© DC LÄROMEDEL - DC Utbildning | DC Utbildning 2010 fordjupn 1 dag, upplaga 1.pdfLust1.doc Makron1.dot Makron11.dot Makron12.dot Makron13.doc Medlem.doc Surfa.doc Tabell1.doc Telia1.doc

WO10Ö1-1

© DC LÄROMEDEL®

Microsoft Word 2010

Fördjupningskurs 1 dag

2 © DC LÄROMEDEL, Microsoft Word föedjupningskurs

Microsoft Word 2010 fördjupningskurs 1 dag

© DC LÄROMEDEL

Box 1023

251 10 HELSINGBORG

tel. 042-26 22 00

fax 042-12 39 00

e-post: [email protected]

Internet: www.dclaromedel.com

mailto:[email protected]

© DC LÄROMEDEL, Microsoft Word fördjupningskurs 3

Innehållsförteckning

INNEHÅLLSFÖRTECKNING ................................................................................................................................. 2 FÖRORD ............................................................................................................................................................ 5

Microsoft Office......................................................................................................................................................... 5 Förkunskaper ............................................................................................................................................... 5 Läsning ......................................................................................................................................................... 5 Exempel ........................................................................................................................................................ 5 Övningsuppgifter .......................................................................................................................................... 5 Tips ............................................................................................................................................................... 5 Fillista .......................................................................................................................................................... 6

Kompatibilitet ............................................................................................................................................................ 6 Så här konverterar du filer till det nya filformatet. ..................................................................................................... 7

KOPPLAD UTSKRIFT .......................................................................................................................................... 9 Skriva enstaka etiketter ................................................................................................................................ 9 Kopplad utskrift av etiketter ........................................................................................................................11 Kopplad utskrift av massbrev ......................................................................................................................16 Slutföra koppling .........................................................................................................................................19 Filtrerade kopplingar ..................................................................................................................................20

ANDRA FUNKTIONER ........................................................................................................................................23 Skapa en innehållsförteckning .....................................................................................................................23 Skapa index .................................................................................................................................................25

MAKRON ..........................................................................................................................................................29 Vad är ett makro? ........................................................................................................................................29 Vad är makrovirus? .....................................................................................................................................29 Säkerhetsinställningar .................................................................................................................................30 Skapa makron ..............................................................................................................................................30

Spela in .................................................................................................................................................................... 30 Starta ett makro ...........................................................................................................................................33 Koppla makron till knappar ........................................................................................................................34 Byta knappar kopplade till makron .............................................................................................................35 Koppla makron till kortkommandon ............................................................................................................35 Ta bort befintligt makro ..............................................................................................................................36

FORMULÄR.......................................................................................................................................................39 Fliken Utvecklare ........................................................................................................................................39 Fem steg för att skapa formulär ..................................................................................................................39 Formulärverktyg..........................................................................................................................................39 Skapa formulär ............................................................................................................................................40

Förberedelser ........................................................................................................................................................... 40 Textkontroll ............................................................................................................................................................. 40 Listruta ..................................................................................................................................................................... 40 Egenskaper för innehållskontroller .......................................................................................................................... 40 Instruktionstext ........................................................................................................................................................ 40 Skydda formulär....................................................................................................................................................... 40 Skydd av avsnitt ....................................................................................................................................................... 41 Spara formulär ......................................................................................................................................................... 41

Använda formulär .......................................................................................................................................41 INTEGRATION MED ANDRA OFFICE-PROGRAM ..................................................................................................43

Kopiera och klistra in ..................................................................................................................................43 Excel-tabell eller -kalkyl: ......................................................................................................................................... 43 Excel-diagram .......................................................................................................................................................... 44

Länkar .........................................................................................................................................................45 Skapa länk ................................................................................................................................................................ 46 Rapportera från PowerPoint till Word...................................................................................................................... 46

SAMMANFATTNINGSUPPGIFT ...........................................................................................................................47 Formatmallar ..............................................................................................................................................47 Formatera text .............................................................................................................................................47

Huvudavsnitt ............................................................................................................................................................ 47 Kapitel...................................................................................................................................................................... 47 Avsnitt och underavsnitt .......................................................................................................................................... 47


Innehållsförteckning .................................................................................................................................... 48 Index ............................................................................................................................................................ 48 Bilder ........................................................................................................................................................... 48 Sidfot ........................................................................................................................................................... 48 Omslagssida ................................................................................................................................................ 48

APPENDIX ........................................................................................................................................................ 49 Nyheter i Microsoft Word 2010 ................................................................................................................... 49

Skapa professionella dokument ................................................................................................................................ 49 Dela dokument tryggt ............................................................................................................................................... 50 Gå utöver dokument ................................................................................................................................................. 51 Återställning efter datorproblem .............................................................................................................................. 52

Arbeta med Word 2010 ............................................................................................................................... 53 OpenType .................................................................................................................................................... 62 Försvunna funktioner .................................................................................................................................. 62 XML i Word 2010 ........................................................................................................................................ 63

I Word 2010 används ett nytt filformat. ................................................................................................................... 63 Goda skäl till det nya Word-filformatet. .................................................................................................................. 63 Så här konverterar du filer till det nya filformatet. ................................................................................................... 66

SNABBREFERENS ..................................................................................................................................... 68 Menyfliksområdets tre delar ..................................................................................................................................... 68 Verktygsfältet Snabbåtkomst ................................................................................................................................... 69 Fler kommandon i dialogrutor .................................................................................................................................. 69 Vad har hänt med Office-knappen? .......................................................................................................................... 69 Använda tangentbordet ............................................................................................................................................ 69 Ett nytt filformat ....................................................................................................................................................... 69 Arbeta med personer som inte har Word 2010 ......................................................................................................... 70

KORTKOMMANDON .......................................................................................................................................... 71 Vad är kortkommandon (snabbkommandon)? ............................................................................................ 71 Ta bort text .................................................................................................................................................. 73 Infoga specialtecken .................................................................................................................................... 74 Markera text ................................................................................................................................................ 74 Markera i en tabell ...................................................................................................................................... 75 Flytta markören ........................................................................................................................................... 75 Flytta i en tabell .......................................................................................................................................... 76 Infoga nytt stycke och tabbförflyttning i en tabell ....................................................................................... 76 Blandade specialtrick .................................................................................................................................. 76

ASCII ....................................................................................................................................................................... 79 INDEX ............................................................................................................................................................ 80


Förord

Välkommen till fördjupningskursen i Microsoft Word 2010. DC LÄROMEDEL

framställer kursböcker för alla de populäraste Microsoft-programmen och många andra

dessutom.

Microsoft Office

Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så

köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Word ingår i Microsofts

programpaket Microsoft Office (som även innehåller Excel och PowerPoint) samt

Microsoft Office Professional (som dessutom innehåller Access). Det finns flera andra

paketeringar, bl.a. ett speciellt programpaket avsett för småföretag. Där har

PowerPoint bytts ut mot Publisher.

Förkunskaper Det förutsätts förkunskaper motsvarande fortsättningskurs i Word.

Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen.

är symbolen för ett läsavsnitt.

Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel.

