110

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT

4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management

Berikut ini merupakan gambar dari kerangka kerja pembangunan sistem knowledge

management.

Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management System

111

Gambar 4.1 diatas menjelaskan kerangka kerja pembuatan knowledge

management system. Pembuatan knowledge management system ini dibuat dalam

beberapa tahap sebagai berikut:

1. Tahap analisis perusahaan :

• Menjelaskan sejarah perusahaan, dan perkembangan perusahaan PT. Sari

Coffee Indonesia, sebagai perusahaan yang memegang lisensi dan yang

mengelola Starbucks coffee di Indonesia.

• Menjelaskan filososfi bisnis perusahaan yang terdiri dari visi dan misi

perusahaan, evolusi dari logo Starbucks Coffee dan arti dari logo Starbucks

Coffee.

• Menjelaskan struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia dan struktur

organisasi yang ada dalam tiap retail store sebagai bagian operasional

dalam perusahaan, beserta dengan deskripsi kerja, wewenang, dan

tanggung jawab. Dokumentasi ini berguna untuk digunakan dalam

menganalisis knowledge yang ada dalam perusahaan.

• Melakukan analisis lingkungan perusahaan. Dalam menganalisis

lingkungan perusahaan, dilakukan analisis berdasarkan 8 elemen

lingkungan perusahaan yaitu pemasok, sarikat pekerja, pelanggan,

pemegang saham atau pemilik, pesaing, masyarakat global, pemerintah dan

masyarakat keuangan. Berdasarkan analisis 8 elemen lingkungan

perusahaan ini dapat diketahui segmen pasar Starbucks Coffee, siapa

sajakah pesaingnya, di lokasi geografis mana saja Starbucks Coffee

mengembangkan usahanya, siapa saja yang menjadi pemasok kebutuhan

112

Starbucks Coffee di Indonesia, dan siapa yang mengelola Starbuscks

Coffee di Indonesia. Sehingga dari analisis ini dapat diketahui hubungan

Starbucks Coffee Indonesia dengan lingkungan eksternal dan internalnya.

• Melakukan analisis proses bisnis. Untuk menganalisis proses bisnis yang

dilakukan oleh Starbucks Coffee Indonesia, digunakan analisis rantai nilai

Porter. Analisis rantai nilai Porter ini dilakukan dengan mengidentifikasi

aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada dalam perusahaan.

Aktifitas utama merupakan aktifitas yang berhubungan dengan produksi

dan penawaran yang lebih besar kepada pelanggan. Sedangkan aktifitas

pendukung meliputi penyediaan input dan infrastruktur yang

memungkinkan aktifitas utama berlangsung. Aktifitas utama dan aktifitas

pendukung ini akan di integrasikan oleh beberapa penghubung untuk

membentuk suatu rantai nilai. Analisis ini berguna untuk menjelaskan

bagaimana Starbucks Coffee Indonesia menjalankan bisnisnya hingga bisa

menghasilkan suatu competitive advantage.

• Menggambarkan aktifitas proses bisnis yang terjadi dalam tiap retail store

Starbucks Coffee Indonesia, mulai dari pengadaan barang, pembuatan

laporan-laporan yang terstruktur, sampai dengan proses pelayanan

pelanggan. Aktifitas proses bisnis yang terjadi dalam tiap retail store

meliputi arus keuangan, arus informasi, dan arus produk.

• Mengidentifikasi knowledge perusahaan. Untuk menentukan knowledge

yang ada dalam perusahaan, knowledge dibagi menjadi tiga, yaitu

structural knowledge, functional knowledge, dan behavioural knowledge

113

dimana dalamnya terdapat tacit knowledge dan explicit knowledge.

Structural knowledge menjelaskan mengenai pengetahuan yang bersifat

prosedural dalam perusahaan. Functional knowledge menjelaskan

mengenai pengetahuan yang bersifat fungsional.

• Mengidentifikasi permasalahan dalam perusahaan terutama dalam bagian

operasional.

• Membuat suatu pemecahan masalah yang didapatkan dari data-data dan

hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi.

2. Tahap Pembangunan knowledge management system :

• Membuat pemetaan fitur knowledge management system berdasarkan

identifikasi knowledge perusahaan.

• Merancang sistem berdasarkan OOAD. Perancangan sistem berdasarkan

OOAD meliputi analisis class diagram, use case diagram, dan sequence

diagram.

• Merancang user interface.

4.2 Pemetaan Fitur Knowledge Management System

Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management System

Knowledge Goals Fitur 1. Menciptakan budaya self learning dalam perusahaan

Normative 2. Menciptakan budaya sharing knowledge

Discussion Board Announcement

Discussion Board Problem Documentation

Discussion Board Messaging

Strategic 1. Menciptakan pendokumentasian knowledge agar dapat digunakan oleh seluruh karyawan seterusnya

Discussion board Announcement

Discussion Board Problem Documentation

Discussion Board Messaging

1. Mengurangi terjadinya pengulangan kesalahan dan dapat membantu para karyawan untuk menyelesaikan masalah berdasarkan pendokumentasian problemyang ada

2. Mempersingkat waktu pembelajaran bagi para karyawan baru.

Operational

3. Memfasilitasi sarana komunikasi pertukaran Informasi bagi seluruh karyawan

Discussion board Announcement

Discussion Board Problem Documentation

Discussion Board Messaging

Structural Knowledge Functional Knowledge Behavioural Knowledge

1.Job Description 1. Pembahasan masalah beserta solusi

1. Komunikasi karyawan antar cabang

2.Proses bisnis 2. Ide para karyawan 2. Komunikasi internal dalam tiap toko

3. Pengumuman dan informasi dari perusahaan 3. Coffee Gathering

4. Informasi Promo dan Event 4. Coffee Master

5. Coffee Ambassador 6. Open Forum

115

Tabel 4.1 menjelaskan tentang pemetaan dari knowledge perusahaan. Dari hasil

pemetaan tersebut nantinya akan menghasilkan fitur-fitur yang ada pada knowledge

management system.

