Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u OsijekuOdjel za matematiku

Sveučilišni nastavnički studij matematike i informatike

Seminarski rad iz predmetaUredsko poslovanje

Naslov rada:Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

Studenti:Suzana Paripović, broj indeksa: 827, G3

Maja Paripović, broj indeksa: 705, G3

Osijek, siječanj 2012.

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

SADRŽAJ:

1.UVOD..............................................................................................................3

2. ARHIVIRANJE DOKUMENATA U UREDU..........................................4

1.1. OBRADA I POHRANJIVANJE DOKUMENATA U UREDU...........................................................................................4

1.2.1. KLASIČNO ARHIVIRANJE DOKUMENATA......................41.2.2. ALTERNATIVNO RJEŠENJE- MIKROFILM.......................41.2.3. INTEGRIRANI AUTOMATIZIRANI URED..........................5

1.2. ARHIVSKI SUSTAV............................................................................6

2. ZAŠTITA UREDSKIH DOKUMENATA...............................................7

2.1. FIZIČKA ZAŠTITA DOKUMENATA.................................................7

2.2. ELEKTRONIČKA ZAŠTITA DOKUMENATA....................................9

3. ZAKLJUČAK................................................................................................11

LITERATURA..................................................................................................12

2

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

1.UVOD

Papir, kao neizostavni dio današnjeg poslovanja, postaje usko grlo u poboljšanju poslovnih procesa. Način poslovanja vezan uz korištenje papira, uvelike nas je ograničio i stvorio potrebu za dodatnom automatizacijom poslovnih procesa kako bi povećali efikasnost i produktivnost.Osim velike količine papira koja nas svakodnevno „guši“ u operativnosti, zatrpani smo i velikom količinom elektroničkog nestrukturiranog sadržaja. Ako pogledate vlastite Word, Excel ili PowerPoint dokumente, bacite pogled na količinu e-mailova, jpg, mpeg ili drugih oblika elektroničkog sadržaja, ne možete ne priznati da se pomalo gubite u arhiviranju istih, praćenju verzija, prava pristupa i korištenja. Koliko vremena trošite na traženje, a koliko ste vremena izgubili nestankom ili da ne pričamo o gubitku kod krađe dokumenta?

Ured bez papira?

Sve informacije u digitalnom obliku, sve komunikacije teku digitalno, izgradnja virtualnih timova unutar poduzeća, izvan poduzeća i na svjetskoj razini.Koncept DNS (Digitalni nervni sustav) poduzeća – digitalni procesi povezuju svaki aspekt misli i djelovanja poduzeća, trenutna dostupnost informacija.

Kada su se prvi računari tek pojavili u modernom poslovanju mnogi su pomislili da je došao kraj uredima zatrpanim bezbrojnim gomilama papira, ali stvari se baš nisu uvijek odvijale kako se zamislilo, a količina papira u uredima, umjesto da se smanji, čak se povećala.Iako postoji sva tehnologija potrebna za ostvarenje ideje ureda bez papira, čak i sam Bill Gates ističe da se korištenje papira udvostručuje svake četiri godine te da je oko 95% svih informacija u SAD-u još uvijek na papiru, a samo se 1% čuva na elektronskim medijima (arhivama). Gates iznosi i tezu da broj procesa dokumentovanih na papiru raste puno brže nego što ih digitalna tehnologija može zamijeniti. Osim toga, uočava se znatan porast upotrebe papira u modernom poslovanju koji proistječe upravo korištenjem .

Slika 1. Neunčikovito arhiviranje papirnih dokumenata

. Bill Gates

3

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

1.ARHIVIRANJE DOKUMENATA U UREDU

1.1. Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu

1.1.1. Klasično arhiviranje dokumenata

Ogromna količina fizičkog prostora za smještaj s posebnim zahtjevima, Velika količina ljudskog rada, Sporost u pristupu dokumentima, Ekološki razlozi (drvo!), Sigurnosni razlozi (požar).

1.1.2. Alternativno rješenje – MIKROFILM

Praktičnosti u pohranjivanju podataka,Izgrađeni od matreijala otpornijeg od papira,Smanjenje fizičkog prostora (obujma) arhive, Manje osjetljiviji na oštećenja prilikom rukovanja,100%-na pouzdanost arhiva na mikrofilmu,Memoriranje u originalnom obliku, samo umanjeno,Pohranjivanje i čuvanje dokumentacije je pouzdanije i dugotrajnije (preko 100 godina),Eliminiranje iz upotrebe arhivskog inventara (ormari, police i sl.),Lakši pristup podacima, Manja potreba za radnom snagom,Relativno je jeftin, kako pravljenje, tako i kopiranje.

1.1.3. Integrirani automatizirani ured

Upotreba elektronskih dokumenata, Kvalitetna organizacija arhiva s pomoću računalnih sustava, Spremanje daleko većeg broja informacija, Obrada radnih procesa bez redundantnih djelatnosti i informacija, Upotreba papira svedena na minimum, Zauzimanje značajno manje količine prostora,Postavlja manje zahtjeve za troškovima i infrastrukturom, te omogućava,Brzo i jednostavno pretraživanje i pronalaženje traženih dokumenata,Elektronska arhiva, Daleko veća sigurnost korisniku jer je moguće izraditi veći broj kopija dokumenta, uz poštovanje svih tehničkih i ekonomskih principa modernog načina poslovanja.

Slika 3. Papirni arhiv

Slika 4. Mikrofilm

4

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

Slika 5. Digitalno arhiviranje dokumenata

Digitalno arhiviranje dokumenata je suvremena metoda arhiviranja svih vrsta papirnate dokumentacije. Omogućuje Vam da arhivsku dokumentaciju, osim na papiru u registratorima, imate dostupnu i u digitalnom obliku na računalu, CD-u, DVD-u ili USB sticku. Digitalno arhiviranje dokumenata praktički može eliminirati potrebu za vođenje evidencije. Preduvjet za uspješno uspostavljanje arhive elektroničkih dokumenata je kvalitetan programski sustav na kojem se temelji i odgovarajući format u kojem se dokumenti pohranjuju

. Slika 6. CD, DVD i USB stick

Skeniranje omogućuje da te dokumente imamo brzo dostupne u digitalnom obliku, bez dugotrajnog traženja originala ili kopiranja, koji se tada može biti pohranjena na poslužiteljima ili tvrdih diskova.

Slika 7. Skener

Prednosti u odnosu na klasično arhiviranjeUdvostručenje/utrostručenje kapaciteta obrade, Reduciranje broja ljudstva (smanjenje troškova arhiviranja), Trenutni odziv na zahtjeve, Smanjenje prostora arhive za 70-80%, Visoki stupanj zaštite izvornih dokumenata.

Prednosti u odnosu na mikrofilmsku arhivu Direktan pristup podacima,

5

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

Distribuirano korištenje baze arhiviranih dokumenata, Troškovi smanjeni do 90%, Jeftinija oprema (24%); k tome i univerzalnija.

1.2.Arhivski sustav

Obrada i pohranjivanje dokumenata ima osobite zahtjeve u pogledu memorijskih medija: što veći kapacitet, neosjetljivost medija na fizička oštećenja i utjecaj okoline, dugu trajnost.

Magnetski mediji imaju nedostatke. S druge strane, optička tehnologija nudi rješenja:

1. CD-ROM, 2. CD-R, 3. WORM, 4. CD-WORM (višestruko zapisivanje i

čitanje podataka), 5. CD-E (izbrisivi optički disk), 6. PHOTO CD (pohranjivanje fotografija).

Hibrid ovih dviju tehnologija su magnetooptički diskovi MD DATA (magnetooptički način zapisivanja podataka, veliki kapacitet, pouzdanost, izdržljivost, niska cijena medija, mele dimenzije, 20 puta veća gustoća podataka od magnetskih medija).

2. ZAŠTITA UREDSKIH DOKUMENATA

2.1. FIZIČKA ZAŠTITA DOKUMENATA

Fizička sigurnost, tj. skup mjera koje sprječavaju nedozvoljen fizički pristup informacijama i resursima.

Slika 8. Implementacija zaštite od prijetnji fizičkoj sigurnosti

Pod fizičkom zaštitom dokumenata podrazumijevaju se svi postupci zaštite dokumenata koji se nalaze u pisanom obliku. Tu spadaju:

tehnički sustavi zaštite od provale, krađe, nedozvoljenog pristupa i sabotaže kao što su sustavi kontrole pristupa video nadzor zaštita od provale

Slika 8. CD-ROM

6

Slika 9. CD-R

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

SOS sustavi vatrodojava plinodojava sustavi zaštite od eksplozije ostalih specifičnih sustava zaštite – u specifične sustave zaštite može se ubrojiti i daktiloskopija.

Daktiloskopija je grana biometrike koja se bavi proučavanjem otisaka prstiju. U upotrebi je od početka dvadesetog stoljeća zbog toga što su otisci prstiju:

1. jednoznačni (ne postoje dvije osobe, čak niti jednojajčani blizanci koji imaju jednake otiske prstiju),

2. vremenski nepromjenljivi, i 3. potpuno neprikladni za krivotvorenje.

Područje primjene daktiloskopije je svugdje gdje je potrebno relativno jednostavno, brzo i točno identificarti osobe, kao npr. :

1. kriminalistika i obavještajne službe, 2. bankarstvo, 3. trgovina,4. osiguranje ulaska u objekte.

Ciljevi zaštite:spriječiti bilo kakav neautorizirani pristup računalnom sustavu,spriječiti krađu podataka s računalnih sustava,zaštititi integritet podataka pohranjenih na računalu ispriječiti gubitak ili oštećenje podataka uslijed bilo kakvih nepogoda ili nesreća.

Slika 10. Najčešći uzroci gubitka podataka

2.2. ELEKTRONIČKA ZAŠTITA DOKUMENATA

Zaštita podataka je proces kojim se osigurava podatke od oštećenja pri prijenosu i kontrolira pristup podatcima u računalu. Na taj način zaštita podataka osigurava privatnost. Koristi se za zaštitu, kako privatnih, tako i javnih podataka. Zaštita podataka se koristi pri prijenosu podataka osjetljivog sadržaja (vladinih dokumenata, bankovnih podataka, dokumenata državnih služba, podataka velikih poduzeća...). Kako bi podatci na svoje odredište stigli netaknuti i u istom obliku u kojem su poslani, podatke zaštićujemo od oštećenja u prijenosu i neovlaštenih upada ili preusmjeravanja tijekom prijenosa. Također je potrebno zaštiti i podatke koji su spremljeni u našem računalu – od neovlaštenih upada sa istog ili drugih računala i od napada virusa.

Kako osigurati sigurnost računala?odabirom dobrih lozinki

Slika 9. Otisak prsta

7

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

osiguravanjem usluga lokalne mreže našeg Internet poslužiteljapažljivim održavanjem korisničkih računa inadogradnjom programa za zaštitutako da mrežni sigurnosni administrator provjerava dozvole vašeg mrežnog resursa i gradi “firewall”koristi jaku enkripciju (Kriptografija)provjerava da li ima nesigurnih računala na mreži

Enkripcija podataka je tehnologija za zaštitu podataka koja šifrira podatke na tvrdom disku. Enkripcija diska se može vršiti u obliku softvera ili hardvera.Kriptografija je postupak kojim se izvorni otvoreni tekst transformira u kriptirani ilišifrirani tekst odnosno kriptogram. Cilj kriptiranja je učiniti tekst nerazumljivim za sve osim za ovlaštene korisnike koji će ga moći razumjeti kada tekst dekriptiraju odnosnotransformiraju natrag u izvorni oblik. Kriptografija uz pomoć :

JAVNOG KLJUČA ( Napredniji oblik zaštite podataka koji se šalju preko mreže).

Slika 11. Kriptiranje javnog ključa

DIGITALNOG POTPISA (Njime se garantira da se sadržaj poruke neće promijenititijekom prenošenja preko mreže).

Svrha digitalnog potpisa je da potvrdi autentičnost sadržaja poruke (dokaz da poruka nije promijenjena na putu od pošiljatelja do primatelja), kao i da osigura garantiranje identiteta pošiljatelja poruke.

Sigurnosne kopije (eng. backup) se rade kako bi se korisnici osigurali od gubitka podataka, koje kasnije ne bi mogli vratiti.

Maskiranje strukturiranih podataka je proces prikrivanja (maskiranja) određenih podataka u tablici baze podataka kako bi podatci bili osigurani i korisnikove informacije osjetljivog sadržaja ne bi mogle «procuriti» iz autorizirane okoline.

Brisanje podataka je metoda kojom se u potpunosti uništavaju svi elektronski podatci na tvrdom disku ili nekom drugom digitalnom mediju kako bi se osigurali da podatci ili informacije ne procure nakon što se uređaj prestane koristiti.

Sigurnosna stijena - FIREWALLje računalo ili skup komunikacijskih naprava koje fizički razdvajaju dvije mreže. Najčešće sigurnosna stijena ograničava pristup nekoj privatnoj lokalnoj mreži iz javne mreže.Vrste sigurnosnih stijena:

1. stijene koje filtriraju komunikacijske pakete2. stijene koje djeluju kao prividni poslužitelji3. stijene koje djeluju kao stvarni poslužitelji

8

Slika 12. Firewall

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

3.ZAKLJUČAK

Dobro organizirana arhiva je jedna od važnih karika svakog uspješnog poslovanja. Ukoliko u poslovanju jedna karika iz našeg lanca nije uređena i dobro organizirana, u ovom slučaju arhiva, može loše utjecati na poslovanje. Naime, arhiviranje je proces pohrane dokumentacije u trajnu ili privremenu arhivu koja će biti dobro organizirana i pregledna te omogućiti zaposlenicima brz i efikasan pristup. Organizacijom arhivskog sustava treba osigurati odgovarajuće procese dokumenata, njihovo čuvanje i mogućnost ponovnog korištenja.

Ovisnost o papirnim dokumentima zasigurno negativno utječe kako na ekološko pitanje tako i na brzinu, efikasnost i dostupnost informacija i podataka. Sve veća digitalizacija procesa obrade i arhiviranja podataka u uredima pokazuje jasni smjer i sam izgled obrade i arhiviranja dokumenata u uredu budućnosti. Jasno da ovdje sama dimenzija arhiviranja i digitalne obrade podataka dobiva veliku važnost za „urede“ sutrašnjice.

Ozbiljnu štetu informacijskom sustavu u obliku oštećenja opreme i uređaja te gubitka važnih podataka, potrebno je smanjiti uvođenjem mjera za fizičku zaštitu informacijskih sustava. Fizička sigurnost je najosnovniji aspekt zaštite, a podrazumijeva proces uporabe mjera zaštite kako bi se spriječio neovlašten pristup, oštećenje ili uništenje dobara. Također, potrebno je implementirati zaštitu opreme i uređaja putem dostupnih tehnologija. Ipak, održavanje fizičke sigurnosti nije dovoljno za postizanje sigurnosti informacija ukoliko se ne primjene dodatne mjere za zaštitu računala i sustava.

Slika 13. Virtialni ured - ured budućnosti

9

Arhiviranje i zaštita uredskih dokumenata

LITERATURA

1. V.Čerić, M.Varga, H. Birolla (ed.), Poslovno računalstvo, ZNAK, Zagreb, 1996.

2. K. Klasić, Uvod u uredsko poslovanje, podsjetnik za studente, Zagreb, 2003.

3. http://en.wikipedia.org/wiki/Physical_security , 5.1. 2012.

4. http://hr.wikipedia.org/wiki/Zaštita_podataka , 22.10. 2011.

5. B. Sviličić, http://www.scribd.com/doc/50781500/73/Arhiviranje-podataka, Prepoznavanje i kasifikacija sigurnosnih rizika računalnog sustava, Zagreb, 2003.

6. http://www.scribd.com/doc/37114970/Skripta-iz-kolegija-Ured-i-uredsko-poslovanje- FOI-Vara%C5%BEdin, Skripta iz kolegija Ured i uredsko poslovanje, FOI, Varaždin

7. V.Čerić, M.Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004.

10