Dessa markeras med vidstående symbol.

Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna

finns i övningsmappen. Dessa kan laddas ner från http://www.dclaromedel.com.

utgör symbolen för övningsuppgifter.

Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt.

är symbolen för tips.


Fillista Efter installation finns följande filer i övningsmappen:

Astra.doc

Astra1.doc

Avsloja.doc

Brev1.doc

Cd-rom.doc

Cd-rom1.doc

Datorer.doc

Disk1.doc

Disk2.doc

Etikett1.doc

Etikett2.doc

Förteck1.doc

Gkss.doc

Historia.doc

Kund1.doc

Kund11.doc

Kundför1.doc

Kuvert1.doc

Lust1.doc

Makron1.dot

Makron11.dot

Makron12.dot

Makron13.doc

Medlem.doc

Surfa.doc

Tabell1.doc

Telia1.doc

Win95.doc

Kompatibilitet

Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som

du skrivit i Word, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta

brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen.

Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet:

Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x

Microsoft Word 6.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT

Microsoft Word 7.0 (ofta kallat Word 95), som ingår i Office 95 för Windows 95

Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att

öppna i valfri Word-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte

öppnas i tidigare versioner.

En mindre komplikation utgörs av att Word 6.0 för Windows 3.x endast kan spara

dokument med korta filnamn (12345678.ABC enligt DOS-standard). Om man har

skapat ett dokument med Word 7.0 under Windows 95 och givit det namnet

Övningsex. 7.doc, så kommer det att se ut som VNINGS~1.DOC, när det öppnas med

Word 6.0 för Windows 3.x.

Microsoft Word 97 som ingår i Office 97 för Windows

Microsoft Word 98 som ingår i Office 98 för Macintosh

Microsoft Word 2000 som ingår i Office 2000 för Windows

Microsoft Word 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh

Microsoft Word X som ingår i Office X för Macintosh

Microsoft Word 2002 som ingår i Office XP för Windows

Microsoft Office Word 2003 som ingår i Office 2003 för Windows

Microsoft Office Word 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh

Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför

dokumenten kan öppnas i valfri Word-version. Dessa versioner kan dessutom öppna

dokument skapade i äldre Word-versioner.


Word 2007 och 2010 för Windows och Word 2008 och 2011 för Macintosh har ett helt

nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget

.DOCX.

Hur gör du då om du vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument?

Lösning. Spara i den version som den andre använder.

Välj Arkiv, Spara som (File, Save as).

Om den andra använder någon av versionerna 97-2004, så väljer du sedan Word 97-

2003-dokument.

Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Word alls!), väljer du

något annat filformat. RTF-formatet kan öppnas i de allra flesta

ordbehandlingsprogram. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDF-

format och HTML (för publicering på webben – kan läsas direkt i webbläsare).

Så här konverterar du filer till det nya filformatet.

Går det att konvertera ett äldre dokument till det nya filformatet? Självklart. Du

öppnar dokumentet i Word 2010, klickar på Arkiv (File) och därefter på knappen

Konvertera (Convert), när Info är valt.

8 © DC LÄROMEDEL, Microsoft Word fördjupningskurs

Om du konverterar dokumentet får det alla fördelar som det nya filformatet innebär

(mindre filstorlek, högre säkerhet och så vidare). Dessutom kan du använda alla nya

funktioner, utan begränsningar, i konverterade dokument.

Obs! Om du har konfigurerat Windows för visning av filnamnstillägg ändras

filnamnet från Mitt dokument.doc till Mitt dokument.docx, där x står för XML.

Det här meddelandet visas om någon försöker öppna ett Word 2010-dokument från till

exempel Word 2000.

Det finns vissa metoder som du bör känna till om du tänker dela dokument med flera

personer. Kanske hamnar du i någon av följande situationer när du använder den nya

versionen av Word.

Anta att du använder det nya filformatet genom att skapa nya dokument, genom att

spara dokument eller genom att uppgradera dem med hjälp av kommandot

Konvertera (Convert) på den meny som du öppnar med Arkiv (File).

Anta vidare att din kamrat Per använder den Word-version som ingick i Office 2000

och att du vill skicka ditt senaste dokument i ett e-postmeddelande till honom.

Kommer han att kunna öppna ditt dokument?

Ja, det fungerar. När Per klickar på dokumentet blir han, förutsatt att Office 2000-

installationen är uppdaterad med de senaste Service Pack- och korrigerings-

komponenterna, ombedd att ange om han vill hämta en konverterare som han kan

öppna dokumentet med.

I Pers Word-version ser inte dokumentet ut exakt som i din Word-version, eftersom den

har stöd för många fler funktioner. Per kan ändå öppna dokumentet, bearbeta det och

skicka tillbaka det till dig.

Konverteraren fungerar bara med Office 2000 SP3, Office XP SP3 och Office 2003 SP1 och bara med operativsystemen Windows 2000 SP4, Windows

XP SP1 och Windows Server 2003.


Kopplad utskrift

Kopplad utskrift, eller massutskrift som det även kallas, används då du vill dra nytta

av datorns kapacitet att utföra enformiga uppgifter upprepade gånger. De tre typfall av

utskrifter som används är:

• Etiketter från en databas.

• Personliga reklambrev, typ bokklubbserbjudanden.

• Kuvert med personliga adresser.

Processen är uppdelad i tre steg:

1. Att skapa eller hämta ett färdigt dokument

(det som rymmer adressetiketternas mått, det personliga reklambrevet eller

inställningar för kuvertutskrift)

2. Att skapa eller hämta data

(de uppgifter som ska stoppas in i dokumentet, t ex namn och adress)

3. Att sammankoppla de två delarna till en enhet

(genom att ange var i dokumentet kundens namn ska placeras och var adressens

plats är osv)

Naturligtvis är processen inte så kortfattad och enkel som det framstår här och nu –

det finns flera fällor och frågetecken längs vägen. För att helt kunna tillgodogöra sig

funktionen Kopplad utskrift bör man ha viss grundläggande kännedom om

registerhantering. Det viktigaste är att kunna särskilja vissa begrepp, t ex post, fält,

kopplingsinstruktioner och frågor. Vi återkommer mer till dessa begrepp senare i

texten.

Skriva enstaka etiketter Välj Utskick, Skapa, Etiketter (Mailings, Create, Labels) med adress enligt

exemplet.


1. Ta fram ett tomt dokument (om Du inte redan har ett framme).

2. Kuvert och etiketter öppnas (Envelopes and Labels…).

Välj fliken Etiketter (Labels).

Klicka på knappen Alternativ…

(Options…) och välj bl.a. den etikettyp du

använder.

Om du vill ha etiketter med din egen

adress på, så bockar du för Använd

avsändaradress (Use return address). Du

kan istället välja att skriva etikettstexten i

rutan. Din tredje möjlighet är att klicka på

knappen Adressbok (Address Book) och

där välja adress t.ex. från Kontakter

(Contacts) i Outlook. Det duger dock inte

med Outlook Webmail.


Här kan du välja mellan Kontakters olika adressfält Postadress, Hem och Övrigt.