Tabel 4.1 Menjelaskan pemetaan fitur sebagai berikut :

1. Fasilitas untuk saling berdiskusi

Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur berupa Discussion Board.

Fitur ini akan menyediakan sarana yang dibutuhkan para karyawan dalam

bagian operasional, untuk dapat saling berkomunikasi dan berdiskusi

mengenasi segala hal yang berkaitan dengan knowledge dalam perusahaan.

Dalam fitur ini tiap knowledge akan dikelompokkan dalam beberapa kategori.

Dalam kategori tersebut akan ada topik-topik yang dapat memandu para

karyawan untuk berdiskusi mengenai hal-hal yang lebih khusus dan spesifik.

Dalam fitur ini para karyawan dapat membuat topik baru dengan fitur Add

topic, selain itu para karyawan juga dapat melakukan, reply to topic, edit

content yang telah dibuat.

2. Fasilitas untuk mendokumentasikan permasalahan dan solusi.

Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur Problem and Solution.

Dalam fitur ini akan terdapat dokumentasi dari semua permasalahan dan

solusi yang dihadapi, baik yang bersifat teknis maupun non-teknis. Dalam

fitur ini berbagai permasalahan akan dibagi menjadi beberapa kategori agar

lebih mudah pencarian. Seluruh bagian operasional, yaitu mulai dari store

manager sampai dengan barista, hanya dapat melihat isi dari berbagai

116

permasalahan dan solusinya. Dalam fitur ini hanya admin yang dapat

mengedit, menghapus, menambahkan kategori maupun content dari

dokumentasi permasalahan dan solusi yang ada.

Sebagai fitur tambahan, terdapat fasilitas komunikasi antar personal

karyawan, dan fasilitas untuk mendisitribusikan informasi terbaru. Penjelasan

dari fitur-fitur tambahan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Fasilitas komunikasi antar personal karyawan

Fitur ini disebut dengan fitur messaging dalam fitur ini para karyawan

dapat berkomunikasi dengan karyawan dari toko lain, dengan pengiriman

pesan. Dalam fitur ini para karyawan juga dapat melihat pesan yang diterima.

Para karyawan juga dapat langsung membalas pesan dengan mengirimkan

pesan baru. Dalam fitur ini, para karyawan juga dapat menghapus pesan yang

sudah tidak dibutuhkan.

2. Fasilitas untuk mendistribusikan informasi terbaru.

Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur announcement. Dimana

dalam fitur ini seluruh karyawan bisa mengetahui berita-berita dan

pengumuman dari perusahaan, baik mengenai event yang akan

diselenggarakan dan promo apa saja yang akan dilaksanakan dalam waktu

dekat. Sehingga para karyawan bisa mendapatkan pengetahuan mengenai

program program apa saja yang akan dilakukan perusahaan. Dengan adanya

fitur ini seluruh karyawan baik yang full time maupun yang part time bisa

mendapatkan pengetahuan mengenai segala sesuatu yang berhubungan

117

dengan perusahaan, meliputi event dan promo sehingga diharapkan para

karyawan dapat menjelaskan dengan baik dan jelas kepada para pelanggan

mengenai event dan promo yang diselenggarakan perusahaan. Dalam fitur ini

admin selain dapat mengakses berita-berita dan pengumuman, admin juga

dapat mengedit, menghapus, ataupun menambahkan berita-berita terbaru yang

terkait dengan perusahaan.

4.3 Pengelompokkan Informasi

4.3.1 Announcement

Dalam fitur announcement terdapat form yang harus di isi untuk

menambahkan ataupun mengedit berita yang berkaitan dengan perusahaan. Field

field yang harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.2 sebagai berikut :

Tabel 4.2 Field dalam fitur announcement.

Required Field Non Required Field Title Fitur ini tidak terdapat field tambahan Content

Dalam fitur ini tidak terdapat pengelompokkan informasi untuk

memudahkan pencarian, karena informasi yang ditampilkan hanya yang terbaru saja,

sedangkan informasi lainnya yang sudah lama, akan dihapus oleh admin.

118

4.3.2 Problem Documentation

Dalam fitur problem documentation terdapat form yang harus di isi untuk

menambahkan atau mengedit problem dan solusi yang berkaitan dengan

perusahaan. Field-field yang harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.4 sebagai

berikut :

Tabel 4.3 Field dalam problem documentation.

Required Field Non Required Field Category Attachment Subcategory Problem Solution

Untuk mempermudah pencarian data yang terdapat dalam fitur problem

documentation maka data akan dikelompokkan menjadi :

Tabel 4.4 Pengelompokkan data dari fitur problem documentation

4.3.3 Discussion board

Dalam fitur discussion board terdapat form yang harus di isi untuk

berpartisipasi dalam forum diskusi. Field yang harus di isi dapat dilihat dalam

tabel 4.4 sebagai berikut :

Tabel 4.5 Field - field dalam fitur discussion board

Grouping by Category Subcategory

Required Field Non Required Field Category fitur ini tidak terdapat field tambahan Topic

119

Untuk mempermudah pencarian data yang terdapat dalam fitur problem

documentation maka data akan dikelompokkan menjadi :

Tabel 4.6 Pengelompokkan data dalam fitur discussion board

4.3.4 Add User Dalam fitur add user terdapat form yang harus di isi oleh admin untuk

menambah anggota, yaitu karyawan yang dapat mengakses sistem ini. Field yang

harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.8 sebagai berikut :

Tabel 4.7 Field dalam fitur add user

Tabel 4.8 Pengelompokkan data dalam fitur Add User

Grouping by Store

Grouping by Topic Category

Required Field Non Required Field

User ID Attachment Name Password Address Phone_Number Store Starbucks experience

1204.4 Rancangan Sistem

4.4.1 Class Diagram

+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()

-employee_id : char-name : char-password : char-address : char-phone : int-e-mail : char-role : char-store : string-starbucks_experience : string-attachment : string

employee

useradmin

+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()

