Anja Bajcar, Urad RS za nadzor proračuna

Republika SlovenijaRepublika SlovenijaMinistrstvo za financeMinistrstvo za finance

Urad Republike Slovenije Urad Republike Slovenije za nadzor proračunaza nadzor proračuna

1

Delavnica Notranje kontrole in upravljanje s

tveganjiizobraževalni programzobraževalni program

Prvi del

Notranje kontrole

Anja Bajcar, Urad RS za nadzor proračuna



2

Notranje kontrole – vsebina predstavitve

1. Namen predstavitve (spoznati notranje kontrole kot orodje za obvladovanje tveganj ter spoznati možen pristop k vrednotenju notranjih kontrol skladno s smernicami INTOSAI za standarde notranjega kontroliranja za javni sektor; splošna podlaga za 2. del predstavitve – izdelava registra tveganj za proces JN);

2. Podrobneje o notranjih kontrolah na primeru procesa javnega naročanja (praktične vaje);



3

Definicija notranje kontrole

Notranja kontrola je celosten PROCES, sestavljen iz 5-ih medsebojno povezanih sestavin, ki

ga izvaja vodstvo in drugi zaposleni v organizaciji z namenom, da NASLOVI TVEGANJA in da daje razumno (sprejemljivo) zagotovilo, da bodo doseženi naslednji splošni CILJI organizacije:

Uspešnost in učinkovitost poslovanja (vključno z varovanjem sredstev pred

izgubo, napačno uporabo in poškodbo);

Zanesljivost finančnega poročanja;

Skladnost s z veljavnimi zakoni, predpisi in navodili;

Notranjo kontrolo izvajajo ljudje in ne zajema samo priročnikov, int. aktov in obrazcev, temveč

predvsem zaposlence na različnih hierarhičnih ravneh.

Notranja kontrola predstavlja orodje za doseganje cilja in ni sama sebi namen. Notranja kontrola

naj bi bila vgrajena v postopke in ne dodana postopkom!



4

NK in hierarhične ravni v organizaciji

Poslovodstvo

L i n i j s k o v o d s t v o

O s e b e, k i i z v a j a j o a k t i v n o s t i

Skrbi za nadzor

Postavlja namene organizacije

Prevzema splošno odgovornost za ureditev NK → mora zagotavljati, da pooblaščene osebe in zaposleni opravljajo naloge, potrebne za učinkovito delovanje NK.

Navadno najlažje

razumejo vlogo NK

NK so sredstvo, s pomočjo katerega

lahko spodbudi

mo komunikacijo med različnimi nivoji v

organizaciji



5

Lastnosti kontrol

Kontrolno aktivnost lahko razumemo kot popolno šele takrat, ko so jasno navedene naslednje lastnosti :

Cilji: cilje NK je potrebno navesti predvsem zato, da: NK niso namenjene kar “same sebi” ter da preverimo ali je cilj te NK še vedno realen;

Nosilec: oseba, ki je odgovorna za izvedbo kontrole vsakič, ko je to potrebno; poleg “lastnika” NK je potrebno določiti tudi “namestnika”;

Proces, na katerega se kontrola nanaša;

Opis: način izvajanja kontrole je treba podrobno opisati; določiti je potrebno tudi pogostost izvajanja te kontrole;

Ročna/računalniška kontrola;

Vrsta kontrole;

Zrelost kontrole;



6

Vrste kontrol

Preprečevalne kontrole Kontrole, s pomočjo katerih omejujemo verjetnost nastanka nezaželenega

dogodka. Večina kontrol, ki se jih izvaja znotraj organizacije, je te vrste. Primeri: Razmejitev nalog, omejitev pravic pooblaščenim osebam,..

Popravljalne kontrole Kontrole, namenjene odpravljanju posledic nezaželenih dogodkov. Primeri: pogodbene sankcije; zavarovanje; rezervni načrti (zagotavljanje

nepretrganegaposlovanja/načrt obnovitev IT sistema,...)

Usmerjevalne kontrole Kontrole, s pomočjo katerih se zagotavlja doseganje želenega rezultata. Slednje

kontrole so posebej pomembne v primerih, ko se je nujno izogniti nastanku neželenega dogodka – ponavadi se uporabljajo na področju zdravstva in varnosti ali zaščite.

