ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA

NASKAH PUBLIKASI

Disusun oleh :

Zaenudin Shochib

08.12.3305

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND DESIGN OF PATIENT DATA MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS AT NOVA MEDIKA CLINIC

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PASIEN

RAWAT JALAN PADA KLINIK NOVA MEDIKA

Zaenudin Shochib Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information technology is one technology that is rapidly growing for the time being, with the advances in information technology, access to the data or information available can take place quickly,efficiently, and accurately. Advances in information technology is not just spinning in the business world and education, technological developments in the health field also is in need, in order to improve patient services. Nova Medical Clinic is one ofsufficient health care facilities in trust by the public, especially tothe middle to lower.

Nova Medika clinics today still use the management system of outpatient data manually, in which the application of data if there are several constraints such as patient data search process thattakes a long time. In addition to his many patients can lead to amistake in the data collection process manually, so we need better information systems to improve information systems for long.

In this paper the author tries to provide alternative solutions to problems by creating a data management information system software outpatients at Nova Medika Clinic, which can record outpatient data, disease history of patients during treatment at the Klinik Nova mediaka,showing names of employees andphysicians who neatly stored in the database.

Keyword : Information system, Nova Medika

1. Pendahuluan

Poliklinik merupakan salah satu instansi kesehatan yang melayani pengobatan

pasien secara umum yang tak bisa lepas dari peran serta rekam medis.Rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, penggobatan, serta tindakan dan pelayanan lain pada pasien, Catatan –

catatan tersebut kemudian di olah dan selanjutnya bermanfaat bagi pihak manajemen

untuk mengetahui informasi mengenai data yang telah ada dan perkembangan poliklinik.

Dengan semakin bertambahnya kegiatan pelayanan kesehatan di poliklinik pada

pasien maka semakin banyak juga data rekam medis yang harus dibuat dan disimpan,

dalam penyimpanan bahkan sering terjadi kesalahan letak, kerusakan dan semakin

sempit ruangan untuk tempat data rekam medis, maka untuk meningkatkan pelayanan

pada pasien dan efisiensi, sebaiknya Poliklinik mengubah medical record manual

menjadi Medical record electronik.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan

Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan adalah proses

komputerisasi untuk mengolah data pasien rawat jalan. Data yang di olah dalam

sistem informasi pengelolaan data pasien sekurang kurang nya:

1. Identitas pasien

2. Informasi Pemeriksaan fisik

3. Diagnosa penyakit pasien

4. Tindakan atau pengobatan yang dilakukan oleh dokter

5. Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien

2.2 Konsep Basis Data

Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda,

peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti

secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol,

sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan istilah

basis data (database) (Ramez 2000).

2.3 Teknik Perancangan Basis Data

Teknik Perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang

dilakukan guna menghindari problem yang kerap terjadi dalam proses pengolahan data

seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya. Dalam hal ini teknik yang diterapkan dalam

Perancangan basis data ada dua, yaitu normalisasi dan teknik entity relationship.

2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 JAVA

Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan

dapat di jalankan pada berbagai platform sistem informasi.Perkembangan java

tidak berfokus pada satu sistem informasi,tetapi di kembangkan untuk berbagai

sistem informasi dan bersifat open source

2.4.2 NetBeans 6.9

Netbeans sebagai IDE di tunjukan untuk memudahkan program java. Bulan

februari instruktur java dari sun Microsystem mengikuti training untuk beralih dari

pemrograman java ke pemrograman GUI dengan Java Swing Make over

2.4.3 MySQL 5.1

MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis

data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-

user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat

MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General

Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk

kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Masalah

Analisis masalah adalah tahap dimana kita menganalisa masalah-masalah yang

ada pada sistem lama. Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses

penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek atau

biasa disebut dengan Analisis PIECES yaitu :

a. Performance (Kinerja),

Melihat situasi dan kondisi Poliklinik Nova Medika dalam memproses

pengolahan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Jumlah layanan (Throughpu)t

dan waktu jawab (Response Time), Dari hasil penelitian dapat di ketahui bahwa:

Tabel 1.1. Analisi Kinerja (Performance)

Sistem lama Sistem Baru

Jumlah beban kerja lebih dari 10 menit

dan jumlah karyawan yang di

butuhkan lebih dari 2 orang sehingga

dapat menimbulkan konflik atau

kesalahpahaman antar karyawan

Beban kerja hanya sekitar 1 menit

sehingga jumlah karyawan yang di

butuhkan hanya 1 orang

b. Information (Informasi)

Informasi merupakan elemen yang sangat penting, sebab informasi merupakan

titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Analisis informasi menyangkut

keakuratan informasi yang dihasilkan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada

sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk

menghasilkan laporan.

