© 2014, Kuusamon kaupunki

Asianhallinnan tavoitteiden asettaminen, kehityskohteet ja yhteistyön merkitys

Pekka Kantola, Kuntatalo 9.3.2016

© 2014, Kuusamon kaupunki

© 2014, Kuusamon kaupunki

Kaikkien aikojen Kuusamo. Elinvoimainen edelläkävijä ja moniarvoinen Pohjolan luontopääkaupunki.*

Kuusamo on rajoja ylittävä, omatoimisten ja yritteliäiden ihmisten vieraanvarainen alueensa keskus. Innostus ja rohkeus ovat yhteistyön perustana - täällä asiat tehdään

vähän eri tavalla. Hyvä elämä kukoistaa kansainvälisessä ja luovassa ympäristössä. Kuusamon

menestyminen perustuu toimiviin palveluihin, ympärivuotiseen matkailuun, puhtaan luonnon ja sen raaka-aineiden kestävään käyttöön.

*www.kuusamo.fi/ympäristöjulistus1993

Visi

o 20

21

Hyvinvointi

Aktiivinen ja hyvinvoiva kuusamolainen

Tasapainoinen väestörakenne

Suvaitsevainen ja hyväksyvä ilmapiiri

Toimivat yhteisöt ja palvelut

Kehittyvä kaupunki

Kansainvälinen, kilpailu-kykyinen ja verkostoitunut seutukeskus

Kaupunkikonsernin talouden tasapaino ja ohjaus

Uusiutuva ja innovatiivinen palvelukaupunki

Muutosjohtaminen ja tuottava henkilöstö

Elinvoima Kuusamo –maineen hallinta

Yrittäjyys ja työllisyyden nostaminen

Kestävä ja monipuolinen puhtaan luonnon ja luonnonvarojen hyödyntäminen

Osaaminen ja koulutus

Hyvät yhteydet ja kehittyvä toiminta-ympäristö

Näk

ökul

mat

ja

men

esty

stek

ijät

VIRTUAALISETJASÄHKÖISET

Kotonaasumisenpalvelut,Tulevaisuudenkoulu,Kokous-jaosallistumis-

ympäristöt,asiakaspalvelutjahallintovuonna2021

Online Kuusamon ja Laajakaistan kehityspolku

Laajakaistapalvelujenja

infrastruktuurinkehiJäjät

Yritystensähköisetyhteistyöympäristöt

ASIAKKAAT:kuntalaiset,osa-aikakuusamolaiset,matkailijat,yritykset,matkailu-ja

maaseutuyritykset,yhteisöt

20162015

Vapaa-ajanasuntojenlaajakaistapalvelut

Sivukylienlaajakaistapalvelut

Palvelujentarpeet

OnLineKuusamokehiJämissuunnitelma

Laajakaistanopeus/PeiJoaste>10Mb,97%ja>5Mb/92%

2017

Taajamienlaajakaistapalvelut:

Asiakas-,hallinto-jatukipalvelujensähköistäminen

Kotonaasumisentukeminen:Hyvinvoin'TV,mobiiliko'hoito,turvapalvelut

Sähköisetkokous-ympäristöt

Sähköisetoppimisympäristöt

Omahoitopalvelutjaetäterveydenhuolto

Verkkosivustojasosiaalinenmedia

Liikkuvatlaajakaistapalvelut

HoivatuoJajienlaajakaistapalvelut

Matkailupalvelujensähköiset

markkinapaikatHoivapalvelujentoiminnanohjaus

Julkisenjayksityisensektorinyhteisettoimenpiteet

Sähköisetosallistumisympäristöt

MarkkinaehtoisesXkehiJyvätlaajakaistapalvelut

4G/LTE/2X00-800

Taajamienkuituverkotja”Kyläkaistapilo^”

Kuituverkot

5G?/

siirtoverkot”Hajakaista”3G/+1/2

KiinteätliiJymät

KaupungintoiminnankehiJämiskohteita

OnLine KuusamoSähköinenilmoiJautuminen

Sähköisetlupa-janeuvontapalvelut

Lähiruokatuotannontoiminnanohjaus

EtätyönpuiJeet

Sähköisetasiakaspalvelut

TulevaisuudenkouluSähköisetyo-kirjoitukset

PalvelujensähköistäminenOmatterveysXedot

Lähiruoka-logisXikka

Yhtenäpainopisteenäkaupunginasianhallinnan

kehiJäminen

2014

AsianhallinnankehiJäminen(1/2)•  Kaupunkistrategianyhtenäpainopisteenäasiakas-,hallinto-jatukipalvelujenuudistaminenkokoamallajasähköistämällä

