1 goals anf planning

Развитие профессиональной компетентности менеджера:

6 профессиональных навыков целеполагания и планирования

Учебно-иллюстративный материалпо курсу «Профессиональные навыки менеджера»

Автор-разработчикИсмагилова Файруза Салихджановна,

д.психол.н., профессор,ИСПН УрФУ им. Б.Н.Ельцина

«Думать – это как любить и умирать:каждый должен делать это сам.»

Данная презентация подготовлена по материалам результатов исследований

Грант Российского гуманитарного научного Фонда (РГНФ) на исследование «Проблемы взаимоотношений профессионалов разных поколений на российских производственных предприятиях» (руководитель Исмагилова Ф.), 2012-2014 .

Грант РГНФ на исследование «Разработка психологической модели оптимизации соотношения индивидуального и нормативного стилей деятельности в условиях реализации инновационной организационной стратегии» (руководитель Миролюбова Г.), 2010-2011.

Грант РГНФ на исследование «Стереотипы профессионального мышления российских менеджеров» (руководитель Исмагилова Ф.), 2007-2009.

Грант Российского Фонда «Фундаментальные исследования в области гуманитарных наук» (РФФИ) на исследование «Методологические основы экономической психологии: сравнительный анализ конкурентных преимуществ менеджеров в России и за рубежом» (руководитель Исмагилова Ф.) , 2002-2004.

Грант РФФИ на исследование «Системный анализ профессионального опыта субъекта» (руководитель Исмагилова Ф.), 1997-2000.

1. Целеполагание и планирование

2. Организация труда, стиль

деятельности и способы работы

3. Контроль, оценка и обратная связь

4. Развитие стратегического

мышления

5. Делегирование полномочий и

наставничество

6. Стратегическое управление

профессиональным опытом

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА: темы и вопросы для обсуждения

Это приобрело для меня ЛИЧНОСТНЫЙ СМЫСЛ!!!

ЭТО ПРАВИЛЬ-

НО!

ИМЕЕТ ЗНАЧЕНИЕ!

ВАЖНО!

Знание того, как правильно, НЕ МОТИВИРУЕТ делать правильно! (А.Н.Леонтьев)

Знаете ли вы, что…

…каждый день надо делать зарядку?

…даже сидя на заднем сиденье, пристегивать ремни безопасности?

… хотя бы раз год посещать стоматолога?

А ДЕЛАЕТЕ???

РЕШЕНИЕ И ПОДХОДЫ К НИМ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Решения: структурированные; слабоструктурированные;

неструктурированные

Подходы к принятию решений:

интуитивный; основанный на опыте;

рациональный

Основная задача курса: перевести интуитивную, основанную на опыте практику на рациональный уровень принятия структурированных решений.

1. Принципы, правила, базовые

положения, подходы

ТЕОРИЯ!!!

2. Приемы, техники,

алгоритмы работы , методы и методики

3. Ошибки, типичные для

управленческой деятельности

«Отсутствие этого принципа

противоречит таблице умножения»

«Нет ничего практичней хорошей

теории»

«Если ты всегда делаешь одно и то же, то и получать будешь

одно и то же»

«Легче пожаловаться на плохую память, чем на неумение

мыслить»

«Мы охотнее признаем свои

ошибки в поведении, нежели в

мышлении.» (И.Гете)

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА: принципы, приемы, ошибки

Целеполагание

1) Постановка цели

2) Цель в терминах продукта

3) Выбор приоритетов

Планирование

4) Различать срочное и важное

5) Умение сказать «нет»

6) Использование техник управления временем

Тема 1. Профессиональные навыки целеполагания и планирования

1. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. М.,1990. 2. Вэттен Дэвид А., Камерон Ким С. Развитие навыков

менеджмента. СПб: «Нева», 2004 г.-672 с. // Глава 3. Аналитическое и творческое решение проблем

3. Халперн Д. Психология критического мышления. СПб: Питер, 2000. 512 с.

4. Красовский Ю.Д. Организационное поведение.

ЛИТЕРАТУРАREFERENCES

Часто, когда слесаря – ремонтники ремонтируют оборудование, они ремонтируют его так, как они это представляют, а не как это прописано в технологическом процессе.

Частый выход из строя оборудования происходит как правило из – за нарушения технологического процесса рабочими, которые работают на этом оборудовании.

