Upload
api-3799705
View
873
Download
13
Embed Size (px)
Citation preview
1
2
Definisi :
Alat manajemen yang dapat digunakan dalam perencanaan untuk menyelesaikan suatu masalah dengan tingkat kompleksitas serius, membutuhkan pemikiran inovatif, kreatif dan melibatkan lebih banyak orang yang bekerja dalam satu team work terpadu.Alat manajemen yang digunakan untuk mempelajari dan memecahkan masalah yang komplek dan sulit di tangani, membutuhkan banyak waktu untuk pemecahannya, dan melibatkan anggota tim untuk memecahkannya.(Proses Management Internasional, 1992)
3
Siklus PDCA
7 QC Tools 7 MP Tools Tools lain
PLAN D.Sebab Akibat, D.Pareto, D.Scatter, Histogram, Run Chart, Control Chart, CheckSheet
D. Persamaan, D. Hubungan, D.Pohon, D.Matrix,
Ana Data Matrix
PDPC,
D. Panah
Brainstorming, Flowchart, Gantt Chart, Ana Multivarian Sampling Stratifikasi
DO Check Sheet
CHECK Pareto, Histogram,Scatter, Run Chart, Control Chart
Ana Multivarian Desain Experm. Ana Regresi Stratifikasi FMEA, QFD
ACTION Corrective Action, Standardisasi
3 Kelompok Quality Tools
4
Adanya 7 Management tools ini diharapkan :
Dapat membantu membuat suatu rencana penyelesaian masalah yang komplek di lokasi kerja
Karyawan mengenal, mengerti kegunaan dan mampu mengaplikasikannya di departement masing-masing
Meningkatkan kesadaran dan kepedulian anggota team terhadap pentingnya sebuah team work yang solid
5
Terdiri dari…
Diagram Afinitas atau persamaan
Diagram Interrelasi atau hubungan
Diagram Sistematis atau diagram pohon
Diagram Matriks
PDPC atau Bagan proses penetapan program
Diagram panah
Gannt chart atau action plan chart
6
Perumusan Masalah
Inventarisir permasalahan-permasalahan yang ada dan mungkin akan dipecahkan (melalui brainstorming)
Beri pembobotan dari tiap alternatif-alternatif permasalahan oleh anggota tim (melalui matrik tema)
Masalah yang memperoleh pembobotan paling besar ditetapkan sebagai tema terpilih.
7
Perumusan Tema
Langkah awal penting dalam penyelesaian masalah. Penetapan tujuan yang ingin dicapai (Goal) dan apa yang akan dikerjakan (Program/Proyek) harus jelas dalam suatu kalimat.Tema bersifat inovatif, pembuatan di masa depan, one time project, dan berbentuk model rencana.
8
Peningkatan Mutu Perusahaan melalui Penerapan Program
7 Management Tool di PT. PSG
9
PT. PSG sebagai perusahaan yang mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000 dipersyaratkan untuk menerapkan program improvement berkesinambungan.Dalam hal ini telah diterapkan 12 program. Namun dari semua program tersebut dirasa belum cukup untuk menyelesaikan masalah di seputar manajemen proyek. Oleh sebab itu Top Management memutuskan untuk menerapkan 7 Management Tools sebagai salah satu program CIP di PSG agar departemen dapat me-manage proyek yang ada di departemennya agar berjalan efisien.
10
Namun jika program tsb diterapkan,ditemui kendala dalam operasionalnya antara lain :
1.Top Mgt belum menginformasikan penerapan CIP ini ke karyawan khususnya ttg maksud dan tujuan 7 MT.
2. Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat problem solving dalam manajemen proyek
3. Pemahaman anggota komite yang ditunjuk kurang4. Belum ada standar notulensi5. Pemantauan pelaksanaan Action Plan 7-MT kurang
efektif6. Kehabisan ide untuk tema 7. Pelaksanaan Action Plan tidak disetujui Top Mgt8. Action Plan kurang cukup waktu9. Dept tidak memahami batasan tema 7-MT10. Koordinasi komite dengan Dept kurang11. Adanya perbedaan persepsi komite dengan Dept pada
saat audit
11
1. Diagram Affinity atau Diagram Persamaan Untuk mengumpulkan dan
mengelompokan banyak masukan kreatif (ide, opini, dll) mengenai masalah produk, proses.Pengelompokan ini akan menjadi pokok-pokok ide kelangkah berikutnyaPemberian nama atau label yang dapat mewakili ide-ide tersebut.
Ide-ide
A B C
Pemberian nama/label
12
1. DIAGRAM AFFINITY
Langkah 1: Brainstorming untuk menginventarisir semua masalah yang ADA dan BERPOTENSI sebagai kendala penerapan program 7-MT di PT. PSG.
