1 Svensk HR

1.1 CGI POL och Successfactors

CGI erbjuder tillsammans med Successfactors marknadens modernaste stöd för ett flertal HR-processer för att

hantera Kundens behov av hela HR-livscykeln i en sammanhållen lösning. CGI:s lönesystem Nya POL hanterar

lön- och lönenära frågor och där HR-mastern i Successfactors – Employee Central blir navet för alla moduler

med en enda databas. HR-mastern är alltså med detta integrerad med lönesystemet POL – detta sammantaget

är det som ingår i CGI:s värdeerbjudande Svensk HR.

Medarbetare och chef möts av en tydlig och lättförståelig navigering via HR-mastern vilken tjänar som en

samlande portal vilket ger en sammanhållen användarupplevelse. Löneadministratörer loggar in direkt till POL

vid hantering av specifika lönerelaterade uppgifter.

I HR-mastern finns stöd för det administrativa arbetet där den anställde, chefen samt HR-specialisten

samverkar i samma portal, allt beroende på roll och behörighet. Det ger ett enkelt och kostnadseffektivt

arbetssätt med allt data samlat på ett ställe. HR-systemet levereras som en SaaS-tjänst (Software as a Service)

och användaren behöver endast tillgång till en dator och internet, ingenting lagras lokalt vilket ger stor

flexibilitet och säkerhet i HR-arbetet.

HR-systemet innehåller även stöd för ett mobilt arbetssätt utan extra kostnad med s.k. appar (IPhone, IPad och

Android) för smarta telefoner och surfplattor.

Successfactors har mer än 4 000 kunder, företag och organisationer världen över med mer än 30 miljoner

användare. Systemet finns f n på 40 olika språk, däribland svenska, danska, norska och finska.

Klicka gärna på länken nedan för en kort presentation av HR-masterfunktionaliteten:

http://www.youtube.com/watch?v=n_Q1whauxEk

Bild nedan: CGI:s HR-erbjudande:

1.2 Successfactors

Successfactors är idag en del av SAP vilket ger en enorm styrka som leverantör vilket för kunden innebär

framtidssäkerhet, stabilitet och fördel av kraftfull produktutveckling och innovation.

Successfactors system levereras exklusivt som en webbtjänst; SaaS. Deras behovsstyrda modell bygger på en

samlad leveransplattform som tillåter alla kunder att konfigurera systemet utifrån sina individuella behov och

processer utan att behöva gå vägen över kundspecifika anpassningar. Med över 27 miljoner aktiva användare

är Successfactors en av världens största SaaS-leverantörer för HR-system. Successfactors har även fått stor

uppmärksamhet internationellt och flera aktörer listar idag Successfactors som en ledande leverantör inom HR-

system, se bild nedan (Gartner Magic Quadrant) samt Successfactors produktbeskrivningar.

Applikationen är skriven i Java utifrån J2EE-specifikationen. Applikationen genererar alla sidor dynamiskt vilka

levereras till användarens webbläsare över HTTPS med 128-bitars SSL-kryptering. Inga statiska sidor skickas av

applikationen om inte Kunden specifikt ställer sådana krav.

De flesta leverantörer som erbjuder delade webbtjänster använder en uppsättning databastabeller i en

gemensam databas som delas av alla kunder. Så är inte fallet med Successfactors. Deras kunder delar på

nätverksinfrastruktur, webbservrar, databasservrar och databasinstanser. Men varje kund har här sitt eget

databasschema och sitt eget unika Oracle tablespace. Varje kunds databasschema kan exporteras ut från

databasen utan att andra kunder påverkas. Detta innebär en fullständig separation av logik och data.

Successfactors är en renodlad tjänsteleverans utan behov av installationer, licenser eller teknisk

implementation. Tjänsten inkluderar alla kostnader för användarrätter, support, uppgraderingar, backup och

drift med kundunik databas. I priset ingår tillgång till en test/demomiljö samt en produktionsmiljö. Kunden

informeras alltid vid lansering av nya uppdateringar eller nya releaser av tjänsten. Se även bilaga

SuccessFactors_TechnologyOverview för mer detaljerad teknisk information om Sucessfactors

1.3 All personaldata i ett enda system

Vanligtvis förvaras ett företags personaluppgifter i flera olika administrationssystem där det är svårt att pussla

ihop information och få en tydlig bild av företagets mest strategiska tillgång – medarbetarna!

Chefer och HR-specialister har stor nytta av att ha ett enda system som ger en heltäckande bild av deras team,

avdelningar, sektioner, projekt mm så att de kan fatta smarta kompetensbeslut som förbättrar företagets

resultat, få en överblick över ett projekt, en eller flera medarbetare etc. Ett centraliserat informationssystem

gör även medarbetarna mer produktiva eftersom samarbetet ökar genom kunskapsdelning. Nästa generations

HR-system har mycket mer att erbjuda än en enkel databas där medarbetarna kan uppdatera sina adresser.

Svensk HR är ett strategiskt verktyg som bidrar till att utveckla verksamheten.

Svensk HR höjer produktiviteten och ger chefer en överblick av den samlade kompetensen som

underlag för viktiga faktabaserade strategiska affärsbeslut.

Tillgång till ett enda globalt informationssystem. Hantera hela livscykeln för medarbetarna och få långt

mer än traditionella HR-data med en heltäckande översyn av medarbetarna.

Snabba på arbetet. Enkelt hitta enkelt experter att samarbeta med inom projekt varje dag.

Med Svensk HR får ni en enda säker och uppdaterad källa till all information om medarbetarna,

inklusive administrativa uppgifter och strategisk kompetensinformation. Genom att ge hela

organisationen åtkomst till informationen lägger ni grunden till ett bättre arbete från alla inblandade –

varje dag.

”In order to stay competitive and attract a workforce that is passionate and motivated, organizations need to

change the human capital management (HCM) conversation. This workforce demands more attention from

every organization. Employees understand the value of their own personal knowledge and skills. They thrive on

opportunities to grow and increase their experiences. They are looking for roles that allow them to blend their

personal goals with their professional careers, and organizations that tap into these new expectations and

change their approach to HCM will find an amazing new resource in their employees. Understanding this new

workforce becomes a critical requirement for organizations that hope to optimize their human capital.”

“We should be aware that although we personally live and breathe HR systems, our employees rarely think

about them. If they could accomplish every HR task by picking up the phone or better yet texting a request, it´s

very possible that they would prefer that option. For most organizations this approach to HR services is neither

efficient nor engaging. Today´s HR organization is responsible for more than service delivery; today HR is held

accountable for the entire employee experience. An employee´s mobile device is the most intimate and

important data management tool she owns. Letting employees engage with HR systems in a mobile

environment or better yet a mobile environment that includes social components such as collaboration tools or

feedback mechanisms gives employees easy access with an engaging reason to interact with the technology

more regularly.”

Källa: HCM for Medium and Large Enterprises Buyers Guide, 2014

1.4 SVENSK HR - HR Master med Pa funktionalitet samt

LÖN

Begreppet Svensk HR innefattar två huvudkomponenter: Från Successfactors HCM-cloudsvit används Employee

Central som agerar HR-master och stöd för PA-rutiner och för lönehantering och lönenära processer Nya POL.

Svensk HR innebär dessutom att CGI har tagit fram en förkonfigurerad grunduppsättning av de vanligast

förekommande HR-transaktionerna. Detta innebär att kunder som väljer vår lösning får ett snabbare införande

och tillgång till en uppsättning (konfiguration) som bygger på ”best practice” inom svenskt HR-arbete.

I Svensk HR centraliseras information om samtliga anställda oavsett var de än befinner sig organisatoriskt eller

geografiskt och finns tillgänglig när ni behöver den. Genom ett enkelt intuitivt användargränssnitt som enkelt

anpassas av varje individ ges en komplett bild av den anställdes hela livscykel på företaget. Svensk HR, som HR-

master, innehåller all administrativ information kopplat till den anställde, historik och strategisk

kompetensinformation. Genom kopplingen till Nya POL finns även aktuell information kring lön och

lönerelaterad data tillgänglig.

