Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel 2003 - dsc.kprm.gov.pl · Projekt „Przeprowadzenie badania i analiza potrzeb szkoleniowych, opracowanie planu działań (strategii szkoleniowej)

Projekt „Przeprowadzenie badania i analiza potrzeb szkoleniowych, opracowanie planu działań (strategii szkoleniowej) w służbie publicznej na lata 2008-2010

oraz realizacja szkoleń” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V

„Dobre rządzenie”, Działanie 5.1 „Wzmocnienie potencjału administracji rządowej”, Poddziałanie 5.1.1 „Modernizacja systemów zarządzania i podnoszenie

kompetencji kadr”.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Stro

na

1

SZKOLENIA INFORMATYCZNE DLA CZŁONKÓW KORPUSU

SŁUŻBY CYWILNEJ

Arkusz kalkulacyjny

Microsoft Excel 2003 z elementami tworzenia baz danych,

zarządzania danymi oraz graficznej

prezentacji danych






Stro

na

2

Spis Treści

DZIAŁ 1 - NAZYWANIE STAŁYCH ................................................................................................. 4

PODSTAWY (zagadnienia podstawowe) ........................................................................................................... 4

NAZWY ZAKRESÓW Z ADRESOWANIEM BEZWZGLĘDNYM (zagadnienia podstawowe) .................................... 4

NAZWY ZAKRESÓW Z ADRESOWANIEM WZGLĘDNYM (zagadnienia podstawowe) .......................................... 5

DZIAŁ 2 - FORMATOWANIE WARUNKOWE .............................................................................. 5

WARUNKOWE FORMATOWANIE KOMÓREK (zagadnienia podstawowe) ......................................................... 5

DZIAŁ 3 – PRZYGOTOWANIE ARKUSZA DO PRACY ............................................................... 6

PODZIAŁ ARKUSZA NA OKNA (zagadnienia podstawowe) ................................................................................ 6

SORTOWANIE (zagadnienia podstawowe) ....................................................................................................... 6

FILTROWANIE (zagadnienia podstawowe) ....................................................................................................... 7

DZIAŁ 4 - WYKRESY ....................................................................................................................... 11

ZMIANA WŁAŚCIWOŚCI WYKRESÓW KOŁOWYCH (zagadnienia podstawowe) ............................................... 11

FORMATOWANIE ELEMENTÓW WYKRESU (zagadnienia podstawowe) .......................................................... 12

DZIAŁ 5 – FUNKCJE PODSTAWOWE ......................................................................................... 14

FUNKCJE DATY I CZASU (zagadnienia podstawowe) ....................................................................................... 14

FUNKCJE OPERUJĄCE NA TEKSTACH (zagadnienia podstawowe) .................................................................... 15

FUNKCJE LOGICZNE (zagadnienia podstawowe) ............................................................................................. 16

DZIAŁ 6 – SCENARIUSZE .............................................................................................................. 17

Podstawy (zagadnienia podstawowe) ............................................................................................................ 17

DZIAŁ 7 - IMPORT .......................................................................................................................... 19

IMPORT DANYCH Z PLIKU TEKSTOWEGO (zagadnienia zaawansowane)......................................................... 19

DZIAŁ 8 – SUMY CZĘŚCIOWE ...................................................................................................... 21

MECHANIZM SUM CZĘŚCIOWYCH (zagadnienia zaawansowane) ................................................................... 21

DZIAŁ 9 - KONSOLIDACJA DANYCH W PRZYLEGŁYCH ARKUSZACH ............................. 22






Stro

na

3

PODSTAWY (zagadnienia zaawansowane) ..................................................................................................... 22

TABELE DANYCH (zagadnienia zaawansowane) .............................................................................................. 22

DZIAŁ 10 – FUNKCJE ZAAWANSOWANE ................................................................................. 23

FUNKCJE WARUNKOWE (zagadnienia zaawansowane) .................................................................................. 23

FUNKCJE MATEMATYCZNE I STATYSTYCZNE (zagadnienia zaawansowane) .................................................... 24

FUNKCJE WYSZUKUJĄCE (zagadnienia zaawansowane).................................................................................. 25

DZIAŁ 11 – TABELE PRZESTAWNE .......................................................................................... 26

Podstawy (zagadnienia zaawansowane) ........................................................................................................ 26

Zadania do Skryptu: ....................................................................................................................................... 28

ZALECANA LITERATURA: ARKUSZ KALKULACYJNY MICROSOFT EXCEL 2003 Z

ELEMENTAMI TWORZENIA BAZ DANYCH, ZARZĄDZANIA DANYMI ORAZ

GRAFICZNEJ PREZENTACJI DANYCH ....................................................................................... 32






Stro

na

4

DZIAŁ 1 - NAZYWANIE STAŁYCH

PODSTAWY (zagadnienia podstawowe)

Nazwy mogą służyć do zapamiętywania wartości często używanych w wielu formułach arkusza. W razie potrze-

by zmiany wartości wystarczy zmienić definicję nazwy zamiast przekształcać wszystkie formuły.

Z Menu wybieramy Wstaw ► Nazwa ► Definiuj

Następnie należy wpisać nazwę w polu Nazwy w skoroszycie, wartość w polu Odwołuje się do i zatwierdzić

wybór przyciskiem OK.

• pierwszym znakiem nazwy musi być litera lub podkreślenie,

• począwszy od drugiego znaku można używać liter, cyfr, kropek i podkreśleń,

• inne znaki są zakazane,

• spacje wiodące i kończące są automatycznie kasowane.

NAZWY ZAKRESÓW Z ADRESOWANIEM BEZWZGLĘDNYM (zagadnienia podstawowe)

Jest to bardzo wygodny i dlatego też najczęściej stosowany typ nazw. Jeżeli często musimy zmieniać wartości,

do których przez nazwy odwołują się formuły – wystarczy nowe wartości wpisać do nazwanych komórek.

W wybranych arkuszu wpisujemy w sąsiadujących kolumnach lub wierszach odpowiednio nazwy oraz wartości,

które chcemy im przypisać i zaznaczamy cały blok komórek.

Następnie z menu wybieramy Wstaw ► Nazwa ► Utwórz

W oknie dialogowym program domyślnie zaznacza opcje, które należy zaakceptować.






Stro

na

5

NAZWY ZAKRESÓW Z ADRESOWANIEM WZGLĘDNYM (zagadnienia podstawowe)

Dzięki zdefiniowaniu nazwy za pomocą adresów względnych możliwe jest używanie tych samych formuł dla

różnych bloków komórek.Nazwy zakresów z adresowaniem względnym tworzymy podobnie do nazywania

stałych z tą różnicą, że do pola Odwołuje się do wpisujemy względny adres komórek.

DZIAŁ 2 - Formatowanie warunkowe

WARUNKOWE FORMATOWANIE KOMÓREK (zagadnienia podstawowe)

Formatowanie warunkowe polega na wyróżnieniu tych komórek arkusza, które spełniają zdefiniowane uprzed-

nio kryteria.

Po zaznaczeniu wybranego zakresu komórek wybieramy z menu: Format ► Formatowanie warunkowe

Po określeniu definicji warunku należy wyświetlić przy pomocy przycisku Formatuj, standardowe okno dialo-

gowe Formatowanie komórek, w którym można zmienić rodzaj i wielkość czcionki, typ obramowania, kolor tła,

itd. Wybierając odpowiadający sposób wyróżnienia komórek zatwierdzamy zmiany przyciskiem OK.