Som du ser, kan du välja mellan att skriva ut endast en etikett eller en hel sida med

samma etikettext.

Alternativet Lägg till elektronisk frankering… (E-postage Properties…) måste

aktiveras med tilläggsprogram och är inte aktuellt i Sverige för närvarande.

Kopplad utskrift av etiketter

Om du vill påbörja en kopplad utskrift, så gör du så här:

1. Ta fram ett tomt dokument (om Du inte redan har ett framme).

2. Välj fliken Utskick (Mailings).

3. Starta koppling av dokument (Start Mail Merge).


4. Välj Steg för steg-guiden Koppla dokument... (Step by Step Mail Merge

Wizard…)

I Åtgärdsfönstret Koppla dokument (Mail Merge) har startat en guide i sex steg.

Först väljer du Etiketter (Labels). Om etikettskanterna inte syns, så väljer du Start,

Kantlinjer, Visa stödlinjer (Home, Borders, View Gridlines). Eftersom du har börjat

med ett tomt dokument, så väljer du Nästa: Startdokument (Next: Starting

document) och därefter Etikettalternativ… (Label options…)

Därvid öppnas en likadan dialogruta som i föregående exempel och du väljer lämplig

etikett och övriga inställningar.

Du ska nu välja mottagare i nästa steg, dit du går genom att klicka på Nästa (Next).

Du markerar Använd en befintlig lista (Use an existing list) och navigerar till

MEDLEM.DOC, som innehåller den lista du ska använda. Du kan som alternativ välja

från Excel- eller Access-databaser eller från Outlook-kontakter eller också välja att

skapa en ny Word-tabell.

Nu är det dags att definiera vad som ska finnas på etiketterna. Klicka på Utskick,

Adressblock (Mailings, Address Block).


Om inte alla adressrader dyker upp automatiskt, så kan du behöva välja Matcha

fält… (Match fields), för att definiera vilka fält som ska användas.


Efter korrigering blir det rätt:

Så här det ut nu:

Klicka på Uppdatera alla etiketter (Update all labels).


Nu är det dags att koppla dokumentet till tabellen med knappen

Redigera mottagarlista… (Edit recipient list…).

Du har nu möjlighet att selektera vissa poster ur tabellen med hjälp

av listpilarna vid varje fältnamn.

När detta är klart är det dags för Slutför kopplingen av

dokument (Finish Mail Merge) och således skapa adressetiketterna.

Här finns dessutom möjlighet att redigera enskilda etiketter.

Med Skriv ut… (Print…) skapas slutligen utskriften!

Att välja Redigera enskilda etiketter… (Edit

individual labels…) innebär att resultatet av att

sammanfoga registret med etikettdokumentet hamnar i

ett tredje dokument, som endast innehåller alla

etiketter, med sina respektive namn och adresser


angivna på dem. Det motsvarar hur resultatet skulle ha sett ut om du själv suttit och

skrivit in varje etikett i datorn för hand.

Att välja Skriv ut… (Print…) innebär att resultatet av att sammanfoga registret med

etikettdokumentet hamnar direkt i skrivaren. Det innebär att du sparar tid istället för

att först överföra informationen till ett nytt dokument som därefter ska skrivas ut.

Nackdelen är dock att om du gjort något fel, så kommer det inte att synas förrän första

etikettbladet skrivs ut och då har det kostat dig såväl tid som onödiga etiketter.

Att koppla ”alla” poster eller bara vissa utvalda gör att du kan välja att endast skriva

ut t ex de fem första etiketterna för att se hur resultatet blir.

Övningsuppgift Skapa etiketter med registret i Medlem.doc som källdokument.

Kopplad utskrift av massbrev Ibland önskar du skicka (synbarligen) personliga brev

till ett register. Du ska få göra detta dels med hjälp av

en guide, dels genom att själv styra detta och därvid

skapa ett urval.

Välj Utskick, Starta koppling av dokument, Steg

för steg-guiden Koppla dokument (Mailings, Start

Mail Merge, Step by Step Mail Merge Wizard)

Åtgärdsfönstret öppnas och du väljer att du ska skapa

Brev (Letter).

Du öppnar ditt huvuddokument och väljer sedan

källdokumentet Medlem.doc.

För att adressen ska hamna snyggt och prydligt vid 10

cm, väljer du att göra ett indrag till den positionen i

början av dokumentet och ser till att markören befinner sig där.

I steg 4 väljer du Adressblock… (Address block…).

Nu har du ordnat så att det blir enkelt att slutföra kopplingen!

Programmet kommer att låta dig välja mellan ett antal varianter av adresseringar. En

del kan förefalla besynnerliga för oss svenskar, men de har att göra med att man i USA

(relativt) ofta har namn som Tim Jones Sr och Tim Jones Jr mm.

Du kan t.ex. välja Alf Andersson d.y., så kommer det att se bra ut! Det kan du

konstatera med hjälp av rutan Förhandsgranska (Preview).

Gör därefter kloka val beträffande de övriga parametrar som kan ställas in.


Välj därefter Matcha fält... (Match Fields…). Se till, så att Adress 1 väljer Gatuadress

och Postnr blir Postnummer!

Sedan är det bara att skriva ut!


Massbrev utan guide Om du väljer att avstå från att använda guiden står fler möjligheter till buds, men du

behöver också bli förtrogen med verktygsfliken Utskick (Mailings).

Verktygsfliken Utskick

Arbetsgången kan vara så här:

Skapa ditt huvuddokument,

dvs. brevet.

Skapa ett antal tomma rader i början av dokumentet.

Gör ett indrag på exempelvis rad 2 (inte rad 1) och låt markören finnas där.

Välj Välj mottagare (Select Recipients) och välj den här gången filen Medlemslista.xls

(för att du ska få prova på hur väl Excel och

Word samverkar).

Välj därefter mottagare för kopplat

dokument. Du har här möjlighet att

selektera vissa mottagare. Du har också

möjlighet att här sortera, så att breven t.ex.

skrivs ut i postnummerordning. Välj någon

listpil och Avancerat… (Advanced) så

öppnas dessa möjligheter.

Börja med att klicka på knappen Infoga

kopplingsinstruktion (Insert Merge Field)

och välja Förnamn.

På dokumentet syns nu ordet ”Förnamn”

omgivet av citattecken. Detta ord

symboliserar att på just denna plats kommer

varje posts förnamn att stoppas in vid en

framtida koppling. Avbryt.


Slå ett [MELLANSLAG] och Avbryt.

Infoga kopplingen ”Efternamn” och slå ett . Avbryt och tryck på

.

Infoga kopplingen ”Gatuadress” och tryck på .

Infoga koppingen ”Postnr”. Avbryt och slå två .

Infoga kopplingen ”Ort” och avsluta med Avbryt.

Nu bör det se ut ungefär så här (om du har slagit på Visa/Dölj ¶):

Infogade kopplingar med osynliga tecken fullt synliga däremellan.

OBS! Genom att använda knappen (Visa kopplade data) kan du redan nu se hur det skulle komma att se ut om du fullföljde kopplingen gentemot registret.