Primeri: zahtevana uporaba osebne varovalne opreme pri opravljanju nevarnih nalog,

usposabljanje delavcev pred samostojnim izvajanjem naloge,...

Odkrivalne kontrole Kontrole, namenjene odkrivanju neželenih dogodkov. Kontrole so ustrezne takrat,

ko so morebitne posledice neželenih dogodkov še sprejemljive.Primeri: inventura (neodobreni primanjkljaji), primerjanje podatkov različnih

virov (nedovoljene transakcije),...



7

Zrelost kontrol

1. raven: Nezanesljiva ali nezadovoljiva NK

3. raven: Standardizirana NK

4. raven: Nadzorovana NK

5. raven: Optimalna NK

2. raven: Neformalna NK

Kontrola ni pravilno zasnovana ali izvedena.

Kontrola je pravilno opredeljena in se izvaja, vendar ni formalno

opisana.

Kontrola je pravilno opredeljena, izvajana in

zapisana v postopku, a ni redno preizkušana.

Kontrola je pravilno opredeljena, izvajana in zapisana v postopku, pravilnost izvajanja kontrole se

redno preizkuša, o ugotovitvah se poroča vodstvu.

Kontrola je popolnoma vključena v proces

stalnega izboljševanja.



8

Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja

Je temelj celotne ureditve notranjega kontroliranja, določa red, ustroj in

razpoloženje, ki vpliva na celotno kakovost notranjega kontroliranja.Ocenjevanje tveganja, kot sestavina notranjega kontroliranja, ima

ključno vlogo pri izbiri ustreznih kontrolnih aktivnosti, ki naj bi jih

sprejeli. Gre za proces prepoznavanja in analiziranja tveganj, ki se

nanašajo na doseganje namenov organizacije in odločanje o ustreznem

odzivanju.

1. Kontrolno okolje

2. Analiza tveganj

3. Kontrolne aktivnosti

4. Informiranje in komuniciranje

5. Nadziranje

Glavna strategija za zmanjšanje tveganj temelji na NK aktivnostih. To so

aktivnosti, ki jih razumemo kot “notranje kontrole” v običajnem pomenu

besede in zajemajo ukrepe, kot so npr. razmejitev nalog, usklajevanje

računov in kontrole obdelave podatkov, ipd.Uspešno informiranje in komuniciranje je bistvenega pomena za organizacijo, za vodenje in nadziranje njenega delovanja.

Poslovodstvo potrebuje dostop do ustreznih, popolnih, zanesljivih, točnih in pravočasnih sporočil, ki se nanašajo na notranje in zunanje

dogodke.Organizacije se nenehno soočajo s spremembami. Zato je

potrebno ureditev NK tekoče spremljati, da NK ostanejo usklajene s spremenjenimi nameni, dejavniki in tveganjem.



9

Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja (nadaljevanje)

Elemente lahko predstavimo na naslednji način:

Opomba: Obstaja neposredna povezanost med splošnimi nameni organizacije in sestavinami notranjega kontroliranja. Zgornji okvir notranjega kontroliranja je primeren in uporaben za vse organizacije, kako ga bo poslovodstvo uporabilo, pa bo v veliki meri odvisno od števila posebnih dejavnikov organizacije: ustroja, sloga tveganja, okolja poslovanja, velikosti, zapletenosti dejavnosti, ipd.



10

Pet medsebojno povezanih elementov notranjega kontroliranja (nadaljevanje)

Elemente NK lahko predstavimo tudi na naslednji način:

Kontrolne aktivnosti

Nadziranje

Analiza tveganj

Kontrolno okolje

Info

rmira

nje

in

kom

unic

iranj

eInform

iranje in

komuniciranje



11

1. Notranje kontrole v procesu JAVNEGA NAROČANJA



12

1. Kontrolno okolje



13

Kontrolno okolje – ključni dejavniki

Ključni dejavniki kontrolnega okolja

Neoporečnost in etične vrednote;

Zavezanost k usposobljenosti in upravljanju s kadri;

Filozofija vodenja in način delovanja;

Organizacijska struktura (vključno z delegiranjem pristojnosti in odgovornosti);

