CHAPTER 4 Merencanakan Pesan-Pesan BisnisMemahami Tiga Langkah Proses MenulisKita akan menghadapi berbagai macam penugasan komunikasi dalam karier anda, baik lisan maupun tertulis. Beberapa tugas itu merupakan tugas rutin, yang mengharuskan kita lebih dari sekedar mencatat beberapa kalimat di kertas atau mengetik menggunakan keyboard suatu pesan email singkat, beberapa tugas lain lebih kompleks, memerlukan waktu berminggu-minggu untuk refleksi, riset, dan penyiapan dokumen dengan teliti. Ada tiga langkah utama proses menulis, yaitu: 1. Merencanakan Pesan-Pesan Bisnis Untuk merencanakan setiap pesan, pertama lakukan analisis situasi dengan mendefinisikan tujuan anda dan mengembangkan profil penerima. Setelah anda yakin dengan apa yang ingin anda capai melalui pesan anda, kumpulkan informasi yang akan memenuhi kebutuhan penerima. Kemudian seleksi medium yang tepat ( lisan, tertulis, atau elektronik) untuk mengirimkan pesan anda. Setelah melakukan tiga faktor tersebut dengan benar, anda siap untuk mengatur informasi tersebut dengan mendefinisikan ide pokok, membatasi ruang lingkup, menyeleksi sebuah pendekatan langsung maupun tidak langsung dan membuat garis besar dari isi pesan anda. 2. Menulis Pesan-Pesan Bisnis Setelah merencanakan pesan, adaptasikan diri anda pada penerima dengan sensitivitas, keahlian menjalin hubungan, dan gaya. Bersikap sensitif pada kebutuhan penerima anda dengan mengadopsi sikap anda, bersikap sopan, menekankan hal-hal positif, dan menggunakan bahasa yang bebas dari bias. Membangun hubungan yang kuat dengan penerima dengan membentuk kreadibilitas anda dan memproyeksikan citra

perusahaan anda, serta mengendalikan gaya anda dengan menggunakan nada percakapan, berbahasa Inggris lugas dan suara yang tepat. Kemudian, anda siap untuk membuat komposisi pesan dengan memilih kata-kata yang kuat yang akan membantu anda menciptakan kalimat yang efektif dan paragraf yang koheren. 3. Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis Setelah menulis konsep awal, kita merevisi pesan dengan mengevaluasi isi pesan dan meninjau ulang apakah dapat dibaca, kemudian edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan dengan tanda baca yang tepat serta format yang efektif. Selanjutnya memproduksi pesan anda dengan menggunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan pesan bersih, menarik dan professional. Mengoreksi konsep akhir pesan untuk tata letak, ejaan, dan seluk beluk mekanis. Akhirnya distribusikan pesan anda yaitu mengirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan semua dokumen dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan baik.

Mengoptimalkan Waktu Menulis AndaSemakin sering anda berlatih tiga langkah proses menulis, semakin anda terbiasa dengan proses tersebut, anda akan dapat mengembangkan pesan dengan lebih cepat dan lebih mudah, juga semakin baik dalam membagi waktu anda. Cobalah menggunakan kurang lebih separuh waktu anda untuk membuat perencanaan, untuk mendefinisikan tujuan anda, untuk mengenal penerima, membiasakan diri anda dalam pokok permasalahan, dan melakukan seleksi dan mengatur media. Cobalah untuk menggunakan tidak lebih dari seperempat waktu untuk menulis dokumen, cadangkan seperempat waktu sisanya untuk melakukan langkah penyelesaian yang penting seperti merevisi, membuat, mengoreksi, dan mendistribusikan. Pembagian waktu tersebut akan berubah secara signifikan, bergantung pada proyeknya, misalnya: bila anda sudah tahu banyak tentang materi yang diperlukan, langkah merencanakan mungkin membutuhkan kurang dari separuh waktu anda. Namun bila anda

menyampaikan pesan anda via multimedia yang kompleks seperti CD-ROM atau DVD, langkah penyelesaian membutuhkan waktu jauh lebih lama. Pengiriman pesan sederhana seperti pesan instan atau memo intern membutuhkan waktu dan energi yang jauh lebih sedikit bila dibandingkan dengan laporan-laporan panjang, situs web, dan proyek lain yang canggih.

Membuat Perencanaan yang EfektifPerencanaan membutuhkan waktu yang cukup lama, tetapi dapat terbayar dengan komunikasi yang menarik dan berarti bagi karier seseorang. Perencanaan akan membuat komunikasi tersebut lebih efektif dan efisien. Menganalisis penerima akan membantu anda menemukan dan menjalin fakta-fakta yang mereka butuhkan, dan kemudian menyampaikan informasi tersebut dengan cara yang padat dan menarik. Perencanaan mengurangi keragu-raguan ketika anda menulis dan membantu mengurangi kerja ketika harus meninjau ulang dan merevisi. Contoh: ketika kita dibayangi oleh tenggat waktu dan menumpuknya tugas, kita dapat sangat mudah tergoda untuk terburu-buru dalam fase perencanaan dan langsung melompat untuk menulis. Namun apabila kita mencoba menghemat waktu di tahap awal, kita akan menghabiskan lebih banyak waktu ketika kita berusaha untuk menyelesaikan sebuah pesan yang tidak dipikirkan dengan baik.

Menganalisis SituasiSebuah pesan yang sukses dimulai dengan menyiapkan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan kebutuhan penerima. Mengidentifikasiksn tujuan dan penerima biasanya merupakan tujuan yang sudah jelas untuk pesan sederhana dan rutin; namun tugas ini dapat bersifat lebih menuntut untuk situasi yang berbelit-belit.

Medefinisikan TujuanSemua pesan bisnis mempunyai tujuan umum yaitu untuk memberi tahu, untuk membujuk, atau untuk bekerja sama dengan penerima. Tujuan ini membantu

mendefinisikan keseluruhan pendekatan yang anda butuhkan, media pilihan anda, bahkan cara anda mengatur pesan-pesan. Tujuan umum juga menentukan tingkat partisipasi penerima yang tepat dan besarnya kendali yang Anda miliki atas pesan-pesan Anda. Memberikan informasi pada penerima membutuhkan sedikit interaksi. Pihak penerima menyerap informsi tersebut dan mereka akan menerima atau menolaknya, tetapi mereka tidak berkontribusi pada isi pesan; Anda yang mengendalikan pesan. Untuk membujuk penerima, Anda membutuhkan partisipasi penerima dalam jumlah yang moderat, seperti memberi kesempatan pada penerima untuk bertanya sehingga Anda dapat menjawab setiap keragu-raguan; meskipun demikian anda perlu mempertahan kendali atas pesan Anda dalam jumlah yang moderat juga. Untuk bekerja sama dengan penerima anda membutuhkan partisipasi maksimum. Kendali atas pesan anda menjadi berkurang karena anda harus menyesuaikan diri atas reaksi dan masukan baru yang tak terduga. Dalam ruang lingkup tujuan umumnya, setiap pesan juga mempunyai tujuan spesifik, yang mengidentifikasikan apa yang anda harapkan untuk dapat dicapai dari pesan anda dan apa yang seharusnya dilakukan atau yang seharusnya dipikirkan oleh penerima setelah mereka menerima pesan anda. Setelah anda mendefinisikan tujuan spesifik, anda dapat memutukan apakah tujuan tersebut sesuai dengan waktu yang harus anda luangkan dan usaha yang anda lakukan untuk mempersiapkannya dan mengirimkannya. Uji tujuan anda dengan mengajukan 5 pertanyaan; Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan anda? Apakah pesan anda relistis? Apakah waktunya tepat? Apakah orang yang tepat untuk menyampaikan pesan anda? Apakah pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda?

Mengembangkan Profil Penerima

Dalam mengembangkan profil penerima pesan kita harus melihat apakah ada manfaatnya bagi mereka-problem mereka yang akan terselesaikan dengan mendengar saran anda atau dengan melakukan apa yang anda minta. Semakin banyak anda mengenal penerima, kebutuhan dan harapan mereka, semakin efektif anda akan dapat berkomunikasi dengan mereka. Penerima pesan dapat terdiri dari orang-orang asing-para pelanggan atau para pemasok yang belum pernah anda temui sebelumnya, seorang bos baru, atau para karyawan baru. Dalam situasi ini, anda perlu belajar banyak dalam rangka menyesuaikan pesan anda agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Untuk mengenai jenis informasi yang anda butuhkan, anda perlu melakukan sebuah analisis penerima : Identifikasikan penerima utama anda. Tentukan jumlah dan distribusi geografis penerima. Tentukan komposisi penerima. Ukur tingkat pemahaman para penerima. Pahami harapan dan preferensi penerima. Prediksi reaksi penerima yang mungkin timbul.

Mengumpulkan InformasiDengan gambaran yang jelas mengenai para penerima pesan Anda dan kebutuhan mereka, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang akan digunakan dalam pesan. Untuk pesan yang sederhana, Anda mungkin telah mempunyai semua informasi di tangan, tetapi untuk pesan-pesan yang lebih kompleks membutuhkan banyak sekali riset dan analisis sebelum dilakukan penulisan. Sering kali kita menggunakan teknik informal untuk mengumpulkan pengetahuan dan memfokuskan usaha riset Anda untuk: Mempertimbangkan sudut pandang lain

dalam hal ini kita menempatkan diri kita sendiri dalam posisi orang lain yang dapat membantu kita dalam mempertimbangkan apa yang mungkin dipikirkan, dirasakan, atau direncanakan oleh orang tersebut. Membaca laporan dan dokumen perusahaan lain berkas-berkas milik perusahaan dapat dijadikan sebagai sumber yang kaya akan informasi yang kita butuhkan untuk sebuah pesan memo atau e-mail tertentu Berbicara dengan para penyelia, kolega, atau pelanggan para pekerja dan pelanggan mungkin mempunyai informasi yang kita butuhkan, atau mereka mungkin mengetahui apa yang diinginkan oleh para penerima pesan anda. Meminta masukan dari penerima pesan Anda bila kita tidak yakin tentang apa yang dibutuhkan para penerima pesan kita, minta mereka- apakah melalui percakapan kasual (bertatap muka atau melalui telepon), survei infornal atau wawancara tidak resmi.

Mengungkapkan Kebutuhan PenerimaDalam banyak situasi, kebutuhan informasi penerima tampak jelas, seperti ketika seorang konsumen mengirimkan sepucuk surat pada anda untuk bertanya tentang hal-hal tertentu. Bila seseorang membuat permintaan yang meragukan atau permintaan yang terlalu luas, ajukan pertanyaan yang mempersempit fokus. Selain itu, masukkan setiap informasi tambahan yang mungkin berguna walaupun orang itu tidak secara spesifik meminta informasi tersebut.

Menyediakan Informasi yang DibutuhkanSetelah kita mendefinisikan informasi yang dibutuhkan oleh penerima, pastikan bahwa anda dapat memenuhi kebutuhan tersebut dengan lengkap. Satu cara yang baik untuk menguji kecermatan pesan kita adalah dengan menggunakan pendekatan jurnalistik

dimana dilakukan pemeriksaan untuk mengetahui apakah pesan anda menjawab siapa,apa,kapan,di mana,mengapa, dan bagaimana. Dengan menggunakan tes ini, kita dapat dengan cepat mengetahui apakah sebuah pesan tersebut berhasil atau gagal diterima oleh penerima pesan. Berikut ini hal-hal yang harus dipastikan terhadap infomasi-infornasi yang akan digunakan, yaitu :

Pastikan Informasi tersebut AkuratInformasi tidak akurat yang dikomukasikan dalam pesan bisnis dapat menyebabkan serangkaian masalah, dari rasa malu dan hilangnya produktivitas sampai isu-isu keamanan dan isu-isu legal yang serius. Kita dapat meminimumkan kesalahan dengan memeriksa ulang setiap bagian dari informasi yang kita kumpulkan dengan melakukan konsultasi atas sumber-sumber diluar perusahaan serta kepastian akan informasi tersebut merupakan informasi baru dan dapat diandalkan. Pastikan bahwa informasi yang akan kita berikan adalah informasi yang akurat dan komitmen yang kita buat dapat kita penuhi.

Pastikan Informasi tersebut EtisDengan bekerja keras untuk memastikan keakuratan informasi yang kita kumpulkan, kita juga akan menghindari banyak masalah etika dalam pesan-pesan yang kita buat. Apabila kita membuat sebuah kesalahan yang jujur, seperti mengirimkan informasi yang awalnya kita kira benar tetapi belakangan kita menemukan bahwa informasi tersebut salah, hubungi penerima pesan segera dan perbaiki kesalahan tersebut. Tidak ada seorangpun dapat menyalahkan anda dalam keadaan seperti itu, dan sebagian besarorang akan menghormati kejujuran anda. Etika seharusnya menjadi pedoman keputusan kita ketika menentukan seberapa banyak detail yang harus dimasukkan dalam pesan kita.

Pastikan Informasi tersebut Berhubungan

Ketika mengumpulkan informasi untuk pesan kita, ingatlah bahwa beberapa poin tertentu akan lebih diminati dan menjadi lebih penting bagi penerima dibandingkan poin lain. Dalam dunia yang dibanjiri oleh banyak informasi yang mereka butuhkan dan menyaring informasi yang tidak mereka butuhkan. Cobalah untuk mencari tahu hal-hal yang sangat menarik minat penerima pesan kita, kemudian berikan banyak perhatian pada hal-hal tersebut.

MENYELEKSI MEDIUM YANG TEPATMedium adalah suatu bentuk yang dipilih untuk mengkomunikasikan pesan anda.untuk kepentingan diskusi anda dpat menggunakan media dalam bentuk tradisional baik lisan maupun tertulis.namun setiap tipe media mempunya keunggulan dan kelemahan.

1.Media LisanMedia lisan merupakan komunikasi terbaik bila anda ingin mendorong terjadinya interaksi,mengekspresikan emosi atau memonitor respon emosional.media lisan membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir,mengurangi kendali anda pada pesan dan sulit untuk merevisi atau mengedit pesan anda. Keunggulan media lisan:Menyediakan umpan balik dengan segera. Memungkinkan terjadinya keamanan berinteraksi Meliputi berbagai isyarat non verbal Memungkinkan anda mengekspresikan emosi dibalik pesan anda.

Kelemahan media lisan:Membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik Tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan tanpa alat perekam tertentu Mengurangi kendali komunikator pada pesan.

-

Seringkali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki atau mengedit kata-kata yang anda ucapkan

2.media tulisMedia tulis meningkatkan kendali anda,membantu anda menjangkau para penerima yang tersebar dan meminimumkan distorsi.pesan tertulis mempunyai banyak bentuk antara lain; memo,surat,dan laporan tradisional.memo digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi.karena konstruksi memo bersifat terbuka dan memiliki metode engiriman yang informal.surat merupakan pesan tertulis yang dikirimkan kepada para penerima diluar organisasi sehingga selain berfungsi untuk menyampaikan pesan tertentu,berfungsi juga untuk hubungan masyarakat dalam membantu mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan para pelanggan,pemasok,dan pihak-pihak lain.laporan dan proposal lebih panjang dari surat dan memo,dokumen ini mungkin didistribusikan pada orang-orang di dalam ataupun diluar organisasi tergantung pada tujuan dan pokok permasalahan. Keunggulan media tulis:Memungkinkan anda untuk membuat rencana dan mengembalikan pesan anda Menawarkan sebuah catatan permanen dan dapat diverifikasi Membantu anda menjangkau seorang penerima yang secara geografis berada jauh Meminimumkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan Dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera Meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas

Kelemahan Media Tulis:Tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat Kekurangan isyarat non verbal sebagaimana yang diberikan oleh media lisan Seringkali membutuhkan waktu lebih lama dan lebih banyak sumber daya untuk membuat dan mendistribusikannya

-

Membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan untuk menyiapkan dan memproduksinya

3.Media elektronikAnda mempunyai lebih banyak pilihan alat-alat komunikasi,tetapi pilihan itu sendiri dapat membuat proses komunikasi menjadi rumit.solusinya adalah memilih alat yang bekerja dalam mengerjakan seluruh pekerjaan dalam setiap situasi. Jenis-jenis media elektronik:Telepon: masih tetap merupakan sumber hidup bagi banyak organisasi baik untuk komunikasi internal,maupun komunikasi eksternal Voice mail: alat ini paling baik untuk pesan-pesan pendek yang tidak ambigu. Teleconferencing dan videoconferencing: alat terbaik untuk rapat-rapat informatif namun kurang efektif untuk rapat-rapat yang memerlukan interaksi tinggi. Video tape dan dvd:efektif untuk mengirimkan pesan yang mendorong motivasi kepada sejumlah orang. Namun alat-alat tersebut tidak memberikan peluang untuk memperoleh umpan balik dengan segera. Dokumen elektronik: memungkinkan anda mengirim bahan-bahan tertulis melalui jaringan e-mail dan pesan instan atau pada cd-rom. Fax: mempunyai karakteristik pesan tertulis,tetapi tidak mempunyai privacy seperti sebuah surat dan tampak kurang mengena dan singkat,bahkan tampak urang professional. E-mail: menawarkan oeningkatan akses kepada karyawan lain dengan cepat,biaya murah ,portable,dan alat yang menyenangkan. Pesan instan: memungkinkan percakapan dengan teks dalam grup kecil secara real-time dan bersifat satu orang ke orang lain. Situs web: menawarkan komunikasi interaktif melalui hyperlinks,memungkinkan para pembaca untuk menyerap informasi secara tidak berurutan.

