Upload
trinhquynh
View
233
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Menurut Turban (2003, p15), sebuah sistem informasi (SI)
mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan penyebaran informasi untuk
tujuan tertentu. Sistem informasi mengandung input (data, instruksi) dan
output (perhitungan) . Menurut James O’Brien (2005,p25) dalam Pengantar
Sistem Informasi, sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari
orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya
data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi. Menurut Alter (1999, p42) Sistem Informasi adalah
bentuk tertentu dari sistem kerja yang menggunakan teknologi informasi
untuk menangkap, menyimpan, mencari kembali, manipulasi dan
menampilkan informasi, serta mendukung satu atau lebih sistem kerja yang
lain.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah suatu sistem yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat
bagi penggunanya dan juga untuk mendukung operasi, manajemen dalam
suatu organisasi.
Adapun pengertian teknologi informasi menurut Williams
(2007,p4) adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang
7
membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan,
mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Menurut James A.
O’Brien (2005,p7) adalah hardware, software, telekomunikasi, manajemen
database, dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan
dalam sistem informasi berbasis komputer.
Menurut teori-teori diatas dapat disimpulkan bahwa teknologi
informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengelolaan data
menjadi informasi.
2.1.2 Komponen-komponen dari Sistem Informasi
Model sistem informasi menurut James A. O’brian (2005,p35)
yang menunjukan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan
aktifitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya
manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media),
software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta
jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan
input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktifitas pengendalian yang
mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model SI ini
memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktifitas sistem informasi.
Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat
konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi,
yaitu manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber
daya dasar sistem informasi. Sumber daya informasi mencakup :
8
a. Sumber Daya Informasi
Model sistem informasi menunjukkan bahwa sistem informasi
terdiri dari lima sumber daya dasar : manusia, hardware, software,
data dan jaringan.
b. Sumber Daya Manusia
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi.
Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem
informasi.
1. Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah
orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi
yang dihasilkan sistem tersebut.
2. Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan
dan mengoperasikan sistem informasi.
c. Sumber Daya Hardware
Hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang
digunakan dalam pemrosesan informasi.
Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer
adalah :
1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang
berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peripheral yang saling
berhubungan.
2. Peripheral komputer, yang berupa peralatan keyboard atau mouse
elektronik untuk input data dan perintah, layar , video, atau printer
9
untuk output informasi, dan disc magnetic atau optikal untuk
menyimpan sumber daya data.
d. Sumber Daya Software
Software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi.
Contoh-contoh sumber daya software adalah :
1. Software sistem, seperti program sistem operasi, yang
mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
2. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi
penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya
adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan
program pengolah kata.
3. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang
akan menggunakan sistem informasi. Contohnya adalah perintah
untuk mengisi formulir kertas atau mengguanakan software.
e. Sumber Daya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus
ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input.
Input biasanya berbentuk aktivitas entry data seperti pencatatan dan
pengeditan.
Adapun komponen fisik sistem informasi menurut Robert A. Leitch :
1. Perangkat keras komputer: CPU, storage, perangkat input/output,
terminal untuk interaksi, media komunikasi data.
10
2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi
dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa
pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan
pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator).
- First level manager: untuk mengelola pemrosesan data
didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi
situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level
menengah ke bawah.
- Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan
dan pelaporan.
- Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan
khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung
identifikasi masalah dan peluang.
f. Sumber Daya Jaringan
Jaringan telah menjadi hal mendasar bagi bisnis yang berhasil
dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi
terdiri dari, proses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dibutuhkan
satu sama lain melalui media komunikasi, serta dikendalikan melalui
software komunikasi.
11
2.2 Investasi Teknologi Informasi
2.2.1 Pengertian Evaluasi Investasi SI/TI
Investasi TI adalah sesuatu yang berhubungan dengan penggunaan
sumberdaya keuangan ke suatu bentuk aktiva dengan suatu harapan
mendapatkan keuntungan dimasa depan dibidang TI. Kaitannya dengan
keuangan, investasi berarti membeli sekuritas atau bentuk keuangan
lainnya atau aktivitas kertas. Investasi ini memungkinkan akan
memberikan arus kas di masa depan dan mungkin akan menambah/
mengurangi nilainya.
Ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling
tidak dapat ditemukan lima jenis manfaat dari dilakukannya investasi
terhadap perangkat teknologi tersebut :
• Kategori pertama adalah karena alasan kelangsungan hidup
perusahaan atau bisnis itu sendiri, dalam arti adalah bahwa
perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi di dalam
bisnis terkait sifatnya adalah mutlak.
• Kategori kedua adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi
karena alasan ingin memperbaiki efisiensi.
• Kategori berikutnya adalah tujuan investasi untuk memperbaiki
efektitivitas usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan
sebagai do the right thing.
• Kategori keempat adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan
suatu loncatan keunggulan kompetitif (competitive advantage leap)
12
agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan
mengembangkan teknologi yang perusahaan lain belum memiliki.
• Kategori yang terakhir adalah suatu bentuk investasi yang
dilatarbelakangi oleh peranan teknologi informasi sebagai salah satu
perangkat infrastruktur yang tidak dapat dihindari keberadaannya
bagi sebuah perusahaan di era global ini.
2.2.2 Alasan pentingnya evaluasi investasi SI/TI
Pentingnya evaluasi investasi sistem informasi (SI) / teknologi
informasi (TI) dimaksudkan untuk mengetahui apakah suatu proyek
pengembangan SI/TI yang baru dapat memberikan manfaat yang sesuai
(baik manfaat yang bersifat tangible maupun intangible) dengan biaya
yang telah dikeluarkan. Investasi SI/TI seringkali hanya dipandang sebagai
suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan
diperoleh.
Beberapa praktisi berpendapat mengapa seringkali proyek SI/TI
dianggap gagal memberikan manfaat yang signifikan ke perusahaan
karena nilai manfaat SI/TI tidak pernah digali secara optimal. Seperti
fenomena Iceberg, sesungguhnya masih banyak manfaat SI/TI yang tidak
terlihat dan belum digali.
Penilaian investasi juga diperlukan untuk menentukan waktu
pengembangan proyek-proyek pada suatu perusahaan. Pada saat
perusahaan akan mengembangkan beberapa proyek SI/TI, maka
13
perusahaan tersebut haruslah menetapkan prioritas, mana saja proyek yang
harus dikerjakan terlebih dahulu. Kecenderungannya, proyek yang
mempunyai nilai ekonomis tertinggi dan sesuai dengan anggaran
perusahaanlah yang akan dikembangkan terlebih dahulu. Dengan kata lain,
pada karya tulis ini akan dikaji bagaimana menganalisa dan menghitung
nilai ekonomis investasi SI/TI dan apa manfaatnya bagi suatu perusahaan.
Metodologi yang akan digunakan untuk menilai dan melakukan justifikasi
terhadap suatu investasi SI/TI adalah information economics.
2.3 Metode Analisis Investasi Sistem Informasi dengan Information Economics
2.3.1 Pengertian Information Economics
Secara singkat, information economics bertujuan untuk
menghubungkan aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi
informasi. Isu tangible dan intangible. Hal – hal yang tidak penuh
ketidakpastian baik secara strategis maupun operasional, dan yang
paling utama berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Kelemahannya
yaitu dalam penggunaannya dibutuhkan keahlian spesifik karena
sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu. Menurut Parker
(1988, p5) Infomation Economics adalah sekumpulan alat hitung untuk
menghitung keuntungan dan biaya-biaya dari sebuah proyek TI.
Dalam pengukuran information economics terdapat 4 tahapan,
yaitu (Parker, 1988, p11) :
1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek.
14
2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan
keputusan.
3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi.
4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek penting.
2.3.2 Domain Keuangan
Feasibility assessment merupakan suatu metode untuk
mengevaluasi kelayakan suatu proyek dengan melihat aspek finansial
maupun non-finansial terhadap kebutuhan organisasi yang telah
ditetapkan, dan menilai prioritas proyek-proyek yang ditawarkan.