Ни старые работники, ни, особенно, новые, документов с регламентами не читают, а при возникновении проблем не заглядывают в них, а бегут с вопросами к руководству.

Какими, по вашему мнению, должны быть первые действия по

улучшению ситуации?

С чего следует начать?

Что надо сделать в первую очередь?

Профессиональный навык 1.Из проблем, названных руководителями

(ситуация №1)

…начинают решать кейс с вопроса

«Что делать?»:

…предлагают способы решения, не определив цель, …стремятся устранить проблему, а не достичь результата

ожидаемый результат не Specific, Measurable, Aligned, Time-bound

Естественный эксперимент: анализ подхода к решению кейсов слушателями бизнес-школ (Екатеринбург, Пермь, Тюмень, Челябинск, Москва,

Ульяновск)

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ: СОБЛЮДАЮТСЯ ЛИ ТРЕБОВАНИЯ SMART?

Руководители…

ОШИБКА

Начинать с поиска решения, а не

постановки цели

Результат: мотивация избегания доминирует над

мотивацией достижения

ПРАВИЛА

Спросить себя: «Что я хочу получить в

результате своих действий?»

ВСЕГДА начинать с определения цели

ПРИЕМЫ

СНАЧАЛА определить: а) как есть, б) как

должно быть

ПОСЛЕ: искать решение

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ: Профессиональный навык 1: постановка цели

ЦЕЛЬ -

Эталон, критерий

идеальное, мысленное

предвосхищение результата

деятельности

в качестве непосредственного мотива направляет и регулирует

человеческую деятельность

конкретное конечное состояние

или желаемый результат, которого

стремиться добиться

организация

Постановка целей.Определение цели в психологии именеджменте

Прочитайте ситуацию № 1

Какими, по вашему мнению, должны быть первые действия по улучшению ситуации? С чего следует начать? Что надо сделать в первую очередь?

Определить ЦЕЛИ проведения изменений, связанных с улучшением ситуации. Для этого требуется на основе организационной стратегии и организационных планов определить задачи и целевые показатели работы структурного подразделения и указать их в 1) Положении о структурном подразделении, 2) Плане работы

Ответ на Задание 1 к ситуации №1:

Прочитайте ситуацию № 2

Какими, по вашему мнению, должны быть ЦЕЛИ улучшения ситуации?

Цели (выбрать нужную): а) устранить все случаи или снизить число случаев выхода оборудования из строя ; б) обеспечить бесперебойную работу оборудования ; в) обеспечить квалифицированное обслуживание оборудования

Профессиональный навык 2. Задание 2 к ситуации № 2:

В ходе работы в компании мне предложили руководство другим отделом.

Я попыталась понять структуру работы, и поняла, что именно структуры и нет. Создалось впечатление что люди приходят на работу поработать, а не получить результат.

Хотя, добиться тех же результатов, можно гораздо меньшими трудозатратами, если каждый будет отвечать за свой функционал, а не все будут делать все.

И руководитель отдела будет координировать работу отдела, а не выполнять работу статиста (прежний руководитель в основном вел учет, сколько продано и сколько надо дозаказать товара).



ОШИБКА

Подмена цели направлением

Результат:

Мы не можем определить, достигнута

ли цель.

ПРАВИЛА

Цель формулирует-ся в терминах продукта, а не

процесса

ПРИЕМЫ

Определить, по каким признакам вы

поймете, что результат достигнут

Использовать глагол

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ: Профессиональный навык 2: цель в терминах

продукта

ЦЕЛИ И НАПРАВЛЕНИЯ (Зигерт В., Ланг Л.)

НАПРАВЛЕНИЕ• Если мы избегаем четких формулировок и

предпочитаем ограничиться общим указанием:

"надо приложить все усилия к тому, чтобы максимально сократить затраты"

"качество нашей работы необходимо повысить".

• Степень продвижения в таких указаниях невозможно оценить.

• Как правило, определенные таким образом цели не мобилизуют, а, наоборот, расхолаживают.

ЦЕЛЬ• дает возможность в любой

момент определить, насколько мы продвинулись в ее достижении,

• включает количественные показатели

• указывает на время, в течение которого она должна быть достигнута.

17

То же самое относится к целям любых организаций и их подразделений, к личным целям

в профессиональной и частной жизни.

