_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

บทท 6 การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา

ความสามารถใหมทส าคญของ Microsoft Office 2016 เนนไปทการท างานรวมกนระหวาง

สมาชกในทม เชน การแกไขเอกสารรวมกนแบบออนไลน ซงเดมนนท าไดเฉพาะ Microsoft Office Web เทานน แตตอนนผใชสามารถเปดโปรแกรม Microsoft Word ขนมาแลวจะเหนเพอนขาง ๆ พมพเอกสารเดยวกนกบเราไดแลว นอกจากนผใชยงสามารถแชตคยกบเพอนหรอโทรคยกนผาน Skype วาเอกสารเหลานควรแกไขอยางไรไดจาก Microsoft Word โดยตรง

นอกจากน Microsoft Office 2016 ยงมระบบกรปเพอแชรงานระหวางกนภายในทม โดยจะแชรเอกสารทกอยางไมวาจะเปน Word, Excel, PowerPoint รวมถงโนต และอเมลดวย สวนความสามารถอนทเพมเขามาคอ โปรแกรมหลาย ๆ ตวท างานไดฉลาดขน เรวขน ลดขนตอนการท างานลง เชน Outlook สามารถแนบไฟลลาสดทเราแกไขไดเลย โดยไมตองไลควานหาไฟลใหมทกครงเวลาจะสงอเมลฉบบใหม

6.1 แนะน าซอฟทแวรจดการส านกงาน Microsoft Office 2016

ในช ด โปรแกรม Microsoft Office 2016 ประกอบด วย Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher และ Access

6.1.1 การท างานรวมกนเปนเรองงาย Microsoft Office 2016 ชวยใหผใชสามารถแชรเอกสารและท างานรวมกบบคคลอน

ไดในเวลาเดยวกน ไดแก - ท างานรวมกนในเอกสาร

ผ ใชสามารถดการแกไขของผ อนดวยคณสมบตการเขยนรวมกนใน Word, PowerPoint และ OneNote ชวยใหผใชสามารถอางองยอนหลงไปยงสแนปชอตของเอกสารไดในระหวางกระบวนการแกไข

- การแชรทไมซบซอน สามารถแชรสทธจากเอกสารของเราไดเพยงแคคลกทปม หรอใชสงทแนบมาท

ทนสมยแบบใหมใน Outlook แนบไฟลจาก OneDrive และก าหนดคาใหสทธไดโดยอตโนมตโดยไมจ าเปนตองออกจาก Outlook

272 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- Microsoft Office ทงหมดบนอปกรณของเรา สามารถรวว แกไข วเคราะห และน าเสนอเอกสาร Microsoft Office 2016 ของเราไดโดย

ใชขามระหวางอปกรณใดกได จากพซ หรอ Mac ไปยงโทรศพทและแทบเลตระบบ Windows, Apple® และ Android™

6.1.2 การท างานใหกบผใช - คนหาค าสงตาง ๆ ดวยฟเจอร “บอกฉน”

เพยงผใชสงงาน Word, Excel หรอ PowerPoint วาเราตองการท าอะไร แลวฟเจอร “บอกฉน” จะแนะน าใหเราใชค าสงทจ าเปน

- ตรวจสอบขอเทจจรงดวยการคนหาแบบสมารททด าเนนการโดย Bing การคนหาแบบสมารทจะใชค าทเราไฮไลตและขอมลตามบรบทอน ๆ ในเอกสารเพอแสดง

ผลลพธทงหมดจากเวบภายในเอกสารของเรา - คลกเมาสเพยงไมกครงเพอรบขอมลเชงลก

ใชการคาดการณแบบคลกเดยวเพอเปลยนขอมลประวตของเราใหกลายเปนการวเคราะหแนวโนมในอนาคต แผนผงใหมจะชวยใหเรามองเหนขอมลทซบซอน

6.1.3 Microsoft Office ท างานพรอมไปกบผใช Microsoft Office สามารถเชอมโยงเรากบเพอน ครอบครว และคนส าคญของเรา รวมถง

โครงการตาง ๆ ไดจากอปกรณทงหมดของเราทงจากทท างานหรอรานกาแฟทเราชนชอบ - Microsoft Office ไดรบการปรบใหเหมาะสมกบระบบสมผส

มการใชระบบสมผสเพออาน แกไข ขยายและน าทาง เขยนบนทกยอ หรอท าค าอธบายประกอบโดยใชหมกดจทล

- รวมทกอยางไวดวยกนดวยทเกบขอมลบนคลาวดของ OneDrive บนทกไปยงพนทเกบขอมลบนระบบคลาวดไดอยางงายดาย และเปลยนไปใชอกอปกรณ

หนงไดในทนท Microsoft Office จะกลบมายงจดทเราท าคางไวตอไดทนท

6.1.4 Microsoft Office เวอรชนทคมคา - รบการตดตงแอปพลเคชน Office แบบเตมรปแบบ

Microsoft Office 2016 ร ป แบบ ใหม ส า ห ร บ พ ซ แ ล ะ Mac เ ช น Word, Excel, PowerPoint, Outlook และ OneNote

- ทเกบขอมลบนคลาวดของ OneDrive ขนาด 1 TB OneDrive ชวยใหเราสามารถเชอมโยงกบเพอน ครอบครว โครงการ และไฟลตาง ๆ ของ

เราไดจากทกทบนอปกรณทกชนด

273 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6.2 การสรางสรรคงานเอกสารดวย Microsoft Word 2016

Microsoft Word 2016 เปนโปรแกรมส าหรบการสรางงานเอกสาร ทมคณสมบตในการปรบแตงรปแบบตวอกษร การยอหนา สไตลแบบอตโนมต สามารถแทรกวตถตาง ๆ ไมวาจะเปน รปภาพหรอรปราง หนาปก ตาราง กราฟ สตรการค านวณ สรางจดหมายเวยน และอน ๆ มชดรปแบบส าหรบการจดรปแบบเอกสารทงฉบบอยางรวดเรว ใสลายน า เสนขอบกระดาษ สพนหนากระดาษ จดเคาโครงหนากระดาษในรปแบบตาง ๆ รวมไปถงเครองมอส าหรบการตรวจทานเอกสาร การสะกดค า การตรวจสอบไวยากรณ ทงนโปรแกรมรนใหมยงสามารถท างานรวมกนไดอยางยอดเยยม และมตวชวยเหลอตาง ๆ เพมมาอกมาก

6.2.1 ประโยชนของ Microsoft Word 2016 หลกการท างานของ Microsoft Word คอ การสรางงานเอกสาร ซงประกอบดวยการปรบแตง

ตวอกษร การยอหนา สไตลแบบอตโนมต รวมทงการปรบแตงวตถตาง ๆ การปรบแตงรปแบบเอกสารใหสามารถท างานรวมกน ซงประโยชนของ Microsoft Word 2016 สามารถแจกแจงไดดงน

1) โปรแกรม Microsoft Word 2016 มค าสงตาง ๆ ทชวยใหการท างานสะดวกขน เชน การตรวจการสะกดและไวยากรณ การใสขอความอตโนมต

2) สามารถสรางตารางการค านวณ แปลงตารางเปนขอความ และหาผลรวมภายในตารางไดอยางอตโนมต

3) สามารถแทรกภาพประกอบชนดตาง ๆลงในเอกสาร เชน รปภาพ กราฟ ผงองคกร SmartArt และมเครองมอปรบแตงทชวยใหเอกสารดทนสมยยงขน

4) มความสามารถในการเชอมตอกบโปรแกรมอน ๆ ในชดโปรแกรม Microsoft Office สามารถโอนยายขอมลตาง ๆ ระหวางโปรแกรมได เชน สามารถดงขอมลในโปรแกรม Microsoft Excel มาใสในโปรแกรม Microsoft Word ได

5) สามารถท างานตาง ๆ ทเกยวของกบงานประมวลผลค า เชน การพมพและแกไขเอกสาร การลบ การโยกยาย การส าเนาขอความ การพมพตวอกษรประเภทตาง ๆ การปรบแตงจดรปแบบเอกสารไดสวยงาม รวดเรว ดวยสไตลทถกจดวางมาใหอยางมออาชพ ทงยงสามารถแทรกสญลกษณ เครองหมาย หรอล าดบเลขหนาหวขอ หรอแบงคอลมนในเอกสารเพอจดรปแบบเปนเอกสารส าหรบการเผยแพรชนดตาง ๆ

6) จดท าหนาปกรายงาน สารบญอตโนมต และอน ๆ ทเกยวของกบการจดท าเอกสารเปนรปเลม

7) ตวชวยสรางจดหมายเวยน ซองจดหมาย และปายผนกจ านวนมาก

274 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6.2.2 สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word 2016 เมอเปดโปรแกรม และเลอกสรางเอกสารอยางใดอยางหนงแลว หนาตางโปรแกรมทปรากฏ

ขนมาจะเปนหนาจอหลกทแสดงสวนประกอบตาง ๆ ดงภาพท 6.1 ซงไดแก ภาพท 6.1 สวนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word 2016

1) แถบชอเรอง (Title Bar) เปนแถบทแสดงอยดานบนสดของหนาตางโปรแกรม โดยจะแสดงชอโปรแกรม และชอ

ไฟลเอกสารทถกเปดขนมาใชงานในขณะปจจบน กรณทเปดโปรแกรม Microsoft Word ขนมาใชงานครงแรกจะแสดงชอไฟลเปน “เอกสาร 1” หรอ “Document 1” ซงกคอชอไฟลเรมตน หลงจากทไดมการบนทกเอกสารและตงชอไฟลใหมแลว ชอไฟลกจะเปลยนไปตามทไดก าหนดไว

2) แถบเครองมอดวน (Quick Access Toolbar) อยทางดานซายของแถบชอเรอง เปรยบเสมอนทางลดสค าสงทถกเรยกใชงานบอย ๆ ชวย

ใหเกดความสะดวกรวดเรวในการท างาน ตามคาเรมตนของโปรแกรมจะแสดงเพยง 3 ปมค าสง นนคอ ปมค าสงบนทก ปมค าสงยกเลก และปมค าสงท าซ า ผใชสามารถเพมปมค าส งทใชงานบอย ๆ ซงจะเรยกใชงานไดโดยตรงในทนท

3) แถบเครองมอจดการหนาตาง (Managing the program and Window) เปนแถบทแสดงอยทางดานขวาของแถบชอเรอง มค าสงส าหรบการจดการกบหนาตาง

โปรแกรม และแทบ Ribbon เชน ปมตวเลอกการแสดงผล Ribbon ปมยบ ยอ-ขยาย และปมปดหนาตางโปรแกรม เปนตน

275 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

4) แทบ Ribbon (Ribbon Tabs) และค าสงตาง ๆ (Command) เปนแทบทแสดงอยในต าแหนงถดลงมาจากแถบชอเรอง มค าสงในการจดการเอกสารรวม

ไวเปนกลม ๆ เรยกวา กลมค าสง (Ribbon Groups) ในกลมเดยวกนจะมค าสงส าหรบการท างานเรองเดยวกน หรอคลายกน เชน บนแทบ Home มกลมค าสง แบบอกษร (Font) ทมค าสงเพอท างานเกยวกบตวอกษร สวนกลมค าสง ยอหนา (Paragraph) จะท างานเกยวกบการจดยอหนา และหากกลมค าสงใดมค าสงมากกวาท ไดแสดงไวในแทบ Ribbon ผใชกจะสามารถเรยกดค าสงเพมเตมโดยคลกทปม Dialog Box Launcher ทอยบรเวณมมขวาลางของแตละกลมค าสง

5) จดแทรกขอความ (Insertion Point) เปนจดบอกต าแหนงปจจบนทก าลงท างานอย เมอตองการพมพแทรกขอความ หรอวตถใด

ๆ ลงในเอกสาร ซงแสดงเปนตวกระพรบ (Cursor) จะเหนอยภายในพนทท างาน (Working Area) หรอในหนาเอกสาร

6) แถบเลอน (Scrollbar) เปนแถบเลอนแนวตง (Vertical Scrollbar) ซงอยทางดานขวาของหนาตางโปรแกรม ใช

ส าหรบเลอนหนาเอกสารขนหรอเลอนลง และแถบเลอนแนวนอน (Horizontal Scrollbar) แสดงอยทางดานลางของหนาตางโปรแกรม จะแสดงผลเมอมการก าหนดมมมองหนาจอทใหญเกนความกวางของหนาตางโปรแกรมเทานน ใชส าหรบเลอนหนาเอกสารไปทางซาย หรอไปทางขวา

