8

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Perpustakaan Umum

Perpustakaan Umum (public library) menurut Reitz dikutip oleh Hasugian

(2004) adalah “a library or library system that provides unrestricted access to

library resources and services free of charge to all the resident of a given

community, distric, or geographic region, supported wholly or in part by publics

funds”. Dalam pengertian di atas menyatakan bahwa Perpustakaan Umum adalah

sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang

tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga

masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian

dari dana masyarakat (pajak). Menyimak defenisi di atas, Perpustakaan Umum

memiliki tugas yang sangat luas dalam hal penyediaan akses informasi kepada

masyarakat. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum

(2000, 4) dinyatakan bahwa :

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan dipemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapaisandan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayanikebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan.

Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000, 3) menyatakan bahwa Perpustakaan

umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta

rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri

sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat

menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaaan, kedudukan, kebudayaan

9

dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat

dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda

kenggotaan dari perpustakaan tersebut.

Menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan umum

(2000, 4) Sebuah unit perpustakaan umum harus memiliki unsur-unsur sebagai

berikut:

a. Organisasi, dalam Surat Keputusan pendiriannya harus tercantumsecara jelas sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut; tugas, fungsi,garis wewenang dan tanggung jawab serta struktur organisasi.

b. Gedung (ruangan), yang memadai dan cukup menampungkoleksi,pembaca, pelayanan, kegiatan pengolahan bahan pustaka danadministrasi.

c. Koleksi bahan pustaka yang kusus untuk pustaka buku berjumlahsekurang-kurangnya 1000 (seribu) judul. Koleksi ini sudah mengalamipengolahan sehingga siap dipinjam atau dimanfaatkan masyarakatpemakai.

d. Perlengkapan dan perabot yang terutama terdiri dari sekurang-kurangnya: rak-rak bahan pustaka, meja dan kursi untukpegawai,lemari penyimpanan bahan pustaka yang sedang diolah, rak untukmemajang bahan pustaka.

e. Mata anggaran tetap, yang merupakan sarana yang menjamintersedianya anggaran keuangan setiap tahun.

f. Tenaga Manusia, dan yang utama harus ada di perpustakaan umumadalah pustakawan. Dapat saja pegawai yang diangkat pertama diperpustakaan bukan seorang pustakawan, namun harus diarahkanmenjadi pustakawan.

Dari uraian diatas terlihat bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan

milik pemerintah yang berfungsi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat

umum tanpa membedakan penggunanya, yang biayanya berasal dari dana

masyarakat diperuntukkan untuk melayani masyarakat sehingga memperoleh

informasi dan ilmu pengetahuan.

10

2.1.1. Tujuan Perpustakaan Umum

Mengingat pentingnya Perpustakaan Umum, sebagai perpustakaan

masyarakat umum, sehingga UNESCO (badan PBB yang bergerak dalam bidang

pendidikan dan kebudayaan) menyatakan perpustakaan umum sebagai media

mencerdaskan kehidupan bangsa. Pada tahun 1972 UNESCO mengeluarkan

Manifesto Perpustakaan Umum yang menyatakan bahwa perpustakaan umum

harus terbuka bagi semua orang tanpa membeda-bedakan warna kulit, jenis

kelamin, usia, kepercayaan, ras. Lebih rinci tujuan perpustakaan umum dalam

manifesto UNESCO (Sulistyo-Basuki, 1993):

1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustakayang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupanyang lebih baik.

2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagimasayarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagimereka yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yangdimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagimasyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapatdikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umummerupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakatsekitarnya.

Sedangkan menurut Hermawan (2006, 31) tujuan perpustakaan umum

antara lain adalah:

1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untukmenggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,keterampilan, dan kesejahteraan.

2. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat, dan tepat yangberguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.

3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitasmelalui penyediaan bahan pustaka dan informasi.

4. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utamakehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat.

11

Dari kedua tujuan perpustakaan umum diatas terlihat bahwa tujuan

perpustakaan umum adalah untuk mendorong minat baca masyarakat dengan

memberikan informasi yang cepat, tepat dan murah yang dampaknya dapat dilihat

dari kehidupan sehari-hari baik dari segi pendidikan, ekonomi, sosial, budaya,

maupun beragama.

2.1.2. Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum

Pada prinsipnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa

fungsi dan tugas yang harus dilaksanakan agar dapat sebagai sumber informasi

kepada masyarakat agar dapat melaksanakan fungsinya dengan baik.