18

ЦЕЛИ ДОСТИЖЕНИЯ, ИЗБЕГАНИЯ И СООТВЕТСТВИЯ СОГЛАСНО ТРЕБОВАНИЮ SMART

Цели достижения1) Увеличить на (ед.) Объем продаж Производительность Выпуск продукции2) Разработать и внедрить Проект Программу

Цели соответствия1) Обеспечить соответствие Реальной и требуемой

компетентности Установленным нормативам

Цели избегания

1) Минимизировать, снизить на (%) Риски Потери Непроизводительные затраты Издержки Время на выполнение…

2) Устранить Узкие места Временные разрывы Организационные срывы Неэффективные действия

19

3 ОСНОВНЫХ УСЛОВИЯ ХОРОШЕЙ РАБОТЫ

Для того, чтобы человек

хорошо работал в

организации,

необходимо, чтобы он …

… хотел работать мотивация … удовлетворенностью

трудом

… умел работать компетентность … профессиональным

развитием

… мог работать организация труда … качеством трудовой жизни

Для того, чтобы

удовлетворить

потребность организации в

персонале, необходимо

управление …

23. В ходе работы в компании мне предложили

руководство другим отделом Я попыталась понять структуру работы, и поняла, что именно

структуры и нет. Создалось впечатление что люди приходят

на работу поработать, а не получить результат. Хотя,

добиться тех же результатов, можно гораздо меньшими

трудозатратами, если каждый будет отвечать за свой

функционал, а не все будут делать все. И руководитель

отдела будет координировать работу отдела, а не выполнять

работу статиста (прежний руководитель в основном вел

учет, сколько продано и сколько надо дозаказать товара).

ЦЕЛИ:1. Обеспечить бесперебойную работу (показатель – отсутствие организационных срывов) и выполнение в срок поставленных производственных планов (показатели- соблюдение сроков, достижение запланированных результатов) 2. Обеспечить соответствие требуемой и реальной компетентности/ квалификации работников 3. Обеспечить мотивацию групп работников в соответствии с требованиями: А) понятность и прозрачность Б) зависимость вознаграждения от: результатов (или усилий), стажа, соблюдения сроков и сложности работы



этап цели

1. Организация работы: Провести ревизию процессов и устранить

срывы Обеспечить необходимые ресурсы:

оборудование, финансы, люди, информация Провести перестановку работников

1. Обеспечить бесперебойную работу (показатель – отсутствие организационных срывов) и выполнение в срок поставленных производственных планов (показатели- соблюдение сроков, достижение запланированных результатов)

2. Обучение и расстановка работников:2.1. Определение требований рабочих мест2.2. Оценка реальной квалификации2.3. Обучение под требования рабочих мест

2. Обеспечить соответствие требуемой и реальной компетентности/ квалификации работников

3. Мотивация работников3.1. определить требования к работникам3.2. определить характер и размер вознаграждения3.3. согласовать вознаграждение и соблюдение требований

3. Обеспечить мотивацию групп работников в соответствии с требованиями: А) понятность и прозрачность Б) зависимость вознаграждения от: результатов (или усилий), стажа, соблюдения сроков и сложности работы

Ответ на задание 2 к ситуации 2.

1. Предприятие имеет сезонный характер работы. За летний период персонал получил обучение и хороший опыт работы в сфере

обслуживания. Открытие следующего проекта состоится только через 4-5 месяцев. Руководство в раздумьях. Оставить уже

создавшийся коллектив, ознакомленный со всеми требованиями предприятия и хорошо выполняющий свои обязанности,

соответственно выплатив материальную компенсацию за время отсутствия нового предприятия? Или же через 4 месяца заняться

поиском новых кандидатов?

Профессиональный навык 3. Задание 3. Какими, по вашему мнению, должны быть

ЦЕЛИ улучшения ситуации? Из проблем, названных руководителями:

Прочитайте ситуацию 3


Цель1: сохранить коллектив квалифицированных и проверенных работников ИЛИ Цель 2: сэкономить средства на заработной плате

Профессиональный навык 3.Задание 3 к ситуации № 3:

2. «Каждый раз, когда я выслушиваю несправедливые замечания своего шефа, я сталкиваюсь с проблемой: Что делать? Как объяснить ему его неправоту? Я понимаю, что если я начну возражать, то испорчу отношения с руководством окончательно и бесповоротно. Но если я без возражений приму его точку зрения, то как же быть с моим собственным мнением, совсем другим?»

