului de:- Întocmirea/încheierea contractelor de muncă;- Întocmirea actelor adiţionale a contractelor de muncă;- Întocmirea planurilor de concedii de odihnă;- Primirea cererilor de concedii fără plată;- Înregistrarea concediilor medicale;- Acordarea tichetelor de masă;- Emiterea de adeverinţe pentru diferite scopuri;- Raportarea periodică si completarea la termen in Revisal, transmiterea catre Teritorial de Muncă Bucureşti online a modificarilor realizate la contractele individuale de munca si datelor necesare etc.- Primirea cererilor de angajare şi a documentelor necesare;

In urma defasurarii interviului s-au constatat următoarele aspecte:- Lipsuri în practica activităţii de lichidare a personelor care pleaca din companie;- Manifestarea unei reticenţe la noutate şi inovaţie cauzată în principal de frica pierderii locului de muncă;- Manifestarea unei saturări din punct de vedere al acceptării sarcinilor şi atribuţiilor noi de serviciu (senzaţia de sarcini şi atribuţii excesive);

S-a constatat că în afară de inspectorul de resurse umane care este responsabilul administrarea dosarelor de personal din cadrul departamentului de resurse umane, există si alte persoane cu acelaşi nivel ierarhic care să se ocupe de această activitate, în paralel. De asemenea, există o a doua persoana care se ocupă de semnarea contractelor individuale de muncă şi de activităţile anterioare semnării contractului ( medicina muncii la angajare, întocmirea documentelor necesare etc). O a treia persoană-specialist resurse umane care se ocupă de salarizare- Payroll Specialist din cadrul RINF Outsourcing Solutions, însă care colaborează în permanenţă cu ceilalţi doi specialişti.

18

Page 19: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Interviu cu Constantinescu Alin – Director executiv în compania RINF Outsourcing Solutions S.R.L.

1 Care a fost venitul total pentru unitatea de afaceri pentru anul fiscal recent încheiat?2 Care au fost activele totale pentru unitatea de afaceri la finalul anului fiscal?3 Există mai multe loctaţii în cadrul unităţii de afaceri? (Include toate sistemele de operare şi

administrative pentru efectuarea activităţi de resurse umane.)4 Care este strategia de business a companiei? 5 Strategia firmei cât de strans legată este strategia de resurse umane (HR)? Vă rugăm să

descrieţi.6 Care este strategia de resurse umane a companiei? Este strategia de resurse umane aliniată

cu strategia companiei? 7 Va constituiti o echipa multi-funcţionala pentru a dezvolta strategii de reusurse umane? Cine

dezvoltă strategia de resurse umane?8 Ce fac resursele umane în sprijinirea punerii în aplicare a strategiei organizaţiei? Descrieţi

cum departamentului de resurse umane va sprijini obiectivele strategice şi impactul asupra performanţei organizaţionale.

9 Veşi efectua o analiza a decalajului curent al comportamentului organizaţional şi al performanţei faţă de cele aşteptate? Aveţi de gând sa dezvoltaţi o strategie de a reduce decalajul?

10 Subliniaţi rolul actual al departamentului de HR, numiti funcţia sa şi evaluaţi eficacitatea acestuia.

Interviu cu Mihailescu Simona – Manager Resurse Umane în compania RINF Outsourcing Solutions S.R.L.

1 Cine este responsabil pentru elaborarea contractului individual de muncă al noului angajat şi pentru înregistrarea acestuia la Inspectoratul Teritorial de Muncă ?

2 Descrieţi maniera în care se procedeaza cand se semneaza un noi contract individual de munca? Care sunt etapele?

3 Cine este responsabil pentru stabilirea obiectivelor noului angajat pentru perioada de probă şi a programului de integrare a acestuia ?

4 Cine este responsabil pentru instruirea noului angajat în domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă ?

5 Cine este responsabil pentru prezentarea politicii de prevenire şi combatere a spălării banilor noilor angajaţi ?

19

Page 20: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

6 Consideraţi că de-a lungul timpului RINF Outsourcing Solutions S.R.L. şi-a construit o imagine de angajator?

7 Care sunt acţiunile pe care le-aţi întreprins în anul 2011 în vederea consolidării brandului de angajator ?

8 Aveţi în vedere continuarea acţiunilor întreprinse în 2011 şi în anul 2012 şi crearea unor noi acţiuni pentru consolidarea brandului de angajator ?

9 Pentru anul 2013 care estimaţi că va fi procentul angajărilor? Dar al incetarilor contractelor?10 În cadrul procesului de gestionare a resurselor umane, care sunt elementele pe care le testaţi

sau verificaţi ?

CHESTIONAR AUDIT GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

Activitatea de audit A GESTIUNII RESURSELOR UMANE Da Nu OBS.

Obiectivul 1GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI

Semnarea contracului individual de muncă

1. Exista un sistem procedural privind angajarea în cadrul companiei?

X

2. Aveti proceduri scrise şi formalizate privind procesul de semnarea a contarctelor individuale de muncă?

X

-dacă "da", va rog sa ni le furnizati. X Flow-ul operaţional

3. Contractul individual de muncă este semnat în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte?

4. Odata cu contractul individual de muncă se semneză şi se înmâneaza un exemplar din fişa postului?

X

-dacă "da", va rugam sa ne înaintaţi fisa postului. X Fisa postului

5. La semnearea contaractului angajatul semnează declaraţia pe propria răspundere prin care menţioneaza dacă deţine funcţie de bază?

X

6. Există un formular cu informaţiile despre noul angajat înainte de semnarea contractului individual de muncă?

X

Controlul medical pentru angajare

7. Există o clinica medicală care se ocupa de medicina muncii în cadrul companiei?

X

20

Page 21: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

8. Înainte de începerea activităţii noul angajat este îndrumat spre a efectua controlul de medicina muncii pentru angajare?

X

-   dacă "da", va rog sa ne furnizaţi un exemplar de fişă de aptitudini

X

Obiectivul II.STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

1.Există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură salarială?

X Există, însă nu sunt formalizate

-        dacă "da", va rugam sa ne furnizaţi un exemplar. X

2.Există stabilită persoana responsabila pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor?

