Upload
others
View
62
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
2016
Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Melalui Komputerisasi
Dibuat Oleh :
GKM PERAWAN AYI HERDIANA 0000072
EDI YANTO 0000185 RAMDANI 0000115 AMPERA US. 0000143 DIAN RUDDYANA 9500386
JUDUL : Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan
Perawatan Melalui Komputerisasi
Alasan memilih judul :
1. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama 2. Dokumen gampang hilang 3. Pemborosan kertas
Sasaran yang ingin dicapai :
Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pencarian dokumen perencanaan pekerjaan perawatan
Langkah
Kegiatan 2015
Oktober Nopember Desember
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 (i) (ii) (iii) (iv) (v)
P 1 Mengidentifikasi Masalah
2 Mencari Akar Penyebab
3 Menentukan faktor Penyebab Dominan
4 Membuat rencana
D 5 Melaksanakan Perbaikan
C 6 Meneliti Hasil
A 7 Menetapkan Standarisasi
Keterangan : = Rencana = Realisasi
Mengetahui Cilegon, Oktober 2015
Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer
PROFIL PERUSAHAAN
PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak perusahaan
PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan dan
penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada tanggal 16 Juni 1982
PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini:
Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang berskala
standar.
Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan pusat
olahraga.
Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan perumahan.
Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis dalam bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan perdagangan baja.
VISI Menjadi Pemain Properti Nasional Terkemuka
MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya
PLAN
LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH I.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak
bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi perusahaan. Mengingat arti pentingnya PT.
KIEC menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap
organisasi, yaitu:
Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
Dapat dijadikan bahan dokumentasi
Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
Sebagai alat pengingat
Sebagai alat penyimpanan warkat
Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Dasar pembentukan Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah untuk mendukung
Indikator Kinerja Utama (IKU) Divisi Technical Support Group tahun 2016 yaitu
“Improvement (GKM/PKM) minimal 1 tema per tahun.
PLAN
ANALISA MASALAHII.
ANALISA MASALAH
Pencarian Dokumen tidak efektif & Efisien
MANUSIA
METODEALAT
Dokumen sering berceceran
Dokumen sering hilang
Karyawan terkadang lupamendokumentasikan
1. Belum paham Pentingnya dokumen
Bagi perusahaan
Pencarian dokumenMemakan waktu yg lama
Dokumen tersimpan Dalam tumpukan lembar
Dokumen tersimpanDalam odner
3. Metode penyimpananDokumen belum ada
Dokumen rentan Hilang dan rusak
Dokumen tersimpanDalam odner
Dokumen menghabiskanSpace odner
2. Belum ada back up dokumen
PLAN
ANALISA MASALAHII.
Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang efektif
& efisiennya pencarian dokumen proyek perencanaan perawatan, terdapat 3
akar penyebab dari factor Manusia, Alat & Metode :
1. Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan 2. Belum ada back up dokumen 3. Metode penyimpanan dokumen belum ada
Pada point yang ke (1) Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan
sehingga kesadaran karyawan kurang dalam mendokumentasikan pekerjaan perencanaan perawatan.
Pada point yang ke (2) Belum ada database yg membackup, sehingga apabila
karyawan melakukan pencarian data akan direpotkan dengan proses manual dengan mencari lembar-lembar yg tersimpan di ordner, oleh karenanya diperlukan sebuah database untuk menyimpan data-data dokumen.
Pada point yang ke (3) Metode penyimpanan dokumen belum ada yang
memudahkan dalam pencarian dokumen sehingga proses pencarian dokumen tidak efektif dan efisien.
PLAN
III. MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN
UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN
Jenis Masalah Kuantitas Alasan/ Keterangan
1. Metode penyimpanan
Dokumen belum
ada
60 Pencarian dokumen memakan
waktu yang lama
2. Belum ada back up
Dokumen
20 Data eksisiting masih tersimpan
manual dalam ordner
3. Belum paham
pentingnya dokumen
bagi perusahaan
20 Dokumen sering berceceran
Jumlah 100
Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil diskusi
bersama Technical Support Group Leader selaku fasilitator dengan pembobotan
melalui metode NGT (Nominal Group Technic).
NGT (Nominal Group Technic)
No Akar
Penyebab/ Personil
Metode penyimpanan dokumen belum ada
(1)
Belum ada back up dokumen
(2)
Belum paham pentingnya
dokumen bagi perusahaan
(3)
1 Ayi Herdiana 3 2 1
3 Edi Yanto 2 2 1
4 Ramdani 3 2 3
5 Ampera US 2 1 2
Total 11 7 7
Diagram Pareto
Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (1) ”Metode Penyimpanan
Dokumen Belum Ada” menduduki peringkat tertinggi pertama dari 3 akar penyebab
masalah yg ada dengan prosentase 60%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan
ke 3 permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan dalam hal dokumentasi data-
data pekerjaan perencanaan perawatan menjadi efektif & efisien.
