ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

1.0 PENGENALAN

LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN HANG TUAH JAYA

Bahagian Teknologi Maklumat Majlis Perbandaran Hang Tuah Jaya merupakan

salah satu bahagian di bawah Jabatan Khidmat Pengurusan. Bahagian

Teknologi Maklumat bertanggungjawab dalam memastikan segala perkara yang

melibatkan perhubungan antara teknologi maklumat dan multimedia disediakan

dan dipantau dengan baik bagi memastikan kualiti perkhidmatan MPHTJ dalam

keadaan baik dan teratur. Fungsi Bahagian Teknologi Maklumat adalah seperti

berikut:-

a) Pengurusan Perolehan Perkakasan dan Perisian TM.

b) Penyelenggaraan Perkakasan dan Perisian TM.

c) Pengurusan Pengoperasian Sistem Aplikasi.

d) Pengurusan Pembangunan Sistem Baru.

e) Pengurusan Data Sistem Aplikasi.

f) Pengurusan Maklumat Digital dan Infokiosk.

g) Pengurusan Rangkaian CCNA dan CCNP.

h) Pengurusan Laman Web dan Portal Rasmi MPHTJ.

i) Pengurusan Latihan ICT Dalaman.

j) Pengurusan Kawalan Virus.

k) Pengurusan Sistem Wireless.

l) Pengurusan CCTV.

m) Pengurusan Sistem Telefon Pejabat (PABX).

n) Urusetia Mesyuarat Pengurusan Sistem Majlis.

o) Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Teknologi

Maklumat.

p) Pengurusan Inovasi Jabatan.

q) Pentabiran Am Bahagian.

1

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

2.0 PROJEK INOVASI (SISTEM MEMO ONLINE)

2.1 TUJUAN PROJEK INOVASI

Tujuan sistem memo online ini di bagunkan untuk memudahkan pengguna (user)

mahupun pihak jabatan dan unit menghantar memo secara atas talian (online) ,

ianya boleh mengurangkan penggunaan kertas , lebih efektiv dan pantas .

Sejajar dengan saranan yang Berbahgia Ketua Menteri Melaka ingin

melaksanakan bandar teknologi hijau .

2.2 OBJEKTIF PROJEK

Objektif utama untuk mengurangkan penggunaan kertas di setiap jabatan bagi

penghantaran memo , selain itu memudah kan penghantaran , ianya lebih efektif

dan pantas .jika ada remote office mahupun cawangan , tidak perlu menggukan

fax , kerana sistem ini boleh di lawati di mana anda berada secara dalam

internet .

2.3 PROSES PERLAKSANAAN

Dibangunkan secara dalaman pada tahun 2012, modul ini dibangunkan

mengambil masa selama 3 bulan

2

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

2.4 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

PERBANDINGAN MENGENAI IMPAK / SISTEM YANG DIGUNAKAN (SEBELUM DAN SELEPAS)

NO SEBELUM SELEPAS1 Menggunkan kertas untuk

menghantar memo ke setiap

jabatan

Tidak perlu menggunakan kertas ,

cetak apa bila di perlukan sahaja

2 Memo lambat sampai ke jabatan Lebih pantas dan efficient

3 Memo menggunakan kertas

mudah hilang

Disimpan didalam database , boleh di

cetak bila-bila masa .

4 Perlu membawa file yang besar

dan berat semasa mesyuarat

Tidak perlu membawa file boleh di

capai dimana-mana dan bila-bila

secara atas talian (online)

5 Memerlukan stor simpanan yg

besar untuk menyimpan kesemua

memo-memo yang lepas

Kesemua memo yang lepas di

arkibkan di dalam backup server

3

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

3.0 ELEMEN INOVASI

3.1 ELEMENT DAN KREATIVITI

Idea, konsep, susunan dan rekabentuk antaramuka (interface) Sistem Memo

Online (SISMO) dirangka oleh pegawai Majlis Perbandaran Hang Tuah Jaya

sendiri. Ia bukan merupakan adaptasi dari mana-mana sistem yang telah wujud

sebelum ini.

3.2 ELEMEN KEBERKESANAN

Melalui penggunaan Sistem Memo Online ini segala memo akan digunapakai

di dalam sistem dan tiada lagi memo secara manual. Produktiviti kerja akan

meningkat dan kualiti kerja akan menjadi lebih cepat serta tepat.

i) Masa - dapat dijimatkan dari segi terimaan memo yang akan menjadi

lebih cepat dan tepat.

ii) Kos - dapat menjimatkan penggunaan kertas dan dakwat printer. Ini

akan dapat mengurangkan perbelanjaan peralatan pejabat.

iii) Tenaga manusia - setiap pegawai akan log masuk ke sistem dan

melihat memo yang di hantar ke jabatan mereka . Tiada lagi bebanan

kepada kerani untuk menghantar memo ke setiap jabatan.

4

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

3.3 RINGKASAN PENERANGAN SISTEM MEMO ONLINE

Antara muka Sistem Memo Online

5

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

6

Di lengkapi dengan pautan memudahkan capaian ke sistem – sistem yang lain

Paparan Memo panggilan mesyuarat

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

Contoh Paparan Memo

7

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

8

Memberi galakan kepada pengguna untuk mengurang kan penggunaan kertas

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

Paparan untuk menghantar memo , mudah dan mesra pengguna

9

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

Contoh data 2012 disimpan dalam arkib .

10

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

Kajian Kepuasan Pengguna Mengenai Sistem Memo Online

Ciri - ciri Jumlah Peratusan

Mesra pengguna 100%

Keberkesanan sistem aplikasi 100%

11

ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE

4.0 KESIMPULAN

Secara keseluruhannya, pembangunan Sistem Memo Online adalah selaras

dengan hasrat kerajaan sendiri iaitu untuk melihat jabatan-jabatannya bergerak

selari dengan perkembangan arus dunia khususnya dalam penggunaan

teknologi terkini. Ia juga turut menjadi contoh kepada Pihak Berkuasa Tempatan

yang lain untuk turut serta dalam perkembangan teknologi semasa.

12