X

Modificarea drepturilor salariale

3.Există un sistem procedural de organizare al activitaţii privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?

X Exista, dar nu este formalizat

4. Exista stabilita persoana responsabila? X

5.Vă rugăm sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea profesionala necesare postului?

X

6. Există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X

-         daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

7.Există un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru?

X Exista dar nu este formalizat

8. Se ţine un registru special? X

9. Aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru?

X

-         daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului

10. Aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru?

X

-          daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X

-         va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea profesionala necesare postului?

X

Obiectivul III.GESTIONAREA PONTAJULUI - prezenţei, învoirilor, concediilor si recuperărilor

1. Există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la modul de evidentă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperarilor?

X

21

Page 22: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

-         daca da, va rugam ni-l furnizati? X

2. Aveţi un responsabil pentru supravegherea si actualizarea acestui sistem?

X

-         daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului. X Fisa postului

3. Există personal responsabil pentru completarea foilor colective de prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale, a concediilor de studii , sau a concediilor fără plata?

X

-         daca "da", va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si fisele posturilor respective.

X

Obiectivul IV.GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

1. Exista norme pentru gestionarea dosarelor de personal? X

2. Aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor de personal?

X

-         daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa postului.

X Fisa postului

3. Sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?

X

-         daca da, va rugam sa ne prezentati situatia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.

X Lista persoanelor care au acces

4. Este analizată periodic valabilitatea documentelor (carte de identitate expirată, permis de şedere expirat)?

X

5. La încetarea contracului individual de muncă se eliberează fişa de lichidare în termen?

X

Dar adeverinţa cu stagiul de cotizare pentru ultimele 6 luni? X

Obiectivul V.GESTIONAREA REGISTRULUI DE EVIDENŢĂ AL SALARIAŢILR-aplicaţia REVISAL

1. Se respectă HG 500/2011 pentru completarea în aplicaţia Revisal si transmiterea pe ITM online?

X

2. Aveţi stabilit prin decizie responsabilul cu gestionarea şi actualizarea Registrului general de evidenţă al salariaţilor?

X

3. Se realizează în termen modificările în Revisal-modificări salariu, suspendări, prelungiri de contracte, definitivări ale contractelor?

X

4. Se eliberează adeverinţele de vechime pentru angajaţi în baza înregistrărilor efectuate în Revisal?

X

5. Sunt nominalizate persoanele care au acces la Registrul de X

22

Page 23: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

evidenţă al salariaţilor?

-         daca da, va rugam sa ne prezentati situatia cu persoanele care au acces.

X Lista persoane

6. Există o evidenţă separată a contractelor individuale de muncă încheiate pe durată nedetermintă?

X

7. Există o evidentă privind angajaţii cu normă întreaga şi cei cu normă fracţiontă?

X

Obiectivul VI.ARHIVAREA DOCUMENTELOR

1. Aveţi un sistem privind organizarea arhivarii documentelor? X

2. Exista persoana desemnata pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitatii de gestiune a resurselor umane?

X

-         daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa postului.

X Fisa postului

3. Persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara? X

-         va rugam sa ne furnizati atributiile postului. X

4. Spaţiul destinat arhivarii documentelor corespunde cerintelor? X

5. Aveţi proceduri scrise si formalizate privind arhivarea documentelor?

X Exista, dar nu sunt formalizate

-         daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar. X

2.5.2 Evaluarea informaţiilor

Evaluarea informaţiilor este cel de-al doilea pas în realizarea auditului gestiunii resurselor umane, şi se realizează de regulă cu ajutorul standardelor prezentate în funcţie de opţiunea auditorului. Pentru fiecare întrebare se vor considera reperele specifice la care se raportează, în special cele legislative şi modelele celei mai bune practici.

2.5.3. Analiza rezultatelor

Analiza rezultatelor este cel de-al treilea pas în realizarea auditului de resurse umane. În această etapă se va determina care sunt aspectele din cadrul acestei categorii, care necesită îmbunătăţiri, care sunt cele dezvoltate şi necesită menţinere, care necesită revizuiri profunde. Procesul de analiză a informaţiilor este deseori dificil în sensul în care fiecare auditor analizează o situaţie dată în funcţie de mai mulţi determinanţi. Dintre aceştia cei mai importanţi sunt:

23

Page 24: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

obiectivul principal pentru care se realizează auditul şi cele secundare, credinţele şi percepţiile auditorului, cunoştinţele şi cultura sa, mediul ambiant, contextul în care se află şi multe altele.Astfel în funcţie de acestea trebuie luată o decizie de interpretare şi analizare a informaţiilor evaluate. De asemenea atunci când se ia decizia de interpretare şi analiză a informaţiilor trebuie să se ţină cont de persoana care a răspuns la chestionar, sau persoana în cauză. Acest lucru este necesar deoarece membri diferiţi ai organizaţiei pot răspunde diferit la întrebări în funcţie de categoria profesională în care se încadrează (specialişti, manageri, tehnicieni, muncitori, vânzători etc.). Aceste calificative reflectă modul în care cei în cauză percep funcţionalitatea categoriei.

2.5.4. Planificarea acţiunii

Planificarea acţiunii, ultima etapă în realizarea auditului de resurse umane presupune urmarea unor paşi5 îndeaproape:I Revizuirea informaţiilor strânse şi identificarea categoriilor ce necesită îmbunătăţiri.II. Clasificare a acestor categorii în funcţie de gravitatea problemelor apărute.III. Completarea unui formular specific - Raportul de auditIV. Implementarea activităţilor specificate, delegarea sarcinilospecifice şi controlul rezultatelor

CAPITOLUL III.RAPORTUL DE AUDIT

Raport de audit privind gestiunea personalului în cadrul companiei SC RINF Outsourcing Solutions SRL

5 Marin, I.- CURS Managementul Resurselor Umane, Auditul resurselor umane, 2011

24

Page 25: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Auditul efectuat în cadrul organizaţiei s-a realizat în vederea determinării funcţionalităţii gestionării resurselor umane şi în vederea stabilirii unor metode de perfecţionare a acestui proces. În principal pentru determinarea acestei funcţionalităţi s-a urmărit gradul de conformitate existent în cadrul departamentul de resurse umane pentru realizarea acestei activităţi.De asemenea s-a urmărit metodologia de realizare a selecţiei în vederea determinării corectitudinii eficienţei acesteia.