Komunikasi Top Mgt ke karyawan kurang
Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat problem
solving
Kehabisan ide untuk tema CIP
Action Plan kurang cukup waktu
Pelaksanaan AP tidak disetujui Top Mgt
Dept tidak memahami batasan tema 7-MT
Belum ada standar notulensi
Pemahaman anggota komite kurang
Koordinasi komite dengan Dept kurang
Pemantauan pelaksanaan AP 7-MT kurang efektif
Adanya perbedaan persepsi komite dengan Dept pada saat audit
13
Langkah 2 : Mengelompokkan dalam pokok-pokok ide
Komunikasi Top Mgt ke karyawan kurang
Karyawan kurang memahami 7-MT sbg alat
problem solving
Kehabisan ide untuk tema CIP
Action Plan kurang cukup waktu
Pelaksanaan Action Plan tidak disetujui Top Mgt
Dept tidak memahami batasan tema 7-MT
Belum ada standar notulensi
Pemahaman anggota komite kurang
Koordinasi komite dengan Dept kurang
Pemantauan AP 7-MT kurang efektif
Adanya perbedaan persepsi komite dgn Dept pada saat audit.
MAN METHOD
INPUT
DAYA DUKUNG LINGKUNGAN
1. DIAGRAM AFFINITY
14
2. Diagram Interelasi atau Diagram Hubungan Untuk mengorganisasi dan
mengidentifikasi sebab dan akibat utama dari tiap element masalah. (Proses Management Internasional, 1992) Pada tahap ini pokok-pokok ide pada step 1 dihubungkan sebagai sebagai hubungan sebab akibat.Tidak semua pokok-pokok ide ini mempunyai hubungan sebab akibat.Pokok ide yang mayoritas menjadi sebab dipastikan sebagai akar permasalahan. 0/2
AB
C
2/01/1
15
2. DIAGRAM HUBUNGAN
Langkah 1: Mencari akar masalah dengan membuat hubungan kausatif pokok-pokok ide
1/1
1/0
MAN
METHOD INPUT
DAYA DUKUNG LINGKUNGAN
2/1 0/2
Maka akar masalah utama adalah faktor Metode dari penerapan 7 Management Tools
16
3. Diagram Sistematis atau Diagram Pohon
Untuk Menunjukan hubungan antara masalah dengan tindakan yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa proses/ produk (Proses Management Internasional, 1992) Alternatif rencana atau tindakan atau solusi dapat dihasilkan dengan brainstorming dan fishbone chart.Atur posisi pokok-pokok ide sesuai dengan tingkat keutamaannya ((Analisa sebab akibat)
17
Langkah 1 : Mencari alternatif solusi dengan Fishbone Chart.
Pengajuan & approve
tema ke Top Mgt
Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan
METHOD
INPUT
DDL
Training
Fasilitasi
Pengumpulan nama PIC Dept.
Brainstorming
Review Program 7-MT
Periode II
Meeting efektif
SDM
Standar notulensiSosialisasi
Presentasi
Audit
Menetapkan parameter
keberhasilan AP/data
pendukung
Meeting komite
Benchmarking
Pengumpulan Tema
18
Langkah 2 : Memasukannya kedalam diagram pohon sesuai prioritas dari diagram hubungan.
3. SYSTEMATIC DIAGRAM / DIAGRAM POHON
Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan
METODE
Review Program 7-MT PeriodeII
Presentasi
Menetapkan parameter keberhasilan AP/data pendukung
Sosialisasi
Pengumpulan nama PIC Dept.
Pengumpulan Tema
Fasilitasi
Audit
Standar notulensi
Meeting komite
Training
Benchmarking
SDM
19
Bagaimana 7-MT dapat diterapkan di PT. PSG untuk meningkatkan mutu perusahaan INPUT Meeting Efektif
Brainstorming
Pengajuan & approve tema ke Top MgtDDL
3. SYSTEMATIC DIAGRAM / DIAGRAM POHON
20
4. Diagram Matrik
Diagram ini menilai semua rencana solusi berdasarkan keampuhan (eficacy) untuk menyelesaikan permasalahan dan kemudahan dalam realisasinya (practical).Penilaian dalam kategori kuat, sedang, atau lemahAda pemeringkatan kelayakan rencana solusi dan penunjukan penanggung jawab action Pemeringkatan sekaligus akan memberi informasi mengenai tingkat kepentingan setiap rencana solusi ( extremely important, very important, atau important)
21
4. Diagram Matrik
X
Review Program 7-MT PeriodeII
Presentasi
Menetapkan parameter keberhasilan AP/data pendukung
Sosialisasi
Pengumpulan nama PIC Dept.