1. Rencana Perbaikan.
No Masalah WHY WHAT WHERE,WHEN,WHO HOW 1
Metode penyimpanan dokumen belum ada
Agar data yang dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu
Melakukan evaluasi dokumen eksisting dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien
Divisi Technical Support (Tata Usaha), Oktober 2016, Dian, Ampera, Ramdani
Divisi Technical Support(Tata Usaha) mengumpulkan data‐data dokumen untuk di scan
2
Belum ada back up dokumen
Agar data – data dokumen tersimpan aman dan mudah dalam pencarian
Data – data dokumen yang sudah di scan disimpan dalam file di komputer
Divisi Technical Support, Juni 2016, Edi, Ramdani, Ampera
Divisi Technical Support, Juni 2016, menyimpan file dalam satu folder untuk masing‐masing pekerjaan
3
Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan
Agar karyawan Menyadari dan memahami manfaat dokumentasi
Melakukan Sosialisasi kepada karyawan Technical Support Group tentang pentingnya dokumen
Divisi Technical Support (Tata Usaha), Mei 2016, Edi, Ampera, Ramdani
Technical Support Group Leader memberikan arahan dan sosialisasi tentang pentingnya dokumen setiap rapat internal
Mengetahui Cilegon, Nopember 2015
Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer
2. Target Perbaikan. a. Penggunaan kertas dokumentasi (sebelum perbaikan)
- Kertas untuk 1 pekerjaan : 25 lbr x 12 bulan = 300 lbr/thn
Total = 300 lbr/thn
- Biaya kertas = (300/500) x Rp 37.000 = Rp 22.200
- Target kami menurunkan biaya penggunaan kertas sebesar 50%
400
Penggunaan Kertas
50%
200
0
sebelum sesudah
b. Waktu pencarian data dokumen proyek.
- Dengan bantuan stopwatch kami melakukan observasi penghitungan waktu
untuk 3 sample responden saat mencari data dokumen proyek secara
manual (kertas)
No
Nama Divisi
Waktu (menit)
1 Dian Ruddyana Technical Support 5 2 Ajudin Isro Industrial Estate 7
3
Irma N
Service Procurement
6
Total 18 Rata‐rata 6
- Target kami menurunkan waktu pencarian dokumen sebesar 50%
waktu pencarian data (menit)
8
6 50%
4
2
0
sebelum sesudah
c. Dokumen tidak gampang hilang.
Dokumen gampang hilang dan tidak aman karena tersimpan di odner.
DO
IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN
MELAKSANAKAN PERBAIKAN
Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan
1. Metode penyimpanan dokumen belum ada
2. Belum ada
back up
dokumen
3. Belum paham pentingnya dokumentasi bagi perusahaan
Melakukan evaluasi hasil dokumentasi dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Data dokumentasi pekerjaan perencanaan perawatan discan
Melakukan sosialisasi terhadap Karyawan Technical Support group tentang pentingnya dokumentasi
Data dokumentasi dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu Hasil scan disimpan dalam 1 folder di komputer untuk masing-masing pekerjaan
Karyawan menyadari, memahami penting dan manfaatnya dokumentasi
CHECK
V. MENELITI HASIL
1. HASIL PERBAIKAN
a. Penggunaan kertas dokumentasi
Setelah dilakukan perbaikan dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek perencanaan perawatan. Penggunaan kertas turun menjadi 100% melebihi target yg ditetapkan sebesar 50%,
400
300
200
100
0
Penggunaan Kertas
100 %
sebelum sesudah
Sebelum perbaikan penggunaan kertas sebanyak 300 lembar
per tahun atau sebesar Rp. 22.200. Terjadi penurunan kertas sebesar 100
%.
b. Waktu pencarian data menggunakan sistem.
Dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek
perencanaan perawatan, pencarian data tidak lagi memakan waktu
yg lama bagi setiap karyawan, rata – rata hanya membutuhkan
waktu 2.33 menit, sesuai dengan target yg ditentukan.
No Nama Divisi waktu 1 Dian Ruddyana Technical Support 3 2 Ajudin Isro Industrial Estate 2 3 Irma N Service Procurement 2
Total 7 Rata‐rata 2.33
waktu pencarian data (menit)
10
8 61 %
6
4
2
0
sebelum sesudah
c. Dokumen tidak gampang hilang.
Dokumen aman dan tidak gampang karena tersimpan di folder komputer
2. HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU
ASPEK MUTU
SEBELUM
SESUDAH
QUALITY
Proses pencarian data masih manual
Data tersimpan di ordner yg rentan hilang dan tidak aman .
Proses pencarian data disajikan secara komputerisasi dan mudah digunakan.
Data terkumpul dalam database komputer.
COST
Penggunaan kertas cukup boros, membutuhkan 300 lembar per tahun atau senilai Rp 22.200
Menghemat penggunaan Kertas sebanyak 300 lebar atau sebesar Rp. 22.200
DELIVERY
Proses pencarian data lama & tidak efektif rata – rata sebesar 6 menit
Data tidak bisa dicetak langsung harus dicari terlebih dahulu .
Proses pencarian data mudah karena melalui komputerisasi rata‐rata 2,33 menit Data langsung dicetak hari itu juga.
Waktu yang dibutuhkan cukup efisien (just click, not write)
MORAL
Karyawan tidak antusias karena disibukkan dengan pencarian data secara manual
Karyawan lebih antusias untuk melakukan pencarian data karena praktis dan mudah.
ACTION
VI. MEMBUAT STANDARISASI 1. Standarisasi
STANDARISASI
No
Langkah Kerja Waktu (detik)
PIC
1 Buka search komputer pada PC 20 Karyawan
2
Ketikkan nama pekerjaan
20
3
Akan muncul dokumen pekerjaan
30
4
Klik file dokumen pekerjaan tersebut
30
5
Print dokumen jika diperlukan
20
6
Soft copy dokumen bisa di copy ke flash disk
10
7 Tutup kembali search komputer 10 Total 140
2. Standard Hasil
Biaya penggunaan kertas turun 100% atau sebesar Rp 22.200, Pencarian data dokumen hanya 140 detik
3. Improvement Selanjutnya Kami berencana membuat Gugus Kendali Mutu (GKM) Selanjutnya dengan tema “Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Berbasis Program”
Mengetahui : Cilegon, Desember 2015
Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer