Upload
tung-do-xuan
View
186
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Teamwork skills for Vietel 2009
Citation preview
KỸ NĂNG LÀM VIỆC VÀ LÃNH ĐẠO NHÓM HIỆU QUẢ
Viettel Tháng 4 -2009
MỤC TIÊU
1. Hiểu rõ tầm quan trọng của vai trò lãnh đạo nhóm
2. Áp dụng các giải pháp và phát huy vai trò lãnh đạo
trong từng giai đoạn phát triển của nhóm
3. Áp dụng mô hình quản lý nhóm hiệu quả thích nghi với
môi trường làm việc hiện đại
4. Hiểu được đặc điểm của từng vai trò trong nhóm và áp
linh hoạt các phong cách lãnh đạo phù hợp với điều
kiện và từng đối tượng
5. Áp dụng các kỹ năng giao tiếp trong nhóm hiệu quả?
NỘI DUNG
1. Lợi ích của Nhóm làm việc hiệu quả?
2. Các vai trò trong Nhóm
3. Các giai đoạn phát triển Nhóm
4. Các phương pháp quản lý nguồn lực
5. Mô hình xây dựng và quản lý Nhóm hiệu quả
6. Kỹ năng giao tiếp trong Nhóm hiệu quả?
1. LỢI ÍCH CỦA NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ?
Năng suất và chất lượng công việcNăng suất và chất lượng công việc
Tốc độ và hiệu quả công việcTốc độ và hiệu quả công việc
Tính sáng tạo, khả năng làm việc của các thành viên
Tính sáng tạo, khả năng làm việc của các thành viên
Tăng…Tăng…
Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách
nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)
Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách
nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)
Người tư duy – Thinker
Người quan tâm – Carer
Người hành động – Doer
Người lãnh đạo – Leader
2. CÁC VAI TRÒ TRONG NHÓM
Fair/ Công bằng
Firm/ Cứng rắn
Friendly/ Thân thiện
Một người lãnh đạo giỏi
Hình ảnh lãnh đạo lý tưởng
SO SÁNH VAI TRÒ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
Lãnh đạo & Quản lý
Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng tới mọi người và tạo ra môi trường để họ có thể đạt được những mục tiêu của nhóm và của tổ chức.
“Người nhạc trưởng thực ra không tạo ra âm thanh. Tài năng của ông ấy chính là làm cho những người nhạc công trở nên có sức mạnh. Đó là một mô hình
tuyệt với về sự lãnhđạo”
Benjamin Zander - Dàn nhạc Giao hưởng Bonston
Lãnh đạo & Quản lý
Quản lý là quá trình làm việc với con người để đạt được mục tiêu.
Kỹ sư xây dựng Làm việc đúng cách Xác định các mục tiêu rõ ràng Chỉ đạo và kiểm soát cấp dưới Thực hiện quyền lực (từ trên xuống dưới) Có tính phân tích Tập trung vào việc duy trì Hướng vào nhiệm vụ
Kiến trúc sư Làm đúng công việcXác định viễn cảnh Gây cảm hứng & tạo cam kết Thực hiện ảnh hưởng (chiều dọc /chiều ngang) Có tính đổi mớiTập trung vào sự thay đổi Hướng vào con người
Lãnh đạo & Quản lý
Lãnh đạo (Leader) Quản lý (Manager)
LÃNH ĐẠO
Phối hợp nhóm với các nhóm/ bộ phận khác
Đại diện cho các cấp trên trước nhóm
Đại diện cho nhóm trước cấp trên
VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM
Forming Storming Norming Performing
3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM
• Giai đoạn đầu tiên khi hình thành nhóm • Mọi người dè dặt trao đổi thông tin• Để ý lẫn nhau nhưng không làm người
khác bực mình• Không ai muốn thể hiện sự chia sẻ/đóng
góp cho người khác • Các cá nhân tương đối khép kín • Không rõ mục tiêu• Hình thức xã giao• Chờ đợi leader
Tập hợp
Các giai đoạn phát triển nhóm
TẬP HỢP
• Khẳng định khả năng, sự ảnh hưởng • Va đập về tính cách và cách làm việc• Chưa xác định rõ vai trò của từng thành viên• Chỉ đưa ra quan điểm cá nhân và các
phương thức một chiều• Thử nghiệm với rất nhiều nguyên tắc không
có hệ thống. Chống lại các luật lệ đặt ra.• Làm việc tuỳ tiện, cá nhân• Quan sát bên ngoài với sự dò xét
Tự do
Các giai đoạn phát triển nhóm
TỰ DO
• Chuyển từ cạnh tranh sang cộng tác
• Tìm thấy tiếng nói chung
• Xác định được vai trò từng thành viên Chấp nhận phối hợp trong công việc
• Quan hệ trong nhóm được củng cố
• Cá tính của nhóm bắt đầu xuất hiện
Định hình
Các giai đoạn phát triển nhóm
ĐỊNH HÌNH
• Trưởng thành và công nhận cái chung
• Phát huy tối đa nguồn lực cả nhóm
• Gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên Phát triển
Các giai đoạn phát triển nhóm
PHÁT TRIỂN
Tập hợp
Phát triểnĐịnh hình
Tự do
Các giai đoạn phát triển nhóm
3 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
Dân chủ
Độc đoán
Tự do
TẠI SAO CẦN QUẢN LÝ?
2%
14%
84%
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Caùch öùng xöû thieân veà coâng vieäc
Caùch
öùng xöû
thieân veà moái quan heä
Chæ huyPhaân quyeàn
Hoã trôï Keøm caëp
4 1
23
4. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ
NGUỒN LỰC
Hỗ trợ Kèm cặp
Phân quyền Chỉ huy
Cao
Th
ấp
Thấp Cao
Trình độ phát triển của cấp dướiCao Thấp
Phương pháp quản lý nguồn lực
Giai đoạn chỉ huy
Nề nếp, kỷ luật, tạo thói quen làm việc
Thực hiện công việc theo qui trình
Chỉ đạo, giám sát, hướng các thành viên vào khuôn khổ
Giai đoạn Kèm cặp
Hướng dẫn, hỗ trợ, xây dựng quan hệ tốt
Bắt đầu phát huy khả năng tự lập
Tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo
Phương pháp quản lý nguồn lực
Giai đoạn hỗ trợ
Giai đoạn phân quyền
Tận dụng tối đa năng lực của các cá nhân
Đưa các cá nhân xuất sắc vào công tác lãnh đạo
Chuẩn bị cho giai đoạn phát triển tiếp theo
Hướng khả năng của mỗi thành viên váo mục tiêu chung
Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo
Phát hiện các cá nhân nòng cốt
Phương pháp quản lý nguồn lực
5. CÁC YẾU TỐ XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ
G Goals Mục tiêu
R Roles Vai trò
I Interpersonal Quan hệ
P Processes Quy trình
CHIA SẺ MỤC TIÊU (Goals)
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả
• Tất cả các thành viên của nhóm đều nhận được thông tin đầy đủ
• Các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm và cùng cam kết thực hiện mục tiêu đó
PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (Roles)
• Công việc được sắp xếp rõ ràng, hợp lý để đạt được mục tiêu
• Mọi nguồn lực của từng cá nhân đều được huy động tối đa để đạt đựơc mục tiêu chung
• Mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình
• Quyền lãnh đạo được chia sẻ
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả
QUAN HỆ GIỮA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM (Interpersonal)
• Các thành viên trong nhóm quan hệ với nhau cởi mở và chân thành
• Nhóm có thời gian để đánh giá lại tình trạng của nhóm và tìm ra cơ hội để phát triển
• Linh hoạt và nhạy cảm với nhu cầu của người khác, các ý tưởng sáng tạo được khuyến khích
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả
XÂY DỰNG & LÀM VIỆC THEO QUI TRÌNH (Processes)
• Quy trình làm việc hợp lý và phân công cho các thành
viên nhóm đúng người đúng việc.• Người ra quyết định là người có nhiều kinh nghiệm và
thông tin hơn chứ không lệ thuộc vào thứ bậc trong
nhóm.• Mâu thuẫn trong nhóm được giải quyết công khai và
xây dựng.
Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả
7 YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ
1. Có mục tiêu chung
2. Chọn lọc các thành viên
3. Xác định rõ sự thành công
4. Biết rõ nhiệm vụ của mỗi người
5. Xây dựng sự tin tưởng
6. Lên lịch làm việc cho nhóm
7. Tổ chức cuộc họp hữu ích
1. Xác định mục tiêu
2. Lập kế hoạch
3. Tuyển dụng
4. Quản lý
5. Huấn luyện
6. Giám sát
7. Động viên
NHIỆM VỤ CỦA TRƯỞNG NHÓM?
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Ko
qu
an
trọ
ng
Qu
an
trọ
ng
MA TRẬN VỀ THỜI GIAN
Quản lý thời gian hiệu quả
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
•Khủng hoảng•Các vấn đề cấp bách•Các dự án đến hạn•Công việc tồn đọng
•Các việc đột xuất•Thư từ, e-mail•Họp hành•Các vấn đề cấp bách
•Các công việc vô bổ•Điện thoại•Tán gẫu•Hoạt động “giải trí”
•Làm việc trong Chiếcn lược•Xây dựng quan hệ•Tìm kiếm cơ hội•Lập kế hoạch
Ko
qu
an
trọ
ng
Qu
an
trọ
ng
Quản lý thời gian hiệu quả
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Làm ngay
Giao cho người khác
Chỉ làm nếu có thời gian
Làm sau, nhưng kiên quyết
Ko
qu
an
trọ
ng
Qu
an
trọ
ng
Quản lý thời gian hiệu quả
6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG NHÓM HIỆU QUẢ
MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
A B
C D
Bản thân
Ng
ườ
i kh
ác
Không biếtBiết
Biế
tK
hông
biế
t
Biết
Biết
Không Biết
Biết
Biết
Không biết
Không biết
Không biết
MỞ
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả
Bản thân
Ng
ườ
i kh
ác
Không biếtBiết
Biế
tK
hông
biế
t
Những vấn đề của bản thân được nhận biết và chia sẻ với người khác
Những vấn đề người khác cảm nhận về
chúng ta mà bản thân chúng ta không biết
Những vấn đề của bản thân mà cả chúng ta lẫn người khác đều không
biết
Những vấn đề của bản thân mà chúng ta cố tình che giấu hoặc chưa chia sẻ cho người khác biết
MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả
A B
C D
Bản thân
Ng
ườ
i kh
ác
Không biếtBiết
Biế
tK
hông
biế
t
Biết
Biết
Không Biết
Biết
Biết
Không biết
Không biết
Không biết
MỞMỞ MÙ
Ko BIẾTCHE GIẤU
MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả
Bộc lộ bản thân và cởi mở đối với các thông tin phản hồi là rất quan trọng cho việc tự
nhận biết và hoàn thiện bản thân
Giao tiếp trong nhóm hiệu quả
Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu
Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ
Giữ được nhau mới là thành công
Henry Ford