Med hjälp av knapparna ”Post” kan du se de olika posterna:

Övningsuppgift Koppla ett huvuddokument av typen ”Förteckning” till registret kund1.doc (finns i

övningsmappen). Infoga kopplingar i dokumentet enligt följande:

( ),

(Glöm inte att sedan trycka på [ENTER].) Pröva därefter att aktivera knappen ”Visa

kopplade data” och stega dig fram och tillbaka i registret med hjälp av knapparna

”Post” och se vad som händer.

OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas utan att några tidigare

inställningar sparas och därefter startas om.

Slutföra koppling Det sista steget i att koppla dokument innebär att man genomför de olika kopplingar

som har angivits tidigare. Till detta använder du några av de sista knapparna.

Gör så här:

Öppna dokumentet kundför1.doc från övningsmappen.

OBS! Detta dokument är redan kopplat till registret (källdokumentet) kund1.doc (som

finns i samma mapp) genom den typ av koppling som kallas ”Förteckning”.

Du kan nu välja på olika sätt att utföra den slutliga sammankopplingen på tre olika

sätt:

Genom att Kontrollera fel automatiskt (Check for errors automatically), kan

du t.ex. ange om du vill att Word ska stanna om den hittar någon post där ett fält är

tomt eller någon annan avvikelse upptäcks vid kopplingens slutförande:


Genom att koppla till ett helt nytt dokument , där det ser ut som om resultatet

gjorts genom att manuellt mata in varje uppgift. Detta nya dokument kan sedan sparas

och användas helt fristående (kanske för nästa utskick om det är t.ex.etiketter för

kuvert).

OBS! Om varje post hamnade under varandra på samma blad beror det på att dui valt Förteckning (Directory) som kopplingstyp. Hade du valt t ex Standardbrev

(Letters) hade istället en post hamnat på varje separat blad istället!

Övningsuppgift Öppna kundför1.doc och koppla den till ett Nytt dokument (New Document), men

resultatet ska ge varannan rad tom.

Spara resultatet som förteck2.doc i övningsmappen.

OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas av utan att några tidigare

inställningar sparas.

Lösningsförslag: förteck1.doc.

Filtrerade kopplingar I vissa fall kan det vara bra att kunna göra kopplade utskrifter som inte vänder sig till

alla i registret. Vid dessa tillfällen måste du börja ange villkor för om en viss post ska

ingå vid en koppling eller ej. Dessa kopplingar kallades i tidigare Word-versioner för

Villkorade kopplingar.

Det första du måste tänka på är att du i registret anger någon form av särskiljande

kod, t ex kundkategori, ålder eller postnummer. Word bryr sig inte om vad det är, men

om det är siffror kan det vara lättare att ange t ex att adressetiketter till alla inom

vissa kundkategorier (t ex kategori 1 – 3) ska skrivas ut.


Med filtrering kan du styra kopplingarna med relativt avancerade verktyg.

Pröva följande:

Fortsätt med föregående övningsexempel.

Gör så här:

Se till att ha huvuddokumentet med den nygjorda kopplingen framme, Låt markören

stå på första raden.

Klicka på knappen Filtrera (Filter) och ställ in följande villkor i dialogrutan som

dyker upp:

Endast om posten i registret (källdokumentet) innehåller fältet Medlemsnr och det

innehåller ett värde som är lika med eller överstiger 100010, så kommer posten att

kopplas. I annat fall hoppas den över och nästa post i registret används istället.

För att kontrollera att det har blivit riktigt, tryck in knappen Visa kopplade data

(Show merged data).

Därefter slutförs kopplingen av dokumenten på vanligt sätt.

Övningsuppgift Öppna dokumentet etikett1.doc bland övningarna och gör en villkorad koppling. Endast

de kunder som tillhör kategori 1 och 2 ska kopplas (till ett Nytt dokument).

OBS! Innan övningen genomförs bör Word stängas utan att några tidigare

inställningar sparas och därefter startas på nytt.

Lösningsförslag: etikett2.doc.

Övningsuppgift Skapa en kopplad utskrift (standardbrev) med ett personligt pressmeddelande för olika

företag. Använd dokumentet telia1.doc som huvuddokument och registret i kund1.doc

som källdokument.

Använd kopplingsinstruktionen ”Företag” och ersätt ordet ”Telia” överallt i texten

(sex positioner).


Plats för anteckningar


Andra funktioner

Skapa en innehållsförteckning Du ska nu se på vad du har för ytterligare nytta av formatmallar för rubrikerna. Det är

nämligen så att när du kan infoga en komplett innehållsförteckning med hjälp av en

konsekvent använding av rubrikformat!

Välj Referenser, Innehållsförteckning (References, Table of Contents).

Som du ser, finns det ett antal standardiserade innehållsförteckningar med 3

rubriknivåer, som förstås baseras på Rubrik 1, 2 och 3.


Om du väljer Infoga innehållsförteckning… (Insert Table of Contents…) och

därefter Alternativ (Options), kan du modifiera den-


Övningsuppgift Tilldela rubriknivåer i dokumentet win95.doc och skapa därefter en

innehållsförteckning.

OBS! För att vara säker på att innehållsförteckningen alltid blir rätt numrerad vid utskrift måste du göra en inställning i Word. När denna

inställning en gång är gjord, behöver den inte göras fler gånger, eftersom den

sparas automatiskt för framtida bruk.

Gör så här:

1. Klicka på Arkiv (File).

2. Välj Alternativ… (Options...).

3. Klicka på rubriken Visa (Display).

4. Sätt en bock i rutan Uppdatera fält före utskrift (Update fields before printing).

(Du kan även passa på att bocka för Uppdatera länkade data före utskrift

(Update linked data before printing), om det inte är gjort tidigare.)

5. Klicka på knappen OK.

Skapa index Ett index är ett register där du kan se var du kan hitta ett visst ämne. Ett annat ord

för detta är sakregister. Om du slår upp en receptsamling brukar du ofta hitta en

vanlig innehållsförteckning längst fram. Den innehåller kanske soppor för sig,

kötträtter för sig, fisk i en avdelning och fågel i en annan.

Är det så att du letar efter en speciell rätt kan du istället slå längst bak i

receptsamlingen. Där brukar det nämligen finnas ett alfabetiskt sakregister, eller

index, som innehåller alla recept i bokstavsordning – oavsett om receptet tillhör

kategorin fågel, fisk eller mittemellan.

Tyvärr är denna typ av register betydligt mera krävande att skapa än

innehållsförteckningar. Du måste nämligen markera varje ord som ska ingå i ditt

index. Ett index är dock mycket praktiskt att ha, så det kan vara mödan värt!


Gör så här:

1. Gå tillbaka till dokumentets början.

2. Markera det första ordet som ska ingå i index.

3. Klicka på menyfliken Referenser (References).

4. Välj Infoga index (Insert Index) i dialogrutan Index.

5. Klicka på knappen Markera indexord… (Mark Entry…)

6. Dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) visas.

7. Det ord som du markerade i texten visas nu i textrutan Huvudpost (Main Entry).

8. Om du vill redigera indexordet, är det nu du kan göra det.

9. Klicka på knappen Markera (Mark).

Dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) stannar kvar på skärmen för

att du snabbt ska kunna markera övriga ord som ska ingå i index.