Keunggulan pesan elektronik:Mengirimkan pesan dengan sangat cepat

-

Menjangkau banyak penerima yang secara fisik berada jauh dari anda Menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi Menawarkan kekuatan format multimedia yang persuasive Meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi

Kelemahan pesan elektronik:Bila digunakam kurang hati-hati,dapat menciptakan ketegangan dan konflik Sangat mudah untuk digunakan secara berlebihan Tidak mempunyai privacy Secara serius dapat mengeringkan produktifitas karyawan

Memilih Media yang tepatKetika memilih sebuah medium untuk sebuah pesan, seimbangkan kebutuhan anda dengan kebuituhan penerima pesan. Baik itu media tulis, media lisan maupun media elektronik. Berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan medium yang paling tepat untuk pesan Anda:

1. Kekayaan sebuah media Percakapan, Rapat, Presentasi, Video conference Voice Mail dan Teleconferencing Catatan, Memo, surat, Email, dan IM Pmflet, Buletin, dan Laporan standar Kekayaan media adalah kemampuan suatu medium untuk: Menyampaikan suatu pesan melalui lebih dari satu alat informasi (visual, verbal, vokal)

Memfasilitasi umpan balik Membentuk fokus personal

Gunakanlah media yang paling kaya untuk mengirim pesan yang tidak rutin dan kompleks untuk memperlakukan secara manusiawi kehadiran Anda di seluruh organisasi, untuk mengkomunikasikan perhatian dan mendapatkan komitmen pada si penerima pesan tersebut untuk tujuan tertentu Dan Gunakanlah media yang lebih kurus untuk mengirinkan pesan-pesan rutin sederhana.2. Formalitas Sebuah Pesan

Pilihan Anda terhadap media dipengaruhi oleh gaya dan nada pesan Anda. Misalnya saja Kita tidak akan menulis pesan email dengan tingkat formalitas yang sama dengan yang Anda gunakan dalam surat. Jadi, Bila tujuan Kita untuk berbagi informasi sederhana dengan karyawan, seperti perubahan shif kerja, Kita lebih baik membuat pesan singkat dalam email daripada menulis surat resmi ataupun presentasi tatap muka.

3. Keterbatasan Media

Setiap medium mempunyai keterbatasan sendiri-sendiri, walaupun komunikasi tatap muka langsung merupakan medium yang paling sempurna, tetapi keterbatasan komunikasi tatap muka diharuskan untuk berada di tempat yang sama pada waktu yang sama. Atau kita bisa memlih pesan instan yang sempurna untuk mengkomunikasikan pesanpesan yang sederhana dan terus terang, tetapi alat tersebut tidak efektif untuk mengirimkan pesan yang kompleks.4. Maksud Pengirim

Maksud yang ingin anda sampaikan sangant mempengaruhi pilihan Anda pada suatu medium. Bila Anda ingin menekankan formalitas dari pesan Anda, gunakan medium yang lebih formal, seperti memo atau surat. Untuk menekankan kerahasiaan Kita gunakanlah voice mail daripada faks, untuk mendapatkan umpan balik yang cepat pilihlah menggunakan pertemuan tatap muka langsung, panggilan melalui telepon atau gunakan pesan instan, Akan tetap bila Anda

membutuhkan catatan tertulis, gunakanlah salah satu media tulis atau media elektronik yang setara, seperti informasi melalui intranet.5. Urgensi dan Biaya

Waktu dan biaya juga mempengaruhi seleksi medium, bila pesan Anda merupakan pesan yang mendesak gunakanlah telepon ataupun instant messaging. Tetapi jangan lupa memperhitungkan beiaya terhadap kecepatan waktu. Misalnya saat Anda salah mengirimkan barang ke pelanggan Anda, Anda tidak mungkin berpikir dua kali untuk menelponnya. Karena ini sangat penting bagi kelancaran hubungan antar pihak. Dan untuk penghematan bisa dilakukan dengan pengiriman email atau pun faks tentang pemberitahuan pengiriman pesanan rutin kepada pelanggan.6. Preferensi Penerima

Saat memilih medium yang tepat, jangan lupa mempertimbangkan harapan dari penerima pesan Anda. Pstikan medium mana yang tepat / lebih disukai oleh penerima pesan Anda. Misalkan beberapa budaya cendrung lebih menyukai satu saluran komunikasi tertentu dibadingkan dengan saluran komunikasi yang lain. Misalnya saja: amerika,Kanada, dan Jerman menekankan pada pesan-pesn tertulis, sedangkan Jepang dengan pesn-pesan Lisan. karena semuanya ini didasarkan pada masing-masing budayanya.

MENGORGANISASI INFORMASI ANDAKomunikasi yang tidak teratur terjadi karena masalah-masalah tentang kejelasan, relevansi, pengelompokan dan kelengkapan. Memahami apa yang dimaksud dengan suatu pengorganisasian yang baik dapat membantu menjelaskan isi dan tujuan dari surat tersebut. Ada empat kesalahan pengorganisasian yang paling umum antara lain : Menulis terlalu panjang Ketika menulis surat yang terlalu panjang ornag yang menerima atau si penerima akan malas untuk membacanya karena isi dan tujuan dari surat itu tidak tertulis secara tepat. Nyatakan subjek dan tujuan dengan jelas dan tepat serta langsung sampaikan

pokok masalahnya agar si penerima tidak bosan membacanya dan isi surat bisa langsung dapat diterima sehingga tidak menghabiskan waktu untuk membacanya. Memasukan materi yang tidak relevan Surat yang akan ditulis tidak perlu memasukkan materi yang tidak relevan seperti: Apakah perlu menulis bahwa suatu perusahasn contohnya perusahaan ComputerTime dulu adalah perusahaan yang kecil dan terletak disuatu lokasi yang strategis denagn karyawan yang berjumlah 30 orang dengan bagian-bagian masing-masing? Oleh karena surat yang akan ditulis seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting sesuai tujuan dari isi surat tersebut dan subjek yang akan dituju. Menyampaikan ide secara simpang siur Penyampaian ide dalam isi surat jangan sampai simpang siur atau tidak sesuai dengan keadaan dan kondisi yang ada saat ini. Ide-ide yang disampaikan harus dikelompokkan pada bagian yang sama agar si penerima pesan tidak salah membacanya. Meninggalkan informasi yang penting Pada surat yang akan ditulis sebaiknya jangan sampai keluar dari isi dan tujuan informasi yang akan disampaikan. Informasi apa saja yang diperlukan harus disampaikan pada surat tersebut agar penerima pesan bisa merespon apa yang diharapkan oleh si penulis pesan. Jadi surat tersebut sesuai dengan yang diharapkan.

MENGENALI PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIKPengorganisasian yang buruk menciptakan pekerjaan yang seharusnya tidak perlu dilakukan bagi para pembaca pesan Anda. Oleh karena itu menyebabkan para pembaca pesan Anda menari kesimpulan yang tidak akurat dan sesuai dengan isi dan tujuan pesan bahkan berhenti untuk membacanya karena isi pesan terlalu panjang dan tidak langsung pada pokok permasalahan. Jika Anda sebagai komunikator pesan yang tidak teratur atau buruk maka akan berdampak juga dengan reputasi dan karier Anda. Akibatnya orang-orang

akan mencari cara untuk bagaimana mengabaikan pesan Anda atau menghindar dari pesanpesan Anda. Mengorganisasikan pesan Anda sebelum menulis ini sangat penting karena dengan adanya pengorganisasian maka membantu Anda untuk bekerja lebih baik dan tidak membuang waktu. Konsep yang Anda rancang akan lebih tepat dan cepat sehingga tidak salah menempatkan ide-ide yang akan disampaikan pada surat tersebut. Anda jugan dapat menggunakan rencana pengorganisasian untuk mendapatkan masukan awal dari penerima pesan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda telah melakukan hal yang tepat sesuai rencana pengorganisasian yang baik. Selain itu, pengorganisasian yang baik dapat membantu pihak penerima pesan dalam tiga cara penting. Pertama, pengorganisasian yang baik membantu penerima pesan memahami pesan Anda. Dengan mengemukakan pokok masalah utama dengan jelas di awal pesan dan menyampaikan isi pesan secara logis, sebuah pesan yang diatur dengan baik akan memuaskan kebutuhan penerima pesan terhadap informasi yang disampaikan. Kedua, pengorganisasian yang baik membantu penerima akan menerima pesan Anda. Jadi jika pesan tersebut tergolong pesan negatif atau tentang penolakan suatu pekerjaan maka pesan tersebut tetap memberikan kesan baik dan menghargai isi pesan sebelumnya. Respon yang baik dapat meningkatkan kredibilitas dan otoritas Anda. Ketiga, pengorganisasian yang baik menghemat waktu penerima pesan untuk membacanya. Pesan-pesan yang diatur dengan baik adalah pesan yang termasuk efisien karena pesan-pesan tersebut hanya mengandung ide-ide dan isi yang relevan dan singkat. Pihak penerima hanya ingin menerima pesan sesuai yang mereka butuhkan sehingga pesan harus disampaikan jelas, tepat dan ringkas. Sehingga penerima pesan puas dengan apa yang diharapkan.

Mendefinisikan ide pokok andaTopik adalah subjek yang luas; ide pokok membuat suatu pernyataan tentang topik tersebut. Ide pokok anda mungkin sudah jelas ketika anda sedang menyiapkan sebuah pesan singkat dengan fakta sederhana yang mempunyai sedikit dampak emosional pada penerima pesan. Dalam dokumen dan presentasi yang lebih panjang, anda sering kali perlu menyatukan banyak materi sehingga anda perlu mendefinisikan sebuah ide pokok yang mencakup semua poin yang ingin anda buat. Solusi nya adalah mencari benang merah

dalam poin poin tersebut. Kadang kadang anda bahkan tidak yakin dengan ide pokok anda. Untuk tugas berat itu, pertimbangkan berbagai teknik untuk menghasilkan ide ide kreatif berikut :

Brainstorming(menggali ilham). Hasilkan sebanyak mungkin ide dan pertanyaan tanpa berhenti untuk mengkritik atau mengorganisasi, kemudian carilah pola dan hubungan untuk membantu mengidentifikasikan ide pokok dan sekelompok ide pendukung. Misalnya: ide pokok anda tentang membuka atau tidak restoran baru di denver, anda barangkali menemukan sekelompok ide yang berhubungan dengan keuntungan financial, kompetisi, dan lain lain. Mengidentifikasikan kelompok ide semacam itu akan membantu anda untuk melihat isu utama yang akan membawa anda pada kesimpulan.

Pendekatan jurnalistik. Pendekatan ini bertanya tentang siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana untuk menyaring ide ide pokok dari tumpukan informasi yang tidak teratur.

Rangkaian pertanyaan dan jawaban. Setiap jawaban akan menghasilkan pertanyaan pertanyaan baru dan anda dapat mengidentifikasikan informasi yang perlu tersedia dalam pesan

Tur tukang cerita. Beberapa penulis menganggap akan lebih mudah berbicara dalam tantangan komunikasi sebelum mencoba menulis. Berpura puralah menganggap diri anda sedang memberi seorang rekan kerja suatu tur terkendali dari pesan anda dan rekam dengan tape recorder, dengar pembicaraan anda, identifikasikan cara anda untuk mempersingkat dan memperjelas pesan itu, ulangi kembali proses tersebut. Hal ini akan membantu anda menyaring ide pokok menjadi suatu pesan singkat.

Pemetaan pikiran(mind mapping). Anda juga dapat menghasilkan ide ide menggunakan metode grafis yang disebut pemetaan pikiran. Mulai dari ide pokok kemudian buat cabang cabang untuk menghubungkan setiap ide yang berhubungan yang muncul dalam pikiran anda.

Membatasi Ruang Lingkup AndaRuang lingkup pesan anda adalah berbagai informasi yang anda berikan, panjang keseluruhan dan tingkat detail yang dimana perlu disesuaikan dengan ide pokok anda. Dalam membuat kerangka kerja untuk mengembangkan ide pokok anda, haruslah kemukakan poin utama dan bukti pendukung. Berapa panjang pun pesan anda, batasi jumlah poin poin pendukung utama sampai setengah lusin saja, bahkan lebih baik bila anda menyampaikan ide dengan poin yang lebih sedikit. Bila pesan anda sangat singkat(dapat disampaikan dalam empat menit atau satu halaman), buatlah rencana unuk satu menit atau satu paragraf untuk masing masing pendahuluan, konklusi dan poin poin utama, karena jumlah bukti yang anda dapat presentasikan sangat terbatas, ide pokok sangat mudah diterima dan dipahami. Namun, bila pesan anda panjang, anda dapat mengembangkan poin poin utama dengan detail yang diperlukan. Anda dapat menggunakan 10 menit atau sekitar 10 paragraf untuk setiap poin utama, pendahuluan dan konklusi. Banyak pesan yang dapat anda komunikasikan bergantung pada sifat alami subjek, seberapa jauh pihak penerima pesan mengetahui topic tersebut, tingkat penerimaan pada konklusi dan kredibilitas anda. Anda hanya membutuhkan lebih sedikit kata untuk menyampaikan informasi pada penerima yang mempunyai banyak pengetahuan dan menhormati anda. Anda akan membutukan waktu yang lebih lama untuk menyampaikan informasi bila penerima bersikap skeptis atau orang orang yang bersikap bermusuhan.

Memilih antara pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsungAda 2 pilihan dasar: 1. Pendekatan langsung (deduktif)Dimulai dengan menyampaikan ide pokok kemudian bukti-bukti

pendukung digunakan bila reaksi penerima positif.