7) แถบแสดงสถานะโปรแกรม (Status Bar) เปนสถานะของโปรแกรมในขณะนน ๆ แถบนอยบรเวณดานลางสดของหนาจอโปรแกรม

เชน บอกจ านวนหนาของเอกสาร จ านวนค าทพมพในเอกสาร ภาษาทใชในขณะพมพเอกสาร เปนตน 8) มมมองเอกสาร (Document Views)

เปนกลมค าสงทใชส าหรบการปรบแตงมมมองของเอกสาร อยบรเวณดานขวาของแถบแสดงสถานะโปรแกรม ประกอบดวยปม ปรบเปลยนมมมอง (View Shortcuts) ทใชปรบมมมองของหนาเอกสารขณะท างานไดอยางรวดเรว และปมยอ-ขยายพนทการท างาน (Zoom & Zoom Slider) ทใชเมอตองการปรบยอ-ขยายขนาดของพนทท างาน โดยกลมค าสงเหลานเปนกลมค าสงทางลดของแทบมมมอง (View) จงสามารถเรยกใชงานค าสงผานทางแทบมมมอง (View) ไดเชนเดยวกน

เพอใหงายตอการเรยกใชงานบนหนาจอหลกของโปรแกรม Microsoft Word 2016 จะปรากฏแทบค าสงทงหมด 9 แทบดวยกนเรยกวา Ribbon tabs ซงประกอบไปดวยแทบ แฟม (File), หนาหลก (Home), แทรก (Insert), ออกแบบ (Design), เคาโครงหนากระดาษ (Layout), อางอง (References), จดหมาย (Mailings), รวว (Review) และ มมมอง (View) ซงแตละแทบจะมค าสงตาง ๆ (Commands) ทมคณสมบต และหนาททเหมาะสมกบการใชงานทแตกตางกนไป ไดแก

276 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

1) แฟม (File) เปนแทบทแสดงค าสงส าหรบการจดการไฟลเอกสาร เชน การบนทก (Save), การสราง (New), การพมพงาน (Print) รวมถงการแบงปนขอมลไปยงภายนอก (Share) เมอคลกทแทบแฟม จะมมมมองการเรยกใชงานค าสงทแตกตางจากการใชงานทแทบอน ๆ เรยกวา “Backstage View”

2) หนาหลก (Home) เปนแทบแสดงค าสงทวไปทผใชเรยกใชงานบอยทสด ส าหรบจดการกบรปแบบของตวอกษรหรอขอความ และจดการกบยอหนา ไดแก กลมค าสงจดการแบบอกษร (Font) กลมค าสงจดการยอหนา (Paragraph) และกลมค าสงจดการสไตลของแบบอกษรและยอหนา (Styles)

3) แทรก (Insert) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการแทรกตาราง (Table), รปภาพ (Pictures), รปทรง (Shapes), แผนภม (Chart), อกษรศลป (WordArt) และอน ๆ เชน การเชอมโยง (Links), ขอคดเหน (Comments) หรอการก าหนดสวนหว และสวนทายกระดาษ (Header & Footer)

4) ออกแบบ (Design) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการจดรปแบบของเอกสาร (Document Formatting) ดวยชดรปแบบ (Themes) จดระยะหางยอหนาของท ง เอกสาร (Paragraph Spacing) จดรปแบบพนหลงเอกสาร เชน ใสสพนหนาเอกสาร (Page Color) ใสลายน า (Watermark)

5) เคาโครงหนากระดาษ (Layout) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการจดรปแบของเอกสาร เชน การปรบขนาดกระดาษ (Size) การปรบระยะขอบกระดาษ (Margins) การวางแนวกระดาษ (Orientation) ระยะหางของยอหนา (Paragraph Spacing)

6) อางอง (References) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการอางองขอมลทอยภายในเอกสาร เชน สารบญเนอหา (Table of Contents : TOC) สารบญภาพ (Table of Figures) เชงอรรถ (Footnote) และบรรณานกรม (Bibliography)

7) จดหมาย (Mailings) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) ซองจดหมาย (Envelopes) ฉลากปดผนกตาง ๆ (Labels)

8) รวว (Review) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการตรวจทานเอกสาร เชน การตรวจสอบค าสะกดและไวยากรณ (Spelling & Grammar) การแปลค าศพท (Translate) การตดตามการเปลยนแปลงเนอหาและรปแบบ (Track Changes) การปองกนเอกสาร

9) มมมอง (View) เปนแทบแสดงค าสงส าหรบการปรบเปลยนมมมองขณะท างาน เชน มมมองเคาโครงเวบ (Web Layout) การยอ/ขยายหนาจอ (Zoom) การจดเรยงหนาตางโปรแกรม (Arrange All)

6.2.3 ฟงกชนใหมทนาสนใจใน Microsoft Word 2016 ฟงกชนใหมทนาสนใจใน Microsoft Word 2016 ทสามารถน ามาประยกตใช ในการ

บรหารงานภายในองคกรการศกษามดงน 1) การปรบตงคาธม (Themes) ของ Microsoft Office 2016

277 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ส าหรบหลาย ๆ คนทไมคอยชอบธมเกาของ Microsoft Word 2013 เพราะความสวางของหนาจอบวกกบขอความกเปนสขาว ท าใหอานไดยาก ทาง Microsoft กเหนถงปญหานจงไดมการเพม ธม สเทาเขม เขามา ซงท าใหเหมาะกบผทตองใชงานเปนเวลานาน ๆ ซงขนตอนการปรบตงคาธมมดงน ไฟล (File) -> Account จะมหนาตางโปรแกรมดงภาพท 6.2 ภาพท 6.2 การปรบตงคาธมของ Microsoft Word 2016

2) การจดรปแบบเอกสารโดยใชสไตล (Styles) สไตล (Styles) คอ ชอรปแบบ Pre-set ของการจดการรปแบบตวอกษร ซงรวมไปถง

ขนาด สสน ลกษณะ การเยอง ระยะหางระหวางยอหนา เปนตน ซงแตละสไตลจะมความแตกตางกน และมชอเรยกเฉพาะ การน าสไตลมาใชจะชวยใหผใชสามารถปรบแตงรปแบบขอความ ยอหนา หรอตวอกษรไดอยางรวดเรว โดย เลอกขอความ -> คลกทแทบ หนาแรก (Home) -> เลอกรปแบบสไตลทตองการ ดงภาพท 6.3 ภาพท 6.3 การจดรปแบบเอกสารโดยใชสไตล (Styles)

278 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

3) การแทรกภาพจากอนเทอรเนต (Online Pictures) การแทรกไฟลรปภาพลงในเอกสารนน ผใชสามารถน ารปภาพจากระบบอนเทอรเนตมาใช

งานไดทนท ซงสามารถท าไดโดย คลกแทบแทรก (Insert) -> คลกปมรปภาพออนไลน (Online Pictures) -> จะแสดงหนาตาง Insert Pictures Dialog Box -> คลกทชองคนหา (Search) เพอพมพชอรปภาพทตองการคนหา -> คลกคนหา (Search) ดงภาพท 6.4 ภาพท 6.4 การแทรกภาพจากอนเทอรเนต

4) ระบบการคนหาแบบสมารท (Smart Lookup) ชวยคนหาสงทตองการโดยไมตองผาน Browser ซงกอนหนาน Smart Lookup นน

สามารถใชงานไดเพยงแคบน Word และ Outlook เทานน แตใน version 2016 ทาง Microsoft ไดเพม ฟงกชนนลงไปใน Excel และ PowerPoint ดวย ซงฟงกชนนมชอเรยกอกอยางวา “Insights from Bing” โดยจะชวยใหผใชสามารถคนหาค าศพทค านน ๆ วามทมาจากอะไร โดยสวนใหญขอมลจะถกดงมาจาก Wikipedia, Oxford Dictionary หรอเวบทเกยวของ ซงจะท าใหผใชรจกค า ๆ นนดขนกวาเดม โดยวธเรยกใชงาย ๆ เพยงแคคลกขวาตรงค าทเราตองการเชคดเทานนเอง ดงภาพท 6.5

279 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.5 ระบบการคนหาแบบสมารท

5) อพเกรดความสามารถในเรองของการบนทกและแสดงผลไฟลทเซฟไว โดยใน Version 2016 นตวระบบบนทกขอมลลาสด (Recent Files) จะแสดงล าดบไดด

ยงขน เพราะมนจะแสดงไฟลโดยแบงออกเปนวน เวลา เชน วนน เมอวานน เมออาทตยกอน เปนตน ท าใหดงายไมมหลงวาจะเปดไฟลผดอนอยางแนนอน ดงภาพท 6.6 ภาพท 6.6 การบนทกและแสดงผลไฟลทเซฟไว

280 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6) การสรางสมการทซบซอน (Ink Equation) เปนการสรางสมการคณตศาสตรทงายกวาเดม โดยผใชสามารถใสสมการทางคณตศาสตร

ทซบซอนในงานเอกสารไดอยางงายดาย หากมอปกรณแบบสมผส สามารถใชระบบสมผสสไตลส (Stylus) หรอนวมอในการวาดหรอเขยนสมการคณตศาสตรไดดวยตนเอง จากนนโปรแกรม Microsoft Word 2016 จะแปลงเปนขอความใหโดยอตโนมต (หากไมมอปกรณแบบสมผสกสามารถใชเมาสเขยนไดเชนเดยวกน) การเลอก การลบ และแกไขสงทไดเขยนลงไปกสามารถท าไดทนท ดงภาพท 6.7 ภาพท 6.7 การสรางสมการทซบซอน

6.2.4 ฟงกชนทนาสนใจในการจดเรยงเพอตรวจทานและเอกสารอางองภายใน การจดท าเอกสารทางวชาการนนจ าเปนตองจดเรยงและตรวจทานความถกตองใหดทสด การ

ใชมมมองส าหรบตรวจทานทเหมาะสมจะชวยใหเอกสารมความสมบรณของงานมากขน เชน การแบงหนาตางแสดงไฟลงาน หรอการใชมมมองแบบ New Window ทแสดงหนาตางไฟลงานเดมขนมาอกคร งเ พอเปรยบเทยบเนอหาในไฟลงานเดยวกนทงายขน

นอกจากนเนอหาในไฟลงานเอกสารทมจ านวนมาก ทเปนทงขอความตวอกษร รปภาพประกอบ สวนหว-ทายกระดาษ เลขหนา สารบญเนอหา สารบญภาพ ดชน เชงอรรถ บรรณานกรม ฯลฯ ซงสามารถจดการอางองภายในไดอยางงายดายและรวดเรว นบเปนความสามารถของโปรแกรม Microsoft

281 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

Word อกดานทพรอมใหเรยกใชงานอยเสมอ โดยในเอกสารประกอบการสอนนไดกลาวถงวธการจดเรยงเนอหาเพอตรวจทานและการใชเครองมออางองดงกลาวขางตน

1) การสรางสารบญเนอหา (Insert Table of Contents) การสรางงานเอกสารในลกษณะของหนงสอ หรอรายงาน สารบญเนอหานบเปนหวใจ

ส าคญซงจะแสดงขอมลทเปนชอเรอง และเลขหนา หลกการสรางสารบญเนอหานนจ าเปนอยางยงทจะตองจดรปแบบขอความในเอกสารใหมลกษณะเปนหวขอใหญ และหวขอยอยเสยกอนดวยการใชสไตล (Styles) ตาง ๆ สามารถท าไดดงน

- เมอก าหนดหวเรอง (Heading) เรยบรอยแลว ใหไปยงหนาเอกสารวางแลวคลกแทบการอางอง เลอกค าสงสารบญ แลวจงคลกเลอกรปแบบตามตองการทมอยใน Built-in เชน สารบญแบบสรางดวยตนเอง หรอก าหนดสารบญเอง หากตองการก าหนดเปนรปแบบอน ๆ ขนเองคลกเลอกทค าสงก าหนดสารบญเอง ดงภาพท 6.8 ภาพท 6.8 การสรางสารบญเนอหา

- ทค าสงเสนโยงแทบ (Tab leader) เลอกรปแบบของเสนน าแทบ -> ทค าสงรปแบบ (Formats) เลอกรปแบบของสารบญเนอหา -> ทปมตวเลอก (Options) ก าหนดจ านวนการแสดงระดบ ดงภาพท 6.9

282 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.9 เลอกรปแบบของเสนน าแทบ

2) การสรางค าบรรยายรปภาพ (Insert Caption) การสรางค าบรรยายรปภาพดวยค าสงแทรกค าอธบายภาพ คอการระบต าแหนงของ