Dalam buku Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten atau Kota (2013,

10) Fungsi dan Tugas perpustakaan umum ialah:

a. Fungsi Perpustakaan.Penyelenggaraan perpustakaan Umum Kabupaten/Kota berfungsi

sebagai berikut:- menghimpun (deposit), mengorganisasikan, mendayagunakan,

dan melestarikan koleksi yang merupakan terbitan dan muatanlokal.

- mengorganisasi koleksi perpustakaan.- mendayagunakan koleksi.- menyelenggarakan pendidikan pengguna.- menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.- merawat koleksi perpustakaan.- membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di wilayahnya.- mengkoordinasikan kampanye Gerakan Pembudayaan Gemar

Membaca di wilayahnya.b. Tugas perpustakaan.

Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota mempunyai tugas sebagaiberikut:- menyediakan sarana dan prasarana guna menjalankan fungsi

perpustakaan sebagai pusat pendidikan, informasi, dokumentasi,penelitian, dan rekreasi.

12

- mendayagunakan koleksi perpustakaan (koleksi) dan aksesterhadap sumber-sumber informasi perpustakaan untuk memenuhikebutuhan pemustaka.

- menyediakan sarana dan fasilitas untuk pengembangan kebiasaanmembaca sejak usia dini dan pembelajaran sepanjang hayat.

- menyediakan sarana untuk pengembangan kreativitas, senibudaya, dan kegiatan masyarakat lainnya.

- melakukan koordinasi pengembangan dan pembinaanperpustakaan di wilayah kewenangan.

- membangun dan mengembangkan kerja sama perpustakaan.- menyediakan layanan dan program perpustakaan guna

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi perpustakaan.- menyediakan pangkalan data (database) tentang perpustakaan

yang termasuk dalam wilayah kewenangan.

Sedangkan menurut buku pedoman umum penyelenggaraan perpustakaan

umum (2000, 6) fungsi dan tugas perpustakaan umum antara lain:

a. fungsi perpustakaan umum- Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan

bacaan.- Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui

pembelian, langganan, tukar-menukar, dan lain-lain.- Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka.- Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi.- Pendayagunaan koleksi.- Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang

langsung diperpustakaan maupun yang menggunakan telpon,faximil dan lain-lain.

- Pemasyarakatan perpustakaan.- Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan.- Pelaksanaan kordinasi dengan pihak Pemerintah Daerah, tokoh-

tokoh masyarakat dan mitra kerja lainnya.- Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka

pemanfaatan bersama koleksi dan sarana/prasarana.- Pengolahan dan ketata-usahaan perpustakaan.

b. Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah,memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka,menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakatpengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.

Dari fungsi dan tugas perpustakaan umum diatas dapat diketahui bahwa

perpustakaan umum berfungsi menyimpan, mengelola dan memelihara koleksi

13

bahan bacaan dan ketata-usahaan perpustakaan. Sedangkan, tugas dari

perpustakaan umum yaitu menyediakan, menyiapkan, mengolah, dan memelihara

koleksi bahan pustaka untuk masyarakat umum yang disediakan oleh pemerintah.

2.2 Perangkat Lunak (Software)

Guna membangun sistem otomasi perpustakaan dibutuhkan tiga

komponen pendukung yaitu hardware (perangkat keras), software (perangkat

lunak atau program) dan brainware (pengguna komputer). Ketiga komponen

tersebut satu sama lain saling terkait. Perangkat keras harus memenuhi

sepesifikasi yang dibutuhkan oleh perangkat lunak, perangkat lunak harus mampu

mengoptimalkan fungsi-fungsi dari perangkat keras. Demikian juga sumber daya

manusia harus mampu mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak

(Sutanta, 2005, 12).

Fokus penelitian ini adalah pada komponen yang kedua yaitu software

(perangkat lunak) dalam sistem otomasi perpustakaan sebagaimana tercantum

dalam judul penelitian. Guna mempermudah pemahaman dan konsistensi dalam

penggunaan istilah, maka peneliti menggunakan kata istilah perangkat lunak

bukan software ataupun program.

Terdapat banyak definisi tentang perangkat lunak. Menurut Scott (1999,

216) “perangkat lunak adalah sekumpulan perintah dalam komputer yang

fungsinya mengarahkan kegiatan pemrosesan dari komputer, di mana dalam

perangkat lunak berisi instruksi-instruksi atau program statement (pernyataan

14

perangkat lunak) yang secara tepat dinyatakan dan diorganisasikan sesuai dengan

syntax (perintah) dan konstruksi perangkat lunak’’.