Pengumpulan Tema
Fasilitasi
Audit
Standar notulensiEffi
cacy
Pra
ctic
al
Ranki
ng
Tim
e
week
ResponsibilityA B DC E
.I
V.I I
Degree
X
X
X
1
1
2
2
7
5
4
5
5
1
1
1
10
2
1
1
1
1
22
Brainstorming
Meeting komite
Training
Benchmarking
Effi
cacy
Pra
ctic
al
Ranki
ng
Tim
e
week
ResponsibilityA B DC E
.I
V.I I
Degree
Meeting efektif
Pengajuan & approve tema ke Top Mgt
2
6
X
X
X
X
7
4
5
5
1
1
1
1
2
1
Total 26 minggu
23
5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)Bagan ini membantu untuk menginventarisir faktor-faktor kegagalan yang dapat menghalangi pelaksanaan suatu rencana solusi.Faktor pengagal ini dapat berupa hal-hal yang tidak diinginkan (unexpected) maupun variasi hasil dari solusi yang kita lakukan. Faktor penggagal tersebut dianalisis resikonya dengan menggunakan dua parameter penentu yaitu besarnya kemungkinan penggagal terjadi dan keseriusan efeknya terhadap kegagalan rencana solusi bila faktor penggagal tersebut terjadi.Tim harus menemukan rencana program tindak balas yang dapat dilakukan untuk menghindari atau mereduksi timbulnya faktor penggagal beserta akibatnya.
24
5. Program Decision Prosess Chart (PDPC)
Sosialisasi
Pengumpulan nama PIC Dept.
Pengumpulan Tema
Fasilitasi
Audit
PDPC
P S P x
S Program
(Tindak Balas)
Terlambat mengumpulkan
5 5 25 Penetapan batas waktu pengumpulan PICdan aktif telepon
Tidak datang
4 3 12 Intensitas fasilitasi ditingkatkan
Kehabisan Tema
3 3 9 Fasilitasi tema yang baik untuk 7MT
Tempat meeting bentrok
2 3 9 Koordinasi OFC
25
6. Diagram Panah atau Arrow Diagram Diagram ini membantu untuk mengatur semua rencana solusi dalam kerangka yang efisien sehingga kita dapat memonitor perkembangannya.Rencana solusi dibagi dalam tahapan kegiatan dengan level-level tertentu berdasarkan bobot urgensi solusi (mulai dari barisan solusi yang paling penting sampai yang hanya bersifat pelengkap).Keseluruhan rencana tahapan kegiatan harus sesuai dengan ketersediaan sumber daya yang ada, lama pengerjaan masing-masing rencana solusi, dan alokasi waktu yang telah disiapkan tim untuk menyelesaikan tema tersebut (Gunakan draft Gannt Chart untuk mengurutkan Action Plan).TW (Time Week) : Waktu yg diperlukan pengerjaan solusiEST (Earliest Time) : Waktu tercepat mulai pengerjaanLST (Latest Time) : Waktu paling lambat mulai pengerjaan yang diijinkan (terlambat tapi masih tetap on schedule)
26
6. Diagram Panah
Mulai
00
Sosialisasi& training
001
Nama PIC Dept
001
Penentuan Grade
18 1811818
Presentasi
1
21
Selesai
21
19 19
Kumpul Tema II
219 20
Laporan Grade
1
Format notulen
1111
11
Review & CAReview & CA
10106
Training anggota komite
ImplementasiNotulensi Fasilitasi Audit ITema
2821 2 426 2 8269 4 2
Fasilitasi
10124
Audit II
16 162
= Critical path
I
II
III
IV
V
VI
VII
27
7. Gannt Chart atau action plan chart
Gannt chart berisi semua daftar kegiatan yang akan dilaksanakan dengan alokasi waktu yang sudah disesuaikan terhadap hasil arrow diagram serta mengacu pada minggu-minggu pelaksanaan yang sudah pasti.
Gannt chart harus dikontrol pelaksanaannya dengan menyediakan kolom”schedule” vs”actual”.
Harus ada Penanggung jawab (PIC) yang jelas
(lihat Contoh Gantt.xls di J:\CIP\7Tools\Contoh Gantt
28
29
Kelompok Latihan 7MTI1.Suhaibah2. Indar B3.Junedi4.Endang M.5.Nita Kurnia6.M. Daelami
II1. Sriyati2.Yannedi3.Rofikoh4.Subardono5.Didik A6.Joko T.
III1.Agus Joko2.Yanti R.3.Erwin S.4.Yulpides5.J. Saragih
IV1.Rubidah2.Jayati3.Minanto4.Wisnu H.5.Nugroho W6.Deri I
V1.Hadi S.2.Marlis3.Siti M.4.Yuli K5.Idrus