-problem_id : int-problem_description : string

problem_category

+read()+save()+add()+edit()+delete()+create()

-problem_id : int-problem_sub_id : int-problem_sub_category : string

problem_subcategory

+read ()+edit()+add()+delete()+save()+create()

-problem _id : int-problem_sub_id : int-problem_doc_id : int-problem : string-solution : string

problem_documentation

+read()+edit()+add()+delete()+save()+create()

-category_id : int-category_description : string

forum_category

+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()

-category_id : int-topic_id : int-topic_name : string-user_id : char

forum_topic

+read()+save()+create()

-category_id : int-topic_id : int-message_id : int-date : Date-user_id : char-message : string

forum_message

+read()+save()+delete()+create()

-message_id : int-from : char-to : char-subject : char-content : string-status : Boolean

inbox

+read()+save()+edit()+delete()+create()

-message_id : int-to : char-subject : char-content : string

outbox

1..*

1

1

1..*

1

1..*

11..*

1 1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1..*

1

1

1..*

1

1..*

Gambar 4.2 Class Diagram

121Gambar 4.2 merupakan gambar dari analisis class diagram. Penjelasan dari class

diagram tersebut adalah sebagai berikut :

1. Class employee

Class employee adalah generalisasi dari class user dan admin. Class

employee ini merupakan class induk dari class user dan admin. Class employee

memiliki attribute dan operation sebagai berikut :

Tabel 4.9 Class employee

Attribute Operation employee_id read ()

name save() password edit() address add() phone delete() email create() role store

starbucks_experience attachment

2. Class problem category

Class ini merupakan class yang mendokumentasikan berbagai

permasalahan dan solusinya, agar mudah diakses bagi para karyawan. Class ini

terdiri dari class problem_subcategory, dan class problem_subcategory terdiri

dari class problem_documentation.

Tabel 4.10 Class problem category

122

Attribute Operation problem_id read ()

problem_description save() edit() add() delete() create()

- Class problem_sub_category

Tabel 4.11 Class problem_subcategory

Attribute Operation problem_id read ()

problem_sub_id save() problem_sub_category edit()

add() delete() create()

- Class problem_documentation

Tabel 4.12 Class problem_documentation

Attribute Operation problem _id read()

problem_sub_id edit() problem_doc_id add()

problem delete() solution save()

create()

2. Class forum_category

123Class forum_category terdiri dari class forum_topic, dan class

forum_topic terdiri class forum_message.

Tabel 4.13 Class forum category

Attribute Operation category_id read ()

category_description edit() delete() save() create()

- Class forum_topic

Tabel 4.14 Class forum_topic

Attribute Operation category_id read ()

topic_id save() topic_name edit()

user_id add() delete() create()

- Class forum_message

Tabel 4.15 Class forum_message

Attribute Operation category_id read()

topic_id save() message_id create()

date user_id message

3. Class inbox

124Tabel 4.16 Class inbox

Attribute Operation message_id read()

from save() to delete()

subject create() content status

4. Class outbox

Tabel 4.17 Class outbox

Attribute Operation message_id read()

to save() subject delete() content create()

4.4.2 Use Case Diagram

Berikut adalah gambar use case diagram dari sistem knowledge management

yang akan dibangun.

125

Gambar 4.3 Use Case Diagram

Gambar 4.3 Menggambarkan analisis use case diagram. Dalam use case tersebut

actor yang terlibat dalam sistem knowledge management adalah user dan admin. User

adalah karyawan pada tiap retail store yang meliputi (manajer, asisten manajer,

126supervisor, barista). Sedangkan admin adalah karyawan yang bertugas untuk mengelola

dan memelihara sistem.

Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai use case diagram dari knowledge

management system adalah sebagai berikut :

1. Use Case Login

Penjelasan : Use case login merupakan proses pengidentifikasian para

pengguna sistem, dimana pengguna harus memasukkan user id,

password, dan role, pada saat akan menggunakan sistem.

Pengidentifikasian ini bertujuan untuk mengetahui hak akses

pengguna dalam menggunakan informasi yang ada.

Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case login adalah user dan admin.

2 Use Case Add User

Penjelasan : Use case add user merupakan menu yang ditampilkan sistem

apabila hak aksesnya dilakukan oleh admin. Dalam menu ini,

admin dapat menambahkan pengguna baru dari sistem, dengan

mengisi form yang telah disediakan.

Aktor : Aktor yang dapat menambah user melalui sistem adalah admin.

3

Use Case Find User

Penjelasan : Use case find user merupakan menu yang dapat digunakan untuk

mencari pengguna dari sistem, berdasarkan toko cabang yang ada

di seluruh Indonesia.

127

Aktor : Aktor yang dapat mengakses pencarian pengguna dari sistem

adalah admin dan user.

4 Use Case Merubah Password

Penjelasan : Use case ini merupakan penggunaan menu untuk merubah

password, langsung dari sistem.

Aktor : Aktor yang dapat melakukan perubahan password dalam sistem

adalah user

5 Use Case Pengelolaan Announcement

Penjelasan : Use case pengelolaan announcement, merupakan pengelolaan

informasi-informasi yang berkaitan dengan perusahaan meliputi

event yang akan diselenggarakan oleh perusahaan, ataupun promo

yang akan diadakan oleh perusahaan

Aktor : Aktor yang dapat melakukan pengelolaan announcement dalam

sistem adalah admin. Dalam pengelolaannya, admin dapat

mengedit, menambah atau menghapus announcement yang ada.

6

Use Case Membaca Announcement

Penjelasan : Use case ini merupakan use case di mana menjelaskan

pembatasan hak akses dari sistem, sehingga dalam menggunakan

sistem fitur announcement pengguna hanya dapat membaca isi

128dari announcement.

Aktor :

Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah admin dan user,

hanya saja admin dapat mengelola fitur announcement lebih

lanjut seperti yang djelaskan dalam use case pengelolaan

announcement.

7

Use Case Pengelolaan Discussion Board

Penjelasan : Use case pengelolaan discussion board, merupakan forum diskusi

dimana tiap karyawan dapat saling berdiskusi melalui fasilitas ini.

Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.

Dalam use case ini user dapat melihat kategori dan topik. Di sini

user juga dapat menambahkan topik baru, me-reply topik.

Sedangkan admin memiliki fungsi yang sama dengan user, hanya

saja admin dapat menambahkan kategori baru ataupun

menghapus kategori.

1298 Use Case Pendokumentasian Problem

Penjelasan : Use case pendokumentasian problem, merupakan proses

dokumentasi dari permasalahan dengan solusinya, yang

berhubungan dengan kegiatan para karyawan dalam tiap retail

store. Solusi yang ditampilkan merupakan solusi terbaik yang

pernah didiskusikan sebelumnya.

Aktor : Aktor yang dapat mendokumentasikan problem dan solusinya

dalam fitur problem documentation hanya admin. Dalam

pendokumentasian permasalahan admin dapat mengedit,

menghapus dan menambahkan dokumentasi baru dari

permasalahan dan solusinya.

9 Use Case Membaca Dokumentasi Problem

Penjelasan : Use case ini merupakan suatu proses dimana baik pengguna

maupun admin, dapat mengakses dokumentasi dari permasalahan

beserta solusinya.

Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.

10 Use Case Messaging

Penjelasan : Use case messaging merupakan suatu proses dimana karyawan

dapat menerima, menyimpan, serta mengirimkan pesan kepada

karyawan di retail store yang lain.

Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.

User dan admin memiliki fungsi yang sama yaitu dapat melihat,

menyimpan ataupun menghapus pesan yang diterima.

130Tabel 4.18 Penjelasan use case diagram

Use case Penjelasan Aktor Function user login

Login

Proses pengidentifikasian pengguna sistem untuk mengetahui hak akses. admin login

Add user admin save

Proses untuk menambahkan pengguna dari sistem

Find user admin read

Proses untuk mencari pengguna dari sistem user read

Merubah Password

Proses untuk merubah password untuk masuk ke sistem login.

user edit, save

Pengelolaan Announcement

Pengelolaan berbagi informasi event, promo dan pengumuman lainnya untuk di distribusikan ke seluruh karyawan.

admin add, edit, delete

Membaca Announcement

Proses untuk membaca isi dari pengumuman yang meliputi event, promo dan berita.

user read

Pengelolaan Discussion Board admin read,save, add, edit,

delete

Forum diskusi sebagai sarana bagi para karyawan untuk membahas berbagai permasalahan berdasarkan kategori yang disediakan

user read,add

Pendokumentasian Problem admin add, edit ,delete

Proses pendokumentasian dari permasalahan dalam melakukan kegiatan operasional dalam toko disertai dengan pendokumentasian solusi terbaiknya.

Melihat dokumentasi problem

user read

Proses untuk melihat hasil dokumentasi permasalahan disertai dengan solusi yang terbaik.

admin

read

Messaging admin read,save,send,delete

Suatu proses untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan user read,save,send,delete

131

4.4.3 Sequence

Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi

knowledge management, digambarkan melalui sequence diagram. Dalam aplikasi

knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi yang dapat diakses penuh oleh

setiap actors. Oleh karena itu, pada beberapa fitur, sequence tidak dibedakan antar

pengguna biasa seperti barista dan supervisor, admin dan manajer. Sedangkan untuk

fitur-fitur yang hanya dapat diakses oleh admin, maka penggambaran dari sequence

diagram akan berbeda. Berikut adalah sequence diagram dari aplikasi knowledge

management system ini.

Sequence Login

Berikut adalah gambar sequence diagram dari proses login.

Gambar 4.4 Sequence Login

132

Gambar 4.4 menggambarkan sequence login. Pada sequence ini seluruh

pengguna, baik karyawan maupun admin akan melakukan proses yang sama. Proses

dimulai dengan masuk ke window login, dalam window ini pengguna harus memasukkan

identitas karyawannya, password dan role mereka apakah user atau admin. Setelah itu

pengguna akan menekan tombol login dan selanjutnya sistem akan melakukan

pengecekan pada table employee. Apabila user id, password, dan role yang di input

adalah valid, maka pengguna akan masuk ke window home. Jika data yang diinput tidak

valid, maka window login akan menampilkan pernyataan bahwa data yang diinput

adalah invalid, dan pengguna harus mengulangi proses penginputan sampai valid.

Apabila pengguna lupa dengan password-nya, maka pengguna dapat menekan link

forgot password. Setelah itu pengguna diharuskan mengisi data-data yang diperlukan,

lalu sistem akan membaca data yang telah di isi dan sistem akan memberikan

pertanyaan, dan apabila jawaban dari pertanyaan tersebut valid maka sistem akan

menyimpan data yang telah di-input oleh pengguna, dan sistem akan mengirimkan

password ke e-mail dari pengguna.

133Sequence Membaca Announcement

Berikut ini adalah gambar sequence diagram membaca isi dari announcement

oleh user.

user Window:Announcement Window:View Announcement :announcement

on_click_title() read()

view_announcement

Gambar 4.5 Sequence Announcement oleh User

Gambar 4.5 menggambarkan proses sequence dari fitur announcement yang

dapat diakses oleh seluruh karyawan. Proses dimulai oleh user dengan menekan menu

announcement, pada menu yang telah disediakan. Setelah menekan menu anouncement ,

maka pengguna akan masuk ke dalam window announcement dimana di dalamnya

menampilkan judul-judul dari berita terbaru. Dari window ini, para pengguna dapat

134mengakses isi berita dengan menekan link dari judul untuk menampilkan isi dari berita

tersebut.

Sequence Pengelolaan Announcement

Berikut ini adalah gambar sequence diagram dari pengelolaan announcement

oleh admin.