รปภาพ ตาราง หรอสมการคณตศาสตรทเปนขอมลอยในเอกสารเพอชวยใหสามารถน าไปอางองในสารบญรปภาพตอไป สามารถท าไดโดย คลกทรปภาพแลวคลกแทบอางอง (References) -> เลอกค าสง Insert Caption -> พมพขอความบรรยายหรอชอรปภาพลงในชอง Caption ตามทตองการกอน แลวคลกปม OK ดงภาพท 6.10

283 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.10 การสรางค าบรรยายรปภาพ

3) การสรางสารบญรปภาพ และสารบญตาราง (Insert Table of Figures) การสรางสารบญรปภาพ และสารบญตารางมขนตอนวธคลายกบการสรางสารบญเนอหา

เพยงแตตองระบต าแหนงของรปภาพ และตารางทมอยในเอกสารใหครบถวนเสยกอน สามารถท าไดโดย คลกทวางในเอกสารแลวคลกแทบ Reference -> เลอกค าสง Insert Table of Figures -> ทค าสงเสนโยงแทบ (Tab Leader) เลอกรปแบบของเสนน าแทบ -> ทค าสงรปแบบ (Formats) เลอกรปแบบของสารบญรปภาพ/ตารางจากเทมเพลต -> ทปมปายชอค าอธบายภาพ (Caption label) เลอกขอความน าหนา Caption ดงภาพท 6.11 ภาพท 6.11 การสรางสารบญรปภาพ และสารบญตาราง

284 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

4) การสรางรายการอางอง และบรรณานกรม (Citation & Bibliography) ทกครงในการสรางงานเอกสารตองแสดงขอมลทไดคนหาเพอน ามาประกอบการจดท า

เอกสารนน อาจไดมาจากแหลงคนควาทหลากหลาย เชน จากหนงสอ ต ารา วารสาร นตยสาร เอกสารตพมพเผยแพร รวมถงขอมลทเปนสออเลกทรอนกสแบบออนไลน หรอแบบออฟไลน โดยขอมลทน ามาจากแหลงความรเหลานแมเพยงบางสวนกควรอางองแหลงทมาของขอมลไวเปน รายการอางอง (Citation) และบรรณานกรม (Bibliography)

4.1 รายการอางอง (Citation) การอางองแหลงทมาของขอมลลงในเอกสารใหระบลงในบรรณานกรม ทงนหากม

แหลงทมาของขอมลจ านวนมาก จะใชรายการอางองเพออางถงแตละรายการในบรรณานกรม สามารถท าไดโดย บนแทบการอางอง ในกลมปรบปรงขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกลกศรทอยถดจากสไตล -> คลกสไตลทเราตองการใชส าหรบขอมลอางองและแหลงขอมล ตวอยางเชน เอกสารทางสงคมศาสตรมกจะใชสไตล MLA หรอ APA ส าหรบขอมลอางองและแหลงขอมล -> คลกทจดสนสดของประโยคหรอวลท เราตองการอางอง -> บนแทบการอางอง ในกลมขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกแทรกขอมลอางอง -> เลอกท าอยางใดอยางหนงตอไปน

- เมอตองการเพมแหลงขอมล ใหคลกเพมแหลงขอมลใหม แลวเรมกรอกลงในแหลงขอมลโดยการคลกลกศรถดจากชนดของแหลงขอมล ตวอยางเชน แหลงขอมลของ เราอาจเปนสมด รายงาน หรอเวบไซต

- เมอตองการเพมพนททส ารองไว เพอทเราจะสามารถสรางขอมลอางองและกรอกรายละเอยดแหลงขอมลในภายหลง ใหคลกเพมพนททส ารองไวใหม เครองหมายค าถามจะปรากฏขนตดกบแหลงขอมลพนททส ารองไวในตวจดการแหลงขอมล

แลวกรอกขอมลบรรณานกรมส าหรบแหลงขอมล ดงภาพท 6.12 ภาพท 6.12 การสรางรายการอางอง

285 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

4.2 บรรณานกรม (Bibliography) การสรางบรรณานกรมนนผใชจะตองน าเอาขอมลเกยวกบแหลงทมาไปจดการอางอง

ใหเสรจสมบรณเสยกอนจงจะสามารถเรยกใชงานไดอยางถกตองและครบถวน สามารถท าไดโดย คลกต าแหนงทเราตองการแทรกบรรณานกรม โดยปกตจะอยทจดสนสดของเอกสาร -> บนแทบการอางอง ในกลมปรบปรงขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกบรรณานกรม -> คลกรปแบบบรรณานกรมทออกแบบไวลวงหนาเพอแทรกบรรณานกรมลงในเอกสาร ดงภาพท 6.13 ภาพท 6.13 การสรางบรรณานกรม

4.3 การจดการแหลงขอมลอางอง (Manage Sources) เมอตองการเรมตนการเขยนรายงานการวจย การศกษาคนควา หรอเอกสารทาง

วชาการตาง ๆ ผใชจะตองท าการรวบรวมขอมลใหไดมากทสดจากแหลงขอมลตาง ๆ และเมอไดแหลงทมาของขอมลทงหมดมาแลว ผใชกควรน ามาจดระเบยบและจดการแหลงทมาตาง ๆ เหลานนกอนน าไปใชอางองเปนบรรณานกรมทายเอกสาร ซงสามารถท าไดโดย บนแทบการอางอง ในกลมขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกจดการแหลงทมา -> ถาเราเปดเอกสารใหมทยงไมมขอมลอางอง แหลงขอมลทงหมดท เราใชในเอกสารกอนหนาจะปรากฏภายใตรายการตนแบบ -> ถาเราเปดเอกสารทมขอมลอางอง แหลงขอมลส าหรบขอมลอางองเหลานนจะปรากฏภายใตรายการปจจบน แหลงขอมลทงหมดท เราอางถง ไมวาจะอยในเอกสารกอนหนาหรอในเอกสารปจจบน จะปรากฏภายใตรายการตนแบบ -> เมอตองการคนหาแหลงขอมลเฉพาะ ใหเลอกท าอยางใดอยางหนงตอไปน

- ในกลองการเรยงล าดบ ใหเรยงล าดบตามผเขยน ชอเรอง ชอแทกของขอมลอางอง หรอป จากนนใหคนหาในรายการทเปนผลลพธเพอดแหลงขอมลทเราตองการคนหา

- ในกลองคนหา ใหพมพชอเรองหรอผเขยนส าหรบแหลงขอมลท เราตองการคนหา รายการจะแคบลงแบบไดนามก เพอใหตรงกบค าทใชคนหาของเรา

4.4 การแกไขแหลงขอมลอางอง สามารถท าไดโดย - บนแทบการอางอง ในกลมขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกจดการ

แหลงขอมล ดงภาพท 6.14

286 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- ในกลองโตตอบตวจดการแหลงขอมล ภายใตรายการตนแบบ หรอรายการปจจบน เลอกแหลงขอมลเราตองการแกไข แลวคลกแกไข

- ในกลองโตตอบแกไขแหลงขอมล ท าการเปลยนแปลงตามทเราตองการ แลวคลกตกลง ดงภาพท 6.15 ภาพท 6.14 แทบการอางอง ภาพท 6.15 กลองโตตอบแกไขแหลงขอมล

4.5 การแกไขตวแทนขอมลอางอง ในบางครงเราอาจตองการสรางตวแทนขอมลอางอง และในภายหลงกเตมขอมลของ

แหลงขอมลบรรณานกรมทสมบรณลงไป การเปลยนแปลงใด ๆ ทเราท ากบแหลงขอมลจะไปปรากฏอยในบรรณานกรมโดยอตโนมต ถาเราไดสรางบรรณานกรมไวแลว เครองหมายค าถามจะปรากฏขนตดกบแหลงขอมลพนททส ารองไวในตวจดการแหลงขอมล ซงสามารถท าไดโดย

- บนแทบการอางอง ในกลมขอมลอางองและบรรณานกรม ใหคลกจดการแหลงทมา ดงภาพท 6.14

- ภายใตรายการปจจบน ใหคลกพนททส ารองไวทเราตองการแกไข - คลกปมแกไข

287 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- เรมกรอกรายละเอยดแหลงขอมลดวยการคลกลกศรทอยถดจากชนดของแหลงขอมล ตวอยางเชน แหลงขอมลของเราอาจเปนสมด รายงาน หรอเวบไซต

- กรอกขอมลบรรณานกรมส าหรบแหลงขอมล เมอตองการเพมขอมลเพมเตมเกยวกบแหลงขอมล ใหคลกกลองกาเครองหมาย แสดงเขตขอมลทงหมดของบรรณานกรม

6.3 การสรางสรรคการน าเสนอผลงานดวย Microsoft PowerPoint 2016

โปรแกรม Microsoft PowerPoint เปนโปรแกรมทใชส าหรบการบรรยาย หรอน าเสนอขอมลใหแกผฟงหรอผชม โดยอาจมอปกรณประกอบการบรรยายหรอไมกได เชน การบรรยายหนาชนเรยนของนกศกษา การน าเสนอผลตภณฑสนคาของพนกงานขาย การน าเสนอยอดขายของพนกงานตอผบงคบบญชา ทสามารถน าเสนอผานสอคอมพวเตอร ไมวาจะเปนการน าเสนอผานอปกรณอยางเชนเครองฉายสไลด โปรเจคเตอร และนอกจากน Microsoft PowerPoint ยงเปนโปรแกรมทใชในการน าเสนองานทหลากหลายรปแบบ ตลอดจนการสรางเนอหาใหเหมาะสมกบงานทน าเสนอ โดยผสรางงานไมตองออกแบบหรอตกแตงลวดลายใหยงยาก เพยงแคสรางงานน าเสนอจากแมแบบกไดงานน าเสนอทสวยงามพรอมใช รวมทงการเลอกใชเครองมอ และค าสงตาง ๆ ของการสรางสไลด การท างานในมมมองตาง ๆ ของโปรแกรม พรอมลกเลนตาง ๆ ในการน าเสนอ เชน สามารถใสภาพ เสยง ตลอดจนภาพเคลอนไหวในสไลดไดอยางสะดวก มล าดบขนตอนทงาย รวดเรว และยงสามารถบนทกงานน าเสนอใหอยในรปแบบไฟล PowerPoint Show ทสามารถเปดใชงานในเครองคอมพวเตอรทไมมโปรแกรม Microsoft PowerPoint ไดทนท ท าใหโปรแกรมนไดรบความนยมเปนอยางมากในยคปจจบน

6.3.1 ประโยชนของ Microsoft PowerPoint 2016 หลกการท างานของ Microsoft PowerPoint คอการน าเสนอขอมลเปนแบบแผนสไลด ซง

ประกอบดวยขอความ รปภาพ ภาพเคลอนไหว และแผนภม เปนตน โดยลกษณะการน าเสนองานคอ การสงใหโปรแกรมแสดงสไลดแตละแผน ซงประโยชนของ Microsoft PowerPoint 2016 มดงตอไปน

1) น าเสนองานไดหลากหลายรปแบบอยางมออาชพ ทงขอความในลกษณะตาง ๆ ภาพนง ภาพเคลอนไหว แผนภม แผนผงองคกร ไดอะแกรม นอกจากนยงสามารถน าไฟลมลตมเดยตาง ๆ ทงไฟลเสยง และไฟลวดโอเขามาประกอบในการน าเสนอได

2) ไดผลลพธทดกวา เรวกวา ดวยอนเทอรเฟซส าหรบผใชทออกแบบขนมาใหม โดยสามารถสรางงานน าเสนอไดอยางรวดเรวมากยงขน เพราะมหนาตาโปรแกรมทเปลยนไฟจากเวอรชนกอนหนา มอนเทอรเฟซทนาใชงานมากยงขน

288 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

3) สรางไดอะแกรมดวย SmartArt สรางความสมพนธของการท างาน หรอไดอะแกรมล าดบชนทเปนมออาชพมากยงขน และสามารถแปลงรายการทมสญลกษณแสดงหวขอยอยใหเปนไดอะแกรม หรอปรบเปลยนไดอะแกรมทมอยได

4) สอสารกบผใชไดหลากหลายแพลตฟอรม หลายอปกรณ สามารถสอสารในวงกวางดวยงานน าเสนอใน PowerPoint โดยการแปลงแฟมเปนรปแบบ XML Paper Specification (XPS) และ Portable Document Format (PDF) ส าหรบการใชงานรวมกบผใชในแพลตฟอรมตาง ๆ

