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MANUAL DA QUALIDADE DOS AMBIENTES ESCOLARES METODOLOGIA 5S

4/8/2014

Vagner Tadeu de Souza Bueno

ÁREA : Observatório Escolar

CÓDIGO / VERSÃO

OE ‐001 v. 01

TÍTULO : Diretriz para a gestão dos ambientes de trabalho das escolas do Centro Paula Souza.

VIGÊNCIA A PARTIR DE: 04.08.2014

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SUMÁRIO Página

1. Objetivo 02

2. Abrangência 02

3. Princípios 3.1 Princípio da utilização 3.1.1 Considerações para aplicação do princípio “Utilização” 3.2 Princípio da organização 3.2.1 Considerações para aplicação do princípio “Organização” 3.3 Princípio da limpeza e conservação 3.3.1 Considerações para aplicação do princípio “Limpeza e Conservação” 3.4 Princípio da saúde e segurança 3.4.1 Considerações para aplicação do princípio “Saúde e Segurança” 3.5 Princípio da disciplina 3.5.1 Considerações para aplicação do princípio “Disciplina”

0303 03 05 05 08 08 10 10 13 13

4. Metodologia 15

4.1. Diagnóstico inicial – primeira avaliação 15

4.2. Implementação de melhorias e monitoramento da qualidade dos ambientes de trabalho

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1. OBJETIVO

Para concretizar o Sistema de Gestão do Centro Paula Souza, ações devem ser desenvolvidas nas escolas no que se refere à gestão dos ambientes de trabalho.

É conveniente que a direção, além de definir e prover a infra‐estrutura 1 necessária para o desenvolvimento dos serviços ofertados, desenvolva e implemente métodos de manutenção para assegurar que a infra‐estrutura continue a atender os propósitos das organizações. Tão importante quanto a infra‐estrutura é a definição e a gestão das condições do ambiente de trabalho. Deve‐se assegurar que o ambiente de trabalho 2 exerça influência positiva na motivação, satisfação e desempenho das pessoas, para aumentar o desempenho da organização.

O objetivo deste programa é definir e disponibilizar uma metodologia que permita a autogestão dos ambientes de trabalho pelos responsáveis pelas unidades operacionais do Centro Paula Souza com foco na organização, na saúde e segurança, na padronização e na disciplina, visando a melhoria contínua dos ambientes. Entenda‐se como autogestão, a avaliação dos ambientes de trabalho, a implementação de planos de melhorias nos ambientes (a curto, médio e longo prazo), a manutenção corretiva e preventiva da infra‐estrutura e de equipamentos e a calibração dos equipamentos, quando aplicável.

2. ABRANGÊNCIA

Este programa abrange todas as unidades operacionais do Centro Paula Souza, sua força de trabalho e seus ambientes, tais como: espaços para atividades esportivas e culturais (auditório, teatro, quadra esportiva, campo de futebol, etc.), oficinas, laboratórios, biblioteca, cozinhas, refeitório, salas de aulas, administração, almoxarifado, depósitos, manutenção, área externa e jardins.

1 Infra‐estrutura inclui, quando aplicável: edifícios e espaço de trabalho; equipamentos de processo (tanto materiais e equipamentos, quanto programas de computador); serviços de apoio (tais como transporte e comunicação). 2 Na criação de um ambiente de trabalho adequado, sendo uma combinação de fatores humanos e físicos, convém que sejam incluídas considerações a: métodos criativos de trabalhos e oportunidades para aumentar o envolvimento e identificar o potencial das pessoas na organização; regras e orientações de segurança, incluindo o uso de equipamentos de proteção; ergonomia; localização do espaço de trabalho; interação social; instalações de apoio para as pessoas na organização; calor, umidade, luminosidade e ventilação; higiene, limpeza, barulho, vibração e poluição.


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Abrange também, em todos os ambientes e instalações associadas, os aspectos: organização, sinalização, segurança, limpeza, conservação, ergonomia, otimização e racionalização do espaço, estética e conforto. O sucesso deste programa está calcado em algumas premissas: ‐ A qualidade deve permear todos os ambientes de trabalho, em todos os aspectos. ‐ Educar pelo exemplo e perseverança. O envolvimento e o comprometimento de todos são fundamentais. ‐ A qualidade não é um evento passageiro, é um modo de vida. As práticas devem ser incorporadas por todos e o tempo todo. ‐ Ambiente de trabalho organizado, limpo, seguro, sem desperdícios e sem materiais desnecessários, além de tornar o ambiente mais agradável de se trabalhar, causa boa impressão aos clientes e diminui os riscos de acidentes. ‐ Ambiente de trabalho onde as pessoas interagem de maneira ética e saudável, exerce influência positiva na motivação, satisfação e desempenho das pessoas. ‐ A melhoria contínua da qualidade dos ambientes é de responsabilidade de todos. Todos os colaboradores e usuários são agentes do processo para manutenção e melhoria do ambiente de trabalho. 3. PRINCÍPIOS Para implementar e obter sucesso com uma metodologia é importante o estabelecimento de princípios que a sustentem. Cinco princípios para gestão da qualidade nos ambientes de trabalho foram definidos, os quais devem ser utilizados pelos diretores das unidades operacionais para conduzir a melhoria contínua da qualidade dos ambientes de trabalho. 3.1 Princípio da utilização “Selecionar o que se precisa conforme a utilidade e freqüência de uso”

O princípio utilização significa saber distinguir o necessário do desnecessário para exercer suas

atividades diárias e manter apenas o necessário, evitando desperdício de qualquer natureza.

Manter apenas o que for útil para o desempenho das atividades inclui objetos, mobiliário, material de consumo, material de escritório, máquinas, equipamentos, ferramentas, informações, softwares e recursos humanos.


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O princípio da utilização também se aplica com o propósito de racionalizar o uso de máquinas, equipamentos, softwares e o armazenamento de dados e informações em meio eletrônico.

3.1.1 Considerações para aplicação do princípio “Utilização”

1) Comece separando e classificando os materiais, papéis, objetos e outros, necessários para suas atividades – o útil do inútil;

2) Depois classifique o que for considerado útil de acordo com a freqüência de uso (constante, diária, semanal, eventual). O que for classificado como inútil deve ser disponibilizado, reformado ou descartado ;

3) Cuidado para não descartar documentos importantes para a unidade que devem ser arquivados como histórico;

4) Disponibilize ou descarte os materiais que nunca foram utilizados, pois isto demonstra que os mesmos não têm função no seu dia‐a‐dia;

5) Armazene os materiais a serem disponibilizados a outros setores ou unidades num espaço destinado para esta finalidade, fora do ambiente de trabalho;

6) Olhe em cima ou embaixo de armários e no fundo de gavetas. Geralmente objetos desnecessários não ficam no caminho. Mesmo que as prateleiras estejam arrumadas, olhe com cuidado. Perceba a existência de: a) objetos desnecessários na área de trabalho; b) material sem uso há muito tempo no setor;

c) objeto de uso pessoal fora dos armários ou das mesas; d) material para ser consertado;

e) mini‐almoxarifado que pode ser eliminado; f) materiais que podem ser aproveitados em outras áreas.

7) Olhe para o objeto e pergunte:

“O quê é e para que isto é necessário para execução do meu trabalho?”

8) Olhe para os equipamentos e pergunte:

a) São necessários para a execução do meu trabalho?

b) São utilizados freqüentemente?

c) Podem ser disponibilizados ou compartilhados sem prejuízo para o meu trabalho?

9) Olhe para os softwares e arquivos eletrônicos e pergunte: a) São necessários para a execução do meu trabalho?

b) São utilizados freqüentemente?


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c) É necessário que os arquivos estejam armazenados no computador ou servidor? d) Os arquivos podem ser armazenados em CDs ou DVDs, ou Pen driver?

10) Da mesma forma, verifique os estoques, as instalações, os acessórios, os documentos, os materiais de escritório, etc.

11) Antes de decidir que objetos, máquinas, equipamentos, documentos, rotinas, softwares ou arquivos serão disponibilizados ou descartados, deve‐se responder às seguintes perguntas: a) Qual o valor histórico da informação? b) Quais serão os custos operacionais e administrativos caso haja a necessidade de

recuperar a informação no futuro? c) Quais os prováveis prejuízos ao trabalho que a falta dessa informação, objeto,

software ou equipamento poderão proporcionar ao meu trabalho?

Algumas organizações promovem o “dia D” para a seleção e classificação de acordo com o uso dos materiais, papéis, objetos, máquinas, equipamentos, informações, arquivos, etc. É o início da aplicação dos princípios. Depois vem a disponibilização ou descarte. Para o descarte de materiais de consumo ou de materiais permanentes a unidade deve:

1) Certificar‐se de que os materiais a serem descartados não mais serão utilizados por ela;

2) Disponibilizar os materiais para outras unidades; 3) Certificar‐se de que os materiais a serem baixados e/ou que se encontram disponíveis,

já foram oferecidas a outras unidades, sem possibilidade de transferências; 4) Depois... e sempre, a ordenação, a limpeza, a manutenção e a melhoria contínua

dessas práticas.

3.2 Princípio da organização “Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”

É a adoção de práticas para organizar e manter ordenado aquilo que se utiliza, determinando o

melhor local para que se localize, com facilidade, qualquer objeto ou documento necessário às

atividades diárias

O objetivo é colocar tudo em ordem para que as pessoas que tenham atividades em comum possam localizar o que precisam facilmente. Como resultado, tem‐se economia de tempo, ambiente estético e agradável, redução do cansaço físico por movimentação desnecessária, diminuição do risco de acidentes e melhor controle dos recursos materiais e permanentes. Para a manutenção da organização do ambiente de trabalho, é muito importante que logo após a utilização, os materiais sejam guardados nos locais correspondentes.


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O princípio da organização também se aplica, entre outros, aos seguintes aspectos:

a) identificação e sinalização de ambientes; b) ordenação de informações e dados; c) definição de leiautes, etc.

Podemos organizar melhor quando nos desapegamos de objetos ou espaços. Não dificulte a organização de salas e objetos tratando‐os como seus. Você os utiliza, porém eles pertencem à organização.

3.2.1 Considerações para aplicação do princípio “Organização” Os materiais a serem mantidos devem ser guardados, de acordo com a freqüência de uso:

a) Os que forem de uso diário devem ser mantidos o mais perto possível de seu local de

trabalho.

b) Um pouco mais distantes os que forem de uso semanal.

c) Em armário, arquivo ou almoxarifado, os materiais considerados de uso eventual.

Para facilitar a organização dos materiais, equipamentos, ferramentas, instrumentos e objetos a serem mantidos, algumas empresas utilizam cores na classificação e ordenação dos mesmos. Exemplo: Utilização Identificação

(Opcional*) Localização

Toda hora Etiqueta verde Colocar no próprio local de trabalho

Todo dia Etiqueta azul Colocar próximo ao local trabalho

Toda semana Etiqueta amarela Colocar um pouco mais distante ou em armários

Eventualmente Etiqueta laranja Colocar em almoxarifados ou depósitos

Além da organização dos materiais de acordo com o uso, é importante que os ambientes também estejam identificados. Sinalizações devem ser estabelecidas para contribuir com a limpeza, saúde e segurança dos ambientes e para facilitar o trânsito de pessoas.


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Invista na sinalização. Facilite o trânsito das pessoas, acidentes podem ser evitados. Defina e sinalize as rotas de fuga para casos de emergência, porém, elas devem sempre permanecerem desobstruídas. Organize os instrumentos e objetos, facilite a localização, a recuperação e o controle.

Organize os espaços de trabalho. Racionalize a utilização da área útil.

Os documentos, as informações e dados também devem ser organizados. Estabeleça critérios

de classificação que facilitem sua rápida recuperação e utilização.

Aplique os mesmos conceitos para os arquivos eletrônicos. Organize‐os, estabeleça uma sistemática para identificação que permita a rastreabilidade e a rápida recuperação dos documentos em meio eletrônico. Cadastre, classifique e organize todas as informações úteis produzidas na unidade de maneira

que sejam prontamente recuperadas e que possam ser utilizadas por outras pessoas. Dessa

forma, evita‐se que essas pessoas gastem tempo produzindo informações que já foram

geradas por alguém.

Exemplos de informações que podem fazer parte de um “banco de informações” da unidade

são: apostilas, informações tecnológicas, apresentações em PowerPoint, artigos, palestras, etc,

Enfim, implemente uma sistemática para a gestão e a sociabilização da informação. Qualquer informação gerada por um colaborador das escolas do Centro Paula Souza para a respectiva organização, pertence à organização e não a uma determinada pessoa ou a uma determinada unidade. Da mesma forma, organize os almoxarifados ou estoques de materiais. Facilite o controle e a

pronta recuperação dos materiais, não apenas pelo responsável, mas também por outras

pessoas autorizadas. Evite estoques paralelos desnecessários, isso dificulta o controle e a

distribuição adequada dos materiais entre os usuários.

Após o uso, deixe os ambientes organizados. Guarde os equipamentos, instrumentos e materiais em locais adequados – não os deixe sobre as mesas ou armários. Ao definir leiautes dos ambientes priorize a segurança, facilite o trânsito das pessoas, o fluxo das atividades e a racionalização e otimização do uso do ambiente. Na identificação dos ambientes utilize etiquetas coloridas, palavras chaves, rótulos, placas ou outro meio qualquer. O importante é padronizar a forma de organização e de identificação.


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Critérios para organização: 1) Organizar os objetos, materiais, documentos e informações de acordo com critérios

pré‐definidos, tais como: tipo, uso, ordem alfabética e ordem cronológica, entre outros;

2) Colocar etiquetas em pastas, armários e gavetas, identificando todo o conteúdo que os compõem, de forma a facilitar a localização e devolução de objetos, documentos e informações;

3) Padronizar um sistema de comunicação visual que permita um rápido acesso aos objetos, materiais, documentos e informações, quando necessário;

4) Padronizar os conceitos e as nomenclaturas;

5) Manter papel e caneta para anotações junto ao telefone;

6) Anotar e repassar recados e avisos, em tempo hábil, descartando‐os após o uso; 7) Entregar documentos aos destinatários, em tempo hábil; 8) Evitar o uso de sistemas de fixação cartazes e lembretes que possam estragar ou

manchar a pintura de paredes (sugestão: envelopes acrílicos); 9) Otimizar os murais de comunicação separando‐os por assunto, evitando a poluição

visual e a manutenção de informações obsoletas; 10) Identificar visivelmente os pontos críticos, locais perigosos e os materiais que exijam

cuidado no manuseio (ex.: materiais utilizados em laboratórios);

11) Analisar a disposição de salas e as funções desenvolvidas (ex.: o colaborador responsável pelas informações está localizado logo à entrada da unidade?);

12) Organizar e padronizar os locais utilizados para acondicionamento de materiais de consumo, de instrumentos, peças de reposição, recursos audiovisuais, material didático;

13) Ao término do expediente organizar seu posto de trabalho. Exemplos: a) no escritório, evitando materiais e papéis espalhados sobre as mesas ou armários; b) na sala de aula, evitando materiais, papéis, apostilas e livros espalhados sobre as

mesas, carteiras de alunos ou armários, apagando a lousa ou quadro branco, fechando janelas, alinhando as carteiras e arrumando as cadeiras;

c) nos laboratórios, evitando materiais, equipamentos e instrumentos espalhados sobre as mesas ou armários;

14) Nos ambientes, corredores e pátios, coletando os resíduos e o lixo de maneira seletiva.


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3.3 Princípio da limpeza e conservação Este princípio pode ser observado sob dois aspectos:

a) O primeiro diz respeito à limpeza dos ambientes. É o compromisso em manter limpo o local de trabalho antes, durante e após a jornada diária (varrer, lavar, tirar o pó) eliminando toda sujeira, não só a sujeira aparente. “O respeito que um local limpo e seguro confere às pessoas, faz com que elas sintam‐se responsáveis pela limpeza do ambiente”;

b) O segundo aspecto, diz respeito ao plano psicológico. É imprescindível num bom ambiente de trabalho a adoção de comportamentos éticos, limpos e transparentes. Tanto a interação entre as pessoas deve ser estimulada como a higiene pessoal, o respeito a si mesmo e ao próximo. Bons hábitos, bons comportamentos e linguagem adequada tornam as relações mais saudáveis. “Pensar e agir positivamente são atitudes que fazem parte da higiene pessoal”.

É responsabilidade de todos os cuidados e a manutenção de ambientes limpos, esteticamente

bonitos e em condições de uso.“Mais importante do que limpar é não sujar”.

3.3.1 Considerações para aplicação do princípio “Limpeza e Conservação” A limpeza é condição essencial num ambiente de trabalho de forma a preservar a saúde e segurança dos usuários, dos colaboradores e das demais partes interessadas, além que preservar a imagem do Centro Paula Souza. Com relação a esse aspecto, o que se espera é que:

1) Todos os ambientes, inclusive a área externa, sejam mantidos pintados, limpos e

agradáveis;

2) Todos os colaboradores sejam responsáveis pela manutenção da limpeza dos ambientes;

3) Avaliações do serviço de limpeza sejam feitas regularmente com foco nos resultados e que ações sejam implementadas quando algum resultado não for satisfatório;

4) Após o uso, deixe os ambientes limpos e organizados. Limpe os equipamentos, os

instrumentos e os materiais sempre que necessário;

5) Torne mais eficientes os processos que utilizam equipamentos e instrumentos;

6) Implemente sistemática que permita que os mesmos estejam sempre em condições de

uso;

7) Invista na manutenção corretiva dos equipamentos. Mantenha‐os bem pintados e

lubrificados. Implemente planos de manutenção preventiva.

Da mesma forma, cuide das instalações associadas (cantina, APM, Cooperativa, etc).


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Mantenha os laboratórios, as cozinhas, os refeitórios, as salas de aulas, os escritórios e demais

espaços de trabalho limpos e agradáveis.

Organize os instrumentos e utensílios de modo a facilitar o controle e a pronta recuperação. Mantenha‐os higienizados e prontos para o uso.

Organize os materiais de consumo. Armazene‐os de acordo com a natureza e prazo de validade. Evite desperdícios por falta de controle do prazo de validade. Utilize primeiro o material com prazo de validade que vence primeiro. Não use material com prazo de validade vencido. Cuide dos ambientes externos, das quadras, dos jardins, das calçadas, dos muros e das fachadas.

Com relação ao aspecto psicológico incentive para que as pessoas adotem comportamentos éticos, limpos e transparentes. É necessário estabelecer um padrão de comportamento e de valores, a fim de promover condições para que se tenha saúde nos aspectos físico, mental e emocional. Critérios para limpeza e conservação:

1) Identificar e eliminar as causas da sujeira; 2) Limpar tudo, desde armários, equipamentos e mesas;

3) Incentivar os colegas a fazerem o mesmo;

4) Produzir sem gerar lixo em excesso; 5) Usar corretamente os sanitários; 6) Jogar lixo na lixeira (estabelecer coleta seletiva); 7) Não sujar, mas caso ocorra, limpar; 8) Durante o expediente, separar o lixo de maneira seletiva; 9) Ao término do expediente coletar o lixo de maneira seletiva e limpando o seu posto de

trabalho. Exemplo: no escritório, evitando materiais e papeis espalhados sobre as mesas ou armários;

10) Eliminar a poluição visual;

11) Estabelecer contato verbal, sem incomodar as demais pessoas na sala, deixando o ambiente silencioso, para propiciar a concentração, quando necessária. Isso é “limpeza auditiva”.;

12) Buscar a "limpeza interior" – hábitos, atitudes, palavras; 13) Adotar atitudes básicas de saúde (roupas limpas, unhas cortadas e limpas, cabelos

limpos e penteados, dentes escovados, banho tomado, etc);


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14) Alimentar‐se somente em locais destinados para essa finalidade (copa, refeitório) evitando sujeira no piso ou em mobiliários ou ainda situações desagradáveis como manchas em documentos (como quando se derruba café);

15) Implementar sistemática de manutenção preventiva de equipamentos; 16) Ao término do semestre, verificar as condições dos equipamentos, instrumentos,

armários e demais objetos ou mobiliário utilizados no trabalho e providenciar a limpeza, pintura e manutenção.

3.4 Princípio da saúde e segurança Este princípio diz respeito à preservação da saúde física, mental e emocional no ambiente de trabalho. A prática dos três primeiros princípios contribui para a preservação da saúde. Lembre‐se... “mais importante do que remediar é prevenir”. Cuidar da saúde e segurança de maneira preventiva, de forma abrangente, criando um clima favorável à melhoria das condições de vida e à obtenção de melhores resultados nas atividades cotidianas é o que se espera. A interação entre as pessoas deve ser estimulada de forma a manter as relações as mais saudáveis possíveis. Todos devem cuidar e manter os ambientes saudáveis e seguros. 3.4.1 Considerações para aplicação do princípio “Saúde e Segurança” Considerando que um bom ambiente de trabalho deve oferecer as condições adequadas ao desenvolvimento do serviço e que condições adequadas incluem clima organizacional favorável e infra‐estrutura em condições de uso de forma a preservar a saúde e segurança, as práticas de gestão das diversas escolas do Centro Paula Souza devem estar adequadas às normas de saúde e segurança aplicáveis:

1) Incentive bons hábitos que contribuam para a saúde e segurança; 2) Sinalize, alerte para o uso de EPIs. Assegure a integridade física dos colaboradores,

usuários e visitantes; 3) Dê exemplos, use equipamentos de segurança; 4) Incentive coleta seletiva de materiais e a reciclagem do lixo; 5) Evite acidentes por escorregões e quedas – utilize faixa ou tinta antiderrapantes; 6) Não esqueça das pessoas com deficiências. Reserve vagas no estacionamento,

sinalizando‐as corretamente. Elimine os obstáculos que impeçam ou dificultem a acessibilidade, facilitando o deslocamento horizontal e vertical no interior das edificações e o acesso às calçadas ou outros pavimentos. Disponibilize pelo menos um banheiro, distribuindo seus equipamentos e acessórios de maneira que possam ser


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utilizados por pessoa com deficiência ou com mobilidade reduzida. Crie oportunidades para que as pessoas com deficiências tenham acesso aos serviços prestados pelo Centro Paula Souza;

7) Identifique situações de risco e invista em sistemas de segurança; 8) Delimite passagens de pedestre, defina áreas de trânsito e faixas de segurança;

9) Deixe livre a área de circulação próxima a extintor ou mangueira para combate a

incêndio;

10) Alerte adequadamente as situações de perigo. Evite acidentes;

11) Verifique se as luminárias estão em perfeitas condições de uso proporcionando segurança e visibilidade;

12) Cuide do jardim, plante árvores e flores, torne os ambientes bonitos, agradáveis e

saudáveis, mas cuidado onde colocar as flores, de forma a não obstruir equipamentos

de incêndio;

13) Cuide da entrada e da recepção. Deixe‐as bonitas, limpas e confortáveis, mas não se esqueça do “quintal” da unidade. Cuide dele com carinho. “Ele também é parte integrante da unidade e pode comprometer a imagem, a saúde e a segurança;

14) Olhe todos os ambientes, preste atenção a pequenos detalhes, verifique se atendem aos princípios de limpeza e de segurança e saúde? Estão de acordo com o padrão de organização e beleza da unidade?

Pequenos detalhes quase sempre são imperceptíveis. Existe a tendência de não os enxergarmos e nos acostumarmos com eles. Com relação ao princípio “saúde e segurança”, o que se espera é que:

1) Todos os equipamentos sejam mantidos em condições de uso e com dispositivos de segurança, quando necessários, de forma a preservar a saúde e segurança dos usuários. Inclui‐se neste aspecto, a conservação, pintura e limpeza dos equipamentos. Além das manutenções corretivas, a prática da manutenção preventiva deve ser fomentada;

2) Toda a infra‐estrutura predial seja mantida de forma a preservar a saúde e segurança dos usuários. Incluem‐se neste aspecto os jardins, áreas de lazer, áreas de circulação, etc.;

3) Todos os itens de segurança aplicáveis aos ambientes estejam implementados. Neste

item incluem‐se, extintores de incêndio, hidrantes, exaustores de gases, faixas de

segurança, condições do piso, degraus e corrimões de escadas, saídas de emergências,

iluminação de emergência, ergonomia, etc;

4) Condições favoráveis sejam implementadas, a fim de promover a interação social e a saúde nos aspectos físico, mental e emocional dos colaboradores e usuários.


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Critérios para saúde e segurança:

1) Verificar constantemente as condições físicas dos ambientes (temperatura, ventilação,

ruídos);

2) Eliminar todas as fontes de perigo;

3) Manter iluminação adequada, em quantidade e qualidade; 4) Manter em bom estado de uso os equipamentos e instrumentos; 5) Ao término do expediente, fazer a conservação dos equipamentos, quando aplicável; 6) Providenciar a limpeza das caixas d’água com obtenção do laudo da qualidade da água

de seis em seis meses; 7) Manter luzes de emergência em condições de uso; 8) Manter as instalações hidráulicas, elétricas, rede para transmissão de dados, água,

esgoto, captação de águas pluviais de acordo com normas e procedimentos; 9) Promover a pintura de paredes, área externa, etc., sempre que necessário;

10) Incentivar e promover a prática de esportes e ter hábitos que assegurem a saúde dos

colaboradores;

11) Incentivar e promover a prática de atividades culturais;

12) Promover atividades para fortalecimento da auto‐estima e o sentimento de equipe nas pessoas;

13) Trabalhar a convivência e relações interpessoais;

14) Promover atividades em grupo; 15) Cumprir a legislação trabalhista, quanto a serviços insalubres e perigosos;

16) Implantar prevenção a doenças ocupacionais; 17) Fazer campanhas de conscientização e de prevenção de doenças epidêmicas e outras

que possam ocorrer em nosso meio; 18) Manter uma CIPA/CIPA‐E atuante; 19) Manter Brigada de Incêndio capacitada; 20) Manter mapas de risco atualizados‐ Item 5.16 alínea “a” da NR 5;

21) Implementar plano de ações com base no Programa de Prevenção de Riscos

Ambientais – PPRA;

22) Promover os exames médicos dos colaboradores com base no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;

23) Evidenciar o atendimento aos aspectos legais aplicáveis, tais como: a) Licença de instalação para unidades usuárias de estação de tratamento de efluentes

(CETESB) quando aplicável; b) Licença de funcionamento ou de operação para unidades usuárias de estação de

tratamento de efluentes (CETESB), quando aplicável; c) Auto de inspeção (Polícia Militar/Prefeitura local/CETESB); d) Alvará de funcionamento (Prefeitura local); e) Habite‐se do prédio da unidade (Prefeitura local);

f) Relatório de inspeção sanitária – cantina ou unidade com processo alimentício ou outros processos sujeitos à fiscalização sanitária (Vigilância Sanitária);

g) Licença para uso de produtos químicos controlados (Polícia Federal/Polícia Civil);


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h) Certificado de registro de aquisição de produtos controlados (Exército Brasileiro); i) Certificado de vistoria (Polícia Civil); j) Laudo técnico sobre condições de segurança das instalações elétricas, incluindo o

certificado de Anotação de Responsabilidade Técnica ‐ ART do profissional responsável pelo registro – Item 10.3.2.7.1 da NR 10 (Profissional qualificado contratado pela unidade ou pela sede ‐ Engenheiro Elétrico);

k) Outorga de uso de água – documento comprobatório sobre o uso de água de poço (Departamento de Água e Esgoto), quando aplicável;

l) Análise dos efluentes e identificação dos pontos de monitoramento , quando aplicável‐(Laboratório contratado pela unidade – particular ou órgão ligado a prefeitura local);

m) Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros AVCB – Item 1.2 da NR 1 (Policia Militar); n) Ficha de controle e inspeção de equipamentos contra incêndio – Item 23.14.1 NR 23); o) Prova de ter protegido os prédios contra descargas elétricas atmosféricas (pára‐raios)

apresentando o Laudo de Medição de Resistência Ôhmica, incluindo o certificado de Anotação de Responsabilidade Técnica ‐ ART do profissional responsável pelo registro – Item 10.2.3.5 da NR 10 (Entidade contratada pela sede);

p) Prova de fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual – Item 6.2 da NR 6 e cópia dos certificados de aprovação ‐ CA dos equipamentos de proteção individual utilizados pelos trabalhadores – Item 6.5 da NR 6;

q) Livro de registro de segurança dos recipientes de gases sob pressão e ar comprimido, quando aplicável, incluindo o certificado de Anotação de Responsabilidade Técnica – ART do profissional responsável pelo registro – Item 13.6.5 alíneas “a” e “b” da NR 13;

r) Prova de manter profissional qualificado e autorizado para operar caldeiras e unidades de processos – NR 13, quando aplicável;

s) Laudo de análise identificando a potabilidade da água consumida na Unidade – Parágrafo Único da Lei Estadual nº 1380, de 06/09/77;

t) Prova de ter realizada a SIPAT ‐ Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho – Item 5.16 alínea “o” da NR 5;

u) Prova de manter profissional qualificado e autorizado a trabalhar em instalações elétricas – Item 10.8 da NR 10;

v) Prova de ter realizado prevenção e controle de pragas – desinsetização, desratização, descupinização, etc.;

w) Fichas de emergência / boletins técnicos dos produtos químicos utilizados – FISPQ.

x) Prova de ter realizado a manutenção e controle periódico do sistema de ar condicionado – Artigo 6º da Portaria nº 3.523/GM do Ministério da Saúde;

y) Laudo de teste de estanqueidade nas instalações de gás – Item 5.4.1 da IT 28 (Entidade

contratada pela unidade);

z) Livro de inspeção do trabalho para registros da fiscalização do trabalho.


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3.5 Princípio da disciplina “Pequena ação, bem feita, é o primeiro passo para as grandes conquistas”. É fundamental ter consciência da importância da qualidade como um processo contínuo. Com o tempo as atitudes vão se transformando em hábitos, e os bons hábitos nos conduzem a excelência. Este princípio estimula a observação de padrões, regras, normas éticas e morais, tornando a vida mais produtiva, saudável e o relacionamento entre as pessoas mais prazeroso. A disciplina no contexto deste programa é a reeducação de nossos hábitos e a prática efetiva dos princípios anteriores . As práticas para gestão da qualidade dos ambientes de trabalho devem estar adequadas aos princípios que embasam o Centro Paula Souza. As práticas devem ser implementados e disseminadas em todas as áreas, processos, produtos e serviços e devem ter continuidade (uso continuado, sem lacunas ou variações ao longo do tempo).Também é importante que haja foco na pro atividade e melhoria das práticas para gestão dos ambientes de trabalho com qualidade. 3.5.1 Considerações para aplicação do princípio “Disciplina” O princípio disciplina está intimamente ligado ao conceito da cultura.. Em síntese, é a prática constante e abrangente dos demais princípios. Para perceber a cultura da qualidade, é importante avaliar o quanto as práticas para gestão estão adequadas aos princípios da qualidade, o quanto estão disseminadas na unidade e qual é a continuidade, pro atividade e melhoria dessas práticas. A planilha eletrônica (em Excel) desenvolvida estabelece uma métrica do nível da adequação e de disseminação das práticas para gestão dos ambientes, com variação de zero a 10 pontos, sendo zero o nível mais baixo (ausência) de adequação e disseminação e 10 pontos o nível mais alto. A continuidade e a melhoria da utilização dessas práticas serão avaliadas a partir da 2ª. Avaliação. Se a pontuação aumentar ao longo do tempo pode‐se concluir que houve melhoria das práticas de gestão.

Critérios para avaliação da disciplina: 1) As práticas para gestão dos ambientes de trabalho estão adequadas aos princípios da

qualidade e se estão disseminadas por todas as áreas, processos, serviços ou colaboradores;


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2) O uso dessas práticas é contínuo, sem interrupções ao longo do tempo; 3) O atendimento aos princípios é proativo; 4) Melhorias podem ser evidenciadas.

As perguntas a seguir podem facilitar essa percepção:

1) Os colaboradores conhecem os padrões e normas aplicáveis para manutenção dos ambientes de trabalho?;

2) Materiais, equipamentos, instrumentos ou documentos obsoletos são descartados de acordo com os procedimentos? ;

3) Todos deixam o local de trabalho organizado e limpo?; 4) Todos observam e cumprem as normas do setor onde trabalham? ; 5) Os prazos estipulados estão sendo cumpridos?;

6) Os materiais estão sendo guardados corretamente? ;

7) Os planos de trabalho são cumpridos?; 8) As pessoas respeitam as normas de segurança? ; 9) As pessoas preservam a saúde nos aspectos físico, mental e emocional? ; 10) As pessoas fazem manutenção preventiva ou corretiva de seus locais de trabalho? ; 11) As pessoas mantêm em seus computadores ou servidores apenas softwares

autorizados e arquivos eletrônicos necessários para a execução do trabalho? 12) As pessoas fazem manutenção preventiva de seus micros (antivírus, compactação de

arquivos, scandisk, etc.)?


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Pro atividade – Capacidade de se antecipar a fatos, a fim de prevenir a ocorrência de situações potencialmente indesejáveis e aumentar a confiança e a previsibilidade dos processos. ‐ Critérios de Excelência – Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade – 2005.

4. METODOLOGIA A metodologia para gestão dos ambientes de trabalho consiste na avaliação da qualidade dos ambientes de trabalho a intervalos planejados, na implementação de ações de melhoria e na verificação da eficácia dessas ações. Ações de melhorias devem ser implementadas e seus resultados devem ser avaliados pela direção da unidade. Basicamente a metodologia contempla duas etapas:

1) o diagnóstico inicial (para verificação da situação dos ambientes no início da implantação do programa) com a implementação de melhorias necessárias;

2) e o monitoramento da qualidade dos ambientes de trabalho para verificação da continuidade das práticas de gestão (pelo menos uma avaliação anual de manutenção).

4.1. Diagnóstico inicial – primeira avaliação A 1ª avaliação compreende a sensibilização dos colaboradores para implementação do programa e um diagnóstico inicial da situação de todos ambientes de trabalho da unidade. A sensibilização tem finalidade de apresentar a metodologia para gestão dos ambientes de trabalho às equipes gestoras e colaboradores das unidades operacionais. A estratégia a ser adotada para a sensibilização é uma palestra e deverá envolver preferencialmente todos os funcionários da unidade, inclusive os terceiros. Esta etapa visa preparar o “espírito” dos colaboradores da unidade para que a metodologia

seja bem aceita e para evitar possíveis conflitos entre os mesmos e o avaliador (responsável

pelo diagnóstico inicial).

Na sensibilização devem ser abordados os seguintes tópicos:

a) Objetivo e abrangência do programa;

b) Resultados esperados; c) Conceituação dos princípios que fundamentam a gestão dos ambientes de trabalho; d) Metodologia para implementação do programa e para monitoramento da qualidade dos

ambientes de trabalho. O diagnóstico inicial da qualidade dos ambientes de trabalho consiste na identificação visual da situação atual de cada setor da unidade em relação aos princípios para gestão da qualidade dos ambientes definidos neste programa.


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Onde aplicável, os ambientes serão fotografados de modo a evidenciar a situação atual. Fotografar os locais “antes” e “depois” é uma boa estratégia, pois permite comparar a situação atual e a situação após a implementação de melhorias. Fotos coloridas e datadas facilitam o acompanhamento das melhorias.

REGISTRO DAS MELHORIAS NOS AMBIENTES DE TRABALHO

ETEC nº

ÁREAS / AMBIENTES Avaliação Oportunidade de melhoria tratada

Oportunidades de melhorias identificadas no diagnóstico inicial Responsável

pela área Resp. pela avaliação

S P ST Área 1 – Laboratórios

1. Laboratório XXXX José Pedro

Exemplos: Armários necessitando reparos. X

Ferramentas armazenadas sobre os armários X

Janela quebrada X

2. Laboratório XXXX xxxx xxxxx

S P ST

3. Laboratório XXXX xxxx xxxxx

S P ST

X

Área 2 – Biblioteca e salas de aula Responsável pela área

Resp. pela avaliação S P ST


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1. Biblioteca

2. Sala 01 S P ST

3. Sala 02 S P ST

Área 3 – Administração Responsável pela área


1. Diretoria Acadêmica

2. Diretor de Serviços S P ST

3. Coordenador Pedagógico S P ST


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Área 4 – Apoio e área externa Responsável pela área


1. Diretoria Acadêmica

Identificação dos servidores da escola responsáveis pelas avaliações dos ambientes / área

Ambientes / área Responsáveis pelas avaliações dos ambientes / área

Laboratório 1 xxxxxxxxxxxxxxxxx

Laboratório 2 xxxxxxxxxxxxxxxxx

Legenda:

S ‐ Satisfatoriamente Data: / /

P‐ Parcialmente

ST ‐ Sem tratamento

Assinatura do Diretor

Durante a etapa das fotografias, o avaliador deve registrar as oportunidades de melhorias percebidas no diagnóstico inicial em formulário apropriado Registro das Oportunidades de Melhorias nos Ambientes. Posteriormente o mesmo formulário será utilizado para o registro da avaliação das melhorias implementadas após o diagnóstico inicial. Para facilitar a avaliação e a implementação e monitoramento das melhorias, os ambientes foram agrupados das seguintes formas: Área 1: laboratórios;

Área 2 :Biblioteca e salas de aula. Área 3 : Administração (secretaria, diretoria, sala professores, etc.).

Área 4: Apoio e área externa (almoxarifado, depósitos, manutenção, banheiros, corredores, escadas, elevadores, auditório, cantina, refeitório, fachadas, calçadas, muros, pátios, áreas de lazer, estacionamento, jardins e gramados, quintal, etc.). O avaliador deve organizar as fotos por ambientes, conforme esses agrupamentos. Considerar apenas as áreas ou ambientes aplicáveis. As Direções das unidades que possuem cantinas também são responsáveis pela qualidade dos serviços prestados por elas, mesmo que sejam terceirizadas. Convém que a qualidade da recepção, armazenamento, manipulação, cocção e higienização dos alimentos seja monitorada. Os mesmos princípios para a gestão da qualidade dos ambientes de trabalho valem para a gestão das cantinas.

Após o diagnóstico inicial in loco dos ambientes de trabalho (fotos e registro das oportunidades de melhorias), o avaliador conduzirá a 1ª. Auto‐avaliação pela equipe gestora da unidade para verificação do nível de utilização dos princípios estabelecidos neste programa para a gestão dos ambientes de trabalho.

Para tanto, numa planilha eletrônica (Excel), foram definidos itens de verificação que abordam a utilização dos princípios para a gestão dos seguintes recursos: espaços de trabalho, equipamentos, materiais de consumo, recursos humanos e informação: Para dimensionar e permitir o monitoramento da evolução da aplicação dos aspectos citados nos itens de verificação para a gestão dos ambientes, foi estabelecido os seguintes critérios para pontuação.


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À medida que a utilização dos princípios para a gestão dos ambientes for avaliada por meio dos “itens de verificação”, a própria planilha em Excel gerará a pontuação que evidencia o nível da qualidade dos ambientes de trabalho e os respectivos gráficos. A qualidade dos ambientes será definida em função do nível de adequação e de disseminação das práticas em relação aos princípios de gestão dos ambientes. O produto do diagnóstico inicial é uma coleção de fotos (do antes), um relatório da avaliação e gráficos que serão entregues à direção da unidade para análise crítica e implementação de melhorias. O relatório será composto pelo registro das oportunidades de melhoria, pela planilha eletrônica contendo os itens de verificação e gráficos preenchidos de acordo com os critérios para pontuação e comentários sobre as práticas de gestão. Os gráficos gerados permitem comparar a situação de cada ambiente de trabalho, o resultado geral da unidade em relação a cada princípio e o nível da qualidade dos ambientes de trabalho da unidade como um todo.

CRITÉRIOS PARA PONTUAÇÃO DA QUALIDADE DOS AMBIENTES DE TRABALHO

Nível de adequação e de disseminação das práticas em relação aos princípios de gestão dos ambientes

(%) Pontuação Nível da qualidade dos ambientes

5 Acima de 80% de adequação e disseminação das práticas de gestão em relação aos itens de verificação.

10,00 (8,01)

Alta adequação e disseminação das práticas de gestão

4 De 60% até 80% de adequação e disseminação das práticas de gestão em relação aos itens de verificação.

(8,00)

7,75 (6,01)

Média adequação e disseminação das práticas de gestão


(6,00)

5,5

Baixa adequação e disseminação das práticas de gestão


3,25

1 Abaixo de 20% de adequação e disseminação das práticas de gestão em relação aos itens de verificação.

1,00

Nota: A pontuação zero será definida caso seja constatada que nenhuma prática citada nos itens de verificação é utilizada para gestão dos ambientes de trabalho.


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Resumindo, a sensibilização para a implantação da metodologia para gestão da qualidade dos

ambientes de trabalho e o diagnóstico inicial da qualidade dos ambientes deve ser feito

preferencialmente por um avaliador com independência em relação ao ambiente avaliado

(não é aconselhável que o avaliador seja responsável pelo setor avaliado).

Na primeira avaliação dos ambientes de trabalho o avaliador deve: ‐ fotografar todos os ambientes de trabalho; ‐ registrar as oportunidades de melhorias percebidas nos ambientes; ‐ conduzir a auto‐avaliação pela equipe gestora da unidade com base em itens de verificação previamente estabelecidos, que permitem verificar a utilização dos princípios deste programa para a gestão dos ambientes. ‐ elaborar o relatório de avaliação.

4.2. Implementação de melhorias e monitoramento da qualidade dos ambientes de trabalho Após o diagnóstico inicial da qualidade dos ambientes de trabalho a direção da unidade deve realizar análise crítica do relatório do diagnóstico e propor ações de melhorias . Para facilitar a implementação das ações de melhorias e o monitoramento da qualidade dos ambientes a direção deve definir responsabilidades para avaliação e para o monitoramento dos ambientes. A partir da primeira avaliação da qualidade dos ambientes de trabalho (diagnóstico inicial) a direção da unidade deve promover pelo menos uma avaliação dos ambientes de trabalho por ano e implementar novas ações de melhorias. Essas avaliações podem ser feitas pela própria equipe gestora (auto‐avaliação). No processo de análise crítica do Sistema de Gestão pela unidade deverão ser analisados qualitativamente os resultados das avaliações dos ambientes de trabalho e das melhorias implementadas. O que se espera é que novas ações de melhoria sejam propostas para ambientes com resultados considerados insatisfatórios durante as avaliações. Durante o Observatório, será verificado se a unidade realizou pelo menos uma avaliação no ano e se implementou ações de melhorias. A não realização de pelo menos uma avaliação anual da qualidade dos ambientes de trabalho caracteriza uma não conformidade.


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As planilhas para a segunda e demais avaliações são as mesmas utilizadas no diagnóstico

inicial. A metodologia para essas avaliações deverá fazer com que o gestor de cada ambiente:

1) Avalie as ações implementadas e o resultado dessas ações, registrando seu parecer no formulário Registro das Oportunidades de Melhorias nos Ambientes, na coluna “Avaliação – Responsável pela área”;

2) fotografe as melhorias implementadas para gerar as evidências do “depois” (opcional);

3) elabore apresentação em PowerPoint das evidências das melhorias, a partir da 2ª avaliação (opcional);

4) realize auto‐avaliação para verificação da continuidade do nível de utilização dos

princípios estabelecidos neste programa para a gestão dos ambientes de trabalho;

5) registre as novas ações de melhorias no observatório;

6) armazene os registros e as fotografias (opcional) para evidenciar as melhorias a serem

verificadas na próxima avaliação ou no próximo observatório

O representante designado pelo diretor,como responsável pelo projeto na escola, preferencialmente um mês antes do observatório deverá: 1) analisar o resultado das auto‐avaliações realizadas pelos responsáveis pelas áreas, para

verificação da continuidade do nível de utilização dos princípios estabelecidos neste programa;

2) analisar as evidências geradas (registros e fotografias do “antes” e do “depois”); 3) avaliar in loco o resultado das ações implementadas;

4) registrar seu parecer com relação à eficácia das melhorias realizadas nos ambientes, no formulário, na coluna “Avaliação – Responsável pela avaliação”;

5) verificar se a metodologia para gestão dos ambientes de trabalho está sendo seguida pela

unidade. Para tanto poderá verificar as seguintes evidências:

a) planilha contendo os Itens de Verificação;

b) registros da análise crítica do Sistema de Gestão, registros no Observatório e/ou no

formulário;

c) fotografias do “antes” e do “depois” ;

d) observação in loco do resultado das ações implementadas.

CONTROLE DE REVISÕES VERSÃO DATA NATUREZA DA ALTERAÇÃO

1 04/08/2014 Primeira emissão

Documents

4/8/2014 Vagner Tadeu de Souza Bueno 5S.pdf · ‐ A melhoria contínua da qualidade dos ambientes é de responsabilidade de todos ... Eventualmente Etiqueta laranja Colocar em almoxarifados