Gambar 4.6 Sequence Pengelolaan Announcement oleh Admin

Gambar 4.6 Menggambarkan proses sequence dari penggunaan fitur

announcement, oleh admin. Proses ini dimulai dengan menekan menu announcement

135pada menu . Setelah menekan menu announcement, admin akan masuk ke dalam window

announcement. Pada window ini admin dapat melihat kumpulan berita dan event

tersebut. Untuk melihat isi dari berita-berita tersebut, admin dapat menekan judul dari

berita yang ingin ditampilkan, sebelumnya akan dicek terlebih dahulu ke dalam table

news.

Selain dapat melihat dokumentasi dari berita dan event terbaru, admin juga dapat

menambahkan dokumentasi berita-berita terbaru, dengan menekan tombol add new yang

terdapat window announcement. Setelah tombol tersebut ditekan, maka admin akan

masuk ke dalam window add news, yang didalamnya terdapat fied untuk mengisi judul

dan penjelasan dari berita tersebut. Dokumentasi berita tersebut akan disimpan dalam

table news setelah admin menekan tombol save, dan selanjutnya berita terbaru tersebut

akan ditampilkan dalam window announcement.

Selain itu admin juga dapat mengedit judul dari berita yang telah

didokumentasikan dalam aplikasi, dengan menekan tombol edit dari judul berita yang

akan diedit. Dengan menekan tombol edit maka admin akan masuk ke window edit

announcement dalam window ini admin dapat mengedit judul dan isi dari

announcement, setelah selesai melakukan pengeditan admin dapat menekan tombol

save, hasil pengeditan akan tersimpan dalam table announcement dan akan ditampilkan

dalam window announcement

Sequence Diagram Membaca Dokumentasi Problem

136 Berikut ini adalah sequence diagram untuk melihat isi dari pendokumentasian

problem.

Gambar 4.7 Sequence Diagram Problem Documentation oleh User

Gambar 4.7 menggambarkan sequence problem documentation apabila aplikasi

digunakan oleh user. Pada sequence ini user dapat memulai proses dengan menekan

shortcut problem documentation yang ditampilkan pada window home, selanjutnya

sistem akan menampilkan category dari problem, dari problem category tersebut user

dapat memilih subcategory yang disediakan di tiap kategori. Selanjutnya sistem akan

137menampilkan judul-judul dari permasalahan berdasarkan category dan subcategory yang

telah dipilih sebelumnya. Untuk melihat isi dari problem tersebut, maka user dapat

menekan link view solution dari permasalahan, selanjutnya sistem akan menampilkan

solusi dari problem yang dipilih.

Sequence Problem Documentation oleh Admin

Berikut ini adalah gambar sequence diagram dari pengelolaan pendokumentasian

problem oleh admin.

138

Gambar 4.8 Sequence Diagram Pengelolaan Problem Documentation oleh Admin

Gambar 4.8 menggambarkan sequence pengelolaan pendokumentasian problem

oleh admin. Pada dasarnya dalam fitur ini admin dapat melakukan aktifitas yang juga

dilakukan user seperti melihat isi dari tiap permasalahan dan solusinya. Hanya saja

admin memiliki hak akses lebih daripada user, admin dapat menambahkan, mengedit

dan menghapus category maupun judul dan content dari problem documentation.

139 Untuk menambahkan category, admin dapat menekan tombol add new pada

window problem. Setelah itu sistem akan menampilkan window add new category, pada

window ini admin dapat menambahkan problem dan solusi yang berkaitan dengan

category dan subcategory. Category dan subcategory juga dapat ditambahkan dan akan

tesimpan dalam table category dan table subcategory setelah admin menekan tombol

save.

Untuk mengedit problem dan solusinya, admin dapat menekan tombol edit yang

berupa link pada window problem. Selanjutnya sistem akan menampilkan window edit

problem documentation untuk admin melakukan pengeditan. Setelah admin menekan

tombol save maka hasil pengeditan akan ditampilkan ke dalam window problem.

Untuk menghapus problem dan solusi yang ada, admin dapat menekan tombol

delete pada window problem, maka problem dan solusinya akan terhapus.

Sequence Diagram Messaging

Berikut ini adalah sequence diagram dari penggunaan fitur messaging yang

dapat digunakan oleh user maupun admin.

140

admin/user

Window:Inbox

Window:View_Inbox_Messages

Window:Outbox

Window: View_Outbox_Messages

Window : Compose_Messages

:inbox

:Outbox

on_click_inbox() read()

show_inbox()

delete()

deleted

on_click_subject() read()

show_message()

save()

saved()

on_click_outbox() read()on_click_subject()

show_messages()

Window:Reply_Messages

on_click_reply() on_click_send()

message_sent()

on_click_delete()

deleted()

on_click_compose() send()

message_sent()

Gambar 4.9 Sequence Diagram Messaging

Gambar 4.9 menggambarkan sequence messaging, dimana baik user maupun

admin dapat melakukan proses yang sama. Proses dimulai dengan menekan shortcut

messaging yang ditampilkan pada window home. Selanjutnya user atau admin dapat

melihat jumlah dari pesan baru yang diterima.

Apabila user dan admin ingin membaca pesan yang ada, maka user ataupun

admin dapat menekan tombol inbox. Selanjutnya sistem akan mengecek melalui table

141inbox, dan sistem akan menampilkan pesan-pesan yang ada di dalam inbox pada window

inbox. Untuk membaca isi dari pesan yang diterima, maka user dan admin dapat

membaca pesan dengan menekan link subject pada pesan yang terdapat pada window

inbox. Selanjutnya sistem akan membacanya melalui table inbox dan isi dari pesan akan

ditampilkan pada window view messages.

Admin dan user dapat dapat membalas pesan yang diterima dengan menekan

tombol reply yang terdapat pada window view messages. Selanjutnya admin maupun

user akan masuk ke dalam window reply messages, dalalm window reply messages baik

admin maupun user dapat membalas pesan yang diterima, dan setelah itu

mengirimkannya dengan menekan tombol send.

User maupun admin juga dapat mengirim pesan dengan menekan link compose.

Apabila admin ataupun user ingin menyimpan pesan yang telah dikirimkan, maka admin

ataupun user dapat menekan tombol save yang terdapat pada window compose,

selanjutnya pesan tersebut akan tersimpan didalam outbox. Untuk membatalkan

pengiriman pesan , user atau admin dapat menekan tombol cancel.

