AIESEC Buenos Aires USAL | Q4-Q1 Project Manager Application Booklet (2nd Round)

EB Unlimited AIESEC Buenos Aires USAL

This booklet will provide all the information you need to now in order to apply to a Team

Leader Program role at AIESEC Buenos Aires USAL.

If you have any doubts, please contact your VP TM, Lucía Petrelli

([email protected])

1. Application form

You may answer the form either in English or Spanish.

You must answer all the questions.

You can be as creative as you want in your answers.

2. Application process

You can apply to as many TLP roles as you want, but keep in mind it is highly unlikely you

get chosen to more than one position due to the amount of work required when being a

TLP.

You will have to be available for an interview with the correspondent VP, if he or she

considers it necessary.

You must submit your application before November 12th, 23:59 hr.

3. Selection process

The calendar will be the following for all candidates:

4. Selection Criteria

i. Experience in general (not only in AIESEC).

ii. Quality of the application.

iii. Actual involvement in AIESEC.

iv. Motivation to take the role and lead a team.

Best of luck and enjoy the process!

EB Unlimited

Applications launch

November 9th

Application Forms admission

November 9th to November 12th

Submission deadline

November 12th

Interview

November 13th-14th

Annoucement November 14th

mailto:[email protected]


Positions

TM

Position Application Form

TM Summer Coordinator https://podio.com/webforms/9935833/720357

F&M


Chair of Local Control Board https://podio.com/webforms/8649322/642490

oGIP


Business Manager https://podio.com/webforms/8204489/613871

oGCDP


Summer Peak Project Manager https://podio.com/webforms/7666259/579916

iGCDP


Summer Project Manager https://podio.com/webforms/8117330/608285

Delivery Manager https://podio.com/webforms/8117330/608285

https://podio.com/webforms/9935833/720357







AIESEC Buenos Aires USAL

TM TM Summer Coordinator

ROLE DESCRIPTION

This person will be responsible for the summer recruitment strategy in the LC, organizing the selection

process. He or she will be in charge of Talent Planning, Talent Marketing, Recruitment & Selection,

first alignment about the Job and Induction.

He/she will also be responsible to manage and track all the team members in the LC. It will be the

person responsible to guarantee that our members will work according to what’s expected, suggesting

reward and recognition for the TMs and TLs. It will also track and control the opportunities of the LC.

The TM Summer Coordinator will work in an environment where he/she will have to communicate with

a variety of people, including the LC’s VPs and TLPs, the Talent Management National Director

(MCVP TM) and the newly recruited members. This person will be working in an environment focused

on delivering results.

MAIN RESPONSIBILITIES

Work with VPs of every area to ensure that the profile of the members recruited matches the strategic plans of the department and communicating them the timeline of checkpoints and job descriptions for the newly recruited members.

Encourage IXP practices so that members can live more than one experience inside the committee.

Track the activity of the newly recruited members, ensuring that the newly recruited members are fulfilling their job description.

Prepare the newbies for their jobs, providing the information required about the organization and the specific department.

Generate a tracking tool and communication channels to ensure leads are effectively transitioned over.

Tracking Strategy.

Check and ensure that the duties of each member are being implemented and the rights of each member are respected.

Work close to VP TM to track the members are working and receiving the training and resources needed for the members to fulfill their job description.

STRUCTURE


MEASURES OF SUCCESS

Complete teams (100%)

100% of newbies go through Induction

70% Retention rate

100% compliance of Team Minimums

100% of members with ICP

80% of members who perform within the expected

70% Efficiency rate

Delivery of Weekly NL

Delivery of Local Training & Development Cycle

KEY LEARNING POINTS

Ability to communicate effectively with various teams and people.

Greater understanding of the HR needs of different functional areas in AIESEC.

Ability to effectively track the activities of members and identify needs in members to enable them to fulfill their potential and achieve results.

WORKLOAD

Role Start Date: December 1st

Role End Date: March 31st

Hours per Week (approximate): 20

Participation in BoL activities.

Attendance to LCMs (2 per month).

Attendance to Summits (1 per month).

Selection Process (1 hour, twice a week)

Team Meeting (once a week).

VP TM

TM Summer Coordinator

Talento Joven Manager

Comm Interna Manager

TM Tracker


Meeting with VP TM (twice a month).

(These activities may demand a few extra hours during the week and/or Saturdays.)

REQUIREMENTS

Communication skills

Reliability and Consistency

Self-Motivation

Human Awareness

Ability to monitor others

Preferred

Organisation

Flexibility

Self-Management



F&M Chair of Local Control Board

ROLE DESCRIPTION

Será el responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos mínimos de calidad en nuestros intercambios. Para ello,

deberá asegurar que la totalidad de los intercambios estén legalmente respaldados, trabajando en conjunto con los

responsables de las áreas operaciones (oGCDP, oGIP, iGCDP); y además, deberá medir, planear y mejorar los procesos en orden de entregar mejores experciencias, basados en NPS y Response Rate analysis.


Creación de JDs para Miembros, asesorado por el VP del área.

Coordinar a los responsables de auditorías las áreas operaciones, quienes formarán parte de la LCB.

Asegurar cumplimiento mensual de auditorías legales y RR de NPS.

Mejorar y mantener actualizada la Wiki de F&M en myaiesec.net.

NPS Score & Response Rate analysis.

Crear propuestas basadas en los principales issus que presente el Waterfall Report, en vista a un mejoramiento del NPS Score.

Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs.

Re portabilidad Semanal de Proyecto al VP.

Capacitar a los miembros en tareas funcionales.

Participación en las actividades del BoL.

Es el responsable final de velar por la sustentabilidad legal del Comité.

Local Control Board STRUCTURE


MEASURES OF SUCCESS

Al finalizar el Proyecto deberá presentar

90% mínimo de Auditoría Legal mensual aprobada.

NPS Score & +70% Response Rate.

# Cases Open/Cases Solved.

# CEM strategies implemented.

Asistencia a LCMs y reuniones de BoL.

Pipeline. KEY LEARNING POINTS

1. Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros.

2. Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán la calidad en cada experiencia de intercambio.

3. Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC. 4. NPS Management. 5. Wikis Management on myaiesec.net.

WORKLOAD

Fecha de inicio: 20 de Julio de 2014.

Fecha de finalización: 15 de Octubre de 2014.

Horas por semana (aproximado): 15.

1 reunión quincenal con la LCB.

1 reunión semanal con su VP para reporte y análisis.

Chair

[TMP]

oGIP Member

[TMP]

oGCDP Member

[TMP]

iGCDP Member


Asistencia a LCM (2 por mes)Participación en las actividades del BoL. (Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS

El Chair deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus habilidades de liderazgo y manejo de equipo.

Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las de todo su equipo.

Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo.

Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones.

Capacitar y entrenar al equipo en Auditoría Requirements & NPS Analysis.

Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional de Auditoría y en las herramientas de trabajo utilizadas.

Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de myaiesec.net



oGIP Business

ROLE DESCRIPTION

Responsable de liderar el proyecto y llegar a las metas propuestas. Manejo del equipo y aplicación de

estrategias nacionales y locales. Tracking de resultados y reportabilidad.


• Garantizar el cumplimiento de las entregas de perfiles semanales por proyecto. • Participación de todo su equipo en capacitaciones locales y nacionales. • Ventas en Universidades: Intervenciones, Charlas Informativas, conseguir convenios y relaciones mutuamente beneficiosas. • Capacitaciones del equipo acerca de los Proyectos focos. • Responsable final de la ejecución de iniciativas de ventas para conseguir asistencia de perfiles al CT. • Seguimiento del perfil desde el CT hasta el MATCH. • Mantener al día la documentación en el Espacio Nacional de PODIO. • Asegurar que los EPs respondan NPS. • Asegurar asistencia de EPs a OPS. • Follow Up la experiencia de los EPs durante su intercambio. • Asegurar que los EPs tengan acceso a las diferentes vías de contacto ante cualquier problema que pueda tener en su intercambio. • Informar a los EPs sobre el Seminario de Reintegración. • Garantizar showcasing de EPs.

STRUCTURE

VP oGIP

TLP Business

Customer Manager

Customer Manager

Customer Manager

TLP Teaching

Customer Manager

Customer Manager

Customer Manager


MEASURES OF SUCCESS

1. 15 MATCHS 2. 100% Participación en capacitaciones locales y nacionales 3. Contacto y seguimiento con Universidades. 4. 100% de cumplimiento de documentos de auditoria 5. 6 Showcasing de EPs 6. 80 NPS Response Rate 7. Planificación y envío de output de reunión semanal con su equipo. 8. Asistencia a reuniones de TLPs del área y reuniones del BoL. 9. Asistencia a LCMs. 10. Asistencia a Conferencias Locales y Regionales.

KEY LEARNING POINTS • Desarrollo de habilidades de venta, exposición y oratoria. • Liderar y enfocar en el sentido de urgencia a los miembros de su equipo. • Networking con diferentes países. • Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros. • Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán experiencias de liderazgo en cada EP. • Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC.

WORKLOAD

Role Start Date:

Role End Date:

Hours per Week (aproximate):

Horas por semana (aproximado): 17hs semanales

• 1 reunión semanal con su equipo para coordinación de actividades.

• 1 acción semanal de Ventas presencial.

• 1 reunión semanal con el LC VP para reporte y análisis.

• Participación en actividades del BoL.

• Asistencia a LCM (2 por mes)

• Asistencia a Summits (1 por mes)

(Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS

El Business Manager deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus habilidades de liderazgo y

manejo de equipo.

• Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las de todo

su equipo.

• Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo.

• Deberá tener una actitud proactiva para formar parte de un equipo de oGIP que implementará el

nuevo Customer Flow y deberá hacerlo de manera rápida para acelerar los procesos e incrementar el

número de realizaciones, asegurando liderazgo en cada experiencia que entregamos.

• Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones.


• Capacitar y entrenar al equipo en ventas del Programa Talentos Globales.

• Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional del trabajo por Proyectos focos.

herramientas de trabajo necesarias que se desarrollarán e implementarán durante el mes de julio.

• Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de EXPA.



OGCDP Project Manager | Summer Peak

ROLE DESCRIPTION

El Project Manager | Summer Peak será el responsable de liderar al equipo para lograr las metas

propuestas. Será el encargado de aplicar las estrategias nacionales y locales educando a sus miembros

en la integración de EXPA a sus acciones.

Deberá llevar al día las herramientas de tracking de resultados y asegurar la reportabilidad de sus

acciones en todo momento.


Participación de todo su equipo en capacitaciones locales y nacionales.

Ventas/Intervenciones en la universidad.

Mantener al día la documentación en el Espacio Nacional de PODIO.

Garantizar el cumplimiento de las cooperaciones.

Asegurar que los EPs respondan NPS.

Asegurar asistencia de EPs a OPS.

Trackear la experiencia de los EPs durante su intercambio.

Asegurar que los EPs tengan acceso a las diferentes vías de contacto ante cualquier problema que pueda tener en su intercambio.

Informar a los EPs sobre el Seminario de Reintegración.

Garantizar showcasing de EPs.

STRUCTURE

MEASURES OF SUCCESS

1. 100% asistencia del equipo a capacitaciones nacionales y locales. 2. Generar contacto con la universidad trabajando conjuntamente con el LCVP PR y OGIP. 3. 100% de cumplimiento de documentos de auditoría. 4. 80% RE por cooperación. 5. 65% de EPs en MA para hacer su Exchange en diciembre. 6. 100% de showcasing de EPs. 7. 100% de respuestas de NPS. 8. 65 NPS Score

Project Manager | Summer Peak

Customer Manager

Customer Manager

Customer Manager


9. Planificación y envío de output de reunión semanal con su equipo. 10. Asistencia a reuniones de TLPs del área y reuniones del BoL del LC. 11. Asistencia a Summits de área y/o corner con el 100% de sus miembros. 12. Asistencia a LCMs con el 100% de sus miembros. 13. Asistencia a Conferencias Locales y Nacionales con el 100% de sus miembros.

KEY LEARNING POINTS

Desarrollo de habilidades de venta, exposición y oratoria.

Liderar y enfocar en el sentido de urgencia a los miembros de su equipo.

Proceso funcional del nuevo Customer Flow del área.

Networking con diferentes países para coordinar cooperaciones efectivas.

Desarrollo de sus habilidades para manejar el equipo asegurando el desarrollo del liderazgo de cada uno de sus miembros.

Desarrollo de su inteligencia emocional al coordinar acciones que asegurarán experiencias de liderazgo en cada EP.

Entendimiento del modelo de impacto de AIESEC.

WORKLOAD

Role Start Date: 17 de Noviembre de 2014

Role End Date:

Hours per Week (aproximate): 15 horas semanales

1 reunión semanal con su equipo para coordinación de actividades, tracking, planeamiento de

los objetivos semanales y coaching.

1 reunión semanal con el LC VP para reporte, análisis, planeamiento de estrategias y

coaching.

Participación en actividades del BoL.

Asistencia a LCM (2 por mes)

Asistencia a Summits (1 por mes)

(Estas actividades pueden demandar horas extra durante la semana y/o fines de semana)

REQUIREMENTS

El Project Manager | Summer Peak deberá estar interesado en mejorar/desarrollar sus

habilidades de liderazgo y manejo de equipo.

Deberá tener predisposición para desarrollar y mejorar sus habilidades de persuasión y las

de todo su equipo.

Estar dispuesto a mejorar su manejo del tiempo.

Deberá tener una actitud proactiva para acelerar los procesos e incrementar el número de

realizaciones, asegurando liderazgo en cada experiencia que entregamos.

Cumplir y hacer cumplir los horarios y fechas de reuniones.

Capacitar y entrenar al equipo en ventas del Programa Ciudadano Global.

Capacitar y entrenar al equipo en el proceso funcional del Customer Flow y en las

herramientas de trabajo del área.

Capacitar y entrenar al equipo en el funcionamiento de EXPA.



iGCDP Project Manager

ROLE DESCRIPTION

Será responsable de la gestión del Proyecto I: The Andes Way, desde el punto donde se encuentra ahora hasta la realización de todas las TNs, y su consiguiente Re-Raise.

Deberá abrir nuevas prácticas, asegurar el match de las que ya están en Raise, y procurar que la experiencia de todos los trainees sea de calidad, dándole la posibilidad de un verdadero desarrollo

profesional y personal. Su JD también contara con una JD de información y Sustentabilidad dentro de IGCDP, será en

encargado velar por el correcto manejo de la información en el área incluyendo auditoria legal e información interna.


Trackear y estandarizar proceso.

Creación de JDs para Miembros

Coordinar relación con nuestros TN Takers. Firma de contratos, encuestas, invitación a Eventos organizados por AIESEC etc

Promover el trabajo en conjunto para que una misma acción pueda ser útil para todos los proyectos

Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs

Re portabilidad Semanal de Proyecto (Tracking LEXP)


Coordinar y organizar el seguimiento de los TMPS

Sinergia con Coordinadores Delivery y Coordinadores Matching

Participación en las actividades del BoL

Es responsable información y Sustentabilidad dentro del área, es el encargado de velar por la sustentabilidad legal entre otros.

STRUCTURE

Project Manager

TMP TMP TMP


MEASURES OF SUCCESS


Estructura Solida para su proyecto

Ser un taskforce en los procesos de Matching y Delivery

Garantizar LEXP en cada miembro y cada Trainee.

90% de Promotores según el NPS

90% de Cumplimiento de Auditoria legal

Pipeline

KEY LEARNING POINTS

1. Ser el responsable final de un Proyecto 2. Dirigir un equipo 3. Trabajar por resultados 4. Crear nuevas estrategias 5. Tomar decisiones estratégicas 6. Desarrollo de Inteligencia emocional 7. Tratar con otras culturas

WORKLOAD

Fecha de inicio: 15 de Noviembre de 2014

Fecha de finalización: 30 de Marzo de 2015

Horas por semana (aproximado): 20


Asistencia a LCMs.

Asistencias a Reuniones de Area

Asistencias a Summits

REQUIREMENTS

Técnicos: - Conocimientos de XPPs, Protocolos de Emergencia y de OCs del Area - Conocimientos de Proceso de Matching y Delivery. - Pensamiento Global - Estratega, planificador y ordenado - Orientado a la Accion.

Personales

- Motivado - Paciente - Determinado



iGCDP Delivery Coordinadinator

ROLE DESCRIPTION

Sera el responsable de desarrollar estrategias de delivery que ayuden al fortalecimiento del AREA para aumentar la cantidad de Trainees Promoters. Para ello va a trabajar con los TMPs de cada Proyecto. MAIN RESPONSIBILITIES

Crear estrategias enfocadas en aumentar el impacto de cada Delivery Manager, para que cada uno pueda gestionar un mayor número de trainees.

Creación de JDs para Delivery Managers

Coordinar relación con nuestros TN Takers. Firma de contratos, encuestas, invitación a Eventos organizados por AIESEC etc

Promover el trabajo en conjunto para que una misma acción pueda ser útil para todos los proyectos

Asegurarse que se lleven a cabo las acciones necesarias para entregar experiencias respetando XPPs

Tracking de encuestas semanales conjuntamente con el equipo de Delivery para desarrollar estrategias y acciones aplicables.

Coordinación de TLS conjuntamente con TM

Re portabilidad Semanal de Proceso (Tracking LEXP)


Coordinar y organizar el seguimiento de los Delivery Managers y Lead Trainees

Participación en las actividades del BoL

Presentar planning para aprobación

Trabajar con el NST de Delivery

STRUCTURE

Delivery Coordinator

TMP Project I TMP Project II TMP Project III Lead Trainee

trainee


MEASURES OF SUCCESS


Garantizar LEXP en cada miembro y cada Trainee.

90% de Promotores según el NPS

100% TLS Realizados (`Presencial y Virtual)

Coordinar Lead trainees

Pipeline KEY LEARNING POINTS

1. Ser el responsable final de un proceso 2. Dirigir un equipo 3. Trabajar por resultados 4. Crear nuevas estrategias 5. Tomar decisiones estratégicas 6. Desarrollo de Inteligencia emocional 7. Tratar con otras culturas

WORKLOAD

Fecha de inicio: 20 Noviembre

Fecha de finalización: 30 Febrero

Horas por semana (aproximado): 20


Asistencia a LCMs.

Asistencias a Reuniones de Area

REQUIREMENTS

Técnicos: - Conocimientos de XPPs, Protocolos de Emergencia y de OCs del Area - Pensamiento Global - Estratega, planificador y ordenado - Orientado a la Accion.

Personales - Motivado - Paciente - Determinado

Documents

AIESEC Buenos Aires USAL | Q4-Q1 Project Manager Application Booklet (2nd Round)