Możliwe jest również formatowanie warunkowe na podstawie formuły, jeżeli zwraca ona w wyniku wartość

logiczną PRAWDA lub FAŁSZ. W takim przypadku wybieramy z pierwszej rozwijanej listy pozycję Formuła jest,

a w oknie obok definiujemy postać warunku logicznego. Komórki wybranego zakresu zostaną sformatowane

tylko wówczas, gdy wynikiem formuły będzie PRAWDA.






Stro

na

6

DZIAŁ 3 – Przygotowanie arkusza do pracy

PODZIAŁ ARKUSZA NA OKNA (zagadnienia podstawowe)

Pracując z rozbudowanymi arkuszami często pojawia się potrzeba podziału obszaru pracy na okna, dzięki któ-

rym możliwe jest zachowanie w obszarze widoczności wybranych elementów.

Aby podzielić obszar arkusza na dwa okna poziome, zaznacz wiersz poniżej miejsca,

w którym ma się pojawić linia podziału.

Aby podzielić obszar arkusza na dwa okna pionowe, zaznacz kolumnę po prawej stronie miejsca, w którym ma

się pojawić linia podziału.

Aby podzielić obszar arkusza na dwa okna poziome oraz dwa okna pionowe, kliknij komórkę poniżej i po prawej

stronie miejsca, w którym ma się pojawić linia podziału.

Następnie wybierz z menu polecenie: Okno ► Podziel.

Jeśli dodatkowo chcemy zachować widoczności etykiet wierszy i kolumn podczas przewijania należy zabloko-

wać okna wydając polecenie: Okno ► Zablokuj okienka. Przywrócenie pierwotnych ustawień umożliwiają

stosowne opcje w menu Okno.

SORTOWANIE (zagadnienia podstawowe)

Sortowanie to nic innego jak ustawianie rekordów bazy w określonym porządku. Porządkowanie jest wykony-

wane zawsze według klucza wybranego pola (kolumny).

Przechodzimy do dowolnej komórki bazy i wydajemy polecenie: Dane ► Sortuj.

Następnie po określeniu kryteriów w oknie dialogowym Sortowanie, naciskamy OK.






Stro

na

7

• Po wydaniu polecenia: Dane ► Sortuj zakres bazy zostanie zaznaczony automatycznie.

• Gdyby wśród rekordów znalazł się jeden pusty, Excel uznałby go za granicę bazy. Rekord pusty i rekor-

dy poniżej nie zostałyby zaznaczone.

• Jeżeli baza ma wiersz nagłówkowy, należy zwrócić uwagę, czy został on wyłączony z sortowanego za-

kresu.

• Excel pozwala sortować maksymalnie według trzech kluczy.

• Sortowanie według następnego klucza jest podrzędne wobec sortowania poprzedniego klucza.

FILTROWANIE (zagadnienia podstawowe)

Filtrowanie to nic innego jak wybieranie z bazy rekordów spełniających określone warunki.

Do najprostszych zastosowań wystarcza użycie mechanizmu Autofiltru.

Przechodzimy do jednej z komórek bazy danych i wydajemy polecenie: Dane ► Filtr ► Autofiltr co skutkuje

pojawieniem się przycisków list rozwijanych obok komórek nagłówkowych pierwszego wiersza. Można oczywi-

ście zastosować autofiltrację do zaznaczonego zakresu danych.

• Wyniki zliczania rekordów na pasku stanu znika po wykonaniu jakiejś operacji na bazie.

• Ponowne wydanie polecenia: Dane ► Filtr ► Autofiltr wyłącza autofiltr.

Rozszerzenie warunków logicznych filtrujących dane można uzyskać wywołując z listy autofiltru opcji (Inne...).

Pojawia się wówczas okno dialogowe Autofiltr niestandardowy.






Stro

na

8

Bardziej złożone operacje można wykonać dzięki filtracji zaawansowanej , której kryteria filtrowania mogą

zawierać wiele warunków stosowanych w jednej kolumnie, wiele kryteriów stosowanych do wielu kolumn i

warunki tworzone jako wynik formuły.

Arkusz roboczy powinien mieć przynajmniej trzy puste wiersze, które mogą być użyte jako zakres kryterium

powyżej listy. Lista musi mieć etykiety kolumn.

Zaznacz etykiety kolumn zawierających wartości, które chcesz filtrować i kliknij polecenie Kopiuj.

Zaznacz pierwszy pusty wiersz zakresu kryterium i kliknij polecenie Wklej.

W wierszach poniżej etykiet kolumn wpisz kryteria, które mają być spełnione. Upewnij się, czy między warto-

ściami kryteriów a listą jest przynajmniej jeden pusty wiersz. Poniżej podano przykłady kryteriów:

Wiele warunków w jednej kolumnie

Jeśli trzeba zastosować dwa lub więcej warunków w jednej kolumnie, wpisz kryteria bezpośrednio jedno pod

drugim w oddzielnych wierszach. Na przykład poniższy zakres kryteriów powoduje wyświetlenie wierszy zawie-

rających w kolumnie Sprzedawca nazwiska Davolio, Buchanan lub Suyama.

Sprzedawca

Davolio

Buchanan

Suyama

Jeden warunek w dwóch lub w większej liczbie kolumn

Aby znaleźć dane spełniające warunek w jednej kolumnie albo warunek w innej kolumnie, wprowadź kryteria

w różnych wierszach zakresu kryteriów. Na przykład poniższy zakres kryteriów powoduje wyświetlenie wszyst-

kich wierszy zawierających słowo Nabiał w kolumnie Rodzaj, nazwisko Davolio w kolumnie Sprzedawca albo

wartości sprzedaży większe niż 1 000 złotych.

Rodzaj Sprzedawca SprzedaŜ

Nabiał Davolio >1000

Jeden warunek w jednej lub drugiej kolumnie






Stro

na

9

Aby znaleźć dane spełniające jeden warunek w dwóch lub więcej kolumnach, wprowadź wszystkie kryteria w

tym samym wierszu zakresu kryteriów. Na przykład poniższy zakres kryteriów powoduje wyświetlenie wszyst-

kich wierszy zawierających słowo Nabiał w kolumnie Rodzaj, nazwisko Davolio w kolumnie Sprzedawca i warto-

ści sprzedaży większe niż 1 000 złotych.

Rodzaj Sprzedawca SprzedaŜ

Nabiał

Davolio

>1000

Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch kolumn

Aby znaleźć wiersze spełniające jeden z dwóch zestawów warunków, przy czym każdy zestaw zawiera warunki

dla więcej niż jednej kolumny, wprowadź kryteria w oddzielnych wierszach. Na przykład poniższy zakres kryte-

riów powoduje wyświetlenie wszystkich wierszy zawierających zarówno nazwisko Davolio w kolumnie Sprze-

dawca i wartości sprzedaży większe niż 3 000 złotych, jak i wierszy zawierających nazwisko Buchanan w kolum-

nie Sprzedawca i wartości sprzedaży większe niż 1 500 złotych.

Sprzedawca SprzedaŜ

Davolio >3000

Buchanan >1500

Warunki tworzone jako wynik formuły

Jako kryterium można wykorzystać wartość obliczeniową będącą wynikiem formuły. Gdy formuła jest używana

do utworzenia kryterium, nie należy używać etykiety kolumn do etykiety kryterium. Należy pozostawić etykietę

kryterium pustą albo użyć etykiety, która nie jest etykietą kolumny na liście. Na przykład poniższy zakres kryte-

riów powoduje wyświetlenie wszystkich wierszy, które w kolumnie G zawierają wartość większą niż średnia z

komórek E5:E14. Nie jest w nim używana etykieta kryterium.

=G5>ŚREDNIA($E$5:$E$14)

Formuła użyta do określenia warunku musi korzystać z odwołania względnego przy odwołaniu się do etykiety

kolumny (na przykład, Sprzedaż) lub do odpowiedniego pola w pierwszym rekordzie. Wszystkie inne odwołania

użyte w formule muszą być odwołaniami bezwzględnymi, a formuła musi dawać w wyniku wartość

PRAWDA lub FAŁSZ. W przykładzie formuły, G5 oznacza pole (kolumna G) dla pierwszego rekordu na liście

(wiersz 5).

• Następnie kliknij komórkę na liście.

• Wydaj polecenie: Dane ► Filtr ► Filtr zaawansowany.






Stro

na

10

• W polu Zakres kryteriów wprowadź odwołanie do zakresu kryteriów włącznie z etykietami kryte-

riów.

• Aby filtrować listę poprzez skopiowanie wierszy spełniających podane kryteria do innego obszaru sko-

roszytu, kliknij przycisk Kopiuj w inne miejsce, kliknij w polu Kopiuj do, a następnie kliknij lewy, górny

narożnik obszaru, w którym chcesz wkleić wiersze.

• W polu Zakres kryteriów wprowadź odwołanie dla zakresu kryteriów, włączając w to etykiety kryte-

riów.

• Aby podczas zaznaczania zakresu kryteriów tymczasowo schować okno dialogowe Filtr zawansowany,

kliknij przycisk Zwiń dialog.

Zarówno w filtrach zaawansowanych jak i w filtrach niestandardowych można w zakresie kryteriów używać

następujących kryteriów porównań:

Seria znaków

Aby na liście znaleźć wiersze zawierające dokładną wartość, wpisz tekst, liczbę, datę lub wartość logiczną w

komórce poniżej etykiety kryterium. Na przykład wpisanie wartości 98133 poniżej etykiety Kod pocztowy w

zakresie kryteriów powoduje, że program Excel wyświetla tylko wiersze zawierające wartość kodu pocztowego

98133.

Gdy tekst jest używany jako kryterium w filtrze zaawansowanym, program Microsoft Excel znajduje wszystkie

elementy zaczynające się od tego tekstu. Jeśli na przykład jako kryterium zostanie wpisany tekst Dav, zostaną

znalezione nazwiska Davolio, David i Davis. Aby wyszukać tylko określony tekst, należy wpisać następującą

formułę, gdzie argument tekst jest tekstem, który ma być znaleziony: =''=tekst''

Symbole wieloznaczne

Aby znaleźć wartości tekstu, które mają niektóre znaki jednakowe, należy zastosować symbol wieloznaczny.

Symbol wieloznaczny reprezentuje jeden lub kilka nieokreślonych znaków.

? (znak zapytania) Dowolny pojedynczy znak w tym samym połoŜeniu co znak zapytania. Na

przykład, wpisanie sm?th pozwala znaleźć wyrazy "smith" i "smyth"






Stro

na

11

* (gwiazdka) Dowolną liczbę znaków w tym samym połoŜeniu co gwiazdka Na przykład

wpisanie tekstu * east pozwala znaleźć wyrazy "Northeast" i "Southeast"

~ (tylda), a po niej ?,

*, lub ~

Znak zapytania, gwiazdka lub tylda. Na przykład wpisanie tekstu fy91 ~?

pozwala znaleźć tekst "fy91?"

Wartości w określonych granicach

Aby wyświetlać tylko wiersze mieszczące się w pewnych granicach, w komórce poniżej etykiety kryterium nale-

ży wpisać operator porównania, a po nim wartość. Na przykład, aby znaleźć wiersze, których wartości jednost-

kowe są większe lub równe 1 000, w zakresie kryteriów pod etykietą kryterium Jednostki należy wpisać >=1000.

• Podczas obliczania danych program Microsoft Excel nie rozróżnia wielkich i małych liter.

• Symbole wieloznaczne i operatory porównania opierające się na położeniu znaków - początkowe, koń-

cowe lub zawierające - działają w programie Microsoft Excel wyłącznie w przypadku wartości teksto-

wych, a nie działają w przypadku wartości liczbowych.

DZIAŁ 4 - Wykresy

ZMIANA WŁAŚCIWOŚCI WYKRESÓW KOŁOWYCH (zagadnienia podstawowe)

Wykresy kołowe wykorzystywane są najczęściej gdy chcemy ocenić, w jaki sposób całość rozkłada się na części.

Korzystając z opcji formatowania można w prosty sposób wyeksponować interesujące nas części wykresu, które

będą przyciągać uwagę użytkownika.

W pierwszym kroku ustalamy podtyp wykresu kołowego na Kołowy rozsunięty z wizualnym efektem 3-W.

Domyślnie wszystkie części wykresu kołowego są od siebie odsunięte na tą samą odległość. Można jednak wy-

sunąć tylko jedną część. Należy w tym celu kliknąć na wykresie zaznaczając go, a następnie dwukrotnie, w dłuż-

szym odstępie czasu, kliknąć część wykresu którą chcemy wysunąć. Fragment ten należy przeciągnąć oddalając






Stro

na

12

go od środka wykresu.

Wysunięcie tylko jednej części wykresu nie wpłynie w żaden sposób na pozostałe jego fragmenty. W razie po-

trzeby, wykonując tą samą operację można wysunąć pozostałe części wykresu lub zaznaczając cały wykres –

zsunąć wszystkie części do środka tworząc zwarty wykres.

Na uwagę zasługuje okno Widok 3-W...

wywoływane z menu kontekstowego wykresu, dzięki któremu mamy możliwość zmiany kąta nachylenia wykre-

su względem płaszczyzny poziomej (Wyniesienie), Obrót - względem osi wykresu będący jednocześnie kątem

obrotu pierwszego wycinka wykresu, oraz wysokość podstawy wyrażoną w procentach.

FORMATOWANIE ELEMENTÓW WYKRESU (zagadnienia podstawowe)

Rzadko udaje się stworzyć od razu taki wykres, jakiego potrzebujemy. Zwykle końcowy efekt działania kreatora

generuje wykres, którego wygląd chcemy zmienić.

Jeśli podczas tworzenia wykresu przy pomocy kreatora pominęliśmy nadanie tytułu, etykiet opisujących osie

wykresu czy też legendy można je dodać wywołując okno Opcje wykresu.

Tytuł wykresu, etykiety oraz legenda dodawane są na wykresie w postaci pól tekstowych, których położenie

można dowolnie zmieniać, zaznaczając obszar i przesuwając w wybrane miejsce.






Stro

na

13

Dwukrotnie klikając w wybrany element wykresu wywołujemy stosowne okno formatowania,

dzięki któremu można przy pomocy dostępnych zakładek precyzyjnie dostosować wygląd formatowanego ele-

mentu do własnych preferencji – łącznie z zastosowaniem rysunku jako tła dla wykresu lub serii danych.

Tworząc wykres, program domyślnie dzieli dane w zaznaczonym obszarze na kategorie

i serie. Aby usunąć z wykresu jedną z serii danych wystarczy ją zaznaczyć jednokrotnie klikając, a następnie

wybrać z menu kontekstowego opcję Wyczyść.

Niejako naturalnym wydaje się następstwo zmiany wykresu po wprowadzeniu zmian do serii danych w arkuszu.

Ciekawą właściwość posiadają wykresy słupkowe oraz kolumnowe, w których zmiana wysokości słupka lub

kolumny skutkuje również zmianą wartości w arkuszu zawierającym serię danych. Wystarczy w tym celu kliknąć

jednokrotnie na serię danych na wykresie i zmienić wysokość słupka czy też kolumny przeciągając odpowiednio

w poziomie lub pionie kursor, nad którym pojawi się etykieta z aktualną wartością.

Format serii danych wywoływanych po jednokrotnym kliknięciu w serię oraz wybraniu opcji Formatuj serię

danych umożliwia ponadto zmianę odległości między słupkami/kolumnami oraz stopień ich wzajemnego „za-

chodzenia na siebie” czyli tworzenie tzw. Zakładek.






Stro

na

14

Istnieje możliwość różnicowania typów wykresu w obrębie jednego wykresu dla kilku serii danych. Wystarczy w

tym celu zaznaczyć serię danych, której chcemy przypisać inny typ i wywołać okno Typ wykresu. Przy zaznaczo-

nej opcji Zastosuj do zaznaczenia należy wskazać nowy typ wykresu i nacisnąć OK.

Należy jednak przy tej operacji pamiętać, że niektóre połączenia ze względu na swoją rozłączną specyfikę nie

będą mogły zostać utworzone. W takim przypadku program wyświetli stosowny komunikat.

DZIAŁ 5 – Funkcje podstawowe

FUNKCJE DATY I CZASU (zagadnienia podstawowe)

Program Microsoft Excel przechowuje daty w postaci numeru kolejnego tak, że może wykonywać na nich obli-

czenia. Jeśli arkusz używa Systemu Daty 1900, to Excel przechowuje datę 1 stycznia 1900 r. jako numer 1. Jeśli

arkusz używa Systemu Daty 1904, Excel przechowuje datę 1 stycznia 1904 pod numerem 0 (2 stycznia 1904, ma

numer 1).

DZIŚ()

Funkcja podaje w wyniku numer kolejny aktualnej daty jednak po wywołaniu funkcji

w komórce zostaje ona od razu przeformatowana do postaci daty.

TERAZ()

Funkcja podaje w wyniku liczbę kolejną bieżącej daty i godziny. Jeśli komórka miała format Ogólny przed

wprowadzeniem funkcji, to wynik zostanie sformatowany jako data.

DZIEŃ(numer_kolejny)

Funkcja podaje dzień miesiąca odpowiadający argumentowi numer_kolejny. Dzień podaje się w postaci liczby

całkowitej z zakresu od 1 do 31.

MIESIĄC(numer_kolejny)

Funkcja zwraca miesiąc, liczbę całkowitą od 1 (styczeń) do 12 (grudzień) odpowiadającą kolejnej liczbie.






Stro

na

15

ROK(numer_kolejny)

Funkcja podaje w wyniku rok odpowiadający argumentowi numer_kolejny. Rok ten jest podany jako liczba

całkowita z przedziału od 1900 do 9999.

Daty reprezentujące numer_kolejny mogą być wprowadzane jako ciągi liczbowe w cudzysłowie (na przykład,

"1/30/1998" lub "1998/01/30"), jako kolejne liczby daty (na przykład, 35825), lub jako wynik innych równań

bądź funkcji (na przykład, DATA.WARTOŚĆ("1/30/1998")).

FUNKCJE OPERUJĄCE NA TEKSTACH (zagadnienia podstawowe)

Funkcje tekstowe z jednej strony stanowią mechanizmy umożliwiające wprowadzenie ostatecznych szlifów w

wyglądzie arkusza poprzez zmianę wielkości liter czy też złączenia składowych tekstów w jedną całość, z drugiej

natomiast są niezastąpionym narzędziem konwertującym ciągi znaków – najczęściej importowanych do pro-

gramu z zewnętrznych źródeł.

LITERY.MAŁE(tekst)

Funkcja zmienia wszystkie duże litery w łańcuchu tekstowym na małe.

Funkcja nie zmienia znaków w tekście, które nie są literami.

LITERY.WIELKIE(tekst)

Funkcja przekształca małe litery teksu na wielkie.

Tekst może być adresem lub łańcuchem tekstowym.

ZŁĄCZ.TEKSTY(tekst1;tekst2;...)

Funkcja łączy kilka wartości tekstowych w jedną.

tekst1;tekst2;... oznacza 1 do 30 tekstów do połączenia w pojedynczy tekst. Tekstem mogą być ciągi teksto-

we, liczby lub adresy pojedynczych komórek.

Przy łączeniu tekstów można także korzystać z operatora „&” .

Zapis:

ZŁĄCZ.TEKSTY("Suma "; "Warto ść") równoważny jest z napisaniem "Suma"&"

"&"Warto ść" .

DŁ(tekst)

Funkcja podaje wartość liczby znaków łańcucha tekstowego.

Spacje liczy się jako znaki.

FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)

Funkcja podaje wartość liczby znaków łańcucha tekstowego.

tekst jest łańcuchem tekstowym, zawierającym znaki, które należy wydzielić.

liczba_początkowa oznacza położenie pierwszego znaku, który należy wydzielić z tekstu. Pierwszy znak w tek-

ście ma liczbę_początkową = 1.

• Jeśli liczba_początkowa jest większa niż długość tekstu, FRAGMENT.TEKSTU podaje wartość "" (tekst

pusty).






Stro

na

16

• Jeśli liczba_początkowa jest mniejsza niż długość tekstu, ale liczba_początkowa plus liczba_znaków

przewyższają długość tekstu, wynikiem FRAGMENT.TEKSTU są znaki do końca tekstu.

• Jeśli liczba_początkowa jest mniejsza niż 1, FRAGMENT.TEKSTU podaje wartość błędu #ARG!.

liczba_znaków podaje jak wiele znaków powinno zostać pobrane z tekstu.

Jeśli liczba_znaków jest ujemna, funkcja FRAGMENT.TEKSTU podaje wartość błędu #ARG!.

FUNKCJE LOGICZNE (zagadnienia podstawowe)

Z funkcji logicznych korzystamy, gdy musimy sprawdzić wiele warunków, aby stwierdzić czy dane wyrażenie jest

prawdziwe, czy fałszywe i w zależności od wyniku nadać odpowiednią wartość lub formułę danej komórce.

JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz)

Funkcję należy wykorzystywać w celu przeprowadzenia testu logicznego na wartościach i formułach.

test_logiczny jest dowolną wartością lub wyrażeniem, sprawdzanym czy jest to PRAWDA czy FAŁSZ. Na przy-

kład, A10=100 jest wyrażeniem logicznym; jeśli wartość w komórce A10 jest równa 100, wyrażenie ma wartość

PRAWDA. W innym przypadku wyrażenie przyjmuje wartość FAŁSZ.

Argumentem może być dowolny operator obliczeń porównawczych.

wartość_jeżeli_prawda oznacza wartość wyniku dla przypadku, gdy zmienna test_logiczny ma wartość

PRAWDA. Na przykład, jeśli ten argument jest łańcuchem tekstowym "W budżecie", a wyrażenie test_logiczny

ma wartość PRAWDA, to funkcja JEŻELI wyświetla tekst "W budżecie". Jeśli test_logiczny równa się PRAWDA, a

wartość_jeżeli_prawda jest pusta, to zwracana jest wartość 0 (zero). Aby wyświetlić słowo PRAWDA, użyj war-

tości logicznej PRAWDA jako tego argumentu. Wartość_jeżeli_prawda może być inną formułą.

wartość_jeżeli_fałsz oznacza wartość wyniku dla przypadku, gdy argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ. Na

przykład, jeśli ten argument jest łańcuchem tekstowym "Przekroczony budżet", a wyrażenie test_logiczny ma

wartość FAŁSZ, to funkcja JEŻELI wyświetla tekst "Przekroczony budżet". Jeśli test_logiczny równa się FAŁSZ, a

wartość_jeżeli_fałsz jest pominięta, (to znaczy, po wartość_jeżeli_prawda nie ma przecinka), to zwracana jest

logiczna wartość FAŁSZ. Jeśli test_logiczny ma wartość FAŁSZ, wartość_jeżeli_fałsz jest pusta (to znaczy, po

wartość_jeżeli_prawda jest przecinek poprzedzający zamykający nawias), to zwracana jest wartość 0 (zero).

Wartość_jeżeli_fałsz może być inną formułą.

LUB(logiczna1;logiczna2;...)

• Funkcja LUB wyświetla wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden argument ma wartość logiczną

PRAWDA; jeśli wszystkie argumenty mają wartość logiczną FAŁSZ, funkcja wyświetla wartość logiczną

FAŁSZ.

logiczna1;logiczna2;... to warunki od 1 do 30 poddane sprawdzeniu pod kątem wartości logicznej PRAWDA lub

FAŁSZ.

• Argumenty powinny być wartościami logicznymi lub tabelami bądź adresami zawierającymi wartości

logiczne.

• Jeśli którykolwiek z argumentów tabel lub adresów zawiera tekst lub puste komórki, wartości te są






Stro

na

17

pomijane.

• Jeśli określony zakres nie zawiera wartości logicznych, funkcja LUB wyświetla wartość błędu #ARG!.

ORAZ(logiczny1;logiczny2;...)

Funkcja wyświetla wartość logiczną PRAWDA, jeśli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA, jeśli co naj-

mniej jeden z argumentów ma wartość FAŁSZ wynikiem funkcji jest FAŁSZ

logiczny1;logiczny2;... to od 1 do 30 warunków logicznych, które mogą przyjmować wartości logiczne PRAWDA

lub FAŁSZ.

Argumenty powinny być wartościami lub tablicami logicznymi albo adresami zawierającymi wartości logiczne.

Pomija się wartości tablic lub adresów zawierające tekst lub puste.

Funkcja podaje wartość błędu #ARG!, jeśli wprowadzony zakres nie zawiera wartości logicznych.

CZY.BŁĄD(wartość)

Funkcja sprawdza rodzaj wartości i wyświetla wartość PRAWDA jeżeli wartość jest błędem. W przeciwnym wy-

padku funkcja zwraca FAŁSZ.

Wartość odnosi się do każdej wartości błędnej:

#N/D!, #ARG! , #ADR! , #DZIEL/0! , #LICZBA! , #NAZWA? lub #ZERO!

DZIAŁ 6 – Scenariusze

Podstawy (zagadnienia podstawowe)

Załóżmy, że mamy arkusz wykonujący dość skomplikowane obliczenia - formuły wpisane w różnych miejscach

wyliczają różne wartości na podstawie wielu danych wejściowych.

Powiedzmy, że mamy arkusz wyliczający roczny budżet firmy, w którym na podstawie danych rzeczywistych

otrzymujemy rzeczywiste wyniki. Interesuje nas jednak, co by było gdyby...

Bank zmienił oprocentowanie kredytów, zmalała lub wzrosła inflacja, zmieniły się składki ZUS itd...

Wpisywanie innych danych to niszczenie potrzebnego arkusza, wpisywanie innych danych do kopii arkusza to

zbędne mnożenie plików. Rozwiązaniem, które warto w takich przypadkach stosować, są scenariusze.

Zanim zaczniemy tworzyć scenariusze, ważne jest, abyśmy nadali nawy komórkom zmienianym oraz komórkom

zawierającym interesujące nas podsumowanie. Zabieg taki ułatwi później analizę zestawienia – w przeciwnym

razie w miejsce nazw w podsumowaniu scenariuszy pojawią się adresy komórek.

Teraz można przystąpić do tworzenia scenariusza. Wybieramy z menu polecenie:

Narzędzia ► Scenariusze. Pojawi się okno dialogowe Menadżer scenariuszy.






Stro

na

18

Wybieramy Dodaj i w nowym oknie wpisujemy nazwę scenariusza oraz określamy komórki, których zawartość

ma się zmieniać. Należy zwrócić uwagę aby nagłówki kolumn nie wchodziły w skład komórek zmienianych –

w przeciwnym wypadku nie będzie możliwe otrzymanie wyniku!

Klikamy OK. Pojawi się okno dialogowe Wartości scenariusza, w których można zmodyfikować informacje z

komórek, na których będzie pracował scenariusz.






Stro

na

19

Potwierdzając dokonane wybory zamykamy okno Menadżera scenariuszy. W ten sam sposób można dodać do

arkusza kolejne warianty dla różnych wartości komórek zmienianych.

Aby uzyskać podgląd wyników działania scenariusza, można w oknie dialogowym Menadżer scenariuszy wybrać

z listy konkretną nazwę i nacisnąć przycisk Pokaż lub przywołać z paska narzędzi rozwijaną listę Scenariusze –

wcześniej trzeba go jednak utworzyć.

Mając zdefiniowane scenariusze można następnie utworzyć dla nich zestawienie.

Z menu wybieramy polecenie: Narzędzia ► Scenariusze. W oknie dialogowym Menadżera scenariuszy klikamy

przycisk Podsumowanie. Pojawi się okno dialogowe Podsumowanie scenariuszy.

W polu Komórki wynikowe należy zaznaczyć lub wpisać adresy komórek z informacjami, które chce się ze sobą

zestawić. Zestawienie można otrzymać w postaci dwóch typów raportów: jako Podsumowanie scenariuszy albo

Tabela przestawna scenariuszy, widocznych w sekcji Typ raportu.

DZIAŁ 7 - Import

IMPORT DANYCH Z PLIKU TEKSTOWEGO (zagadnienia zaawansowane)

Podczas pracy biurowej niejednokrotnie zachodzi potrzeba wczytania do arkusza Excela danych pochodzących

z innych specjalistycznych programów, które nie posiadają odpowiedniej funkcjonalności zapewniającej forma-

towanie wyników, konstruowanie raportów czy też wykresów. Większość programów potrafi jednak eksporto-

wać dane do plików tekstowych. Kolejne odseparowane wartości zapisane w takim pliku, możemy bez trudu

wczytać do własnego arkusza a następnie poddać dalszej obróbce.

Z menu wybieramy polecenie: Dane ► Importuj dane zewnętrzne ► Importuj dane

i wskazujemy plik, który chcemy importować do arkusza. Następnie w kolejnych krokach określamy odpowied-






Stro

na

20

nie opcje w Kreatorze importu tekstu.

W pierwszym kroku należy zwrócić uwagę na sekcję Typ danych źródłowych, w której określamy strukturę

danych. Program automatycznie sprawdza typ danych i domyślnie zaznacza właściwą opcję – przy założeniu że

ich struktura jest spójna.

W kolejnym oknie mamy możliwość wyboru separatora, który rozdziela dane w pliku.

Ostatni krok umożliwia precyzyjne zdefiniowanie typu danych zawartych w poszczególnych kolumnach.






Stro

na

21

DZIAŁ 8 – Sumy częściowe

MECHANIZM SUM CZĘŚCIOWYCH (zagadnienia zaawansowane)

Sumy częściowe czy też pośrednie znajdują zastosowanie wszędzie tam gdzie wymagane jest zestawienie suma-

ryczne dla wybranych grup.

W pierwszej kolejności należy posortować dane według kolumn, dla których mają być tworzone sumy pośred-

nie. Następnie wybieramy z menu polecenie: Dane ► Sumy częściowe, wywołując okno dialogowe:

W kolejnych listach mamy możliwość określenia kolumny, względem zawartości której będzie następowało

grupowanie. Następnie wybieramy funkcję jak ma być użyta w podsumowaniu oraz na jakich kolumnach ta

funkcja ma zostać zastosowana.

Przyciskiem OK kończymy tworzymy sum pośrednich.