Auditul categoriei gestiunii resurselor umane s-a efectuat pe o perioadă de 5 zile, în care s-au analizat documentele şi înregistrările cu privire la această activitate, s-au desfăşurat interviuri, s-au administrat şi completat chestionarele. .

25

Page 26: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

3.1 Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile

Domeniul Obiecte auditabile Observaţii

Gestiunea resuselor umane

1. Organizarea procesului de angajare a personalului

1 .Semnarea contractului individual de muncă2. Semnarea fişei postului3. Completarea decaraţiilor pentru funcţie de bază, persoane aflate în înteţinere4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajare înainte de începerea activităţii

2.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Elemente de natrură salarială

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale2. Salariul de bază3. Indemnizaţii de conducere4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte5. Salariul de merit6. Sistemele de compensaţii şi beneficii

Modificarea drepturilor salariale

7. Decizia de modificare a drepturilor salariale 8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea pentru orele prestate suplimentar

9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru10 .Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru11. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si 12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

3. Gestionarea pontajului:evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor de orice tip

1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor2. Utilizarea foilor colective de prezenţă3. Evidenţa concediilor de odihnă4. Evidenţa concediilor de medicale5. Evidenţa concediilor de studiii

Page 27: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

6. Evidenţa concediilor fără salariu

4. Gestionarea dosarelor de personal

1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea dosarelor de personal2. Accesarea dosarelor angajaţior3. Actualizarea dosarelor angajaţilor4. Existenţa la dosarului angajatului documentle obligatorii5. Actele adiţionale la contractul individual de muncă

5. Gestionarea Registrului de evidenţă al salariaţilor –Revisal

1. Norme şi proceduri privind administrarea a Aplicatiei Revisal de muncă si transmiterea online2. Transmiterea contractelor de muncă la termen3.Realizarea modificărilor în Revisal-modificări salariu, suspendări, prelungiri de contracte, definitivări ale contractelor4. Transmiterea încetărilor contractelor individuale de muncă5. Accesarea online a modificărilor transmise

6. Arhivarea documentelor

1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor 2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 3. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei

27

Page 28: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

3.2. PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Domeniul Obiecte auditabile Tipul testării

1. Gestionarea procesului de angajare a personalului

1 .Semnarea contractului individual de muncă -Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;- Analiza respectării modului de organizare al procedurii ;- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 65 de noi angajaţi din anul 2011, reprezentând 100%

2. Semnarea fisei postului

3. Completarea decaraţiilor pentru functie de bază, persoane aflate în înteţinere

4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajare înainte de începerea activităţii

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Elemente de natrură salarială

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

-Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în Revisal,dosarele profesionale şi statele de plată

-Eşantionul va fi constituit din statele individuale de plată a 20 angajaţi care şi-au desfăşurat activitatea în intervalul 01.01.2011 - 31.12.2011, indiferent de perioada lucrată -Verificarea ofertelor de angajare din eşantionul stabilit-Analiza diminuărilor/ creşterilor salariale- Verificarea operării în aplicatia ITM online- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucr-Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru-Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste

2. Salariul de bază

3. Indemnizaţii de conducere

4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

5. Salariul de merit

6. Sistemele de compensaţii şi beneficii

Modificarea drepturilor salariale

7. Decizia de modificare a drepturilor salariale

8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea pentru orele prestate suplimentar

9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

10.Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

11. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de

Page 29: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

lucru si programul normal de lucru

12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

3. Gestionarea pontajului:evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor de orice tip

1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

-Verificarea modului de evidenţiere al prezenţei în foile colective de prezenţă-Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de odihna, medicale- Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile iulie şi decembrie 2011

2. Utilizarea foilor colective de prezenţă

3. Evidenţa concediilor de odihnă

4. Evidenţa concediilor de medicale

5. Evidenţa concediilor de studiii

6. Evidenţa concediilor fără salariu

4. Gestionarea dosarelor de personal

1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea dosarelor de personal

- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea dosarelor angajaţilor-Analiza valabilităţii documentelor (carte de identitate expirată, permis de şedere expirat)-Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite-Existenţa la dosarul de pesonal a tuturor actelor adiţionale la contactul individual de muncă şi a deciziilor- Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 5%, din totalul populaţiei de 580 de dosare, respectiv 29 de dosare profesionale

2. Accesarea dosarelor angajaţior

3. Actualizarea dosarelor angajaţilor

4. Existenţa la dosarului angajatului a documentelor obligatorii

5. Actele adiţionale la contractul individual de muncă

29

Page 30: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

5. Gestionarea Registrului de evidenta al salariatilor –Revisal

1. Norme şi proceduri privind administrarea a Aplicatiei Revisal de muncă si transmiterea online

Respectarea HG 500/2011 pentru completarea în aplicaţia Revisal si transmiterea pe ITM online- Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în Revisal- Verificarea transmiterii la ITM Online- Verificarea actualizării sistematice a modificărilor apărute la contractele de muncă- Eşantionul va fi realizat din ultimele 20 de transmiteri in Revisal, implicit ITM online- Interviu adresat persoanelor careoperează în Revisal

2. Transmiterea contractelor de muncă la termen

3.Realizarea modificărilor în Revisal-modificări salariu, suspendări, prelungiri de contracte, definitivări ale contractelor

4. Transmiterea încetărilor contractelor individuale de muncă

5. Accesarea online a modificărilor transmise

7. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

8. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric

6. Arhivarea documentelor

1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor

-Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare- Intervievarea directorului de Resurse Umane privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

3. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei

30

Page 31: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERRIFICARE NR. 1OBIECTIVUL GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS.