Odgovornost (gre predvsem za odgovornost, da je organizacija vzpostavila obveznost rednega poročanja o stanju na področju upravljanja s tveganji, notranjega kontroliranja in notranjega revidiranja);



14

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v prvem elementu notranje kontrole – “KONTROLNEM OKOLJU”

Proces: javno naročanje

Neoporečnost in etične vrednote

Zavezanost k usposobljenosti in upravljanju s kadri;

Filozofija vodenja in način delovanja;

Organizacijska struktura (vključno z delegiranjem pristojnosti in odgovornosti);

Odgovornost;

Spoštovanje kodeksa etičnega ravnanja, predpisov in usmeritev s strani oseb, ki se z odgovornostmi vključujejo v proces javnega naročanja; obstoj evidence daril; preverjanje nekaznovanosti zaposlenih, ki se vključujejo v sistem JN.

- Ustrezen akt o sistemizaciji v delu, ki se nanaša na osebe, odgovorne za JN; primerna izobrazba, delovne izkušnje;- Redno strokovno izpopolnjevanje in izobraževanje zaposlenih, ki se vključujejo v proces javnega naročanja; ustrezno ocenjevanje in nagrajevanje zaposlenih, ki se vključujejo v proces JN;

- Ustrezen odnos vodilnih do postopkov notranjega kontroliranja in upravljanja s tveganji na področju javnih naročil; - Sklic rednih kolegijev, kjer se obravnava realizacija zastavljenih ciljev in planov s področja JN ter se tekoče razčiščujejo morebitne težave pri javnem naročanju;

- Ustrezno določena organizacijska struktura z jasno opredeljenimi izvedbenimi nalogami, odgovornostmi in pristojnostmi posameznih zaposlenih, ki se vključujejo v proces JN; - Ustrezno št. usposobljenih zaposlenih in razmejitev nalog;

- S strani predstojnika PU je podana usmeritev vodji oddelka JN, da

redno poroča o stanju na področju upravljanja in obvladovanja

tveganj na področju javnih naročil;

Dejavniki kontrolnega okolja Ključni cilji notranjih kontrol



15

2. Analiza tveganj



16

Analiza tveganj

Povezava NOTRANJE KONTROLE – TVEGANJA: Za vsako od tveganj morda biti vzpostavljena ustrezna kontrola s kontrolnim ciljem. Identificirana in razvrščena tveganja z definiranimi kontrolnimi postopki in kontrolnimi cilji so podlaga za ustrezen in delujoč sistem NK.

Gre za proces prepoznavanja in vrednotenja tveganj, ki se nanašajo na doseganje namenov organizacije in odločanje o ustreznem odzivanju.

Določitev ciljev/namenov mora biti opredeljena preden začnemo s procesom prepoznavanja tveganj.

Proces prepoznavanja in vrednotenja tveganj mora delovati neprestano, gospodarno, izvajati ga morajo osebe z ustreznimi izkušnjami, ki lahko merodajno prepoznajo in ocenijo možna tveganja.

Ključni namen analize tveganj je informirati poslovodstvo o področnih tveganjih, kjer je potrebno sprejeti ukrepe in o njihovi relativni prednosti.



17

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 2. elementu notranje kontrole – “ANALIZI TVEGANJ”


Prepoznavanje tveganj

Vrednotenje tveganj

Ocenjevanje za organizacijo še sprejemljive ravni tveganj

Razvijanje odzivov

- Ustrezno opredeljeni prednostni cilji nabav, ki podpirajo cilje PU in jih zaposleni dobro poznajo; - Opredeljena so tveganja posameznih faz procesa javnih naročil;

- Za vsako tveganje opredeljena verjetnost, vpliv in odziv na tveganje (izdelan je register tveganj za področje JN);

- Izdelana ocena še sprejemljive ravni tveganja nepravilnosti in nesmotrnosti sistema javnega naročanja s strani predstojnika/poslovodstva;

- Postopki notranjega kontroliranja v procesu JN so oblikovani glede na pomembna tveganja, redni mehanizem preverjanja njihove ustreznosti;- Redno posodabljanje registra tveganj s strani odgovornih oseb;

Dejavniki analize tveganj Ključni cilji notranjih kontrol



18

3. Kontrolne aktivnosti



19

Kontrolne aktivnosti

Bistveno:Kontrolne aktivnosti morajo

biti ažurno definirane in pravočasno delegirane

zaposlenim.

Na ključnih področjih kontrolnega sistema je nujno, da se zagotovi obstoj SLEDI

o opravljenih kontrolah.

Takšna sled je EDINI DOKAZ na podlagi katerega se lahko preverja izvajanje

vzpostavljenega sistema NK.



20

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH”


Notranjekontrolni postopki v procesu javnega naročanja (1.del)

Ključni cilji notranjih kontrol

1. Načrtovanje nabavnih aktivnosti

Opredelitev potreb po nabavi; združitev potreb (enovita naročila);priprava letnega načrta nabav; določitev terminskega načrta nabav in postopkov JN; odobritev letnega načrta nabav; opredelitev načina spremljanja in poročanja o realizaciji načrta nabav;

2. Ocenjevanje ponudb in izbor dobavitelja

Izbira pravilnega postopka oddaje JN; pravilen začetek postopka oddaje JN; priprava kvalitetne razpisne dokumentacije; postavitev ustreznih rokov za oddajo ponudb; nediskriminatorni pogoji in merila; pravilna sestava osnutka pogodbe; Pravilna izvedba postopka izbire dobavitelja (pravilno vrednotenje ponudb, kontrola postopka izbire najugodnejšega dobavitelja,…); Pripravljena pogodba je skladna z izbrano ponudbo in se tudi kasneje ne spreminja glede bistvenih elementov, ki bi lahko vplivali na izbiro ponudnika; Pravočasen podpis pogodbe z izbranim dobaviteljem; Vnos podatkov o javnem naročilu v register JN (program za JN);



21

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH” (nadaljevanje)




3. Potrditev prejema blaga oz. opravljene storitve

Preveritev ali je prejeto blago oz. opravljena storitev skladna s pogodbo;

Izpolnitev in podpis dobavnice oz. delovnega naloga; Preveritev skladnosti dobavnice oz. delovnega naloga z

naročilnico; Potrditev prejema blaga oz. opravljene storitve; Posredovanje dokumentov finančni službi;

4. Plačilo in knjiženje Prejem in evidentiranje računa dobavitelja; Preveritev skladnosti računa s dobavnico in z naročilnico; Pravilna priprava odredbe za plačilo v finančni službi; Potrditev in podpis odredbe s strani pooblaščene osebe; Posredovanje odredbe za plačilo z zahtevano dokumentacijo

odgovorni osebi v računovodski službi; Preveritev ustreznosti odredbe (konta, dokumentacije, …); Pravilna priprava plačilnega naloga; Pravočasna in pravilna izvršitev plačila; Zapiranje obveznosti; Vodenje seznama transakcij;



22

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 3. elementu notranje kontrole – “KONTROLNIH AKTIVNOSTIH” (nadaljevanje)




5. Spremljanje in poročanje

Spremljanje izvajanja pogodb; Spremljanje izvajanja letnega načrta nabav (morebitne

spremembe); Spremljanje realizacije finančnega načrta; Poročanje o realizaciji finančnega načrta in načrta nabav;



23

4. Informiranje in komuniciranje



24

Primerno informiranje in učinkovito komuniciranje sta bistvena za uresničevanje namenov notranjega kontroliranja.

Za INFORMIRANJE je bistvenega pomena: ZANESLJIVOST, ZADOSTNOST, USTREZNOST in KORISTNOST informacij; USTREZEN PRENOS informacij o delovanju NK do vseh zaposlenih v

organizaciji, ki je odvisen od uspešne komunikacije;

KOMUNICIRANJE: poteka v vseh smereh organizacije: navzgor, počez, navzdol, skozi vse sestavine in v celotnem ustroju. Pomembno je da:

komuniciranje poteka obojesmerno, med poslovodstvom in zaposlenimi, obstaja uspešna komunikacija poslovodstva z zunanjimi strankami.

Informiranje in komuniciranje

ZATOV celoti dokumentirati ureditev NK ter vse posle in pomembne

dogodke.

Predpogoj za zanesljive in ustrezne

informacije je TAKOJŠNJE

EVIDENTIRANJE dogodkov.



25

Poročanje

Kaj in komu se poroča? Poročati je treba o vseh ugotovljenih pomanjkljivostih sistema

upravljanja s tveganji, ki lahko ogrozijo sposobnost organizacije za razvoj in izvajanje strategije ter določanje in doseganje njenih ciljev:

osebam, ki so odgovorne za sprejemanje potrebnih ukrepov, njim nadrejenim osebam.

Poleg pomanjkljivosti se poroča tudi o ugotovljenih priložnostih, s katerimi lahko organizacija poveča verjetnost doseganja zastavljenih ciljev ter seveda o dobrih rešitvah sistema upravljanja s tveganji in notranjih kontrol.

Vzpostavljen mora biti sistem PERIODIČNEGA poročanja o opravljenih kontrolah in drugih pomembnih ugotovitvah.



26

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 4. elementu notranje kontrole – “INFORMIRANJE in

KOMUNICIRANJE” Proces: javno naročanje

Notranje informiranje

Zunanje informiranje

Notranje in zunanje komuniciranje

- Dostop poslovodstva do ustreznih informacij, povezanih z izvajanjem JN (evidenca o izvedenih JN, urejena dokumentacija, poraba sredstev po posameznih pogodbah, realizacija finančnega načrta);- Ustrezen IS za podporo javnemu naročanju (ki omogoča spremljanjeCiljev in učinkovit nadzor nad poslovanjem) in ki se sprotno prilagaja spremembam PU v skladu s cilji in strategijo;

- Pravočasno posredovanje celovitega načrta nabav in statistike o oddanih JN MF;

- Vzpostavljene ustrezne in učinkovite poti komuniciranja med vodjo oddelka za JN in poslovodstvom PU, odprtost poslovodstva za priporočila v smeri izboljšanja postopkov notranjega kontroliranja;- Med zaposlenimi, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, obstaja ustrezna in učinkovita pisna ter ustna komunikacija;- Zaposlenim, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, je omogočeno poročanje o morebitnih nepravilnostih in problemih;- Zaposleni, ki se s svojimi odgovornostmi vključujejo v proces JN, konstruktivno in ažurno odgovarjajo na pritožbe drugih organizacijskih enot in zunanjih strank, z obsegom in vsebino teh pritožb pa je seznanjeno tudi vodstvo PU;

Dejavniki informiranja in komuniciranja Ključni cilji notranjih kontrol



27

5. Nadziranje



28

Nadziranje

Nadziranje zagotavlja neprekinjeno izvajanja notranjih kontrol na vseh ravneh organizacije.

Kdo je odgovoren za izvajanje nadziranja? Vodje na vseh ravneh, ki analizirajo rezultate kontrolnih

aktivnosti in preverjajo njegovo učinkovitost.

Dokumenti o nadzoru delovanja notranjekontrolnega sistema morajo biti na voljo v obliki zapisov osebe, ki izvaja nadzor.



29

Opredelitev ključnih ciljev notranjih kontrol v 5. elementu notranje kontrole – “NADZIRANJE”


Nadziranje Ključni cilji notranjih kontrol

(Ureditev notranjega kontroliranja je potrebno spremljati zato, da se oceni kakovost izvajanja ureditve v obdobju.Nadziranje se izvaja z rednimi dejavnostmi, ločenim vrednotenjem ali s kombinacijo obeh načinov.)

Redno spremljanje ustreznosti notranjekontrolnih postopkov v procesu javnega naročanja in redno obveščanje vodstva PU o slabosti notranjih kontrol in posodabljanju postopkov v procesu JN; redno posodabljanje registra tveganj za področje javnih naročil skladno z spremembami ciljev, zunanjega in notranjega okolja;

V PU je vzpostavljena NR funkcija, vodstvo pa se ustrezno odziva na ugotovitve NRS, ki jih daje za področje JN;

Vodstvo se ustrezno odziva na priporočila drugih revizijskih institucij v zvezi z izvajanjem javnih naročil;



30

Hvala za pozornost.

Documents

Anja Bajcar, Urad RS za nadzor proračuna