Z opcji dostępnych poniżej list wyboru na uwagę zasługuje Zamień bieżące sumy pośrednie, której odznaczenie






Stro

na

22

umożliwia tworzenie zagnieżdżonych sum pośrednich.

DZIAŁ 9 - KONSOLIDACJA DANYCH W PRZYLEGŁYCH ARKUSZACH

PODSTAWY (zagadnienia zaawansowane)

Konsolidacja danych polega na łączeniu wartości z różnych zakresów danych.

Przystępując do konsolidowania danych, należy określić obszary źródłowe, korzystając z formuł trójwymiaro-

wych. Obszarami źródłowymi mogą być zakresy komórek z tego samego arkusza co tabela konsolidacji, innych

arkuszy tego samego skoroszytu, lub innych skoroszytów.

Odwołanie do obszarów źródłowych:

...w tym samym arkuszu roboczym

Gdy obszary źródłowe i obszar docelowy znajdują się w tym samym arkuszu roboczym, używamy komórki lub

odwołań zakresów, lub nazw.

...w innych arkuszach roboczych

Gdy źródła i miejsca docelowe znajdują się w różnych arkuszach roboczych, używamy arkusza i komórki lub

odwołań zakresów lub nazw. Na przykład, aby dołączyć zakres o nazwie Budżet z arkusza roboczego Marketing

w konsolidacji z arkuszem Podsumowanie wprowadzamy tekst: Marketing!Budżet.

...w innych skoroszytach

Gdy źródła i miejsca docelowe znajdują się w różnych skoroszytach, używamy skoroszytu, arkusza i komórki lub

odwołań zakresów, lub nazw. Na przykład, aby dołączyć zakres o nazwie Sprzedaż z arkusza roboczego Region

wschodni w skoroszycie 1996 w tym samym folderze, wprowadzamy poniższy tekst: '[1996.xls]Region wsch-

odni'!Sprzedaż

Gdy układ wszystkich arkuszy źródłowych jest identyczny, można użyć nazw zakresów arkuszy w formułach 3-

W. Aby dodać inny arkusz do konsolidacji, wystarczy przenieść arkusz do zakresu, do którego odwołuje się for-

muła.

Np. formuła: =SUMA(Zestawienie1:ZestawienieKONIEC!C7)

zsumuje wszystkie komórki o adresie C7 znajdujących się w arkuszach od Zestawienie1 do Zestawie-

nieKONIEC .

TABELE DANYCH (zagadnienia zaawansowane)

Tabele danych należą do grupy narzędzi umożliwiających symulowanie wyników. - pokazują, jak pewne zmiany

wartości w formułach wpływają na wyniki tych formuł. Tabele danych dostarczają skrótów do obliczania wielu

wersji w jednej operacji oraz sposobu oglądania i porównywania wyników wszystkich możliwych kombinacji w

jednym arkuszu.






Stro

na

23

W zależności od liczby zmiennych, które mają zostać przetestowane, można utworzyć tabelę danych z jedną

zmienną lub dwiema zmiennymi.

Tabele danych z jedną zmienną

• Tworzymy listę wartości, które będą kolejno podstawiane do kolumnowej komórki wejściowej,

umieszczając je w pojedynczej kolumnie.

• Ponad pierwszą wartością i o jedną komórkę w prawo od kolumny zawierającej wartości należy wpisać

w kolejnych komórkach formuły określające zależności danych w tabeli.

• Po zaznaczeniu zakresu komórek zawierających formuły i wartości należy wydać polecenie: Dane ►

Tabela.

• Jako kolumnową komórkę wejściową należy wskazać komórkę do której będą kolejno podstawione

wszystkie wartości z pojedynczej kolumny.

Tabele danych z dwoma zmiennymi

W tabeli danych z dwiema zmiennymi używana jest tylko jedna formuła z dwiema listami wartości wejściowych.

Odwołanie do komórki zawierającej formułę będąca funkcją dwóch zmiennych (dwóch różnych komórek wej-

ściowych) musi być umieszczone w komórce leżącej na przecięciu kolumny danych z wierszem danych (czyli we

względnej pozycji 0:0 tabeli danych).

ZADANIE:

• Otwórz plik: 2. Manipulacja danymi.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 4.

• Powtarzając za osobą prowadzącą kurs, utwórz korzystając z odpowiednich opcji menu utwórz dwie

tabele z danymi.

DZIAŁ 10 – Funkcje zaawansowane

FUNKCJE WARUNKOWE (zagadnienia zaawansowane)

Formuły programu Microsoft Excel wykonują obliczenia pobierając określone wartości wstawione do arkusza.

Najczęściej jest tak, że formuła wykonuje obliczenia biorąc pod uwagę wszystkie wartości umieszczone w okre-

ślonym zakresie. Często jednak pojawia się potrzeba zmiany formuły, jeśli pojawi się określony warunek,

względnie aby program Excel brał pod uwagę tylko te wartości, które odpowiadają określonym wymaganiom

stawianym przez obliczenia.

Jeśli chcemy, aby formuły wykonywały testy warunkowe, możemy użyć formuł warunkowych programu Excel.

LICZ.JEŻELI(zakres;kryteria)






Stro

na

24

Funkcja używa dwóch argumentów: zakres jaki należy sprawdzić i wartość umieszczoną w tym zakresie, której

obecność należy sprawdzić (kryterium).

Inaczej mówiąc, funkcja LICZ.JEŻELI zwraca ilość wystąpień wartości w zadanym zakresie spełniających przyjęte

kryterium.

Kryteria są to warunki w postaci liczby, wyrażenia, tekstu lub formuły zwracającej w wyniku jedną z trzech

wcześniejszych możliwości.

SUMA.JEŻELI(zakres;kryteria;suma_zakres)

Funkcja sprawdza obecność wartości w zakresie i następnie podsumowuje wszystkie odpowiadające jej warto-

ści umieszczone w innym zakresie.

Funkcja SUMA.JEŻELI używa trzech argumentów:

• zakres, który należy sprawdzić;

• wartość, której obecność należy sprawdzić w tym zakresie (kryterium);

• zakres zawierający wartości, które należy podsumować.

FUNKCJE MATEMATYCZNE I STATYSTYCZNE (zagadnienia zaawansowane)

Najczęściej wykonywaną czynnością w arkuszach kalkulacyjnych jest sumowanie, które tylko z pozoru może

wydawać się łatwe. Nawet w skromnych zestawieniach może pojawić się potrzeba zliczania tylko tych komórek,

które zawierają liczby, pozostają niewypełnione lub przeciwnie, które zawierają jakąkolwiek wartość.

LICZ.PUSTE(zakres)

Funkcja zwraca liczbę komórek, które nie zostały wypełnione we wskazanym zakresie. Dobrym przykładem

wykorzystania może być sytuacja kiedy chcemy sprawdzić w zestawieniu finansowym, za które transakcje nie

wpłynęły jeszcze pieniądze.

Zliczane są także komórki z formułami podającymi w wyniku "" (lub pusty tekst). Nie są zliczane komórki z war-

tością równą zero.

ILE.NIEPUSTYCH(wartość1;wartość2;...)

Funkcja działa odwrotnie do funkcji LICZ.PUSTE – pozwala policzyć ile komórek na liście argumentów funkcji

posiada przypisaną wartość.

wartość1;wartość2;... to od 1 do 30 argumentów przedstawiających wartości, które należy zliczyć. W tym przy-

padku, wartość jest dowolnym typem informacji, zawierającym pusty tekst ("") ale nie zawierającym pustych

komórek. Jeśli argument jest tablicą lub adresem, puste komórki w tablicy lub adresie są ignorowane.

ILE.LICZB(wartość1;wartość2;...)