Du ser att ”dolda tecken” visas nu. Om

du själv önskar slå på eller stänga av

den funktionen kan du göra det här:

Start, Stycke, Visa Alla (Home,

Paragraph, Show/Hide).

10. Klicka i dokumentet.

11. Markera nästa ord.

12. Klicka i dialogrutan Markera

indexord (Mark Index Entry).

13. Klicka på knappen Markera (Mark).

14. Upprepa tills alla indexord är

angivna.

15. Stäng dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry).

När alla relevanta indexord har angivits i dokumentet är det dags att infoga själva

indexlistan, eller sakregistret om du så vill.

1. Placera markören där index ska infogas i dokumentet.

2. Klicka på menynfliken Referenser (References) och välj Index och därefter

Infoga index (Insert Index).

3. Se till att fliken Index är framme i dialogrutan Index och förteckningar.

4. Välj utseende på index och antal spalter.

5. Klicka på OK.

Genom att trycka [Shift]+[Alt]+x kommer dialogrutan Markera indexord (Mark Index Entry) att öppnas genast!

Genom att trycka [Shift]+[Alt] byter Windows till engelskt tangentbord, om du har standardinställningar, så se upp!

Övningsuppgift Ange indexord och skapa ett index till dokumentet win95.doc.


Makron

Det finns vissa delar av det dagliga arbetet i Word som kan kännas ganska enformigt.

Till exempel kan man tänka sig en säljare, som varje morgon då han kommer till jobbet

tar sig en kopp kaffe, startar Word, öppnar kundregistret (i ett Word-dokument) och

öppnar sin mall för orderbekräftelser i Word. Idag kan vi inte hjälpa säljaren att få sitt

kaffe serverat av Word, men vi kan mycket väl låta programmet öppna kundregistret

automatiskt och sedan öppna mallen för orderbekräftelser, så snart säljaren startar

Word på morgonen!

Vad är ett makro? Makron är en serie instruktioner till Word om vad programmet ska göra i tur och

ordning. Dessa instruktioner kan du antingen skapa genom att spela in handlingar

som du gör i Word, eller genom att manuellt skriva in dem i en åtgärdslista. Då du

själv skriver in dem kallas det att du makro-programmerar (eftersom det påminner

starkt om vanlig programmering i andra programspråk. Det är i själva verket en

variant av Microsoft Visual Basic som används).

Makron kan du starta genom att välja dem i en lista med tillgängliga makron eller

genom att koppla deras start till olika komponenter i programmet, såsom en knapp i

ett verktygsfält eller som en del av en rullgardinsmeny. Du kan även låta makron

starta automatiskt när ett visst dokument öppnas eller när själva programmet Word

startas.

Vad är makrovirus? Makrovirus är en typ av makron som är formgivna för att skrämma eller skada

mottagaren. Det startar normalt automatiskt när ett dokument öppnas och kan då göra

allt från att placera små vitsar i slutet av dokument vid utskrift till att radera hela

hårddisken.

Tekniskt sett skiljer sig alltså inte ett makrovirus från ett annat makro, den enda

skillnaden är egentligen avsikten med det – det stjälper istället för hjälper

användaren. Strax före jul 1995 dök de första makrovirusen upp på marknaden. Det

var egentligen lite märkligt, att ingen hade sett möjligheten att skapa dessa

makrovirus tidigare, eftersom makroprogrammering har funnits en längre tid.

Idag skyddar man sig mot makrovirus genom att ”förbjuda” programmet att köra

självstartande makron utan att varna användaren, eller att ”förbjuda” start av makron

som innehåller ”farliga” kommandon, såsom att radera information på hårddisken. Du

kan själv enklast skydda dig genom att inte läsa Word-dokument som du fått från

andra, eller hämtat hem från Internet, utan att först testa dokumentet med något av

de kända antivirus-program som finns på marknaden.

Med den tekniska utvecklingen av standarder på mjukvarusidan har ett nytt hot

uppstått genom makrovirus. De kan inte bara sprida sig till olika program, utan till

helt olika datorsystem (t ex från Word på en PC till Excel på en PC till Excel på en

Macintosh till Word på en Macintosh). Hur kan då detta vara möjligt? Jo, alla


programmen är snarlika inom sin grupp, oavsett vilken typ av dator de körs på. Därför

har makrovirus öppnat denna helt nya möjlighet att röra sig mellan olika datorsystem.

Säkerhetsinställningar Vid Arkiv, Alternativ, Säkerhetscenter (File, Options, Trust Center),

Inställningar för säkerhetscenter… (Trust Center Settings…) kan du därefter

ställa in önskad säkerhetsnivå under Makrosäkerhet… (Macro Security…).

Standardvärdet är Inaktivera alla makron och visa ett meddelande (Disable all

macros with notification).

För att du ska kunna utföra övningarna i detta kapitel får du ändra nivån till

Aktivera alla makron (Enable all macros). Det kan dock vara en god idé att ändra

tillbaka till ursprungsinställningen efteråt!

Skapa makron Det enklaste sättet att skapa ett makro är att spela in ett viss kedja av händelser som

du utför i Word. När du utfört det, som ska ingå i makrot, avslutar du inspelningen.

För att sedan få Word att utföra den inspelade sekvensen igen, startar du helt enkelt

makrot. Då utförs händelsekedjan på samma sätt som när du själv utförde den, men nu

sker det blixtsnabbt!

OBS! I bokens övningsfiler förekommer ibland att makron heter NN.MAIN, men att det endast refereras till makrot NN i bokens text. Dessa makron

motsvarar varandra.

Spela in

Pröva följande:

Välj Visa, Makron, Spela in makro... (View, Macros, Record Macro…)


Innan inspelningen börjar får du chansen att koppla makrot till en knapp på ett

verktygsfält eller till tangentbordet. Det gör vi inte i detta exempel, utan skriver in

makrots namn ”Blåtext” och beskrivningen ”Detta makro gör så att all markerad

text blir blå”. Välj sedan listpilen vid Gör makrot tillgängligt för (Store macro in)

och välj aktuellt dokument (inte Alla dokument – All Documents). Vill du passa på att

välja ett kortkommando, så trycker du på Tangentbord (Keyboard). Ange även här

namnet på det dokument du arbetar med.Därefter klickar du på knappen OK.

Du ser att inspelningen har påbörjats, eftersom muspekaren har ett kassettband på

sig. Statusfältet ser nu ut så här till vänster:

Knappen Stopp (Stop Recording) i statusfältet och inspelningsmarkören.

Med knappen Stopp kommer du att avsluta inspelningen av makrot och sekvensen

sparas under namnet Blåtext (i detta fall.

OBS! Allt du gör nu spelas in i makrot Blåtext, följ därför instruktionerna noga!

Välj Start, dialogrutan Tecken... (Home, Font…)


Gör ingen annan inställning än att välja blå (Blue) färg och därefter klicka på knappen

OK.

Tryck in knappen Stopp (Stop Recording) för att avsluta inspelningen.

Du har nu skapat ett makro som heter Blåtext. När det startas blir all markerad text

blå.