Профессиональный навык 3. Из проблем, названных руководителями:



Цель1: сохранить позитивные отношения с руководством, избегать конфликтов ИЛИ Цель 2: отстаивать свою позицию и добиваться своего


3. Соблюдение дисциплины. Возможно ли, расценивать опоздание на работу как несущественное нарушение трудовой

дисциплины и делать исключение для ключевых сотрудников. С одной стороны есть уверенность в том, что на результатах труда таких работников опоздание не отразится, с другой – подобное исключение может спровоцировать недовольство остального

персонала

Профессиональный навык 3. Из проблем, названных руководителями:



Цель1: сохранить и укрепить кадровое ядро. Создав дополнительную мотивацию ИЛИ Цель 2: обеспечить трудовую дисциплину в соответствии с установленным стандартом


ОШИБКА

Стереотип «Два в одном»

Результат: нарушено требование

достижимости/ Reachable

ПРАВИЛА

Взвесить «Допустимые

потери» или «Цену вопроса»

ПРИЕМЫ

Определиться с приоритетами: что

действительно важно, а чем можно поступиться

Понять, есть ли готовность «заплатить

положенную цену»

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ: Профессиональный навык 3: выбор приоритетов

• Стремление и уверенность, что можно получить сразу два взаимоисключающих себя результата (Два в одном»)

• Внутренне не сбалансированный («что бы такое на ночь съесть, чтобы к утру похудеть…») репертуар действий, который был обретен в прошлом опыте

ПРИЧИНА

• Постоянный поиск панацеи и, как следствие, неадекватное решение СЛЕДСТВИЕ

• Взвешивание вариантов и выбор приоритетов

• Ориентация на отсроченную выгоду («шаг назад, чтобы затем дальше прыгнуть»)

• Готовность «заплатить положенную цену»

ПРЕОДОЛЕНИЕ

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ: СОБЛЮДАЮТСЯ ЛИ ТРЕБОВАНИЯ SMART?

Требование Reachable часто нарушается: стереотип «поиск волшебной таблетки» или «два в

одном»

«Я хочу, чтобы вы уменьшили

зарплату каждому

сотруднику на 15%, но так, чтобы это

выглядело как вознаграждение

»

От «интуитивистского» подхода к профессиональному

Формулировка проблемы

Постановка задачи

Решение

1. Формулировка проблемы

Определение цели

Генерирование вариантов

Сравнение вариантов

Выбор

Принятие решения

КАК ДЕЙСТВУЮТ «ИНТУИТИВНЫЕ» РУКОВОДИТЕЛИ

Не люблю проводить и, как следствие, редко

провожу еженедельные планерки, хотя знаю их важность. Не применяю

мозговых штурмов с работниками, когда это

нужно и т.п.

…редко предоставляю себе время для

раздумий о стратегических

планах.

не люблю контролировать

выполнение планов…

Профессиональный навык 4.Из проблем, перечисленных руководителями:

ОШИБКА

СРОЧНОСТЬ = ВАЖНОСТЬ

ПРАВИЛА

Таблица как инструмент перехода от аналогового

подхода к дискретному

ПРИЕМЫ

Матрица

«Срочно-Важно»

Карта планирования

«Рено»

ПЛАНИРОВАНИЕ: Профессиональный навык 4: различать срочное и

важное

ОПРЕДЕЛЕННЫЕ НЕ ОПРЕДЕЛЕННЫЕ

СТРУКТУРИРО-ВАННЫЕ

Известны: а) технология; б) кто, где, когда будет делать.Использовать: распоряжения, указания, приказы

Не известны: кто, где, когда будет делать.Технология известна.Сначала определить сроки, место, исполнителей.

НЕ СТРУКТУРИРО-ВАННЫЕ

Известны: кто, где, когда будет делать.Технология не известна.Сначала обсудить технологию с компетентными работниками

Не известны: а) технология; б) кто, где, когда будет делать.Сначала провести совещание по задаче.