Funkcja zlicza liczbę niepustych wartości na liście argumentów.

wartość1;wartość2;... to od 1 do 30 argumentów zawierających lub odnoszących się do szeregu różnych typów

danych, spośród których liczone są tylko liczby. Argumenty, będące wartościami lub tekstem, które nie mogą

być przetłumaczone na liczby, są ignorowane.

ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)






Stro

na

25

Funkcja zaokrągla liczbę do określonej liczby cyfr.

liczba jest liczbą do zaokrąglenia.

liczba_cyfr określa liczbę cyfr, do których ma być zaokrąglona liczba.

• Jeśli argument liczba_cyfr jest większy od zera, to liczba jest zaokrąglona do wybranej liczby cyfr po

przecinku.

• Jeśli argument liczba_cyfr wynosi zero, to liczba jest zaokrąglana do najbliższej liczby całkowitej.

• Jeśli argument liczba_cyfr jest mniejszy od 0, wtedy liczba jest zaokrąglana do lewej strony przecinka

dziesiętnego.

FUNKCJE WYSZUKUJĄCE (zagadnienia zaawansowane)

Dzięki wbudowanym w program Excel funkcji wyszukujących możliwe jest praktycznie dowolne przekształcanie

nawet bardzo rozbudowanych zbiorów danych bez potrzeby stosowania specjalistycznych systemów bazoda-

nowych.

WYSZUKAJ.PIONOWO(odniesienie;tablica;nr_kolumny;kolumna)

Funkcja przeszukuje skrajną lewą kolumnę tablicy, by znaleźć wartość szczególną i podaje wartość we wskaza-

nej komórce.

Odniesienie może być wartością, adresem lub łańcuchem tekstowym.

tablica jest tablicą z informacją, którą należy przeszukać. Należy użyć adresu zakresu lub nazwy zakresu.

• Jeśli wartością parametru kolumna jest PRAWDA, wartości w pierwszej kolumnie tablicy powinny być

umieszczone w porządku rosnącym : ... , -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FAŁSZ, PRAWDA; w przeciwnym przy-

padku WYSZUKAJ.PIONOWO może nie podać poprawnej wartości. Jeśli wartością parametru kolumna

jest FAŁSZ, nie ma potrzeby sortowania tablicy. Wartości można umieścić w porządku rosnącym po-

przez wybranie polecenia Sortuj z menu Dane i wybranie porządku Rosnąco.

• Wartości w pierwszej kolumnie tablicy tablica mogą być tekstami, liczbami lub wartościami logicznymi.

• Teksty pisane dużymi i małymi literami są równoważne.

nr_kolumny jest to numer kolumny w tablicy, z którego pochodzić powinna pasująca wartość.

• nr_kolumny o wartości 1 daje w wyniku wartość w pierwszej kolumnie tablicy tablica; nr_kolumny o

wartości 2 daje w wyniku wartość w drugiej kolumnie tablicy tablica, i tak dalej.

• Jeśli indeks nr_kolumny jest mniejszy niż 1, WYSZUKAJ.PIONOWO podaje w wyniku wartość błędu

#ARG!; jeśli indeks nr_kolumny jest większy niż liczba kolumn w tablicy tablica, WYSZUKAJ.PIONOWO

daje w wyniku wartość błędu #ADR!.

kolumna jest wartością logiczną wskazującą, czy WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dokładne czy też przybliżone

dopasowanie. Jeżeli parametr ten ma wartość PRAWDA lub został pominięty, wartością wynikową będzie do-

pasowanie przybliżone; innymi słowy, w razie gdyby nie uzyskano dokładnego dopasowania, wynikiem będzie

następna największa wartość mniejsza niż wartość odniesienie. Jeśli parametr ma wartość FAŁSZ,

WYSZUKAJ.PIONOWO znajdzie dokładne dopasowanie. Jeśli nie znajdzie żadnego, wynikiem będzie wartość






Stro

na

26

błędu #N/D.

DZIAŁ 11 – Tabele przestawne

Podstawy (zagadnienia zaawansowane)

Tabele przestawne to jedno z najwydajniejszych narzędzi w Excelu, które umożliwia wyświetlanie wyciągu z

różnego rodzaju danych znajdujących się w tabeli lub zgodnej z nim bazy. Mechanizm ten jest często używany

do odczytywania wielkości statystycznych ze zbioru nieprzetworzonych danych źródłowych. W tabelach prze-

stawnych istnieje możliwość przestawiania danych przy użyciu techniki „przeciągnij i upuść”, natychmiast

otrzymując wyniki. Tabele przestawne są interaktywne gdy tylko zostanie zakończony proces ich tworzenia,

bardzo łatwo można więc sprawdzić wpływ przesuwania (lub przestawiania) danych na wartości wynikowe i

dzięki temu analizować dane z różnych perspektyw.

Dane źródłowe dla tabeli przestawnej muszą znajdować się w tabeli o klasycznym formacie. Pierwszy wiersz tej

tabeli musi zawierać nagłówki, a odpowiadające mu dane muszą znajdować się bezpośrednio pod nagłówkami.

Ponadto w tabeli nie powinna występować żadna pusta kolumna ani pusty wiersz.

Zaznaczając w tak przygotowanej tabeli dowolną komórkę wybieramy z menu polecenie: Dane ► Raport tabeli

przestawnej i wykresu przestawnego

W pierwszym oknie kreatora wskazujemy dane źródłowe na podstawie, których ma zostać utworzona tabela

przestawna lub tabela z wykresem przestawnym.

W następnym kroku można już zakończyć działanie kreatora potwierdzając wybrany automatycznie zakres

danych, jednak lepszym rozwiązaniem jest przejście do kolejnego kroku gdzie istnieje możliwość bardziej szcze-

gółowego określenia opcji.






Stro

na

27

Tutaj wybieramy Układ... otwierając kolejne okno, w którym określimy strukturę danych tabeli przestawnej.

Z grupy przycisków pól po prawej stronie przeciągamy odpowiednie pola do obszarów WIERSZ, KOLUMNA,

DANE i STRONA na diagramie.

Przyjmijmy, że baza źródłowa zawiera kolumny: Lp., Wykształcenie, Płeć, Głosowanie, Miejscowość, a raport

tabeli przestawnej powinien udzielać odpowiedzi na pytanie:

Jaki był średni wiek respondentów w zależności od wykształcenia, głosowania oraz płci respondenta?

Informacje, które mają podlegać analizie ilościowej (sumowanie, uśrednianie, itd.) umieszczamy w centralnym

polu diagramu – DANE (wiek), natomiast argumenty od których mają te dane zależeć odpowiednio w polach

WIERSZ i KOLUMNA (wykształcenie, głosowanie). Należy przy tym pamiętać, że w raportach wykresów prze

stawnych elementy pól wierszy są kreślone na osi kategorii, a elementy pól kolumn są kreślone jako serie

danych.






Stro

na

28

Pole STRONA można wykorzystać jako przełącznik argumentu o zasięgu globalnym w stosunku do tabeli prze-

stawnej, którego jednak szczegółowe przestawienie w samej tabeli nie jest konieczne (płeć).

Program domyślnie tworzy podsumowanie według Sumy wartości wchodzące w skład pola DANE na diagra-

mie. W omawianym przykładzie należy zmienić typ podsumowania na Średnia. Służy do tego opcja Ustawiania

pola dostępna w menu kontekstowym gdy zaznaczone jest dowolne pole tabeli przestawnej należące do pola

DANE.

Bardzo użyteczną funkcją tabel przestawnych jest grupowanie danych wykonywane najczęściej na datach lub

numerach. Można w ten sposób otrzymać dodatkową informację o kształtowaniu się wartości w odniesieniu do

miesięcy, kwartałów czy też lat lub zadanych przedziałów liczbowych będącymi np. numerami zamówień.