Menurut Sutanta (2005, 20) “perangkat lunak adalah serangkaian instruksi

dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras”. Sedangkan

menurut Komorotomo dan Margono (1999, 35) “perangkat lunak adalah

serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh perangkat keras pengolah data

atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat melaksanakan pemrosesan data

sesuai dengan yang dikehendaki”.

Sedangkan The International Standards Organization (ISO)

mendefinisikan kualitas perangkat lunak sebagai: "the totality of features and

characteristics of a product or service that bear on its ability to satisfy specified

or implied needs. Kualitas perangkat lunak ialah keseluruhan dari fitur dan

karakteristik dari sebuah produk atau layanan yang berhubungan dengan

kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang sudah ditentukan. ISO 9126

menyoroti pada fitur-fitur dan karakteristik dari produk atau layanan dalam

kemampuannya memenuhi kebutuhan yang ditentukan.

Maka secara prinsip dapat dikatakan bahwa sebuah perangkat lunak

dikatakan berkualitas apabila dapat secara utuh memenuhi kriteria spesifik dari

organisasi atau perusahaan yang membutuhkannya. Hal ini sering diistilahkan

sebagai pemenuhan terhadap user requirements (kebutuhan pengguna perangkat

lunak yang telah terlebih dahulu didefinisikan secara jelas dan detail).

Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus

dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa

15

didefenisikan melalui berbagai acuan tertentu. Tedd dikutip oleh Hasugian (1993,

101-102) mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai

acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih

software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok

pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai

berikut:

1. Faktor Umum

Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih

software antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan

software tersebut. Untuk ini perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang

telah menggunakannya kemudian melakukan studi dan diskusi mendalam

tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan

karena lokasi yang berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain

seperti surat menyurat untuk mengetahui keberadaan software tersebut.

Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan

dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan

oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier

biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitupromosi

terhadap produknya.

2. Faktor Teknis

Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software,

yaitu (1) apakah software tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang

diperlukan dalam waktu yang tepat, (2) apakah software tersebut dapat

16

dijalankan pada hardware yang tersedia, (3) apakah software tersebut dapat

dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa jumlah

records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan

sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut, dan

(6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software.

3. Faktor Pendukung

Selanjutnya, beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi

dalam memilih software, antara lain menyangkut dokumentasi untuk

pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya.

Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk

memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai

perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari

software tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi pengguna (user

group) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan

user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.

Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada

kalanya menyelenggaraka seminar dan kegiatan lainnya.

4. Faktor Biaya

Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari software yanga

akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus

dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin

lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cendrung menjadi semakin mahal.

17

Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan

kemampuan anggaran perpustakaan.

5. Faktor Hukum

Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli

software ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui dalam faktor

hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software

tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli software selalu ada, akan tetapi

tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda satu dengan lainnya.

Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah

pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak

pemeliharaan sistem.

2.3 Athenaeum Light 8.5

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak gratis hasil

pengembangan Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI). Dikembangkan

dari Athenaeum Light 6 yang merupakan potongan dari perangkat Lunak

Athenaeum 6 Pro buatan Sumware Consulting NZ, sebuah perusahaan perangkat

lunak dari New Zealand. Kata "Athenaeum" diambil dari bahasa Yunani, yang

artinya perpustakaan atau reading room. Sekalipun aplikasi ini adalah gratis dan

merupakan potongan perangkat lunak untuk tujuan promosi, namun fitur-fitur

dalam Athenaeum Light masih sangat menarik untuk digunakan sebagai

perangkat lunak otomasi perpustakaan.

18

Selain menyuguhkan fasilitas untuk mengemas database (pangkalan data

buku), aplikasi ini juga memiliki menu-menu peminjaman, pengembalian dan

laporan. Fasilitas lain seperti pembuatan label barcode, statistik dan stock opname

yang disediakan, menjadi nilai tambah tersendiri pada Athenaeum Light.

Athenaeum Light merupakan perangkat lunak portable, yaitu perangkat lunak

yang dalam penggunaannya tidak memerlukan proses instalasi pada sistem

operasi. Melainkan dapat digunakan langsung setelah di salin pada drive atau

folder dengan cara mengeksekusi file dengan ekstensi exe.