Modul de semnarea a contractelor individuale de muncă cu noii angajaţi1.Examinarea procedurii privind semnarea contractului individual de muncă: Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor necesare semnării contractului individual de muncă

X

- precizarea modalităţilor de completare a modelelor contractelor individuale de muncă-procesul verbal de predare a contractului individual de muncă X

-procesul verbal de predare a fişei postului-transmiterea spre completare a unui declaraţii privind funcţia de bază X-transmiterea spre completare a unui declaraţii privind contul bancar X- transmiterea spre completare a unui declaraţii privind casa de sănătate la ca care să se vireze contribuţiile

X

2. Verificarea realizării controlului medical pentru angajare- data acordării fişei de aptitudini este anterioară începerii activităţii angajatului

X

3.Verificarea realizării instructajul de protecţia muncii precum si sănătate şi securiatate în muncă

-realizarea instructajului general introductiv pentru protecţia muncii şi sănătatate şi securitate în muncă

X

-realizarea instructajului la locul de muncă pentru protecţia muncii şi sănătatate şi securitate în muncă

X

Page 32: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Testul Nr. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Obiectul testuluiModul de semnarea a contracelor individuale de muncă cu noii angajaţi.Obiectivul testuluiExaminarea proceslului de semnare a contractului individual de muncă

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit din dosarele celor 85 de angajaţi din anul 2011, reprezentând 100%. Testarea procesului de semnare s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa acestuia: analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

-înmânării unui exemplar din contractul individual de muncă înainte de începerea activităţii, lucru dovedit de procesele verbale;- înmânării unui exemplar din fişa postului înainte de începerea activităţii- procesele verbale;-efectuării controlului medical pentru angajare înainte de începerea activităţii, prin analizarea fişei de aptitudini eliberată de medicul de medicina muncii, datată si stampilată;-realizarea intructajului pentru protecţia muncii şi sănătate şi securitate în muncă.

ConstatăriDin verificările efectuate şi analiza centralizatorului privind modul de organizare al semnării contactelor s-a constatat că în toate dosarele angajaţilor există documente care sunt datate sau nu au fost certificate pentru conformitate.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1

32

Page 33: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA

Existenţa unor procese verbale nedatate privind înmânarea contractului individual de muncă sau a fişei de post.

CONSTATARE

Un exemplar al contaractului individual de muncă trebuie transmis tuturor angajatilor înainte de începrerea activităţii conform art 16. alin 3 din Legea 53/2003 republictă-Codul Muncii.

CAUZE

-Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a procedurii de semnare a contractelor individuale de muncă;-Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;-Neinstruirea persoanelor responsabile de semnarea contractelor cu conadidaţii

CONSECINŢE

Un exemplar din contractul individual de munca trebuie inmanat angajatului inaintea inceperii activitatii conform Legii nr.53/2003republictă - Codul Muncii. Daca nu se poate face dovada inmanarii unui exemplar amenda e intre 1500 si 2000 lei, conform Legea nr. 40/2011.

RECOMANDĂRI

Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare a procesului şi semnarea contarctelor individuale de muncă a persoanlului din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia.Cunoştinele de legislaţia muncii actualizate la zi.

33

Page 34: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERRIFICARE NR. 2OBIECTIVUL II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE

PERSONALULUIActivitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS.1. Stabilirea elementelor de natură salarială

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale

X

Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:-salariului de bază X-indemnizaţiei de conducere -

- Sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte -

-Salariile de merit X

-Sistemele de compensaţii şi beneficii X

2. Modificarea drepturilor salariale

Recalcularea majorărilor salariale XExaminarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale XAnaliza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor XVerificarea întocmirii actelor adiţionale privind modificările salariale X3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru (evidenţa acestuia pentru fiecare salariat)

X

Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:

X

a.) compensarea prin timp liber echivalent amuncii suplimentare în următoarele 60 de zile după efectuarea acesteia

X

b.) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

X

c.) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariulde bază

X

Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare

- -

34

Page 35: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Testul Nr. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Obiectul testuluiProcesul de salarizare în cadrul companiei

Obiectivul testuluiExaminarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale şi operarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit din statele individuale de plata a 20 angajaţi care şi-au desfăşurat activitatea în intervalul 01.01.2011-31.12.201, indiferent de perioada lucrată. În acest mod s-a putut urmări modul de calculare şi gestionarea privind salarizarea de la începutul activităţii şi pănă la încetarea acesteia. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2 după cum urmează:-salariul de bază;-indemnizaţia de conducere;-sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;-salariul de merit-sitstemul de compensaţii şi beneficiiS-au verificat drepturile salariale înscrise în Revisal,dosarele profesionale şi statele de plată. De asemenea s-au realizat verificări privind ofertele de angajare din eşantionul stabilit.

ConstatăriDin testarea elementelor de natură salarială, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială s-a constata acordarea eronată a 2 zile de concediu neefectuate pentru dl. Popescu Ion in luna iulie 2011.Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2

35

Page 36: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA

Modalitatea de stabilire a zilelor de concediu neefectuate si plata acestor conform legislaţiei în vigoare.

CONSTATARE

Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a statului de plata de către persoana autorizată din cadrul Departamentulu financiar-salarizare.

CAUZE-Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare şi gestionare a zilelor de concediu efectuate de fiecare angajat- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite în contractul individual de muncă.

CONSECINŢE

-Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;-Inexistenţa unor proceduri adecvate-Intomirea unor declaraţii rectificative pentru luna iulie 2011

RECOMANDĂRI

-Reverificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului 2011.-Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul companiei.

36

Page 37: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERRIFICARE NR. 2OBIECTIVUL III. GESTIONAREA PONTAJULUI - PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,

CONCEDIILOR DE ORICE TIP

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS.

Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilorVerificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X

a.) utilizarea formularelor tipizate X

b.) respectarea principiului dublei semnături X

c.) datele preluate în statul de plată corespund cucele din foile colective de prezenţă

X

Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor X

a.) sistemul de evidenţă a învoirilor - -

b.) modul de compensare a învoirilor - -

c.) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -

Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă X

a.) Planificarea anuală a concediilor de odihnă X

b.) Concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală X

c.) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nuconcordă cu perioadele planificate (rechemare, lucrărisuplimentare, lucrări nefinalizate

X

Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medical X

a.) conformitatea certificatelor medicale X

b.) corespondenţa perioadelor din certificate cu celedin foile colective de prezenţă

X

c.) datele preluate în statul de plată corespund cucele din certificatele medicale

X

Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii X - Existenţa actului adiţional la contractul de muncă, fie a cererii X

Verificarea modului de evidenţiere a concediilor fără plată X

- Existenţa cererii de concediu fără plata X

37

Page 38: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

- Transmiterea în Revisal a perioadei de concediu fără plată X

Testul Nr. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Obiectul testuluiSistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor.