Notera: Ett annat sätt att påbörja inspelningen av ett makro är att klicka på knappen

Spela in makro (Record Macro) i statusfältet.

Det ger exakt samma start och tillvägagångssätt som exemplet ovan.


Starta ett makro För att köra ett makro som ännu inte har kopplats till någon knapp eller kort-

kommando måste du själv gå in i en lista och starta makrot där. Du ska nu pröva att

använda makrot Blåtext.

Om du har gjort den tidigare uppgiften finns detta makro redan i din dator, annars

börjar du med att öppna filen makron1.dot bland övningsfilerna.

OBS! Du måste använda filen med filändelsen .dot för att det ska vara rätt fil.

Gör därefter följande:

1. Skriv in ditt namn som vanlig brödtext på sidan framför dig.

2. Markera namnet.

3. Välj Visa, Makro, Makron... (View, Macro, Macros…)

Det dyker nu upp en dialogruta som visar de makron som är tillgängliga

i den aktuella dokumentmallen.

Klicka på ”Blåtext” i listan.

Längst ner på skärmen syns nu beskrivningen som talar om vad makrot gör. När har

du kontrollerat att det är rätt makro klickar du på knappen Kör (Run).

Du är tillbaka i dokumentet och när du avmarkerar ditt namn har det blivit blått!

Övningsexempel

Skapa makrot Normaltext som återställer markerad text till standardfärgen ”Auto”. Fyll

i en lämplig beskrivning och testa att det fungerar genom att skriva ditt namn,

aktivera makrot Blåtext och därefter återställa med hjälp av ditt makro Normaltext.

Lösningsförslag: makrot Återställ i makron1.dot (bland övningsfilerna).


Koppla makron till knappar Att gå via menyfliken Visa (View) är ett ganska besvärligt sätt att starta makron.

Därför finns det andra sätt att starta dem, nämligen genom att skapa en ny knapp i

verktygsfältet Snabbåtkomst eller genom att koppla makrot till ett lämpligt

kortkommando.

I detta avsnitt ska du koppla ett befintligt makro till en ny knapp.

Börja med att öppna filen makron1.dot bland övningsfilerna.


Gör sedan så här:

1. Högerklikca på Snabbåtkomstfältet (till höger om Word-ikonen) och välj Fler

kommandon... (More Commands…)

2. Under Välj kommandon från: (Choose commands from:) väljer du Makron

(Macros)

3. Nu markerar du önskat makro och väljer Lägg till (Add)>> (som alternativ kan du

dubbelklicka på makronamnet)


Byta knappar kopplade till makron Standardknappen som skapas är likadan för alla makron (se exemplet ovan), men du

kan nu även välja att skapa en knapp med en annan symbol.

Genom att markera på den knapp du vill

förändra – i detta fall knappen Blåtext

(skapad i det tidigare avsnittet) och

därefter klicka på Ändra (Modify) kan du

se alla alternativa knappar du har i Word.

Gör så här:

1. Börja med att ändra namnet på knappen till Blå text

(skriv in det i rutan Namn (Name) på tredje raden i menyn).

2. Välj sedan Ändra… (Modify…)

Övningsexempel



Skapa dels en knapp, som är kopplad till makrot Blåtext (om du inte redan har gjort

det) och dessutom en knapp kopplad till makrot Återställ.

Koppla makron till kortkommandon Om du inte gjorde koppling till kortkommando redan när du spelade in makrot, så gör

du på följande sätt:

Välj Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet. Välj kommandon från:

Makron (File, Options, Customize Ribbon, Choose commands from: Macros). Markera

aktuellt makro. Klicka på Anpassa… (Customize) I dialogrutan, som öppnas, väljer du

kategori Makron (Macros), markerar aktuellt makro, Spara ändringar i… (Save

changes in…) ange aktuellt dokument.Ange nytt kortkommando: skriv in önskat

kortkommando. Stäng (Close) samt bekräfta med OK.

Så här ser VBA-koden ut för ett makro


Övningsexempel


OBS! Du måste använda filen med filändelsen .dot för att

det ska vara rätt fil.

a) Om du inte redan har gjort exemplet ovan, så skapa först kommandot ”Blåtext” i

Snabbåtkomst-fältet.”.

b) Skapa kommandot ”Återställ text” på motsvarande sätt.

c) Koppla makrot ”Blåtext” till kortkommandot Alt+Shift+B

Lösningsförslag: filen makron12.dot (finns bland övriga övningsfiler).

Ta bort befintligt makro Om man gjort ett makro som inte längre behövs, eller om man får ett dokument som

innehåller en massa onödiga makron (som ju faktiskt gör att dokumentet tar mer plats

på hårddisken: våra makron måste ju sparas någonstans), så måste man kunna rensa

bort dem.

Processen är inte särskilt komplicerad. Pröva följande:


OBS! Du måste använda filen med filändelsen .dot för att

det ska vara rätt fil.


1. Välj Verktyg, Makro, Makron... (Tools, Macro, Macros…)

2. Klicka på ”ÄrMesigt” i listan.

3. Klicka på knappen Ta bort (Delete).

4. Bekräfta frågan från Word och makrot är borttaget!

5. När du klickar på knappen Stäng är du tillbaka i ditt dokument.

Övningsexempel



Om du inte gjort exemplet ovan, så ska du ta bort makrot ÄrMesigt

och spara dokumentet.

Lösningsförslag: makron13.dot (finns bland de övriga övningsfilerna).


Formulär Du kan skapa formulär i Word för

ifyllning direkt på skärmen eller för

utskrift, så att användarna sedan

fyller i det utskrivna

pappersformuläret.

När du skapar formulär att användas

på skärm, kan du också skydda vissa

avsnitt från att fyllas i. Det går också

att t.ex skapa avbockningsrutor,

listrutor, hjälptexter och makron, som

körs automatiskt.

Fliken Utvecklare För att kunna arbeta fullt ut med att

utveckla formulär, så behöver du

tillgång till ett antal extra verktyg.

Detta åstadkommer du genom att

välja Arkiv, Alternativ, Anpassa

menyfliksområdet (File, Options,

Customize Ribbon).

Klicka på Primära flikar (Main

Tabs) och markera avbockningsrutan

Utvecklare (Developer). Bekräfta

med OK.

Fem steg för att skapa formulär 1. Skapa en ny dokumentmall.

2. Skapa ett formulär genom att infoga tabeller eller genom att skriva text.

3. Lägg till formulärfält (textruta, kryssruta, listruta) efter behov och definiera

eventuella makron.

4. Skydda dokumentmallen.

5. Spara dokumentmallen.

Formulärverktyg Öppna verktygsgruppen Kontroller (Controls).

Textruta och Redigeringsruta (Content Control)

avser här samma sak.

Kombinationsruta och Listruta (Combo Box) är

samma funktion.

Egenskaper (Properties) och Fältalternativ avser

samma funktion.


Skapa formulär

Förberedelser

Börja med att skapa en ny mall (alternativt kan du förstås utgå från en befintlig).

Klicka på Utvecklare, Kontroller, Designläge (Developer, Controls, Design Mode).