5) จดรปแบบงานน าเสนอใหมลกษณะเดยวกนดวยชดรปแบบ Microsoft PowerPoint ชวยใหสามารถเปลยนรปลกษณงานน าเสนอทงหมดดวยการคลกเมาสเพยงครงเดยว การเปลยนช ดรปแบบงานน าเสนอนไมใชเพยงการเปลยนสพนหลง แตเปนการเปลยนสของไดอะแกรม ตาราง แผนภม แบบอกษร และแมกระทงรปแบบของสญลกษณแสดงหวขอภายในงานน าเสนอ

6) ปรบเปลยนรปราง ขอความ กราฟก ไดตามความตองการ ดวยเครองมอ และลกษณะพเศษใหม สามารถท างานกบขอความ ตาราง แผนภม และองคประกอบของงานน าเสนออน ๆ ในลกษณะทหลากหลายกวาเดม

7) ลดขนาดของเอกสาร และปรบปรงการเรยกคนแฟมทเสยหายไดในขณะเดยวกน ดวยรปแบบแฟม Microsoft PowerPoint XML รปแบบใหมทไดรบการปรบปรงใหมประสทธภาพมากกวาเวอรชนกอนหนาน

6.3.2 แนะน า Microsoft PowerPoint 2016 Microsoft PowerPoint 2016 เปนโปรแกรมส าหรบสรางงานน าเสนอ โดยเปนหนงใน

โปรแกรมทปรบปรงรปแบบการใชงานพอสมควร และมาพรอมกบความสามารถใหม ๆ ทนาสนใจ โดยสงทมการพฒนาใหดขนกวาเดมอยางเหนไดชดคอ สนบสนนการท างานแบบออนไลน หรอการท างานรวมกนเปนทม ทท าไดอยางงายดาย และไมซบซอน

1) เทมเพลต (Template) และ ธม (Theme) เมอลงชอเขาใชงานดวยบญช Microsoft หลงจากเปดโปรแกรม PowerPoint 2016 แลว

จะชวยใหสามารถเลอกแมแบบ หรอเทมเพลต (Template) และชดรปแบบ หรอธม (Theme) ส าหรบการสรางงานน าเสนอไดมากขน โดยในแตละรปแบบจะมตวเลอกแตกตางกนไป บางธมม 4 ส ชวยใหการออกแบบมความหลากหลายมากขน ไมจ าเจ

289 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.16 เทมเพลต (Template) และ ธม (Theme)

2) บอกฉน (Tell Me) ท าสงตาง ๆ ไดอยางรวดเรวดวยฟงกชน บอกฉน (Tell Me) ผใชจะสงเกตเหนกลอง

ขอความบน Ribbon ใน PowerPoint 2016 ทระบวา “Tell me what you want to do…” ซงกคอต าแหนงทผใชสามารถใสค า หรอวลทเกยวของกบสงทตองการลงไป สามารถเขาถงค าสงการใชงานตาง ๆ ตามทระบไว หรอเกยวของดวยการด าเนนการอยางรวดเรว ทงยงสามารถเลอกเพอรบความชวยเหลอเกยวกบสงทผใชก าลงคนหา หรอท าการคนหาแบบสมารท (Smart Lookup) บนค าทผใชระบได ภาพท 6.17 บอกฉน (Tell Me)

3) วธใช และการสนบสนนภายในแอปรนใหม ผใชจะเหนตวเลอกทหลากหลาย เมอใสค าคนหา ชอค าสง หรอค าถาม ทกลองขอความ

“บอกฉน (Tell me)” บน Ribbon ถาเปนงานดวน PowerPoint สามารถใหผใชจดการงานไดจากบานหนาตาง บอกฉน (Tell me) โดยตรง ถาหากเปนค าถามทซบซอนมากขน PowerPoint จะแสดงวธทคดวาตรง

290 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

กบความตองการของผใชมากทสด ทดลองใชเพอดวาผใชสามารถคนหาสงทก าลงมองหาไดเรวเพยงใด และท าสงตาง ๆ ใหเสรจสนไดอยางงายดาย

4) ขอมลเชงลก (Smart Lookup) บานหนาตางขอมลเชงลก ไดรบการสนบสนนโดย Bing เสนอใหมากกวาแคค าอธบาย เมอ

ผใชเลอกค าหรอวลแลวใหคลกขวา เลอก Smart Lookup บานหนาตางขอมลเชงลกจะเปดขนพรอมกบแสดงค าอธบาย บทความจาก Wiki รวมถงการคนหาจากเวบทเกยวของทสด นอกจากนผใชยงสามารถเขาถงการคนหาแบบสมารท (Smart Lookup) ไดตลอดเวลา

5) การท างานรวมกนทไดรบการปรบปรง การท างานรวมกนใน PowerPoint 2016 ดกวาเวอรชนกอนหนา ผใชสามารถแชรงาน

น าเสนอใหกบบคคลอน และท างานรวมกนแบบเรยลไทมไดโดยการใช OneDrive หรอ SharePoint ในขณะทเปดงานน าเสนอทแชรไว ผใชจะสามารถเหนไดทนทวามใครก าลงทงานภายในเอกสาร และแกไขจากทไหน ผใชสามารถสนทนากบบคคลอนไดทนทโดยใช Skype ส าหรบธรกจ และสามารถดกจกรรมในเอกสารได

6) แชรไดงายขน เลอก Share บน Ribbon เพอแชรงานน าเสนอของผใชกบผ อนบน OneDrive หรอ

SharePoint ไดทนท ภาพท 6.18 การแชรไฟล

7) การสรางสมการทซบซอน (Ink Equation) การใสสมการทางคณตศาสตรทงายขน โดยคลกทแทบ แทรก (Insert) เลอกค าสง สมการ

(Equation) และค าสง Ink Equation ไดตลอดเวลาทผใชตองการใสสมการทางคณตศาสตรทซบซอนในงานน าเสนอ ถามอปกรณแบบสมผสสามารถใชระบบสมผสสไตลส (Stylus) หรอใชนวมอเขยนสมการทางคณตศาสตรดวยตนเอง และ PowerPoint จะแปลงเปนขอความใหอตโนมต (ถาผใชไมมอปกรณแบบสมผส สามารถใชเมาสเขยนไดเชนกน) สามารถลบ เลอก และแกไขสงทเขยนขณะทท างานอยบนหนาจอค าสง Ink Equation ไดทนท

291 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

8) แผนภมชนดใหม 6 ชนด การแสดงขอมลภาพเปนสงส าคญในการวเคราะหขอมลอยางมประสทธภาพ เชนเดยวกบ

การบอกเลาเรองราวทนาสนใจ ใน PowerPoint 2016 ไดเพมรปแบบแผนภมใหม 6 แบบ เพอชวยใหผใชสรางการแสดงขอมลเปนภาพทใชบอยทสดส าหรบขอมลการเงน หรอแผนผงล าดบขน หรอส าหรบแสดงคณสมบตทางสถตของขอมล แผนภมชนดใหมคอ Treemap, Sunburst, Histrogram (ประกอบดวย Histrogram และ Pareto), Box & Whisker และ Waterfall

9) การบนทกหนาจอ ผใชสามารถบนทกหนาจอลงในงานน าเสนอ PowerPoint ไดดวยการคลกไมกครง ซง

เหมาะสมทสดส าหรบการสาธต เพยงตงคาอะไรกตามทตองการบนทกบนหนาจอของผใช จากนนคลกแทบ แทรก (Insert) เลอกค าสง Screen Recording แลวเลอกสวนของหนาจอทตองการบนทก จบภาพทผใชตองการ และแทรกลงในงานน าเสนอของผใชไดโดยตรง

10) การแกปญหาการขดแยงทดกวา เมอผใชท างานรวมกบผอนบนงานน าเสนอ และมการขดแยงระหวางการเปลยนแปลงท

ผใชท ากบการเปลยนแปลงทผอนท า จะเหนการเปรยบเทยบสไลดทเกดการขดแยงแบบเคยงขางกน เพอใหผใชสามารถเลอกไดอยางงายดายวาตองการเกบการเปลยนแปลงไว

6.3.3 ฟงกชนใหมทนาสนใจใน Microsoft PowerPoint 2016 1) การเพมสไลดทมเคาโครง (Layouts)

โดยปกตการเพมสไลดใหมเขาไปภายในงานน าเสนอนน สไลดทถกเพมจะมเคาโครงแบบ Title and Content เปนคาเรมตน แตหากตองการเพมสไลดแลวก าหนดเคาโครงไปพรอมกน สามารถคลกค าสง New Slide แลวเลอกเคาโครงสไลดไดตามตองการ ภาพท 6.19 การเพมสไลดทมเคาโครง

292 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

2) การคนหาไฟลลาสด ไมวาเราจะท างานกบไฟลทเกบไวบนฐานขอมลในฮารดไดรฟภายในพซของเรา หรอ

ท างานผานบรการ Cloud ทหลากหลาย การคลกท ไฟล -> เปด จะน าเราไปยงงานน าเสนอทใชลาสด และไฟลทเราไดปกไวในรายการ ภาพท 6.20 การคนหาไฟลลาสด

3) การตงคาการก าหนดลกษณะของเรา การท างานน าเสนอโดยใช Microsoft PowerPoint บางงานอาจจะไดงานน าเสนอทไม

ตรงกบความตองการของเราสกเทาไร แตเราสามารถเปลยนแปลงและก าหนดตวเลอกเองไดตลอดเวลา โดยคลกค าสง ไฟล -> ตวเลอก จากนนใหตงคาการท างานใน Microsoft PowerPoint 2016 ตามทเราตองการ ภาพท 6.21 การตงคาการก าหนดลกษณะของเรา

293 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

4) เชอมโยงถงกนอยเสมอ หากเราตองการท างานในระหวางเดนทางโดยใชอปกรณตาง ๆ ใหคลกค าสง ไฟล -> บญช

ผใช เพอลงชอเขาใช และเขาถงไฟล ทใชลาสดของเราไดจากทกทบนอปกรณทกชนด ผานการรวมเขาดวยกน อยางราบรนระหวาง Office, OneDrive, OneDrive for Business และ SharePoint ภาพท 6.22 การเชอมโยงถงกนอยเสมอ

5) การเปลยนเคาโครงสไลด งานน าเสนอทดนนจะตองสามารถปรบเปลยนโครงสรางตาง ๆ ในงานน าเสนอใหตรงกบ

ประเดนส าคญทตองการจะสอ สามารถปรบเปลยนสงตาง ๆ ทงขอความและรปรางใหตรงกบสงทเราตองการน าเสนอโดยคลกทแทบ หนาแรก -> เคาโครง แลวเรยกดผานตวเลอกทมใหใช งานน าเสนอใหมจะน าตวเลอกปจจบนของเราไปปรบใช ซงเราสามารถแทนทดวยตวเลอกใหมไดอยางงายดาย ภาพท 6.23 การเปลยนเคาโครงสไลด

294 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6) การจดรปแบบรปรางอยางแมนย า การจดรปแบบรปภาพ รปราง และวตถดวยเครองมอการจดรปแบบทครอบคลมใน

Microsoft PowerPoint 2016 เรมดวยการเลอกบนสไลดปจจบนของเรา แลวคลกแทบหนาแรก -> ทมมขวาลางของกลม Ribbon รปวาด ใหคลกปมจดรปแบบรปราง เพอเปดแถบงาน ภาพท 6.24 การจดรปแบบรปรางอยางแมนย า

7) การเกบบนทกยอของสไลดไวใกลมอ พนฐานทส าคญของงานน าเสนอขอเทจจรงทดคอ ขอมลทจะสนบสนนประเดนของเรา

หลกเลยงการน าเสนอขอมลใหกบผฟงของเรามากเกนไป ดวยการใสรายละเอยดทงหมดทเรามอยลงในสไลดแตใหใสประเดนส าคญและรปภาพตาง ๆ ในบานหนาตางบนทกยอ เพอใหเราสามารถดไดอยางรวดเรว ทงในระหวางทเราฝกซอมหรอในชวงเวลาทเราน าเสนอ

295 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.25 การเกบบนทกยอของสไลดไวใกลมอ

8) การแชรงานของเรากบบคคลอน เมอเราตองการเชญบคคลอนใหดหรอแกไขงานน าเสนอของเราบน Cloud ใหคลกทปม

แชร ทมมบนขวาของหนาตางแอป ในบานหนาตางแชรทเปดอย เราสามารถรบลงกการแชร หรอสงค าเชญไป ยงบคคลทเราเลอกได ภาพท 6.26 การแชรงานของเรากบบคคลอน