•  OnlineKuusamo–kehiJämiskohteiksikaupunginhenkilöstöhallinnon,asianhallinnanjataloushallinnonprosessienläpikäyn'hyödyntäenkuntasektorinao.viitearkkitehtuureja

•  TavoiJeet•  Asianhallinnanprosessienja'etojärjestelmienanalyysikuntasektorinasianhallinnanviitearkkitehtuurinluonnoksenmukaan

•  Nyky'lananalyysijakehityskohteidentunnistaminennykyisessätoimintatavassa

•  jatuotokset•  Asianhallinnanprosessienja'etojärjestelmienkuvaukset:nyky'lajatavoite'lakehityskohteineen

AsianhallinnankehiJäminen(2/2)•  Päätöksettavoitelinjauksista,toimeenpanonkäynnistämisestäjajatkotoimenpiteistä

•  KH27.4.2015;linjauksettoiminnallisistamuutoksistajajatkotoimenpiteidenkäynnistämisestä

•  KH2.2.2016;asianhallinnanuudistamiseenliiKyvästä•  sähköiseentoimintatapaan6/2017siirtymisestä,•  ePSyhteistyöstäTOS:nlaa'miseksi,'etojärjestelmänpilotoinnistajasähköistenkokousympäristöjentoteuKamisestasekä

•  keskiteKyjenluoKamushenkilöpalvelujenjakirjaamontoteuKamisesta•  Yhteistyössäsystemaa^nentekeminenjaviitearkkitehtuurinhyödyntäminenkorostuu

•  Kaupunginkeskushallinnonjatoimialojenvälillä•  Erikaupunkienjakuntatoimijoidenvälillä

© 2014, Kuusamon kaupunki

AsianhallinnanprosessitEsimerkkejätekemisestä

Asianhallinnanprosessit

Asianhallinnanprosessienintegraa'o

AsiankäsiKelynprosessienintegraa'o

3.Valmistelu

Vastaanottaalisäselvityspyynnön

Lähettäälisäselvityksen

Sähköinenasiointi?

Kyllä

Lähettäälisäselvityksen

Ei

Valmistelija

Kirjaaja

Tarkastaasaapuneet asiakirjat

tai lisäselvitykset

Tarvittavattiedot?

Pyytäälisäselvityksiä

Ei

Vastaanottaalisäselvityksen

Valmistelee asian Pyytää lausunnotTarkistaa lausunnotja tekee lausunto-

yhteenvedon

Laatiipäätösehdotuksen

Kyllä

Vastaanottaalausunnot

Tiedonohjaus Tiedonohjaus

Asianhallinta

Sähköinen asiointi

Asianhallinta

Lisäselvitys

Asianhallinta

NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteetjahuomiot

Asiakirjatovatuseinpaperilla,nelähetetääntoimialansihteereille,jotkatoimiKavatnevalmistelijoille.

Valmistelunkäynnistäminensähköises'.Ilmoitusuudestaasiastavalmistelijansähköpos'in.

10.ValmistelunkäynnistäminensähköisesX.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.

Asiaakäsitelläänpapereillajasähköpos'nvälityksellä.

SähköinenkäsiKelyasiankäsiKelyjärjestelmässä. 11.AsiankäsiJelysähköisessämuodossa.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.

ValmistelunaikanapyydetääntoimenpiteitämuKaeikerrota,keneltä.

Määritellääntäsmällises'keneltäpyydetääntoimenpideKä,toimialaltavaitoimielimeltä.

12.PyydeJyjentoimenpiteidentarkempimääriJely.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.

Asian'edoteivätolehelpos'saatavillaesim.päätöksenkäsiKelyssätoimielimissäja'edoksiannossa.

AsiankäsiKelynhistoriajamuut'edotjärjestelmässäsaatavilla,kutenvalmistelijat,'edot,asiakirjat,päätökset,'edoksiannonjamuutoksenhaun'edot.ValmistelijamääriKeleeasiaan'edoksiannonjamuutoksenhaun'edot.

13.AsianXedoksiannonjamuutoksenhaunXetojenmääriJely.AsiankäsiKelyjärjestelmässä,yhteisentoimintatavansopiminenjakäyKöönoKo.

SalassapideKävätasiathallitaanmanuaalises'asianhalllintajärjestelmässä

SalassapideKävilläasioillaomahallintatapaasianhallintajärjestelmässä.