Klicka på den plats, där du önskar att kontrollen ska placera.

Textkontroll

Klicka på RTF-kontrollen (den vänsta Aa-knappen) eller Text-kontrollen (den högra)

Listruta

Klicka på kontrollen Nedrullningsbar lista (Drop-Down List)

Markera innehållskontrollen och klicka på Egenskaper (Properties)

Klicka på Egenskaper för listrutor (Content Control Properties), Lägg till (Add) om

du vill skapa en lista över svarsalternativ.

Ange svarsalternativ i rutan Visningsnamn (Display Name), exempelvis Ja, Nej och

Kanske

Upprepa detta steg tills alla önskade svarsalternativ finns med i listrutan.

Egenskaper för innehållskontroller

Du kan ange eller ändra egenskaper för alla innehållskontroller. I innehållskontrollen

Datumväljare (Date Picker Content Control) kan du ange vilket datumformat som du

vill använda för att visa datum.

Instruktionstext

Instruktionstexter kan göra formuläret lättare att använda. Du kan ändra

standardtexten i innehållskontrollerna.

Då ska du vara i Designläge

Markera den innehållskontroll där du vill ändra platshållartexten.

Redigera platshållartexten och formatera den efter egna önskemål.

Om du vill att kontrollen inte längre ska visas, när någon har angett eget innehåll i en

RTF-kontroll eller textkontroll, klickar du på Kontroller, Egenskaper (Controls,

Properties) och markerar sedan avbockningsrutan Ta bort innehålls kontrollen,

när innehållet har redigerats (Remove content control when contents are edited).

Klicka på Designläge (Design Mode) för att stänga av designfunktionen och spara

instruktionstexten.

Skydda formulär

När du är klar med ditt formulär,

ska du trycka på knappen

Begränsa redigering (Restrict

Editing). Därvid framkommer all den funktionalitet som

du skapat i formuläret.

Därefter kan du göra inställningar av flera parametrar

enligt bilden: (Formatting restrictions, Editing

restrictions, Start enforcement)


Skydd av avsnitt

Det är inte alltid du önskar skydda hela dokumentet, men om du infogar löpande

avsnittsbrytningar, där den oskyddade delen av formuläret ska börja och eventuellt

ett där skyddet ska läggas på igen, så kan du sedan välja vilka avsnitt (Sections) som

ska vara skyddade.

Spara formulär

Det brukar vara lämpligt att spara formuläret som mall.

Använda formulär Du förflyttar dig mellan fälten med Tab, men du kan klicka i fälten också.

Rubriker kan inte redigeras, dokumentet är ju skyddat.

Vissa meny- och tangentkommandon är avstängda av samma skäl.

Bara godkända tecken kan fyllas i textrutefälten. Är ett fält definierat som datum med

yyyy-MM-dd, då går det inte att skriva något annat i detta fält. Om du har valt Dagens

datum (Current Date), så blir det förstås det också.

En avbockningsruta (kryssruta) markeras/avmarkeras genom att klicka i den eller

trycka på mellanslag.

En kombinationsruta/listruta öppnas med F4 eller Alt+PilNed och bekräftar med

Enter.

Låsa eller låsa upp fält

Om du vill låsa ett fält och förhindra att det aktuella fältresultatet ändras

klickar du på fältet och trycker sedan på CTRL+F11.

Om du vill låsa upp ett fält så att det kan uppdateras, klickar du på fältet och

trycker sedan på CTRL+SKIFT+F11.

Övningsuppgift Skapa ett standardbrev, där du endast behöver fylla i mottagarens namn och adress

och där mottagarens land väljs med en kombinationsruta. Nöj dig med de nordiska

länderna.

mk:@MSITStore:C:/Program/Microsoft%20Office/Office10/1053/wdmain10.chm::/html/wohowLockOrUnlockAField.htm##mk:@MSITStore:C:/Program/Microsoft%20Office/Office10/1053/wdmain10.chm::/html/wohowLockOrUnlockAField.htm##


Integration med andra Office-program I ett dokument kan du använda t.ex. tabeller. Dessa tabeller har du sedan möjlighet att

exportera till Excel för vidare bearbetning. Det är bara ett av alla de sätt du kan arbeta

aktivt tillsammans med andra program i Windows. Det finns flera sätt att arbeta

integrerat tillsammans med de andra programmen som ingår i Office-paketet.

Kopiera och klistra in Det mest intuitiva sättet att infoga ett objekt från ett annat program till Word är att

använda Kopiera och Klistra in (Copy and Paste).

Exempel: Du har gjort en kalkyl och ett tillhörande diagram i Excel. Du önskar

använda dessa i ett Word-dokument. Följande arbetsmetod kan du då använda:

Excel-tabell eller -kalkyl:

Markera hela tabellen eller kalkylen (prova gärna kortkomandot * (dvs du håller

Ctrl-tangenten intryckt medan du trycker på *-tangenten på det numeriska tangentbordet- Ctrl + a fungerar också på nyare Excel-versioner).

Välj sedan Kopiera (Copy).

Växla till Word.

Placera markören där inklistringen ska ske.

Välj därefter Start, Urklipp, Klistra in, Klistra in special… (Home, Clipboard,

Paste, Paste Special…)

I dialogrutan kan du sedan välja hur inklistringen ska ske. Till att börja med

bestämmer du om data ska länkas (se mera om detta i avsnittet Länkar).

I det vita fältet väljer du vilket format som tabellen eller kalkylen ska ges. Standard-

valet HTML-text är markerat från början. Detta val innebär, att Excel-data


omvandlas till en Word-tabell, som är formaterad med detta format. Om du hade valt

Klistra in (Paste) i stället för Klistra in special (Paste Special), hade detta val gjorts.

Andra val är bl.a. RTF, som betyder Rich Text Format.

Som ytterligare alternativ kan du välja Microsoft Excel kalkylbladsobjekt

(Microsoft Excel Worksheet Object). Om du väljer detta, kommer inklistringen att ske

med den formatering du använt i Excel.

Nästa alternativ är Oformaterad text (Unformatted text). I detta fall skapas inte

någon tabell, utan din inklistring sker som en löpande oformaterad text med tabbar.

Övriga alternativ är olika bildformat, dvs de kommer inte att uppfattas som tecken,

varför inklistrad data inte blir redigeringsbar.

Bekräfta dina val med OK.

Om du klistrat in med något av de första alternativen, så kommer du att få tillgång till

Excels verktyg efter att dubbelklicka på kalkylen. Genom att klicka utanför kalkylen,

återtar Word sitt standardutseende.

En inklistring som är markerad (har handtag) kan ändras som vilken bild som helst,

dvs du kan dra i handtagen, och du kan flytta runt objektet.

Excel-diagram

Diagrammet markeras (detta fungerar både med ett inbäddat diagram, som alltså

finns på ett kalkylblad, och med ett diagram, som finns på ett eget blad).

Välj sedan Kopiera (Copy).

Växla till Word.

Placera markören där inklistringen ska ske.