9) การขอรบวธใช Microsoft PowerPoint 2016 ใหเราพมพค าส าคญหรอวลลงในกลอง “โปรดบอกเราวาคณตองการท าอะไร” บน

Ribbon เพอคนหาฟเจอรและค าสงของ Microsoft PowerPoint 2016 ทเราก าลงมองหา อานเนอหา วธใช แบบออนไลนของเรา หรอใชการคนหาแบบสมารทบนเวบ

296 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.27 การขอรบวธใช Microsoft PowerPoint 2016

6.3.4 การแทรกวตถและองคประกอบอน ในงานน าเสนอจะประกอบไปดวยแผนสไลดหลาย ๆ แผน และแตละแผนสไลดจะประกอบไป

ดวยสวนประกอบตาง ๆ เชน รปภาพ รปราง ตาราง แผนภม กราฟก SmartArt เสยง วดโอ ซงสวนประกอบเหลานทถกจดวางไวบนสไลดจะเรยกวา วตถ (Object) โดยถอเปนองคประกอบทชวยใหงานน าเสนอมความนาสนใจมากยงขน

1) การแทรกวตถจาก Ribbon การแทรกวตถจาก Ribbon สามารถท าไดโดยการเรยกใชค าสงจากแทบ แทรก (Insert)

ตามกลมของวตถ ซงประกอบดวยปมค าสงดงภาพท 6.28 ไดแก - กลมค าสง Tables ใชแทรกตาราง - กลมค าสง Images ใชแทรกรปภาพ ภาพหนาจอ หรออลบมภาพ - กลมค าสง Illustrations ใชแทรกรปราง กราฟก SmartArt หรอแผนภม - กลมค าสง Text ใชแทรกตวอกษร ขอความ - กลมค าสง Media ใชแทรกเสยง วดโอ

ภาพท 6.28 ปมเครองมอการแทรกวตถจาก Ribbon

297 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

2) การแทรกวตถจาก Placeholder การแทรกวตถจาก Placeholder เปนอกหนงวธทสะดวกกวาการเรยกใชงานผาน

Ribbon โดยผใชสามารถคลกไอคอนค าสงทปรากฏบนหนาสไลดไดโดยตรง ทงนผใชตองเลอก Layout ของสไลดทม Placeholder ส าหรบแทรกวตถดวยการแทรกวตถจาก Placeholder สามารถท าไดโดย คลกแทบ Home -> เลอกค าสง Layout -> เลอก Layout ดงภาพท 6.29 ภาพท 6.29 การแทรกวตถจาก Placeholder

3) การแทรกรปภาพ (Picture) การแทรกรปภาพทมอยในเครองคอมพวเตอร สามารถท าไดโดย คลกแทบ Insert ->

เลอกค าสง Pictures -> คลกเลอกรปภาพทตองการ -> คลกปม Insert ดงภาพท 6.30 ภาพท 6.30 การแทรกรปภาพ

298 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

4) การแทรกรปภาพออนไลน (Online Picture) การแทรกรปภาพออนไลน (Online Picture) เมอมการเชอมตออนเทอรเนต สามารถท า

ไดโดย คลกแทบ Insert -> เลอกค าสง Online Pictures -> คนหารปภาพจากเวบไซต Bing โดยพมพชอภาพทตองการคนหา เชน Vector แลวกดปม Enter -> คลกปม Show all results จะแสดงผลการคนหาภาพทงหมด (บางภาพอาจมลขสทธ ควรตรวจรายละเอยดกอนการน าไปใช) -> คลกเลอกรปภาพทตองการ (หากตองการเลอกหลายรปภาพ ใหกดปม Ctrl+Click) เมอเรยบรอยแลว คลกปม Insert ดงภาพท 6.31 ภาพท 6.31 การแทรกรปภาพออนไลน

5) การแทรกภาพตดปะ (ClipArt) การแทรกภาพตดปะ (ClipArt) ใชวธเดยวกบการแทรกภาพออนไลน สามารถท าไดโดย

คลกแทบ Insert -> เลอกค าสง Online Pictures -> พมพชอภาพตดปะทตองการคนหา หรอพมพ ClipArt แลวกดปม Enter -> คลกปม Show all results เพอแสดงผลการคนหาภาพทงหมด (บางภาพอาจมลขสทธ ควรตรวจรายละเอยดกอนการน าไปใช) ดงภาพท 6.32

299 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.32 การแทรกภาพตดปะ

6) การแทรกภาพจาก Screenshot หรอ Screen Clippings โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 สามารถแทรกภาพหนาจอคอมพวเตอร หรอ

หนาตางโปรแกรมทเปดคางอยลงบนสไลดไดทนท โดยทไมจ าเปนตองสลบการท างานไปทหนาตางใด ๆ การใชค าสงสามารถเลอกได 2 รปแบบคอ แทรกภาพหนาตางโปรแกรมใด ๆ ทเปดคางอย (Screenshot) หรอแทรกภาพโดยเลอกพนทบางสวนของหนาจอ (Screen Clippings)

- การแทรกภาพจาก Screenshot หรอแทรกภาพหนาจอโปรแกรมใด ๆ ทเปดคางอย สามารถท าไดโดย คลกแทบ Insert เลอกค าสง Screenshot ดงภาพท 6.33 ภาพท 6.33 การแทรกภาพจาก Screenshot

300 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- การแทรกภาพจาก Screen Clipping หรอแทรกภาพโดยการเลอกพนทบางสวนของหนาจอ สามารถท าไดโดย คลกแทบ Insert เลอกค าสง Screenshot -> เลอกค าสง Screen Clipping -> ลากเมาสเลอกพนทหนาจอทตองการ ดงภาพท 6.34 ภาพท 6.34 การแทรกภาพจาก Screen Clipping

6.3.5 การจดการดานมลตมเดย การท างานในดานมลตมเดยภายในโปรแกรม Microsoft PowerPoint คอการแทรกไฟล

ประเภท ไฟลเสยง วดโอ และกราฟกตาง ๆ ซงจะชวยเพมใหงานน าเสนอดนาสนใจมากยงขน 1) การแทรกไฟลวดโอ

เนอหาในงานน าเสนอนอกจากจะมขอความ และรปภาพแลว หากน าไฟลวดโอชนดตาง ๆ เชน ไฟลชนด .avi หรอ .mpeg เขามาประกอบในการน าเสนอ จะท าใหงานน าเสนอนนนาสนใจมากยงขน

การแทรกไฟลวดโอในงานน าเสนอใน Microsoft PowerPoint 2016 ไดพฒนาเครองมอในการแทรกวดโอทจะท าใหวดโอดงกลาวฝงลงไปในงานน าเสนอ และสามารถน าไปแสดงในเครองอน ๆ ไดทนท สามารถท าไดโดย คลกแทบ Insert -> เลอกค าสง Video -> เลอกค าสง Online Video หรอ Video on My PC จะปรากฏหนาตางค าสง Insert Video โดยสามารถก าหนดรปแบบการแทรกวดโอไดจาก YouTube หรอการแทรกโดยการ Embed Code วดโอจากเวบไซต ดงภาพท 6.35

301 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.35 การแทรกไฟลวดโอ

2) การปรบแตงวดโอ จากเวอรชนเดม ๆ ของ Microsoft PowerPoint มความพเศษตรงทมการแทรกวดโอ

ขนมาเลนผานโปรแกรมไดงาย แตในปจจบนความสามารถของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 ไดพฒนาถงเครองมอในการปรบแตงวดโอไดอยางรวดเรว เชน การควบคมการแสดงผลของวดโอ ตดคลปวดโอ ก าหนดจดเรมตนและจดสนสดของการเลนวดโอไดงายไมตองใชโปรแกรมอนในการตดหรอปรบแตง

การตดและปรบแตงวดโอท าไดโดยคลกทวดโอทตองการ จะปรากฏแทบค าสงอตโนมตขนมา 2 แทบคอ แทบ Format และแทบ Playback

- การปรบแตงวดโอดวยเครองมอตาง ๆ ในแทบ Format ภายใต Video Tools มรายละเอยดดงน

กลมเครองมอ Video Styles ใชในการปรบแตงสสน ลกษณะพเศษ สกรอบของวดโอใหมรปแบบตาง ๆ ซงมรายละเอยดดงตารางท 6.1

302 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ตารางท 6.1 กลมเครองมอ Video Styles

ค าสง หนาทการท างาน Video Styles ก าหนดรปแบบใหกบวดโอ Video Shape ก าหนดรปรางหนาจอใหกบวดโอ Video Border ก าหนดรปแบบเสนขอบใหกบวดโอ Video Effects ก าหนดรปแบบเอฟเฟกตใหกบวดโอ

- การปรบแตงวดโอดวยเครองมอตาง ๆ ในแทบ Playback ภายใต Video Tools ม

รายละเอยดดงตอไปน กลมเครองมอ Bookmarks ใชส าหรบการคนต าแหนงในการแสดงผลของวดโอ ม

รายละเอยดแสดงดงตารางท 6.2 ตารางท 6.2 กลมเครองมอ Bookmarks

ค าสง หนาทการท างาน Add Bookmark การคนเวลาในการแสดงวดโอ Remove Bookmark การลบต าแหนงทคนเวลาในการแสดงวดโอ

กลมเครองมอ Editing ใชในการตดวดโอ และใสเอฟเฟกตขณะน าเขาหรอออกจาก

วดโอ มรายละเอยดแสดงดงตารางท 6.3 ตารางท 6.3 กลมเครองมอ Bookmarks Editing

ค าสง หนาทการท างาน Trim Video การตดชวงเวลาในการแสดงวดโอ Fade In การก าหนดชวงเวลาในการแสดงเอฟเฟกตขณะน าเขาวดโอ Fade Out การก าหนดชวงเวลาในการแสดงเอฟเฟกตขณะออกจากวดโอ

303 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

3) การแทรก และปรบแตงไฟลเสยง การแทรกเสยงเพอประกอบบนงานน าเสนอ เชน ไฟลทมนามสกลเปน .mid, .mp3 หรอ

.wav เพอใหงานน าเสนอนาตนเตนเราใจขณะทก าลงชมการน าเสนอ หรอเพมความนาในใจใหกบสไลดในงานน าเสนอ สามารถท าไดโดย คลกแทบ Insert -> เลอกค าสง Audio -> เลอกค าสง Audio on My PC หรอ Record Audio ดงภาพท 6.36 ภาพท 6.36 การแทรกไฟลเสยง

การปรบแตงเสยงหลงจากทไดท าการแทรกเสยงลงบนสไลดแลวตองการปรบแตงรปรางของสญลกษณล าโพง หรอตดเสยง ท าไดโดยคลกทรปสญลกษณล าโพง เพอท าการปรบแตง ซงการปรบแตงเสยงดวยเครองมอตาง ๆ ในแทบ Format ภายใต Audio Tools มรายละเอยดดงน

- กลมเครองมอ Adjust ใชในการปรบแตงเกยวกบรปแบบ สสนของสญลกษณล าโพง เพอเพมความนาสนใจ ซงมรายละเอยดดงตารางท 6.4 ตารางท 6.4 กลมเครองมอ Adjust

ค าสง หนาทการท างาน Remove Background เอาพนหลงของรปภาพออก Corrections ปรบแตงความสวาง และความคมชดของรปภาพ Colors ปรบแตงสสนของรปภาพ Artistic Effects ใสเอฟเฟกตใหกบรปภาพ Compress Pictures บบอดขนาดของรปภาพ Change Picture เปลยนรปภาพ Reset Picture ก าหนดใหรปภาพคนสสภาพเดม

- กลมเครองมอ Picture Styles ใชในการปรบแตงลกษณะของรปรางสญลกษณรป

ล าโพง ซงมรายละเอยดดงตารางท 6.5

304 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ตารางท 6.5 กลมเครองมอ Picture Styles

ค าสง หนาทการท างาน Picture Styles ก าหนดรปแบบลกษณะของรปภาพ Picture Border ก าหนดรปแบบลกษณะของเสนขอบรปภาพ Picture Effects ก าหนดรปแบบลกษณะพเศษของรปภาพ

- กลมเครองมอ Bookmarks ใชในการคนต าแหนงในการแสดงผลของเสยง ซงม

รายละเอยดดงตารางท 6.6 ตารางท 6.6 กลมเครองมอ Bookmarks

ค าสง หนาทการท างาน Add Bookmark การคนเวลาในการแสดงเสยง Remove Bookmark การลบต าแหนงทคนเวลาในการแสดงเสยง