Untuk melihat pesan yang ada dalam outbox, user dan admin dapat menekan

tombol outbox yang terdapat pada window messages. Setelah tombol outbox ditekan,

maka sistem akan menampilkan pesan dalam outbox melalui window outbox. Untuk

membaca pesan tersebut user dan admin dapat menekan link dari subject pesan yang

terdapat pada window outbox. Sistem akan membaca dari table outbox dan akan

menampilkan pesan pada window view message. Untuk menghapus pesan yang ada di

dalam inbox atau outbox, user dan admin dapat menekan tombol delete yang disediakan.

Sequence Diagram Discussion Board untuk User

142 Berikut ini adalah sequence diagram dari penggunaan fitur discussion board oleh user.

Gambar 4.10 Sequence Diagram Discussion Board untuk User

Gambar 4.10 menggambarkan sequence discussion board untuk user, dimana

untuk menggunakan fasilitas ini user dapat memilih kategori yang telah disediakan oleh

sistem terlebih dahulu, setelah memilih kategori, maka sistem akan menampilkan topik -

topik yang sedang didiskusikan berkaitan dengan kategori yang dipilih. Dalam fitur ini

user juga dapat menambahkan topik, yang disesuaikan dengan kategori yang ada.

Setelah pengguna menambah topik, maka pengguna dapat menekan tombol save untuk

menyimpan topik yang baru saja ditambahkan. Selanjutnya user dapat mendiskusikan

topik tersebut dengan karyawan lain dari toko ritel yang berbeda.

143

Sequence Discussion Board untuk Admin

Berikut ini adalah gambar dari sequence diagram pengelolaan fitur discussion

board oleh admin.

144

admin

Window:Category Window:Discussion Board Window:Topic

select_category()

select_topic()

read()

Window_Topic_Reply :forum_topic() :forum_category() :forum_message()

show_topic()

read()

show_detail_discussion()

on_click_add_topic() save()

saved()

on_click_reply() post()

posted()

on_click_add_category() save()

saved()

on_click_edit() edit()

edited()

on_click_delete() delete()

deleted()

on_click_edit() edit()

edit()

on_click_delete() delete()

deleted()

Gambar 4. 11 Sequence Diagram Discussion Board untuk Admin

Gambar 4.11 merupakan sequence dari discussion board untuk admin, pada

dasarnya admin dapat melakukan pengaksesan fitur ini sama dengan hak akses user

hanya saja admin memiliki hak akses lebih untuk menambahkan kategori yang

disediakan , admin juga memiliki hak akses untuk mengedit dan menghapus kategori

ataupun topik yang sudah lama.

Sequence Find User

Berikut ini adalah sequence diagram untuk mencari user yang

pengaksesannya dapat dilakukan oleh admin atau user.

145

Gambar 4.12 Sequence Diagram Find User

Gambar 4.12 merupakan gambar sequence diagram dari fasilitas pencarian

pengguna dari sistem. Dalam fasilitas ini user dan admin dapat melihat data singkat dari

seluruh pengguna. Untuk menggunakan fasilitas ini baik admin maupun user harus

memilih salah satu toko cabang, dan selanjutnya sistem akan menampilkan data seluruh

karyawan yang bekerja di toko ritel yang telah dipilih tersebut.

Sequence Diagram Add User

Berikut ini adalah gambar dari sequence diagram dari fasilitas untuk menambah

user yang hanya dapat dilakukan oleh admin.

146

Gambar 4.13 Sequence Diagram Fitur Add User oleh Admin

Gambar 4.13 menjelaskan bagaimana admin dapat menambah user melalui

sistem. Dalam sistem ini admin dapat menambah user dengan menekan link add user,

selanjutnya sistem akan menampilkan window add user, dimana dalam window tersebut

user harus mengisi form yang disediakan, dan menekan tombol save. Setelah menekan

tombol save maka sistem akan menampilkan window konfirmasi yang menampilkan

laporan konfirmasi bahwa data telah sukses ditambahkan atau belum.

Sequence Merubah Password

Berikut ini adalah sequence diagram untuk merubah password.

147

Gambar 4.14 Sequence Diagram merubah Password

Gambar 4.14 menjelaskan proses untuk merubah password. Jika user telah

masuk ke halaman home, maka user dapat menekan link change password yang telah

disediakan. Setelah user menekan link change password, maka sistem akan

menampilkan window change password, dimana di dalamnya akan menampilkan form

isian yang harus di isi oleh user untuk merubah password. Setelah user selesai mengisi

form tersebut, user dapat menekan button change password yang disediakan, dan sistem

akan merubah password user.

4. 5 Rancangan Layar

Berikut ini adalah rancangan layar dari sistem knowledge management.

1484.5.1 Rancangan Layar Login

Gambar 4.15 Rancangan Layar Halaman Login

Untuk masuk ke aplikasi knowledge management system, para pengguna

harus login terlebih dahulu. Proses login dilakukan dengan memasukkan

identitas karyawan (user id), password, dan role. Role yang ditampilkan adalah

user dan admin, selanjutnya sistem akan melakukan pengecekan apakah identitas

149dan password, sesuai dengan data yang ada, apabila sesuai maka identitas

keseluruhan akan dicek oleh sistem untuk menentukan hak akses, Karena hak

akses dari admin berbeda dari hak akses pengguna lainnya.

Selanjutnya setelah proses login sukses maka, pengguna akan masuk ke

halaman home.

1504.5.2 Rancangan Layar Home

Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group

Copyright @ Merrynda Lyanova

Logout

Monday, December 25, 2006

Messagesxx Inbox

Xx Outbox

STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Problem Documentation------------------------------- >----------category--------- >------------------------------- >----------category--------- >------------------------------- >-------------------------------- >-------------------------------- >

Latest Topic1. Topic title……. 2. Topic title……. 3. ……………... 4. ………………. 5. ………………. 6. ………………. 7. ………………. 8. ……………….

Announcement

Greetings

Logo

Change Password

Find Member

Gambar 4.16 Rancangan Layar Home

151 Halaman ini merupakan halaman pembuka dari web. Seluruh pengguna

baik admin ataupun bukan dapat mengakses halaman ini. Dalam halaman ini

pengguna dapat mengakses fitur yang disediakan dengan menekan link yang

disediakan dalam halaman home ini. Dalam halaman ini pengguna juga

disediakan shortcut untuk langsung ke fitur announcement dan problem

documentation. Dalam halaman ini juga disediakan shortcuts untuk masuk ke

halaman discussion board, dimana shortcuts yang ditampilkan didasarkan pada

topik terakhir yang sedang didiskusikan oleh para karyawan. Setelah menekan

link atau menu tersebut maka akan muncul halaman yang diinginkan.

Dalam setiap halaman dari aplikasi ini, karyawan dapat melihat tanggal

dan jam, pengguna juga disediakan tombol logout , jika ingin keluar dari aplikasi

knowledge management system ini.

152

4.5.3 Rancangan Layar Latest topic

Copyright @ Merrynda Lyanova

Logout

Monday, December 25, 2006

STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Greetings

Messagesxx InboxXx Outbox

Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group

Logo

Topic Last Post by Date time Topic Title sender name dateTopic Title sender name date

Latest Topics

Change Password

Find Member

Gambar 4.17 Rancangan Layar Latest Topic

Gambar 4.17 merupakan rancangan layar latest topic, dimana halaman ini

merupakan halaman yang berhubungan dengan halaman discussion board.

Halaman ini akan menyajikan topik-topik terbaru yang sedang didiskusikan,

sehingga dapat memudahkan pengguna untuk langsung berpartisipasi aktif dalam

153topik-topik terbaru yang sedang didiskusikan oleh para karyawan. Dalam

window ini pengguna juga dapat melihat identitas pengirim dari topik tersebut.

Untuk melihat isi dari topik yang sedang didiskusikan para pengguna dapat

menekan link dari topik terbaru, dan selanjutnya sistem akan menampilkan

halaman discussion board dari topik yang dipilih oleh pengguna.

4.5.4 Rancangan Layar Problem Documentation

Gambar 4.18 Rancangan Layar Problem Documentation untuk User.

154Gambar 4.18 merupakan rancangan layar problem documentation untuk

user. Dalam problem documentation ini, para pengguna diberikan fasilitas

search untuk memudahkan pencarian dokumentasi. Untuk melihat isi dari

dokumentasi user dapat meng-click link dari solusi yang disediakan di samping

judulnya. Setelah menekan link tersebut maka pengguna akan masuk ke halaman

solusi yang merupakan detail pendokumentasian permasalahan berikut dengan

solusinya.

Halaman untuk pendokumentasian masalah dan solusi untuk admin,

hampir sama dengan pengguna, hanya saja admin dilengkapi akses untuk

mengedit, menghapus ataupun menambah dokumentasi. Gambar 4.19 merupakan

gambar dari rancangan layar problem documentation untuk admin.

155

Gambar 4.19 Rancangan Layar Problem Documentation untuk Admin

1564.5.5 Rancangan Layar Discussion Board

Copyright @ Merrynda Lyanova

Logout

Monday, December 25, 2006

Messagesxx InboxXx Outbox

STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Greetings

Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group

Category nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory

xx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Replies

Topic and Replies

Search by

Keyword Search

Discussion Board

Change Password

Find Member

Logo

Gambar 4.20 Rancangan Layar Discussion Board

Gambar 4.20 merupakan rancangan layar discussion board, dalam

halaman ini akan ditampilkan kategori berikut dengan jumlah topik, dan jumlah

157reply dari para karyawan. Untuk melihat topik-topik apa saja yang sedang

didiskusikan, pengguna dapat menekan link dari nama kategori. Lalu sistem akan

menampilkan topik-topik yang ada berkaitan dengan kategori yang telah dipilih

sebelumnya. Rancangan layar dari tampilan topik-topik untuk didiskusikan dapat

dilihat dalam gambar 4.21 sebagai berikut.

Gambar 4.21 Rancangan Layar Topic Discussion Board

Dalam halaman topik discussion board pengguna dapat menambahkan

topik baru dengan menekan tombol add new, dan untuk melihat detail dari topik

158pengguna dapat langsung menekan link nama dari topik, dan sistem akan

menampilkan tampilan sebagai berikut.

Gambar 4.22 Rancangan Layar Detail Topic Discussion Board

Apabila pengguna ingin langsung berpartisipasi dalam pendiskusian

tersebut, pengguna dapat menekan button reply. Selanjutnya pengguna dapat

langsung mengisi pesan dalam halaman reply to topic berikut ini.

159

Copyright @ Merrynda Lyanova

Logout

Monday, December 25, 2006

STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Greetings

Messagesxx Inbox

xx Outbox

Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group

Topic :

Message

Send

Logo

Change Password

Find Member

Topic Name

Gambar 4.23 Rancangan Layar Reply to Topic

Layar discussion board untuk admin hampir serupa dengan layar

discussion board untuk pengguna, hanya saja untuk admin terdapat fasilitas

tambahan untuk mengedit kategori, menambah kategori, dan mengahapus

kategori atau topik topik yang sudah lama dan tidak pernah dibahas lagi oleh

160para karyawan. Gambar 4.24 adalah rancangan layar discussion board untuk

admin.

Gambar 4.24 Rancangan Layar Discussion Board untuk Admin

4.5.6 Rancangan Layar Announcement

161

Gambar 4.25 Rancangan Layar Announcement untuk User

Halaman ini merupakan halaman yang berisi mengenai segala sesuatu berita

terbaru mengenai perusahaan dan mengenai promo-promo yang diadakan untuk

pelanggan, dan juga penjelasan mengenai event-event yang akan dilangsungkan oleh

perusahaan. Halaman ini dapat diakses oleh seluruh pengguna baik admin ataupun

karyawan. Dalam halaman ini pengguna akan disajikan dengan berita-berita terbaru,

mengenai event, promo ataupun informasi lainnya, yang akan ditampilkan berdasarkan

nama dari berita ataupun event yang akan diadakan. Untuk mengakses berita-berita

tersebut pengguna dapat menekan nama dari berita tersebut, karena nama-nama dari

162berita yang ditampilkan berupa link yang akan menampilkan content dari berita yang

diinginkan. Gambar 4.26 berikut merupakan gambar dari content announcement.

Gambar 4.26 Rancangan Layar Content Announcement

Gambar 4.26 menggambarkan content dari announcement. Pada halaman ini

pengguna dapat melihat dan membaca berita dan pengumuman yang disajikan oleh

163admin berkaitan dengan kegiatan operasional atau pun informasi seputar promo dan

event, ataupun informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasional.

Halaman announcement untuk admin hampir serupa dengan halaman

announcement untuk user, hanya saja untuk admin terdapat fasilitas untuk menambah,

mengedit ataupun menghapus announcement yang ada. Gambar 4.27 merupakan

rancangan layar announcement untuk admin.

Gambar 4.27 Rancangan Layar Announcement untuk Admin

Untuk menghapus announcement, admin dapat menekan link delete, dan untuk

mengedit admin dapat menekan link edit yang ada di samping title dari announcement.

164Untuk menambahkan berita dan informasi terbaru yang berkaitan dengan operasional

toko ritel Starbucks Coffee, admin dapat menekan tombol add announcement yang

terdapat pada layar announcement. Selanjutnya sistem akan menampilkan field yang

harus di isi oleh admin, untuk menambah berita atau informasi terbaru. Gambar 4.28

merupakan rancangan layar dari add announcement untuk admin.

Gambar 4.28 Rancangan Layar Add New Announcement

4.5.7 Rancangan Layar Messages

Dalam sistem ini pengguna diberikan fasilitas tambahan yaitu, fasilitas

messaging. Untuk melihat pesan, pengguna dapat menekan link inbox,

165selanjutnya sistem akan menampilkan halaman inbox seperti yang terlihat pada

gambar 4.29 di bawah ini.

Gambar 4.29 Rancangan Layar Inbox

Gambar 4.29 merupakan rancangan layar inbox, dalam halaman ini

pengguna dapat melihat pesan-pesan yang masuk, siapa pengirimnya, apa

subjeknya dan kapan pesan tersebut dikirimkan. Dalam halaman ini pengguna

juga dapat menghapus pesan dengan memberikan tanda cek pada kolom pesan

yang ingin dihapus lalu untuk menghapus pesan yang sudah dipilih, pengguna

166dapat menekan tombol delete. Untuk membaca pesan, pengguna dapat menekan

link dari subjek yang dikirimkan, dan selanjutnya sistem akan menampilkan isi

pesan dalam halaman content inbox seperti yang ditampilkan pada gambar 4.30

di bawah ini.

Gambar 4.30 Rancangan Layar Content Inbox

Dalam rancangan layar content inbox ini pengguna dapat langsung

membalas pesan dengan menekan tombol reply, halaman reply akan

menampilkan field yang serupa dengan yang ada dalam halaman inbox, akan

tetapi dalam halaman reply disediakan tombol send untuk mengirim pesan.

Untuk melihat pesan pesan yang pernah dikirim oleh pengguna,

167pengguna dapat menekan tombol outbox. Maka sistem akan menampilkan

halaman outbox seperti dalam gambar 4.31 sebagai berikut.

Gambar 4.31 Rancangan Layar Outbox

Seperti halnya dalam halaman inbox, pengguna dapat mengahapus pesan

pesan yang pernah dikirimkan sebelumnya, apabila sudah tidak diperlukan.

Untuk pesan-pesan yang ada di halaman outbox, pengguna dapat memberikan

tanda cek pada kolom check, dan untuk menghapus pesan pesan yang sudah

dipilih, pengguna dapat menekan tombol delete. Pengguna juga disediakan

168tombol select all untuk memberikan tanda cek pada seluruh pesan yang ada di

outbox, lalu menghapusnya dengan menekan tombol delete.

Untuk mengirim pesan, pengguna dapat menekan tombol compose, lalu

sistem akan menampilkan halaman compose messages, seperti pada gambar 4.32.

Gambar 4.32 Rancangan Layar Compose Message

Untuk mengirimkan pesan, pengguna dapat mengisi alamat e-mail pada

169field to, dan mengisi subjek mengenai pesan yang akan dikirim dan mengisi

pesan pada field message yang telah disediakan. Untuk mengirim pesan tersebut,

pengguna dapat menekan tombol send, dan sistem akan mengirimkan pesan

tersebut ke alamat e-mail yang dituju.

4.5.8 Rancangan Layar Add New Member

Dalam sistem knowledge management ini, admin dapat melakukan

penambahan user, langsung melalui sistem. Gambar 4.33 di bawah ini adalah

rancangan layar untuk menambah user, yang dapat digunakan oleh admin.

170Gambar 4.33 Rancangan Layar Add New Member

Gambar 4.33 merupakan rancangan layar add new member dimana

halaman ini hanya dapat diakses oleh admin. Untuk menambah anggota baru,

admin dapat menekan tombol add user dan mengisi form yang ditampilkan

dalam halaman add new member. Setelah form tersebut di isi oleh admin, maka

admin dapat menekan tombol save untuk menyimpan data dari user tersebut.

4.5.9 Rancangan Layar Find Member

Dalam sistem, baik pengguna maupun admin dapat melihat data ringkas dari para

pengguna sistem, data tersebut meliputi nama, jabatan, alamat e-mail dan shortcut

berupa link untuk mengirim pesan kepada user lainnya. Pencarian member didasarkan

pada store tempat para karyawan bekerja. Gambar 4.34 adalah rancangan layar dari

halaman find member.

171

Gambar 4.34 Rancangan Layar Find Member