Pendekatan langsung Reaksi penerima Pembukaan pesan Ingin sekali/tertarik/senang/netral

Pendekatan tidak langsung Tidak senang

Pendekatan tidak langsung Tidak tertarik/tidak mau

Mulai dengan ide pokok, Mulai permintaan dan berita baik netral

dengan Mulai

dengan

pernyataan bertindak untuk ke untuk

pernyataan atau yang pertanyaan yang dapat

sebagai transisi menarik sampai perhatian alas an berita

Isi pesan

baik Berikan detail-detail yang Berikan alas an Bangkitkan perlu untuk menjelaskan jawaban negative. Sampaikan berita positif minat penerima pada tersebut bangun keinginan buruk penerima untuk subjek dan

dan beri saran ikut.

Penutup pesan

Tutup yang atau

dengan

komentar Tutup

dengan Mintalah untuk melakukan tindakan

menyenangkan, ramah pernyataan spesifik tentang yang

referansi pada berita baik tindakan diinginkan

2. Pendekatan tidak langsung (induktif)

Dimulai dengan bukti pendukung kemudian ide pokok digunakan bila reaksi penerima negative Untuk memilih pendekatan mana yang akan digunakan,analisis reaksi penerima terhadap tujuan dan pesan anda dan ingat setiap pesan bersifat unik. Jenis jenis pesan:

1. Pesan-pesan rutin dan positifAdalah pesan bisnis yang paling terus terang. Pesan ini juga mudah dipahami dan mudah dipersiapkan.

2. Pesan pesan negativePendekatan terbaik untuk pesan ini adalah pendekatan tidak langsung, karena pendekatan ini memperkuat kasus anda selama menyampaikan pesan bukan hanya membuat penerima pesan lebih bias menerima konklusi akhir, tapi juga memperlakukan penerima pesan denagn perilaku yang lebih sensitive yang akan mempertahankan niat baik anda. Tantangan dari pesan ini adalah bersikap jujur tapir amah.

3. Pesan pesan persuasivePesan ini menyajikan tantangan komunikasi khusus karena anda meminta penerima pesan untuk member,mengerjakan,atau mengubah sesuatu sesuai keinginan si pembuat pesan. Pesan persuasive seringkali mengguanakan sebuah rencana khusus yang berhubungan dengan pendekatan tidak langsung.

Membuat outline isi pesan andaKegunaan membuat outline adalah menghemat waktu, menciptakan hasil yang lebih baik, dan melakukan pekerjaan navigasi yang lebih baik ketika melalui situasi bisnis yang rumit. Bila pesan terlalu panjang gunakan outline karena tanpa sebuah

outline, anda cenderung melantur. Dengan outline anda dapat berkoimunikasi dengan cara yang lebih sistematik, mengikuti outline membantu menyisipkan transisi sehingga pesan anda menjadi koheren dan penerima pesan dapat memahami hubungan antara ide ide anda. Outline dapat divisualisasikan denagn menciptakan bagan organisasi. Bagan membantu anda : 1. Melihat berbagai tingkat ide dan bagaimana bagian-bagian tersebut cocok satu dengan yang lainnya, 2. Mengembangkan ide-ide baru 3. Menyusun kembali aliran informasi anda. Alur pembuatan outline:

1. Mulailah dengan ide pokokIde pkok membantu menetapkan tujuan dan strategi umum pesan . ide pokok meringkas 2 hal: a. Apa yang anda inginkan untuk dilakukan atau dipikirkan oleh penerima. b. Mengapa mereka harus melakukannya Segala sesuatu dalam pesan anda, harus mendukung ide pokok atau menjelaskan implikasi ide pokok tersebut.

2. Jelaskan poin-poin utamaBila tujuan anda member informasi beruapa fakta, poin yang disampaikan didasarkan pada sesuatu yang bersifat fisik atau financial (sesuatu yang dapat diukur dan dapat divisualisasikan). Bila tujuan untuk mendiskripsikan suatu proses, poin utamanya langkah dalam proses tersebut. Bila tujuan menjelaskan suatu objek, poin utamanya komponen objek tersebut. Bila tujuan catatan historis, poin utamanya mewakili kejadian pada rantai kronologis. Bila tujuan membujuk, seleksi

poin utamanya

yang mengembangkan satu rangkaian argument logis yang

membuktikan pesan inti dan motivasikan peneriama pesan anda untuk bertindak.

3. Ilustrasikan dengan buktiAnda dapat mendukung poin utama anda dengan memberikan bukti bahwa para pesaing yang paling berhasil membelanjakan uang lebih banyak untuk iklan daripada perusahaan anda. Setiap poin utama harus didukung dengan bukti spesifik yang cukup untuk meyakinkan, tetapi jangan terlalu banyak karena akan membuat pesan membosankan.