Athenaeum, dibangun dari perangkat lunak database Filemaker. Filemaker

Sebuah perangkat lunak untuk mengelola data dengan pengoperasian sangat

mudah dan sederhana. Athenaeum Light, dikemas secara free script, artinya kode

atau formula di dalamnya tidak ditutup oleh pembuatnya dengan kata lain disebut

sebagai open source. Hal ini memudahkan para pemakainya untuk memperbaiki

dan memodifikasi tampilan, field, bahasa, relasi data sesuai kebutuhan masing-

masing. Bahkan dalam perkembangannya, Athenaeum Light tidak hanya

digunakan dalam dunia perpustakaan tetapi dapat dimodifikasi sebagai perangkat

lunak bagi layanan kearsipan.

Hingga kini Athenaeum Light di Indonesia sudah mengalami beberapa

modifikasi yang paling baru adalah Athenaeum Light 8.5 modifikasi oleh doZank.

Adapun kelebihan dari Athenaeum light 8.5 dari versi Athenaeum sebelumnya

adalah sebagai berikut:

1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setaradengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaan yangjumlah koleksinya banyak.

19

2. Adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan pengguna bisamerujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untuk mencari datayang tidak ditemukan dalam database, tanpa harus membuka browser(jendela) lagi.

3. Sama halnya dengan versi 6.0 yang open script, Athenaeum Light 8.5juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7 atau 8bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyak yang maumengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasi yang “gratisan”.

4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitupeminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer dengan spesifikasiminim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB, OS Windows/95/ 98/ ME/ 2000/ XP, dan harddisk minimum 5 GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulirperpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software ini dapatdibackup dengan mudah.

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak komplekskarena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidakmempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen.

Perkembangan Athenaeum Light di Indonesia sendiri saat ini makin pesat.

Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI) merupakan forum yang

menampung para pemerhati, pengguna dan pengembang Athenaeum Light.

Bahkan pada awal tahun 2007 telah terbentuk kepengurusan KALI dan cabang-

cabangnya dibeberapa propinsi. Tampilan halaman muka Athenaeum Light 8.5

dari KALI adalah seperti Gambar 2.1 berikut ini:

20

Gambar 2.1 Tampilan Home Athenaeum Light 8.5

2.3.1 Menu Pada Athenaeum Light 8.5

Berbagai menu atau fasilitas yang disediakan oleh Athenaeum Light 8.5

antara lain:

1. Informasi

Pada menu ini, pengelola perpustakaan dapat memberikan informasi yang

dapat diakses oleh pengguna perpustakaan (pemustaka). Informasi dapat

berupa berbagai hal, mulai dari profil perpustakaan, koleksi terbaru hingga

peraturan perpustakaan. Tergantung pada pengelola perpustakaan sendiri.

2. Katalog

Menu katalog digunakan untuk memanajemen data koleksi perpustakaan. Pada

menu ini, kegiatan yang dapat dilakukan adalah:

21

a. Memasukkan (input), memperbaiki (edit) dan menghapus data koleksi

b. Pencarian data koleksi

c. Pemesanan koleksi, menu ini memungkinkan pengguna perpustakaan

memesan koleksi. Sehingga jika koleksi telah dikembalikan oleh

peminjam sebelumnya, dan akan dipinjam lagi maka akan terdapat

informasi bahwa koleksi tersebut sudah dipesan sebelumnya.

d. Display data koleksi yang dipinjam

e. Cetak data koleksi, pencetakan data koleksi dapat dipilih berdasarkan

lokasi koleksi, pengarang, kategori dan cetak semua daftar koleksi.

f. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia berbagai fungsi yang

membantu pustakawan dalam mengolah koleksi; statistik katalog, cetak

label buku, cetak barcode koleksi, cetak kartu katalog, pencarian koleksi

berdasarkan kategori tertentu (koleksi keluar, koleksi tidak untuk

dipinjamkan, periode pinjam), stock opname.

3. Dewey Decimal Classifications (DDC)

Menu ini dapat menampilkan klasifikasi DDC yang dapat membantu

pustakawan dalam melakukan klasifikasi sehingga tidak memerlukan untuk

membuka panduan klasifikasi. Menu ini dapat kita ganti dengan DDC terbaru.

Hal ini dimungkinkan karena memang didesain dalam form yang dapat di-edit

sesuai kebutuhan pengguna.

4. Pencarian / Penelusuran (OPAC)

Menu ini memudahkan pengguna Athenaeum Light 8.5 untuk mencari koleksi

berdasarkan kata kunci (keyword) yang digunakan. Terdapat tiga pilihan

22

pencarian; fast find, easy find dan detail find. Fast find adalah mode pencarian

yang hanya menggunakan sebuah kolom untuk pencarian berdasarkan kata

kunci yang digunakan. Easy find adalah mode pencarian yang lebih rinci yaitu

meliputi judul, pengarang, subjek klasifikasi dan no panggil. Sedangkan detail

find ialah mode pencarian yang meliputi keseluruhan data bibliografis yang ada

pada koleksi.