- กลมเครองมอ Editing ใชในการตดเสยง และปรบความเบา-ดงของเสยงขณะน าเขา

และออกจากคลปเสยง ซงมรายละเอยดดงตารางท 6.7 ตารางท 6.7 กลมเครองมอ Editing

ค าสง หนาทการท างาน Trim Audio การตดชวงเวลาในการแสดงเสยง Fade In การก าหนดชวงเวลาในการปรบระดบความดงขณะน าเขาเสยง Fade Out การก าหนดชวงเวลาในการปรบระดบความดงขณะออกจากเสยง

- กลมเครองมอ Audio Options ใช ในการก าหนดคาเ พมเตมใหกบเสยง ซ งม

รายละเอยดดงตารางท 6.8

305 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ตารางท 6.8 กลมเครองมอ Audio Options

ค าสง หนาทการท างาน Volume การปรบระดบเสยง Start ก าหนดรปแบบการเลนเสยงขณะน าเสนอ Play Across Slides การเลนเสยงขามสไลด Loop until Stopped เลนวนซ าไปเรอย ๆ จนกวาจะสงหยด Hide During Show ซอนสญลกษณรปล าโพงขณะน าเสนอ Rewind after Playing ก าหนดใหวนกลบมาเตรยมเพอจะน าเสนอใหม

6.3.6 การจดรปแบบสไลด

การสรางงานน าเสนอใหดสวยงามนาสนใจอยางมออาชพนน เราตองออกแบบ ตกแตงองคประกอบตาง ๆ ของสไลด ไมวาจะเปนสพนของสไลด ชดรปแบบขอความ การจดรปแบบ การจดวางใหเหมาะสม หรอตกแตงพนหลงของสไลด เชน การใสสพน ใสพนผว หรอน ารปภาพมาท าเปนพนหลง ก าหนดขนาดของสไลดดวยตนเองกจะท าใหสไลดมความสวยงาม โดดเดน และนาสนใจ

1) การเรยกใช Themes การเลอก Theme เพอน ามาใชงานกบสไลด สามารถท าไดโดย คลกแทบ Design ->

เลอกรปแบบ Theme ทตองการ -> ปรบแตง Theme เพมเตม ดงภาพท 6.37 ภาพท 6.37 การเรยกใช Themes

306 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

การก าหนดคาเพมเตมเมอท าการเรยกใช Theme กบสไลด สามารถท าไดโดย คลกขวาทชดรปแบบ (Theme) ทตองการ แลวเลอกค าสงทตองการ ดงภาพท 6.38

- Apply to All Slides น าไปใชกบ Slide ทงหมด - Apply to Selected Slides น าไปใชกบ Slide ทเลอก - Set as Default Theme ตงเปนชดรปแบบเรมตน - Add Gallery to Quick Access Toolbar เพมแกลลอรลงในแถบเครองมอดวน

ภาพท 6.38 การก าหนดคาเพมเตม

2) การปรบแตง Theme การปรบแตง Theme เพมเตมดวยค าสง Variants คอ คณสมบตในการปรบแตง Theme

ซงไดแก การปรบคาโทนส (Colors) การปรบแบบอกษร (Fonts) การปรบลกษณะพเศษ (Effects) และการปรบสไตลพนหลง (Background Styles)

- การเปลยนสของชดรปแบบ (Theme Colors) สของชดรปแบบ (Theme Colors) คอ ชดโครงรางสขององคประกอบตาง ๆ ซงเปน

คาสทไดจาก Theme ทไดเรยกใชไวกบชด Theme โดยสามารถเปลยนแปลงชดสของ Theme จากการเลอก Theme Colors โดย คลกแทบ Design -> ทกลมค าสง Variants คลกปม More -> เลอกค าสง Colors -> เลอกชดสทตองการ ดงภาพท 6.39

307 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.39 การเปลยนสของชดรปแบบ

- การสรางชดสใหม ในกรณทตองการสรางชดสใหม สามารถคลกทค าสง Customize Colors และ

ปรบแตงสไดตามตองการ ดงภาพท 6.40

308 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.40 การสรางชดสใหม

- การเปลยนแบบอกษรของชดรปแบบ (Theme Fonts) ในกรณทตองการเปลยนแปลงชดของตวอกษร สามารถเลอกไดจาก Theme Fonts

โดย เลอกค าสง Fonts -> เลอกรปแบบตวอกษรทตองการ ดงภาพท 6.41 ภาพท 6.41 การเปลยนแบบอกษรของชดรปแบบ

309 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- การเปลยนลกษณะพเศษของชดรปแบบ (Theme Effects) การเปลยนลกษณะพเศษ (Effects) ของรปวาด เสน กราฟ ตาราง ไดอะแกรม ใหม

ลกษณะพเศษเปนไปตามรปแบบทเลอกในกรณทตองการเปลยนรปแบบลกษณะพเศษสามารถเลอกไดจาก Theme Effects โดย เลอกค าสง Effects -> เลอกรปแบบลกษณะพเศษทตองการ ดงภาพท 6.42 ภาพท 6.42 การเปลยนลกษณะพเศษของชดรปแบบ

6.3.7 การจดการกบแอนเมชน อกหนงความสามารถทท าให Microsoft PowerPoint ทก ๆ เวอรชนมความโดดเดนนนกคอ

ความสามารถในการสรางแอนเมชน (Animation) หรอท าใหภาพ ขอความ รปราง และองคประกอบอน ๆ บนสไลดสามารถเคลอนไหวไดตามความตองการ ซงค าสง Animation ถอวาเปนหวใจของโปรแกรม ปจจบนการสราง Animation มรปแบบการแสดงผลใหเลอกเพมขนมากมาย โดยเฉพาะถาตองการก าหนดใหวตถมทศทางการเคลอนไหวแบบก าหนดเอง ตวโปรแกรมกมเครองมอของการก าหนดเสนทางการเคลอนไหวของวตถทชอวา Motion Paths หรอตวเลอกอนอกมากมายทชวยสรางงานน าเสนอไดอยางมออาชพ รวมไปถงการแทรก และปรบแตงแอนเมชนใหกบไฟลวดโอ

1) การก าหนดเวลาการเคลอนไหวของวตถดวยกลมเครองมอ Timing เมอก าหนดลกษณะการเคลอนไหวใหกบวตถตาง ๆ แลว หากตองการก าหนดรปแบบการ

น าเสนอ และตงเวลาในการแสดงวตถแตละชน สามารถก าหนดรายละเอยดเพมเตมไดจากเครองมอตาง ๆ ดงตารางท 6.9

310 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ตารางท 6.9 กลมเครองมอ Timing

ค าสง หนาทการท างาน Start ก าหนดวธเรมแสดงการเคลอนไหวของวตถ Duration ก าหนดระยะเวลาในการแสดงการเคลอนไหวของวตถ Delay ก าหนดการหนวงเวลาในการแสดงการเคลอนไหวของวตถ Reorder Animation

- Move Earlier - Move Later

ก าหนดล าดบการแสดงการเคลอนไหวของวตถ - การเลอนขน - การเลอนลง

2) การก าหนดระยะเวลาแสดงการเคลอนไหวของเอฟเฟกต

เอฟเฟกตทก าหนดใหกบวตถ จะมระยะเวลาในการแสดงผลแตกตางกน หากตองการก าหนดระยะเวลาใหกบเอฟเฟกตใหมซงอาจจะท าใหแสดงผลเรวขน หรอแสดงผลนานกวาเดม สามารถท าไดโดย คลกทค าสง Duration -> ก าหนดระยะเวลาการแสดงผล -> คลกทรายการทตองการเปลยนระยะเวลาการแสดงผล

3) ก าหนดการหนวงเวลาในการแสดงผลของวตถ เอฟเฟกตทก าหนดใหกบวตถจะท าการแสดงผลเมอมการคลกเมาส หรอตงเวลาไว หากม

วตถหลายชน เอฟเฟกตกจะเลนตามล าดบ โดยปกตวตถจะท าการแสดงผลตอเนองกนทนทหลงจากทวตถตวกอนหนาเลนจบ หากตองการก าหนดการหนวงเวลาในการแสดงผลของวตถเพอใหมการทงชวงจงหวะการรอคอยสามารถท าไดโดย คลกทค าสง Delay -> ก าหนดการหนวงเวลา -> คลกทรายการทตองการหนวงเวลา

4) การจดเรยง/สลบล าดบของการแสดงการเคลอนไหว ในการสรางงานน าเสนอ สไลดหนงแผนจะประกอบดวยวตถหลาย ๆ ชนซงสามารถ

ก าหนดไดวาตองการใหแสดงวตถใดกอน-หลง เพอใหสอดคลองกบค าบรรยาย เชน ใหแสดงขอความทเปนหวขอกอนแลวจงแสดงภาพทสวนเนอหาเพอความแมนย าไมใหเกดการผดพลาดขณะน าเสนอ แตหากมการใสล าดบในการน าเสนอผด สามารถสลบล าดบของวตถใหมไดโดย คลกค าสง Animation Pane เพอเปดบานหนาตางการท างานกบเอฟเฟกต -> เปลยนล าดบตามตองการ -> คลกทรายการทตองการเปลยนล าดบ

สวนการจดเรยง/สลบล าดบของการแสดงการเคลอนไหว สามารถท าไดหลายวธไดแก - วธท 1 คลกค าสง Move Earlier เมอตองการเลอนขน หรอคลกค าสง Move Later

เมอตองการเลอนลง - วธท 2 คลกปม เมอตองการเลอนขน หรอคลกปม เมอตองการเลอนลง - วธท 3 ลากเมาสคาง เพอยายไปวางยงต าแหนงทตองการ

311 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6.4 การปฏบตการงานค านวณดวย Microsoft Excel 2016

โปรแกรม Microsoft Excel 2016 เปนโปรแกรมหนงซงอยในชด Microsoft Office 2016 เหมาะส าหรบการท างานในดานการค านวณเกยวกบตวเลข และการท างานดานการบญชตาง ๆ การท างานของโปรแกรมทแสดงผลลพธไดอยางรวดเรว มการออกแบบในสวนของอนเทอรเฟซใหม อกทงยงสามารถจดจ าการตงคาของผใช และเตมขอมลทสมบรณอตโนมต

นอกจากนยงมความสามารถเรองของการวเคราะหขอมล ในลกษณะรปแบบของแผนภม (Chart) ตารางสรป (Pivot Table) และยงสามารถน าขอมลออกไปท าการสรปผลรายงานตาง ๆ (Power BI) อกดวย

6.4.1 มอะไรใหมใน Excel 2016 ส าหรบ Windows 1) แอป Excel ส าหรบอปกรณเคลอนท ด แกไข หรอสรางสเปรดชตไดจากทกท เรมตนและ

เรยกใชงานไดอยางรวดเรวดวยการน าทางและสตรตาง ๆ ทคนเคย ในขณะทสามารถรกษาการจดรปแบบขามอปกรณได ดวยแอป Excel ส าหรบอปกรณเคลอนท ท าให Office เคลอนทไปกบผใชขอมลเชงลกทงหมดพรอมอยในขอมล

2) จดเตรยมขอมลจดการขอมลตวเลขหรอขอความในสเปรดชตหรอเวรกบก การดขอมลดงกลาวในบรบทจะชวยใหสามารถตดสนใจไดรอบคอบมากขน

3) จดรปแบบใหมและจดเรยงขอมลใหมเมอดทการก าหนดคาทแตกตางกน Excel จะเรยนรและจดจ ารปแบบ และเตมขอมลทสมบรณใหโดยอตโนมต โดยไมจ าเปนตองใชสตรหรอแมโคร ฟเจอร การคนหา “บอกฉน” จะแนะน าฟเจอรค าสงทจ าเปนเพอใหไดผลลพธตามทตองการ

4) ท าการวเคราะห Excel จะท าการวเคราะหทซบซอนใหแกผใชงาน และจะสรปขอมลดวยการแสดงตวอยางตวเลอก Pivot Table เพอใหสามารถเปรยบเทยบและเลอกตวเลอกทบอกเลาเรองไดดทสด

5) มองเหนภาพรวมขอมล ไดดยงขนแสดงขอมลในแผนภมและกราฟ Excel สามารถแนะน าแผนภมและกราฟทจะแสดงรปแบบขอมลไดดทสด แสดงตวอยางของตวเลอกแผนภมและกราฟในแบบรวดเรว แลวเลอกตวเลอกทแสดงขอมลเชงลกไดชดเจนทสด

6) คนหาแนวเรองทดทสด คนหาและเปรยบเทยบวธตาง ๆ ในการแสดงขอมลและจดประสงคออกมาเปนภาพ เมอพบตวเลอกทแสดงขอมลไดดทสดแลว สามารถน าการจดรปแบบ เสนแบบประกายไฟ แผนภม และตารางมาใชไดดวยการคลกเพยงครงเดยว ชดแผนภมและกราฟแบบใหมใน Excel 2016 จะชวยใหผใชน าเสนอขอมลในรปแบบใหมทนาสนใจ

7) เนนแนวโนมและรปแบบท าใหการแสดงแนวโนมและรปแบบในขอมลเปนเรองงายโดยใชแถบ สสน และไอคอนตาง ๆ เพอเนนคาทส าคญใหเหนไดอยางชดเจน ฟเจอรการพยากรณในคลกเดยวใน Excel 2016 จะสรางการพยากรณแนวโนมอนาคตของชดขอมลไดดวยการคลกเพยงครงเดยว

312 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

8) เพมอกมมมองใหม แชรเวรกบกในคลาวดดวย OneDrive หรอ SharePoint เพอใหทกคนสามารถด แกไข และท างานรวมกนบนเวรกบกเวอรชนลาสด ค าแนะน าเครองมอท ผใชตองมการเชอมตออนเทอรเนตและตองลงชอเขาใชดวยบญช Microsoft หรอ Office 365 เพอใช OneDrive หรอ SharePoint หรอเพยงสงอเมลหรอขอความโตตอบเปนสงทแนบมา

9) ท างานรวมกนแบบเรยลไทม เมอผใชบนทกสเปรดชตไปยง OneDrive, OneDrive for Business หรอ SharePoint ผใชและทมจะสามารถท างานรวมกนแบบเรยลไทมดวย Excel Online ได เมอผใชและทมท าการแกไขเปลยนแปลงกบเอกสาร ประวตเวอรชนทไดรบการปรบปรงใน Excel 2016 จะชวยใหผใชสามารถดหรอยอนกลบไปยงฉบบรางกอนๆ ไดดวย

6.4.2 การแทรกรปภาพลงใน Worksheet สามารถแทรก (หรอคดลอก) รปภาพลงในเอกสาร Office จากคอมพวเตอรของผใชหรอจาก

แหลงออนไลน ใน Office 2016 และ Office 2013 ผใชยงสามารถแทรกรปภาพจากเวบเพจและจาก Bing.com หรอ OneDrive

1) การแทรกรปภาพจากคอมพวเตอรของผใช - คลกทต าแหนงในเอกสารหรอขอความอเมลของผใชทผใชตองการแทรกรปภาพ - ในแทบ แทรก ใหคลก รปภาพ

ภาพท 6.43 การแทรกรปภาพจากคอมพวเตอรของผใช

2) การแทรกรปภาพจากแหลงขอมลอน ๆ - ถาผใชยงไมเจอรปภาพทถกใจบนคอมพวเตอรของผใช ใหลองแทรกรปภาพจาก

แหลงขอมลออนไลน เชน Bing - โปรดสงเกตวาภาพตดปะของ Office.com ทพรอมใชงานในเวอรชนกอนหนาของ

Officeจะถกแทนทดวยรปภาพ Bing ท าตามขนตอนเพอคนหาภาพตดปะบนเวบจาก Bing - คลกทต าแหนงในเอกสารหรอขอความอเมลของผใชทผใชตองการแทรกรปภาพ - ในแทบ แทรก ใหคลก รปภาพออนไลน

313 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.44 การแทรกรปภาพจากแหลงขอมลอน ๆ (1)

- ในกลองคนหา ใหพมพค าหรอวลทอธบายรปภาพทผใชตองการ แลวกด Enter ใสค าวา ภาพตดปะ ในประโยคคนหาของผใช ถาผใชก าลงคนหารปประกอบเชนนนโดยเฉพาะ

- ในรายการผลลพธ ใหเลอกรปภาพทผใชตองการ แลวคลก แทรก ภาพท 6.45 การแทรกรปภาพจากแหลงขอมลอน ๆ (2)

6.4.3 การน าการตรวจสอบความถกตองของขอมลไปใชกบเซลล การตรวจสอบความถกตองของขอมลเพอจ ากดชนดของขอมลหรอคาทผใชใสลงในเซลล

วธการตรวจสอบขอมลโดยทวไปวธหนงคอ สรางรายการดรอปดาวน เพมการตรวจสอบความถกตองของขอมลลงในเซลลหรอชวง 1) เลอกเซลลอยางนอยหนงเซลลเพอตรวจสอบความถกตอง 2) บนแทบ ขอมล ในกลม เครองมอขอมล ใหคลก การตรวจสอบความถกตองของขอมล

ภาพท 6.46 การตรวจสอบความถกตองของขอมลลงในเซลลหรอชวง

3) ในแทบ การตงคา ในกลอง อนญาต ใหเลอก รายการ

314 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.47 การตรวจสอบความถกตองของขอมลลงในเซลลหรอชวง

4) ในกลอง แหลงขอมล ใหพมพรายการคาตาง ๆ ของผใช โดยคนดวยเครองหมายจลภาค ตวอยางเชน

- เมอตองการก าหนดค าตอบเปนแบบสองตวเลอก (เชน “ผใชมบตรหรอไม”) ใหพมพใช หรอ ไมใช

- หากตองการก าหนดชอเสยงผใชภาพของผขายเปน 3 ระดบ ใหพมพต า ปานกลาง สง - แนวทางปฏบตทดทสด ผใชยงสามารถสรางรายการโดยอางองไปยงชวงเซลลอนๆ ใน

เวรกบกได วธทมประสทธภาพทสดคอสรางรายการของผใช แลวจดรปแบบเปนตาราง Excel (จากแทบหนาแรก เลอกสไตล -> จดรปแบบเปนตาราง -> เลอกสไตลตารางทเหมาะสมกบผใชทสด) จากนน เลอกชวงเนอหาขอมลของตาราง ซงเปนสวนของตารางทมเพยงรายการของผใช ไมใชสวนหวของตาราง (ในกรณนคอ แผนก) แลวตงชอทมความหมายลงในกลองชอดานบนคอลมน A ภาพท 6.48 การก าหนดค าตอบเปนแบบสองตวเลอก

315 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- ตอนนผใชสามารถเพมชอทเพงก าหนดโดยน าหนาดวยเครองหมายเทากบ (=) แทนทการพมพคารายการในกลองแหลงขอมลของการตรวจสอบความถกตองของขอมล ภาพท 6.49 การก าหนดค าตอบเปนแบบสองตวเลอก

- ขอดทสดของการใชตารางคอเมอผใชเพมหรอน ารายการออกจากรายการ รายการตรวจสอบความถกตองของขอมล จะอปเดตโดยอตโนมต

5) ตรวจสอบใหแนใจวาไดเลอกกลองกาเครองหมายดรอปดาวนภายในเซลล แลว ไมเชนนน ผใชจะไมเหนลกศรดรอปดาวนถดจากเซลล ภาพท 6.50 กลองกาเครองหมายดรอปดาวน

316 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6) เมอตองการระบวธทผใชตองการจดการกบคาวาง (ชองวาง) ใหเลอกหรอลางกลองกาเครองหมาย ละเวนชองวาง

7) ทดสอบการตรวจสอบความถกตองของขอมลเพอใหแนใจวาการตรวจสอบท างานอยางถกตอง ใหลองใสขอมลทงทถกตองและไมถกตองลงในเซลลเพอตรวจสอบใหแนใจวาการตงคาของผใชก าลงท างานตามทตองการ และขอความปรากฏตอนทตองการ ภาพท 6.51 ตวอยางของสตรในการตรวจสอบความถกตองของขอมล (1) ภาพท 6.52 ตวอยางของสตรในการตรวจสอบความถกตองของขอมล (2)

317 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.53 ตวอยางของสตรในการตรวจสอบความถกตองของขอมล (3) ภาพท 6.54 ตวอยางของสตรในการตรวจสอบความถกตองของขอมล (4)

318 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.55 ตวอยางของสตรในการตรวจสอบความถกตองของขอมล (5)

6.4.4 ถาการตรวจสอบความถกตองของขอมลไมท างาน ตรวจสอบใหแนใจวา 1) ผใชจะคดลอก หรอเตมขอมลอยหรอไม- ตรวจสอบขอมลถกออกแบบมาเพอแสดง

ขอความ และปองกนไมใหมรายการทไมถกตองเมอผใชพมพขอมลในเซลลไดโดยตรงเทานน เมอขอมลถกคดลอก หรอเตม ขอความทไมปรากฏขน เมอตองการปองกนไมใหผใชออกจากการคดลอก และเตมขอมล โดยการลาก แลวปลอยเซลล ไปทไฟล -> ตวเลอก -> ขนสง -> ตวเลอกการแกไข -> ลางจดจบเตมเปดใชงาน และลากแลวปลอยเซลล กลองกาเครองหมาย ปองกนแผนงานนน

2) การค านวณใหมดวยตนเองถกปดใชงาน- ถาการค านวณใหมถกเปดใชงาน เซลลกสามารถปองกนไมใหขอมลจากการค านวณอยางถกตอง เมอตองการปดใชงานการค านวณใหม ไปทแทบสตร -> กลมการค านวณ -> ตวเลอกการค านวณ -> คลกอตโนมต

3) สตรมขอผดพลาดวาง- ตรวจสอบใหแนใจวา สตรในเซลลตรวจไมท าใหเกดขอผดพลาด เชน#REF !หรอ#DIV/0 ! Excel ละเวนการตรวจสอบขอมลจนกวาผใชแกไขขอผดพลาด เซลลทอางองในสตรนนถกตอง- ถาเปลยนการอางองเซลลเพอใหผลลพธไมถกตองค านวณสตรในเซลลตรวจ ขอความตรวจสอบส าหรบเซลลจะไมปรากฏขน

4) ตารางแบบ Excel อาจถกลงกไปยงไซต SharePoint - ผใชไมสามารถเพมการตรวจสอบขอมลลงในตาราง Excel ทลงกไปยงไซต SharePoint ได เมอตองการเพมการตรวจสอบขอมล ผใชตองยกเลกการเชอมโยงตาราง Excel หรอแปลงตาราง Excel ไปเปนชวง

5) ผใชอาจก าลงใสขอมล- ค าสงการตรวจสอบขอมลทจะไมพรอมใชงานในขณะทผใชก าลงใสขอมลในเซลล เมอตองการใสขอมล เสรจสนแลวกด Enter หรอ ESC เพอออกจากโปรแกรม

319 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6) เวรกชตอาจไดรบการปองกน หรอแชร- ผใชไมสามารถเปลยนการตงคาการตรวจสอบขอมลถามแชรเวรกบกของผใช หรอไดรบการปองกนได ผใชจ าเปนตองยกเลกแชร หรอยกเลกปองกนสมดงานของผใชกอน

6.4.5 การพมพแผนงานหรอสมดงาน ผใชสามารถพมพแผนงานและสมดงานทงหมดหรอบางสวน โดยพมพครงละหนงแผนหรอ

หนงเลม หรอพมพหลายแผนหรอหลายเลมในครงเดยวกได และถาขอมลท ผใชตองการพมพอยในตาราง Microsoft Excel ผใชสามารถพมพเฉพาะตาราง Excel ได

นอกจากน ผใชยงสามารถพมพสมดงานลงในแฟมแทนทจะพมพลงในเครองพมพ ซงมประโยชนมากเมอผใชตองการพมพสมดงานลงในเครองพมพตางชนดจากเครองทผใชเคยใชพมพสมดงาน

กอนทคณจะพมพสงใดกตามใน Excel ขอใหจ าไววามตวเลอกตาง ๆ ทพรอมใชงานส าหรบประสบการณการพมพทเหมาะสม

1) พมพเวรกชตเดยวหรอหลายเวรกชต - เลอกเวรกชตทเราตองการพมพ - คลก ไฟล จากนน คลก พมพ ใหกด Ctrl+P - คลกทปม พมพ หรอปรบ การตงคา กอนทจะคลกปม พมพ

2) พมพเวรกบกเดยวหรอหลายเวรกบก - ไฟลเวรกบกทงหมดทเราตองการพมพตองอยในโฟลเดอรเดยวกน - คลก ไฟล แลวคลก เปด - กด Ctrl คางไว แลวคลกชอของแตละเวรกบกทเราตองการพมพ จากนน คลก พมพ

3) พมพเวรกชตทงหมดหรอบางสวน - คลกแผนงาน แลวเลอกชวงของขอมลทเราตองการพมพ - คลก ไฟล แลวคลก พมพ - ดานลาง การตงคา ใหคลกลกศรทอยถดจาก พมพแผนงานทใชงานอย แลวเลอก

ตวเลอกทเหมาะสม - คลก พมพ

320 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.56 การพมพแผนงานหรอสมดงาน

4) พมพตาราง Excel - คลกเซลลภายในตารางเพอเปดใชงานตาราง - คลก ไฟล แลวคลก พมพ - ดานลาง การตงคา ใหคลกลกศรทอยถดจาก พมพแผนงานทใชงานอย และเลอก พมพ

ตารางทเลอก - คลก พมพ

ภาพท 6.57 การพมพตาราง Excel

321 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

5) พมพเวรกบกลงในไฟล - คลก ไฟล แลวคลก พมพ หรอกด Ctrl+P - ดานลาง เครองพมพ ใหเลอก พมพเปนไฟล - คลก พมพ

ภาพท 6.58 การพมพเวรกบกลงในไฟล

6.4.6 Microsoft Excel Macro Macro หรอ มาโคร หรอ มาโคร เปนกลมค าสงทใชท างานอตโนมตใน โปรแกรม Microsoft

Excel เชน Macro เพอท าการ Copy ขอมลยอดขายทไดมาแตละเดอน เขาไปยง Workbook ของขอมลยอดขายทงหมด เปนตน โดย Microsoft ออกแบบมาใหสราง Macro ไดงาย ๆ โดยการบนทก (Record Macro) โดยจะบนทกการกระท าทเราท าการ Record เอาไว เพอสามารถเรยกใชไดในภายหลง โดยจะเกบเปนโปรแกรมดวยภาษา Visual Basic หรอทเรยกวา Visual Basic for Application (VBA)

1) ประโยชนของ Macro ในกระบวนในการท างานทตองท าเรองเดมซ า ๆ ซงจะเปนเรองทไมนาสนกเลยทจะตอง

ท างานเดม ๆ ตลอดเวลา เชน จะตองท าการ ประมวลผลยอดขาย รายเดอน จากขอมลดบ จ านวนมหาศาล โดยจะตองมทงการใสสตร จดรปแบบตาราง สราง Pivot Table, Pivot Chart เพอน าเสนอผบรหาร เปนตน บางครงเราสามารถลดเวลาดงกลาว จากการท างานหลาย ๆ ชวโมง มาเหลอเพยง 1 คลก เลยทเดยว ซงสามารถสรปประโยชนของมาโครไดดงน

- ลดระยะเวลาในการท างานซ า ๆ ลง

322 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- เพมประสทธภาพในการท างาน - ชวยใหผทไมมความรเกยวกบ Excel มาก ท ากระบวนการทซบซอน ได โดยการรน

มาโครทบนทกไวได - ชวยใหขอมลทท างานเปนรปแบบเดยวกน เพราะจะไดผลลพธเหมอน ๆ กน แมตางคน

จะตางใชงาน

2) ขนตอนการบนทก Macro - ปาย View -> Macros -> Record Macro… หรอ คลกทปม Record Macro ท

Status Bar ของ Microsoft Excel - ก าหนดรายละเอยดของ Macro ดงน

i. Macro Name – ชอ มาโคร ทจะตง โดยหาม เวนวรรค และใชสญลกษณพเศษ ii. Shortcut Key – คยลดทตองการ iii. Store macro in – ทเกบมาโคร iv. Description – เขยนโนต เพอจะไดไวดภายหลง

- คลกทปม OK เพอเรมบนทก - ท างานตาง ๆ ทตองการให Excel บนทก - คลกทปม Stop Recording เพอสนสดการบนทก

3) การเปดค าสงเพอเรยกใช Macro ผใชตองเปดแทบ Developer ออกมากอน เพอเรยกใชงาน Macro และค าสงอน ๆ ท

เกยวของไดงายขน การเปดแทบ Developer สามารถท าไดดงน - คลกค าสงไฟล File แลวเลอกค าสง ตวเลอก Options - คลกค าสง Customize Ribbon แลวเลอก Developer - หลงจากนนท าการเปดแทบ Developer มาแลวจะปรากฏแทบ Developerในต าปหน

งสดทายของ Ribbon ทงหมด (ตอจากแทบ view)

323 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.59 การเปดค าสงเพอเรยกใช Macro

4) การตงชอ Macro การใชงานค าสง Macro ควรตงชอไว เพอเรยกใชใชสงทถกตอง โดยมหลกการตงชอ ดงน - ไมควรใชเครองหมายทางคณตศาสตร เครองหมายทเกยวกบขอความ การเวนวรรคใน

การตงชอ ยกเวนการใชเครองหมายขดลาง ( _ ) เทานน - ควรจะตงชอค าสง Macro ไมใหซ ากบค าเฉพาะของโปรแกรม เชน ค าวา Application,

Worksheet, Workbook, Range, Goto หามตงชอภายในไฟลเดยวกน และหามใชเครองหมาย =, <, >, !, ?, “”, /, \, ( ), { }, [ ]

- หามใชค าสงวน เชน sub, IF, Then, Sheets, and, or, not, dim เปนตน

5) ประเภทของการบนทก Macro การบนทก Macro ม 2 แบบ ดงรายละเอยดตอไปน

324 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- การบนทก Macro แบบ สมบรณ (Absolute Reference) เปนการบนทก Macro ทเฉพาะเจาะจงทต าแหนงเซลลใดเซลลหนง โดยเมอบนทก

เสรจเรยบรอยแลว ขณะเรยกใชค าสง Macro น จะท างานทต าแหนงเซลลเดมตลอด ถอเปนการท างานทเฉพาะเจาะจงไปยงเซลลใดเซลลหนงเทานน ในขณะท าการบนทก จะตอง ไมคลก ปม Use Relative References ภาพท 6.60 การบนทก Macro แบบ สมบรณ

- การบนทก Macro ทเมอเรยกใชงานผลลพธทไดจะไมเกดขนภายในต าแหนงเดยวกน Macro แบบนจะอางองจากต าแหนงของเมาสทคลกไวในเซลลทเรมตน และจะ

แสดงผล ณ ต าแหนงทเซลลปจจบนแสดงอยเปนตนไป เชน Macro บนทกการเลอนต าแหนงเมาส เปนตน ในขณะท าการบนทก จะตองคลกปม Use Relative References

6) การตงระดบความปลอดภยของ Macro ปกตไฟลงาน Excel ไฟลใดเคยมการบนทก Macro ไว ไฟลเหลานนจะฝงค าสง Macro ไว

ดวยเสมอ ทกครงทเปดใชงานภายหลง จะมการแจงเตอนถงความปลอดภยในการเปดไฟลปรากฏขน เพราะโปรแกรม Excel จะแจงเตอนวาไฟลเหลานน อาจจะมไวรสแฝงอยภายใน ดงนน เพอปองกนปญหาการแจงเตอนเมอเปดไฟล Excel ทม Macro อย จงควรตงระดบความปลอดภยในการเปดไฟลทม Macro เหลานน โดยก าหนดใน Excel Options

- คลกแทบ File คลกค าสง Options - คลกกลมค าสง Trust Center - คลกปมค าสง Trust Center Settings

325 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

ภาพท 6.61 การตงระดบความปลอดภยของ Macro (1)

- คลกทค าสง Macro Settings - คลกทค าสง Disable all macros with notification - คลกปม ตกลง OK

ภาพท 6.62 การตงระดบความปลอดภยของ Macro (2)

7) ความหมายของ Macro Settings - Disable all macros without notification ปดการใชงาน Macro ทงหมดโดยไมม

การแจงใหทราบ - Disable all macros with notification ปดใชงาน Macro เพอไมใหรน Macro ทนท

ใหขนเตอนวาไฟลทเปดม Macro

326 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

- Disable all macros except digitally signed macros ปดใชงาน Macro ทงหมดยกเวน Macro ทมลายเซนดจตอล

- Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run) เปดใชงาน Macro ทงหมด (ไมแนะน าเนองจากโคดทอาจเปนอนตรายจะสามารถท างานได)

6.5 บทสรป

ความสามารถใหมทส าคญของ Microsoft Office 2016 เนนไปทการท างานรวมกนระหวางสมาชกในทม มระบบกรปเพอแชรงานระหวางกนภายในทม โดยจะแชรเอกสารทกอยางไมวาจะเปน Word, Excel, PowerPoint รวมถงโนต และอเมลดวย สวนความสามารถอนทเพมเขามาคอ โปรแกรมหลาย ๆ ตวท างานไดฉลาดขน เรวขน ลดขนตอนการท างานลง

Microsoft Word 2016 เปนโปรแกรมส าหรบการสรางงานเอกสาร ทมคณสมบตในการปรบแตงรปแบบตวอกษร การยอหนา สไตลแบบอตโนมต สามารถแทรกวตถตาง ๆ ไมวาจะเปน รปภาพหรอรปราง หนาปก ตาราง กราฟ สตรการค านวณ สรางจดหมายเวยน และอน ๆ มชดรปแบบส าหรบการจดรปแบบเอกสารทงฉบบอยางรวดเรว ใสลายน า เสนขอบกระดาษ สพนหนากระดาษ จดเคาโครงหนากระดาษในรปแบบตาง ๆ รวมไปถงเครองมอส าหรบการตรวจทานเอกสาร การสะกดค า การตรวจสอบไวยากรณ

Microsoft PowerPoint 2016 เปนโปรแกรมส าหรบสรางงานน าเสนอ โดยเปนหนงในโปรแกรมทปรบปรงรปแบบการใชงานพอสมควร และมาพรอมกบความสามารถใหม ๆ ทนาสนใจ โดยสงทมการพฒนาใหดขนกวาเดมอยางเหนไดชดคอ สนบสนนการท างานแบบออนไลน หรอการท างานรวมกนเปนทม ทท าไดอยางงายดาย และไมซบซอน

โปรแกรม Microsoft Excel 2016 เปนโปรแกรมหนงซงอยในชด Microsoft Office 2016 เหมาะส าหรบการท างานในดานการค านวณเกยวกบตวเลข และการท างานดานการบญชตาง ๆ การท างานของโปรแกรมทแสดงผลลพธไดอยางรวดเรว มการออกแบบในสวนของอนเทอรเฟซใหม อกทงยงสามารถจดจ าการตงคาของผใช และเตมขอมลทสมบรณอตโนมต นอกจากนยงมความสามารถเรองของการวเคราะหขอมล ในลกษณะรปแบบของแผนภม (Chart) ตารางสรป (Pivot Table) และยงสามารถน าขอมลออกไปท าการสรปผลรายงานตาง ๆ (Power BI) อกดวย

327 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_

6.6 ค าถามทบทวนประจ าบท

ทบทวนฝกปฏบตการใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา ดงตอไปน 1) ใชซอฟทแวร Microsoft Word 2016 เพอสรางแผนการจดการเรยนร โดยมรายละเอยดดงน

1.1 เลอกรายวชาในระดบชนมธยมศกษาปท 4-6 ระดบชนใดกได 1 รายวชา 1.2 เลอกหวขอในรายวชานน มา 3 หวขอ 1.3 แผนการจดการเรยนร จะตองอางอง หรอมแหลงทมาจากโรงเรยน หรอกระทรวงศกษาธการ

2) ใชซอฟทแวร Microsoft PowerPoint 2016 เพอสรางสอการสอน จากแผนการจดการเรยนร โดยมรายละเอยดดงน

2.1 แตละหวขอ มจ านวนสไลด 5-10 สไลด 2.2 มการแทรกรปภาพ ขอความศลป รปราง พรอมตกแตงใหสวยงาม 2.3 มการใสไฟลวดโอ แอนเมชน ตาง ๆ

3) ใชซอฟทแวร Microsoft Word 2016 และ Microsoft PowerPoint 2016 เพอสรางแบบทดสอบในแตละหวขอ ทง 3 หวขอ โดยมรายละเอยดดงน

3.1 ใหสรางขอสอบแบบปรนย และแบบอตนย ในทง 3 หวขอ 4) ใชซอฟทแวร Microsoft Excel 2016 เพอเกบผลการเรยนของนกเรยน โดยมรายละเอยดดงน

4.1 เกบคะแนนการท าแบบทดสอบ แตละหวขอ 4.2 เกบคะแนนการท าแบบทดสอบ รวมทง 3 หวขอ 4.3 เกบผลการเรยน (เกรด)

328 | บ ท ท 6

_การประยกตใชซอฟทแวรการบรหารงานส านกงานภายในองคกรการศกษา_