APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN - cicilia_el.staff.gunadarma.ac.idcicilia_el.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47444/Materi+1.pdf · tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra

Mulyadi, Edisi 3,2001 1

Materi 1

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

Menurut (Romney & Steinbart, 2003) Siklus pendapatan (Revenue) Siklus pendapatan

mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk fungsi. Siklus Pendapatan merupakan

prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang,

penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Tujuan yang akan di capai dalam

perusahaan dalam pelaksaanan siklus pendapatan adalah :

1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat

2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen

3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian

4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a. Mengambil pesanan pelanggan

b. Persetujuan kredit

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

d. Menjawab permintaan pelanggan

2. Pengiriman barang

a. Ambil dan pak pesanan

b. Kirim pesanan

3. Penagihan dan piutang usaha

a. Penagihan

b. Pemeliharaan data piutang usaha

c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

4. Penagihan kas

a. Menangani kiriman uang pelanggan

b. Menyimpannya ke bank

Tujuan Siklus Pendapatan

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang

tepat dengan harga yang sesuai. Tujuan – tujuan lain antaralain :

a. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

b. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

c. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat


d. Semua transaksi dicatat dengan akurat

e. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

f. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan

Penjualan Kredit

1. Departemen Penjualan

Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana

departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan

dipesan oleh pelanggan.

2. Departemen Kredit

Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang

dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap

pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan

kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.

3. Departemen Pengiriman

Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada

proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang

dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang

yang dipesan kepada pelanggan tersebut.

4. Prosedur Gudang

Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut

juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.

5. Departemen Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu

faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota

Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian

membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur

yang sesuai.

6. Departemen Pengendalian Persediaan

Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk

memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).

7. Departemen Piutang Dagang

Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan

ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan

memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan

mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.


8. Departemen Buku BesarUmum

Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang

terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan

persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan

pada saat penutupan periode pemrosesan.

9. Retur Penjualan

Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :

a. Penjual mengirim barang yang salah

b. Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat

c. Barang tersebut rusak pada saat pengiriman

d. Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena

penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut

Prosedur retur penjualan :

a. Departemen penerimaan barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan

slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

b. Departemen penjualan

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini

merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang

yang dikembalikan.

c. Departemen kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk

memberikan atau menolak pengembalian tersebut.

d. Departemen penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit

tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.

e. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan

memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.

f. Departemen buku besar umum

Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan

pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.


Penerimaan Kas

a) Prosedur ruang penerimaan dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan

pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.

b) Departemen penerimaan kas

Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran.

Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan

departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.

c) Departemen piutang dagang

Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran

pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.

d) Departemen buku besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen

penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

e) Departemen kontroler

Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan

penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :

1. Salinan dari daftar permintaan pembayaran

2. Slip setoran bank yang diterima dari bank

3. Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

f) Laporan keuangan yang dicatat :

- Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat

memo kredit)

- Buku pembantu piutang dagang

- Buku pembantu penjualan

- Buku besar

Kategori file :

1. File pesanan penjualan terbuka adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi

2. File referensi data harga adalah daftar harga setiap barang dagangan

3. File sejarah penjualan adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai

4. File laporan pengiriman adalah Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk

periode tertentu

5. File memo kredit Adalah Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun

pelanggan.


Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Perusahaan ini bernama PT. Pressindo Engineering Indonesia, yang didirikan pada tahun 2008

dan beralamat di Jl. Bengkong Sari Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustikajaya, Bekasi. Sebuah

usaha yang berawal dari usaha kecil dan sekarang mulai berkembang menjadi perusahaan yang

berkembang. Perusahaan ini menjual berbagai jenis sparepart dan alat-alat bubut yang akan

diproduksi lagi oleh perusahaan yang membeli barang dari perusahaan ini. Dalam kegiatan

usahanya, PT. Pressindo Engineering Indonesia hanya melakukan penjualan kredit.

Adapun fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut :

a. Pimpinan

1. Merencanakan dan mengkoordinir semua aktivitas perusahaan yaitu bidang operasi.

2. Mencari order dan membuat keputusan untuk menolak atau menerima pesanan.

3. Menetapkan sistem dan prosedur perusahaaan bidang operasi dan mengawasi

pelaksanaannya.