Kelayakan dapat saja dalam bentuk biaya, manfaat, nilai atau hal-hal
yang berkaitan dengan sosial teknikal (Graeser et al, 1998, p90).
Salah satu metode untuk melakukan penilaian terhadap kelayakan
proyek adalah Information Economics (IE), yang dikembangkan oleh
Parker untuk menghubungkan kinerja bisnis dengan teknologi informasi.
Pada model ini, manfaat ditentukan melalui kombinasidari analisis
enhanced ROI, penilaian bidang bisnis, dan penilaian bidang teknologi.
2.3.2.1 Cost Benefit Analysis
Analisis biaya manfaat merupakan metodologi yang banyak
digunakan dalam melakukan analisis investasi pendidikan.
Metode ini dapat membantu para pengambil keputusan dalam
menentukan pilihan diantara alternatif alokasi sumber-sumber
15
pendidikan yang terbatas tetapi memberikan keuntungan yang
tinggi.
Gambar 2.1 Kerangka Informations Economics
Sumber : Ranti, 2005
Gambar 2.1 (Ranti, 2005) menunjukkan kerangka penilaian
investasi dengan menggunakan metodologi information
economics, dimana pada akhir penilaian akan didapatkan sebuah
skor angka yang menunjukkan nilai ekonomis dari suatu
investasi SI/TI. Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa Parker
mengklasifikasikan manfaat SI/TI ke dalam tiga bagian (Parker,
1988) yaitu:
1. Tangible Benefit
Manfaat nyata atau yang berpengaruh secara langsung
terhadap keuntungan perusahaan. Contohnya meningkatkan
produktivitas, mengurangi penggunaan kertas, dan
16
sebagainya. Analisis terhadap tangible benefit atau yang
bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode
simple ROI- Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA).
2. Quasi Benefit
Manfaat yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan
tetapi susah dihitung ataupun sebaliknya, tidak berpengaruh
secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung.
Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan
pengambilan keputusan, dan sebagainya. Analisis terhadap
quasi benefit menggunakan perhitungan dengan :
• value acceleration (VA): percepatan perolehan manfaat dan
penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam
hubungan sebab akibat, biasanya dipicu oleh suatu waktu
atau perbaikan di bagian lain.
• value linking (VL): sama dengan value acceleration tetapi
tidak bergantung pada waktu.
• value restructuring (VR): mengacu pada nilai yang
berhubungan dengan suatu pekerjaan atau fungsi bagian
diukur dengan peningkatan produktivitas yang didapat dari
usaha pada suatu bagian dari aktivitas dengan manfaat yang
lebih rendah menjadi meningkat lebih tinggi.
17
• innovation valuation: aplikasi SI/TI yang inovatif menjadi
penggerak dalam perubahan strategi bisnis, produk dan
layanan, serta domain bisnis dari organisasi.
3. Intangible Benefit
Manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai
dampak positif bagi perusahaan, tetapi tidak secara langsung
berpengaruh pada keuntungan. Contohnya meningkatkan
citra perusahaan yang berarti dengan digunakannya teknologi
informasi perusahaan dapat meningkatkan mutu dan kualitas
pengiriman barang sehingga citra perusahaan lebih baik di
mata masyarakat. Analisis terhadap intangible benefit
menggunakan dua penilaian yaitu:
a. Business Domain
Komponen-komponen penilaian dari domain bisnis antara
lain:
• Strategic match: manfaat teknologi informasi diukur
melalui seberapa besar dukungannya terhadap
pencapaian tujuan strategis organisasi.
• Competitive advantage: manfaat teknologi informasi
diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian
keuntungan kompetitif organisasi.
18
• Management information support: kategori ini menilai
kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap
kebutuhan manajemen akan informasi dalam
pengambilan keputusan.
• Competitive response: manfaat proyek-proyek
teknologi informasi diukur melalui seberapa besar
resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda.
• Project or Organizational Risk : manfaat proyek-
proyek teknologi informasi diukur dari rencana yang
telah diformulasi.
b. Technology Domain
Komponen-komponen penilaian dari domain ini antara
lain:
• Strategic IS architecture: manfaat proyek SI/TI diukur
melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap
perencanaan SI/TI secara keseluruhan.
• Defitional Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur
dari seberapa besar ketidakpastian akibat perubahan
dari target.
• Technical Uncertainty: manfaat proyek SI/TI diukur
dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap
keahlian, perangkat keras, perangkat lunak dan sistem.
19
• Infrastructure Risk: manfaat proyek SI/TI diukur dari
seberapa pentingnya investasi nonproyek untuk
mengakomodasi proyek ini.
Gambar 2.2 Relevansi antara IT Benefit Matrix (Remenyi) dan Tiga Tipe Manfaat
Sumber : Parker, 1988
2.3.2.1.1 Simple Return on Investment (ROI)
Organisasi (perusahaan) pada dasarnya dijalankan
oleh manusia, maka diperlukan penilaian kinerja yang
merupakan penilaian atas prilaku manusia dalam
melaksanakan peran yang mereka mainkan dalam
organisasi. Dalam hal ini, yang lebih diutamakan adalah
penilaian terhadap kinerja keuangan yang
mencerminkan efektivitas dari kegiatan operasional
suatu organisasi.
20
Untuk melakukan evaluasi atas kinerja keuangan
khususnya untuk pusat pertanggungjawaban investasi,
diperlukan tolak ukur tertentu. Sekarang ini telah
banyak metode analisa yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi kinerja keuangan khususnya pusat
pertanggungjawaban investasi, salah satunya adalah
metode ROI yang penggunaanya sudah sangat lazim di
Indonesia.
Metode ROI menganalisis laporan keuangan
secara integrative yaitu dengan memadukan komponen
– komponen dalam laporan rugi laba dan komponen –
komponen dalam neraca. Komponen tersebut berupa
profit margin atau persentase laba bersih dan komponen
yang kedua yaitu perputaran aktiva. Menurut Weston &
Copeland (1992 : 278) rumusnya sebagai berikut :
Untuk menghitung ROI sederhana menggunakan
3 jenis lembar kerja (Parker, 1988, p96-p97), yaitu :
1. Development Cost Worksheet (lembar biaya
pembangunan)
21
Berupa daftar seluruh komponen atau biaya pada
tahun pertama yang dibutuhkan untuk mengawali dan
membangun sebuah proyek.
Gambar 2.3 Development Cost Worksheet (Parker, 1988, p96) Sumber : Parker (1988)
2. Ongoing Expenses Worksheet (lembar biaya
berjalan)
Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang
dibutuhkan untuk memelihara proyek dari tahun
pertama hingga tahun terakhir proyek tersebut.
22
Gambar 2.4 Ongoing Expense Worksheet (Parker, 1988, p96) Sumber : Parker (1988)
3. Economic Impact Worksheet (lembar dampak
ekonomis)
Merupakan lembar perhitungan biaya dan manfaat
ekonomis yang telah dikuantifikasikan (Value
Linking, Value Acceleration, Value Restucturing,
dan Innovation Valuation) yang menunjukkan
perhitungan arus kas tahunan untuk menghasilkan
ROI. Manfaat nilai ekonomis dijumlah dengan
pengurangan biaya untuk mendapatkan nilai
23
perolehan. Arus kas netto didapat dari nilai
perolehan dikurangi biaya pemeliharaan.
Sedangkan ROI sederhana diperoleh dari total
arus kas lima tahun dibagi dengan lima (periode
lima tahun) dan dibagi dengan biaya investasi
pembangunan. Nilai ROI ini akan mencerminkan
besarnya skor proyek.
Gambar 2.5 Economic Impact Worksheet (Parker,1988, p97) Sumber : Parker (1988)
24
2.4 Nilai Corporate Value
Sebelum melakukan pembobolan atas beberapa faktor yang telah
dievaluasi diatas, terlebih dahulu perlu mengidentifikasikan keterkaitan antara
tingkat kesehatan organisasi dan dengan dukungan sistem informasi yang
dimiliki. Yang dimaksud organisasi sehat adalah organisasi yang kuat,
menguntungkan, kompetitif dan tidak mudah terpengaruh oleh adanya krisis
ekonomi, gejolak prilaku konsumen, maupun adanya deregulasi dari pemerintah.
Sedangkan yang dimaksud dengan dukungan sistem informasi adalah seberapa
kuat pengaruhnya sistem informasi dalam menunjang bahkan menentukan arah
kegiatan organisasi. Hal ini penting untuk dilakukan karena nilai atau bobot
domain bisnis dan domain teknologi sangat berbeda dari organisasi yang satu
dengan organisasi yang lainnya. Seperti ditampilkan pada gambar 2.6. Kuadran A
(investment) yang mendeskripsikan sebuah organisasi yang kuat dengan tingkat
dukungan sistem informasi yang lemah untuk mendukung jalannya usaha.
Kuadran B (strategic) menggambarkan sebuah organisasi yang kuat dengan
dukungan sistem informasi yang kuat juga. Kuadran C (infrastructure)
mengilustrasikan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan sistem
informasi yang lemah. Dan yang terakhir pada kuadran D (breakthrough
management) menggambarkan sebuah organisasi yang lemah dengan dukungan
sistem informasi yang kuat sehingga sistem informasi yang dimiliki mendorong
organisasi menjadi maju.
25
Nilai Korporat Organisasi
Gambar 2.6 Nilai Korporat Organisasi (Parker, 1988, p187) Sumber : Parker (1988, p187)
2.4.1 Kuadran A (Investment)
Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadaran A jika perusahan
tersebut mempunyai bisnis yang kuat dan dukungan komputer yang lemah.
Nilai Korporat pada kuadran Investment
Tabel 2.1 Nilai Korporat pada kuadran Investment Sumber : Parker (1988)
26
2.4.2 Kuadran B (Strategic)
Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadran B apabila
perusahaan tersebut mempunyai jaringan bisnis yang kuat dan dukungan
komputer yang kuat juga.
Nilai Korporat pada Kuadran Strategic
Tabel 2.2 Nilai Korporat pada kuadran Strategic Sumber : Parker (1988)
2.4.3 Kuadran C (Infrastructure)
Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadaran C apabila
perusahaan tersebut mempunyai jaringan bisnis yang lemah, dan di
samping itu dukungan komputerisasi terhadap kegiatan bisnis juga lemah.
27
Nilai Korporat pada kuadran Infrastructure
Tabel 2.3 Nilai Korporat pada kuadran Infrastructure Sumber : Parker (1988)
2.4.4 Kuadran D (Breakthrough Management)
Perusahaan dapat dikategorikan dalam kuadran D jika perusahaan
tersebut mempunyai jaringan bisnis yang lemah dan dukungan
komputerisasi yang sangat kuat.
Nilai Korporat pada kuadran Breakthrough Management
Tabel 2.4 Nilai Korporat pada kuadran Breakthrough Management Sumber : Parker (1988)
28
2.5 Information Economics Scorecard
Setelah skor perhitungan ROI sederhana diperoleh, skor pembobotan
keempat faktor domain bisnis dan keempat faktor domain teknologi juga
diperoleh, lalu masing-masing skor tersebut dimasukkan ke dalam scorecard
(lembar penilaian). Seperti ditunjuk pada Tabel 2.5, seluruh skor dimasukkan ke
masing-masing kolom yang telah disediakan. Skor ini kemudian dikalikan dengan
nilai relatif korporat untuk memperoleh bobot skor. Masing-masing bobot skor ini
lebih lanjut dijumlahkan (nilai positif maupun nilai negatif) untuk mendapatkan
total skor proyek.
Tabel 2.5 Information Economics Scorecard
Sumber : Parker (1996,p145)
29
2.6 Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis
untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT adalah singkatan dari lingkungan
Internal Strenghts, Weakness, lingkungan eksternal Opportunities dan Threats
yang dihadapi dunia bisnis. SWOT membandingkan antara faktor eksternal
Peluang (opprtunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal Kekuatan
(strenghts) dan Kelemahan (weaknesses).
BERBAGAI PELUANG
3. Mendukung strategi 1. Mendukung
turn-around strategi agresif
4.Mendukung strategi 2. Mendukung
defensif strategi
diversifikasi
Gambar 2.7 Analisis SWOT
(Sumber : Rangkuti, 2006, p19)
KELEMAHAN
INTERNAL
KEKUATAN
INTERNAL
BERBAGAI ANCAMAN
30
Kuadran 1: Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan.
Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga
dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus
diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan
pertumbuhan yang agresif.
Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini
masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang
harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk
memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi
diversifikasi.
Kuadaran 3: Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar
tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kendala internal.
Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah
internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar
yang lebih baik.
Kuadaran 4 :Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan,
perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan
kelemahan internal.
S : atribut dari orang atau perusahaan yang sangat membantu untuk mencapai
tujuan.
W : atribut dari orang atau perusahaan yang berbahaya untuk mencapai tujuan.
O : kondisi eksternal yang membantu untuk mencapai tujuan.
T : kondisi eksternal yang dapat merusak tujuan.
31
Proses penyusunan perencanaan strategis melalui tiga tahap analisis,
Rangkuti(2001,p21), yaitu :
1. Tahap pengumpulan data
Tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan
data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra-analisis.
Pada tahap ini dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data eksternal dan data
internal. Data eksternal dapat diperoleh dari dari lingkungan diluar perusahaan
sedangkan data internal dapat diperoleh dari perusahaan itu sendiri. Model
yang dipakai pada tahap pengumpulan data ini terdiri dari 3, yaitu : matrik
faktor strategi eksternal, matrik faktor strategi internal, matrik profil
kompetitive.
1. Matrik faktor strategi eksternal
Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu
mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini
adalah cara-cara penentuan faktor strategi eksternal (EFAS) :
a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman)
b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0
(sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor
tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor
strategis.
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing- masing faktor dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor)
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan
32
yang bersangkutan. Pembelian nilai rating untuk faktor peluang
bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi
jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating
ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya besar,
ratingnya adalah 1. Sebaliknya jika nilai ancamannya sedikit ratingnya
4.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk
memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. hasilnya berupa skor
pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi
mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa
faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya
dihitung.
f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total
skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan.
2. Matrik faktor strategi internal
Setelah faktor strategi internal suatu perusahaan di identifikasi,
suatu tabel IFAS (internal strategic factors analysis summary) di susun
untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka
Strengths dan Weakness perusahaan. Tahapnya adalah :
a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan
perusahaan dalam kolom 1.
33
b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0
(paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh
fator-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot
tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00).
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor),
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan
yang bersangkutan.
2. Tahap analisis
Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap
kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua
informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategis. Model
yang digunakan adalah matriks SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan
secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi
perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang
dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif
strategis.
IFAS
EFAS
STRENGTHS (S)
Tentukan 5-10 faktor-faktor
kekuatan internal
WEAKNESSES (W)
Tentukan 5-10 faktor-faktor
kelemahan internal
34
OPPORTUNITIES (O)
Tentukan 5-10 faktor
peluang eksternal
STRATEGI SO
Ciptakan strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk memanfaatkan
peluang
STRATEGI WO
Ciptakan strategi yang
meminimalkan kelemahan
untuk memanfaatkan
peluang
THREATS (T)
Tentukan 5-10 faktor
ancaman eksternal
STRATEGI ST
Ciptakan strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk mengatasi ancaman
STRATEGI WT
Ciptakan strategi yang
meminimalkan kelemahan
dan menghindari ancaman
Tabel 2.6 Matrik Analisis SWOT (Rangkuti, 2003, p31)
Keterangan
a. Strategi SO : Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan,
yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan
memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
b. Strategi ST : Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang
dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
c. Strategi WO : Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang
yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
d. Strategi WT : Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif
dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari
ancaman.
3. Tahap pengambilan keputusan