Modul 4 Perencanaan Pesan Bisnis

8/18/2019 Modul 4 Perencanaan Pesan Bisnis

1/16

A. Deskripsi Singkat

Pada bab ini akan dijelaskan tentang Pemahaman proes komposisi, Menentukan tujuan, Analisa

audiens, Penentuan ide pokok, Seleksi saluran dan media.

B. Relevansi

Sebelum mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan telah mengetahui tentang hal hal

yang berhubungan dengan perencanaan pesan bisnis bagaimana unutk merencanakan suatu

bisnis yang baik, menentukan tujuan dalam perencanaan tersebut dan menganalisis sesuatu.

C. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami tentang pemahaman

proses komposisi dalam menentukan tujuan analisa audiens penentuan ide pokok dan seleksi

saluran dan media. Dan dapat mengorganisasi pesan pesan bisnis, hal hal apa yang

menyebabkan pesan pesan tak terorganisasi, pentingnya pengorganisasian yang baik dan pengorganisasian melalui outline

Page | 1


2/16

BAB I

PENDAHUUAN

!.! atar Belakang

Bisnis merupakan suatu kegiatan atau aktifitas yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan.

egiatan bisnis sekarang ini sudah banyak dijalankan oleh setiap orang, baik bisnis yang dimiliki

secara bersama!sama ataupun bisnis perseorangan. Dalam prosesnya kegiatan bisnis sangat diperlukan

adanya komunikasi yang baik dan benar untuk penyampain bisnis yang akan dijalankan suapaya

audiens dapat mengetahuinya. Selain komunikasi, dalam bisnis juga diperlukan adanya perencanaan

pesan!pesan bisnis suapaya bisnis dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan

keinginan.Pereancanaan pesan!pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan

suatu organisi atau perusahaan secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu

keberhasilan komunikasi anatara pihak perusahaan sebagai pemilik dan audiens sebagai penerima

pesan.

!." Rumusan #asala$

".#." Bagaimana tingkatan proses komposisi dijalankan$

".#.# Apa tujuan dari penulisan pesan!pesan bisnis$

Page | 2


3/16

".#.% Bagaimana penggunaan analisis audiens dan seberapa pentingnya penggunaan analisis audiens

dalam perencanaan pesan!pesan bisnis$".#.& Bagaimana penentuan ide!ide pokok dalam perencanaan pesan!pesan bisnis$

".#.' Bagaimana proses seleksi saluran dan apa media komunikasi yang digunakan dalam

perencanaan pesan!pesan bisnis

BAB II

PE#BAHASAN

".! Pema$aman Pr%ses &%mp%sisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses penciptaan lagu yaitu ( merencanakan lagu,

membuat aransemen dan menentukan musisinya hingga melakukan re)isi!re)isi hingga lagu dapat

dinikmati untuk didengar. Sama hal dengan proses penyusunan pesan!pesan bisnis yaitu perlu adanya

perencanaa, pengorganisasian, dan re)isi.

Proses penuyusunan komposisi untuk pesan!pesan bisnis meliputi % tahapan yaitu,Perencanaan,

pengorganisasian, dan re)isi. Dalam prosesnya penyusunan pesan!pesan bisnis harus direncanakan

terlebih dahulu sebagai dasar penentuan ide pokok serta tujuan yang akan dicapai, langkah selanjutnya

harus dilakukan tindakan pengorganisasian dalam rangka untuk mempermudah penyampaian pesan ide

pokok dalam berupa kata!kata, kalimat,ataupun paragraf serta diperlukannya proses re)isi untuk

mengetahui apakah ide pokok atau pesan tersebut sudah sesuai atau tidak.

*ang termasuk perencanaan pesan!pesan bisnis adalah (

• Perencanaan

Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara

menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan+pesan

bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Page | 3


4/16

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens,

penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

• Pengorganisasian

Mengorganisasikan ide!ide pokok yang telah direncankan sebelumnya dituangkan kedalam bentuk draft. Dalam proses pembentukan draft, organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan

penyusunan merangkai kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana agar mudah dipahami,

dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

• e)isi

Setelah ide dituangkan dalam kata!kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata!kata

tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali,

apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

"." Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan

maksud atau tujuan komunikasi.-ntuk dapat melakukan dan menjaga dihadapan audiens, maka

hal pertama!tama harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan

organisasi.

Page | 4


5/16

". Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan

diantaranya sebagai berikut (

a eputusan untuk meneruskan pesan.

Penyeampain pesan kepada audiens harus sangat diperhatikan, apakah pesan yang akan

disampaikan benar!benar diperlukan atau tidak. /ika pesan!pesan yang akan disampaikan diduga

mempunyai pengaruh yang sangat kecil terhadap audiens, sebaiknya penyampainnya ditunda

terlebih dahulu, tetapi apabila pesan!pesan sangat penting untuk disampaikan dan akan

membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera disampaikan.

b eputusan untuk menenggapi audiens.

-ntuk memutuskan karate baik menanggapi audiens, komunikator perlu

mempertimbangkan motif!motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang

disampaikan$ Apakah mereka mengharapkan keuntungan$ Apakah harapan mereka sesuai

dengan harapan komunikator$ 0anpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan

dapat menanggapi audiens dan tidak akan terjalin hubungan yang sesuai.

c eputusan untuk memutuskan isi

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. omunikator

seharusnya hanya memberikan informasi yang penting, yang rele)an dengan pencapaian tujuan

yang telah ditetapkan.1nformasi yang tidak rele)an harus di singkirkan jauh!jauh.

d eputusan untuk menetapkan saluran atau media yang akan digunakan.

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan

sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat

berupa lisan atau tulisan.

Page | 5


6/16

#. 0ujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu (

• Memberi informasi

Dalam komunikasi bisnis, tujan pertama adalah menyampaikan informasi yang

berhubungan dengan dunis bisnis kepada pihak lain.

• Persuasi

tujuan kedua dalam komunikasi bisnis yaitu melakukan persuasi kepada pihak lain agar

pesan bisnis yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. 2al persuasi ini sering

dilakukan dalam kegiatan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. -ntuk memperoleh hasil yang optimal dari kegiatan negosiasi, pihak!pihak yang bersangkutan perlu

memahami prinsip win-win solution yang artinya hasil dari negosiasi tidak memberatkan salah

satu pihak tetapi kedua belah pihak saling memperoleh manfaat atau keuntungan yang sama.

• olaborasi dengan audiens

0ujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama

bisnis antara pihak satu dengan pihak yang lainnya. Dalam hal ini, jalinan komunikasi yang baik

dengan para pihak lain akan membatu mempermudah melakukan kerja sama yang baik, baik

kerja sama dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

%. 3ara Menguji 0ujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang telah ditentukan yaitu (

a. Apakah tujuan tersebut realistis$ b. Apakah waktunya tepat$

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat$d. Apakah tujuannya selaras atau sesuai dengan tujuan organisasi perusahaan$

".' Analisis Au(iens

Page | 6


7/16

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah

selanjutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap

mereka dan apa yang mereka ketahui$

• 3ara mengembangkan profil audiens

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan

audiens yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang

berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh

jumlah audiens.

b. Siapa audiens

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa

diantara mereka yang memegang posisi kunci4posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki

status organisasional tinggi.

c. eaksi audiens

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audiens, yang perlu diketahui oleh seorang

komunikator adalah bagaimana komposisi audiens seperti apakah audiens yang ada adalah

orang!orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis atau apakah orang!orangnya kritis.

Apabila kondisi audiens adalah orang!orang yang kurang kritis sebaiknya persentasi disajikan

langsung pada bagian kesimpulan dan saran!saran, karena jika diajak berdiskusi reaksinya

diduga kurang positif.

d. Bagaimana tingkat pemahaman audiens

etika menyampaikan pesan!pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,

usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. /ika komunikator dan audiens memiliki latar

Page | 7


8/16

belakang yang sangat berbeda, seorang komunikator perlu memutuskan seberapa jauh para

audiens harus dididik.

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audiens

/ika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat

diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. omunikator dengan penampilan yang meyakinkan

akan membuat audiens termoti)asi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya,

sehingga pesan!pesan dapat tersampaikan dengan baik dan benar.

2al!hal yang menyebabkan pesan!pesan tak terorganisir (

a. Bertele-tele b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevanc. Menyaikan ide-ide yang tidak l!gisd. "n#!rmasi $enting kadangkala tidak ter%aku$ dalam $embahasan

• 3ara memuaskan kebutuhan informasi audiens

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi

audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens yaitu (

". 0emukan4cari yang diinginkan oleh audiens.

#. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.

%. Berikan semua informasi yang diperlukan.&. *akinkan bahwa informasinya akurat.

'. 0ekankan ide!ide yang paling menarik bagi audiens.

• 3ara memuaskan kebutuhan moti)asional audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memoti)asi audiens agar mau mengubah prilaku mereka.

0etapi, pemberian moti)asi ini seringkali mengalami hambatan4 kendala.2al ini disebabkan olehadanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal

yang lebih baru. -ntuk mengatasi kendala!kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan

memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audiens.

Page | &


9/16

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua

pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung 5indirect plan dan perencanaan langsung 5direct

plan.

Pendekatan tidak langsung 5indirect plan, merupakan pendekatan yang digunakan untuk

penulisan pesan!pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam

pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu (

". Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang

tanpa beban bagi audiens.

#. Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum

menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat

membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.

%. Ba( ne)s, merupakan hal yang mungkin 6menyakitkan7 bagi audiens yang

kendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan

keputusan yang diambil dari suatu kondisi.

&. Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap

selanjutnya adalah memberikan kata!kata penutup yang bersifat positif, hangat,

bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari

masalah yang dihadapi oleh audiens.

Pendekatan 8angsung merupakan suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir

melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya

diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang

bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang

relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news. Pendekatan ini dapat diterapkan

apabila (

". Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.

#. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

Page | '


10/16

%. Pesan disampaikan secara empati.

".* Penentuan I(e P%k%k

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, langkah selanjutnya adalah menentukan cara

untuk mencapai tujuan tersebut. 0opik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.0opik

adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang

menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus di identifisikasi adalah (

Teknik Brainst%rming +

St%r,teller-s t%ur

2idupkan tape recorder dan telaah pesan!pesan yang disampaikan. 9okuskan pada alasan

berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi si penerima.

Ran(%m list

0ulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari

hubungan antara ide!ide tersebut.

CR /C%n0lusi%ns1 2in(ings1 re0%mmen(ati%ns3 4%rks$eet.

/ika subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang

akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan 5findings, kesimpulan 5conclusions

dan rekomendasi 5recommendation yang akan di berikan.

5%urnalisti0 Appr%a0$Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide

pokok.

• 6uesti%n An( Ans)er C$ain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.

Page | 1(


11/16

".7 Seleksi Saluran (an #e(ia

Pesan!pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada.1de!ide dapat disampaikan

melalui dua saluranya itu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis

tergantung pada tujuan dan maksud pesan audiens dan karakteristik dari dua saluran komunikasi

tersebut.

a. omunikasi 8isan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan

balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukancatatan permanen dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. elebihan yang lain yaitu sifatnya

yang ekonomis. omunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak

terencana, pembicaran lewat telepon, wawancara pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop,

program pelatihan, pidato formal dan presentasi penting lainnya.

b. omunikasi 0ertulis

Pesan!pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat,

memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai

kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan!pesan mereka.

Page | 11


12/16

".8 C%nt%$ &asus

Para karyawan di P0.:mas /aya kesulitan menterjemahkan apa yang dikehendaki manajernya.

hususnya ketika sang manajer sedang menjelaskan, misalnya tentang kebijakan perusahaan yang baru,

peraturan pekerjaan, metode pekerjaan, dsb. Dengan begitu maka proses pekerjaan di tingkat unit akan

terganggu hanya karena ketidakjelasan informasi yang disampaikan oleh manajer di perusahaan itu.

Maka hal apakah yang harus dilakukan seorang manajer agar dapat memperbaiki komunikasi yang

memang pada awalnya sudah tidak baik4memberikan dampak yang buruk tersebut$

/awabannya (

arena itu manajer hendaknya mampu membangun suasana komunikatif pada saat berbicara

dengan memanfaatkan tip!tip berikut(

• #erebut per$atian kar,a)an pa(a a)al pembi0araan. arena itu, kalimat pertama

digunakan untuk mengawali pembicaraan menjadi sangat penting. 3ontoh( /ika berbicara

tentang pentingnya pekerjaan maka sebaiknya manajer menggunakan kalimat pertama

seperti 6Peraturan pekerjaan yang baru telah menyebabkan kinerja perusahaan para pesaing meningkat7. arena itu maka para karyawan hendaknya ;;; dst.

• #embuat struktur pembi0araan (engan e2ekti21 mencakup pendahuluan, kerangka

pembicaraan, dan penutup( erangka bicara disusun secara sistematis, logis, dan efektif

dan dibuat dalam butir!butir pokok pembicaraan. /ika belum terbiasa berbicara dengan

hanya menggunakan butir!butir, gunakan kertas!kertas kecil 5segi empat sebagai tempat

menulis poin!poin yang dianggap penting untuk disampaikan secara lengkap. Potongan

kertas ini akan mengurangi kesibukan membuka halaman kertas yang lebih besar, yang

biasanya akan mengganggu konsentrasi pendengar dan juga pembicara sendiri. /ika

tersedia sarana


13/16

• #enggunakan rumus ENA# P9IN1 *7 #ENIT. Artinya, rentang perhatian

kebanyakan orang =pendengar> terbatas sekitar &' menit dan hanya mampu menyerap ?

sampai @ poin selama waktu itu. /adi jangan mencoba meliput terlalu banyak poin dalam

satu kali berbicara

• #enggunakan HU#9R1 ANE&D9T atau IUSTRASI karena akan lebih mudah

diingat. 8ebih baik menggunakan humor, anekdot atau ilustrasi berdasarkan pengalaman

sendiri atau jika terpaksa gunakan pengalaman orang lain atau buat ilustrasi hipotetis.

Alasannya, jika anekdot atau ilustrasi ini diingat oleh pendengar maka mereka pun akan

ingat pesan yang disampaikan.

• ibatkan kar,a)an (alam mengajukan pertan,aan. unakan benda nyata yang dapat

dianalisis oleh pendengar atau memberi kesempatan mereka untuk bertanya. arena itu

manajer handaknya menstimulus karyawan dengan suatu pertanyaan umum dan

karyawan meresponnya. Misalnya apa pendapat karyawan tentang peraturan baru itu juga

dapat berupa penyajian kasus kecil dan karyawan diminta meresponnya.

Page | 13


14/16

omunikasi kata!kata dilakukan langsung lewat penyampaian kata!kata. Pendekatan ini dinilai

cocok4manjur karena merupakan kombinasi perpaduan keunikan antara kepribadian dan ungkapan kata!

kata. Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa kemampuan seseorang di dalam

mengkomunikasikan ide dan gagasan serta mempengaruhi orang lewat pembicaraan merupakan

anugerah yang bersifat indi)idual. Anggapan ini mungkin ada benarnya tapi tidak bersifat mutlak

karena pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari dan ditingkatkan tarafnya dengan

berlatih. Masalahnya adalah bagaimana cara berlatih yang tepat agar kemampuan berbicara para

manajer secara efektif dapat ditumbuhkan.

Page | 14


15/16

BAB III

&ESI#PUAN

-ntuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens.

Pemuasan juga bisa dilakukan dengan moti)asional dengan pendekatan argumentasi, rasional,

dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan

tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan!pesan bisnis terdiri atas tiga

hal yaitu perencanaan, komposisi, dan re)isi. 8angkah lain dalam penyusunan pesan!pesan bisnis

adalah dengan menentukan ide pokoknya. 1de pokok merupakan rangkuman pesan!pesan yang

disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan!pesan bisnis perlu juga dilakukan pemilihan

saluran komunikasi yang akan digunakan.

Dengan mengatur ide!ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele!tele, ide yang

disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan!kebutuhan informasi, moti)asi, maupun praktis

bagi audiens. Mengorganisasi pesan!pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi

tantangan bagi komunikator.

Page | 15


16/16

DATAR PUSTA&A

• http(44marocchiahmed.wordpress.com4#C"%4C"4#&4pesan!pesan!bisnis!kombis4

• htt$)**h3r1y4d1.+!rd$ress.%!m*2(11*(5*11*$eren%anaan-$esan-$esan-

bisnis*• Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. /akarta( Penerbit :rlangga, #C"".

Page | 16
http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/http://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/

Documents

Modul 4 Perencanaan Pesan Bisnis