7164 175 5

Ju förr desto bättreProgramarbete i tidigt skede av byggprocessen

Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S)

Förord

Ny- och ombyggnationer av byggnader och anläggningar innebär stora investeringar för Sveriges offentliga fastighetsföretag. De beslut som tas i samband med planering, projektering och genomförande får stora konsekvenser för såväl fastighetsorganisationen som hyresgäst/brukare under en lång tid in i framtiden.

I samband med såväl ny- som ombyggnation genomförs ett program-arbete i syfte att ta fram de handlingar som anger förutsättningar för byggnationen samt krav på förväntat resultat. Programmet är byggherrens viktigaste redskap för att formulera sina krav och följa upp dessa genom byggprocessen. Eftersom lokalerna ska tillgodose verksamhetens behov krävs att dessa formuleras i ett tidigt skede och sedan genomsyrar hela processen. En verksamhetsförändring som innebär att byggnaden måste förändras kräver kostsamma åtgärder, vilket ytterligare visar betydelsen av att verksamhetsplanering och lokalplanering går hand i hand. Att verksam hetens behov förändras över tid kan också hanteras genom att krav ställs på generell och flexibel lokalutformning.

Denna skrift utvecklar tankarna kring hur ett effektivt lokal-programarbete kan bedrivas i syfte att uppföra lokaler som stödjer verksamhetens behov utan att kostnaderna för den skull blir för höga. Ett antal exempel från offentliga organisationer har analyserats närmare och återfinns i skriften. Många av slutsatserna och tipsen är tillämpbara även vid programarbete för annan typ av byggnation.

Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet U.F.O.S. (Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor) i vilket ingår Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Svenska Kyrkans församlingsförbund, Fortifikationsverket, Statens fastighetsverk, Specialfastigheter i Sverige AB och Akademiska Hus AB. En styrgrupp har ansvarat för arbetet och bistått med såväl material som värdefulla synpunkter. Gruppen har bestått av Ragnar Karlsson, Fortifikationsverket; Leif Hansson, Gotlands kommun; Cajsa Rydén, Statens fastighetsverk; Gunilla Kullinger och Lennart Hävrén, Locum AB; Anders Andersson, Specialfastigheter i Sverige AB samt Kerstin Witt-Holmberg, Jönköpings kyrkliga samfällighet.

Linda Andersson, Svenska Kommunförbundet, har på uppdrag av U.F.O.S varit projektledare och samordnare. Skriften har författats av professor Sven Fristedt och teknologie licentiat Nina Ryd, båda vid Chalmers Tekniska Högskola.

Stockholm i maj 2003

2 Ju förr desto bättre

© U.F.O.S. och Sveriges Kommuner och Landsting 2003, andra upplagan 2006

118 82 Stockholm • Tfn 08-452 70 00

Epost: [email protected] • Webbplats: www.ufos.to

ISBN-10: 91-7164-175-0

ISBN-13: 978-91-7164-175-5

Tryckeri: EDITA Västra Aros, Västerås

Text: Sven Fristedt & Nina Ryd

Omslagsfoto av Björn Hårdstedt: Bygget av Postens huvudkontor i Solna (BSK Arkitekter)

Redigering och form: Björn Hårdstedt

Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40

Innehåll

Förord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Inledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. Målformulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2. Verksamhetsbeskrivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

3. Bearbetning och analys av verksamhetsbeskrivningen . . . . . . . . . . . . . 44

4. Lokalprogram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

5. På väg mot byggnadsprogram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Exempel på checklistor och program

Förslag till generell checklista för verksamhetsbeskrivningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Exempel på checklista vid kontorsplanering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Exempel på lokalförteckning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Exempel på lokalprogram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Exempel på rumsfunktionsprogram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Exempel på lokalförteckning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Processbeskrivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Begrepp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Källor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Inledning 3

Inledning

I denna skrift behandlas hur man bedriver programarbete under en lokalplaneringsprocess. En viktig utgångspunkt är att program upprättas utifrån verksamheters villkor och syftar till att genom styrning av lokalplanering och byggnadsutformning bidra till stöd och utvecklingsmöjligheter för dessa verksamheter. De mål som sätts upp för ett lokalprojekt ska stämma överens med brukarnas mål för sin verksamhet.

Programmet utgör ett av byggherrens viktigaste redskap för att formulera och följa upp sina krav genom byggprocessen. Detta gäller oavsett om byggherren har en inriktning mot eget brukande, förvaltning eller fastighetsutveckling. Under alla omständigheter måste ett brukande läggas till grund för byggnads planeringen. Antingen sker detta med utgångspunkt i en känd verksamhet eller i föreställningar om önskemål från en marknad med kunder (verksamheter) som efterfrågar lokaler.

Byggnadslagstiftningen lägger ett betydande ansvar på bygg herren att uppfylla samhällets krav på byggnadsutformning. I programmet anger byggherren vilka krav han måste uppfylla i det enskilda projektet.

Verksamheter undergår ständig förändring. Lokalplanering måste kunna tillgodose verksamheters skiftande krav över tiden. Program för lokal- och byggnadsprojekt måste ta hänsyn till denna föränderlighet genom att dels uttrycka krav på generell lokalutformning och dels möjlighet till flexibel lokalanpassning.

Denna skrift lägger tonvikten på en beskrivning av hur verksam-hetsplanering och lokalplanering bör samverka, såväl i över-gripan de planeringssammanhang som i enskilda lokalprojekt. Det är sålunda de verksamhetsanknutna förhållandena och verksamhetsutvecklingen som utgör underlag för lokalplaneringen. Skriften berör inte programmering som avser byggnaden som tekniskt förvaltningsobjekt. Sålunda behandlas inte innehållet i byggnadsprogram eftersom detta främst avser val av och krav på tekniska system för det byggnadsmässiga genomförandet av projekt utifrån ett valt lokalförsörjningsalternativ och som förvaltningsobjekt. Detta innebär att ämnet avgränsas till att omfatta processen till och med lokal-/utrymmesprogram.


Lokalplanering, en del av verksamhetsplaneringenLokalerna utgör ett stöd för verksamheten. De krav som ställs på lokalutformning och tekniska installationer relaterade till lokalerna uttrycker vilka förhållanden lokalbrukarens organisation önskar överföra till byggnadstekniken; genom att specificera artefakten, lokalen, på ett valt sätt permanentas vissa funktioner i verksam heten. Lokalen utgör därvidlag en del av verksamheten överförd i fysisk form. Lokalplaneringen betraktad på detta sätt kan sålunda inte vara skild från verksamhetsplaneringen. Organisations planering och lokalplanering utgör endast två olika aspekter på uppbyggnaden av verksamhetens struktur.

Skriften söker beskriva den process som leder fram till ett rätt definierat projekt. Programmering är en omfattande process med ett flertal aktörer i samverkan. Programarbetet är inte enbart kreativt och utvecklande för verksamheten utan dessutom lärorikt för deltagarna. Det är ett verktyg för att åstadkomma denna typ av utveckling och förändring och inte i första hand en viss uppsättning dokument för projektgenomförandet.

Om utredningsskedet i byggprocessenDen traditionella indelningen av byggprocessen inleds med ut redningsfasen. Sällan eller aldrig går man i beskrivningarna in på innehållet i detta skede. Det egentliga programarbetet förutsätts starta i det efterkommande programskedet medan en rad grundläggande förutsättningar för byggprocessen fastläggs i utredningsskedet. Därför är det anmärkningsvärt att denna fas inte beskrivs mer ingående.

Det är i utredningen som behoven förväntas bli klarlagda, både i nuläget och på sikt. Här bör likaså kopplingen till affärs- och verksamhetsplaneringen ske. I detta skede bedöms tillgången på disponibla lokaler och dessutom kan en översiktlig lokalplanering göras.

Men i processbeskrivningar har utredningen knappast betraktats som en del av själva programmeringen. Denna förutsattes ta vid när flera frågor redan var besvarade och en rad fakta kunde tjäna som ingångsvärden i den egentliga processen. Utredningens metodik har sällan beskrivits mer ingående vilket inneburit att dessa aktiviteter inte definierats och kommit att betraktas som om de utfördes i en ”svart låda”.

Detta är inte den syn som denna skrift vill förmedla. Tvärtom menar man i nyare utveckling av programmeringsmetoder att

Inledning 5

denna initialfas är oerhört viktig att inkludera i processen. Det är här de strategiska frågorna avgörs. Det är väsentligt att programmeringen går djupt in i dessa och tillför den fysiska planeringsaspekten på ett mycket tidigt stadium. Ett av de ofta förekommande felen i planeringsprocessen är att de lokalmässiga aspekterna inte beaktas i tillräckligt god tid eller helt lämnas därhän i verksamhetsutvecklingen och i projekt knutna till denna. Det är därför begreppet strategisk programmering börjat användas som ett viktigt inslag i den översiktliga verksamhetsplaneringen. Det är i detta stadium som programmeringsinsatser kan ha en avgörande betydelse för det fortsatta projektgenomförandet. De senare skedena i programmeringen kan på motsvarande sätt ses som mer knutna till genomförandet av de övergripande strategierna och kan betecknas som taktisk programmering. Själva projekt-genom förandet på detaljerad nivå styrs sedan av programaktiviteter som kan benämnas operativa program.

Fyra delmoment beskrivs – målformulering, verksamhetsbeskrivning, analys av denna och lokal/utrymmes program skrivning. Däremot behandlas inte tekniska kravspecifikationer och byggnadsprogram. Skriften utgår från att byggnadsprojektet endast är ett av flera delprojekt som syftar till verksamhetsutveckling. Andra delprojekt är utrustningsprojekt, inredningsprojekt, data-/teleprojekt med flera.

Läsanvisning Skriftens första kapitel som handlar om målformulering förklarar betydelsen av att formulera projektmål som går hand i hand med verksamhetens mål. Olika typer av mål diskuteras liksom förankringsprocesser och stöd för att kommunicera målen.

Det andra kapitlet handlar om verksamhetsbeskrivning och vad man bör tänka på när man tar fram en sådan beskrivning. Betydelsen av att beskriva verksamhetens enskilda funktioner och aktiviteter med brukarnas egna ord framhålls. Det poängteras också att verksamhetsbeskrivningen avser ett framtida tillstånd.

Ett tredje kapitel behandlar den bearbetning och analys av verk-samhetsbeskrivningen som görs för att säkerställa att det material

För att fånga verksam hetens behov genomförs en arbets process i fyra delmoment. Denna är nödvändig för att nå fram till ett välgrundat lokalprogram.


som samlats in under processens gång har fångat det som är relevant för en lokal- och byggnadsplanering.

Det fjärde handlar om lokalprogramskrivning som en lösningsneutral beskrivning av de egenskaper som ett lokal-försörjnings alternativ måste ha för att kunna tillfredsställa verksamheten.

Det femte och avslutande kapitlet diskuterar lokalprogrammets successiva övergång till ett byggnadsprogram.

Bilagan innehåller exempel på dokument och checklistor som kan användas som förlagor under en programmeringsprocess. Verksamheterna inom de organisationer som berörs av skriften skiftar starkt i karaktär – allmän kontorsverksamhet, vård, undervisning, forskning, militär verksamhet m m. Dokument-mallar har därför inte tagits fram då varje verksamhet och dess projekt är så unika att de kräver anpassningar utifrån den aktuella situationen. Generella checklistor och exempel bör däremot kunna vara till hjälp vid utformning av det enskilda projektets program-dokument. Avslutningsvis bifogas en grafisk beskrivning av programmeringsprocessen och en begreppslista.

1. Målformulering 7

1. Målformulering

Ett byggnads- eller lokalprojekt medför som regel omfattande in vesteringar. Likaså innebär projekten ställningstaganden för kärn-verk samheten med avseende på de lokalmässiga förutsättningarna på lång sikt. Oftast handlar det om betydande ekonomiska åtaganden. För att genomföra investeringar av detta slag krävs en realistisk investeringskalkyl som baseras på en trovärdig redogörelse för projektets syfte och mål. Ett projekt måste tydligt förankras i den verksamhetsplan som gäller för huvudverksam-heten. Grundläggande för en definition av projekt är dels en formulering av syftet, dels fastläggande av kortsiktiga och lång-siktiga mål. Vidare fastläggs strategier för projektets genom förande och de aktiviteter och resurser som krävs för att uppnå de avsedda målen.

Förutsättningar för enskilda projekt finns på de övergripande planeringsnivåerna. Formuleringen av konkreta projekt måste vid olika tillfällen under projektets gång stämmas av mot den överordnade planeringen. Det är frågan om en process som pendlar mellan olika nivåer av konkretisering och detaljering. Paradoxalt är det även så, att man för att kunna bedriva översiktlig planering, behöver hämta detaljerad information på den operativa nivån.

Figuren visar hur programarbete för projekt utgår från verksamhets-planering, den översiktliga verksamhets- och lokalplaneringen. (Se även den mer detaljerade beskrivning som finns i bilagan.)


Tydliga mål– När projektmålen formulerats så brukar jag alltid skriva en särskild punkt i protokollet som jag kallar för projektmål, specificeringar, avgränsningar. Förvaltningschef

De målformuleringar som görs måste var så tydliga och slag kraf-tigt formulerade att de bär genom en hel projekt organisation och är aktuella under projektets hela genomförande. Målen ska även kunna kontrolleras i en projektuppföljning efter färdig ställ andet.

Varje ställningstagande som görs i projektet ska medverka till att man uppnår målet. Alla som medverkar i projektet måste därför ha målet klart för sig och kunna komma ihåg det i det dagliga arbetet.

Olika typer av mål– Vi rangordnar alltid delmålen. Då vet man bättre vad som skall tas bort om det skulle bli nödvändigt. Projektledare tidiga skeden

Vissa mål är mätbara, andra kräver bedömningar beträffande graden av måluppfyllelse. Ett mål som inte kan formuleras i helt objektiva termer, har ändå en betydande styrande effekt om det är tydligt formulerat och uppföljning sker på ett noggrant sätt.

Målformuleringen ska beskriva den nytta projektet avses ge. Vad man vill uppnå i förhållande till verksamheten. Den ska ge en vision om hur projektet ska utformas. Formen får inte bli alltför bindande, då det är viktigt att det finns utrymme för utveckling av idéer under det fortsatta projektarbetet.

Förankring av målDet är viktigt att verksamhetsplanen och mål formuleringen för projektet liksom budget och investeringsramar diskuteras och fastställs av det beslutsfattande organet. Det är genom denna förankring som målen får genomslagskraft och blir respekterade även om de inte fullt ut kan kvantifieras utan är av kvalitativ art.

När man som uppdragsgivare beställer exempelvis konsultarbete bör man ge direktiv genom redovisning av projektets mål. Detta ger möjlighet till uppföljning och bedömning av konsultarbetet.

Stöd av bilderDe kvalitativa målen kan uttryckas i ord med komplettering av bilder. Det är då viktigt att dessa skisser inte anger lösningar utan

”Att erbjuda unika och kostnadseffektiva lokaler i sober, anrik och kulturhistorisk miljö med hög flexibel servicenivå, mitt i city.”

Exempel på projektmål i om-, ny- och tillbygg nads-projektet Kv. Kvasten, Stockholm. Foto: Fotonrummet


mera är idémässiga illustrationer som stärker och förmedlar orden. Och som dessutom bidrar till att målen går att komma ihåg – bilder kan förstärka minnet. I målformuleringen tar man in en beskrivning av den karaktär av plats, byggnad, lokal och rum som man som beställare önskar. Valet av karaktär har med organisa tionens identitet att göra och hur denna uttrycks i fysisk form; vilken image man vill att omgivningen ska uppfatta, vilken atmo sfär man vill ge sina lokaler, vilken fysisk atmosfär man vill skapa för arbetet och för relationer till kunder och besökande. Detta uttryck bör bringas i samklang med och tolka organisationens syfte, företagets bärande idé. Det är fråga om hur en organisation vill låta sig representeras genom lokalen eller byggnaden, det vill säga den plats där den verkar.

Stöd av metaforer Ett sätt att uttrycka mål för faktorer i programmet som är svåra att mäta, är att tillgripa ett bildspråk och formulera metaforer för det abstrakta innehåll man vill konkretisera. Ett komplement är att hänvisa till förebilder och exempel på projekt som lyckats med någon aspekt av vad man själv vill åstadkomma. Man be höver inte använda sig av arkitekturens egna termer som i många stycken kan vara otillgängliga och förvirrande för den oinvigde. Vardagsspråket duger gott, även när det gäller att fånga abstrakta fenomen. En berättelse om vad man föreställer sig, som stödjer de målformuleringar man söker. Denna berättelse bör inte utgöra själva målformuleringen utan kan ingå i verksamhets-be skriv ningen. En målformulering bör vara kort fattad för att kunna förmedlas och ihågkommas av en grupp intressenter. Berättelsen blir en del av verksamhetsbeskriv ningens redogörelse för den tänkta nya verklighet som lokalprojektet ska vara en del av.

Målformulering projektets bärande idé I målformuleringen klargörs projektets bärande idé, den huvudsakliga orsaken till att man överhuvudtaget startar projektet och vad som är själva kärnan i det och vilka problem det syftar till att lösa.

Större organisationer och i synnerhet stora företag har riktlinjer för vilken utformning de element ska ha som bär fram bilden av dem. Information om dessa riktlinjer och anvisningar för tillämpningen av dem finns vanligen samlade i särskilda handböcker i form av interna skrifter, ”designmanualer”.

Att använda bilder för att stödja gemensam målformuleringBilder kan användas för att skapa en gemensam grund i kommunikation och dialog. De fungerar som verktyg som kan hjälpa till att beskriva de kvaliteter man vill åstad komma. Inter aktiva verktyg som under lättar kommunik a tion under ett bygg-projekts tidiga skede utvecklas av bland andra forskarna Peter Fröst och Saddek Rehal. Deras resultat visar att ett interaktivt stöd förser beställare och brukare med metoder som under-lättar formulering av gemensamma idéer, vilket ger möjlighet till analys, test och en grund läggande uppfattning om de kvaliteter man vill åstad komma. Resultatet från en sådan process nyttjas sedan i det fortsatta programarbetet. (Fröst och Rehal (2000) Interactive Spatial Design – Using Images to Communicate Qualities.)


Tolkningen av dessa föreskrifter måste som regel göras i det enskilda projektet och kan utgöra en del av målformuleringen.

Genom att formulera mål för projektet lägger man inte bara en grund för designarbetet, man påbörjar det; målformuleringen, problemformuleringen, utgör en integrerad del av designen och var och en som deltar i att ta fram denna är designer genom att på olika sätt bidra till definitionen av produkten.

Verksamhetsplanering och lokalplanering samordnas – Ett sätt att få igång ett bra programarbete det är att få med personer från strategiska positioner. Att locka med dessa personer på programmöten så att man får reda på vad man pratar om centralt. Fastighetschef

Målformuleringar bör vara en del av projektdirektiven, vilka utgör de styrande förutsättningarna för projektledningen. Genom att målen beslutas på överordnad nivå måste en eventuell revidering av dessa behandlas av samma beslutsfattare.

Det är viktigt att den fysiska dimensionen av en organisatorisk utveckling inte glöms bort. Alltför ofta gör man en verksamhets planering utan att beakta dess fysiska, lokalmässiga följder. När det sedan är tid att genomföra verksamhetsprojektet eller införa den nya organisationen, finns inte lokalerna och i panik tvingas man starta planering för dessa. Ledningen i företag och organisationer bör uppmärksamma detta och mera aktivt delta i beslut kring lokalresurser.

I praktiken kan lokalplaneringsprocessen aktivt medverka till att konkretisera en abstrakt organisationsutredning och även stärka idéinnehållet; en verksamhetsutveckling med utgångspunkt i den fysiska planeringen. Genom att tidigt i verksamhetsutvecklingen ta upp målen med avseende på lokalkrav medverkar man till att starta detta samspel mellan teori och praktisk verklighet.

Exempel på pro jektmål inför ombyggnad av “Gråbohuset” i VisbyEtt hus: För barn i åldrarna 6–12 år med skola, förskoleklass och fritids, öppet 6.30–18.30.

Ett hus: som är vackert, och ombonat och som har mycket ljus och rymd. Ett hus där varje rum ger en positiv upplevelse.

Ett hus: där behovet av tillförd energi för värme och ljus minimeras.

Ett hus: med ett forum för information, utställningar m m. Ett välkomnande hjärta, där expedition, vaktmästare, skolvärdinna, restaurang, fritidsgård och bibliotek finns centralt.

En verksamhet: som är en förebild för barnen. Där praktisk handling visar vägen mot ett ekologiskt hållbart samhälle.

En verksamhet: som bygger på nyfikenhet och ett undersökande arbetssätt och som behöver plats för experiment, forskning och skapande verksamhet.

(Ut drag från verk samhetsbeskrivning av Gråbo rektorsområde samt utkast till lokal program.)


Avstämning mot mål ger välgrundade beslut – De (brukarna) ska stämma av målen med sin verksamhet. Det är viktigt att de reagerar och säger någonting. Vi försöker få en dialog med dem, så att de alltid är med. Förvaltningschef

Väl formulerade mål kan användas genom hela processen för att ta fram lokaler eller skapa en byggnad. Vid varje beslut ska man återgå till målen och stämma av mot dem och därmed åstadkomma en säkerhet i beslutsfattandet. Detta gäller såväl i stora avgörande frågor som i beslut rörande detaljer i en byggnads utformning. På sammanträden om program, projekterings- eller byggmöten bör man i sina ställningstaganden ha målen i minnet och agera efter dem. Därvid gäller att man analyserar målen för den aktuella situationen och gör val och prioriteringar i enlighet med dessa tolkningar antingen det gäller mätbara faktorer eller bedömningar av policykaraktär.

Målen för ett projekt bör avse projektet som helhet och inte endast fixeras vid delaspekter. Vanliga mål som nästan alltid anges är kostnadsram och färdigställandetid, medan andra mål inte anges lika tydligt. Det är viktigt att alla perspektiv på ett projekt återspeglas i målformuleringen. Det är därför nödvändigt att tänka igenom vilka framgångsfaktorer som är kritiska för projektet och att fastställa mål för dessa. Detta tillvägagångssätt har likheter med det resonemang om företagsstyrning som beskrivs i boken Balanserad verksamhetsstyrning: Utvecklad målformulering med styrkort i det offentliga fastighetsföretaget av Bo Mattsson (2001).

Olika typer av egenskaper Jerker Lundequist, professor i projekteringsmetodik vid KTH, gör en uppdelning av de egenskaper ett visst ting kan ha i tre klasser; ”I den första klassen hamnar då sådana egenskaper som är kvantitativt och objektivt mätbara: längd, bredd, höjd, tyngd, kostnad osv. Till den andra klassen förpassas de egenskaper som uppfattas subjektivt, dvs via en människas fem sinnen: färg, smak, lukt osv. I den tredje klassen av egenskaper hittar vi sådana kvaliteter som är beroende av våra värderingar: fult, vackert, rätt eller fel osv.” Om den tredje klassen gör han ett för programmeringen viktigt tillägg: ”Denna typ av kvaliteter etableras via diskussioner mellan de människor som av någon anledning berörs av tinget.” (Lundequist J, Kvalitetsbegreppets två dimensioner, ur boken Arkitektonisk kvalitet, Arkitekturmuseets årsbok 1992.)

Egenskaper hos ting:• Kvantitativa och

objektivt mätbara egenskaper

• Subjektiva egenskaper

• Egenskaper som bygger på värderingar

Egenskaper som bygger på värde-ringar skiftar över tiden.

När exem pel vis nya museer planeras aktuali seras diskuss-ioner om museibygg-na ders eventuella monumen t alitet.

Under 1930- talet rådde värderingar som gav grund för program-formuleringar av typen: “museet skall vara ett monument”. Ungefär 70 år senare föreligger värderingar som, inför exempelvis plan eringen av Världskultur museet, ger pro gram formul-eringar som: “museet skall inte vara ett monument.”

Ur Program för arkitekt tävling om ett Världskultur museum i Göteborg, Statens Fastighetsverk


Det är just denna diskussion som ska föras med berörda under programarbetet. Den tredje typen av egenskaper går sålunda att tala om och man har all anledning att göra det likaväl som man talar om och bestämmer egenskaper enligt den första och andra klassen med mera mätbara och påtagliga förhållanden.

När man talar om den tredje klassens egenskaper behöver man inte fastna i om något är vackert eller fult. Lundequist uttrycker det på följande sätt ”Att det väsentliga för en konstupplevelse oftast inte är ”detta är vackert”, utan att upplevelsen bättre kan uttryckas med ”detta stämmer” eller ”detta passar”. ”Oftast när vi använder ordet ”vackert” om en företeelse, menar vi att företeelsen passar in i sitt sammanhang – det ”stämmer” mellan oss, företeelsen och sammanhanget i övrigt.”

Det man tar upp i programmet ska då passa, stämma. Passa med vad? Jo, i första hand ska det passa med vad man föresatt sig enligt målformuleringen och projektets yttersta syfte och dess givna förutsättningar. Det är det sambandet man ska komma ihåg och konsekvent följa upp under projektets gång.

Samordning mellan översiktlig verksamhetsplanering och lokalplanering – exempel från Härryda En av kommunerna i den snabbväxande Göteborgsregionen är Härryda med sina drygt 30 000 invånare. Mölnlycke är den största tätorten. Kommunens yta är 290 kvadratkilometer och det är tre mil från den östra kommungränsen till den västra.

Härryda kommun har en gemensam förvaltning med fem sektorer – tre verksamhetssektorer (utbildning och kultur, socialtjänst samt samhälls byggnad) och två sektorer som stöder verksamhets-sektorerna (administrativt stöd, teknik- och försörjningsstöd). Som en del i långtidsplaneringen av de kommunala verksam heterna arbetar kommunen sedan en tid tillbaka kontinuerligt med upp-rättandet av en samlad lokalresursplan (LRP). Planen upprättas utifrån en samordning av verksamhetsbehov, fysisk planering (översikts- och detaljplan) och kommunens ekonomi. Det är ledningsgrupperna inom respektive sektor som är ansvariga för de behovsbeskrivningar och planer som ingår i lokalresursplanen.

Härryda kom muns kostnader för lokaler (162 000 kvm) upp gick år 2000 till 167 mkr och motsvarar 15 % av bruttokostna derna.

Siffrorna gäller alla lokaler oavsett om kommunen äger dem (83 %) eller om de är förhyrda (17 %).


Lokalresursplanen innehåller:

• Redovisningavverksamheterunderrespektive sektor

• Behovetavlokalerinomrespektivesektor under den aktuella planperioden (2002–2006 nuvarande plan)

Lokalresursplanen revideras årligen i samband med att förvalt ningen upprättar förslag till budget/plan, vilket innebär att projekt kan komma att flyttas mellan åren om förutsättningarna ändras. Planen är direkt koppad till fastställd drift- och investeringsbudget för samma period.

För att verkställa planeringsarbetet har kommunen infört en lokal-resursplaneringsgrupp som träffas en gång varje månad. I arbetsgruppen finns representanter från alla sektorer: stadsarkitekt, mark/bostadschef, fastighetschef, lokalsamordnare inom utbildning och kultur respektive socialtjänst samt planeringsledare.

LRP-gruppens uppgift är att:

• Verkställadenfastställdaplanenutifrånplaneraddriftstart• Upprätta/revideraplaneninförkommandebudget/plan

utifrån:

• Lokalutnyttjandeavbefintligalokaler• Fysiskplanering/placeringavnyproduktionpålängresikt• Inhyrdalokalerpåkortareochlängresikt

Erfarenheter från arbetet inom LRP-gruppen visar på en, jämfört med tidigare förhållanden, förbättrad återföring till respektive sektorer genom lokalsamordnaren, breddning av kunskap och erfarenhet, förtydligat ansvar/uppdrag utifrån respektive deltagares ansvarsområde och tydligare gränsdragning mellan lokalresursplanens och fastighets funktionernas ansvar.

Erfarenheter från arbetet enligt denna metod har visat att lokal-resursplanen blir ett ”levande dokument” som medverkar till en öppen och konstruktiv process. Planen ger ett kommunperspektiv

För mer information om lokal resurs-planering rekommen-deras:

Lokalresursplane ring – en idéskrift om planering för effektiv användning av lokalresurser (UFOS 1996)

Rätt beslut – inves teringsbeslut i offentliga organisationer (UFOS 1998) Båda böckerna är författade av C. Löfvenberg och B. Oresten.

I en fastställd lokalresursplan (LRP) för Härryda kommun år 2002-2006 finns information om:

• Kommunfullmäktiges beslut

• Lokalresursplanering i Härryda kommun

• Befintliga lokaler år 2001

• Lokalplan för Utbildning och kultur: Allmänna utgångspunkter Mål och inriktning Befolkningsprognos Beräknat behov av utbyggnad Utbyggnadsplan

• Socialtjänst Allmänna utgångspunkter Mål och inriktning i Härryda kommun Befolkningsprognos Beräknat behov av särskilt boende för äldre Beräknat behov av särskilt boende och lokaler för funktionshindrade Beskrivningar av olika boendeformer och lokaler samt plan för genomförande Planerade platser inom särskilt boende Utbyggnadsplan/förändringar i befintlig verksamhet

• Samhällsbyggnad (ingår i investeringsbudgeten)

• Teknik och försörjningsstöd (ingår i investerings budgeten)


på lokaler samtidigt som tillvägagångssättet ger en klarare gräns mellan politiska organisationer och verkställighet. LRP har kommit att bli ett etablerat dokument med hög legitimitet som tydligt redovisar behov direkt kopplade till budget/plan.

Tillvägagångssättet upplevs också gynna samordning mellan och inom kommunens olika sektorer.

Fastighetsutvecklingsplaner väver samman verksamhetsplanering och lokalplanering – ett exempelSedan en tid tillbaka arbetar fastighetsförvaltningsbolaget Locum, som ägs av Stockholms läns landsting och med hyresgäster främst inom vården, systematiskt och långsiktigt med fastighetsutveck-lingsplaner (FUP) för strategiska vårdfastigheter. Syftet med planeringen är att i nära samarbete med hyresgästerna väva samman hyresgästernas verksam hetsplaner med fastighetsförvaltarens planer för fastigheterna. Det systematiska sättet att samarbeta och planera för framtiden bidrar till att undvika felinvesteringar.

I fastighetsutvecklingsplanen för S:t Görans sjukhusområde redovisas de mål som planen ska skapa förutsättningar för:

• funktionsmässigasambandochgodeffektivitetförverksamheterna

• godsäkerhetförverksamheten,personal,patienterochbesökare• attsjukhusområdetgestaltastillensammanhållenochestetiskt

tilltalande miljö• ettlättorienterattrafiksystemmedfunktionssepareringsom

minimerar trafik på mark inom sjukhusområdet samt goda angörings- och parkeringsmöjligheter

• generalitetochflexibilitetiframtidautvecklingavmarkochbyggnader

• attverksamhetensuccessivtkanbyggasutochflyttasinomområdet med minimala störningar

• ettteknisktförsörjningssystemsomsamordnarledningsnätochger enkla förutsättningar för drift och underhåll

• ett”nätverkssjukhus”medsamverkandeenheteriolikaområden av Stockholm med S:t Göran som navet i nätverket där vårdkedjorna knyts närmare varandra

• attkunnaförädlaverksamhetergenomattsamlademgeografiskt eller genom att flytta ut delar som inte behöver lokaliseras till sjukhuset och flytta in nya

• uthyrning,avyttringellerrivningavbyggnadersomejbehövsför sjukhusverksamhet

Det finns fastighets utvecklingsplaner för Södertälje sjuk hus och S:t Görans sjukhus. Planeringsarbete pågår för Karo linska Universitetssjukhus, Nacka När sjukhus och Dan de ryds sjukhus område.


Det gemensamma planeringsarbetet tog sin början under hösten 1999. Information samlades in genom intervjuer med företrädare för verksamheterna inom S:t Görans sjukhusområde, Stadsbyggnadskontoret Stockholm och Kungsholmens stadsdelsförvaltning. Planarbetet genomfördes i flera planerings-varv där de olika delarna i planen genomarbetats under varje varv med en successiv detaljering av innehållet. Ett första planeringsvarv i form av ett målseminarium avslutades våren 2000 och ett andra med arbetsgrupper för verksamhetsutveckling och teknisk försörjning under vintern 2000.

Under arbetets gång hände mycket både hos verksamheterna och i omvärlden, men de stora förändringarna upplevdes inte ohanterliga. Man betonade och lyfte fram behovet av att utarbeta en för vården och förvaltningen gemensam fastighetsutvecklingsplan som grund för framtida beslut. Fastighetsutvecklingsplanering-en är rullande vilket innebär att planen ska revideras regelbundet. Uppdateringen styrs av behovet – det vill säga den utförs om och när förutsättningarna ändras för gällande plan.

Detta exempel visar att fastighetsförvaltningen kan ta initiativ som lägger grunden för en verksamhetsplanering för vården. Det är inte ovanligt att tillgängliga och möjliga framtida lokalresurser påverkar utvecklingen inom kärnverksamheten. För att fastighetsfrågorna inte ska hamna i förgrunden är det viktigt att en översiktlig verksamhetsbeskrivning inkluderas i planeringen.

Sammanställning av fastighets- och verksamhetsanalyser. Figur från fastig hets-utveck lings plan för S:t Görans sjuk hus-område.


Posten HK – ett exempelExempel på en målformulering som anknyter till ett företags affärsplan och strategi är följande mål upp ställda av Postens koncernchef inför plan eringen av Postkoncernens nya huvud-kontor i Solna:

• LokaliseringentillkvarterenPolisenochPosteniSolnaskabidratill att ge Post koncernens nya huvudkontor en identitet som uppfattas som ett samlat och vänligt ”Posten City”.

• HuvudkontoretsutformningiförhållandetillTomtebodapostterminal, en av de största produktionsanläggningarna i kon cernen, bör särskilt beaktas och då på ett sätt som uttrycker samhörighet byggnaderna emellan.

• Områdetgesenkaraktärav”campus”,därmankanrörasigmellan byggnadskroppar som gärna har individuell karaktär inom ramen för ett enande gestaltningsmässigt grundtema.

• Byggnadernaskasamspelamedlandskapetgenomattområdetskaraktär av skogsbacke tillvaratas samt att träd och delar av naturen sparas.

• Entydligtmarkeradentrétillhelaområdetskafinnasbådeförkollektivresenärer och bilburna.

• Huvudkontoretskahagodtillgänglighet.Förattstödjadennaska väl dimen si oner ade parkeringsanläggningar finnas för både besökare och anställda.

• Dispositionenavhuvudkontoretslokallösningskavarasådan att den både ger intryck av öppenhet och samtidigt är sammanhållen och ger goda inre kom munikationer.

• Lokalernasochområdetsutformningskabidratilltrivselniarbetet på huvud kontoret.

• Lokallösningenskavarakostnadseffektivochdärmedgeentotalt sett rimlig hyres nivå för huvudkontorsfunktionen.

• ByggnadernaochlokalernaförPostkoncernenshuvudkontorskapå ett effektivt sätt stödja verksamheten genom att anpassning snabbt kan ske till för ändringar i arbetssätt och organisation.

• Områdetskakunnabyggasutetappvis.

Målen som anges i ovanstående exempel avsåg från början en exploatering av en av Posten Sverige AB ägd fastighet.


Projektet övergick senare till att gälla ett hyresförhållande gentemot AP Fastig heter som köpte fastigheten.

AP Fastigheter upphandlade en totalentreprenad med Arcona som leverantör.

Projektets målformulering har vidmakthållits intakt genom hela denna process. En förut sättning från Postens sida gentemot såväl den nya fastighetsägaren som dennes entreprenör har varit att projektet ska följa en given process och givna målformuleringar.

Postens nya huvud-kontor i Solna under uppförande. Arkitekt: BSK Arkitekter.


Målformulering på en detaljerad och operativ nivå – ett exempelFöljande exempel visar en tillämpning av målformulering på en detaljerad, operativ nivå.

Inför ombyggnaden av Östasiatiska museets varuhiss utarbetades en målbeskrivning i samråd mellan Statens Fastighetsverk och Östasiatiska museet. Beskrivningen omfattade mål avseende funktion, arkitektur, kulturhistorisk hänsyn, tid och ekonomi.

Målen beskrevs såsom primära respektive sekundära. Ett primärt mål måste uppfyllas. Sekundära mål anses underordnade de primära målen. Ett sådant mål kan inte hävdas om det visar sig leda till att något av de primära målen inte kan uppnås. Därutöver indelades målen i etappmål (1, 2, 3).

Östasiatiska muséet på Skeppsholmen i Stockholm.



2. Verksamhetsbeskrivning

– Man kan inte förvänta sig att brukarna ska kunna byggprocessen. Fastighetschef

Verksamhetsbeskrivningen är brukarens egen berättelse om verksamheten. Han berättar dess historia och framväxt, om organisa tionens uppbyggnad, beskriver vad man gör, hur arbetet går till, hur organisationen är bemannad, vilka idéer man har om fram tiden – vilka förändringar som är nära förestående och vart man syftar i ett längre tidsperspektiv. Berättelsen handlar även om lokalerna; hur väl eller illa de passar till olika funktioner och vilka typer av lokaler man anser sig ha behov av för att stödja verksamheten i sin nuvarande situation och vilka lokaler man önskar sig för att kunna förändra verksamheten.

Utgår från verksamhetsplaneringen– Program för mig det är verksamheten det! Som den ska se ut efter en förbättring. Så det är en verksamhetsdiskussion som man är inne i när man gör ett program. Och det är klart att det är verksamheten som ska kunna den bäst. Fastighetschef

Verksamhetsbeskrivningen kan vara avsedd för den översiktliga lokalplaneringen eller för ett specifikt projekt inom ramen för denna. I båda fallen baseras verksamhetsbeskrivningen på inne-hållet i verksamhetsplanen och de strategier som fastläggs där. Verksamhetens strategier återspeglas såväl i strategierna för lokalplaneringen som i innehåll och genomförande av enskilda projekt.

Underlag hämtas ur flera källorUnderlag för en verksamhetsbeskrivning kan normalt hämtas ur dokument som verksamhetsplaner, årsredovisningar, budget-material, policydokument, personallistor, interna utredningar rörande produkter, rationaliserings- och organisationsutredningar. Mycket material måste dock tas fram genom undersökningar av olika förhållanden inom verksamheten och intervjuer med olika befattningshavare – chefer såväl som specialister på olika områden och nivåer i företaget.

2. Verksamhetsbeskrivning 21

Verksamhetsbeskrivningen ska vara skriven på brukarorganisa-tionens eget fackspråk och inte med byggbranschens nomenklatur. Dokumentet kan tas fram genom arbete i grupper med företrädare för organisationens olika funktioner och med olika specialistkunskaper.

Den som driver arbetet kan vara en utomstående person. Vanligen blir det programmeringsledaren som får denna uppgift att agera ”coach” och sammanställa verksamhets beskrivningen till ett dokument som ska kunna fungera för och svara mot frågorna i det fortsatta programarbetet.

Lokalplanering ger upphov till förändring En genomlysning av verksamheten med tanke på lokalplaneringen ger ofta upphov till översyn av arbetsmetoder, organisation och maskinella hjälpmedel. Lokalplaneringen ger ett unikt tillfälle till förändringar i dessa avseenden. Vanligen sker inte heller lokalförändringen för sin egen skull, utan för att man önskar nå något mål med verksamhetsförändringar och att dessa i sig ger upphov till lokalförändringar.

Beskrivning av nuvarande lokalsituationEn utvärdering av befintlig lokalanvändning kan vara mer eller mindre omfattande och djupgående. Valet av utvärderingsmetod grundas på en mängd faktorer; vilken information som efterfrågas, med vilken avsikt utvärderingen görs och hur kostnads- och tidskrävande den får vara.

Post-Occupancy Evaluation (POE) är ett vedertaget begrepp inom utvärderingsmetodiken. I POE-sammanhang delar man in

Vid den strategiska lokalplaneringen måste man framhäva de särskilda aspekter som påverkar den fysiska planeringen. Man måste alltså göra en analys av verksamheten som sådan för att identifiera de för lokal planeringen väsent liga frågorna. Valet av aspekter som man vill ta hänsyn till är beroende av syftet med den styrning man vill åstadkomma av projektet.

Programmeringsledare = Den person som leder och driver programarbetet utifrån verk samhetens perspektiv genom hela processen.

I programarbetet medverkar även de som konstruerar, skriver och samman ställer programmet. Vi har i denna skrift valt att kalla dem för programförfattare, programskrivare och/eller programmerare.


under sökningar i de tre nivåerna; indikativ, undersökande och diag-nostisk. Mindre omfattande utvärderingar som ger indika tioner om en byggnads funktion finns i den lägsta nivån, den indikativa. I den undersökande nivån ger utvärderingar större visshet i fråga om resultat men är mer tidskrävande, mer komplicerade och resurs-krävande än indikativa undersökningar. Många gånger genomförs en undersökande utvärdering efter en indikativ utvärdering där problemen har identifierats. Den diagnostiska utvärderingsnivån är ännu mer omfattande och djupgående. Flera olika metoder används och resultatet har ofta en långsiktig betydelse. I verk-samheter där förändringstakten är hög finns det en uppenbar risk med att använda sig av utvärderingsmetoder som är allt för tidskrävande eftersom tillvaron kan ha förändrats väsentligt innan utvärderingen är klar.

En indikation om verksamhetens förändringsmönster kan fås med hjälp av undersökningar som tar fasta på olika brukares upp-fattningar. Informa-tionsinhämtning kan exempelvis ske i form av intervjuer eller enkät er. Sättet att illustrera resultat är hämtat från Worthing ton och Blyth (2000).


Några exempel på utvärderingsmetoder är:

Frågeformulär:En traditionell metod där samtliga deltagare i utvärderingen skrift-ligen besvarar frågeställningar som rör bestämmande faktorer. Urvalet av frågor och val av deltagare är avgörande för vad som kan klarläggas i utvärderingen.

Intervjuer:Intervjun är en form av samtal med ett bestämt syfte – den som intervjuas ska lämna ifrån sig den typ av information som inter-vjuaren är intresserad av. Intervjuer är ofta mycket användbara för att se andra människors perspektiv, uppfatta deras känslor, tankar och avsikter. Detta gäller både händelser bakåt i tiden och visioner om framtiden. Intervjuer kan genomföras med en fast struktur av frågor – enkätliknande eller mer öppna – samtals liknande. Under ett kvalitativt programarbete används ofta kombinationer av de olika intervjuformerna. Syftet är att inhämta gemensamma uppfattningar såväl som individuella. Man kan också välja att lägga tyngd punkten på olika typer av frågor till olika brukarkategorier. Vissa mer öppna frågor kan ställas till samtliga för att ge plats för nya infalls vinklar och ny information.

Mentala kartor:Mentala kartor är de illustrationer som de medverkande i en ut-värdering gör för att beskriva sin personliga tolkning av en miljö. Tillvägagångssättet ger andra upplysningar om och perspektiv på hur individer uppfattar sin arbetsmiljö än intervjuer och enkäter.

Semantisk miljöbeskrivning:I semantiska beskrivningar tar deltagarna ställning till programrelaterade frågor med hjälp av förutbestämda ordpar. De med verkande fyller enskilt i ett bipolärt schema som omfattar ordpar. Med hänsyn till begreppen får deltagarna ta ställning till hur de upp fattar för programmet viktiga aspekter. (Se figur på sid 22)

Tidkortsmetoder:Med hjälp av tidkort kan man mäta hur effektivt en verksamhet nyttjar sina lokaler. Deltagarna antecknar under en tidsperiod vad för slags arbete som utförts och tidsåtgång för detta.

Gåturmetoden:Metoden betyder att man promenerar runt i miljön och granskar den på plats. Omedelbart efter turen samlas deltagarna och diskuterar sina iakttagelser under ett kreativt och stimulerande


möte. Metoden ger en snabb överblick och dialogformen hjälper till att utveckla framtida programidéer och förbättringar av sambandet mellan verksamheten och dess lokaler.

Utförligare beskrivningar av de olika utvärderingsmetoderna finner man i exempelvis: ”Utvärdering av en kontorsmiljö”, P. Nordén (1999) eller ”Intelligent office building performance evaluation”, W. Preiser (2002).

Samordning av verksamheter i lokalhänseende När man gör verksamhetsbeskrivningar finns det ofta anledning att överväga samordning och eventuell omlokal isering av andra verksamheter som har beröringspunkter med den aktuella verksamheten. Därför kan en verksamhetsbeskrivning ge upphov till andra beskrivningar som rör skilda organisatoriska enheter inom till exempel en kommun eller en större förvaltning. Detta för att försöka finna eventuella samordningsfördelar.

Verksamhetsbeskrivningen avser ett framtida tillstånd– Vi tvingades skriva programmet innan verksamheten fanns. Då fick vi jämföra med andra liknande verksamheter och tänka ut en idealbyggnad. Utredande arkitekt

Verksamhetsbeskrivningen kan vara en del av den löpande verksamhetsplaneringen och revideras kontinuerligt eller t ex årsvis. Den kan också upprättas med anledning av att någon form av förändring av verksamheten är förestående. Be skrivningen kommer därför att avse ett tänkt tillstånd som kanske ingen i organisationen har någon färdig, konkret före ställ ning om.

Beskrivningen kan inriktas på att gälla de översiktliga förhållanden som man strävar mot med olika tidshorisonter. En sådan be-skrivning behövs för den långsiktiga strategiska lokalplaneringen och vid överväganden som gäller lokalisering av verksamheten eller delar av denna.

Samma förhållande gäller i beskrivningen för det enskilda projektet; det är framtiden man målar upp.

När det gäller frågor om framtiden kan man som författare till verksamhetsbeskrivningen inte förvänta sig en fullständig samstämmighet från alla uppgiftslämnare. Beskrivningarna kommer att skilja sig åt. Detta ger anledning till dialoger inom


företaget för att söka nå enighet eller att beslut fattas om vägvalet för framtiden. Som ett led i lokalplaneringen blir därför verksamhetsbeskriv ningen många gånger ett medel för att starta interna diskussioner om verksamhetens uppläggning och inte minst krav på personal resurser.

FöretagskulturI verksamhetsbeskrivningen finns det anledning att fånga upp organisationens kultur, tradition och miljö.

Vilka traditioner finns i organisationen? Vilka frågor är viktiga i företagskulturen? Vilka frågor prioriteras inom denna och inom eventuella subkulturer?

Likaså bör man ställa följande frågor: Vill ledningen stödja eller reducera inflytandet av den existerande kulturen? Kan lokal-planeringen förväntas stödja ledningens strävan i att stärka eller förändra existerande kulturförhållanden?

Grafiskt stöd för verksamhetsbeskrivningenVerksamhetsbeskrivningen kan bli tydligare och mera lättillgänglig om den illustreras eller framställs med hjälp av bilder. Dessa kan vara diagram, flödesscheman, foton som visar aktuella arbetssituationer eller funktioner med mera.

Som exempel visas på nästa sida bildstöd av detta slag som tagits fram inom ett projekt för ny postterminal lokaliserad till fraktflygs-området på Arlanda.

Generell lokalutformningI verksamhetsbeskrivningen bör man behandla frågan om verksam-hetens förmodade föränderlighet över tiden. Denna fråga hänger samman med riskbedömningen för en investering i lokaler eller bindning i ett kort- eller långsiktigt hyreskontrakt. För vilken grad av verksamhetsförändring ska man planera? Detta beror på de scenarier för verksamheten som kan tänkas bli förverkligade i lokalerna. Det är en central fråga att ta ställning till vilken gardering man ska ha för framtida förändringar i förutsättningarna för lokalplaneringen?

Hur stor investering är man beredd att ta i nuläget för att kunna möta osäkra förändringar? Det handlar om att ange en grad av generell utformning av lokalerna. Rätt tänkt kanske det inte behöver betyda några stora kostnader initialt utan det kan ytterst vara fråga om att bete sig strategiskt och ta rimlig hänsyn till tänkbar utveckling.


Bilden visar det principiella flödet genom terminalen och anslutningen till de tre aktuella transportslagen lastbil, frakt och tåg.

Nedan: Bilder som anger in- och uttransporter med lastbilar. Frekvenser för lastbils an-slutningar och tidsintervall för dessa är redovisade.

Redovisning av det principiella materialflödet inom terminalen med de huvudsakliga stationerna för posthantering angivna med typer av sorterings maskiner markerade. IRM = maskin för resning och rättvändning av brev, KSM = klumpsorte-ringsmaskin, SSM = Storbrev-sortering, ALO = automatisk lådhanterings-anläggning

Verksamhetsbeskrivningen kan stödjas av figurer som visar principiella grundförutsättningar och väsentliga data. Exemplet är från projekt Arlanda Postterminal, Posten Sverige AB, Lokaler och Fastigheter.


Verksamhetsbeskrivningen bör ta upp sannolika förändringar inom de lokaler som planeras. Hur allmängiltiga behöver lokalerna vara till sin utformning för att passa kommande förändringar?

De frågor som gäller lokalers generalitet berör också utbygg-barheten, men även möjligheten att i en framtid kunna bli av med och överlåta överyta till andra brukare om förändringen går mot mindre lokalbehov.

En arbetsstation med maskin utrust ning. En integrerad resnings-maskin som tar hand om brevlådepost. (Ur Verksamhets-beskrivning Projekt Flygplatsterminal. Posten Sverige AB.)

Planen illustrerar den detaljplanerade utformningen av Arlanda Postterminal. November 2002. BSK arkitekter AB.


– De strategiska personerna måste vara med och påverka hur de ser på verksamheten på lång sikt. Det kanske finns enheter och lokaler som helt enkelt planeras minska i framtiden. Då är det viktigt att vi tar hänsyn till det! Utvecklingschef inom fastighetsverksamhet

Flexibel lokalutformningDe större, mera genomgripande förändringarna i en verksamhet bör kunna klaras genom en långsiktig, strategisk lokalplanering och en generell lokalutformning. De smärre förändringarna, de kortsiktiga och ofta förekommande lokalanpassningarna i den löpande driften, bör kunna utföras genom att lokalerna har en lämplig grad av flexibilitet. Denna berör kraven på mellanväggssystem, belysning, elanslutningar med mera.

En beskrivning av behovet av tänkbara kortsiktiga anpassningar bör ingå i verksamhetsbeskrivningen.

Sammanlagring av funktionerVerksamhetsplanering och lokalplanering hänger nära ihop. I verksamhetsplaneringen styrs olika delverksamheters förläggning i tiden; vilka som ska ske samtidigt och vilka som kan avlösa varandra i en och samma lokal. Det är fråga om funktionella över-väganden såväl som tidsplanering och schemaläggning.

Likaså bör bedömningar göras om verksamheter av skilda typer och organisatorisk hemvist kan dela lokaler med hänsyn tagen till beläggningsgrad över tiden. Exempelvis kan kommunala verk-samheter av skilda slag tänkas använda skollokaler efter skoltid.

Genom sådan planering kan nyttjandegraden av lokaler ökas och därmed kan den totala lokalkostnaden minskas.

Funktioner, aktiviteterI verksamhetsbeskrivningen görs en uppdelning av den totala verksamheten i delverksamheter. Dessa kan beskrivas var för sig.

En verksamhet, eller en delverksamhet, består av en mängd på ett eller annat sätt samverkande aktiviteter. Aktiviteterna utgör de minsta enheter en verksamhet på ett meningsfullt och gripbart sätt kan delas upp i.

Av verksamhetsbeskrivningen och dess komplettering bör framgå vilka dessa aktiviteter är. Dessa förtecknas lämpligen i en aktivitetslista.


Receptionsutredning med funktionsstudier inför planeringen av Posten Sverige AB:s huvudkontors byggnad. BSK arkitekter och Dudley Böhm arkitekter 2002.

Exempel på beskrivning på aktivitetsnivå: Ett exempel på en verksamhet är en reception. Där ska man ta emot folk och syssla med bevakning. Men detta är inte en tillräcklig beskrivning för att man ska kunna utforma en lämplig plats för receptionsverksam heten, utan en rad aktiviteter måste beskrivas i detalj. Exempelvis: Hur ska mötet med besökaren ske? Hur ska säkerheten ordnas? Hur ska övervak ningsfunktioner installeras? En fråga som – ”ska recep tionisten arbeta sittande eller stående?” – påverkar utformningen av arbetsplatsen. En rad av dessa ställningstaganden måste göras, både som underlag för program och som detaljerade krav på inredningen.

Aktiviteten blir den enhet som studeras med avseende på dess behov av plats med till denna knutna kvaliteter.

– Lokalprogram det är inte samma sak som en lokalförteckning. Utredande arkitekt


Det är inte givet att varje aktivitet fordrar ett avgränsat rum. Dessutom kan olika aktiviteter försiggå på samma plats men vid olika tidpunkter. De kan till och med försiggå parallellt i tid med utnyttjande av överlappande delar av var sin plats.

På samma sätt som verksamheten i stort kan beskrivas i verk samhetstermer kan varje aktivitet beskrivas för sig. Likaså kan sambanden mellan aktiviteterna förklaras. De

kan t ex vara in ordnade i en gemensam process. Huvudfunktionsprogram, avdelningsprogram

och rumsfunktionsprogram är begrepp som används framförallt inom vårdbyggnadsprojekt.

Ett meningsfullt sätt att ordna beskrivningen av aktiviteter på är att söka deras samband i form av flöden, kontaktbehov eller sammanhang i en eventuell process. Det är synnerligen klar görande att beskriva dels den sammantagna processen och dels de olika aktiviteter den består av.

– Lokalprogrammen syftar framåt, det nya, men man tar en avstamp i de befintliga lokalerna. Man har med verksamhetsbeskrivningen. Nuvarande lokalsituation är en av förutsättningarna, där särskilda brister ska utpekas. Utredande arkitekt

För varje aktivitet kan man förteckna all den utrustning, maskinella hjälpmedel, inredning och överhuvudtaget alla de attribut som är förknippade med den aktivitet och den aktivitetsplats som man beskriver.

Aktivitetsstudier ger programskisser och layout En preliminär skiss över aktivitetens behov av area i form av fri area och areor för utrustning, inredning och installationer kan nu göras. Denna skiss upprättas i direkt samverkan med specialister på just denna typ av aktiviteter. Lämpligt är att skissa upp en bild av aktivitetsplatsen i form av en ritning i lämplig skala, som regel 1;50 eller 1;100. Man kan göra en tredimensionell pre sentation av platsen i form av en 3D-modell i CAD. Dessa modeller av aktivitetsplatserna blir underlag för samverkan mellan brukare och de specialister av olika slag som är involverade i plan eringen; skyddsombud, skyddsingenjör, ergonom, säkerhetsexpert, fackliga företrädare m fl. Det är viktigt att påpeka för brukarna att det rör

En verksamhet eller en delverk samhet består av en mängd på ett eller annat sätt sam verkande aktiviteter.


sig om en skiss som förtydligar verk samhetsbeskrivningen, inte den färdiga lösningen. En risk med preliminära skisser är att de kan ha en låsande effekt och försvåra fortsatt utveckling av en funktion i det vidare projekteringsarbetet.

Aktivitetsplatserna läggs samman till en konfiguration som tar hänsyn till de interna sambanden mellan aktiviteterna. Denna samling av aktiviteter ger en bild av den totala plats som krävs för en identifierad delverksamhet.

En sammanläggning av skilda aktiviteter i en konfiguration styrd av en gemensam process resulterar i en så kallad layout om det är fråga om aktiviteter inom en tillverkningsprocess eller en logistisk process.

Det är viktigt att aktivitetsstudierna görs under ideala förhållanden, dvs inte med antagande om en viss inplacering i ett givet utrymme utan förutsättningslöst och oberoende av ett visst sätt att lösa lokalfrågan.

De enskilda aktiviteterna bör redovisas i skriftlig form gärna med komplettering i form av funktionsskisser och foton av till exempel utrustning som används.

Fördjupade studier av särskilda och upprepade aktiviteterEtt systematisk analys av en verksamhet kan resultera i att man kan begränsa antalet typer av aktivitetsplatser. En mycket stor arbetsplats med tusentals anställda kanske inte består av mer än ett tiotal mycket frekventa typaktiviteter med sina platser som genom noggranna studier kan standardiseras och upprepas i projektet. I sådana fall lönar det sig att lägga ner mycket arbete på studier av de enskilda aktiviteterna och noga överväga och ta ställning till deras behov. Dessa studier bör göras på ett tidigt stadium i projektet, då de är avgörande för projektets totala dimensionering. Det finns anledning att studera inte bara hela aktiviteter, utan även delaktiviteter i ett tidigt skede.

Som exempel kan man ta en delaktivitet inom kontorsarbetet, datorarbete vid den enskilda arbetsplatsen. Följande frågor kan bli aktuella: Vilken typ av bildskärm ska man ha? Ska det vara en konventionell, skrymmande skärm eller en platt som tar betydligt mindre plats? Hur man ska förvara arbetsmaterial är en frekvent delaktivitet som har stor inverkan på hela aktivitetens areabehov. En delaktivitet som att ”tala i telefon” får betydelse med avseende på val av telefonutrustning, konven tionell stationär telefon


eller bärbar, vilket i sin tur påverkar aktivitetens konfiguration. Detta är frågor som man måste ta ställning till inom ramen för verksam hetsbeskrivningen, och som har stor betydelse redan för den översiktliga lokalprogrammeringen, men som kanske inte aktualiseras förrän man börjar studiet av de mera detaljerade aktiviteterna.

En rad frågor som man under pro gramarbetets gång inser har stor betydelse för dimensioneringen av projektet i sin helhet dyker upp och måste återföras till diskus sionen om verksamhetsbeskriv-ningen och behandlas ofta på styrgruppsnivå. Detta leder till revideringar av verksam hetsbeskrivningen. Detta är en i och för sig naturlig företeelse, men man måste vara noga med att korrekt dokumentera sådana ändringar och fastställa dem i samma ordning som den ursprungliga verksamhetsbeskrivningen.

Benämningar av programhandlingar– Det är viktigt att man får fram ett gemensamt språkbruk som kan accepteras av hela branschen. Vad de olika skedena och de olika handlingarna ska heta. Förvaltningschef

Under den intervjuomgång som genomfördes inför denna skrift framkom att det finns behov av att förtydliga och precisera begrepp i programskedet. En del av de benämningar som KBS (Byggnadsstyrelsen) utarbetat sedan tidigare används fortfarande i branschen, även om man lägger något olika betydelse i de enskilda benämningarna. Det har också skett en utveckling av egna begrepp inom olika organisationer. Att kommunicera med brukare och verksamhetsföreträdare upplevs som ett stort problem eftersom begreppen för och inom programarbetet är vaga.

– Vi säger i dag lite abrupt till våra hyresgäster: Var är ditt lokalprogram? Varsågod och kom med ett lokalprogram! Det ska visa dina areabehov och det ska innehålla en verksamhetsbeskrivning. Vad har du för sambandsbehov? Vadå? säger de då. Det är ju antagligen kinesiska för brukaren. Fastighetsägare

Några av de intervjuade på fastighetsägarsidan löste problemet genom att själva utföra mycket av det arbete som kunden eller hyresgästen borde ha ansvarat för. Medan andra har anställt särskilda projektsekreterare inom byggprojektledningsföretaget, med kunskaper om den aktuella verksamheten och det fackspråk som tillämpas i byggprojekt.


– Vi använder oss av egna projektsekreterare som förstår verksamhetens funktioner, dess konsekvenser och byggsektorns fackspråk. Projektledare landstingsägt fastighetsbolag

Under framtagningen av denna skrift har de intervjuade arbetat med olika typer av programprocesser vilka de också delvis be nämner något olika. Dels tillämpas de definitioner som används inom detaljplanearbetet och i stadsplanering, dels företags- och verksamhetsspecifika planeringsprocesser och dels benämningar från f d Byggnadsstyrelsen. Ibland används samma programunderlag för olika syften om än i bearbetad form. Flera av de intervjuade framhåller att det inte finns några gällande riktlinjer eller samstämmig nomenklatur för olika typer av program och vad dessa bör innehålla. De flesta menar ändå att de vet vad de olika typerna av program kan förväntas innehålla.

Aktivitetsanalyser stäms av mot målformuleringarI bedömningar av aktiviteterna och deras behov av olika slag bör man gå tillbaka till projektets målformuleringar och söka stöd och vägledning för sina prioriteringar och ställningstaganden. Detta gäller även till synes detaljerade frågor men som i ett mål-perspektiv inte är underordnade.

Det som kan tyckas vara en fråga för inredningsplaneringen i projektets senare faser kan man behöva ta ställning till i ett tidigt programskede. Frågorna återkommer naturligtvis när den slutliga inredningsprogrammeringen tar vid men får då tjäna som ingångs värden för denna. En rad frågor om dimensionering och

Under intervjuerna har det figurerat en mängd skiftande benäm ningar på olika typer av programhandlingar. De olika begreppen är här försöksvis ordnade dels horisontellt beroende på om de kan ses som strategiska eller operativa, och dels i vertikalled efter om de är övergripande eller detaljerade.


måttförhållanden som är avgörande även för byggnadsprogrammet, uppkommer ofta under tidiga studier av aktiviteters tänkbara, men inte nödvändigtvis slutgiltiga, konfigu ration; detta gäller bygg nads-kroppars djup, fria rumshöjder m m.

Detaljer styr helheten, summan påverkar delarnaI översiktliga program som ligger till grund för detaljplanearbete för ett specifikt projekt eller för områdesplanering kan, förutom nyckeltalsmässiga bedömningar, en rad överväganden göras som kan fordra detaljerade studier av måttförhållanden. Detta för att man ska få ett tillförlitligt underlag för bedömningar av de låsningar som uppstår i detta tidiga stadium av projekt genom-förandet.

Addering av aktivitetsplatser och deras area– De som ska använda produkten, de sitter ofta inne med svaret. Många vet vad de vill ha men de kan inte visualisera. Man behöver hjälp med att göra det. Att veta på ett ungefär vad det är för en yta som rimligen kan behövas. Fastighetschef

Det ligger en fara i att addera en mängd krav på areor från olika aktivitetsplatser. Varje sådan studie av en plats kan utgå från en bedömning av ett areabehov som är tilltaget i överkant för att man ska vara på den säkra sidan. En överyta på mellan 10–20 % är nog ingen ovanlighet även vid ganska noggranna studier av en aktivitets funktioner. Det är ju nästan alltid en fråga

Exempel på över-siktlig områdes-planering. Disposi-tion av Uller åker-området i Uppsala. Illustrationen är hämtad från Land-stingets i Uppsala Län Dispositionsplan 1990, Brink Arkitekt AB.


om bedömningar, och en rad olika intressenter som ger sina synpunkter på hur en aktivitet ska bedrivas och vilka resurser den kräver i form av tillgång till utrymme.

Funktioner och värderingarLokalutformningen styrs av de olika funktioner en verksamhet består av och sambanden dem emellan samt kraven på kopplingar till omvärlden. Funktioner kan studeras med objektiva observationer och mätmetoder. Lokalkraven kan bestämmas utifrån dessa, i varje fall till en viss grad, eftersom synpunkter grundade på värderingar tillkommer – personliga för den enskilde brukaren och sådana som kan betecknas som kollektiva och kommer ur en specifik företagskultur. Funktionsbeskrivningarna är alltså inte i sin helhet objektiva utan hänsyn måste tas till beställarens upp fattningar och värderingar. Den som driver programmeringsprocessen måste vara medveten om detta förhållande och låta dessa dubbla aspekter återspeglas i lokalprogrammet.

Värderingar återspeglas inte enbart i lokalens eller byggnadens uttryck i form av visuella, imageskapande detaljer eller speciell arkitektonisk utformning, utan värderingar i en företagskultur är ofta mycket djupt rotade och påverkar val och prioriteringar fort-löpande under programarbetet.

– Det gäller att få igång den där debatten. Att göra klart för alla att det är lika bra att man tar tag i de svåra problemen med en gång. Att man aldrig kan sitta och hålla inne med information. Eller det som är mindre roligt att tala om. Man kan aldrig bygga bort sådana problem. Då blir programskissen ett sätt att förtydliga det. Fastighetschef

I ett lokalprojekt involveras ett antal personer med olika professionell tillhörighet och med skilda värderingar som inte minst är beroende av yrkesbakgrunden. I lokalprogrammeringen bör programmeringsledaren ta hänsyn till detta förhållande och låta skilda synpunkter komma fram och inlemmas i en total bedömning som programmet kan baseras på och genom detta föras vidare i projektets utveckling.

I utställningen ARKITEKTUR – STRUKTUR, 1968, som redovisade Byggnadsstyrelsens strukturfilosofi framhöll styrelsens ledande ideolog Olof Eriksson: ”att funktionskrav alltid är under utveckling och förändring, att normer för utrymmesbehov,


härledda från funktionskrav, är oprecisa, att funktionskrav i regel ändras radikalt under en byggnads normala livslängd, att enstaka rum eller serier av rum med samma dimensioner ofta ska kunna användas för flera, delvis eller helt skilda ändamål”. Vidare framhöll Eriksson att ”Vi tror att funktionsanalyser är inexakta. Vi tror att metoderna för att analysera den tekniska lösningen och avgöra vilken teknisk lösning som måste tillgripas för att tillgodose ett visst funktionskrav också är inexakta.” Dessa teser gäller alltjämt och man bör komma ihåg

detta vid prövning och prioritering av lokalbehov.

Fri area – kommunikationsytorVissa frekvent förekommande aktivitetsplatser bör tas upp till principiell diskussion inom organisationen eller företaget. Det kan vara en fråga av policykaraktär som har betydelse för ekonomin i flera projekt.

En svårbedömd faktor vid sammanläggningen av aktivitetsplatser till konfigurationer är den fria area, i form av kommunikationsarea, som bör adderas till själva aktivitetsplatsernas samlade area. Denna areas procentuella andel av de egentliga aktivitetsplatsernas sammanlagda area varierar högst väsentligt beroende på typ av verksamhet. I konfigurationen av aktivitetsplatser kan i vissa fall kommu nikationsarean rymmas i de kringareor som läggs till de olika funktionellt betingade areorna. I ett större öppet kontorsutrymme är de ytor kring de enskilda kontors arbets-

platserna som används som passage som regel redan inräknade. Den kommunikationsarea som behöver adderas för att man ska få en uppfattning om behovet av bruksarea kanske inte är mer än vad som åtgår för vissa genomgående kommunikations stråk och dessa representerar som regel cirka 20 % av själva aktivitetsarean.

Då kontorsaktiviteter är inrymda i enskilda kontorsrum måste hela korridorer läggas till och man kan behöva avsätta upp till 30 % av aktiviteternas area som kommuni ka tionsarea (REPAB Fakta anger nyckeltalet 5,5 kvm LOA/arbetsplats).

Ett exempel på en öppen arbets-platsplacering där målet varit att minimera yta för kommunikations-stråk i förhållande till aktivitetsarea. Möbleringsplan Posten HK Dudley Böhm Arkitekter 2002.

Areabegrepp enligt SS 021051. Se även skriften ”Rätt begrepp”.


Prövning av summan ger slutlig prioriteringEn prövning av rimligheten av de sammanlagda aktiviteternas areor bör göras. Har man tillgång till nyckeltal som erfarenhets-värden kan en kontroll av att man hamnat inom rimliga gränser lätt göras.

Ett annat sätt att göra bedömningen är att räkna om areabehovet till en investerings- eller hyreskostnad utifrån schablonantaganden om byggnads- respektive hyreskostnad per kvadratmeter. Därefter gör man en bedömning om verksamheten kan bära denna kostnad. Om man av olika skäl finner den grovt uppskattade kostnaden för hög får man bestämma en ram som kan godtas och därmed även sätta en ram för den totala area som får förbrukas.

De nyckeltal som kan komma till användning i ett sådant sammanhang kan vara resultatet av dels en intern statistik med avseende på likartad verksamhet, och dels av en jämförelse, benchmarking, med konkurrenter eller verksamheter inom näraliggande områden.

Dessa nyckeltal uttrycker en ambition hos verksamhetens ledning. En ramsättning av detta slag utgör ett effektivt styrmedel och är ett sätt att uttrycka direktiv till projektledningen.

Efter att en ram har satts utifrån nyckeltal görs en prioritering av aktivitetsplatsernas areabehov. Slutligen torde det bli fråga om ett passningsförfarande mellan vad som kommer ur de sammantagna detaljerade aktivitetsstudierna respektive från ramsättningen grundad på nyckeltal eller den ekonomiska ramen.

Ett exempel på verk-samhetsbeskrivning från Posten Sverige AB, Projekt Flygplatsterminal, 2002.


Verksamhetsbeskrivningens giltighetstid– Verksamhetsbeskrivningen var inte klar förrän samma vecka som programmet skulle ha varit färdigt. Utredande arkitekt

En verksamhetsbeskrivning tenderar att bli en ögonblicksbild av nuet. Även uppfattningen av framtiden präglas av nuet och utgör mestadels en framskrivning av den existerande situationen.

Verksamheter förändras inte endast linjärt efter förutsebara utvecklingskurvor. Utvecklingen kan även ske språngvis och abrupt och bero på skiftningar i synsätt på organisationsmodeller, på radikalt förändrad teknik, byte av nyckelpersoner, politiska beslut och lagstiftning.

Exempel på återkommande förändringar av verksamhetsvillkor är de försvarsbeslut som fattas vart fjärde år, vilka som regel medför radikala förändringar i något avseende för försvarets lokalförsörjning, lokaldisposition och de projekt som Fortifikationsverket driver.

Verksamhetsbeskrivningar borde förses med ett ”bäst före datum”. Revidering bör i varje fall ske med inte alltför långa tidsintervall. Idealet är att man har en i princip kontinuerligt uppdaterad, rullande verksamhetsbeskrivning. Det borde gå att åstadkomma ett sådant dokument, relevant för lokalplaneringen, eftersom verksamhetsplanen för en organisation normalt uppdateras årligen och gäller för nästkommande budgetår, och inkluderar prognoser för ytterligare åtminstone en tvåårsperiod.

PrognoserPrognoser är en viktig del av verksamhetsbeskrivningen, men de kommer alltid att lida av den tidigare nämnda osäkerheten. Scenarier som målas upp för en tänkt framtid blir av naturliga skäl inte så konkreta som den näraliggande planeringssituationen. Därför är tendensen att de överblickbara förhållandena detaljstyr planeringsförutsättningarna. Detta leder till en ganska statisk föreställning om verksamheten – som när funktionalisterna lät en existerande verklighet eller en klart beskrivbar verklighet bli det helt styrande underlaget för programmet. Av erfarenhet vet vi nu att det enda säkra man kan säga är att den detaljerade planeringsför-utsättningen i varje fall inte kommer att slå in.

Verksamhetsbeskrivningen som ligger till grund för ett långsiktigt lokal- eller byggnadsprojekt måste på något sätt grovt fånga upp framtida förhållanden utan att fastna i alltför


många detaljer. En strategisk syn måste på ett tidigt stadium läggas på verk-samhetsbeskrivningen, men det gäller att inte förlora dessa strategier när man sedan närmar sig det detaljerade genomförandestadiet. Strategierna måste bibehållas som grund för även till synes detal jerade bedömningar i den konkreta planeringssituationen för att man ska kunna undvika missgrepp som låser framtida möjligheter att tillgodose verksamhetsförändringar.

De detaljerade beskrivningarna behandlas vid vad man skulle kunna beteckna som den tidpunkt man i projektledningen kan ta ansvar för utan att projektet tar skada beroende på alltför sena besked. Att man möjliggör sena ställningstaganden har sin rationella grund i att brukare kan ha intresse av att t ex invänta den senaste teknikutvecklingen inom sitt område. Alltför tidigt avkrävda besked kan leda till att man flyttar in med föråldrad teknik eller organisation. Därför gör man funktionsanalyser och funktionsstudier som underlag för dispositionen av lokalerna i ett relativt sent skede inför ibruktagandet. Men eftersom även detaljerna måste bedömas utifrån en långsiktig målformulering, ska besked naturligtvis lämnas om dessa så snart det är möjligt.

Ett programarbete genomförs med ett beslutsfattande som sker i omgångar. Vissa beslut tas tidigt i processen och andra senare. Besluten är också olika till sin karaktär. Några gäller kortsiktiga åtgärder och andra mer långsiktiga investeringar. Inom ramen för det långsiktiga och de mer var aktiga föresatserna finns även utrymme för mer temporära förändringar. Det kan handla om tillfälliga arbetsplatser eller förändrat brukande i redan befintliga lokaler med en god grundstandard. Siri Hunnes Blackstad har konstruerat en liknande figur i sin doktorsavhandling A Strategic Approach to Adaptability in Office Buildings, (2001).

Lokalplanering genomförs enligt ett genomtänkt tillvägagångssätt. Stora delar av de tidigare planerna kommer troligen aldrig att realiseras. En uppdatering av verksam hetens krav tillför bered-skaps strategier som integreras i det slutliga handlandet (Mintzberg och Waters, 1985).


EkonomiLokalkostnaderna utgör en väsentlig del av en verksamhets totala kostnader. Målsättningen med lokalekonomin bör anges i verksamhetsbeskrivningen. Detta kan anges i form av en ram för den totala lokalkostnaden, som kostnad per arbetsplats eller som delkostnader för olika verksamhetsgrenar.

Det är inte nödvändigt med en målsättning i form av investering eller hyreskostnad utan en ambition i lokalplaneringshänseende kan anges i nyckeltal som kvadratmeter per arbetsplats, kvadratmeter per elev eller vårdplats. Detta för att ange ett mått relativt andra organisationer eller företag – en form av ”benchmarking”.

Sådana standardjämförelser kan användas inte enbart företag emellan utan är lika relevanta i skolplanering, i universitetens lokalplanering, inom försvaret eller i sjukvården.

Karaktärisering av olika delverksamheterEn verksamhet är sällan homogen i alla sina delar. Olika del-verksamheter bör karaktäriseras och beskrivas separat. Den överordnade verksamhetsbeskrivningen är naturligtvis likadan för alla enheter men skillnader uppstår på grund av enheternas olik-artade uppgifter och delmål.

För den samlade verksamheten görs en överordnad beskrivning med ställningstagande till vad som ska gälla för organisationen i stort och med riktlinjer för den allmänna lokalplaneringen.

En väl genom förd lokal planerings-process med till hörande pro gram-arbete kan inte mätas enbart i hur väl produkten mot-svarar förväntningar och intentioner. Värdet består också av det lärande och den utveckling som skett under program-me rings processen. Ursprunglig figur Eikeland m fl. Byggeprogram me-ring och program-me ringspro sessen, (2000).


Verksamhetsbeskrivning – ett exempelNär Jönköpings Kyrkliga Samfällighet stod inför uppgiften att bygga en ny kyrkobyggnad för församlingen i Ekhagsområdet sammanställde församlingsprästen en verksamhetsbeskrivning som underlag för lokalutformning. Beskrivningen tar fasta på de viktigaste teologiska aspekterna av kyrkorummet som han tolkar dem och ger klara direktiv om kyrkorummets specifika utformning. Han ger en idémässig bakgrund till krav på utformning och gestaltning samtidigt som han ger konkreta upplysningar om funktioner.

Utdrag (ihopklippta delar) från ”Ett kyrkhus för Guds folk – teo-logiska synpunkter på kyrkorummet” av församlingsprästen Lars Hultberg:

Kyrkorummet är en mötesplats mellan himmel och jordKyrkorummet låter oss ana en horisont där himmel och jord möts. Det är denna funktion rummet ska ha: det ska vara en mötesplats där den Helige möter oss och griper in i våra liv och där vi får låta vår vardag fyllas av hans närvaro. Det betyder att rummet måste vara en plats som hänger samman med vår vardag.

Kyrkorummet är en matsalDetta framgår tydligt för ögat varje gång vi kommer in i en kyrka: altaret är i centrum. Altaret är den plats där vi får del av brödet för dagen som kommer. Därför är bordet dukat till fest. I en del kyrkor är altaret upphöjt något eller några steg. Det är inte bara en praktisk funktion utan det påminner om salen i den övre våningen där nattvarden instiftades.

Kyrkorummet är baptisterium-dopkapellI modern pastoralteologi intar dopet en allt viktigare plats. Det betyder att dopet oupplösligen hör samman med den gudstjänstfirande församlingen. Det betyder också att dopfunten som liturgiskt centrum för dopet måste ha en fram trädande plats i kyrkorummet och ha så mycket utrymme omkring sig att man kan samlas där både för dop och dopförnyelse.

Kyrkorummet är samtalsrumPredikan ska vara ett befruktande möte mellan Guds ord och ”dagens nyheter” och kan ske som ett levande samtal i gudstjänstrummet. För att möjliggöra denna form av dialog måste predik stolen, liksom altaret, stå på golvet och vara nära människorna. En konsekvens av detta är också att kyrkorummet måste vara flexibelt så att man kan bryta upp en möblering för en annan.

”Människan är obotligt religiös. Hon är den varelse på jorden som var hon drar fram bygger altare. Hon har skapat kultplatser och tempel. Den kristna gemen skapen är inget undantag. Därför har kristna alltifrån 300-talet, när kristendomen blev accepterad i samhället byggt kyrkor. Varje tid har bidragit med sin kultur och sin smak.” Utdrag från inledningen i ”Ett kyrkhus för Guds folk - teologiska synpunkter på kyrkorummet” av församlingsprästen Lars Hultberg.


Kyrkorummet är ett bönerumEn stor del av mässan är bön. Och ett framtida evangelistiskt kyrkorum, i synnerhet när det är placerat i ett bostadsområdes centrum, måste också kunna vara en tillflykt för den enskilda andakten. En viktig förutsättning för bön är koncentration. Därför måste kyrkorummet vara utformat så att det inbjuder till inre samling. Det innebär harmoni i färger och former och bilder som stöder andakten. Fönster som skapar kontakt med omvärlden, bör inte vara placerade i rummets fokus utan vid sidan.

Kyrkorummet är församlingens hemEtt kristet hem är ett öppet hem, som präglas av värme och gemenskap. Så bör också kyrkorummet utformas så att det skapar trivsel och närhet.

Kyrkorummet är ett hoppets teckenKyrkan är ett tecken på hopp, på att Gud inte förlorat kontrollen över sin värld. Kyrkan i ett bostadsområde bör genom sin gestaltning vara en ständig och tyst påminnelse om detta faktum. Den bör synas, kanske också höras, som just kyrka inte som något som kan förväxlas med skolans gymnastiksal eller elverk. Symboliken utåt bör vara tydlig och lättförståelig.

Planritning, nybygg-nad Ekhagskyrkan, Jönköping. Genom arkitekterna Lars Korsfors och Åke Krösner, A-kontoret, Växjö.


Kyrkorummet ett musikrumMusiken i församlingen har olika funktioner: den fördjupar och ökar delaktigheten i lovsång och bön. Plats för instrument … för kören och instrumentalgrupper bör vara central så att kyrkans musiker kan leda hela församlingens sång och körerna sjunga utan långa förflyttningar.


3. Bearbetning och analys av verksamhetsbeskrivningen

En genomgång och bearbetning av verksamhetsbeskrivningen är som regel nödvändig för att säkra och utröna om det material som samlats under arbetet med beskrivningen har fångat upp det som är relevant för lokal- och byggnadsplanering.

I denna bearbetningsfas definieras mera slutgiltigt projektets avgränsning och innehåll. Vilka delar av en verksamhet som ska ingå preciseras. Härigenom kan en fördjupning av verksamhetsbeskrivningen för dessa delar motiveras och berörda intressenter aktiveras i konkret programarbete.

Det är programmeringsledaren, som ansvarar för programarbetet, som bör göra denna genomgång av materialet. Detta kan behöva kompletteras i olika avseenden. Kompletteringen kan göras efter ytterligare intervjuer med uppgiftslämnare inom verksamheten.

Först gör man en genomgång av de dokument som tagits fram under verksamhetsbeskrivningen. Avsikten är att verifiera att de dokument som läggs till grund för det fortsatta arbetet med definitionen av lokalbehovet är samordnade och att enighet råder om dessa dokuments giltighet. Vidare gäller det att se till att information om verksamheten som behövs för lokal-programmeringens fortsättning har kommit fram. Om så inte är fallet görs kompletteringar av verksamhetsbeskrivningen. Likaså görs en avstämning mot de överordnade styrande dokument som avser lokal planeringen; kontroll mot övergripande lokalplan, mot gällande lokalplaneringspolicy, investerings instruktioner, miljöpolicy, arbetsmiljödokument, arkitektoniska riktlinjer, designpolicy, säkerhetsföreskrifter o dyl.

Som regel finns det en mängd frågor som är obesvarade från verksamhetens sida vilka måste utredas vidare för att svar ska kunna ges till det delprojekt som avser lokaler.

Grupparbete med olika intressenter– Under det första programmötet beslutas även hur arbetet ska läggas upp. Förvaltningschef

Arbetet innebär en analys som lämpligen kan bedrivas i form av grupparbete där företrädare för olika intressenter i projektet deltar. Materialet som tas fram samlas och redigeras normalt

3. Bearbetning och analys av verksamhetsbeskrivningen 45

av programmeringsledaren. Denna arbetsgrupp bör ha fått ett for mulerat uppdrag från ledningen. I detta bör fastställda målformuleringar ingå som en mycket viktig del – dessa mål ska gälla för själva lokalprojektet och härleds från de mål som gäller för verksamheten. Likaså ingår åtminstone en budget för gruppens arbete och en tidplan.

– De som behöver vara med är projektmedlemmar i den egna organisation som har beslutsrätt, i alla fall mycket nära ingångar till den högste chefen. Samtidigt fallerar alltid det, för de personerna kan inte avsätta tid. Fastighetschef

– I programarbetssituationen så är det en knäckfråga kring hur man startar dialogen mellan hyresgäst och hyresvärd så att man får en konstruktiv och kreativ dialog. Utvecklingschef inom fastighetsverksamhet

Det är som regel en ny eller förändrad verksamhet man planerar för. Den verksamhet som brukarna förväntas beskriva existerar därför inte alltid vid planeringstillfället. Men ändå begär man i program och under projektering att brukarna i minsta detalj på aktivitetsnivå, ska kunna ge ett underlag. Planeringen av verk samhetens funktioner pågår som regel parallellt med att lokalprogrammet upprättas. Kraven på svar från brukarna driver därför fram organisatoriska ställningstaganden. Detta understryker programarbetets direkta koppling till verksamhetsplanering.

– De högre cheferna kan bestämma mycket i ett tidigt skede, men när det blir skarpt läge så visar det sig att det finns chefer längre ner som har avvikande åsikter. Förvaltningschef

– Det handlade mera om delaktighet. Att de måste få vara med i den här processen. Man kan inte hoppa över det. Även om programdokumentet som sådant ser likadant ut efter som innan. Förvaltningschef

Lokalprojekt konkretiserar verksamhetsplaneringLokalprojekt har stor betydelse för en verksamhet eftersom de ofta representerar en tung investering eller en stor kostnadspost. Genom sin fysiska påtaglighet ger arbetet med lokalprojekt konkret form åt verksamhetsplaneringens resonemang. Detta hamnar ofta i centrum för alla involverades intresse; i lokalplaneringen och i byggprocessen fokuseras och konkretiseras de flesta frågor i ett verksamhetsprojekt. Det är därför lätt att få den uppfattningen att det i första hand handlar om ett


byggnadsprojekt, när detta i själva verket endast är ett delprojekt i paritet med en lång rad andra delprojekt; personalprojekt, utrustningsprojekt, inredningsprojekt, data- och teleprojekt med mera.

Lokalplanering medverkar till verksamhetsutvecklingUnder arbetet med lokalprogrammeringen ställs ofta frågor till brukarna som leder till att de startar ett organisationsarbete. Lokalprogrammeringen ger möjligheter att med lokalernas hjälp ge ett bidrag till verksam hetsutvecklingen, både när det gäller organisationen i stort och, inte minst, de mängder av delfunktioner eller delaktiviteter som den består av. Det är sällan möjligt att få med alla detaljfunktioner i den första program versionen. Det är som regel nöd vändigt att förfina programunderlaget allt eftersom verksamhetens detalj struktur klarnar. Verksamhetsbeskrivningen genomgår därför vanligen ett antal revideringsomgångar.

– Vi leder programprocessen, men vi genomför inte själva arbetet. Det köper vi upp som tjänster av konsulter. Projektledare tidiga skeden

– Verksamhetsbeskrivningar, lokalprogram och rumsfunktionsprogram gör vi alltid med egen personal. Dessa handlingar är våra viktigaste styrmedel i projektgenomförandet. Chef för lokalprojektenhet

– Det är viktigt att alla olika brukarkategorier känner delaktighet i beslut. Sedan kommer troligen många att vara besvikna ändå. Förvaltare

Undermåliga pro-gramarbeten (mö r ka kurvan) kritiseras ofta för att satsa allt för stora resurser på mer detaljerade specifikationer innan man sorterat ut projektets väsentliga och strategiska innehåll.

I mer välgrundade program merings-processer (ljusare kurvan) klargörs och förankras projektets övergripande mål. Något som kräver större medverkan initialt.

Kontinuerligt programarbete:strategiskaaspekter

funktions-beskrivningar

operativt – detaljeradespecifikationer

Bruk

arm

edve

rkan

liten

stor

Välgrundat Undermåligt


Programarbete behöver tidsutrymme– Det svåraste är att möta en förståelse för tidsåtgång i byggprocessen. Utvecklingschef inom fastighetsverksamhet

Att programarbetet måste ges tid beror ofta inte på att det i sig är så tidskrävande, utan kommer sig vanligen av att det helt enkelt inte finns färdiga svar från verksamheten på de frågor som ställs under programarbetet. Verksamhetsföreträdarna måste ta till sig frågor som aktualiseras i programarbetet och göra en planering utifrån de förutsättningar som råder i projektet. Det är viktigt att totalprojektet, som alltid rör verksamheten, inte tidsmässigt styrs av lokalproduktionens villkor utan ges det tidsutrymme som krävs för att bearbeta sina frågor på ett tillfredsställande sätt. Det är först när denna bearbetning skett som svaren till lokalprogrammeringen kan ges i en form som är tillräckligt konkret i lokalplanerings-sammanhang.

– Det är svårt för verksamheten att avsätta sin tid. Ofta är de dessutom mitt inne i en omorganisation. Förvaltare

– Programarbetet går inte att forcera. Dels så har de sin egen verksamhet att ta hand om, dels så hjälper det inte att pressa fram det tidsmässigt. Dels tar det tid att få saker att mogna. Det är heller ingen idé att starta projekt allt för tidigt. Antingen blir det för tokigt eller så får man börja om. Förvaltningschef

Det finns ofta anledning att vid analysen av verksamhets-beskrivningen gå tillbaka till uppdelningen som gjorts i olika för projektet karaktäristiska aktiviteter. Dessa behöver analyseras och prövas med avseende på delaktiviteter och olika arbetsmoment. Frekvent upprepade funktioner eller aktiviteter kan betecknas som typfunktioner eller typaktiviteter.

Analysen av verksamhetsbeskrivningen belyser flöden, samband och tid I genomgången av materialet bör de huvudflöden som före-kommer i verksamheten uppmärksammas. Det är nödvändigt att de prioriteringar av inre och yttre samband som verksamheten gör formuleras och att man når samförstånd inom verksamheten med avseende på dessa. Likaså bör man redovisa samband mellan de väsentliga del funktionerna och vilken konfiguration av dessa som bör väljas.


Tidsmässiga analyser, avseende när olika lokaler eller delar av lokaler kommer att användas, måste också göras. Detta för att se om det finns möjlighet till samnyttjande eller om det krävs avgränsningar av lokaler för alternativ användning. Tidsmässig samordning och samnyttjande kan ha väsentlig betydelse för den totala lokalekonomin. Därför är det av största vikt att analysen görs seriöst och på ett förutsättnings löst sätt. Denna typ av analys betecknas ibland som sekvensanalys.

En mer preciserad verksamhetsbeskrivningResultatet av en analys blir som regel en ny och mera detaljerad version av den ursprungliga verksamhetsbeskrivningen på grund av de krav på svar som lokalprojektet ställt – och som därmed givit upphov till precisering och nödvändiga ställningstaganden i en rad frågor från verksamhetens/organisationens sida. Denna konkretisering av verksamhetsfrågor är en följd av den fysiska planeringens förmåga att fungera som katalysator i det totala verksamhetsprojektet.

I projektet Rätt lokal, Arbetsmodell för kartläggning av verk-samhetens lokalbehov, Mia Edström, 2002, införs begreppet behovs beskrivning. Edström avser härmed en sammanfattning av verksamhetsbeskrivningen och analysen av denna, där man drar slutsatser för lokalprogrammeringen utifrån de insamlade upp-gifterna och vilka konsekvenser dessa leder till för verksamheten. Vidare innehåller behovsbeskrivningen ett beslutsunderlag för ställnings tagande om hur projektet bör gå vidare. Bland annat bör man här slutgiltigt ta ställning till om rätt väg för tillgodoseende av de beskrivna behoven verkligen är ett byggnads- eller lokalprojekt. Det kan också vara fråga om en kombination av verksamhets- och lokalförändringar.

Strategier – lokaliseringLokalplaneringen bör användas för att säkra bra lägen för verk-samheten. Det kan gälla att genom förutseende lokalplanering skaffa sig bättre läge i förhållande till sina kunder, intressenter eller patienter i stadskärnor eller i köpcentra; att ta hänsyn till deras önskemål och beteende exempelvis genom god tillgång till parkeringsplatser eller placering nära knutpunkter för allmänna kommunikationer.

På motsvarande sätt kan verksamheter som är i transportbranschen eller är beroende av godstransporter vara betjänta av att ha ett bra transportläge i förhållande till huvudleder, järnvägs anslutningar eller flygplatser.


Serviceorgan av olika slag antingen de är statliga, landstings-kommunala eller kommunala är beroende av goda lägen för att kunna vara lättillgängliga för sina besökare, patienter eller kunder.

För att i tid kunna reservera lämpliga tomter eller komma över förhyrda lokaler i bra lägen måste man ha en framförhållning i verksamhetsplaneringen och en etableringsstrategi.

I många fall måste man vara beredd att ta ställning till lokali-seringar redan under arbetet med detaljplaner och ha tagit fram material för att kunna argumentera för sina tankar om placering av verksamheter. Detta kräver en framsynthet i verksam-hetsplaneringen och i de verksamhetsbeskrivningar som upprättas.

VerksamhetsförändringarGenom att i lokalplaneringen ha möjlighet att ställa om, utöka eller minska lokalerna kan man ha en nära och tidsmässigt tillräcklig beredskap för händelser i produktionen, omvärlds-förändringar, förändrade kundbeteenden eller tekniska innovationer med mera.

För att vara förberedd på förändringar av detta slag bör man ha ett strategiskt tänkande i verksamhetsplaneringen som inkluderar strategier för lokalsituationen vid olika utfall. Det kan gälla frågor från att ha planberedskap med avseende på stadsplanering och att försäkra sig i tid om byggrätter till frågor om hur långa hyreskontrakt man bör teckna för olika typer av lokaler.

En annan strategisk fråga är vilken typ av lokaler man bör ha för att kunna möta oförutsedda händelser. Vilken andel generella lokaler bör man ha och i vilken grad bör mera specialiserade lokallösningar ingå. Hur ska man lokalmässigt kunna hantera krav på omställningar i en verksamhet med mycket kort varsel med tanke på att omloppstiden för en produkt eller en tjänst är väsentligt kortare än byggnadstiden för en utbyggnad av lokalerna? Det är numera en vanlig lokalplaneringssituation att större verksamhetsförändringar kommer frekvent och med så kort varsel att det är ytterst svårt att hinna med erforderliga byggnadsåtgärder. Det minsta man måste göra från ledningshåll är att se till att sak-kunniga på byggnads-/lokalområdet ingår i de arbetsgrupper som planerar dessa förändringar i produktion eller produktutbud.

Denna typ av strategiska frågor måste tas med i den allmänna verksamhetsplaneringen och därmed i aktuella verksamhets-beskrivningar.


VerksamhetsstödLokaler utgör en integrerad del av verksamheten. De styr det sätt på vilket den kan bedrivas. En form av strategi är att använda lokalerna för en förbättring av organisationens funktionssätt och verksamhetens rationalitet.

En viktig faktor är att organisationen får en god konfiguration i den meningen att samband stöds mellan olika enheter som be höver samverka. En annan faktor är samlokalisering för att nå mesta möjliga synergieffekter i verksamheten och att man stödjer önskade effekter av en gemensam företagskultur.

Det är viktigt att lokalerna medger ett lämpligt flöde i verksam-heten. Detta är uppenbart i fråga om sjukhusprojekt men är i hög grad giltigt också i museer, polishus och fängelser med mera.

Strategin för lokaler bör i detta fall gå ut på att ha en åtgärdsplan för att åstadkomma mer ideala förhållanden för verksamheten. En sådan plan bör grundas på en analys av verksamhetsbeskriv ningens redovisning av nuläget på lokalsidan.

Kontroll av lokalkostnaderLokalkostnader är vanligen den största kostnadsposten i en organisations budget näst efter personalkostnader. Jämfört med dessa betraktas de som mera påverkbara i ett kortare perspektiv.

Strategin kan i fråga om kostnadskontroll gå ut på att med hjälp av nyckeltal för olika frekvent förekommande verksamhetstyper söka bestämma och styra mot en standard som är gemensam för hela organisationen.

Strategier beroende av företags mognadsgrad– Tidsfaktorn i sig är inte helt oväsentlig. Ofta dribblas den bort i det tidiga skedet. Utvecklingschef inom fastighetsverksamhet

Valet av lokalstrategi beror på vilken typ av organisation/företag det är fråga om; en typ av successiv planering med

kortare tidshorisont gäller vanligen för unga, nystartade; för mer etablerade eller mogna

företag blir en mera långsiktig planering baserad på jämförelser med liknande organi sationer

tillämpbar medan andra vill följa upp och stödja sin unika företagskultur med dess värderingar genom en för

Vid planering av en verksamhets lokaler är ofta många aktörer och intres-senter involverade. Därför blir det extra viktigt att tydliggöra och kommunicera projektets strategiska riktning.


denna speciellt anpassad lokalsituation. Analyser av en verk sam-hetsbeskrivning bör göras i ljuset av de principer av detta slag som gäller för en aktuell organisation.

ImageskapandeLokalutformningen ger ett fysiskt uttryck för ett företag eller en organisation. Genom denna kan man stärka sin image gentemot kunderna och även de varumärken man företräder. De imagebetingade mål som sätts upp inkluderas i verksamhets -beskrivningen.

Den strategi man i detta fall eftersträvar är en form av design policy som man konsekvent genomför och tillämpar på alla lokaler eller åtminstone på de som är direkt avsedda för kunder eller be sökare. Samtidigt vill ett företag ha en viss lokalmässig image även för sina anställda.

Samband– We shape our buildings, and afterwards our buildings shape us. Winston Churchill

Vilken funktion har en byggnad utöver att utgöra skydd för akti viteter som inte kan utföras under bar himmel och erbjuda lämp liga klimatiska förhållanden samtidigt som aktiviteterna be tjänas med den medieförsörjning som behövs? Jo, en av de väsentligaste är att byggnadens struktur medverkar till att ge en fysisk struktur åt verksamheterna. Härmed upprätthåller den samband och ger avskildhet mellan aktiviteter där så krävs.

När arkitekt Lise-Lott Söderlund, BSK arkitekter fick i uppgift att arbeta fram ett tävlings för-slag till en ny huvud-kontors byggnad i Solna för Posten Sverige AB ägnade hon och hennes kollegor fem av de åtta arbets veck-orna, som utgjorde tävlings tiden, åt program studier. Arbetet med bubbe l diagram-men synliggjorde konsekvenserna av de olika sambanden mellan program-funk tionerna. Cirklarna motsvarar skilda funktioner och strecken där emellan visar på flöden. Receptionens placering visade sig vara av görande för hela projektets uppläggning. Denna utveckling av programmet i grafisk form kan betraktas som en ingående analys av verksam -hets beskrivningen.


Inre och yttre sambandFör att byggnaden ska bli rätt utformad för denna senare uppgift krävs en noggrann beskrivning av verksamhetens yttre och inre samband. Detta är dock en del av programarbetet som i många fall inte bearbetas tillräckligt väl, vilket hämmar den

fortsatta projektutvecklingen. Förslag till lokalisering och planlösning bedöms i stor utsträckning utifrån sambandskriterier men om dessa inte är preciserade blir bedömningarna osäkra och skiftar beroende på intressenten. En bra beskrivning av sambanden är nödvändig för styrningen av projektet. Det är minst

lika viktigt att beslut fattas i sambandsfrågorna som i programmets övriga frågor om bland annat dimensionerande faktorer. Till sambandsfrågorna kan även en rad aspekter på säkerhetsfrågor höra.

Sambanden kan avse hela byggnaden, men även de inre sambanden inom en grupp av aktiviteter är be-

tydelsefulla och nöd vändiga att kartlägga. Byggnadens måttförhållanden måste rimligen möjliggöra en lämplig

konfiguration av en samman hängande funktion bestående av flera aktiviteter (Lindahl Göran, 2001). Sambandskraven kan i det sammanhanget vara av görande för val av byggnadstyp, t ex kan krav på nära samarbete i kontors sammanhang leda till val av öppna kontorsytor av flexibelt slag med den lokaldisposition dessa medför.

Under de senaste åren har det skett stora ombyggnader av terminalerna på Arlanda flygplats. Bilden illustrerar den långsiktiga planeringen av terminalområdet. Under hösten 2003 kommer de första etapperna av Nya Arlanda att vara avslutade. Det betyder att nya Terminal Nord får en helt ny bagage-sorteringsanlägg-ning som motsvarar de nya kraven på röntgen av allt incheckat bagage.

Flygtermi nal byggnader är ett bra exempel på byggnader som byggs upp helt och hållet efter sambands och flödesförhållan den. De utgör i själva verket en stor sort erings appa rat för passa gerare och bagage. Mycket av sambands kraven och kraven på åtskillnad styrs av säkerheten, vilket inte bara gäller terminaler utan över huvud taget är en viktig fråga av sambandskaraktär – samband och krav på avskildhet är olika sidor av samma mynt.


KonfigurationEn beskrivning av flöden – av anställda, besökare, arbets stycken i en tillverkningsprocess, gods osv – är egentligen en form av redovisning av samband. En layout i en verkstads byggnad, en logistikanläggning eller dylika lokaler är i hög grad en studie i samband, samtidigt som det naturligtvis är en bedömning av areabehov.

En byggnads uppgift är att hjälpa till att bibehålla en önskad kon figuration av organisationen och dess samband.

Samtidigt som byggnaden konserverar givna samband och organisatoriska strukturer måste den kunna planeras för ändringar av dessa. Redovisningen av sambandsförhållandena måste därför, liksom prognostiseringen av tillväxt eller minskning av lokalbehov, även ta upp tänkbara eller möjliga förändrade samband. Sådana bedömningar har stor betydelse för ett projekts uppläggning och konstruktion samt bedömning av befintliga byggnaders användbarhet för en verksamhet.

Programmeringsledarens sakkunskap– Problemet är inte metoderna som sådana utan kompetensen hos dem som ska driva processen. Chef för projektledningsföretag

Den som är ansvarig för och leder programarbetet måste vara aktiv i bearbetningen och kompletteringen av verksamhets beskriv-ningen för att få fram svaren på de frågor som för programmet framåt. Projektledaren bör använda verksamhets beskrivningen på ett aktivt sätt, som ett verktyg för att konkretisera programmets innehåll. Frågan är då om programförfattaren måste vara sak-kunnig inom det verksamhetsområde som program mer ingen avser? Ja, om inte annat ökar kunskapen om sakfrågorna under programarbetet. Men det är rimligt att programmakaren har en sådan expertis inom det specifika området eller närliggande verksamhetsområden att brukarföreträdare har utbyte av att föra samtal om planeringen och verksamhetens upplägg och ut veckling.

– Hur engagerar man beställaren så att de är aktiva från och med dag ett? Det tycker jag är vårt stora problem. Dels att få dem att förstå vad det är för uppgifter de ska lämna ifrån sig. De ska vara engagerade och begripa att det är nu det gäller. Det är inte om tre år när man bygger huset eller ännu värre när huset är klart. Det är mycket ett pedagogiskt problem. Projektledare tidiga skeden

Konfiguration:

Skapas av de aktiviteter som utförs på en plats. Rum som konfiguration om fattar alla de rela tioner som konstituerar en platsbunden praxis.

Göran Lindahl ur “Rummet som resurs i förändringsarbete”, 2001


I varje fall måste programmeraren behärska metoder för analys av verksamheter ur ett planeringsperspektiv och kunna förutsäga lokalmässiga konsekvenser av verksam hetskrav samt omsätta behov i konkret planering. Under alla omständig heter bör program-författaren vara den som har mest erfarenhet av tidigare fall och projekt.

Datainsamling– Vi hjälper dem att prioritera vilken typ av information de måste lämna ifrån sig först. Så att de också ser vad de kan vänta med. Vad som kommer längre fram. Projektledare i tidiga skeden

I arbetet med verksamhetsbeskrivningen kan man samla på sig en stor mängd data. Det är inte säkert att dessa ger meningsfull in formation som är relevant för lokalplaneringen. En analys av ingående rådata är nödvändig för att uppnå kunskap om planeringens förutsättningar. Detta gäller såväl strategisk information som data av mer detaljerat slag. Det innebär en kontroll av att underlaget är komplett både avseende dimensionerande fakta och data som har betydelse för de verksamhetsanknutna tekniska kraven. Likaså bör man se till att de funktionella delarna i en verksamhet är identi fierade, och att samband och krav på konfiguration av de olika organisatoriska delarna är beskrivna och prioriterade i rimlig grad.

– Jag har sammanställt ett antal frågor som fungerar som stöd för verksamheten. Så att de bättre vet vilken typ av uppgifter jag förväntar mig från dem. Förvaltare

Olika be ställare behöver olika mycket stöd under ett program arbete. Bilden visar en typise-r ing av hur beställare kan uttrycka detta. Program merings-ledarens uppgift är att tillmötesgå med den typ av insats som krävs för upp giften. Att ge råd till beställaren om metodik och upplysa om olika tillvägagångssätt. Att hjälpa beställaren att bli effektiv under processen och i projektet. Bäst är att i ett in ledande skede skriftligen komma överens om uppdragets omfattning. Källa: Barrett och Stanley 1999.


Att förverkliga en vision är den uppmanande titeln på Sahlgrenska Universitets-sjukhusets förstudie om nybyggnation för Psykiatri.

Programarbetet har resulterat i följande målformuleringar i fråga om verksamhe-ten:

■ “att åstadkomma en välkomnande och läkande vårdmiljö för patienter som vårdas i slutenvård

■ att minska och motverka fördomar gentemot psykiskt sjuka och psykisk sjuk-dom”

En viktig och styrande utgångspunkt för planering av en modern psykiatrisk vård är att sätta människan i centrum.

Med en patientfokuserad vårdbyggnadsmiljö motverkas oro och behov av medi-cinering minskar, vilket i sin tur förkortar patientens sjukhusvistelse. En utform-ning som eftersträvar en känsla av kontroll i fråga om den fysiska omgivningen, socialt stöd, natur och andra positiva sätt att avleda tankarna föreslås bidra till en läkande miljö.

De komponenter som lyfts fram och blir styrande program förutsättningar för att uppnå den läkande miljön är följande:

■ “De fem sinnena: syn, hörsel, lukt, känsel, smak

■ Sambandet med naturen: blommor, vatten, frisk luft, dagsljus

■ Undvikandet av stressfaktorer: buller, dålig luft, dålig belysning, brist på av-skildhet

■ Tillräckligt stora arbetsutrymmen för att minska stressen hos personalen

■ Utrymme för andliga frågor

■ Variation och lekfullhet i arkitekturen

■ Konst, musik, underhållning, humor”

Betydelsefullt för lokaliseringen av verksamheten är kravet på samlokalisering med andra kliniker så att patienter kan vända sig till ett sjukhus oavsett sjukdom vilket avses motverka nuvarande särbehandling av psykiskt sjuka och de fördo-mar som detta bidragit till.

Källa: Förstudie, Nybyggnation för Psykiatri Östra på SU/Östra sjukhusområde “Att förverkliga en vision” Sahlgrenska Universitets sjukhuset, Divisionen för Neurosjukvård och Psykiatri, 20 juni, 2000.

Analysen grundas på information och kunskap från bland annat:

• Prognoser:Beskriverensannolikframtidgenomenstakaorsakssammanhang. Pekar på säkra samband. Döljer risker. Är detaljerade och statiska. (Från L Svensson)

• Visioner:Beskriverviljaochambition.Beskrivningaravhurmanvill att framtiden ska bli. Visioner skapar engagemang.

• Scenarier:Beskrivermöjliga,tänkbarahelhetsbilderavframtiden. Är resonerande och accepterar osäkerhet. Tydliggör risker.


Är översiktliga. Beskriver system och samband. Kvalitativa beskrivningar. Behöver vi för att förstå vad vi fattar beslut om. (Från L. Svensson)

Att hantera en hög grad av osäkerhetFramtiden är i hög grad oförutsägbar. Organisationer och företag måste hantera en rad osäkerheter av skilda slag. Företagsledningar ställs inför svåra valsituationer. Eftersom lokal- och byggnads-planering hanterar långsiktiga frågor blir det nödvändigt att i dessa frågor försöka se så långt som möjligt in i framtiden.

Planeringshorisonterna för verksamheter kan vanligen inte bli särskilt långa – i varje fall inte i förhållande till byggnaders livslängder och allmänt statiska natur. Hyreskontrakt tecknas numera sällan för långa perioder – tre till fem år är vanliga hyrestider, för mera långsiktiga hyresobjekt kan tider över tio år möjligen förekomma.

Scenarioanalys – Det är svårt att få fram verksamhetsplaner för mer än ett år framåt i tiden. Utredande arkitekt

Verksamhetsbeskrivningar har en tendens att handla om den nu varande situationen. I varje fall blir de mest konkreta på denna punkt. Det är angeläget att även den framtida verksamheten kan simuleras och bli mera påtaglig. Detta rymmer svårigheter. Inte minst när det gäller att få en samsyn från alla intressenter om vad den framtida situationen innebär och hur den ska mötas med lämplig utformning av lokaler, som tar hänsyn till förändringar och parerar de risker som är förbundna med den investering som en ny lokalsituation kan föra med sig.

Ett sätt att i samband med genomgången av verksamhets-beskriv ningen konkretisera tänkbara framtida situationer är scenarioanalys. Ett scenario är en beskrivning av omvärldens förändring i en tänkt riktning som påverkar det aktuella projektets planering eller lokalförsörjningen för organisationen i stort. Ett scenario kan mötas av en lokal planeringsstrategi som tar hänsyn till den tänkta utvecklingen som målats upp i detta.

Som underlag för scenariot bör det i verksamhetsbeskrivningen finnas en omvärldsanalys som tar upp tendenser i samhälle, befolkningsförändring (demografi), marknad och teknikutveckling som berör organisationen. Likaså bör organisationens starka och


svaga sidor beskrivas tillsammans med möjligheter till positiv utveckling och de hot som finns.

– All buildings are predictions. All predictions are wrong. Stewart Brand

En vanlig missuppfattning om scenarioanalysen är att den handlar om att förutse framtiden. Den syftar dock inte till annat än att åstadkomma en förberedelse och gardering för en osäkerhet i en framtid som kan gestalta sig på skiftande sätt. Analysen utmålar inte heller det mest sannolika av framtida tillstånd. Men den bidrar till att lyfta fram kritiska händelser och utvecklingstendenser samtidigt som osäkerhet i tolkningen av tidens tendenser beskrivs. Knappast någon analys kan ge en klar bild av framtiden men arbete med scenarier kan hjälpa till att forma strategier som baseras på större insikt och ett bättre medvetande i beslutsfattandet.

Vid scenarioanalysen bör man dels göra en renodlad trend-framskrivning utifrån kända fakta i dagens situation, och dels skissera mera extrema fall för att få så tydligt utfall av analysen som möjligt. De extrema fallen kan bestå av ett med klart positiv utveckling och ett med starkt negativ. Mer än tre eller högst fyra scenarier är knappast meningsfullt att arbeta med.

En metod att genomföra scenarioanalysen kan vara att anordna seminarier, workshops, där verksamhetsföreträdare på olika nivåer deltar tillsammans med projektledare och programförfattare. Verk samhets företrädarna förutsätts dels kunna formulera förutsättningarna för scenarierna, och dels delta i seminariet med beskrivningar av konsekvenser av olika utfall på en rad för organisationen kritiska punkter.

Slutresultatet av seminarierna bör bli val av strategier för lokal-planeringen och ingångsvärden och förutsättningar för det fortsatta programarbetet.

Att planera för teknisk utvecklingScenariotekniken begränsas inte till enbart den övergripande lokalplaneringen. Även den utveckling som sker på teknisk nivå kan få betydande inverkan på enskilda projekt. Detta gäller inte minst på dataområdet. Det finns anledning att med intern och extern expertis genomföra motsvarande seminarier rörande de tekniska programfrågorna som för den övergripande planeringen. Det gäller att ha likartad strategisk syn på lokalutformningen för att inte hindra införande av ny teknik och nya produktionsformer


som erfarenhetsmässigt kommer i allt snabbare takt. Härvidlag är linjära trendframskrivningar enklast att göra; det verkligt svåra är att förutse, och att överhuvudtaget kunna föreställa sig, mycket djupgående förändringar antingen de är av teknisk art eller en följd av radikalt förändrade verksamhetsförutsättningar. De senare kan betecknas som “paradigmskiften” i planeringssammanhang då man helt förändrar synen på verksamheten. Exempel på sådana förändringar är Postens nedläggning av postkontorsnätet och ersättningen av detta med partnerskap med olika butikskedjor. Eller när Schengenavtalet ger passfrihet inom Europa och en rad av flygets utrikesavgångar blir inrikes, vilket ger radikalt ändrade

planeringsförutsättningar för flygplatserna. Ett annat exempel på grundläggande förändring är fri entré till statliga museer. Detta kan ge tre gånger fler

besökare, vilket får konsekvenser för både utrymmeskrav och, inte minst, nya krav på ventilationsanläggningar.

Om man baserar lokalprogrammet enbart på nu läget, vilket är vanligt förekommande även i avancerade

projekt, kan man vara tämligen säker på att den lokal som blir resultatet av planeringen är föråldrad i förhållande till verk samheten redan vid

inflyttningstillfället. Ombyggnad kan behöva göras direkt efter slutbesiktning av byggnadsarbetena.

Stöd av bilder och diagram– För att verkligen lyckas med programarbete så måste man fundera igenom situationen mycket abstrakt. Men man måste ofta stödja sig på en synliggörning och konkretisering för att kunna komma vidare. Utvecklingschef inom fastighetsutveckling

Beskrivningen kan inte minst behöva stödjas av schematiska bilder som sammanfattar och illustrerar textinnehållet.

– Att skriva ett program som enbart text, det klarar man inte. Man måste se en skiss som man kan diskutera kring. Förvaltningschef

Här kan sambandsförhållanden inom verksamheten åskådliggöras. Likaså kan yttre kommunikationer redovisas.

Även bilder av planerad utrustning kan visas, liksom förlagor från referensobjekt som man har som förebilder eller utgångspunkter.

En analys av verksamheten grundas på hur verksamheten ser ut idag men identifierar också faktorer som kan komma att påverka den framtida utvecklingen. Då måste man tillåta sig att tänka det otänkbara i syfte att kunna påverka utvecklingen i den riktning man vill och inte enbart hålla sig till en händelsekedja som utgår från anpassning. Exemplet är hämtat från en workshop om fram tidens högskola.


PrioriteringarMan bör som programskrivare försöka få uppgiftslämnarna att ange vilka prioriteringar som ska gälla mellan olika behov och planeringsfaktorer; lokalisering, tillgänglighet, transporter, logistiska förhållanden, standardnivå, ytbehov, image, kostnader, tid eller dylikt. Det ska klart framgå vad som är krav eller önskemål det vill säga skillnader mellan skall och bör.

Förmedling av verksamhetsbeskrivningen– Det är alltid så många personer som berörs av programarbete. Alla måste få känna att de varit med och bestämt. Fastighetschef

Verksamhetsbeskrivningen bör göras tillgänglig för lokalplanerare och projektörer så att dessa förstår projektets sammanhang och mål. Det är många gånger lämpligt att göra en särskild version av verksamhetsbeskrivningen, som tydliggör förhållandena på ett relativt kortfattat sätt, för denna kategori projektdeltagare.

En lämplig form för spridning av verksamhetens budskap till projektdeltagarna är att anordna seminarier om verksam-hetsbeskrivningen. Denna form ger tillfälle till gemensamt lärande om de aktuella frågeställningarna kring verksamheten, dess möjlig heter och problem. Verksamhetsföreträdarna, som representerar efterfrågesidan, får en direkt reaktion på sina idéer och dessas realism i lokalplaneringshänseende från lokalplanerare och projektörer som representerar leverantörssidan. Vikten av denna kommunikation mellan verksamhetssidan och lokalplaneringssidan kan inte nog framhållas. Brister i detta avseende har skapat mängder av problem i lokalförsörjningen och en rad felaktigheter hos de genomförda projekten.

Identifiering av riskerDet är befogat att göra en särskild genomgång av verksamhets-beskrivningen som koncentreras på frågor om risker för projektet och följder av störningar och misslyckanden i projektgenom-förandet. Man söker då kvantifiera olika riskfaktorer med hänsyn till projektets överordnade syfte och mål. Vidare kan man göra konsekvensbeskrivningar av att olika delmål inte kan uppnås; överhuvudtaget, i tid eller till budgeterad kostnad.

Viktigt att klara ut är vilka delar av verksamheten som är mest förändringsbenägna och som förändras snabbast. För dessa är det nödvändigt att göra riskbedömningar med avseende på t ex loka-lisering inom projekt.


Exempel på ett illu strerat programarbete:

Tingsbrogården är ett behovs-bedömt särskilt boende för äldre be läget i närheten av Visby på Gotland.

Det byggdes år 1959 och är tillbyggt en första gång 1970. Huset består idag av tre avdelningar. Det finns 40 enkelrum varav 18 rum har egen toalett och 22 rum har delad toalett.

När Tingsbrogården stod inför en om- och till byggnad beräknades denna börja 2003. Intentionerna var att när huset var färdigt skulle det innehålla 49 lägen heter för särskilt boende. Varje lägenhet består av ett rum med pentryinred ning och ett rymligt dusch- och toalettrum. Lägen heterna är lokali serade i grupp kring ett gemensamt avdelnings kök med matrum och utrymmen för gemen samma aktiviteter.

Ombyggnaden av totalt ca 3600 kvm har plan erats i en projekt grupp bestående av arkitekt samt politiker och tjänstemän från såväl den verksamhets ansvariga nämnden som från nämnden med ansvar för byggande och förvaltning.

Programskisserna visar den utveckling som ägt rum under det att programdiskussionerna förts mellan intresse grupperna.

I ett första skede undersöktes tänkbara utbyggnadsmöjligheter (A och B).

I beslutsunderlaget redo-


visades förslag till projektmål samt beräknad investerings- och driftkost nad. Det fanns dels ett 1-plans (C) och dels ett 2-plansalternativ (D).

Social- och omsorgs nämnden liksom verksamhetschefen för Tingsbrogården och dess personal förordade 1-plansalternativet.

Tekniska nämnden godkände inte det skisserade alternativet då detta förutsatte rivning av intilliggande äldre “pensionärslängor”. Ett komprimerat förslag med 40 nya lägenheter i ett plan förkastades (E) och projektmålen reviderades. Det förslag som slutligen antogs och som ligger som grund för projektering innebär ombyggnad till 29 lägenheter inom den nu-varande byggnadskroppen och en tillbyggnad med 20 nya lägenheter. (F)

Planeringen av projektet kom under vintern 2002- 2003 att ändra inriktning. Målformuleringen reviderades så att Tingsbrogården ska projekteras för fyra enheter om 8 lägenheter, dvs 32 boende. Det nuvarande centralköket ska inte be hållas.

Exemplet visar på målstyrning av projekt och hur programskisser kan fungera som besluts underlag under en planeringsprocess.

Skisser: Annalena Mosséen, Visby Arkitektgrupp AB


4. Lokalprogram

Verksamhetsbeskrivningen och analysen av denna bildar underlag för arbetet med lokalprogram som kan sägas vara en översättning av dessa till ett dokument i lokalbeskrivande termer. Lokalprogrammet omfattar uppgifter om areor knutna till funktionella enheter, verksamhetsanknutna tekniska krav och sambandskrav.

Ett projekt uppfattas olika av brukarorganisationen respektive den projekterande och byggande organisationen. Båda är intressenter i lokalprogrammets innehåll. Lokal- och byggnadsprogram är dock ofta skrivna med tanke på byggnadsexperternas krav på uppgifter. En förbättring av lokalprogrammets innehåll med avseende på brukarens överväganden och beslut är eftersträvansvärd.

Förteckning av funktioner och aktiviteterEn förteckning upprättas över de aktiviteter eller funktioner som identifierats i analysen av verksamhetsbeskrivningen. Förteckningen indelas så att den följer organisationsmönstret i verksam heten.

Med hjälp av inhämtade beskrivningar av aktiviteter och funk-tioner görs utvärderingar av areabehovet för var och en av dessa. Bedömningen av areabehovet baseras på studier av de tänkta funktionerna i grafisk form och uppmätningar av erforderlig utrustning. Detta innebär att man genomför dimensionerande funktionsstudier. För detta ändamål kommer också layouter till användning. En layout kan ses som en sammanställning av ett flertal enskilda funktionsstudier och visar hur dessa ska samverka och förbindas inbördes. Man kan tala om i vilken konfiguration de enskilda funktionerna ska placeras. Konfigurationen är central för att en verksamhet ska kunna fungera som avsett.

Varje funktion eller aktivitet som förtecknas förutsätts inte nödvändigtvis inrymmas i ett avgränsat rum. De kan mycket väl finnas i öppna utrymmen som en del i ett större rumssamman-hang. Den gängse beteckningen på en sådan sammanställning – lokalförteckning – ledde lätt tanken till att det var fråga om en lista på de rum som skulle bildas i projektet. Det var till och med så att en enkel lista med förteckning av enskilda rum oegentligt betecknades som lokalprogram. Ett fullständigt lokalprogram blir det först när förteckningen av funktioner och aktiviteter med sina areor kompletterats med de tekniska krav som följer av kraven på

4. Lokalprogram 63

utrymmena samt vilka sambandskrav som finns mellan dessa.

Eftersom listan även kan avse öppna areor och till och med sådana som placeras utomhus, har man i till exempel ”Förvaltningshandlingar 2002” betecknat dokumentet som utrymmesför teckning. I denna skrift betraktas lokalförteckning och utrymmesförteckning som synonymer.

De funktionsstudier som ligger till grund för areabedömningar och krav på måttförhållanden kan med fördel göras i CAD. Som en följd av brukarsamverkan ger detta möjligheter till enkla korrigeringar. Dessutom kan man direkt vid datorn samverka med brukarföreträdare som omedelbart kan påverka utformningen av till exempel en arbetsplats. Det är också enkelt att till den datorritade bilden foga en verbal beskrivning av den verksamhet som avses. Till detta kan man addera verksamhetsbetingade tekniska krav. Härigenom kan man upprätta fullständiga så kallade rumsfunktionsprogram för varje enhet i en lokalförteckning.

I en förteckning av utrymmen inkluderas inte enbart primära areor för olika funktioner och aktiviteter utan även sekundära utrymmen av serviceart. Det gäller utrymmen som toaletter, vilrum, pausutrymmen, omklädningsutrymmen, entréer, väntrum etc.

De areor man avser att ha som reserv för kommande expansion redovisas med fördelning på olika typer av lokaler.

Det är viktigt att utöver en areauppgift även ange de proportioner och särskilda måttförhållanden som en funktion eller aktivitet kräver. Med fel proportioner kan ett i och för sig ytmässigt till-räckligt utrymme vara helt oanvändbart.

Väsentligt att ange i en funktionsstudie är de kringytor som är nödvändiga för en viss aktivitet. De uppställningsytor som kan behövas runt delverksamheten och de betjäningsytor en maskinell utrustning kan kräva är exempel på sådana ytor. Likaså dimensionering med hänsyn till personflöden och köutrymmen. Allt detta är relativt svårbedömt och kräver inlevelseförmåga i hur en verksamhet bedrivs i olika situationer från programförfattarens sida.

Överhuvudtaget behöver en programmerare ha denna förmåga att föreställa sig olika skeenden och fantasi nog att förutse konsekvenserna av en viss lokalutformning i förhållande till hur olika aktiviteter bedrivs. Ett visst mått av nyfikenhet på nya områden kan vara en tillgång i detta sammanhang. Att ha förmåga till en kreativ dialog med brukarföreträdare likaså.


En annan god kvalitet är förmågan att kunna bedöma och visualisera måttförhållanden. En säkerhet i bedömningen härvidlag är ovärderlig; att hela tiden behöva gardera sig uppåt i kvadratmetertal för att vara säker kan medföra stora kostnader för onödiga ytor. Att konsekvent räkna med t ex tio procent mer på varje aktivitetsyta som man inte är säker på kan få stora konsekvenser för ett helt projekt.

Det är nödvändigt att utöver adderandet av delareor för olika funktioner och utrymmen, även göra bedömningar av summan av delareorna. Denna helhetsbedömning av rimligheten bör göras utifrån nyckeltal för en typ av verksamhet i förhållande till en vald basenhet. Exempel på detta kan vara kvadratmeter per arbetsplats, elevplats, besökare, vårdplats eller dylikt. Det är lämpligt att större lokalförsörjande organisationer skaffar sig någon form av statistik eller databank där sådana erfarenhetsvärden kan samlas.

Lokalbehov är nämligen, som tidigare påpekats, högst relativa och definitivt inte en gång för alla givna eller möjliga att fastställa objektivt. Det är i hög grad en policyfråga vilken standard i form av areor per enhet man anser sig kunna tillåta inom en verksamhet. Det är dessutom så att area i flera fall kan vara utbytbar mot en högre teknisk standard; ett utrymme som har komfortkyla kan kanske av upplevelseskäl göras mindre än ett utrymme med motsvarande funktion utan kyla.

Lokalprogrammeringen innebär sålunda en prövning av behov. Det kan komma in moment av förhandling i arbetet och då gäller det att som programförfattare ha klart för sig vilka mandat man har att driva en sådan förhandling. I varje fall är man skyldig att förklara konsekvenserna av en viss dimensionering av lokalerna i förhållande till en verksamhet och dess totala ekonomi. Likaså måste man kunna varna för en alltför snäv dimensionering som kan få negativa följder för verksamheten.

Ett krav för att man ska kunna upprätta ett riktigt lokalprogram är, att verksamhetsbeskrivningen som läggs till grund för detta verk ligen är uttömmande och korrekt. Det får man ofta som programmakare själv försäkra sig om. Om så inte är fallet bör man begära eller själv ta initiativ till kompletteringar av beskrivningen. Ett sätt att få fram ställningstaganden från verksamheten är att skriva ett koncept till verksamhetsbeskrivning utifrån hur man har uppfattat förhållandena och begära svar inom en viss tid, samtidigt som man påpekar att beskrivningen annars kommer att gälla som underlag för det fortsatta programarbetet. När man väl börjar upprätta ett lokalprogram kommer det givetvis fram en rad nya

4. Lokalprogram 65

verksamhetssynpunkter som man måste kunna ta hand om. Men om det handlar om väsentligt ändrade förhållanden i jämförelse med verksamhetsbeskrivningen, måste man begära en formell revidering av denna. Detta för att de nya propåerna ska kunna prövas av den som har ansvaret för verksamhetsbeskrivningen och har fattat det ursprungliga beslutet.

Sådana förhållanden som hur många anställda det bedöms finnas inom en enhet kan komma att förändras efter att olika intressenter lämnat sina synpunkter. Det gäller att vara vaksam på sådana effekter och glidningar i programunderlaget. En allmän erfarenhet av programarbete är att ett av de svåraste momenten är att räkna antalet anställda – hur trivialt det än kan verka.

Klarar man inte ut hur en funktion eller aktivitet ska bedrivas kommer frågorna ofelbart att kvarstå längre fram i processen, då det är betydligt svårare och framförallt kostsammare att åtgärda felaktiga förutsättningar. En felaktighet i verksamhetsbeskriv-ningen som följer med in i byggskedet kan få betydande följder i form av omprojektering och störningar i byggproduktionen. Listan på ändrings- och tilläggsarbeten blir allt längre och förorsakar förhandlingar av ofta segsliten art mellan beställare och entreprenör. Men det är tyvärr inte ovanligt att det finns frågor kvar av denna typ både på projekteringsmöten och byggmöten. Listan på programfrågor kan vara den dominerande på projekteringsmöten; frågor som gäller tolkningar av program med hänsyn till hur verksamheten egentligen är tänkt att fungera. Det är knappast accep tabelt om man har för avsikt att bedriva en rationell produktframställningsprocess.

Till funktionsstudierna hör även att bestämma vilka fria funktions-mått i höjdled som måste tillgodoses. Höjdmåtten är betingade av den utrustning som planeras vid inflyttningstillfället. Men man måste också förutse kommande förändringar av utrustning och krav på service och försörjning. Dessutom måste man ta hänsyn till krav från arbetarskyddsmyndigheterna på minsta fria rumshöjd för olika typer av utrymmen och arbetsplatser. Dessa krav framgår av AFS och ingår även till viss del i Boverkets byggregler.

Överhuvudtaget är bedömningen av kraven på mått i höjdled en väsentlig fråga. Den har stark påverkan på de kommande bygg-nadslösningarna och deras generella uppbyggnad och flexibilitet med hänsyn till installationsutrymmen som är betingade av verksamhetsförändringar.

Primärt är likaså att ange om ett utrymme ska ha dagsljusinfall eller kan förläggas mörkt eller med indirekt dagsljus.


Generella programunderlagEn lokalförsörjningsorganisation som betjänar en viss verksamhet bör skaffa sig erfarenhet av vilket lokalbehov de dominerande funktionerna inom denna verksamhet har. Insamling av sådan kunskap från olika projekt kan ske genom att man sammanställer ett generellt programunderlag för olika aktiviteter och funktioner som man vet kommer att uppträda i nya projekt och i den översiktliga lokalförsörjningsplaneringen.

Generella programunderlag av detta slag var vanliga under 1960- och 70-talen och en bit in på 1980-talet inom de stora statliga lokalförsörjningsorganen som dåvarande Byggnadsstyrelsen och Fortifikationsförvaltningen. Byggnadsstyrelsen gav bland annat ut generellt programunderlag för kontorsplanering (GP – kontor) och motsvarande för domstolsväsendet, polisen, högre undervisning, laboratorier, försöksdjurslokaler med mera. Inom vårdbyggandet fanns generella programunderlag som togs fram av Sjukvårdens planerings- och rationaliseringsinstitut (SPRI). På skolområdet ansvarade dåvarande Skolöverstyrelsen för normeringen av skol-lokaler. Stora företag som Posten och Apoteket framställde eget sådant material.

Denna typ av programsammanställningar som gav riktlinjer för planeringen föll i vanrykte under slutet av 1980-talet och slopades allmänt. Orsaken angavs vara att man befarade att programmen blev standarddrivande och medförde högre kostnader. Ett påstående som ingalunda fördes i bevis. I varje projekt fick man nu börja på ny kula och göra nya utredningar om lokalbehov i de enskilda fallen. Att sedan programförfattare i gemen som regel hade sparat exemplar av de gamla standardpärmarna och använde som underlag för program, är en sak för sig. Det var helt enkelt nödvändigt på grund av den begränsade tid som normalt stod till förfogande för programarbete under denna epok, under vilken respekten och förståelsen för ett bra programarbete överhuvud-taget var liten. I tiden låg också en trend mot decentralisering av projektverksamheten. Normsamlingar, som generella lokalprogram uppfattades vara, blev i detta sammanhang en sinnebild för centralstyrning.

En svårighet var dock att hantera ett stort generellt program-material och hålla det uppdaterat så att det verkligen fungerade, dels som en bas för erfarenhetsåterföring, och dels för utveckling av lokalprogram i förhållande till verksamheternas förändring. Detta var resurskrävande och innebar en stor insats för revidering av som regel tryckta skrifter. Med begränsade resurser blev det inte

4. Lokalprogram 67

möjligt att göra dessa uppföljningar. Likaså upplöstes de etablerade statliga organisationerna som hade haft dessa resurser i mindre organisationer, vanligen i bolagsform.

Idag är situationen annorlunda när det gäller möjligheterna till dokumentation och insamlande av data från olika projekt genom att datatekniken gör det enkelt att revidera material på t ex ett intranät i ett företag. Denna möjlighet bör i högre utsträckning tas tillvara för erfarenhetsåterföring. Med tillgång till en sådan databank kan man lätt sammanställa material från tidigare projekt och modifiera för tillämpning i ett nytt fall. Sedan kan den nya erfarenheten återföras till databanken.

Troligen måste dock en bättre erfarenhetsinsamling kombineras med bra metoder för programarbetet samt företagsegna process-beskrivningar för att kvaliteten i programmeringen ska kunna säkras och ständigt förbättras.

SambandskravDe krav på samband eller avskildhet som framkommer i verksam-hetsbeskrivningen redovisas i lokalprogrammet i form av sambandsscheman, diagram, matriser eller sambandsangivelser direkt i lokal-/utrymmesförteckningen. Redovisningen bör dels ange sambanden mellan olika organisationsenheter eller lokalzoner, och dels sambandsförhållandena inom dessa. Man bör välja ett enkelt, överskådligt redovisningssätt. En grafisk bild som visar grad av samband genom olika grova sambandslinjer är ofta att föredra framför matrisformen.

Säkerhetskrav är av samma art som sambandskrav men gäller istället avgränsningar och selekterade samband för olika kategorier av intressenter eller brukare. Dessa krav är viktiga att fånga upp från verksamhetsbeskrivningen och föra in i lokalprogrammet på ett tidigt stadium. Hela uppläggningen av ett projekt kan hänga på dessa frågor som tyvärr alltför ofta preciseras i ett för sent skede.

De tekniska kraven på säkerhet redovisas i form av säkerhets-klasser; vanligen RUS-klasser eller klassificeringssystem som är specifika för verksamheten i fråga. Den tekniska lösningen bör inte anges, utan hör hemma i genomförandeskedet.

Översiktliga lokalprogramFör översiktlig lokalplanering och bedömningar av lokalbehov på längre sikt behövs ett programunderlag. Detta behöver inte, och kan inte av naturliga skäl, vara så detaljerat som i konkreta projekt som står inför ett genomförande. På samma sätt som i


enskilda projekt baseras det översiktliga lokalprogrammet på en verk samhetsbeskrivning med i princip samma innehåll som inför projektgenomförande. Det ska naturligtvis inte var lika detaljerat men verksamhetens syfte och mål måste framgå samt grovt dimensionerande data. Lokalprogrammet bör i detta fall baseras på statistiskt underlag och bedömningar av lokalbehov i förhållande till faktorer som antal arbetsplatser, vårdplatser eller elevunderlag.

Även i detta fall kan detaljerade funktionsstudier behöva göras om det inte finns erfarenhetsvärden i fråga om ofta förekommande aktiviteter eller rumstyper. En typarbetsplats kan behöva studeras mycket ingående för att man ska våga lägga ett kvadratmetertal för en dimensionerande enhet som underlag för planeringen. Utan ett sådant underlag kan bedömningarna bli grovt felaktiga, vilket kan leda till reservationer av mark och utbyggnadsområden eller underlag för detaljplaner som är helt orealistiska.

I detta översiktliga sammanhang kan redovisningen av sambandskrav vara avgörande, då framtida lokaliseringar kan komma att fastläggas. Denna kan avse både yttre och inre sambandsförhållanden.

Likaså är en lokalinventering av befintligt bestånd av betydelse, men då på en övergripande bedömningsnivå vad avser kapacitet för givet ändamål och teknisk standard. Det är på denna nivå man rör sig när man upprättar en fastighetsutvecklingsplan för t ex ett sjukhusområde, en mark- och anläggningsplan för ett militärt område eller en utbyggnadsplan avseende ett campusområde för en högskola.

Lokalprogrammet bör i dessa fall uppdelas på dels de över gripande organisatoriska enheterna och dels de viktiga typerna av lokalzoner som kan identifieras.

Programmets språk– Vi har anställt särskilda projektsekreterare som förstår verksamheten och dess konsekvenser för lokalerna. Chef projektledning

Beskrivningen av verksamheten sker med verksamhetens egna termer och ansvarig för beskrivningen är verksamhetsföreträdare. Det är däremot vanligt att programförfattaren fungerar som sekreterare och sammanställer och redigerar verksamhets-beskrivningen så att den går att kommunicera till alla kate-gorier av specialister, både från verksamhetens sida och från

4. Lokalprogram 69

byggnads planerarna, som deltar i programarbetet. Den del av lokalprogrammet som sedan upprättas på grundval av verksam-hetsbeskrivningen och fastlägger de specifika kraven på lokaler och byggnadsdelar för verksamhetens olika funktioner är av naturliga skäl upprättad med användning av byggnadstekniska termer.

Verksamhetsanknutet tekniskt programLiksom areabehovet tas fram med utgångspunkt i verksamhets-beskrivningen tas även tekniska programuppgifter fram med denna som källa. Dessa avser teknisk programdata som härrör direkt från verksamhetens behov som sådan, inte byggnadstekniska krav som har med byggnaden som förvaltnings objekt att göra dvs byggnads- eller tomtanknutna krav. De verksamhets anknutna tekniska kraven är oberoende av val av lokalförsörj nings alternativ.

I utrymmesförteckningen hänvisas för varje position till uppgifter om tekniska krav. Dessa redovisas på särskilda blad som beskriver typer eller zoner av utrymmen ur teknisk synpunkt, eller så upprättas för varje utrymme ett rums- och funktionsprogram (RFP) som förutom tekniska data innehåller en funktionsstudie i grafisk form.

De tekniska data som normalt behöver anges är bland annat följande:

Konstruktion

• Nyttiglast• Friaytor,spännvidder,våningshöjd• Kravpågenerelluppbyggnadavbärandesystem• Brandkrav• Kravpåmaximalavibrationerochsvängningar• Säkerhet

VVS

• Klimatkrav• Dimensionerandevärmeavgivning• Luftrenhet• Luftflöde• Sanitet• Vatten/Avlopp• Kravpågenerelluppbyggnadavförsörjningssystem


El

• Elkraftbehov• Belysning• Säkerhet,reservkraft• Kravpågenerelluppbyggnadavförsörjningssystem

Tele/data/larm

• Telesystem• Dataförsörjning,datanät• Brandlarm,säkerhetslarm,inbrottslarmmm• Kravpågenerelluppbyggnadavförsörjningssystem

Utrustning

• Utrustningsompåverkartekniskakrav

Inredning

• Redovisningavinredningsompåverkartekniskakrav

Innehåll i lokal/utrymmesprogramEtt fullständigt lokalprogram omfattar följande delar:

• Målformuleringar• Verksamhetsbeskrivning• Förteckningöverutrymmenföraktiviteterochfunktioner• Funktionsstudierochlayouter• Sambandsredovisning• Verksamhetsanknutetteknisktprogram

Rumsfunktionsprogram Varje aktivitet har sina krav på service i form av installationer och teknisk försörjning. Dessa krav kan specificeras för varje enskild aktivitetsplats. Men det kan vara lämpligt att hänföra aktiviteterna till vissa typer av platser som var och en har en viss typ av teknisk specifikation och teknisk bestyckning. En vanlig redovisningsform för kraven på aktivitetsplatser är det som hittills har kallats Rumsfunktionsprogram (RFP). En form av dokument som inte minst har tillämpats inom mera komplexa projekt som sjukhusbyggnader. Till stöd för upprättande av RFP har det många gånger inom verksamheten funnits ett generellt programunderlag med definitioner av ett antal standardiserade aktivitetsplatser, rum eller funktioner.

En fråga som man som program merings ledare bör ta ställning till är i vilken utsträck ning man ska begära detaljerade uppgifter av

Motstående sida: Exempel på rums-funktions program från planeringen av Matematiskt och infor mations-teknologiskt centrum vid Uppsala Universitet.

4. Lokalprogram 71

en brukare. Det är rimligt att slutgiltiga uppgifter om till exempel utrustning inte behöver lämnas förrän i ett relativt sent skede. Det är därför viktigt att koncentrera programmet till att gälla de för lokalen och de tekniska systemen dimensionerande faktorerna, men samtidigt lämna en viss grad av frihet för framtida disposition.

För en större verksamhet är det ett omfattande arbete att definiera varje aktivitetsplats och beskriva den. Det är dock en nödvändighet om man med någon grad av säkerhet ska kunna garantera funktionsdugligheten hos ett projekt.

Rumsbeskrivning kan vara aktuell att börja upprätta redan i rumsfunktions-programmet. Materialval kan nämligen vara direkt beroende av verksamhetens art. Normalt är rumsbeskrivningen en del av byggnadsprogrammet men ytskikt av en viss typ kan vara nödvändiga för en given verksamhet och bör därför anges redan i lokalprogrammet.

Fastställande av programEn verksamhetsbeskrivning fastställs formellt av ansvarig verksamhets-företrädare. Härmed uttrycks att detta dokument ska ligga till grund för vidare arbete i en lokalplaneringsprocess eller ett lokalprojekt. Det är viktigt att man som programmeringsledare försäkrar sig om ett formellt beslut från uppdragsgivaren.

Även lokalprogrammet fastställs för att kunna ligga till grund för fortsatt process. Det är lämpligt att uppdragsgivaren från verk samheten signerar detta dokument. Det kan, beroende på vilket organisatoriskt sammanhang det rör sig om, lämpligen under tecknas även av den som ansvarar för lokalförsörjningen eller projektgenomförandet.


Förändringar i verksamhetsbeskrivning och lokalprogram genomförs som formella revideringar och även dessa fastställs av ursprunglig beslutsfattare. Det är lämpligt att samla aktuella revideringar till vissa revideringstillfällen. Dessa reviderings-omgångar blir viktiga punkter för uppföljning av projektet, dess ekonomi och avtal som är knutna till dokumenten.

Avstämning av programskiss mot programProgramskisser som upprättas på grundval av lokalprogram stäms av mot detta för att kontrollera föreslagen lösnings effektivitet. Svälltalet mellan programskriven area och utfall i form av lokal-area (LOA) är därvid intressant. Position för position bör kunna stämmas av från program till lösning.

Kalkyl baserad på lokalprogramDe uppgifter som finns i ett utrymmes-/lokalprogram ska vara tillräckliga för att basera en kalkyl på. En kalkylsäkerhet med +/–15 procent bör kunna uppnås om man avser ett nybyggnadsfall. Ett stöd i kalkylsammanhang är att det finns programskisser, i synnerhet om det gäller ombyggnadsfall.

FörfrågningsunderlagEtt lokalprogram ska vara så utformat och innehålla sådana uppgifter att det kan ligga till grund för en förfrågan avseende en hyresoffert från en eller flera hyresvärdar. Lokalprogrammet ska därvid kunna användas av en hyresvärd och dennes konsulter för att göra en lokallösning i programskissform som underlag för en illustration till en bindande hyresoffert.

Lokalprogram som bilaga till hyreskontraktLokalprogrammet som utgjort ett underlag för offertförfrågan i ett hyresfall läggs lämpligen som bilaga till hyreskontraktet. Det gäller de delar i programmet som definierar areor och teknisk standard.

5. På väg mot byggnadsprogram 73

5. På väg mot byggnadsprogram

Process och dokumentLokalprogrammering utgör en process som avses ge kunskap om en verksamhets syfte, mål på kort och lång sikt samt dess arbetssätt som underlag för att åstadkomma rätt resurser i form av väl fungerande lokaler som stöder verksamheten. Resultatet av programmeringsprocessen utgörs av programdokument av passade för olika stadier i arbetet med lokalförsörjningsfrågorna; från översiktlig, strategisk planering till detaljerad lokalplanering och disposition av lokalerna.

Som dokument bildar lokalprogrammet underlag för fortsatt ”drivning” av projektet antingen genom arbete med byggnads-program för ett valt lokalförsörjningsalternativ, projektering eller upphandling av förhyrda lokaler. Lokalprogrammet används för val av lokalförsörjningsalternativ; nybyggnad, ombyggnad, omdisposition av verksamheten inom befintliga lokaler eller köp av fastighet.

Likaså kan det ligga till grund för prövning av och jämförelse mellan olika hyreserbjudanden och tester av befintliga lokaler genom så kallade feasibility studies, vilket kan översättas som studier av lokalers lämplighet för ett visst ändamål.

Lokalprogram kombineras ofta med programskisser för valda alternativ. Programskissen blir en visualisering av programmet och utgör en test i grafisk form av programinnehållet.

I översiktlig form används lokalprogram vid lokalisering av större verksamheter och tester som avser övergripande inplacerings-studier av en verksamhet i en byggnad eller i ett konglomerat av byggnader.

GeneralitetVäxlande krav kommer att ställas på en byggnads användning över tiden. Därför bör den göras användbar för en rad olika funktioner. Det gäller att i programmet ha en uppfattning om vilket spann av olika funktionskrav som är rimliga att tillgodose under byggnadens livstid. Ett alltför stort spektrum av funktioner är inte möjligt att planera för. En avgränsning måste ske i målformuleringen av projektet. För att underlätta utbyte av olika funktioner och därmed byggnadsdelar måste byggnadens stomme vara uppförd efter ett generellt måttsystem.


Föränderbarhet, flexibilitetFörändringar inom en verksamhet måste under en brukstid kunna tillgodoses genom utbyte eller förflyttning av vissa av byggnadens komponenter. Stomme, klimatskydd och huvudförsörjningsstråk ger möjlighet till anpassningar inom ramen för deras generalitet. Valet av komponenter bör styras av krav på utbytbarhet och föränderbarhet, till exempel genom flyttbara väggar eller väggar som är lätt demonterbara och enkla att ersätta. Graden av flexi-bilitet bör komma till uttryck redan i lokal-/utrymmesprogrammet som krav vilka härrör ur verksamhetens väntade förändring. Det är sålunda inte en fråga som ska behandlas först i byggnads-programmet med sin anknytning till valt lokalförsörjningsalternativ eftersom detta kan vara beroende av verksamhetens krav på framtida föränderbarhet hos lokalerna.

Byggnaders inneboende elasticitetAktiviteters behov av area och teknisk försörjning varierar över tiden – under arbetsdagen och över året. Frågan är för vilken funktionell belastning man ska dimensionera. För maxbelastning eller för ett tänkt normaltillstånd? Det klassiska fallet är dimensionering av pausrummet med utgångspunkt i att alla, inklusive arbets platsens pensionärer, ska få plats samtidigt för att t ex titta på luciatåg. Detta är en årligen återkommande aktivitet som inträffar med en frekvens på 0,5 % av det totala antalet arbetsdagar. Man kanske kan överväga att använda något annat utrymme som ändå inte nyttjas vid detta tillfälle då alla är samlade.

Samma sak gäller för flygplatsbyggnader. Vilken belastning ska man dimensionera för; det finns två sorters flygplatsbyggnader, de som är för stora och de som är för små.

Ett annat exempel är öppna flexibla kontor; ska alla ha en öron-märkt arbetsplats – alla vet ju ändå att bara maximalt 40 % av de anställda är närvarande samtidigt. En princip godtagen i vissa försäljningsorganisationer är att bara 70 % av säljarna kan få en arbetsplats, dock ingen egen utan man får ta den som passar för dagen. På måndag morgon och fredag eftermiddag är alla där och redovisar men 30 % får då ta någon vrå där man kan placera en laptop.

Ytterligare ett exempel är dimensionering av restauranger, främst personalrestauranger. Ska alla kunna gå samtidigt till lunch klockan 12? Till att börja med är ju bara 40 % närvarande samtidigt på ett kontor. Ett obestämt antal av dessa äter medhavd sallad för att inte gå upp i vikt och andra har på måndagarna med sig resterna


efter helgens matexcesser. Erfarenheten visar att de som går till restaurangen gör det vid olika tidpunkter så att det blir cirka 2,5 omgångar sittande i matsalen.

Dessa exempel pekar på det undanglidande i behovs bedömningen. Behov är relativa. De är funktioner av en dynamisk situation ställd emot en statisk företeelse, lokalen/byggnaden. Framförallt handlar det om svårigheten att förutse människors beteenden antingen de är besökare, kunder eller anställda. Visserligen kan man med en byggnads utformning styra beteendet till en viss grad, t ex kan man styra kunder genom en butik genom att placera mjölken längst in, men man vet inte riktigt hur köpbeteendet utvecklas på vägen genom ”gondollabyrinten”. Posten kan lägga ner post kontoren och inrätta Svensk Kassaservice i samma lokal och sluta sälja frimärken. Men kunderna kommer ändå att fråga efter frimärken, eftersom lokalen fortfarande har postkontorets alla karaktäristiska drag kvar; där finns en kassadisk av känd modell, det finns en skrivpulpet i bok och ett överhoppningsskydd av sträckmetall. Platsen, de invanda tingen utlöser en betingad reflex.

De nämnda exemplen visar hur behoven växlar i den korta tidscykeln. Än svårare blir det att göra behovsbedömningar i ett längre tidsperspektiv. Av när fluktuationer i marknader uppstår, tekniken förändras, modet skiftar och verksamheten plötsligt ser på sig själv på ett annat sätt t ex när det statliga blir privat över en natt.

Funktionsstudier av aktiviteter kan sålunda inte fånga upp alla tillstånd en aktivitet genomgår sett i ett dynamiskt tidsperspektiv. Fortfarande är det dock den enda metoden för att börja diskus-sionen och försöka tänka i miniscenariots form för att få en föreställning om funktionen över tiden. Samma sak gäller som vid de mera storstilade kulissbyggena för långsiktiga scenarier, man måste överdriva åt något håll, positivt eller negativt och försöka se en trolig scenbild framför sig.

Val av byggnadstypArkitekten och arkitekturteoretikern Bernhard Tschumi frågar sig i ”Arkitektur och gränser” om program inte är en del av form snarare än ämne eller innehåll.

Han konstaterar att man redan på 1700-talet betraktade nyttjande och konstruktion som två skilda frågor i byggnadsplaneringen. Men programmet utgjorde en viktig del av den arkitektoniska processen. Växande industrialism och urbanisering kom att generera sina egna program. Varuhus, järnvägsstationer och arkader

Sambands och kon figura tionsfrågor redovisas som regel dåligt i programmen men är i själva verket väsentliga för hur verksamheten kan bedrivas.


var generella artonhundratalsprogram som föddes ur handeln och industrin. De var vanligtvis komplexa och resulterade inte med lätthet i någon konkret form, varför förmedlande faktorer som ideala byggnadstyper ofta fordrades.

Man kan fråga sig i vad mån man utgår ifrån en förutsatt byggnad när man arbetar fram ett program? Kan man vara fri från en föreställning om valet av en viss typ av konstruktiv lösning?

Sannolikt är att valet av övergripande struktur kommer i ett tidigt stadium av programarbetet. När programmet befinner sig på ett preliminärt stadium eller i varje fall innan det slutliga detaljerade programmet fastställs, då detta ofta är beroende av den valda byggnads- eller lokaltypen.

Överhuvudtaget är det ett problem att man vid program författan-det oundvikligen på något sätt har en bild av en viss lösning för sin inre syn. Detta kan onekligen ge vissa låsningar och formuleringar som onödigtvis förhindrar andra möjliga utformningar.

Nu behöver detta inte vara fel i alla lägen eftersom det kan vara så att man med programmet vill styra mot en viss typ av struktur. Detta kan ju också illustreras genom en principlayout eller en programskiss.

Programskissens status kan diskuteras; hör den till utrymmes-programmet, byggnadsprogrammet eller utgör den en del av en kommande lösning av ett problem som programmet förväntas formulera?

I en verksamhetsbeskrivning och i en översiktlig lokalplanering som bygger på denna kan man ha kommit fram till att en befintlig byggnad ska disponeras för verksamhet för vilken lokal programmet upprättas. Då är ju den befintliga byggnaden given. I vad mån bör man då utgå från dess struktur och utformningar vid lokalprogrammeringen? Bör de befintliga rummen utgöra förutsättningar för funktionsstudierna? Svaret är att lokalprogrammet bör upprättas oberoende av den befintliga byggnaden. Under programmeringens gång kan man dock göra tester som avser infogande av programmet i den befintliga lokalsituationen. Då gör man så att säga en serie lämplighetstester i programskissens form.

Funktionsskisser som utgår från beskrivningar av aktiviteter är definitivt program. Likaså studier av verksamheters och aktiviteters konfiguration i förhållande till varandra, det vill säga layouter. Även principiella flödesredovisningar är program. Om man sedan studerar nämnda faktorer sammantaget i grafisk form


borde även detta vara programstudier. Och dessa studier är för visso inget annat än vad man kan benämna programskisser. Därför kan man inkludera programskisser i begreppet program antingen de görs som ideala studier utan anknytning till en viss tomt eller viss given lokal inom ramen för lokalprogrammet, eller med vissa givna förutsättningar därvidlag inom byggnadsprogrammet.

Sedan ska man vara klar över att programskisser inte i sig är låsande för ett projekts vidare utveckling; de utgör endast en illustration till vissa programförutsättningar och är inte definitiva i sin form.

I programmet bör man även kunna ange referensexempel på genomförda projekt som med avseende på någon eller några aspekter anses som förebildliga för det aktuella programmet i någon principiell synpunkt eller för att där finns detaljer som programmet vill framhäva.

Lager, byggnadsdelar med olika livslängdDen engelske arkitekten och lokalplaneringsteoretikern Frank Duffy framför som sin tes att ”det inte finns något sådant som en byggnad”. ”Rätt uppfattad är en byggnad många skikt av byggnadsdelar med olika livslängd.” Han betraktar de byggda strukturerna som sammansatta av fyra skikt; Skal, servicesystem, scenografi och scenbild (Duffys uttryck är på originalspråket Shell, Services, Scenery, Set). Skalet utgörs av den bärande stommen och omslutande ytterväggar och tak. Servicesystem är den tekniska försörjningen; VVS, el, tele och data. De två senare uttrycken är hämtade från en analogi med teaterns värld nämligen scenografi – innerväggar, undertak, ytskikt –, scenbild utgörs av den tillfälliga disposition som en brukare gör av en lokal och den utrustning och inredning han har med sig.

Skalet har en lång livslängd, åtminstone 50 år; servicesystemen har kortare, i medeltal 15 år; scenografin kan vara ungefär sju år medan scenbilden kan förändras med intervall mätta i enstaka år eller månader. Duffys analys av lokalsituationer bygger på denna indelning av lokalerna och han konstaterar ”Vårt analysföremål är inte byggnaden utan byggnadens användning över tiden. Tiden är kärnan i det verkliga utformningsproblemet.” Och han fortsätter sin reflektion kring lokalplanering på följande sätt: ”Att tänka byggnader på detta tidsmättade sätt är väldigt praktiskt. Som planerare eller arkitekt (han använder själv det suveräna engelska ordet designer, som inkluderar så mycket mer än det svenska arkitekt, formgivare eller konstruktör; det är allt detta i ett) undviker man sådana klassiska problem som


att lösa femminutersproblem med femtioårslösningar eller vice versa. Det innebär att man skapar byggnader som är väldigt anpassningsbara.”

Amerikanen Stewart Brand har utgått från Frank Duffys idéer om skiktning och lagerindelning av byggda strukturer och lagt till några. Han ”skalar löken” på följande sätt:

Situation – den geografiska tomtindelningenStruktur – grundläggning och bärande konstruktionSkal – byggnadens fasaderSystem – teknisk försörjning i form av VVS, el, tele, hissar, rulltrap-por m mSkiljeväggar – planlösning, dörrar, undertak, golvbeläggningSaker – inredning, utrustning, konst, armaturer

Detta synsätt är nu aktuellt i den planering som Duffy bedriver inom sitt företag DEGW i London med en världsomfattande kundkrets av multinationella företag.

Men det är faktiskt så att detta betraktelsesätt redan under senare delen av 1960-talet ingick i svenska Byggnadsstyrelsens planeringsmodell. Byggnadsstyrelsen gjorde uppdelningen i:

• Samhällsanknutnadelarsomavsågstadsplan,tomtindelning,kommunal försörjning och vägar

• Byggnadsanknutnadelarsomavsågbyggnadsstomme,trapphus,hisstorn, fasader och planlösningens principiella struktur, tekniska installationssystem

• Verksamhetsanknutnadelarsomgälldedenverksamhetsanpassade planlösningen med sina mellanväggar, undertak, ytskikt, belysningsarmaturer etc.

Alla dessa modeller har sin bakgrund i medvetenheten om de ständiga förändringar olika verksamheter genomgår och det uppenbarligen med allt högre hastighet och frekvens. De tar också hänsyn till det faktum att fastigheten med de fasta, långsamt föränderbara delarna har en långsiktig ekonomi som om den ska ge god avkastning under byggnadens hela livslängd måste vara anpassningsbar för ett flertal olika brukare, hyresgäster, med sina specifika krav. Brukarorganisationer både expanderar och krymper

Stewart Brand har utgått från Frank Duffys idéer om lagerindelning och väljer följande skikt: Situation, Struktur, Skal, System, Skiljeväggar och Saker. Källa: How Buildings learn. What happens after they are built. Av Brand, S.(1994).


sitt lokalbehov över tiden och även detta måste man kunna parera inom ramen för de bestående byggnadsdelarna, skikten.

Byggnaden måste med andra ord vara strategiskt planerad för att kunna vara robust i förhållande till ett stort antal utfall, scenarier, vad gäller dispositionen av de lokaler som upplåts för nyttjande.

Om det nu är naturligt av planeringsskäl och strategiska skäl att dela upp byggnaden efter i princip dessa modeller, är det också rimligt att även byggnadsprogrammeringen följer detta mönster.

I viss mån gör den nog i många stycken det enligt dagens praxis – men inte konsekvent eller systematiskt. Inte ens den program-mering som bedrevs inom Byggnadsstyrelsen följde helt det mönster som man själv inom verket propagerade för, trots att man var ledande inom utvecklingen av programmeringsmetodiken.

Om man nu ska strukturera programarbetet efter en logik som bygger på de nämnda tidsmässigt styrda lagren, hur ska denna arbetsgång se ut?

Samhällsanknutna delar, situationenFörst måste man få en uppfattning om dimensionerna på vad som ska produceras i form av lokaler. Som underlag behövs översiktliga beskrivningar av de behov som bedöms rimliga. Tänker man sig en viss verksamhet bör man göra en översiktlig verksamhetsbeskrivning för denna. Utifrån denna skisseras ett översiktligt lokal-/utrymmesprogram.

Dessa dokument bör fungera som grund för detaljplanearbete, tomtutredningar eller studier av möjligt nyttjande av befintliga byggnader. Av sådana studier kan man konstatera om tillgänglig byggrätt eller befintliga lokaler är tillräckliga för det bedömda behovet eller ej. Likaså kan man få en uppfattning om mer än detta behov kan rymmas inom den tilltänkta exploateringen.

I denna fas bör man ta fram de programmässiga data som ger stöd och underlag för ett detaljplanearbete. Detaljplanearbetet bedrivs som regel utifrån ett för detta framtaget program med målformulering. Detta kan ingå i den startpromemoria som ligger till grund för en stadsbyggnadsnämnds beslut om fortsatt detalj-planearbete.

I och med att man i detaljplanesammanhang idag vill reglera alltmer av en byggnads utformning i detalj måste man från översiktliga verksamhetsbeskrivningar och utrymmesprogram ta ställning till planform och därmed i huvudsak låsa de stora dragen i den konfiguration av en verksamhet som är möjlig.


På detta sätt kan man säga att de samhällsanknutna delarna eller för att ta Stewart Brands beteckning, situationen, i ett projekt preciseras.

Byggnadsanknutna delar, struktur, skal, systemDen bärande stommen, fasaderna, de tekniska installations-systemen preciseras för ett givet lokalförsörjningsalternativ, en vald tomt eller ett valt ombyggnadsfall genom byggnads programmet. Byggnadsprogrammet är i sig knutet till ett visst givet projekt men måste ändå upprättas i relation till tänkta lokalprogram vars krav man avser kunna tillgodose i det planerade projektet. Antingen finns detta lokalprogram i någon form, översiktligt eller mera preciserat, så att man kan utgå från detta, eller så får man föreställa sig de krav som kan komma från hyresgästers eller brukares verksamheter och program, nu och i framtiden. Det är rimligt att man som fastighetsägare eller företrädare för en fastighetsförvaltnings organisation, extern eller intern, inte enbart låter den första hyresgästens program i alla stycken styra vilka krav som ska gälla och vilken disposition och form byggnaden ska få. Det kommer sannolikt andra hyresgäster, externa eller interna, tids nog. Om inte annat så har hyresgästens organisation förändrats eller en ny ledning med andra preferenser tillkommit.

– De som deltar i projektgruppen vet inte så mycket om vad program-arbete innebär. Det finns ingen tid för byggprojekt i deras ordinarie tid. Hyresgästerna förväntas sköta det här på sin ordinarie arbetstid. Det fungerar dåligt. Det är viktigt att deras verksamhet fungerar under tiden. Chef för projektledning

– Chefen för verksamheten är viktigt att ta med, men också arbetsskyddsombudet. Förvaltningschef

– Att verkligen engagera dem som ska nyttja det som vi ska producera och att ha den fria öppna dialogen med dem. Det är det vi strävar efter hela tiden! Men man får inte överdriva det hela och bara ta hänsyn till dem som är där tillfälligt. Förvaltare

Som arkitekten Michael Benedict påpekar ” att en byggnad inte ska vara slav under sitt program och vrida och vända sig för att passa vår minsta rörelse och önskan – liksom plåga sig för att behaga oss – utan snarare formas enligt inneboende principer för ordning, struktur, skydd, arkitekturens egen utveckling – och tillfällighet. Knepiga och oförklarliga egenskaper hos gamla, traditionella


byggnader, som annars är så rättframt organiserade, är ofta precis det som får oss att vilja bebo dem.”

Det byggnadsanknutna programmet upprättas som regel i form av tekniska specifikationer för de olika byggnadsdelarna; stomme, ventilationssystem, VVS-system, el och tele, hissar, säkerhet. En viktig del av byggnadsprogrammet är ett miljöavsnitt som kan läggas separat men som bör integreras i systembeskrivningen. En annan viktig fråga som bör behandlas på målnivå i byggnads -programmet är graden av allmängiltighet, generalitet, i upp-byggnaden. Detta mål anpassas till den mängd av verksamheter som man riktar sig till med projektet och med hänsyn tagen till de förändringar som dessa kan tänkas genomgå över tiden. De olika byggnadsdelarna måste behandlas för sig med avseende på de tidsbundna övervägandena eftersom de inte är lika långsiktiga; stommen är mer varaktig än VVS, och VVS-systemet är mer långsiktigt än flera delar inom el, och den mest flyktiga delen är tele- och data installationer.

Svårigheten med att skriva dessa specifikationer för de olika byggnads anknutna delarna är att göra en distinktion mellan vilka krav som kommer från byggnadsprojektet som förvaltningsobjekt respektive vad som härleds från en specifik brukares verksamhetskrav eller en marknadsmässig bedömning av kravnivåerna.

Verksamhetsanknutna delar, skiljeväggar, inredning Verksamhetens detaljerade program kan ofta inte tas fram förrän sent inför inflyttning. Brukarorganisationen ser det som en fördel att kunna avvakta med slutligt ställningstagande till lokal -dispositionen, vilket kan komma i konflikt med byggprocessens krav på planerbarhet. Denna konflikt kan minimeras med ett strategiskt riktigt uppbyggt program för de byggnadsanknutna delarna som ska kunna tillfredsställa förutsebara kravnivåer från specifika verk samhetsanknutna program.

Det lokalprogram som används på detta stadium är som regel en reviderad version av ett lokalprogram av mera översiktlig typ där varje aktivitet inte är särskilt beskriven utan kan ingå i block för olika delar av organisationen eller lokalzoner med olika krav.

De verksamhetsanknutna delarnas program är detaljerat nog för att svara mot detaljprojektering och ge svar på alla upptänkliga frågor som förekommer på projekteringsmöten. Därför bör lokalprogrammet vara komplett med funktionella beskrivningar och verksamhetsanknutna tekniska specifikationer.


Lokalprogrammets aktivitetsförteckning bildar lämpligen underlag till både utrustnings- och inredningsprogram. Likaså utgör denna en utgångspunkt för ett detaljerat säkerhetsprogram.

Denna typ av lokalprogram ligger inte bara till grund för projektering utan är väl ägnat att lägga som bilaga till t ex hyreskontrakt för att definiera vad man egentligen har kommit överens om att upplåtelsen ska innehålla i form av kvaliteter.

Ett av skälen till att Duffy och Brand gör denna uppdelning av byggnaden i skilda strukturer, är sannolikt att upplåtelsen av en byggnad i den anglosachsiska världen är mycket långsiktig och att lokalerna gärna upplåts som råa ytor utan ytskikt med enbart möjlighet till anslutning till generella försörjningssystem.

ProgramuppföljningVerksamhetsbeskrivningar kan inte bli helt precisa. Därför blir inte heller lokalprogram helt entydiga.

Prioriteringar kan inte alltid uttryckas klart i verksamhetsbeskrivningar utan tolkningar måste göras dels vid upprättande av program och dels vid tillämpning av program.

En kontinuerlig uppföljning bör göras av verksamhetsbeskrivning och lokal- och byggnadsprogram under lokalplanering och projektutförande. Detta dokumenteras i form av revideringar av programhandlingarna.

– I varje protokoll skriver jag avslutningsvis alltid en aktivitetsplan där ansvar för utförande redovisas. Då brukar jag alltid, vad det gäller målen, tilldela ansvar för detta till en strategisk person inom verksamheten. Förvaltningschef

Tolkningen av verksamhetsbeskrivning och program leder många gånger till förhandlingssituationer mellan beställare och utförare av både projektering och byggande.

Dessa förhållanden gör att bevakning av verksamhetens krav och beställningar i form av verksamhetsbeskrivning och övriga programhandlingar måste ske kontinuerligt. Denna bevakning sker lämpligen genom en programansvarig – programmeringsledaren.

Exempel på checklistor och program 83

Förslag till generell checklista för verksamhetsbeskrivningar

• Syftemedprojektet – Varför genomförs detta programarbete? – Övergripande syfte med projektet? – Vilka mer detaljerade mål har specificerats för att tillgodose vilka problem, och under vilka förutsättningar? – Vilka är de två till tre mest viktiga frågorna relaterade till det här projektet? – På vilket sätt kommer projektets framgång att mätas?

• Verksamhet – Vilken verksamhet omfattas av pro grammet? – Relationen mellan avdelningar inom organisationen beskrivs.

• Övergripandemålformulering – Vilken är beställar- och brukarorganisationens uppgift? – Den övergripande målformuleringen är ett kärnfullt formulerat uttalande om verk sam hetens, avdelningars, arbetsgruppers syfte, uppgift, vision och mål.

• Organisatoriskbakgrund – Hur genomför organisationen för bättringar och på vilket sätt finansieras dessa? – Vad karaktäriserar brukarorganisationens förväntade verksamhet och kultur? – Verksamhetens ålder, storlek, struktur, årliga resultat och investeringar? – Vilken är verksamhetens nuvarande storlek och tidigare historiska utveckling? – Hur många anställda och besökare berörs av en framtida lösning? – Vad är verksamhetens specialitet, dess styrka och svaghet? – Vilka marknadskrafter, förändrad teknologi och kompetens har påverkat och förväntas påverka verksamheten? – Vilka är dess konkurrenter? – Hur vill organisationen att den ska uppfattas offentligt, av intressenter, besökare och anställda?


• Policy – Hur passar detta projekt in i beställar organisationens övergripande mål och dess strategiska utveckling? – Vad är den övergripande strategin för verksamheten? – Vilka principer för lokalresursplanering har utvecklats från verksamhetsplanen, om några? – Vilken utveckling och förändring i det grundläggande handlingsprogrammet har initierat det nuvarande projektet?

• Ledning – Vilka styrande frågor har lett till ledningsbeslut om detta projekt? – Har en förändrad ledningsstruktur bidragit till projektet och vilka framtida förändringar kan projektet komma att initiera? – Hur kan förändringar av ledningsfilosofi implementeras i arbetssätt och behov av framtida rekryteringar? – Finns det andra relevanta förväntade förändringar i ledningsstrukturen?

• Fysisktsammanhang – På vilka platser och i vilken omfattning disponerar beställarorganisationen lokaler i nuläget? – Hur väl stödjer nuvarande lokaler verksamhetens övergripande mål? – Hur stor användbar respektive outnyttjad area består dessa lokaler av? – Av vilken typ och standard är befintliga lokaler? – Hur är den standard som organisationen önskar i jämförelse med genom snittlig/bästa standard på lokaler? – Ägs eller hyrs lokalerna? – Hur ser kontraktssituationen ut? När skrevs och när upphör kontrakten? – Hur hanterar verksamheten daglig drift, service och underhåll i sina byggnader? – Finns det någon speciell egenart/karaktär hos byggnaderna eller tomterna? – Finns det några hinder och möjligheter för dispositionen av de befintliga byggnaderna och tomterna? – Om det finns några föreslagna tomter, vad är deras storlek och nyckelegenskaper? – Vilken är den mest betydande förbättringen som kan genomföras inom de närmaste fem åren med hänsyn till tomt, byggnader och layout? – Om det finns planer på nybyggnad vilken är i så fall den huvudsakliga vinsten för organisationen med en sådan lösning?


– Varför kan befintliga byggnader inte användas? – På vilket sätt skulle verksamhetens arbetssätt i en ny byggnad ge ökad effektivitet? – Vilka är riskerna med ett sådant förslag?

• Budget – Vilken budget förfogar projektet över? – Finns det några riktlinjer för ekonomin? – Om budgeten är fast, på vilka premisser har den kalkylerats? – Finns det anledning att diskutera kostnader utifrån ett livscykelperspektiv? – Kan man diskutera värdet över tiden eller bara en initial kapital kostnad?

• Tid – Vilken är projektets övergripande tidsplanering, och vilka möjligheter och restriktioner innebär den? – Vilka risker är förknippade med tidsplaneringen? – I större projekt kommer projektets övergripande tidsplanering att påverka programarbetet och möjligheten till utförande högst väsentligt. I detta skede är uppgiften att förstå möjliga tids mässiga hinder utifrån beställarens perspektiv. Programmet kommer att utvecklas och utvärderas i takt med att projektets mål klargörs.

• Tillväxtochförändring – Vilken är potentialen för förändring och tillväxt hos brukarens och byggherrens verksamhet och i projektet? – Påverkar teknisk utveckling, marknads krafter eller andra faktorer förändringar? – Hur ser förändringsmönstret ut sedan tidigare? – Förväntad förändring på tre respektive fem års sikt?

• Hållbarutveckling – I vilken omfattning är hållbar utveckling eftersträvansvärd för byggherren?

• Samband – Kontaktbehov inom lokaliseringsorten? – Tillgänglighet för besökare? – Tillgänglighet för transporter? – Samband mellan olika organisatoriska enheter?

• Preliminärakrav – Vilka typer av lokaler/utrymmen är det fråga om?


Exempel på checklista vid kontorsplanering

En analys och beskrivning på enhetsnivå kan göras utifrån före-liggande förslag på listor med nyckelord som hämtats ur ett fall rörande kontorsplanering. (Källa: Listan bygger på ett dokument upprättat av Dudley Böhm Arkitekter för beskrivningen av kontorsfunktionen hos Postens Huvudkontor.)

Allmänt• allmängiltigutformning• anpassningsbarhet• kommunikationmellanmedarbetare• koncentrationiarbetet• visuellkontaktmellanarbetsplatser• arbetssätt• teamwork(lagarbete)• individuelltarbete• dynamikinomorganisationen• variationinomlokalutformningen• ergonomi

Enskilda funktioner

Arbetsplats i öppen kontorsmiljö

• idé• fastarbetsplats• desksharing• individualitet• storlek,form• olikatyperavarbetsplatser• gruppering• avskärmning• bildskärm• arbetsplatsbelysning• telefoni• stativ(höjochsänkbart)• typavarbetsmaterial


Enskilda och gemensamma funktioner

Förvaring

• vidarbetsplats:hurts• bakomarbetsplats:hyllor,skåp,hängmappar• inärhetavarbetsplatsen:

(avstånd till arbetsplatsens skåp, hyllor, avlastningsaspekt)• arkiv:antal,storlek,fördelning,innehåll• förråd:antal,storlek,fördelning,innehåll

Pentry/pausplats

• idé• utrustning• storlek(antalsittplatser)• utformningochutrustning(stolar,bord,material)• placering• avskärmning• ljud• belysning• källsortering• porslin/engångsservice• förvaring

Träffpunkt

• idé• storlek(antalplatser)• utformning(stolar,bord,material)• placering(inomkontorslandskapet)• avskärmning• ljud• belysning

Mötesrum/Samtalsrum

• idé• storlek(antalplatser,gruppstorlek)• nyttjandefrekvens• utformningochutrustning(stolar,bord,material,AV)• interna/externamöten• avskärmning• ljud• belysning


Mindre mötesrum

• idé• storlek(antalplatser)• utformningochutrustning(stolar,bord,material,AV)• placering(inomkontorslandskapetalternativtigemensamma

utrymmen)• avskärmning• ljud• belysning

Kopiering

• idé• utrustning• storlek• utformningochutrustning• avskärmning• ljud/värmeavgivningen/el• belysning

Klädförvaring

• idé• storlekskåp• utformning,gruppering,placering• avskärmning• belysning

Miljöstation

• idé• utrustning• storlek• utformning• avskärmning• belysning


Exempel på lokalförteckning


Exempel på lokalprogram

Exempel på ett lokalprogram där funktionsbeskriv-ningar har integrerats.


Exempel på rumsfunktionsprogram

Exempel på rums-funk tionsprogram som avser ett utrymme för en sorteringsfunktion inom en postterminal. Utrymmet avses inte i sig bilda ett avgränsat rum. Men krav speci -fikationen kan ändå med fördel göras i form av ett rums-funktionsprogram relaterat till detta öppna utrymme.


Exempel på en lokalförteckning hämtad från lokalprogram för en postterminal. Observera föregående exempels inplacering som en av positionerna i förteckningen: 5201 IRM som en del av funktionen brevsortering.

Exempel på lokalförteckning


Processbeskrivning

Ett utkast till en generell grafisk presentation av den samlade programmeringsprocessen visas på sidorna som följer. Schemat visar en ungefärlig fördelning av aktiviteter mellan å ena sidan kärn verksamhetens planering med avseende på verksamhet och lokalbehov, samt å andra sidan de aktiviteter som normalt kan sägas tillhöra lokalplaneringsfunktionen. Fördelningen av arbetsuppgifter enligt denna illustration är principiell och varierar naturligtvis i praktiken mellan olika typer av verksamheter och deras förhållande till sina respektive lokalförsörjningsorgan.




Begrepp

Källor: TNC 2000 och 94, BSAB 96, Terminologi inredningshandlingar 2002.

Aktivitet: Identifierbart handlande som har bestämt syfte. Kan ut-göras av flera delaktiviteter och arbetsmoment.

Aktivitetsskiss: Skiss som visar de krav som en aktivitet ställer på utrymme.

Aktivitetsstudie: Dokument som redovisar detaljer hos en aktivitet i text och bild. Aktivitetsstudien innehåller en skiss med till hörande förklaringar inklusive mängder. Termen funktionsanalys har tidi-gare använts för detta begrepp.

Anbud, Offert: Erbjudande om att sluta avtal. ”Ensidigt erbjudande om att på vissa villkor åta sig förpliktelser enligt definierade krav”. Jfr förfrågningsunderlag.

Anbudshandlingar: Skriftligt anbud och de handlingar som är fogade till detta eller som åberopas i anbudet.

Area: Storlek av en avgränsad yta.

Artefakt: Något (föremål, tjänst eller organisation) som formats av människa, ofta i motsats till naturföremål.

Behov: Inneboende krav på upphävande av viss brist, medvetet eller omedvetet, i fråga om verklig eller upplevd brist.

Besiktning: Undersökning som utförs av särskild utsedd förrättare, besiktningsman, för att konstatera om ett objekt i ett eller flera avseenden uppfyller ställda krav.

Beskrivning/Byggbeskrivning: Dokument som innehåller före skrifter om och/eller krav på utförande av och kvalitet på arbeten hörande till entreprenaden. Beskrivningen kan ges en benämning som an-knyter till fackområde, t ex byggbeskrivning, elbeskrivning, VVS-beskrivning, ventilationsbeskrivning, markbeskrivning.

Beställare: Uppdragsgivare enligt förfrågningsunderlag, beställning eller kontrakt för konsult, entreprenör eller uppdragstagare. Jfr byggherre.

Brukare, Användare: Fysisk eller juridisk person som utnyttjar ut-rymmen i en byggnad eller anläggning. I begreppet brukare inne-fattas ofta även besökande till den som stadigvarande använder en byggnad eller anläggning. Termen nyttjare bör begränsas till den person som genom ägande eller avtal disponerar en byggnad eller

Begrepp 97

anläggning för visst ändamål.

Brukstid, Användningstid: Tid under vilken ett byggnadsverk an-vänds.

Bygghandling: Handling som fastställts att gälla som underlag för utförande.

Byggherre: Den som för egen räkning utför eller låter utföra bygg-nads-, rivnings- eller markarbeten. Byggherren kan vara antingen fysisk eller juridisk person. Det är byggherren som har det fulla ansvaret för att samhällets krav på byggnadsverket uppfylls.

Byggmöte: Regelbundet återkommande möte under byggnadstiden (bör hållas minst en gång i månaden) för beslut och upp följning av arbetets fortskridande i förhållande till entreprenadkontraktet med avseende på ekonomi, tidsläge, teknik och kvalitet. Protokoll ska föras av beställaren och justeras av entreprenören.

Byggnadsprogram: Program som redovisar förutsättningar och krav på ett byggnadsverk och som utgör underlag för projektering.

Byggnadsverk: Tillverkat föremål som har fast läge och som själv-ständigt möjliggör en verksamhet.

Byggprocessen: Process för att åstadkomma byggnadsverk.

Detaljplan: Planinstitut som omfattar ett begränsat område av en kommun. Reglerar bebyggelse och mark- och vattenområden, samt bebyggelsens utformning. Detaljplan ska grundas på ett program som anger utgångspunkter och mål för planen. Samråd kring programmet ska ske med berörda parter.

Dokumentation: Samling av dokument som tillsammans innehåller tillräcklig information för visst ändamål.

Entreprenad: Åtagande att enligt avtal med beställare utföra visst arbete.

Entreprenör: Den som åtagit sig en entreprenad.

Fastighet: Fast egendom är jord. Denna är indelad i fastigheter. Byggnad utgör fastighetstillbehör.

Feasibility studies: Engelska för ung. studier av lokalers lämplighet för ett viss ändamål.

Flexibel: En verksamhet eller sak som (på ett smidigt sätt) kan an-passas efter omständigheterna.

Flödesschema/flödesdiagram: Grafisk illustration av en verksamhets process.

Funktion: Egenskap hos en artefakt som påverkar tillståndet


hos annan artefakt. Användbarhet eller för sådan användbarhet nödvändig egenskap som normalt konstateras genom mätning, provning eller nyttjande. Funktionen anges i förfrågningsunder-laget med kravnivå vilken ska ligga till grund för godkännande vid såväl övertagandebesiktning som slutbesiktning. Kravnivån relate-ras till angiven mät- eller kontrollmetod.

Funktionsanalyser se aktivitetsstudie.

Funktionsbeskrivning: Beskrivning som redovisar funktionskrav. Funktionsbeskrivningen innehåller mätbara funktionskrav, mätmetoder och detaljerade anvisningar för mätningsförfarandet. En sådan beskrivning ingår ofta i förfrågningsunderlaget och är nödvändig när entreprenad baseras på funktionskrav.

Funktionskrav: Verifierbart krav på egenskap hos byggnad, anläggning, del därav eller produkt vid bestämd användning. Funktionskrav är ofta neutrala i fråga om material, konstruk-tion, dimension och arbetsmetod och medverkar till att tillgodose verksamhetens funktion.

Förfrågningsunderlag: Dokumentation som beställare tillhanda håller för utarbetande av anbud. Jfr anbudshandlingar.

Förstudie: Studie i ett tidigt skede som ska belysa förutsätt ningarna för ett projekt och möjligheterna att genomföra det. Väsentligt för möjligheterna är lönsamhet och finansiering. Förutsättningarna utgörs av marknad, behov av fysiska resurser samt ramar för om-fattning, tid och kostnad.

Generell lokalutformning: En allmängiltig utformning av lokalen.

Genomförandebeskrivning: Beskrivning som ska åtfölja detaljplan och redovisa de organisatoriska, tekniska, ekonomiska och fast-ighetsrättsliga åtgärder som behövs för ett samordnat och även i övrigt ändamålsenligt genomförande av detaljplanen.

Gränsdragningslista: Förteckning över typer av objekt med an givelse av kategoritillhörighet. Gränssnitt mellan A, I, K, V, L och E m fl i ett byggprojekt. Gränsdragning mellan fastighetsägare och hyres-gäst.

Kontrakt: Handling som undertecknats av två eller flera parter och som utvisar parternas överenskommelse.

Kontraktshandling: Kontrakt jämte handlingar som är fogade till detta eller däri anges som gällande för åtaganden enligt kontraktet.

Kontroll: Undersökning för att fastslå om ett objekt beträffande en eller flera egenskaper uppfyller givna krav.

Kontrollplan: I denna plan, som är resultatet av byggnads nämndens

Begrepp 99

byggsamråd med byggherren, ska anges vilken kontroll som ska utföras i samband med ett byggprojekt samt vilka intyg och anmäl-ningar som är aktuella.

Kravspecifikation: Del av förfrågningsunderlaget som anger krav på egenskaper, funktion och prestation för den vara eller tjänst som beställaren efterfrågar.

Kvalitet: Alla sammantagna egenskaper hos en produkt eller tjänst som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade eller under-förstådda behov.

Kvalitetskontroll: Systematiska undersökningar som ska visa om ett arbete är utfört enligt ställda krav.

Kvalitetsplan: Dokument som anger särskilda kvalitetspåverkande åtgärder och deras ordningsföljd samt de resurser som ska användas inom ett projekt.

Kvalitetssystem: System som omfattar organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning och styrning av en verk samhet med avseende på kvaliteten. Kvalitets-system hos en organisation utformas primärt för att tillfredsställa organisationens interna ledningsbehov. Det har en vidare omfatt-ning än kraven från en speciell kund, som utvärderar endast den berörda delen av kvalitetssystemet.

Kvalitetssäkring: Alla planerade och systematiska åtgärder nödvän-diga för att ge tillräcklig tilltro till att en produkt kommer att upp-fylla givna krav på kvalitet.

Kärnverksamhet: Organisationens egentliga syfte. Det som skapar kundvärde och ger konkurrensfördelar.

Layout: Ritning som anger olika aktivitetsplatsers lägen och sam-band.

Lokalplanerare: Den person som i en organisation är ansvarig, över-gripande och/eller i enskilda detaljer, för lokalförsörjningsplane-ring, kortsiktigt och långsiktigt.

Lokalprogram/utrymmesprogram: Redovisar en lösningsneutral beskrivning av de krav på och egenskaper hos de invändiga och utvändiga utrymmen som tillsammans bildar den lokal som kan användas i en specifik verksamhet.

Lokalprogrammering: Den process som ger kunskap om verksam-hetens syfte, mål på kort och på lång sikt samt dess arbetssätt som underlag för att åstadkomma rätt resurser i form av lokaler för verksamheten.

Mål: Avsett resultat av verksamhet, kan formuleras konkret,


strategiskt, tydligt och mätbart.

Målstyrning: Styrning vid vilken endast målet fastställs uppifrån. Den styrda enheten får själv välja vilken metod den vill använda för att nå målet. Den största svårigheten ligger i att på ett rättvist sätt mäta måluppfyllelse.

Nyckeltal: Tal som anger intäkt, kostnad eller förbrukning per enhet.

Nyttjare: se brukare

Offert: se anbud

Områdesbestämmelser: Planinstitut som inom ett begränsat område utanför detaljplan i vissa avseenden reglerar dels be byggelsen, dels användningen av mark- och vattenområden m m.

Operativa program: Detaljerade program för projektgenomförande.

Organisationsplan: Redovisning över hur ett företag eller en organisation är organiserat med avseende på divisioner och avdelningar och/eller befattningar.

Planering: Om ordnande av olika detaljer till en helhet.

Prognos: Förutsägelse om kommande utveckling eller förlopp vanligtvis grundad på iakttagbara fakta.

Program: Handling som anger förutsättningar för och krav på förväntat resultat.

Programarbete: Arbete som syftar till formulering av program.

Programmeringsledare: Den person som leder och driver programarbetet utifrån verk samhetens perspektiv. Att jämföra med projektledare som i regel ofta är byggfackman och byggher-rens förtroendeman. Projektledaren leder också byggprojektet från idé till färdig byggnad men med ansvar för byggadministra tionen i form av tidplanering, kalkyl ering, upphandling, uppföljning och kontroll av det färdiga bygget.

Programskiss: En visualisering av programmet och test i grafisk form av program innehållet.

Projekt: En i tid och från övrig verksamhet avgränsad arbets upp gift. Ett byggnadsobjekt kallas ett färdigprojekterat byggnadsför slag som är klart att börja byggas eller som redan är färdigbyggt.

Projektering: Verksamhet för att omsätta byggnadsprogrammets olika krav till tekniska lösningar. Resultatet av projekteringen redovisas i beskrivningar och ritningar, eller mer specifikt i huvudhandlingar och bygghandlingar.

Projekteringsledare: Samordnar de olika projektörsinsatserna.

Begrepp 101

Projektörer: Ansvarar för upprättandet av sina respektive delar av förfrågningsunderlaget och produktionshandlingarna. Exempel på projektörer är arkitekter och konstruktörer.

Process: Uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och som leder till ett färdigt resultat.

Risk: Möjlighet till negativ utveckling eller negativt resultat av visst skeende.

Rum: Yta, volym eller utrymme som är avgränsade reellt eller teoretiskt. (ISO 4157-1 1998)

Rumsbeskrivning: Redovisar rum för rum föreslagna utformningar av golv, väggar, tak och utrustning när det gäller det synliga resultatet.

Rumsfunktionsprogram: (RFP) Dokumentation som sammanfattar krav på de utrymmen som ingår i ett projekt.

Rumsstandard: Angivna kvalitets- och kvantitetskrav på rum.

Scenario: Överfört om (antagen) möjlig händelseutveckling på visst område.

Slutbevis: Handling som utställs av byggnadsnämnd eller mot-svarande som visar att byggherren har uppfyllt sina åtaganden enligt kontrollplanen.

Strategi: Långsiktigt, övergripande tillvägagångssätt.

Strategiskt program: Långsiktigt övergripande program som tar hän-syn till verksamhetens strategiska utvecklingsplaner och byggna-dens anpassningsförmåga för annan verksamhet.

Taktiskt program: Programarbete som inriktas på genomförande av de övergripande strategierna.

Tidplan: Handling med uppgifter om tider för exempelvis ut-förande av arbeten eller tillhandahållande av handlingar, hjälp-medel, material eller varor. Tidplanen används för att tala om när något ska göras och när det ska vara färdigt. I planen kan beroendet mellan olika aktiviteter anges.

Tekniskt detaljprogram: Dokument som anger detaljerade, tekniskt specificerade krav på aktivitetsutrymmen.

Upphandling: Köpprocess som i allmänhet inleds med att anbud in-fordras och avslutas med att avtal ingås.

Utredningsskede: Grundlig, klarläggande undersökning, anskaffning och sammanställning av uppgifter.

Utrymmesprogram: se lokalprogram.

Verksamhet: (Viss typ av) målinriktat arbete som utförs fort-


löpande. Används i denna text synonymt med organisation, företag och kärnverksamhet.

Verksamhetsberättelse: Skriftlig redogörelse för ett företags verksamhet under viss tid, vanligen ett år; formellt riktad till (ak-tie)ägarna från företagsledningen.

Verksamhetsbeskrivning: Dokument som beskriver den verksamhet som ska bedrivas i aktuella utrymmen. Brukarorganisationens egen beskrivning, skriven på organi sa tionens eget fackspråk.

Vision: (lat. vi´sio ’syn’, ’uppenbarelse’, av vi´deo ’se’), Ofta överfört, framtida idealbild att sträva mot.

Workshop: Arbetsgrupp eller dylikt för mer informell diskussion eller praktisk tillämpning av en särskild arbetsmetod.

Översiktsplan: Planinstitut som omfattar en hel kommun och som i stort anger hur mark- och vattenområden är avsedda att användas och hur bebyggelseutveckling bör ske.

Källor 103

Källor

Akademiska Hus. (2000) Rumsfunktions program. Matematiskt och informationsteknologiskt centrum vid Uppsala Universitet.

Axelsson, S. m fl (2000) Lokaler för somatisk akutsjukvård, trender och utveckling, organisation och struktur, dimensionering och inne-håll, miljö och utformning. Huvudstudie del 1, White arkitekter AB.

Brand, S. (1994) How Buildings learn. What happens after they are built. Viking, UK.

Brink Arkitekt AB (1990) Dispositionsplan Landstinget i Uppsala Län.

Dudley Böhm Inredningsarkitekter. (2002-02-19) Projektrapport Pro-jekt nytt HK Posten. Studieresa inredning till Helsingfors. Stockholm.

Duffy, F. (1998) Design for change. The architecture of DEGW. Water-mark/Birkhäuser, Basel, Boston, Berlin.

Edström, M. (2001) Rätt lokal, Arbetsmodell för kartläggning av verk-samhetens lokalbehov, Formas, Göteborgs kommun.

Eikeland, P. T., m fl (2000) Byggeprogrammering och program-meringsprosessen, Rapport 268, Norges byggforskningsinstitutt, Oslo.

Eriksson, O. (1994) Byggbeställare i brytningstid, Bostadssektorn och statligt byggande under miljonprogramsperioden, Byggforsknings-rådet, Stockholm.

Fastighetsutvecklingsplan, (2000) S:t Görans sjukhusområde, Remiss-utgåva november, Locum och FFNS.

Fristedt, S. och Bredberg, U. (2001) Funktionsstyrd upphandling, Post-fastighetersmodell, rapport Facilities Management, Chalmers tekniska högskola, Göteborg.

Fröst, P. och Rehal, S. (2000) Interactive Spatial Design – Using Images to Communicate Qualities, konferensartikel.

Hunnes Blackstad, S. (2001) A Strategic Approach to Adaptability in Office Buildings, akademisk avhandling, NTNU Trondheim.

Lindahl, G. A. (2001) Rummet som resurs i förändringsarbete, Akademisk avhandling, Chalmers tekniska högskola, Göteborg.

Lundequist, J. (1992) Kvalitetsbegreppets två dimensioner, ur boken Arkitektonisk kvalitet, Arkitekturmuseets årsbok.

Löfvenberg, C. och Oresten, B. (1996) Lokalresursplanering – en idé-skrift om planering för effektiv användning av lokalresurser, UFOS, Svenska Kommunförbundet, Kommentus Förlag.

Magnusson, L. (2001) Fastställd Lokalresursplan för år 2002-2006, Sektorn för administrativt stöd, Härryda kommun.

Magnusson, L. (2002) Lokalresursplanering i Härryda kommun, OH-bilder, Härryda kommun.


Mintzberg m fl. (1998) Strategy safari: a guided tour through the wilds of strategic management, Prentice Hall, London.

Mosséen, A. (2000) Programskisser Tingsbrogården, Visby Arkitekt-grupp AB.

Nordén, P. (1999) Utvärdering av en kontorsmiljö – en tillämpning av gåturmetoden, examensarbete, Sektionen för Arkitektur, Chalmers tekniska högskola, Göteborg.

Oresten, B. och Löfvenberg, C. (1997) Rätt begrepp – Nomenklatur, definitioner och mätregler för nyckeltal i offentlig fastighetsförvalt-ning, UFOS, Svenska Kommunförbundet, Kommentus Förlag.

Oresten, B. och Löfvenberg, C. (1998) Rätt beslut, investeringsbeslut i offentliga organisationer, UFOS, Svenska Kommunförbundet, Kom-mentus Förlag.

Posten Sverige AB, (2002) Verksamhets beskrivning Projekt Flygplats-terminal.

Postfastigheter AB, (1999) Projektdokumentation från startsemina-rium, Kvarteret Kvasten.

Preiser, W. (2002) Intelligent office building performance evaluation, artikel publicerad i Facilities, volym 20, nr:7/8.

REPAB Fakta, (2001) Årskostnader kontor, Nyckeltal för kostnader och förbrukningar, Mölndal.

Ryd, N. (2001) Byggnadsprogram som informationsbärare, licentiat-uppsats, Sektionen för arkitektur, Chalmers tekniska högskola, Göte-borg.

SIR Tekniskt Utskott, (2002) Inredningshandlingar 2002, Delprojekt 3, Terminologi, Slutrapport 2002-05-30.

SS 02105, Svensk Standard

Statens Fastighetsverk, (2001) Målbeskrivning utkast 4, dokument Östasiatiska museet, varuhiss, Byggenheten, Stockholm.

Statens Fastighetsverk. (1998) Program för arkitekt tävling om ett Världskultur museum i Göteborg.

Svensson, L. (2002) Äldreboende, ett försök till helhetssyn, Svenska Kommunförbundet, Stockholm.

Tschumi, B. (1994) Architecture and limits, The MIT Press, Massa-chusetts.

Worthington, J. och Blyth, A. (2000) Managing the brief for better design, Spoon Press, London, New York.

Zetterström, M. (1999) Verk samhets beskrivning av Gråbo rektors-område samt utkast till lokal program. Gråbo rektors område, Visby.

Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S)

Ju förr desto bättreProgramarbete i tidigt skede av byggprocessen

Ny- och ombyggnationer innebär stora investeringar för offentliga fastig-hetsföretag. De beslut som tas i samband med planering, projektering och genomförande får långvariga konsekvenser för fastighetsorganisationen, hyresgäster och brukare.

I samband med byggnation genomförs ett programarbete för att beskriva förutsättningar och förväntningar. Programmet är byggherrens viktigaste redskap för att formulera sina krav och följa upp dessa genom byggprocessen. För att kunna till godose verksamheternas behov krävs att dessa formuleras i ett tidigt skede. Att verksam hetens behov kanske förändras i framtiden kan motivera generell och flexibel lokalutformning.

Denna skrift utvecklar tankarna kring hur ett effektivt lokal program arbete kan bedrivas. Ett antal exempel från offentliga organisationer återfinns i skriften. Många av slutsatserna och tipsen som framförs är tillämpbara även vid pro-gramarbete för annan typ av byggnation än offentliga verksamhetslokaler.

Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller på U.F.O.S webbplats www.ufos.to

ISBN-10: 91-7164-175-0 ISBN-13: 978-91-7164-175-5

Andra upplagan

Documents

7164 175 5