4. Merumuskan kebijaksanaan perusahaan dibidang operasi serta pengembangannya

b. Order Penjualan

1. Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan

2. Menerima pesanan dari pelanggan .

3. Mengecek stock dan melaporkan hasil cek stock barang setiap hari

c. Gudang

1. Merapikan dan mendata barang-barang yang kosong

2. Mempersiapkan barang yang dipesan.

3. Mengecek faktur dan barang yang akan diserahkan ke pelanggan

4. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang

5. Melaporkan faktur ke bagian pencatatan

d. Bagian Produksi dan Pengiriman

1. Melaksanakan kewenangan pesanan

2. Mengatur produksi pesanan

3. Memberi pengarahan kepada karyawan bagian produksi terhadap pesanan yang akan

dikerjakan

4. Mengawasi jalannya proses produksi

5. Bertugas mengirimkan/menyerahkan segala bentuk pesanan ke pelanggan

6. Bertanggung jawab atas segala bentuk barang yang telah dikirimkan

7. Bertanggung jawab atas semua faktur yang telah divalidasi

8. Ikut membantu menyiapkan / membungkus barang yang dipesan oleh pelanggan.


e. Bagian Akuntansi

1. Bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar

2. Memasukkan data keuangan

3. Melaporkan informasi tentang keuangan

Fungsi atau Bagian yang Terkait dalam Penjualan Kredit Pada PT. Pressindo

Engineering Indonesia

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia

mempunyai bagian-bagian yang berhubungan dengan penjualan, hal ini dapat terlihat dari jenis

usaha dan struktur organisasi perusahaan. Adapun fungsi atau bagian yang berhubungan dalam

penjualan adalah sebagai berikut :

1. Bagian order penjualan

Bagian ini bertanggung jawab melayani pelanggan sesuai surat pesanan, mengisi faktur

penjualan dan menyerahkan faktur tersebut ke pembeli untuk kepentingan pembayaran harga

barang ke bagian kredit.

2. Bagian Gudang

Bagian ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta

menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman.

3. Bagian Produksi dan Pengiriman

Bagian ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan mengirimkan atau menyerahkan

barang yang telah dibayar harganya kepada pelanggan.

4. Bagian Penagihan

Bagian ini bertanggung jawab dalam penagihan pembayaran kredit dari pelanggan.

5. Bagian Akuntansi

Bagian ini bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar, memasukkan data keuangan

dan melaporkan informasi tentang keuangan

Dokumen Yang Digunakan

Dalam pelaksanaan kegiatan penjualan diperlukan dokumen atau formulir sebagai bukti pendukung.

Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan tunai pada PT. Pressindo Engineering

Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Faktur Penjualan Kredit

Faktur ini digunakan oleh PT. Pressindo Engineering Indonesia sebagai dokumen yang

digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit. Faktur penjualan kredit ini dibuat 3

rangkap diisi oleh bagian order penjualan yang diserahkan kebagian kredit untuk diperiksa dan

sebagai dokumen sumber untuk transaksi ke dalam jurnal.


2. Surat Order Penjualan

Dokumen surat Order ini digunakan untuk bukti order baik dari bagian gudang maupun bagian

pengiriman. .

3. Tanda Terima Barang

Dokumen ini digunakan untuk bukti dari gudang atas barang yang diproduksi.

4. Surat Pengiriman

Dokumen ini digunakan untuk bukti pada saat kegiatan pengiriman kepelanggan.

5. Surat Tagihan

Dokumen ini digunakan pada saat penagihan kepada pelanggan atas kredit pelanggan.

Prosedur Pelayanan Yang Sedang Berjalan

Tabel

Bagian dan Pekerjaan yang Sedang Berjalan

Bagian yang ada padaPT.

PressindoEngineering Indonesia Pekerjaan bagian

1. Bagian Order Penjualan - Melayani pembeli

- Memeriksa status kredit calon pembeli

-Membuat Faktur Penjualan Kredit (FPK)

sebanyak 2 lembar

- Membuat Surat Order Penjualan (SOP)

sebanyak 3 lembar

- Membuat Surat Pengiriman (SP) 3 lembar

- Mengarsip sementara FPK 1

- FPK 2 diserahkan kepada pembeli

- SP 1 dan SP 2 diserahkan ke bagian Gudang

- SP 3 dan SOP 3 diarsip tetap

- Menyerahkan SOP 2 ke bagian Penagihan

- Dan SOP 1 diserahkan kepada pembeli

2.Bagian Gudang

- Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari

Bagian Order Penjualan

- Mengecek persediaan bahan baku

- Menyiapkan bahan baku yang ada di gudang

untuk diproses

- Membuat Surat Pengantar Gudang (SPG)


3. Bagian Produksi dan Pengiriman

sebanyak 2 lembar

- Menyerahkan SP lembar 1 bersama barang

dan SPG lembar 2 ke Bagian Produksi

- Mengarsip tetap SP lembar 2 dan SPG lembar

- Menerima SP lembar 1 bersama barang dan

SPG lembar 2 dari Bagian Gudang

- Mencocokan SP lembar 1 dan SPG lembar 2

dengan barang

- Memproses barang tersebut

-Setelah barang selesai diproduksi maka

dibuatkan Tanda Terima Barang (TTB)

sebanyak 3 lembar

- Melakukan pengiriman barang dan meminta

paraf pembeli pada TTB

- Lalu TTB lembar 3 diserahkan kepada pembeli

bersama barang

- Setelah itu mengarsip tetap TTB lembar 2 dan

SPG lembar 2

- Menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1

ke Bagian Penagihan

4. Bagian Penagihan

- Menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari

Bagian Produksi dan Pengiriman

- Selanjutnya diterima juga SOP lembar 2 dari


- Mencocokan TTB lembar 1, SP lembar 1 dan

SOP lembar 2

- Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 3

lembar

- Menyerahkan SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP

lembar 2 dan ST lembar 2 ke Bagian

Akuntansi

- ST lembar 1 diserahkan kepada pembeli

- ST lembar 3 diarsip tetap


5. Bagian Akuntansi - Menerima SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP

lembar 2 dan ST lembar 2 dari Bagian

Penagihan

-Mencocokan kembali dokumen-dokumen

tersebut untuk meminimalisir kesalahan

- Melakukan pengisian kartu piutang

- Melakukan penjurnalan

- Dokumen SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP

lembar 2 dan ST lembar 2 diarsip tetap.

Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. Pressindo Engineering Indonesia

Melayani pembeli

Memeriksa status

kredit calon pelanggan

Start

Membuat FPK 2

lembar

FPK 1

FPK 2

SP 3SOP 3

SOP 2

SP 2

SOP 1SP 1

Membuat SPO

3 Lembar

Membuat SP

3 Lembar

N

Pembeli

1

N

2

Gambar


Ket : FPK = Formulir Penjualan Kredit

SOP = Surat Order Penjualan

SP = Surat Pengiriman


SP 2

SP 1

Mengec

ek

bahan

baku

Menyiap

kan bhn

baku

Membua

t SPG

2lbr

SPG 1

SP 2

SPG 2

N

Bersama

barang

1

SP 1

3

Gambar

Bagian Gudang

Ket : SP = Surat Pengiriman

SPG = Surat Pengantar Gudang


SPG 2

SP 1

Mencoc

okkan

dg brg

Mempro

ses bhn

baku

Membua

t TTB

3lbr

Melakukan

pengiriman

brg dan

Meminta

paraf

pembeli pd

TTB

TTB 3

SP 1

TTB 1

SPG 2

TTB 2

N

4 Pembeli

3

Gambar

Bagian Pengiriman


SPG = Surat Pengantar Gudang

TTB = Tanda Terima Barang


SP 1TTB 1

SOP 2

Mencoc

okan

TTB1,

SP1&

SOP2

Membuat

ST 3lbr

ST 3ST 1

ST 2SOP 2

TTB 1SP 1

N

pembeli

4 2

5

Gambar

Bagian Penagihan




ST = Surat Tagihan


ST 2SOP 2

TTB 1SP 1

Mencoc

okan

dokume

n tsb

Pengisia

n kartu

piutang

jurnal

ST 2SOP 2

TTB 1SP 1

penjurna

lan

N

End

5

Gambar

Bagian Akuntansi




ST = Surat Tagihan


Sistem Pengendalian Internal (SPI)

Organisasi

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan system penjualan kredit, unsur pokok sistem

pendalian intern dijabarkan sebagai berikut.