Obiectivele testului- Verificarea sistemului foilor colective de prezenţă- Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă- Verificarea evidenţei concediilor medicale

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit din informaţiile pe lunile iulie şi decembrie 2011. Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, comportă următoarele verificări:•evidenţierea prezenţei, pentru lunile iulie şi decembrie 2011:-utilizarea formularelor tipizate;-respectarea principiului dublei semnături;-datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.

•evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile iulie şi decembrie 2011:-existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2011-concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;-existenţa justificării neconcordanţei.

•evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile iulie şi decembrie 2011-conformitatea certificatelor medicale;-perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;-datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.ConstatăriÎn urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:--neutilizarea unui sistem de evidenţiere a învoirii personalului;-inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă.

38

Page 39: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.3

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA

Inexistenţa unui sistem privind evidenţa învoirilor şi a justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului.

CONSTATARE

În analiza efectuată s-a constatat că în cadrul companiei se utilizează diferite formulare de foi colective de prezenţă, care conţin elementele obligatorii prevăzute de lege, însă nu există o situaţie clară privind învoirile de personal.De asemenea, în urma testării a reieşit inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului.

CAUZE

- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenţa prezenţei în cadrul structurilor entităţii;-Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă.

CONSECINŢE-Efectuarea unor plăţi nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.

RECOMANDĂRI

- Desemnarea prin fişele de post a atribuţiilor persoanelor cu evidenţa prezenţei personalului;-Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 3 luni;-Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru organizarea sistemului de evidenţă a personalului şi stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.

39

Page 40: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERRIFICARE NR.4 OBIECTIVUL IV. GESTIONAREA DOSARELOR DE PERSONAL

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS.Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale

Verificarea conţinutului dosarelor profesionale

a.) copie după cartea de identitate X

b.) copie după certificatul de naştere X

c.) copie legalizată după actul de studii X

d.) adeverinţe de vechime de la foştii angajatori X

e) adeverinţă stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, în cazul in care angajatul nu are stagiul complet de cotizare

X

f.) un exemplar al contractului individual de muncă X

h.) un exemplar al fiecărui act adiţional la contractul individual de muncă

X

h.) un exemplar al fişei postului X

i.) un exemplar al fişei de aptitudini elibertată de medicul de medicina muncii

X

j.) declaraţie pe propria răspundere pentru deţinere funcţie de bază X

k.) declaraţie cont bancar X

l.) perims de şedere, după caz X

40

Page 41: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Testul Nr. 4Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Obiectul testuluiModul de gestionare a dosarelor profesionale ale angajaţilor

Obiectivele testuluiConstituirea dosarelor profesionale

Descrierea testuluiEşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 5%, din totalul populaţiei de 580 de dosare, respectiv 29 de dosare profesionale. În urma testării s-au verificat :- Valabilitatea documentelor (carte de identitate expirată, permis de şedere expirat)- Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite- Existenţa la dosarul de pesonal a tuturor actelor :

a.) copie după cartea de identitateb.) copie după certificatul de naşterec.) copie legalizată după actul de studiid.) adeverinţe de vechime de la foştii angajatorie) adeverinţă stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, în cazul in care angajatul nu are

stagiul complet de cotizaref.) un exemplar al contractului individual de muncă h.) un exemplar al fiecărui act adiţional la contractul individual de muncă h.) un exemplar al fişei postuluii.) un exemplar al fişei de aptitudini elibertată de medicul de medicina muncii j.) declaraţie pe propria răspundere pentru deţinere funcţie de bazăk.) declaraţie cont bancar l.) perims de şedere, după caz

ConstatăriÎn general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa dosarelor profesionale ale angajaţilor s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane. În urma verificării eşantionului stabilit, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:-lipsă act studii pentru elementele eşantionate 97, 137, 177,257 (Anexa nr.2)-lipsă declaraţie privind deţinerea funcţiei de bază pentru elementele eşantionate 57, 137, 337Concluzii

41

Page 42: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.4

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMA

Neconstituirea dosarului profesional în termen 20 de zile de la angajarea personalului

CONSTATARE

Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrativeşi documentele de evidenţiere a carierei angajaţilor. În urma verificării eşantionului stabilit, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:-lipsă act studii pentru elementele eşantionate 97, 137, 177,257-lipsă declaraţie privind deţinerea funcţiei de bază pentru elementele eşantionate 57, 137, 337

CAUZEInexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al angajatului.

CONSECINŢEÎn situaţia unor solicitări, nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la cariera profesională a angajaţilor (stabilirea incorectă a salariului, a vechimii în muncă şiîn funcţie, debite de recuperat pentru deducerea impozitului pe venit ş.a.), deşi aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regulă, în regim de urgenţă.

RECOMANDĂRI

-Actualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a angajaţilor;-Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural privind gestionarea dosarelor de personal-Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

42

Page 43: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERIFICARE NR. 5OBIECTIVUL V. GESTIUNEA REGISTRULUI DE EVIDENŢĂ AL SALARIAŢILOR

REVISAL

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS.Verificarea respectării HG 500/2011 pentru completarea în aplicaţia Revisal si transmiterea pe ITM onlineVerificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale X-nume şi prenume X-CNP X-adresa de domiciliu XVerificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în registrul general de evidenţă al salariaţilor:

X Verificare aplicaţie Revisal

-tipul contractului individual de muncă X-durata contractului X-durata contractului X-numărul şi contractului X-tipul normei-data de începere a activităţii X-data de sfărşit activitate, dacă este cazul X-salariu de bază XVerificarea transmiterii la termen a contactele individuale de muncă, conform HG 500/2011

X

Verificarea transmiterii la termen a modificărilor realizate la contactele individuale de muncă, conform HG 500/2011

X

-modificări salariale X-modificarea funcţiei X-definitivarea contarctului individual de muncăVerificarea transmiterii la termen a suspendărilor realizate la contactele individuale de muncă, conform HG 500/2011

X

Verificarea transmiterii la termen a încetărilor contactelelor individuale de muncă, conform HG 500/2011

X

43

Page 44: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Testul Nr. 5Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Obiectul testuluiModul de gestionare al Registrului General de Evidenţă al Salariaţilor-aplicaţia REVISAL

Obiectivele testului- Verificarea transmiterii în termen la ITM Online - Verificarea actualizării sistematice a modificărilor cu ajutorul aplicaţiei Revisal- Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în Revisal

Descrierea testuluiEşantionul a fost realizat din ultimele 20 de transmiteri in Revisal, implicit ITM online, care au inclus transmiteri de contracte indicviduale de muncă, modificări ale contractelor, suspendări de contracte, dar şi încetări ale contractelor individuale de muncă.