5. Sirkulasi

Dalam menu sirkulasi tersedia beberapa tampilan informasi penting, yaitu

nama anggota yang meminjam koleksi, nama koleksi yang dipinjam, batas

akhir peminjaman dan denda. Dalam menu ini juga terdapat fasilitas pencarian

atau statistik berdasarkan kategori tertentu (sirkulasi, keterlambatan pada hari

ini, semua keterlambatan, dan copy data ke dalam Clipboard). Juga terdapat

fasilitas edit dan cetak surat peringatan keterlambatan pengembalian.

6. Peminjaman

Menu ini digunakan untuk proses peminjaman, pengguna Athenaeum

(pustakawan) hanya memasukkan no ID anggota dan no ID koleksi kemudian

menentukan lama peminjaman dan jumlah maksimal koleksi yang dapat

dipinjam. Memasukkan no ID dapat dilakukan dengan manual dengan

keyboard maupun menggunakan barcode scanner. Dalam menu ini, juga

terdapat fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan memeriksa (chek)

siapa yang meminjam sebuah koleksi yang akan dipinjam.

23

7. Pengembalian

Untuk melakukan pengembalian koleksi, cukup dengan memasukkan no ID

koleksi lalu menekan tombol OK maka proses pengembalian sudah selesai.

Dalam menu ini juga tersedia fasilitas memperpanjang waktu peminjaman dan

memeriksa (chek).

8. Anggota

Dalam menu ini, dapat dilakukan kegiatan manajemen data anggota

perpustakaan. Meliputi;

a. Input dan edit hingga menghapus data anggota.

b. Pencarian data anggota berdasarkan kata kunci.

c. Cetak data anggota berdasarkan divisi atau tahun keanggotaan termasuk

cetak semua data anggota.

d. Fasilitas lain (utility), dalam menu ini tersedia fasilitas cetak barcode

anggota, pencarian data anggota yang masa keanggotaannya sudah selesai,

cetak surat peringatan keterlambatan dan fasilitas penomeran ulang

anggota.

9. Laporan/ statistik

Dalam menu ini, terdapat fasilitas display dan cetak laporan berdasarkan

kategori tertentu. Kategori tersebut antara lain berdasarkan anggota, tahun,

divisi/ bagian dan koleksi. Termasuk juga fasilitas pembuatan laporan

berdasarkan periode mingguan, bulanan maupun tahunan.

10. Administrasi

Dalam menu ini, terdapat beberapa fasilitas antara lain;

24

a. Penggantian nama organisasi (perpustakaan) pada menu OPAC dan kop

laporan atau surat. Penggantian nama pustakawan.

b. Pengaturan penggunaan Athenaeum Light 8.5 lebih dari satu komputer

(multi user)

c. Pengaturan jangka waktu peminjaman dan jumlah maksimal peminjaman

koleksi.

d. Pengaturan hari sabtu atau minggu dihitung dalam masa peminjaman atau

tidak.

e. Pengaturan masa akhir dari peminjaman

f. Pengaturan jenis kertas yang akan digunakan dalam pencetakan laporan,

A4 atau letter.

g. Fasilitas import backup semua data dalam folder dump

h. Fasilitas menampilkan semua data yang ada dalam database di Athenaeum

Light 8.5.

i. Fasilitas penghapusan semua data yang ada dalam database Athenaeum

Light 8.5

j. Penomoran ulang ID, ID anggota, ID koleksi dan ID sirkulasi.

2.3.2 Kebutuhan Sistem

Untuk dapat berjalan dengan baik, sebuah perangkat lunak selalu

mempunyai spesifikasi minimal akan kebutuhan perangkat keras, sistem operasi

maupun perangkat lunak pendukung. Demikian halnya dengan Athenaeum Light

8.5, membutuhkan perangkat keras minimal Pentium III, Memory 256 Mb hardisk

25

10 GB. Sedangkan untuk Operating Sistem minimal yang dibutuhkan yaitu

Windows 2000 SP4 atau Windows XP SP2 atau Linux Suse, Linux Redhat dan

Macintosh X 10.3.9.

Untuk kebutuhan modifikasi Athenaeum Light 8.5 diperlukan perangkat

Lunak Filemaker minimal versi 6.0 hal ini merupakan keharusan karena

Athenaeum Light sendiri merupakan perangkat lunak yang dibangun dengan

menggunakan perangkat lunak Filemaker.