Opcja grupowania dostępna jest również z menu kontekstowego jednak nie wszystkie zaznaczone zakresy czy

komórki można zgrupować.

Tabela przestawna nie ma dynamicznego połączenia ze źródłową baza danych co oznacza że po każdej zmianie

w tabeli źródłowej należy odświeżyć widok tabeli przestawnej aby dane zostały zaktualizowane.

Zadania do Skryptu:

• Otwórz plik: 1. Edycja danych.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 2

• Uzupełnij puste komórki z zakresów C2:C5 oraz D2:D5 wykorzystując metodę adresowania bezwzględ-

nego.

• Utwórz nazwy dla zakresu F1:G2

• Wyświetl formuły w komórkach, zaobserwuj zmiany.

• Otwórz plik: 1. Edycja danych.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 4.

• Stosując formatowanie automatyczne oraz modyfikując ręcznie właściwości zastosowanego formatu

doprowadź do efektu końcowego przedstawionego na załączonym rysunku.


• Stosując formatowanie warunkowe do zakresu D2:D13, wyróżnij wartości dodatnie kolorem zielonym






Stro

na

29

natomiast ujemne – kolorem czerwonym.

• Stosując formatowanie warunkowe do zakresu C2:C13, wyróżnij wartości większe od średniej z całego

zakresu niebieskim tłem.


• Skopiuj fragment tekstu pochodzącego z programu Word i korzystając z opcji Wklej specjalnie wstaw

go do arkusza z zachowaniem łącza do obiektu źródłowego. Następnie zmień zawartość tekstu źródło-

wego i sprawdź efekt w arkuszu.

• Skopiuj tabelę z zakładki Zadanie 6 i wklej do zakładki Zadanie 7 jej podwojone wartości.


• Wstaw do arkusza zewnętrzne dane z pliku Zadanie 8 - Plik źródłowy A.txt znajdującego się w katalogu

Zadania. Podczas importu pomiń kolumnę Komentarz.

• Wstaw obok wcześniej wstawionych danych, zewnętrzne dane z pliku Zadanie 8 - Plik źródłowy B.txt

znajdującego się w katalogu Zadania. Podczas importu określ właściwy format typ danych dla kolumny

Data.


• Zanim posortujesz dane według poniżej opisanych kryteriów zastanów się w jaki sposób można za-

pewnić przywrócenie listy do pierwotnego stanu po wykonaniu kilku sortowań (bez kopiowania zawar-

tości arkusza!)

• Posortuj dane z całego wybranego zakresu według trzech kryteriów: Wykształcenie (rosnąco), Wiek

(malejąco), Płeć (rosnąco).


• Korzystając z mechanizmu autofiltru wyświetl wszystkie rekordy, których nazwy miast zaczynają się od

litery K lub kończą się frazą Sącz.

• Korzystając z mechanizmu filtracji niestandardowej znajdź:

• miasta w których respondenci posiadający wykształcenie wyższe głosowali na Tak lub respondenci nie

posiadający wykształcenia wyższego głosowali na Nie i mieli mniej niż 30 lat.

• dominujące wykształcenie wśród osób, które głosowany na Tak, i których wiek jest większy lub równy

od średniego wieku wszystkich respondentów. Wynik filtracji wklej do tego samego arkusza obok

głównego zestawienia danych.


• Korzystając z mechanizmu sum pośrednich stwórz podsumowanie które będzie sumowało sprzedaż w

poszczególnych miastach, a dodatkowo każdy artykuł w obrębie danego miasta.

• Otwórz plik: 2. Manipulacja danymi.xls.

• Wyłącz działanie filtru w arkuszu Zadanie2.

• Dodaj do skoroszytu arkusz: Konsolidacja i wstaw do niego sumę wartości kolumn Wiek z arkuszy Za-






Stro

na

30

danie1 oraz Zadanie2.


• Na podstawie zawartych w arkuszu danych utwórz wykres kołowy i zmień wszystkie jego własności.


• Na podstawie danych znajdujących się w arkuszu utwórz wykres i sformatuj go tak aby był jak najbar-

dziej podobny do wzorcowego rysunku.

• Otwórz plik: 3. Funkcje.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 2.

• Wykorzystując funkcje LICZ.JEŻELI oraz SUMA.JEŻELI uzupełnij brakujące pola w zestawieniu.


• Uzupełnij brakujące informacje w zestawieniu.


• Uzupełnij brakujące informacje w kolumnie B arkusza.


• Dokonaj importu do arkusza zewnętrznych danych zapisanych w pliku tekstowym Zadanie 9 - Funkcje

tekstowe.txt.

• Każdy wiersz zawiera połączone informacje o kodzie pewnej operacji finansowej oraz dacie jej wyko-

nania. Stosując omówione w tym rozdziale funkcje wpisz do sąsiednich trzech kolumn odpowiednio

kod produktu zamieniony na duże litery oraz datę i czas wykonania operacji.

• UWAGA: kod operacji jest łańcuchem tekstowym o zmiennej długości!

• Datę przedstaw w postaci: 2 listopad, 2006


• Uzupełnij kolumnę Ocena budżetu wpisując tekst:

• Niski gdy wartość zawarta jest w przedziale od 0zł do 10 000zł,

• Średni gdy wartość zawarta jest w przedziale od 10 000zł do 20 000zł oraz Wysoki gdy wartość jest

większa od 20 000zł.

• Otwórz plik: 4. Analiza.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 1.

• Utwórz w tym samym arkuszu tabelę przestawną obok tabeli źródłowej, która będzie zawierała dane

statystyczne odpowiadające na pytanie:

• Jak kształtowała się sprzedaż (Suma) danego produktu, w kolejnych miesiącach

w zależności od miasta ?

• Dodaj do tabeli przestawnej pole Data i zgrupuj jego wartości według miesięcy

i kwartałów.

• Zastosuj do utworzonej tabeli przestawnej dowolny z dostępnych schematów autoformatowania.

• Otwórz plik: 4. Analiza.xls, i przejdź do arkusza Zadanie 2.

• W arkuszu utwórz 4 scenariusze według poniższej tabeli:






Stro

na

31

nazwa scenariusza zmieniane komórki komórki wartości komórek

Premia – wariant I J3:J6

J3 0%

J4 2%

J5 4%

J6 6%

Premia – wariant II J3:J6

J3 0%

J4 1%

J5 3%

J6 5%

Premia – wariant III J3:J6

J3 0%

J4 3%

J5 5%

J6 7%

Premia – wariant IV J3:J6

J3 0%

J4 2%

J5 6%

J6 10%

• Komórkami wynikowymi ta zakres: $E$10:$F10, pamiętaj również o nadaniu nazw odpowiednim po-

lom.

• Dla utworzonych scenariuszy utwórz podsumowanie dowolnego typu.






Stro

na

32

Zalecana literatura: Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel 2003 z elementami

tworzenia baz danych, zarządzania danymi oraz graficznej prezentacji danych

Lp. Tytuł Autor Rok wydania Wydawnictwo

1 Excel 2003 PL, Biblia, Walkenbach 2004 HELION

2 Microsoft Office Excel

2003 krok po kroku Curtis Frye 2004 RM

3 Excel 2003 PL. Kurs Maciej Groszek 2003 HELION

4 Excel 2003. Ćwiczenia Ewa Łuszczyk, Mirosława

Kopertowska 2007 MIKOM

Documents

Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel 2003 - dsc.kprm.gov.pl · Projekt „Przeprowadzenie badania i analiza potrzeb szkoleniowych, opracowanie planu działań (strategii szkoleniowej)