ConstatăriDin analiza modului de transmitere, actualizare, modificare, încetare a contractelor individuale de muncă în registrul general de evidenţa al salariaţilor s-a constatat că acestea sunt efectuate în baza legii 53/ 2003 republicată- Codul muncii, conform HG. 500/2011.În urma testelor efectuate s-a constatat că- majoritatea contractelor individuale de muncă se înregistrează în Revisal şi se transmit cu o zi înainte de începerea activităţii,chiar la termenul limită-modificările salariale pentru toate elementele eşantionate s-au realizat în ziua a 19-a de la producerea modificării, ultima zi în care se pot transmite pe ITM Online.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.5

44

Page 45: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.201

PROBLEMA

Transmiterea înregistrărilor în aplicaţia Revisal exact în ultima zi a termenelor stabilite prin H.G. 500/2011

CONSTATAREExistenţa unui risc de a nu se mai putea transmite în ultima zi de transmitere a fişierului din aplicaţia Revisal ca urmarea a revizurii aplicaţiei şi imposiblitatea de a încărca documentul pe ITM Online / imposibilitatea ca persoana care se ocupa de înregistrerea în Registrul General de Evidenţă al Salariaţilor sa nu poată ajunge la birou din motive obiective etc.În urma testelor efectuate s-a constatat că- majoritatea contractelor individuale de muncă se înregistrează în Revisal şi se transmit cu o zi înainte de începerea activităţii,chiar la termenul limită-modificările salariale pentru toate elementele eşantionate s-au realizat în ziua a 19-a de la producerea modificării, ultima zi în care se pot transmite pe ITM Online.

CAUZE-Existenţa unei singure persoane care este responsabilă de transmiterea contractelor în Registrul General de Evidenţă al Salariaţilor-Volumul mare de muncă pentru persoana este responsabilă de transmiterea contractelor în Registrul General de Evidenţă al Salariaţilor şi imposibiliatea de a realiza situaţiile din timp-Întocmirea contractelor individuale de munca cu o zi înainte de începerea activităţii angajatului, actelor adiţionale privind modificările contractelor întocmite cu întarziere

CONSECINŢENetrasmiterea registrului în termenul prevazut de lege se sancţionează cu amenzi cuprinse între 5.000 si 8.000 de lei.

RECOMANDĂRI

-Stabilirea resposabilităţii transmiterii Registrului General de Evidenţă al Salariaţilor pentru cel putin 2 persoane din Departamentul de Resusre Umane-Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru întocmirea documentelor care prevăd noi modificări la contracte şi transmiterea imediată către resposabilii pentru transmiterea în Revisal

45

Page 46: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

LISTA DE VERIFICARE NR. 6OBIECTIVUL VI. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane Da Nu OBS. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii dearhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune aresurselor umane

- -

Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţii de arhivare

- -

- aprobarea procedurii de către persoanele competente - -- stabilirea modelelor de formulare specifice - -- tabilirea termenelor de predare adocumentelor la arhivă - - Stabilirea responsabilităţilor privind arhivareadocumentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şiale termenelor aferente fazelor;

- -

Modalitatea arhivării documentelor - -Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare laa ctivitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)

X Interviu

- verificarea numerotării, şnuruirii şisemnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului

X

- verificarea existenţei la dosarele arhivate adocumentelor trecute în opis

X

46

Page 47: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

INTERVIUprivind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

adresat Managerului de Resurse Umane din cadrul RINFActivitatea de audit a gestiunii resurselor umaneIntrebarea nr. 1Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea arhivării documentelor, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane?Răspuns: În cadrul Departamentului de Resurse Umane nu este prevăzut un post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare, însă este resposabilitatea fiecărui Inspector de resurse umane să transmită documentele din anii anteriori care nu sunt folosite în mod curent la arhiva, care se află la sediul companiei.Intrebarea nr. 2Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?Răspuns: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.Intrebarea nr. 3Există o persoană din cadrul Departamentului de Resurse Umane care sa fi efecutat cursuri de pregătire de specialitate privind arhivarea documentelor?Răspuns:Nu, însă ne gândim să numim o presoana responsabilă cu sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului.Intrebarea nr. 4Cunoaşteţi preveederile legale privind arhivarea documentelor?Răspuns:Termenul obligatoriu de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, potrivit pct. 51 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Intrebarea nr. 5Consideraţi că firma dumeavoastra are un spaţiu pentru arhivare suficient pentru dimensiunea acesteia?Răspuns:Orice angajator are obligatia de a pastra documentatia referitoare la contracte de munca si salarii pe o perioada de 50 de ani. Aceste documente, asa cum este de asteptat, ocupa un spatiu destul de mare, însă compania RINF care este în curs de dezvoltare va descurca cu spaţiul.Stiu că multi dintre marii angajatori încearca sa gaseasca modalitati alternative de arhivare a registrelor si a documentelor aferente contractelor de munca si salariilor- posibilitatea ca angajatorul sa utilizeze un sistem electronic de arhivare.

47

Page 48: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Testul Nr. 6Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Obiectul testuluiModul de arhivare a documentelor

Obiectivele testului- Verificarea procesului de arhivare a documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions - Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare

Descrierea testuluiIntervievarea directorului de Resurse Umane privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor.