14.SalassapideJävienasioidenkäsiJelytavankehiJäminen

3.Valmistelu:kehiKämiskohteet

© 2014, Kuusamon kaupunki

TietojärjestelmätEsimerkkejätekemisestä

Toiminto NykyXla TavoiteXla KehiJämiskohteetjahuomiot

Asianhallinta KuntaToimisto Twebtaivastaava 22.Asianhallintajärjestelmänuusiminen

Asiakirjan-jadokumen'n-hallinta

KuntaToimistonLiiKeidenhallinta,verkkolevy,sopimukset:Tdoc

TwebAsiakirjahallinta,Tdoctaimuudokumen'nhallinta-järjestelmä,SineW

23.SähköisendokumenXnhallinnankäyJöönoJo.Useidenrinnakkaistendokumen'nhallintajärjestelmienkäyKöeioletehokasta.

Arkistoin' PäätöksetjaniidenliiKeetKuntaToimistonPäätösarkistossa.Manuaalinenarkistoin'.

Sähköinenarkistoin'järjestelmä 24.SähköisenarkistoinninkäyJöönoJo.KannaKaasuunnitellaonkokokokaupungissavainyksisähköinenarkistoin'.Nykyisintalous-jahenkilöstö'etojaarkistoidaansähköises'Rondossa.Sähköinenarkistoin'edellyKääTOS:nmukaistenmeta'etojentallentumistajovireillepanossa.

Tiedonohjaus TwebArkki,hankintasopimustenosaltakoekäytössä

TwebArkkitaivastaava 25.TiedonohjausjärjestelmänkäyJöönoJojaintegroinXmuihinjärjestelmiin.TOSmääriKely,'edonohjauksenkäyKöönoKoja'edonohjausjärjestelmänintegroin'kaikkiinasiakirjallista'etoakäsiKeleviinjärjestelmiin(sähköinenasioin',asianhallinta,dokumen'nhallinta,toimialojenjärjestelmät,arkistoin').TOSinmääriKelyjaTOJinkäyKöönoKoonedellytysasianhallinnan,asiakirjahallinnanjaarkistoinninsähköistämiselle.

Asianhallinnan'etojärjestelmienkehityskohteita

Asianhallinnan'etojärjestelmät-Tavoite'la

Tietovirrat-Tavoite'la

© 2014, Kuusamon kaupunki

Etenemissuunnitelma

KehiJämiskohde 2015:AsiankäsiJelyprosessinyhtenäistäminenjatoiminnanmuutokset

2016:SähköisenasianhallinnanedellytyksetjatoteuJaminen

2017:Sähköisetkokouksetjapäätöksenteko6/2017

AsiankäsiJely-prosessinyhtenäistä-minen

3.Yhteinenkirjaamistapa8.Vireilletulevanasianhe'kirjaaminen9.YhteinenasiankäsiKelyprosessi12.PyydeKyjentoimenpiteidenmääriKely13.TiedoksiannonjamuutoksenhaunmääriKely15.Viranhal'japäätöstentekojärjestelmässä18.AsianhallinnankäyKöomillatunnuksilla

Asianhallinnantoiminnanmuutokset

1.Neuvontaaverkkosivuille2.TOS:nmääriKely4.KeskiteKykirjaaminen7.Tulevienasiakirjojenskannaus14.SalassapideKävätasiat19.Viranhal'japäätöksettoimielimille20.Viranhal'japäätöstenjulkaiseminen21.KeskiteKyesityslistojentuotantojaluoKamushenkilöpalvelu

5.Sähköisenasioinninlaajentaminen6.Sähköpos'llatulevienasioidenvien'asianhallintaan10.Valmistelunkäynnistäminensähköises'11.AsiankäsiKelysähköises'16.Paperitonkokous

17.Sähköinenkokousjapäätöksenteko

AsianhallinnanXetojärjestelmienjalaiJeidenmuutokset

28.ExtranetluoKamushenkilöille/khTietojärjestelmävaihtoehtojenselviKäminen.

22.Asianhallintajärjestelmänvaihto23.Dokumen'nhallintajärjestelmä24.Sähköinenarkistoin'25.TOJintegroin'26.Sähköinenasioin'27.Sähköpos'nintegroin'asha28.ExtranetluoKamushenkilöille

29.Sähköisenkokouksenjapäätöksenteonohjelmisto30.Sähköisenkokouksenjapäätöksenteonvaa'matlaiKeetluoKamushenkilöille

AsianhallinnankehiKäminen2015-2017

YhteistyönmerkitysjakäytännötKansallisetviitearkkitehtuuritorganisaa'onsisäisenjaorganisaa'oidenvälisenyhteistyönapunaHyödyntämisessätarvitaanarkkitehtuuri-japrojek'osaamistaTehokkaatkokous-jayhteistyökäytännöt

Kuusamonaloituskokous25.2.2015 Asianhallintajärjestelmäpilo'nyhteinenkoulutus1.-2.3.2016,Kuusamo,Kajaani,RovaniemiePS2yhteinenTOStyöalkoivuoden2015lopussa