Tabel 3.2. Analisis Informasi (Information)

Sistem lama Sistem Baru

1. Penyajian informasi masih

kurang cepat karena masih

manual

2. Membutuhkan waktu yang lama

untuk perubahan informasi

3. Kemungkinan kesalahan dalam

penyampaian informasi karena

tullisan yang kurang jelas atau

kesalahan penulisan dan

kesaalahan perhitungan

1. Penyajian informasi menjadi

lebih cepat karena di kerjakan

dengan komputer

2. Informasi dapat di update

dengan cepat

3. Pengolahan data informasi

menjadi lebih akurat karena di

kerjakan dengan komputer

c. Economy (Ekonomi)

Secara ekonomi dalam pembuatan laporan sistem yang manual masih belum

efektif dan efisien dalam penggunaan biaya, khususnya dalam biaya pengadaan

kertas sehingga membutuhkan anggaran biaya yang cukup besar.

Tabel 3.3. Analisis Ekonomi (Economy)

N

o

Sistem lama Sistem Baru

1. Sistem administrasi pada sisem lama

kurang ekonomis karena dari segi

biaya penggunaan kertas yang banyak

dalam pencatatan-pencatatan dan

menyebabkan pemborosan biaya

Dengan sistem komputerisasi akan

menghemat penggunaan waktu

dan kertas, serta alat tulis dan

perlengkapan penyimpanan lain

nya, karena apabila terjadi

kesalahan masih dapat di edit.

d. Control (Kendali)

Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan.

Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap

penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan

informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang

mengalami kendala dapat diperbaiki.

Tabel 3.4. Analisis Pengendalian (Control)

No Faktor Hasil Analisi 1. Data Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga sering

kehilangan data. 2. Hak Akses Di sistem yang berjalan saat ini, Hak akses hanya dibatasi untuk

operato saja.

e. Efficiency (Efisiensi)

Sumber daya yang ada mempunyai hubungan dengan efisiensi, dengan kata

lain bila sumber daya yang digunakan tidak boros maka akan lebih efisiensi. Tidak

dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas

sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan kemampuan

manusia. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan.

Tabel 3.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

N

o

Faktor Hasil Analisis

1 Jumlah sumber

daya yang

digunakan

Dalam mengoperasikan sistem saat ini hanya satu

karyawan sebagai operator.

Pemanfaatan komputer saat ini hanya ddigunakan untuk

kepentingan surat-menyurat saja, banyak kertas yang

digunakan sebagai data dan dokumen.

f. Service (Pelayanan)

Pelayanan dari segi informasi, mempunyai sasaran baik bagi pihak poliklinik,

pasien ataupun dokter dan perawat. Koordinasi yang belum teratur mengenai

pengolahan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi rekam medik akan

menurunkan kualitas pelayanan yang nantinya akan membuat kinerja dari staf

administrasi tersebut menjadi lamban sehingga membuat pasien yang ingin segera di

periksa harus mengantri lama dalam pelayanan administrasi nya.

Tabel 3.6. Analisis Layanan (Services)

No Faktor Hasil Analisis

1 Pelayanan Untuk melayani 1 pasien membutuhkan waktu ... menit

Apabila kartu berobat hilang maka ppencarian data pasien

harus di lakukan dengan cara menelii satu persatu dokumen

yang menbutuhkan waktu lam dan membutuhkan tambahan

waktu untuk membuat kartu berobat.

Pencatatan data Transaksi yang masih manual.

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Dalam menganalisa suatu kelemahan yang ada di sistem dapat diidentifikasi dan

dievaluasi dari beberapa segi. Berikut merupkan Analisis Kelemahan Sistem untuk

Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika yang

lama dengan pendekatan – pendekatan sebagai berikut :

1. Volume pekerjaan

Pada sistem yang lama terjadi banyaknya pekerjaan yang dibebankan kepada

Perawat poliklinik yang dapat mengakibatkan tidak lancarnya sistem tersebut.

2. Keandalan

Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama Perawat

Poliklinik dalam setiap pengolahan datanya masih menggunakan manual sehingga

tingkat kesalahan sangat tinggi.

3. Teknologi

Sistem informasi pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan yang lama kurang

memanfaatkan teknologi yang ada. Karena sistem yang lama menggunkan sistem

manual dalam setiap pengolahan datanya.

4. Dokumen (berkas-berkas lama)

Di Klinik Nova Medika di dalam setiap pengolahan datanya dicatat dalam buku,

sehingga didalam pencarian arsip yang lama jika dibutuhkan akan mengalami

kesulitan.

5. Laporan

Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Nova Medika

yang lama, laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi,

sehingga kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan

keputusan.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Berikut adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya

dilakukan oleh sistem.

a. Sistem dapat melakukan entri data Pasien.

b. Sistem dapat melakukan pengolahan data Berobat Pasien Rawat Jalan.

c. Sistem dapat melakukan pengolahan data Reakam Medik Pasien Rawat Jalan.

d. Sistem dapat melakukan pengolahan data pencarian.

e. Sistem dapat melakukan analisa laporan-laporan.

3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen Biaya

Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat

diklasifikasi kedalam 4 kategori utama, yaitu:

1) Biaya Pengadaan

Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan

memperoleh perangkat keras.

2) Biaya Persiapan Operasi

Biaya persiapan operasi berhubungan dengan semua biaya untuk membuat

sistem siap untuk dioperasikan.

3) Biaya Proyek

Biaya proyek berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem

termasuk penerapannya.

4) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan

Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan

sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah biaya

yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

b. Komponen Manfaat

Manfaat dari sistem informasi dapat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan-

kesalahan, meningkatkan kecepatan aktifitas dan meningkatkan perencanaan dan

pengendalian manajemen. c. Metode Biaya Dan Manfaat

Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah

sebagai berikut: 1. Metode periode pengembalian investasi (payback period).

2. Metode pengembalian investasi (return of investment).

3. Metode nilai sekarang bersih (net present value).

Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut diatas tercantum

dalam tabel berikut ini:

Tabel 3.2. Hasil Perhitungan Analisis Biaya dan Manfaat

No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan

1. Payback Period 1 Th 3 bln Max 2 thn Layak

2. Return On Investment 12,64% > 0 Layak

3. Net Present Value Rp 1.978.428 > 0 Layak

3.5 Analisis Kelayakan Sistem

1. Kelayakan Hukum

Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi pengelolaan data pasien

rawat jalan baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan

dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan

sistem informasi.. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses

maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum.

2. Kelayakan Operasi

Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga diharapkan

system yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator (DEO) maupun

database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia yang

menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan karyawan (perawat

klinik) dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisien, serta mampu

melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan.

3. Kelayakan Teknologi

Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan tersedia

secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah saat ini sehingga

untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah mudah, selain itu harga

komputer relatif terjangkau. Dengan adanya teknologi ini diharapkan dapat

membantu dalam pekerjaan dibidang pengolahan data pasien rawat jalan.

4. Ekonomi (Economy)

Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu

berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus

dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari

pengembangan sistem tersebut. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih

besar maka sistem baru ini layak untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang

digunakan untuk pengembangan sistem maupun biaya operasional saat

implementasi sistem harus sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Sistem yang

baru didalam analisis biaya dan manfaat telah dinyatakan bermanfaat.

3.6 Perancangan Sistem 3.6.1. Flowchart Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan

Gambar 3.1. Sistem Flowchart Yang Diusulkan

3.6.2. Data Flow Diagram Sistem Informasi Pengolaan Data Pasien Yang di usulkan

a. Data Flow Diagram (DFD) level 0

Gambar 3.2. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0

b. Data Flow Diagram (DFD) level 1

Gambar 3.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan Level 1

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Dari penelitian yang dilakukan maka dihasilkan sebuah sistem yang diharapkan

mampu melakukan pengolahan data-data yang berhubungan dengan rekam medis

pasien.

Dengan sistem yang baru maka diharapkan proses penyajian informasi mengenai

data-data yang berhubungan dengan rekam medis pasien dapat dilakukan dengan

cepat, hemat waktu dan tenaga kerja.

Proses pemasukan data, proses pengubahan data, proses penghapusan data,

proses pencarian data dan proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat,

sehingga jika sewaktu-waktu data dibutuhkan maka data dapat diperoleh dengan mudah.

Berikut merupakan penelasan menu-menu yang terdapat dalam program: Pada jendela:

4.1. Form Login Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login pada

saat memasuki program.

4.2. Form Menu Utama

Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihan-pilihan menu

yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan.

4.3. Form Input Data Pasien Form ini berfungsi untuk memasukkan data pasien.

4.4. Form Input Data Dokter Form ini berfungsi untuk memasukkan data dokter.

4.5. Form Input Data Obat Form ini berfungsi untuk memasukkan data obat.

4.6. Form Input Data Penyakit Form ini berfungsi untuk memasukkan data penyakit.

4.7. Form Input Data Perawat Form ini berfungsi untuk memasukkan data perawat.

4.8. Form Olah Data Berobat Form ini berfungsi untuk mengoalh data kunjungan pasien yng berobat.

4.9. Form Olah Data Rekam Medik Form ini berfungsi untuk mengoalh datRiwayat Penyakit dan riwayat obat yng pernah

di derita pasien.

4.10. Form Olah Data Rujuk Form ini berfungsi untuk mengolah data pasien yang ingin meminta surat pengantar

periksa ke rumah sakit lain

4.11. Form Ubah Password Form yang berguna untuk mengganti password baru untuk operator yang dapat

masuk dan menggunakan aplikasi dengan nama dan password yang telah

tersimpan.

4.12. Laporan Data Pasien Pada output data pasien ini digunakan untuk melihat semua data pasien yang sudah

tersimpan dalam database.

4.13. Laporan Data Dokter Pada output data dokter ini digunakan untuk melihat semua data dokter yang sudah

tersimpan dalam database.

4.14. Laporan Data Berobat Perperiode

Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data

berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu.

4.15. Laporan Data Berobat Berdasar Sattus Pada output data berobat perperiode ini digunakan untuk melihat semua data

berobat yang sudah tersimpan dalam database berdasar kan periode tertentu dan

berdasarkan status pasien (ASKES / UMUM).

4.16 Laporan Data Rekam Medis Pada output data Rekam medis ini digunakan untuk melihat semua data Rekam

medis yang sudah tersimpan dalam database.

4.17 Cetak Surat Rujuk

Di gunakan untuk mencetak surat Rujukan atau surat pengantar pasien ke rumah

sakit lain.

5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya,

kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi

pengelolaan data pasien rawat jalan pada KLINIK NOVA MEDIKA adalah :

1. Sistem Olah data yang ada pada klinik nova medika yang berjalan saat ini masih kurang

efisien dan efektif. Hal ini masih terlihat dari proses atau cara pencatatan maupun

pengeditan data pasien rawat jalan yang memerlukan waktu yang lama karena masih

dilakukan secara manual. 2. Untuk Merancang sebuah sistem baru berbasis komputerisasi maka di perlukan adanya

analisis system lama dan baru serta pengunaan analisis PIECES terhadap kebutuhan

dari system baru yang akan di bangun guna memahami dengan seksama kebutuhan

dari sistem yang baru dan mengembangkan sebuah sistem dengan mengunakan

aplikasi java netbeans 6.9 dan mysql 3.5.1 yang mewadahi kebutuhan tersebut serta di

terapkan nya pengetesan system melalui black box testing dan white box testing

sehingga di hasilkan system informasi olah data pasien rawat jalan yang di harapkan

dapat membantu beban pekerjaan perawat menjadi lebih ringan sehingga kinerja

perawat lebih meningkat.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset.

Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server

2000. Yogyakarta; Andi Offset. C.J. Date. 2004. Pengenalan Basisdata.Jakarta : Elex Media Komputindo. Huda, Miftakhul. 2010. Aplikasi Inventory Multi Store Plus Management dengan Java.

Yogyakarta : Elex Media Komputindo . Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta; Andi Offset. Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi.Yogyakarta : Andi Offset. Riyanto, Suprapto, dan Hendi. 2008. Pengembangan Aplikasi Manajemen Database.

Yogyakarta : Gava Media. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta; Andi Offset. 1http://www.bi.go.id tanggal 12 november 2011