- 1 -

ปฏบตการท 3 การใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด (Microsoft Word) วตถประสงค

เพอใหนกศกษาสามารถสรางสมการคณตศาสตร จดท าจดหมายเวยน สารบญอตโนมต และการอางองตางๆ ได

การสรางสตรหรอสมการ

การใชสตรในรปแบบใหม ในโปรแกรม Microsoft Word 2007 มเครองมอใหคณใชในเรองของการสรางสตร (สมการ) ทางคณตศาสตรไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกลกศรลงของป ม Equation

2. จะปรากฏแบบของสมการใหคลกเลอกใชไดเลย

การแกไขสตร ถาตองการเปลยนแปลงรายละเอยด คลกต าแหนงของสมการทแกไข แลวพมพขอมลใหม

หรอเลอกจากแถบ Ribbon ชอ Equation Tools คลกแทบ Design เลอกรายละเอยดจากป มทลบาร

ใหนกศกษาทดลองสรางสตรดงตอไปน

- 2 -

การสราง Quick Parts

การก าหนดคณสมบตของไฟล เมอคณสรางงานเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดคณสมบตเพมเตมใหกบไฟลนน มขนตอนดงน

3. คลกแทบ Insert เลอกป ม

4. น าเมาสไปชทค าสง และคลกเลอกคณสมบตทตองการก าหนด ในทนเลอก Author (ชอผแตง) 5. พมพขอความในกรอบ Author เชน Somsri

การแทรกฟลด ในงานเอกสารทสรางไวแลว ถาตองการแทรกหวขอฟลดเพมเตม ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง

3. คลกชอฟลดทตองการแทรก เชน Author กจะแสดงขอความทคณก าหนดคณสมบต (Property) ไว

การใช Building Blocks Organizer

เปนแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ใหเลอกใช เชน AutoText, Equations, Footer, Page Number, ฯลฯ มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซใหคลกเลอกแบบทตองการ แลวคลกป ม Insert

- 3 -

การสราง Building Blocks

Organizer ขนใชเอง คณสามารถสรางแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ขนมาใชเอง

กได โดยมขนตอนดงน 1. Drag เมาสคลมขอมลทตองการน ามาสราง Building Block Organizer

2. คลกแทบ Insert เลอกป ม

3. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Create New Building

Block ใหพมพชอใหมในชอง Name จากตวอยางใชชอ Chapter 5 เสรจแลวคลกป ม OK

การ

เรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน หลงจากทคณสราง Building Blocks Organizer แลว ตองการ น ามาใชงาน มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม จะปรากฏแบบทสรางในสวนของ General

ใหคลกเลอกใชไดเลย

- 4 -

การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน ส าหรบ Building Blocks Organizer ทคณสรางขน ถาไมตองการใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน

1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง จะปรากฏชอ Building Blocks Organizer ทคณสรางไว ใหคลกเลอกแบบทตองการลบ ในทนเลอก Chapter 5 แลวคลกป ม Delete

การสรางจดหมายเวยน

ใชในกรณทตองการพมพจดหมายทมขอความเหมอนกน และสงใหผ รบหลายคน คณสามารถสรางแบบฟอรมจดหมายและขอมลผ รบ โดยใหน างานเอกสารทง 2 สวนมาผนวก (Merge) กน

ขนตอนเตรยมงานกอนสรางจดหมายเวยน กอนทจะสรางจดหมายเวยน คณจะตองเตรยมงานเอกสารทจะใชใหเรยบรอยกอน โดยแบงออกเปนสวนหลกๆ ดงน

1. สวนเอกสารหลก เรยกวา Main Document : ใหพมพแบบฟอรมจดหมาย แลว Save ไว ในทนชอไฟล Main.doc

2. สวนทเกบขอมลผ รบ เรยกวา Data Source : ใหพมพขอมลชอ ทอยผ รบ เกบไวในตาราง แลว Save ในทนใชชอไฟล Data.doc

- 5 -

การสรางจดหมายเวยน 1. เปดไฟลเอกสารหลก ชอ Main.doc

2. ท าการสรางจดหมายเวยน ตามขนตอนดงน Step 1 : เลอกประเภทของแฟมงานหลกทตองการสราง คลกแทบ Mailings เลอกป ม สรางจดหมายเวยน เลอก Letters

Step 2 : เลอกไฟลทเกบขอมลผ รบ คลกป ม ใชไฟลขอมลผ รบ

ทมอยแลว เลอกค าสง Use

Existing List จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Select Data

Source ในทนใหดบเบลคลกเลอกไฟล Data.doc Step 3: ท า

การแทรกฟลดขอมลผ รบ จากไฟล Data.doc

โดยคลกเปน cursor ต าแหนงทจะแทรกฟลด แลวคลกป ม แลวเลอกชอฟลดทตองการ

- 6 -

Step 4 : ดตวอยางผลลพธโดยคลกป ม จะแสดงไฟลเอกสารหลกทมขอมลผ รบ ในต าแหนงของ cursor และถาตองการเลอนดขอมลของ

คนถดไป ใหคลกป ม

Step 5 : ท าการผนวกเอกสารเขาดวยกน ใหคณคลกป ม จะแสดงรายการค าสงใหเลอก

ในทนเลอก Edit Individual Document แลวเลอกแบบ All OK

แสดงขอมลทก record ทผนวกไว แสดงเฉพาะขอมลของ record ปจจบน ก าหนดวาตองการผนวก record ทเทาไร

แสดงขอมลทก record ทผนวกไว แสดงเฉพาะขอมลของ record ปจจบน ก าหนดวาตองการผนวก record ทเทาไร

- 7 -

การจดการเนอหา

การสราง Bookmark

เปนเหมอนทคนเอกสาร เวลาทคณท างานหรอตรวจสอบงานคางไวแลวตองการกลบมาท าใหมในภายหลง เพอปองกนการลมวางานทท าคางถงสวนไหนแลว คณกท าการสราง Bookmark โดยมขนตอนดงตอไปน 1. เลอกต าแหนงในงานเอกสารทตองการสราง Bookmark

2. คลกแทบ Insert เลอกป ม 3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Bookmark ใหพมพชอ Bookmark ทตองการ จากตวอยางใชชอ MyBookmark

เสรจแลวคลกป ม Add

การเลอน cursor ไปยง Bookmark หลงจากทคณสราง bookmark แลว ตองการกระโดดไปท างานยง bookmark นน ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. ดบเบลคลกทชอ bookmark ทตองการ หรอคลกชอ bookmark แลวคลกป ม Go To

การใชงาน Style Style คอการก าหนดรปแบบขอความทตองการใชงานบอยๆ สะดวกส าหรบงานเอกสารทมขอมลหลายๆ หนา แลวตองการรปแบบเหมอนกน มขนตอนการท างานดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home คลกเลอกแบบ Style จากแถบ Ribbon

การสรางสารบญ (Table of content)

- 8 -

การก าหนด Style นอกจากท าใหคณจดรปแบบขอมลไดงายขนแลว ยงสามารถน าหวขอทก าหนด Style มาท าเปนสารบญไดดวย โดยท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ References เลอกป ม

2. จะปรากฏแบบของสารบญให

คลกเลอกใชไดเลย

3. ถาตองการก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกทค าสง Insert Table of Contents

การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer) เมอคณท างานกบเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดขอความหรอรปภาพ เชน Logo ของหนวยงาน ใหปรากฏหวหรอทายกระดาษของเอกสารทกหนา ท าไดโดยใชเรองของ Header and Footer เขาท างาน มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon หวขอ

Header & Footer 2. เลอกต าแหนงของงานเอกสารทจะใสขอความหรอรปภาพ

3. ถาตองการก าหนดระยะหางระหวางขอความหวกระดาษ-ทาย

กระดาษจากขอบกระดาษ ใหคลกแทบ Page Layout ป ม เลอกค าสง Custom Margins ในสวนของ From edge : Header , Footer

(คาปกต

จะเปน 0.5”)

การจดการเอกสาร

ก าหนดรปแบบการแสดงเอกสาร

Header ใสขอความหวกระดาษ Footer ใสขอความทายกระดาษ Page Number ใสหมายเลขหนา

- 9 -

งานเอกสารทสรางขน คณสามารถเปลยนมมมองเอกสารไดหลายแบบ มขนตอนดงน 1. คลกแทบ View จะปรากฏสวนของหวขอ Document Views ใหเลอกมมมองเอกสารทตองการ

Print Layout มมมองแบบเหมอนจรง Full Screen Reading มมมองแบบเตมจอ Web Layout มมมองแบบเวบ Outline มมมองแบบโครงราง Draft มมมองแบบหยาบๆ มมมองปกตจะเปนแบบ Print Layout

นอกจากนคณยงสามารถใชสวนของหวขออนในการดเอกสารไดอกดวย โดยมรายละเอยดดงน

2. ทแทบ View หวขอ Show/Hide

Document Map แสดงหวขอทางแถบดานซาย ใชรวมกบการก าหนด Heading จาก Style

Thumbnails แสดงงานเอกสารแตละหนาเปนแผนเลกๆ เรยงตามล าดบ

การเปรยบเทยบและผนวกเอกสาร ในกรณทคณสรางเอกสารหลายไฟลแลวตองการน าขอมลในไฟลเหลานนมาเปรยบเทยบและผนวกรวมกน มขนตอนดงน 1. เปดไฟลเอกสารหลกกอน ในทนใชไฟล Meeting.doc 2. คลกแถบ Ribbon ชอ Review คลกป ม 3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

4. ในทนเลอกค าสง Compare คลกชอง Original document เลอกชอไฟลตนฉบบ จากตวอยางเลอกไฟล Meeting.doc คลกชอง Revised document เลอกชอไฟลทตองการน ามาเปรยบเทยบ จาก

ตวอยางเลอกไฟล Marketting.doc คลกป ม เพอก าหนดรายละเอยดเพมเตม

เปนการน าไฟลเอกสารมาเปรยบเทยบกน เปนการน าไฟลเอกสารมารวมกน

- 10 -

5. จะแสดงขอมลทท าการเปรยบเทยบ ถาตองการน าไฟลอนมาเปรยบเทยบอก กท าตามขนตอนเดม

6. หลงจากทท าการเปรยบเทยบไฟลเอกสารแลว คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมความแตกตางกน จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร

เปนการยอมรบการเปลยนแปลง

เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง

ในทนคลกลกศรลงของป ม Accept เลอกค าสง Accept Change เปนการยอมรบการเปลยนแปลงเฉพาะ

ต าแหนงขอมลปจจบนเทานน ถาเลอกค าสง Accept All Changes in Document เปนการยอมรบการเปลยนแปลงทงหมด

เลอกไฟลเอกสารทตองการแสดงผลลพธ ปกตจะแสดงผลท New document เสรจแลวคลกป ม OK

- 11 -

การปองกนเอกสาร (Protect Document) ในงานเอกสารทมขอมลส าคญ คณสามารถปองกนการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารได มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Review เลอกป ม เลอกค าสง Restrict

จะปรากฏแถบ Task Pane Formatting and Editing

ดานขวา ใหคลกเครองหมาย ในสวนของ Formatting restrictions และ Editing restrictions

2. ในสวนของ Groups: เลอก Everyone และคลกป ม ขนหนาจอใหก าหนด

รหสผาน Password จะใสหรอไมใสกได แลวคลกป ม OK

3. ทแถบ Task Pane จะแสดงขอความวาเอกสารของคณถก Protect เรยบรอยแลว

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร เมอมการสงงานเอกสารใหคนอนแกไข คณสามารถตรวจสอบไดวา ใครท าการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารอะไรบาง โดยมขนตอนดงน 1. ทแถบ Ribbon คลกแทบ Review ป ม เลอกค าสง Track Changes

- 12 -

2. เมอมการเปลยนแปลงแกไขขอมล เชน ท าการลบชวงขอมล (Delete), พมพขอมลเพม (Insert), จดรปแบบ เชน ตวหนา ตวเอยง (Format) จะแสดงเสนขดหนาบรรทดและบงบอกชวงขอมลทมการเปลยนแปลง

น าเมาสไปชชวงขอมลทมการเปลยนเปลง จะแสดงชอ user ทท าการแกไขขอมล

3. คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมการแกไข จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร

เปนการยอมรบการเปลยนแปลง

เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง

การก าหนดงานแกไขครงสดทาย คณสามารถก าหนดใหงานเอกสารเปน Final (ไมมการเพมเตมหรอแกไขใดๆ อก) โดยมขนตอนดงน 1. เปดแฟมงานทตองการก าหนดเปน Final 2. คลกป ม Microsoft Office button (มมบนสดดานซาย) เลอกค าสง Prepare

3. เลอกค าสง