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan

untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi

penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya,

yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi

tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum

transaksi penjualan kredit dilaksankan.

Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seseorang pembeli

berdasarkan analisis terhadap riwayat penelusuran piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut di

masa lalu. Dengan dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi kredit, risiko tidak tertagihnya piutang

dapat dikurangi.

Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Salah satu

unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi

penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang

melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi

penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi

kewajibannya.

Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Seperti telah disebutkan diatas, berdasar

unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok

lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan

perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok

yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan

perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi

kecurangan yang dilakukannya.

Fungsi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi.

Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, harus diperhatikan

unsur pokok pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan

lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.


Dengan penggunaan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi akan selalu

tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan

keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu, dalam system penjualan kredit harus

dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: “Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh

fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak

ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Seperti telah dijelaskan diatas, dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem

otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang

memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda

tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung.

Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.

Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat

melalui prosedur perencanaan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya

dan data akuntansi yang dicatat terjamin keteilitian dan keandalannya.

Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan

Formulir Surat Order Penerimaan. Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari

pembeli. Sebagai awal kegitan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman

untuk memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi penyimpanan barang,

fungsi pengiriman, dan fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan pemenuhuan order yang

diterima dari pembeli. Persetujuan dimulainya kegitan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda

tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi

penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi

pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.

Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Fungsi Kredit dengan Membubuhkan

Tanda Tangan pada Credit Copy (yang Merupakan Tembusan Surat Order Pengiriman).

Seperti telah disebutkan diatas, untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi

penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan kepada

pembeli. Otorisasi ini berupa tanda tangan kepala bagian kredit dalam dokumen Credit copy, yang

merupakan tembusan surat order pengiriman.

Pengiriman Barang kepada Pelanggan Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman denga Cara

Menandatangani dan Membubuhkan Cap “Sudah Dikirim” pada Copy Surat Order

Pengiriman. Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman

membubuhkan tanda tangan otorisasi dan cap “sudah dikirim” adak copy surat order pengiriman.


Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebgai bukti telah dilaksanakan

pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi

penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksakan pengiriman faktur penjualan

sebagai dokumen penagihan piutang.

Penetapan Harga Jual, Syarat Penjualan, Syarat Pengangkutan Barang, dan Potongan

Penjualan Berada Ditangan Direktur Pemasaran dengan Penerbitan Surat Keputusan

Mengenai hal tersebut.

Harga jual yang berlaku, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan

harus ditetapkan oleh penjabat yang berwenang (misalnya direktur pemasaran). Dengan demikian

pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada

informasi harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur

pemasaran.

Terjadinya Piutang Diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan Membubuhkan Tanda

Tangan pada faktur Penjualan. Terjadinya piutang yang menyebabkan kekayaan perusahaan

bertambah diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Faktur penjualan ini dibuat

berdasarkan dokumen copy surat order pengiriman (Sebagai bukti telah dilaksanakannya

pengiriman dan diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum). Pengisian informasi

harga satuan dan syarat penjualan kedalam faktur penjualan harus didasarkan pada harga satuan

dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur pemasaran.

Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagihan pada faktur penjualan berarti

bahwa:

1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung (copy surat order

pengiriman yang ditanda tangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditanda

tangani oleh perusahaan angkutan umum).

2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga

satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran.

3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencantuman informasi kuantitas barang yang dikirim

dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat

pengiriman barang dan surat muat (bill of lading).

Pencatatan Ke Dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas dokumen sumber yang

dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi

yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan

dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh penjabat

yang berwenang. Dalam sistem penjualan kredit, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada


dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini: “Pencatatan terjadinya piutang didasarkan

atas faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.”

Pencatatan ke Dalam Catatan Akuntansi harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi

Wewenang Untuk Itu. Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh

karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah karyawan

tersebut memuttakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus

membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya

pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut.

Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan

karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan

akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Pencatatan kedalam kartu piutang diotorisasi oleh

fungsi pencatatan piutang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke

dalam dokumen sumber (faktur penjualan). Pencatatan kedalam jurnal penjualan diotorisasi oleh

bagian jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan).

Praktik yang Sehat

Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak. Didalam organisasi, setiap transaksi keuangan

hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang

berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Dengan demikian untuk

mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan

mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi

tersebut.

Salah satu cara pengendalian formulir (dan dengan demikian pengendalian terhadap terjadinya

transaksi keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk

menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus

bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang

memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan,

formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut tercetak dan

penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

Secara Periodik Fungsi Akuntansi Mengirim Pernyataan Piutang (Account Receivable

Statement) kepada Setiap Debitur untuk Menguji Ketelitian Catatan Piutang yang

Diselenggarakan oleh Fungsi Tersebut. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara

pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntasi yang diselenggarakan oleh perusahaan

dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Untuk mengecek

ketilitian catatan piutang perusahaan secar periodik fungsi akuntansi diharuskan membuat

pernyataan piutang dan mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan.


Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang

bersangkutan, sehingga pengiriman secara periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian

data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.

Secara Periodik Diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan Rekening Kontrol Piutang

dalam Buku Besar. Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan

akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang

dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan. Data

dari dokumen sumber ini dicatat melalui dua jalaur: (1) dicatat kedalam jurnal dan kemudian

diringkas kedalam rekening kontrol piutang dalam buku besar, (2) dicatat dalam kartu piutang

sebagai rincian rekening kontrol piutang yang tercantum dalam buku besar.

Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntasi yang dicatat direkening kontrol piutang

dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara

buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Permasalahan

Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia masih

memiliki kelemahan, yaitu :

1. Analisis Prosedur

Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti

kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan karena perusahaan

tersebut masih menggunakan sistem manual.

2. Dari Segi Sistem Pengendalian Intern :

a. Kurangnya pengawasan dari pemilik yang dikarenakan perusahaan masih

menggunakan sistem kekeluargaan sehingga walaupun terdapat bagian – bagian

tersendiri dalam perusahan masih ada beberapa bagian yang tidak sesuai dengan

sistem yang sudah diterapkan oleh perusahaan

b. Bagian Order Penjualan mempunyai fungsi ganda yaitu sebagai penerima order dan

melakukan pemeriksaan status kredit calon pembeli sehingga kemungkinan terjadi

kesalahan lebih besar

3. Dari Segi Pencatatan Dokumen

Dilihat dari dokumen dalam prosedur penulis dapat menganalisis bahwa penggunaan

dokumen di sistem penjualan kredit ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan agar tidak

menyulitkan dan memperlambat proses pelayanan apabila terjadi kehilangan dokumen. Dan

pada PT. Pressindo Engineering Indonesia sistem pengarsipannya masih manual


4. Dari Segi Fungsi atau bagian yang terkait

a. Analisis fungsi yang ada di PT. Pressindo Engineering Indonesia dari segi kinerjanya

dapat dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi

fungsi yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan, pengiriman,

pembuatan surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara

manual tanpa teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan

kinerja menjadi kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam

melaksanakan tugasnya sehingga menghasilkan data yang kurang teliti.

b. Kurangnya karyawan yang digunakan pada setiap bagian dipenggang oleh satu orang

karyawan yang sama sehingga dapat menimbulkan manipulasi data dalam penjualan

kredit.

Data alir Diagram (DFD)

DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah

sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke

penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan

sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan

ke bagian lain.

Komponen-komponen DFD terdiri atas :

Terminator proses alur data peyimpanan data

Terminator dapat disebut juga „Kesatuan Luar,‟ yaitu suatu unit kerja/ jabatan, atau sejenisnya

yang berada di luar sistem tetapi memberi andil atas pemberian atau penerimaan data dari

sistem secara langsung. Terminator dapat pula disebut dengan „Sumber Pemberi Data (input),‟

maupun „Tujuan Pemberian Data (output).

Proses adalah suatu tindakan yang akan diambil terhadap data yang masuk. Karena proses

adalah tindakan, maka proses berisi kata kerja, Proses diberikan identifikasi (nomor) agar

mempermudah sekuen untuk diagram detilnya.