I den förberedda konfigurationen i Svensk HR finns stöd för följande:

HR portal för alla medarbetare med självservice funktionalitet

Organisationsstruktur och rapporteringsvägar

Hantering av person- och anställningsdata (anställning, ändring, avslut, historik, ikraftträdandedatum)

Att göra listor och mailnotifieringar

HR-transaktioner, med fördefinierade attest- och arbetsflöden

Positionshantering (ändringar, förflyttningar)

Dubbla anställningar (medarbetare kan tillhöra olika anställningar/projekt)

Mall för Arbetsbeskrivningar

Mall för Meriter/CV

Närvarorapportering (veckoschema)

Frånvarorapportering (semester, föräldraledighet, studieledighet)

Dokumentgenerator (skapa egna mallar som välkomstbrev, anställningsavtal mm)

Systemroller och rättigheter

Rapporter & Analys (30 standardrapporter, skapa egna rapporter, schemalägga rapporter)

Dashboards (grafiska rapporter med sk drill-down)

Mobilfunktionalitet

Forum (för kunskapsdelning och erfarenhetsutbyte)

Det finns även option att växa med lösningen med moduler som:

Rekrytering

Utbildning (LMS)

Medarbetarsamtal

Kompetens

Karriär- och successionsplanering

Bild nedan: Förslag på ny systemkarta med Svensk HR

1.5 HR-Transaktioner i Svensk HR

Organisationsstruktur Funktionaliteten erbjuder ett intuitivt sätt för HR-

funktionen, chefer och anställda att navigera i organisationsstrukturen, se rapporteringsvägar samt att därifrån initiera olika transaktioner/uppdateringar.

Självservice för anställda Anställda kan uppdatera information och utföra ändringar av sina personliga uppgifter. De kan uppdatera personlig information (adress, namn, kontaktperson, civilstånd etc.). Åtkomst till eventuella integrerade löne- och förmåns portaler.

Självservice för chefer Chefer kan se sina anställdas uppgifter beroende på hur behörigheten sätts. De ser personlig data, anställningshistorik, lönehistorik, kurshistorik, prestationsbedömningar, formell utbildning, språkkunskaper, färdigheter/kompetens dvs den information som normalt finns i ett CV. Ett enkelt gränssnitt möjliggör för chefer att initiera och utföra ändringar och uppdateringar för vem som helst i ’’sitt team’’ t ex befordran, avslut, löne- och bonusförändringar. Chefens självservice finns även tillgänglig via en mobil-app. Alla dessa arbetsflöden kan konfigureras utifrån företagets delegationsregler och arbetssätt.

Automatiserade workflows/flöden Följa ärenden från att de initieras till att de slutförs i ett automatiserat arbetsflöde t ex godkännanden, routing, spårbarhet bakåt i tiden. Skapa så många godkännande nivåer som behövs för en bestämd transaktion. Arbetsflöden kan även aktiveras för mobila

enheter.

Mass-uppdatering/ändring Ändra position (jobbinformation) och/eller positionsförhållande (jobbrelationer) på det sätt användaren definierar och selekterar, för att effektivisera organisationsförändringar eller att hantera förändringar i anställningsförhållanden eller i organisationsstrukturen för en större grupp av anställda.

Aviseringar Automatiska aviseringar när status ändras, nyanställningar och avslut av anställdas kontrakt.

Ikraftträdande-datum Möjliggör hantering av kommande ikraftträdande aktiviteter likaså retroaktiva HR-transaktioner. Rapporter som använder ikraftträdande-datum och datumsatta fördefinierade aktiviteter samt full anställningshistorik.

Nyanställning och introduktion

Integrerad Rekrytering Använder den information som inhämtats från ansökningstillfället genom hela processen. Ingen dubbelregistrering behövs.

Basdata - anställda Överblick på arbetstagardemografin, positioner/jobb info, chefer, funktioner, arbetsplats (geografiskt), avdelningar och divisioner, affärsområde, legala enheter, kostcenter, kön, nationalitet, civilstånd, födelsedatum, personnummer, ersättningar, kontaktinfo mm.

Anställningsförhållande Se och uppdatera anställningsförhållande t ex heltid, deltid, praktik, konsult, student.

Medborgarskap Information om visum, förfallodatum, nationalitet, visum, passnummer, språk.

Personnummer Validering av personnummer eller annan typ av identifieringskod för att undvika dubbletter i systemet.

Historik (anställd) Den anställdes tidigare arbetserfarenhet inklusive företag, bransch, erfarenhet och kompetens.

Landsspecifik information Landsspecifik information per anställd. Vilket land man är bosatt i samt vilket land man arbetar i om detta inte är detsamma.

Ändringar och förflyttningar (transfers)

Anställningsstatus Se om en anställd är aktiv, tjänstledig eller är avslutad.

Transferstatus/anställd Transferinformation av typen orsak, datum, transfer till och från (organisatorisk tillhörighet), bolagsflytt, chefens namn.

Specifika ändringar/Transferdatum För varje anställd kan man se anställningsdatum,

återanställningar, senioritet/nivå, bemärkelsedagar, avtal, fackförening, transfer, avslut, pension, befordran.

Frånvaro Se datum och information kring en anställds tjänstledighet, permission.

Utlandsarbetande Support kring transfers mellan länder både för ”expats” och ”inpats”. Hanterar olika anställningsförhållanden i de olika länderna beroende på avtal. Underhåll av data för ”expats” kan göras av både avlämnande och mottagande företag.

Befordran Se och uppdatera data relaterat till befordran och degradering t ex grad/nivå, titel, transfer, ansvarsområde, kostcenter mm.

Avveckling/Avslut Initiera avslut, och fånga all relevant information såsom datum, ikraftträdandedatum, sista arbetsdag, slutlönedatum, nästa lönetillfälle, orsak, återanställningsrätt, samt en möjlighet att skapa egna checklistor.

Positionshantering

Successionsplanering/position Förhållandet mellan innehavaren och efterträdaren etableras via en positionshierarki som stödjer successionsplaneringen för en vakant position samt nomineringen av en kandidat som efterträdare för en viss innehavare av en position.

Position och relaterad information Skapa enkelt en eller flera positioner i realtid med lämpliga kontroller; välj kategori såsom anställningskategori (heltid, deltid, säsong, praktik), arbetsbeskrivning, titel, affärsområde, division, enhet, chefens namn, namn på föregående innehavare av positionen, namn på innehavaren av positionen.

Positioner och rapporteringsstruktur Tillgång till och underhåll av en positionsbaserad organisationsstruktur. Sätt upp hur en position rapporterar till en annan. Ändringar av positioner och rapporteringsvägar hanteras enkelt via positionskontrolls-tabeller.

Vakanser Sökning och underhåll av öppna positioner och vakanser sker enkelt i den positionsbaserade organisationsstrukturen.

Status, händelser/position Sök status och händelser associerade till en position.

Validera position, jobb kod etc. Validera jobbkoder/jobb beskrivningar för olika positioner. En position måste ha en godkänd jobb-kod och beskrivning.

Frånvaro och tid

Helgdagar och arbetsschema Helgdagar- och arbetsschema för att fastställa en anställds arbets- och arbetsbefriade arbetsdagar.

Frånvaro Aktuell status för semester, sjukdom, betald frånvaro mm.

Frånvaroanmälan via mobila enheter Stöd för ansökan om frånvaro via mobila enheter med tillgång till frånvarohistorik, tillgång till information om andra teammedlemmars frånvaro under samma tidsperiod, kalkylering av tid samt kommentarsfält.

Godkännande av frånvaroanmälan Arbetsflöde för godkännande av frånvaro. Chefen får anmälan om frånvaro och har även tillgång till övriga teammedlemmars/ arbetslags frånvaro under samma tid, kommentar samt upparbetad frånvaro. Chefen kan godkänna eller avslå ansökan.

Prognos Den som initierar och den som godkänner en frånvarobegäran har tillgång till hur mycket till som finns till förfogande (baserat på uttag och planerad frånvaro).

Tidrapportering Medarbetare tidrapporterar per vecka. Kan även redovisa tid på kostnadsställe. Stöd för flextid kommer under Q2 2016. Se bild nedan hur tidrapportering kan se ut för en medarbetare.

Rapporter, compliance/auditing

Analyser och mätningar Över 2 000 inbyggda mätpunkter, jämförelser och stöd för drill-downanalyser.