2.3.3 Database

Database berfungsi sebagai media penyimpan data. Dalam Perangkat

lunak otomasi ini database digunakan untuk menyimpan data buku, aktivitas

peminjaman, pengembalian, data anggota dan aktivitas lainnya. Data-data tersebut

disimpan dalam record-record yang ada dalam tabel-tabel sebuah database.

Database menjadi salah satu komponen penting dalam perangkat lunak

otomasi ini. Database terdiri dari tabel-tabel yang didalamnya terekam informasi

tertentu. Menurut C.J. Date dalam MySQL untuk Pemula (Saputro, 2005, 13),

database adalah sistem terkomputerisasi yang bertujuan agar dapat memelihara

informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Sedangkan Zulkifli

Amsyah mendefinisikan database sebagai kumpulan semua data yang tersimpan

dalam satu atau berberapa file (Amsyah, 1997, 356). Dengan kata lain database

merupakan media untuk melakukan manajemen informasi atau data, agar saat

dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat, tepat dan mudah.

26

Athenaeum Light 8.5 merupakan perangkat lunak yang dibangun

menggunakan perangkat lunak database Filemaker. Filemaker yang digunakan

ialah Filemaker versi 8.5. Filemaker merupakan perangkat lunak database yang

sengaja didesain untuk kebutuhan pengguna non-expert atau pengguna yang

memang bukan ahli database. Sehingga yang dikedepankan adalah kemudahan

penggunaan tanpa mengesampingkan faktor keamanan, kapabilitas dan

reliabilitas.

Jika dibandingkan dengan perangkat lunak database lain yang lebih

popular seperti MySQL maka masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa MySQL memiliki

kehandalan yang lebih baik daripada Filemaker namun dibutuhkan keahlian

khusus untuk dapat mengoperasikannya. Demikian sebaliknya dengan Filemaker,

kehandalannya belum dapat menyamai MySQL akan tetapi untuk dapat

mengoperasikannya tidak diperlukan keahlian khusus atau dengan kata lain lebih

mudah digunakan. Catatan yang perlu diperhatikan adalah dibanding MySQL

yang gratis, Filemaker merupakan perangkat lunak berbayar.

Athenaeum Light 8.5 memiliki tujuh database, yaitu; al_borower

(anggota), al_catalog (katalog/koleksi), al_catalogArchive (arsip katalog),

al_circulation (sirkulasi), al_circulation Archive (arsip sirkulasi), al_reserve

(pemesanan) dan Athenaeum Light (Athenaeum Light). Antara database satu

dengan yang lainnya saling terhubung dengan script yang terdapat pada perangkat

lunak filemaker.

27

2.3.4 Metadata

Metadata dapat diartikan sebagai data yang terstruktur, ditandai dengan

kode agar dapat diproses oleh komputer (Pendit dkk, 2007, 202). Metadata yang

digunakan dalam sebuahorganisasi berbeda antara satu institusi dengan institusi

lain. Metadata yang digunakan kantor pajak akan berbeda dengan metadata yang

digunakan oleh instansi perpustakaan.

Perpustakaan memiliki metadata yang unik dan berbeda dengan metadata

yang digunakan oleh institusi lain. Dalam dunia perpustakaan terdapat berbagai

standar metadata yaitu MARC, Dublin Core, dan yang lainnya. Katalog

perpustakaan juga dapat dikatakan sebagai metadata. Perbedaan mendasar antara

katalog konvensional dan katalog digital adalah penerapan aturan pengkatalogan.

Jika katalog konvensional menggunakan Anglo American Cataloguing Rules

(AACR) baik I maupun II. Maka, katalog digital menggunakan aturan Machine

Readable Catalogue (MARC).

Pada Athenaeum Light 8.5, katalogisasi belum sepenuhnya mengikuti aturan

MARC. Meskipun demikian, database yang dimiliki Athenaeum Light 8.5 sudah

mampu untuk dimigrasikan keperangkat lunak otomasi lainnya.

2.4 Pengertian Pemanfaatan

Kata “pemanfaatan” berasal dari kata “manfaat” yang berarti guna, faedah.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Depdikbud Balai

Pustaka (2005, 711).

28

Pemanfaatan diambil dari kata dasar manfaat yang artinya guna, faedah.Kemudian mendapat imbuhan pe-an yang berarti proses, cara, perbuatanmemanfaatkan. Dengan demikian pemanfaatan dapat diartikan suatu caraatau proses dalam memanfaatkan suatu benda atau objek.

Menurut Davis dan Adam dikutip oleh Rani (2012) mendefinisikan

kemanfaatan (usefulness) sebagai tingkatan dimana seseorang percaya bahwa

penggunaan suatu teknologi tertentu akan meningkatkan prestasi orang tersebut.

Pengukuran kemanfaatan tersebut berdasarkan frekuensi dan diversitas teknologi

yang digunakan.

Sedangkan menurut Chin dan Todd dikutip oleh Rani (2012) kemanfaatan

dapat berupa kemanfaatan satu faktor seperti pekerjaan lebih mudah, bermanfaat,

meningkatkan produktifitas, efektifitas, dan meningkatkan kinerja pekerjaan.

Pemanfaatan dibagi menjadi dua kategori yaitu kemanfaatan dan efektifitas yang

dikelompokkan sebagai berikut:

1. Kemanfaatan meliputi:a. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier), mudah

mempelajari dan mengoperasikan suatu teknologi dalammengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh seseorang dan dapatmemberikan keterampilan agar pekerjaannya lebih mudah.

b. Bermanfaat (usefull), suatu tingkatan dimana seseorang percayabahwa penggunaan suatu teknologi tertentu terdapat manfaat ataufaedah untuk dapat meningkatkan prestasi kerja orang tersebut.

c. Menambah produktifitas (increase productivity), merupakan sikapmental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupanseseorang akan bertambah atau meningkatkan produktifitasnyadalam suatu kegiatan-kegiatan yang dimilikinya agar menjadilebih baik.

2. Efektifitas meliputi:a. Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness), bahwa

penggunaan suatu teknologi tertentu akan membantu seseorangagar aktifitas sehari-hari menjadi meningkat dalam melakukansuatu pekerjaan.

29

b. Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance),dengan menggunakan suatu teknologi tertentu dapat membantumengembangkan kinerja pekerjaan seseorang dalam duniapekerjaan yang dimiliki oleh orang tersebut.

Dari pengertian di atas dapat terlihat bahwa pemanfaatan adalah suatu

proses atau cara dalam memanfaatkan suatu benda (objek) dan fasilitas yang

tersedia di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu.

Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 dapat berarti memanfaatkan

sistem perpustakaan yang dipakai oleh perpustakaan tersebut secara tepat untuk

memenuhi pelayanan perpustakaan yang efektif dan efisien sesuai kebutuhan dari

pengguna. Berfungsi atau tidaknya sebuah perangkat lunak disistem

kerumahtanggaan perpustakaan dapat dilihat dari kecepatan dari pelayanan

kepada pengguna serta keakuratan penyajian sumber informasi kepada pengguna.

Bila pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 di perpustakaan dapat

dilakukan secara optimal, maka kesuksesan sistem otomasi pada sistem

kerumahtanggaan perpustakaan akan lebih mudah dicapai. Dan apabila

pemanfaatan belum optimal, maka perlu dilakukan pembinaan terhadap pegawai

atau staff perpustakaan.

2.5 Pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 di Perpustakaan

Untuk mempermudah penyajian informasi di perpustakaan, diperlukan

software khusus untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis

software yang umum digunakan di perpustakaan yang berbasis teknologi

informasi salah satunya Athenaeum Light 8.5. Dengan software ini para

pustakawan akan sangat terbantu dalam pengelolaan perpustakaan, dari proses

30

katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta

klasifikasi koleksi buku. Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat

barcode, karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian

buku.

Pola pemanfaatan Athenaeum Light 8.5 yang dimaksud dalam konteks

penelitian ini adalah mencakup proses, cara, dan perbuatan memanfaatkan seluruh

fasilitas yang ada di Athenaeum Light 8.5. Perbuatan memanfaatkan seluruh

fasilitas Informasi, katalog, Dewey Decimal Classification (DDC), pencarian atau

penelusuran (OPAC), sirkulasi, peminjaman, pengembalian, anggota, laporan

statistik dan administrasi.

Setiap perangkat lunak yang dibangun pasti mempunyai kelemahan dan

kelebihan tersendiri oleh karena itu maka, sebaiknya sebelum mempergunakan

perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan sebaiknya perpustakaan dapat

memilih terlebih dahulu perangkat lunak apa yang cocok diterapkan

diperpustakaannya agar perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan seoptimal

mungkin untuk pelayanan perpustakaan. Penggunaan perangkat lunak Athenaeum

Light 8.5 untuk otomasi di perpustakaan perlu dicermati, hal ini terkait dengan

efektifitas dan efisiensinya. Perangkat lunak yang baik dalam mendukung suatu

sistem otomasi adalah perangkat lunak yang berkualitas atau dengan kata lain

perangkat lunak yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna perangkat lunak itu

sendiri (Wilson, 1980). Perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 mempunyai

kelemahan dan kelebihan, adapun kelemahan dan kelebihan perangkat lunak

31

Athenaeum Light 8.5 menurut Komunitas Athenaeum Light Indonesia (KALI)

yaitu:

a. Kelebihan1. Program ini mampu menampung data hingga 8 terabyte (setara

dengan 8000 GB) sehingga cocok digunakan oleh perpustakaanyang jumlah koleksinya banyak.

2. Adanya tambahan menu weblive yang memungkinkan penggunabisa merujuk ke situs yang telah dipilih pustakawan untukmencari data yang tidak ditemukan dalam database, tanpa harusmembuka browser (jendela) lagi.

3. Sama halnya dengan versi 6.o yang open script, Athenaeum Light8.5 juga bisa dimodifikasi sesuai selera Anda dengan Filemaker 7atau 8 bahkan 8.5 (commercial). dengan harapan nantinya banyakyang mau mengembangkan sekaligus berbagi melalui aplikasiyang “gratisan”.

4. Mampu menunjang kegiatan sirkulasi perpustakaan, yaitupeminjaman, pengembalian, dan perpanjangan.

5. Aplikasi ini mampu dijalankan di dalam komputer denganspesifikasi minim, yaitu Processor Intel Pentium II, RAM 64 MB,OS Windows / 95 / 98 / ME / 2000 / XP, dan harddisk minimum 5GB.

6. Menunjang kegiatan pelaporan dan pembuatan formulir-formulirperpustakaan (label, barcode, surat denda, dan sebagainya).

7. Mampu menunjang dalam kelestarian data karena software inidapat dibackup dengan mudah. Dan

8. Aplikasi ini menggunakan bagan klasifikasi yang tidak komplekskarena memakai DDC 21 versi bahasa Indonesia sehingga tidakmempersulit pengguna dalam menelusuri dokumen.

b. Kelemahan1. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi

ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalamimasalah apabila jumlah subyek dan koleksi bertambah banyakdan semakin kompleks.

2. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi inibersifat portable (dapat dipindah-pindahkan).

Dari berbagai perangkat lunak otomasi gratis dan berbasis open source

yang salah satunya adalah Athenaeum Light 8.5. Perangkat lunak tersebut sudah

banyak dipergunakan dibeberapa perpustakaan di Indonesia sebagai perangkat

lunak otomasi perpustakaan. Menurut data di forum diskusi online Komunitas

32

Athenaeum Light Indonesia (KALI), sudah tercatat seratus lebih institusi maupun

individu pengguna Athenaeum Light 8.5. Contohnya di Universitas Paramadina,

Perpustakaan pemerintah Kabupaten Kebumen, Perpustakaan Sekolah Islam Al-

Fauzien, Perpustakaan dan Museum Bung Karno Blitar, LSM Forum Membaca,

Perpustakaan Bengkel Buku Yogyakarta, Perpustakaan Yayasan Umar Kayam

Yogyakarta dan lainnya.

Dari data diatas dapat dilihat bahwa pemanfaatan perangkat lunak

Athenaeum Light 8.5 sudah banyak dimanfaatkan pada perpustakaan-

perpustakaan yang melihat bahwa perangkat lunak tersebut dapat dipergunakan

sebagai salah satu perangkat lunak otomasi perpustakaan yang sangat mudah dan

sederhana diterapkan di perpustakaan meskipun masih banyak terdapat

kelemahan-kelemahan dalam perangkat lunak ini. Akan tetapi perlu diingat bahwa

perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 berbasis open source, open source timbul

dari ide bahwa setiap pemakainya dapat berpartisipasi dalam mengembangkan

perangkat lunak tersebut sehingga berevolusi menuju ke tingkat kesempurnaan.

Pemanfaatan perangkat lunak Athenaeum Light 8.5 merupakan manfaat

yang digunakan oleh pemakainya untuk mempermudah melaksanakan tugasnya

dalam meningkatkan kinerjanya. Kemudahan dalam mempergunakan perangkat

lunak Athenaeum Light 8.5 dalam melakukan pelayanan perpustakaan berarti

memudahkan pekerjaan pemakai baik dari segi waktu dan tenaga.