ConstatăriIn urma interviului cu Managerul de Resurse Umane privitor la procesul de arhivare a documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions s-a constatat că nu există o persoană resposabilă pentru arhivarea documentelor, şi de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice în vederea arhivării documentelor , iar predarea-primirea documentelor la arhiva companiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.6

48

Page 49: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.201

PROBLEMA

Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direcţiei Resurse Umane

CONSTATARE- Nu există o persoană resposabilă pentru arhivarea documentelor, şi de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice în vederea arhivării documentelor -Predarea-primirea documentelor la arhiva companiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate

CAUZE- Nu este efectuată opisarea dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;- Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;- Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;- Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare

CONSECINŢE- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;-Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de Resurse Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva companiei.

49

Page 50: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

3.3. Puncte forte ale gestiunii activităţii Departamentului Resurse umane

Puncte forte:•Experienţă profesională dobândită aproape în totalitate în cadrul societăţii;•Selecţionarea personalului se face cu multă grijă, întrucât acesta trebuie să cunoască foarte bine domeniul profesiei şi al locului de muncă;funcţional, cu compartimente bine definite;• Managementul este de nivel ridicat şi se acordă o foarte mare importanţă pregătiri imanagerilor de la toate nivelele;•Autoritatea se manifestă la toate nivelurile, însă principalele decizii se iau la vârf;•Responsabilitatea este localizată precis;•Există un sistem de comunicare care funcţionează relativ bine: este orientat de sus în jos, dar are un puternic feed-back; informaţiile sunt dirijate formal către utilizatori; oamenii sunt foarte comunicativi;•Conflictele privind salariile sunt relativ rare şi s-au rezolvat doar prin dialog;•Desfacerea contractelor de muncă s-a făcut de regulă prin trimiterea în şomaj; •Se acordă o importanţă deosebită instruirii, atât la locul de muncă, cât şi prin cursuri de specialitate pe domenii;•Securitatea muncii este strict supravegheată, se acordă atenţie sănătăţii angajaţilor, controale periodice de medicina muncii•Se remarcă fidelitatea personalului faţă de firmă, iar educaţia este axată pe corectitudine şi respect faţă de companie;•În cadrul firmei nu există absenţe nemotivate şi învoiri fără plată;•Productivitatea muncii a înregistrat o creştere an de an, aceasta dovedind o folosire eficientăa forţei de muncă;

3.4. Puncte slabe ale gestiunii activităţii Departamentului Resurse Umane

Puncte slabe:•Nu există o evidenţă strictă în ceea ce priveşte programul de lucru;•Există preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori în dirijarea fluxurilor informaţionale;•Se manifestă uneori tensiuni între nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor •Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de muncă pune probleme, având deci un impact negativ• Nu se face o evaluare periodică a personalului;• Fluctuatia mare de personal in cadrul companiei;•Structura organizatorică a fost modificată relativ des, dar nu substanţial;•Atribuirea sarcinilor nu este flexibilă;• Nerespectarea disciplinei de muncă se sancţionează cu măsuri uşor de suportat;•Stimulentele materiale, concretizate în diferenţieri de salarizare, creează adesea tensiu

50

Page 51: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

CAPITOLUL IV.RECOMANDĂRI

În cadrul auditului desfăşurat s-au făcut recomandări menite să aducă un plus de valoare în procesul de gestionare a resurselor umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions.Plecând de la obiectivul principal al categoriei mai sus menţionate toate recomandările formulate urmăresc îmbunătăţirea acestui proces şi obţinerea unui proces de gestionare cât mai eficient.Acestea au fost înaintate Directorului general al firmei şi Directorului departamentului de resurse umane în vederea aprobării / dezaprobării lor, formulării unor opinii în legatură cu acestea şi stabilirii unor termene de rezolvare.

Recomandările s-au elaborat după următoarea structură: primul aspect ce trebuie menţionat este specificarea textului recomandării cu menţionarea aspectelor principale pe care le urmăreşte şi definirea unor căi de acţiune sau strategii. Următorul pas este precizarea persoanei responsabile cu implementarea recomandării. Pasul trei îl reprezintă specificarea acordului / dezacordului managementului superior şi mediu cu privire la această recomandare. Ultimul punct este reprezentat de specificarea termenului de realizare a implementării strategiilor propuse.s

RecomandăriResponsabil

pentru implementare

Acordul / dezacordul

managemen-tului

Termen de

realizare

1.Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi semnare a contarctelor individuale de muncă a persoanlului din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

Manager Departament HR

Acord 6 luni

2. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul RINF

Manager Departament HR

Acord 12 luni

3. Reverificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului 2011.

Specialist Payroll Acord 1 luna

4. Desemnarea prin fişele de post a atribuţiilor persoanelor cu evidenţa prezenţei personalului;

Manager Departament HR

Acord 2 luni

5. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării

Manager Departament HR

Acord 6 luni

51

Page 52: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 3 luni;

6. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru organizarea sistemului de evidenţă a personalului şi stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ

Inspector Resurse Umane

Acord 2 luni

7. Actualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a angajaţilor

Inspector Resurse Umane

Acord 2 luni

8. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

Manager Departament HR

Acord 3 luni

9. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural privind gestionarea dosarelor de personal

Manager Departament HR

Acord 4 luni

10. Stabilirea resposabilităţii transmiterii Registrului General de Evidenţă al Salariaţilor pentru cel putin 2 persoane din Departamentul de Resusre Umane

Manager Departament HR

Acord 1 luna

11. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru întocmirea documentelor care prevăd noi modificări la contracte şi transmiterea imediată către resposabilii pentru transmiterea în Revisal

Manager Departament HR şi Inspectorul de Resurse Umane

Acord 4 luni

12. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, caresă cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

Specialist Resurse Umane si Inspectorul de Resurse Umane

Acord 6 luni

13. Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de Resurse Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva companiei.