Rapporter Skapa standardrapporter (städrapporter, fördefinierade rapporter, omsättning, grafer, dashboards). Generera när ni vill, enligt uppsatt körschema och på lokalt språk. Det finns idag 30 stycken standardrapporter som ingår i grunduppsättningen av Svensk HR.

Bygg-själv rapporter Möjlighet att skapa egna rapporter på data du har behörighet till.

Datum styrda rapporter, datumintervall Skapa och kör rapporter baserade på data som börjar med ett specifikt datum. Kör rapporter baserade på data inom ett speciellt datumintervall.

System rapporter Kör olika systemrapporter t ex kontroller av inaktiva användare, kontroller av obehöriga inloggningsförsök och säkerhetsrapporter baserade på behörighet per roll.

Övergripande kontrollrapport med gjorda aktuella förändringar som även inkluderar när data har uppdaterats som resultat av ett interface/integration med annan applikation, system.

Revisionsrapporter, compliance-rapporter Inkluderar kontroll och rapportering för att stödja revisionsstandarder som, Sarbanes-Oxley och för att hantera andra myndighetskontroller.

• Forum – Forummodulen (Jam) är en helt integrerad del i Svensk HR och fungerar som ett lättanvänt verktyg

för utbyte av information och kunskap på ett icke formellt sätt vilket bidrar till att snabbt göra HR-systemet till

ett accepterat verktyg och en plats dit man ofta återvänder. Forummodulen blir ett verktyg i samtliga processer

inom portalen, uppmuntrar och underlättar samarbete i alla dessa processer.

Forummodulen stödjer även mobila enheter vilket gör det än mer lättillgängligt. Sist men inte minst är

Forummodulen ett mycket bra stöd under införandeprocessen av det nya HR-systemet då det skapar en tydlig

och intuitiv kommunikationskanal.

Länk till produktblad (Eng)

Forum Basic Edition.pdf

• Kompetens, i systemet finns möjlighet att jobba med kompetenser genom att lägga till

färdigheter/kompetenser i anställningsprofilen. Funktionen möjliggör att arbeta med skattning av

medarbetarnas kompetenser utifrån kompetenser och nivåer som är definierade av kunden. Nivåskalan är satt

till max 5 nivåer, se bild nedan.

1.6 Stöd för kompletterande HR-processer

Utöver den kraftfulla kärna i Kundens systemlandskap som Svensk HR kommer att utgöra kan Kunden även

utnyttja styrkan i Successfactors HCM-svit med tillgång till stöd för ett stort antal centrala HR-processer.

Eftersom det finns ett stort och ständigt växande utbud av moduler inom ramen för sviten blir det enkelt att

utöka den funktionalitet som Kunden vill utnyttja. Detta utan att någon teknisk implementation eller

integration tillkommer. Det innebär att Kunden kan erbjuda sina ledare ett effektivt och framtidssäkert verktyg

för att driva det strategiska HR-arbetet. Chefen kan rekrytera rätt person till rätt position, kompetensutveckla i

enlighet med företagets mål och strategi, hantera mål och prestation för sitt team i linje med övergripande mål

samt hantera lön kopplat till prestation. Medarbetarna kan i sin tur uppdatera personlig information, hantera

sitt CV, kurser och certifikat mm.

Här följer ett några exempel på ytterligare moduler som finns att komplettera med:

• Rapporter – I Svensk HR ingår ett omfattande utbud av rapport- och analysverktyg. Kunden får tillgång till ett

verktyg för framtagande av detaljerade ad hoc-rapporter som era användare själva kan använda. Dessa

rapporter kan vara i form av enkla listningar eller som mer avancerade korstabuleringar/pivot-tabeller. Dessa

kan kompletteras med diagram och formateras för distribution inom er organisation. Format som stöds är PDF,

Word, Powerpoint och Excel. Tillgång till rapportverktyget och till de färdiga rapporterna styrs av behörigheter

vilket medger hög kontroll över Kundens data.

Utöver de rapporter som ingår i grunduppsättningen så finns det möjlighet att komplettera med ytterligare

rapportverktyg i form av WorkForce Analytics.