КАРТА ПЛАНИРОВАНИЯ ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ КОМПАНИИ «РЕНО»

47. Позиция руководителя была такова, что каждый сотрудник, не боясь, может задавать

вопросы, делиться проблемами, возникающими по ходу выполнения работ, чем

исполнители стали злоупотреблять и бегать к руководителю по каждой мелочи. Как

правильно ограничить круг вопросов, решение на которые должен принимать исполнитель

сам, а по каким советоваться с руководителем, что б при этом у исполнителя не пропало

желание советоваться с руководителем, и не появилась боязнь выглядеть глупым?


ОШИБКА

Героический менеджмент

(микро-менеджмент)

«Пересаживание чужих обезьян на

свои плечи»

ПРАВИЛА

Сначала подумай, нельзя

ли отказать

ПРИЕМЫ

Алгоритм принятия

решения «на ходу»

ПЛАНИРОВАНИЕ: Профессиональный навык 5: умение сказать

«нет»

36

Героический менеджмент ИЛИ

ВОЗМОЖНАЯ СТРАТЕГИЯ ПРИНЯТИЯ ОПЕРАТИВНЫХ РЕШЕНИЙ

Установить обратную связь «Правильно ли я Вас понял?»

Определить цель просителя и согласовать со своей

Оценить запрос по критериям «срочно-важно» и принять решения о сроках и исполнителях

1) Отказать: можно? нельзя? Если нельзя, то

2) Обязать самого просителя : можно? нельзя? Если нельзя, то

3) Переадресовать третьему лицу : можно? нельзя? Если нельзя, то

4) Принять решение самому и перенести на время: К какому сроку (установить сроки и назначить время встречи) Если нельзя, то

5) Принять решение прямо сейчас

ОШИБКА

«Похитители» времени

Парадоксы управления временем

ПРАВИЛА

Подобрать подходящие

приемы тайм-менеджмента

ПРИЕМЫ

Приемы управления временем

ПЛАНИРОВАНИЕ: Профессиональный навык 6: управление

временем

«ВСЕ, О ЛЮЦИЛИЙ, НЕ НАШЕ, НО ЧУЖОЕ, И ТОЛЬКО ВРЕМЯ – НАША СОБСТВЕННОСТЬ…»

ПОХИТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ (Ю.Д.Красовский):

Похитители времени: Что делать:1) Разберитесь с телефоном2) Научитесь выпроваживать3) Освойте и применяйте технику

отказа4) Вызывая подчиненного, скажите ему

зачем5) Не одновременно, а последовательно6) Два вида обратной связи всегда

используйте7) Распределите ответственность за

информацию

38

1. Отрывающие от дел телефонные звонки 2. Незапланированные

посетители3. Неспособность сказать «нет»4. Неполная, запоздалая,

чрезмерная информация.5. Попытка слишком много

сделать за один раз6. Слабые обратные связи7. Желание знать все факты.

• Заменить практику «открытых дверей» практикой «Открытые-закрытые двери»

• Использовать удобные символы для обозначения «двери закрыты»

ПАРАДОКС ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ

• Ввести критерии срочности и важности• Использовать матрицу Эйзенхауэра

ПАРАДОКС ТИРАНИИ СРОЧНОСТИ

• Чем больше усилий потрачено на подготовку совещания, тем меньше времени оно займет

• Если начать совещание вовремя, то опоздавших в следующий раз будет меньше

ПАРАДОКС СОВЕЩАНИЯ

КАК РАЗРЕШИТЬ ПАРАДОКСЫ ШВАРЦА И МАК КИНЗИ

40

ПРИМЕРЫ ПРИНЦИПОВ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

функция назначение принцип действия

планирование Приоритет-ность

Распределять время согласно рейтинга приоритетов

Используйте согласованный с руководителем план для того, чтобы говорить «нет»

организация Консолидация усилий

Сгруппировать однородные задачи, избегать повторений и разрывов

Группируйте дела в «типичные» дни: выдача предписаний, звонки, время раздумий, встречи

коммуникации Определен-ность

Экономя слова и действия, мы проигрываем в ясности и взаимопонимании

Фиксируйте только результаты, а не процессы. Избегайте устных сообщений о результатах –только письменно

принятие решений

Своевремен-ность

Откладывая решение «на потом», мы теряем время, испытываем давление сроков и провоцируем кризисные сиуации

Начинайте работу с трудных и малопривлекательных задач

Documents

1 goals anf planning