Manager Departament HR

Acord 6 luni

52

Page 53: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

V. Concluzii

Auditul activităţii de gestiune a resurselor umane s-a efectuat într-o unitate cu un număr mare de angajaţi şi cu o evoluţie ascendentă. Administrarea resurselor umane necesită o atenţie deosebită deoarece rolul său este de a constitui un factor de corecţie pentru adaptările cerute de evoluţia pieţei, astfel încât să fie asigurată eficienţa economică organizaţională.Deşi s-au constatat numeroase disfuncţionalităţi majoritatea fiind de mică importanţă, procesul de gestionare a ressurselor umane este peste media obişnuită. Pasul important de aprobare a recomandărilor şi centralizare a eforturilor în vederea soluţionării problemelor existente a decurs fără probleme şi s-a susţinut în unanimitate. Acest lucru demonstrează deschidere şi voinţă faţă de orice propunere menită să aducă un plus de valoare procesului de recrutare şi selecţie în special şi organizaţiei în general.Auditul resurselor umane, oricare ar fi obiectivul sau este în măsură să determine situaţia de fapt a obiectului investigat, să propună căi şi metode de îmbunătăţire, să ofere managementului un punct de plecare pentru demararea procesului de perfecţionare a activităţii în vederea atingerii obiectivelor propuse.

Putem spune despre auditul gestiunii resurselor umane ca evidenţiază contribuţiile departamentului de resurse umane în cadrul organizaţiei, îmbunătăţeşte imaginea profesională a departamentului resurse umane, încurajează asumarea de responsabilităţi mai mari în cadrul aceluiaşi departament, poate reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace si nu in ultimul rand descoperă problemele critice ale resurselor umane.Auditul resurselor umane poate fi o pârghie puternică de schimbare departamentală şi organizaţională. Într-un anumit sens este simplu pentru că se completează rapid şi cu uşurinţă. Pe de altă parte, gradul de detaliere şi de definire a performanţei rămâne la latitudinea auditorului.

În concluzie este deosebit de important şi de util orice tip de audit de resurse umane, cu condiţia ca acesta să fie pretat la nevoile firmei şi acceptat şi înţeles de toate persoanele implicate.În sfârşit, auditul determină orientarea profesioniştilor de resurse umane spre o contribuţie mai activă şi mai concretă la succesul organizaţional.

53

Page 54: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Bibliografie

Abdul, A. A. (2001). Human assets accounting and human resource audit. Pakistan & Gulf Economist, 20.

Aswathappa, K. (2006). Human Resource Management and Personnel Management (4th ed.). McGraw-hill.

Bocean, C. G., Auditul resurselor umane, Editura Tribuna Economică, Bucureşti, 2008 Boudreau, J. W., & Ramstad, P. M. (1997). Measuring intellectual capital: learning from

financial history Human 343-356. Chiţu, G. A coordonator , Studii de caz privind auditul public intern, Editura CECCAR,

Bucureşti, 2005 Igalens, J. Audit des Resources Humaines, Paris, Editions Liaisons, 2000 Leboyer, C. L. L’évaluation du personnel, Paris, Editions d’Organisation, 1990 Lmemory Nguwi, How to carry out a Human Resources Audit. 17.09.2003 Loebbecke, A. –”Audit –o abordare integrată”, Editura Arc, Bucureşti, 2003; Pernin, D. La gestion des cadres acteurs de leur carrière, Paris, Editions Hommes et

Tehniques, 1995 Porumb, E. –”Managementul resurselor umane”, Ed. Fundaţiei pentru studii europene,

Cluj-Napoca, 2001;

Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011 Marin I., Curs Mangementul Resurselor Umane, Auditul Resurselor Umane,2011 Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem în institutiile publice, Ed. Administratei si

Internelor, Bucuresti 2006,

Stephen, F. Ruffino, Introduction to the Human Resources Audit, 08.02.2001

Anexa nr.1

54

Page 55: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Chestionar

Auditul gestiunii Resurselor Umane

1. Ce fel de programe există pentru retenţia angajaţilor? Credeţi că sunt suficiente?

Dezacord total Dezacord Nici acord nici dezacord De acord Cu totul de acord

2.Compania a dezvoltat un program atractiv de beneficii care să păstreze angajaţii?

3.Urmăriţi cifra de afaceri de personal? Daca da, care este rata cifrei de afaceri pe ultimul an fiscal?

 

1.Ce este sistemul de compensare folosit în compania dumneavoastră? Va rugam sa descrieţi.

2. Oferiti o grila de compensare care să ofere o bază stabilă cu variabilele legate de performanţă?

55

1.Retenţia angajaţilor RINF Outsourcing Solutions

1.Retenţia angajaţilor RINF Outsourcing Solutions

2. Sistemul de compensaţii si beneficii

2. Sistemul de compensaţii si beneficii

Page 56: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

3.Departamentul de Resurse Umane se implică în formularea şi implementarea strategiei de comensaţii si beneficii a companiei RINF?

4.Este sistemul de compensare revizuit periodic? Cum aţi evalua structura de plată şi politica de compensare la cel putin 1 an şi ajustare atunci când este necesar?

5.Sunt instituite proceduri care să asigure respectarea legilor aplicabile privind salarizarea?Foarte bine

Destul de bine

Slab 8.Descrieti un beneficiu existent si sistemul de recompensare din cadrul companiei dumneavoastră. Descrieţi in detaliu dacă există diferenţe între nivelul de top management / middle management / personalul de executie?)

1.Ce sisteme IT şi infrastructură folosiţi pentru suportul sistemului informatic de HR? Funcţionează în mod eficient?

2.Cum poate fi folosit sistemul pentru a sprijini Strategia de HR?

56

3.Sistemul informatic al Resurselor Umane

3.Sistemul informatic al Resurselor Umane

Page 57: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

3.Câte tipuri de baze de date aveti stocate în cadrul companiei?(CV-uri, date de contact etc)

1.Există un mediu de comunicare deschis intre angajati si management in cadrul societaţii?

2. Cum reuşesc managerii şi angajaţii să perceapă eficacitatea şi integritatea in culturii organizaţională actuală?

3. Vă surprinde ideea de perspectivă creativă a angajaţilor prin solicitarea ideilor acestora în îmbunătăţirea proceselor?

Da

Nu

4.Ce mijloc de comunicaţii foloseşte frecvent compania pentru a comunica informaţii către toti angajaţii?

57

4. Comunicarea cu angajaţii RINF

4. Comunicarea cu angajaţii RINF

Page 58: AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE ÎN CADRUL   S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L

Anexa nr. 2

Lista elemente esantionate pentru testul nr.4