Alur data menggambarkan data yang mengalir dari terminator ke proses atau dari proses ke

proses lainnya. Data yang dibawa oleh alur data harus disebutkan dan diletakkan di atas

lambang alur data dan bila alur data digambar panjang, sebaiknya penulisan data mendekati

lambang anak panahnya.

atau


Penyimpanan data (data store) Data yang akan disimpan perlu ditempatkan ke satu tempat

penyimpanan data. Data yang disimpan dapat berupa data manual maupun data digital. Untuk

data digital, penyimpan data tersebut kelak akan dijadikan file data di komputer.

Tingkatan dalam DFD

Ada beberapa istilah untuk menyebut tingkatan dalam DFD :

1. Context Diagram (Diagram Hubungan, Level 0)

Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output

dari sistem.

Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

Sistem dibatasi boundary

Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang

menerima keluaran dari sistem disebut sink.

Hanya ada satu proses.

Tidak boleh ada data store.

2. Diagram Zero (Diagram 0, Level 1)

Diagram yang menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem, merupakan perincian

daripada proses di context diagram.

Perlihatkan data store yang digunakan.

Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive),

tambahkan * pada akhir nomor proses.

Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan

harus terpelihara.

3. Diagram Rinci (Level 2, Level 3, dst)

Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya.

Balancing dalam DFD

Aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan aliran data yang

masuk ke dalam dan keluar dari rincian proses tersebut.

Bagan alir dokumen

Menurut Mulyadi (2008;60) untuk menganalisis suatu sistem akuntansi adalah menggunakan

simbol-simbol standar yang menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem tertentu.


Tabel Simbol-simbol standar beserta maknanya

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis dokumen,

yang merupakan formulir yang digunakan

untuk merekam data terjadinya suatu

transaksi.

Dokumen dan

tembusannya

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan dokumen asli dan

tembusannya.

Berbagai dokumen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan berbagai jenis dokumen

yang digabungkan bersama di dalam satu

paket.

Catatan Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat data yang

direkam sebelumnya di dalam dokumen

atau formulir.

Penghubung pada

halaman yang sama

(on-page connector)


menghubungkan aliran dokumen karena

keterbatasan ruang halaman.

Penghubung pada

halaman yang

berbeda (off-page

connector)

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

kemana dan bagaimana bagan alir terkait

satu sama lain dengan yang lainnya karena

diperlukan lebih dari satu halaman.

Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan kegiatan manual.

1 Faktur 2


Keterangan,

komentar

Simbol ini digunakan untuk menambahkan

keterangan untuk memperjelas pesan yang

disampaikan dalam bagan alir.

Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

tempat penyimpanan dokumen.

Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arsip permanen yang

merupakan tempat penyimpanan dokumen

yang tidak akan diproses lagi dalam sistem

akuntansi yang bersangkutan

On-line computer

process

Simbol ini menggambarkan pengolahan

data dengan komputer secara on-line.

Keying (typing,

verifying)

Simbol ini menggambarkan pemasukan

data ke dalam komputer melalui on-line

terminal.

Pita magnetik

(magnetic tape)

Simbol ini menggambarkan arsip komputer

yang berbentuk pita magnetik.

On-line storage Simbol ini menggambarkan arsip komputer

yang berbentuk on-line.

Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang

harus dibuat dalam proses pengolahan

data.

Ya

Tidak


Garis alir (flowline) Simbol ini menggambarkan arah proses

pengolahan data.

Persimpangan garis

alir

Simbol ini menunjukkan dua garis alir yang

bersimpangan.

Pertemuan garis alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir

bertemu dan salah satu garis mengikuti

arus garis lainnya.

Mulai/berakhir

(terminal)

Simbol ini untuk menggambarkan awal dan

akhir suatu sistem akuntansi.

Dari pemasok

Masuk ke sistem


menggambarkan masuk ke sistem yang

digambarkan dalam bagan alir.

Sumber: Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, 2008


TERIMA KASIH

Documents

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN - cicilia_el.staff.gunadarma.ac.idcicilia_el.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/47444/Materi+1.pdf · tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra