GUGUS KENDALI MUTU (GKM)

Tjahja Muhandri

MAGISTER PROFESI TEKNOLOGI PANGAN

2008

DEFINISI

Gugus Kendali Mutu adalah :kelompok kecil karyawan (5-8 orang) yang melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan mutu secara teratur, sukarela dan berkesinambungan, sesuai dengan bidang pekerjaannya dengan menerapkan prinsip-prinsip dan teknik-teknik pengendalian mutu.

Ide dasar pembentukan GKM di perusahaan adalah :

Memberikan wadah bagi karyawan untuk pengembangan perusahaan

Menghormati harkat dan martabat karyawan

Menciptakan suasana kerja yang bermakna dan menyenangkan

Menggali potensi karyawan

Faktor pendukung keberhasilan GKM adalah komitmen pimpinan puncak, misalnya:

Pembinaan Apresiasi Promosi Publikasi Partisipasi Audit Kinerja GKM.

Langkah-langkah pembentukan GKM:

Manajer mengikuti pelatihan, seminar tentang GKM atau studi banding ke perusahaan lain

Manajer menetapkan dan memilih seorang karyawan yang mempromosikan GKM di tingkat karyawan perusahaan.

Pendaftaran bagi karyawan untuk menjadi anggota GKM dibuka.

Anggota GKM memilih satu orang untuk menjadi ketua. Di satu perusahaan dapat terbentuk lebih dari satu GKM.

Pada awal aktivitasnya, GKM dapat meminta seseorang (lebih baik dari GKM lain yang sudah berhasil) untuk membantu.

Secara garis besar, aktivitas GKM adalah :

•Mengidentifikasi persoalan mutu yang dihadapi•Menyiapkan bahan dan data untuk pembahasan persoalan•Mengeluarkan ide pemecahan persoalan•Menetapkan sasaran perbaikan mutu•Menerapkan (uji coba) ide pemecahan persoalan di tempat kerja•Menilai hasil kerja dari penerapan ide•Membuat kesimpulan dan membuat rekomendasi kepada atasan untuk menerapkan teknik baru•Mengidentifikasi persoalan mutu yang baru, dan seterusnya mengulang siklus ini

INDIKATOR KINERJA GKM

Semangat kerja dan keterlibatan dalam permasalahan perusahaan

Keberlanjutan (Kesinambungan) Jumlah problem yang dipecahkan per

satuan waktu (misal dalam 1 tahun)

Brainstorming

Cara (teknik) yang digunakan untuk menstimuli atau merangsang munculnya gagasan-gagasan dari sekelompok orang. Teknik ini banyak digunakan GKM dalam melakukan kegiatan-kegiatannya. Jumlah anggota yang terlibat dalam suatu brainstorming jangan terlalu banyak, sekitar 4 – 10 orang.

Contoh Posisi tempat duduk dalam brainstorming

Brainstorming biasanya terdiri dari tiga tahapan:

Tahap 1.

Tentukan topik khusus yang akan dibahas Sampaikan aturan brainstorming kepada peserta Penyampaian gagasan secara bergilir. Tiap putaran

diusahakan hanya satu gagasan dari tiap peserta Setiap peserta harus berbicara, meskipun hanya

mengatakan “saya setuju dengan pendapat A” Peserta boleh menyatakan “pass” jika belum

mempunyai gagasan Tidak boleh ada kritikan atau diskusi pada tahap ini. Putaran penyampaian gagasan terus diulang sampai

tidak ada lagi gagasan dari peserta.

Tahap 2.

Membuat catatan hasil penyampaian pendapat tahap 1 Menyampaikan catatan pada peserta (secara teknis

dapat ditulis di papan tulis, atau diketik dan di cetak.) Diskusi untuk menggabungkan pendapat yang sama,

tetapi redaksionalnya (kalimatnya) berbeda Diskusi untuk klarifikasi pendapat (kemungkinan ada

pendapat sulit difahami oleh peserta yang lain) Diskusi untuk memilih gagasan yang relevan atau

membuang gagasan yang tidak relevan Jika dianggap perlu, dapat dilakukan voting untuk

menyaring gagasan. Dalam voting tiap peserta memilih 2-3 gagasan prioritas

Selanjutnya akan dipilih 3-5 yang menjadi prioritas gagasan prioritas.

Tahap 3.

Diskusi untuk membicarakan dan memilih gagasan dari gagasan prioritas hasil tahap 2Jika dianggap perlu dilakukan voting kembali untuk memilih 1-2 gagasan akhir. Dalam voting ini tiap peserta hanya memilih 1 gagasan.

Tidak boleh ada gagasan atau usul yang dianggap bodoh atau jelek. Kritikan terhadap gagasan pada brainstorming akan membatasi

kreativitas peserta, jadi harus dihindari !!!.