WorkForceAnalytics.pdf

ReportingCapabilityMatrix.pdf

• Rekrytering – Omforma era rekryteringsprocesser till att bli en strategisk del av er kompetensförsörjning med

hjälp av en komplett rekryteringsplattform. Effektiv rekrytering kräver verktyg för att snabbt och enkelt

kommunicera och marknadsföra. Ni får stöd för enkel och interaktiv hantering av kandidater i en lösning som

bygger på sociala verktyg för att snabbt och effektivt kunna fånga upp de bästa talangerna utifrån era

behov. Rekryteringsmodulen medför att all information som samlas in om kandidater finns tillgänglig i det läge

personen anställs, dvs ingen dubbelregistrerings kommer att behöva ske. Tack vare färdiga gränssnitt mot

externa rekryteringsportaler krävs inget omfattande arbete eller underhåll med att ansluta mot dessa.

Länk till produktblad (Eng – CGI:s förslag utgår från att bägge modulerna införs hos Kunden)

RecruitingMarketing.pdf

Recruiting.pdf

• Kompensation - Förenklar den sammantagna kompensationsprocessen och stödjer ett flertal modeller för

kompensation inklusive: lön, bonus, aktiedelning mm. Komplexa kompensationsmodeller och beräkningar blir

möjliga att effektivisera och automatisera delar av lönerevisionsprocessen.

Löner och andra belöningar är för de flesta företag den största kostnadsposten. Med hjälp av Successfactors

Compensation får ni stöd för att effektivt hantera fasta och rörliga lönedelar, bonus och andra

belöningsformer.

Enkel hantering av kompensation och lönerevision: Intuitiva, konfigurerbara processer för grundlön och rörlig lön med enkla och effektiva arbetsflöden.

Kalibrering: Prestationsbaserad kalibrering tvärs över företaget för att säkerställa rättvisa och konsekventa bedömningar

Ökad förståelse med hjälp av nyckeltal: Dashboards och rapporter kan kombineras med annat verksamhetsdata för att ge hela bilden.

Förbättrad samstämmighet med budget och styrande policies. Automatiserad övervakning av processen för att säkerställa att utbetalningar hålls enligt budget och satta policies.

Säkra dataintegritet: All lagrad information tidsstämplas vilket reducerar risker och underlättar revisioner.

Konsekvent hantering i hela företaget oavsett land

Länk till produktblad (Eng)

SFSF-SS-Compensation.pdf

five-ways-increase-efficiencies-compensation.pdf

• Lärande – Utveckla en övergripande och omfattande utbildningsstrategi med hjälp av ett komplett Learning

Management-system (LMS) som innehåller stöd för att hantera, utveckla och rulla ut lärarledd utbildning, e-

learning och socialt lärande. Modulen ger ett starkt stöd för olika typer av certifikat och behörigheter för att

underlätta för Kunden att säkerställa att personal har erforderlig kompetens och formella kvalifikationer.

SFSF_SS_Learning_Q113f.pdf

• Prestation och Mål - Kommunicera strategi, skapa meningsfulla individuella mål tvärs igenom hela

organisationen. Styr era medarbetare till att fokusera på rätt saker och erbjud era ledare verktyg för att

övervaka måluppfyllelse i realtid. Mät och knyt era medarbetares prestationer till era resultat. Strömlinjeforma

era processer för medarbetarsamtal och ge möjligheter till en meningsfull uppföljning.

Performance&Goals.pdf

• Succession – Successionshanteringsstödet i denna modul ger möjlighet att planera för era framtida behov av

kompetenta medarbetare genom att identifiera nyckelroller och befattningar, fånga upp tillgängliga talanger

och sätt upp planering för ersättning. Funktionerna inkluderar uppbyggnad av talangpooler för att enkelt

identifiera lämpliga efterträdare för valda roller och befattningar.

SuccessionDevelopment.pdf

• Onboarding – ett utökat stöd som tar vid efter rekryteringsprocessen för att nya medarbetare effektivt skall

komma in i sin nya roll på företaget. Funktionerna inkluderar formulär och arbetesflöden kopplat till HR-

mastern i Svensk HR.

Onboarding.pdf