Välj därefter Start, Urklipp, Klistra in, Klistra in special… (Home, Clipboard,

Paste, Paste Special…)

Samma resonemang som tidigare gäller beträffande Klistra in (Paste) resp. Klistra in

länk (Paste link).


Standardvalet Microsoft Excel-diagramobjekt (Microsoft Excel Chart Object)

innebär att diagrammet blir redigeringsbart, medan Bild (Picture)inte blir det. Visa

som ikon klistrar inte in bilden utan endast en ikon som markerar närvaro av

diagrammet. På ett intranät, kan man tänka sig att nå originaldiagrammet genom att

klicka på ikonen.

Länkar Att infoga länkar till andra program betyder att du skapar en liten adresshänvisning

till ett annat program som finns tillgängligt för datorn jag arbetar med. Observera att

länkar fungerar med de flesta professionella program på marknaden, inte bara

program från Microsoft. Som exempel kan nämnas Lotus Symphony, som är en

konkurrerande produkt till Office-paketet. Om du jämför med funktionen att klippa

och klistra (kopiera och klistra in), så är skillnaden följande.

Om du markerar t.ex. ett diagram i en arbetsbok i Lotus 1-2-3, klickar på kopiera och

därefter öppnar Word och väljer Klistra in, så kommer du att få en identisk kopia av

diagrammet du just kopierade i Lotus Symphony Calc. Denna kopia är helt frikopplad

från sitt ursprung och om du gör förändringar i originalet påverkar det inte din kopia

inne i Word på något sätt. En ungefärlig liknelse skulle kunna vara att du tagit ett foto

av det ursprungliga diagrammet.

Hade du istället öppnat en länk mellan diagrammet i Lotus Symphony Calc, genom att

i Word välja Infoga, Objekt… (Insert, Object…) och där leta upp diagrammet, så hade

varje förändring i originalet påverkat kopian i Word. För att jämföra med den förra

liknelsen, så fungerar ett länkat objekt som om du installerat en övervakningskamera

hos det andra programmet. Sker det någon förändring i originalet, så återspeglas det

direkt i Word.

Länkar är således ett kraftfullt verktyg om du använder det på rätt sätt. Varför

använder vi klipp-och-klistra metoden överhuvudtaget istället för att skapa länkar

hela tiden?

För det första kräver det en hel del av datorns kraft att bevaka alla olika länkar som

skulle kunna förekomma. Dessutom kanske vi bara vill ha en ”stillbild” av dagsläget,

inte en aktiv länk som förändras med tiden.

För det andra har utvecklingen gått relativt trögt inom detta område beroende på att

det har funnits flera olika typer av länkar som de konkurrerande mjukvaruföretagen

lanserat som den enda rätta vägen. Det har inneburit att inte alla program kunnat

koppla länkar till varandra.

För det tredje krävs det att när en länk upprättats mellan två program, så får

inblandade filer (t ex en arbetsbok i Excel) inte

1. flyttas

2. byta namn

3. raderas från datorn


Det innebär att du riskerar att ”måla in dig i ett hörn” med alla dina länkar. Du kan

kanske inte ta med din presentation till andra datorer för att redigera vidare, eftersom

de inte har de aktuella program som länkarna leder till i dokumentet.

Den typ av länkar som Microsofts program använder är speciellt anpassade för att de

olika delarna i Office-paketet ska kunna samverka på bästa sätt. Därför är det relativt

säkert att koppla länkar mellan dessa olika program, men observera att länkar även

kan infogas från andra program än just PowerPoint, Excel och Access.

Skapa länk

För att skapa en länk väljer du Infoga, Text, Objekt… (Insert, Text, Object…) och

letar i listan som dyker upp i dialogrutan. Är det du vill länka redan skapat i ett

program vid ett tidigare tillfälle väljer du fliken Skapa från fil (Create from file), i

annat fall fliken Skapa nytt (Create new).

Här kan du t.ex. infoga diagram från Microsoft Graph, matematiska formler från

Microsoft Equation med mera.

Rapportera från PowerPoint till Word

Det finns en funktion som är inbyggd i PowerPoint. Den fungerar på så sätt att när du

har skapat ett fungerande bildspel, så kan detta överföras till Word och därefter utgöra

grunden för en kommande rapport som bygger på presentationen.

Möjligheten att rapportera från PowerPoint till Word och att kunna presentera text

från Word i PowerPoint är mycket kraftfulla verktyg för den vane användaren av

Office och rekommenderas varmt av författaren.


Sammanfattningsuppgift

Nu är det dags för dig att använda de kunskaper du skaffat dig under kursen. I

övningsmappen finns en fil PCGRUND.DOC, som du ska använda.

Formatmallar Du ska börja med att skapa 4 st formatmallar, som du ger namnen Pcrubrik0,

Pcrubrik1, Pcrubrik2 och Pcrubrik3.

OBS! Formatmallarna ska sparas endast i det aktuella dokumentet, inte i Normal-

mallen.

Pcrubrik0:

Arial Black, 36 punkter

Pcrubrik1:

Arial Rounded MT Bold, 26 punkter, Fet, Kursiv, dubbel understrykning

Pcrubrik2:

Arial, 18 punkter, Fet

Pcrubrik3:

Arial, 12 punkter, Fet

I konsekevensens namn borde du nog skapa en formatering för brödtexten också, men

för att spara tid, kan du använda standardformat Normal för detta.

Formatera text Nu är det dags att formatera texten.

Huvudavsnitt

Uppsatsen innehåller två huvudavsnitt, IT-kunskap och Windows 3.11. Ge dessa båda

Pcrubrik0.

Kapitel

Kapitelrubrikerna ska formateras med Pcrubrik1. Dessa är:

Förord, Kort historik, Datorn, Kringutrustning, Operativsystem och

programmeringsspråk, Datasäkerhet och arbetsmiljö, Ergonomi, Nätverk, Inledning,

Tillbehör, Informationsutbyte, Kontrollpanelen, Filhanteraren, Programhanteraren,

Windows 3.11 i nätverk, Säkerhet i Windows 3.11, Skrivarhantering, Kortkommandon.

Avsnitt och underavsnitt

I varje kapitel finns olika avsnitt, som du formaterar med Pcrubrik2 och underavsnitt,

som formateras med Pcrubrik3.


Innehållsförteckning Före förordet infogar du en innehållsförteckning, där du använder en lämplig mall och

4 st nivåer.

Index Därefter går du igenom texten (eller del av den, du har kanske inte tid att gå igenom

allt) och markerar indexord. Med hjälp av dessa skapar du sedan ett kapitel allra

sist, som du kallar Index. Där skapar du naturligtvis indexet och formaterar det, så det

ser snyggt ut.

Bilder Har du tid, så kan du använda tillgängliga bilder (ClipArt, ev bilder från Internet) för

att lätta upp din uppsats.

Följande bild PROGMAN.GIF finns också i övningsmappen och ska infogas i kapitlet

Inledning. Ordna sedan så att pilarna pekar på rätt ställen!

Progman.gif 1

Sidfot Uppsatsen ska förses med sidfötter. Du ska ha olika vänster- och högersida. Dessutom

ska första sidan vara annorlunda (den ska nämligen inte ha någon sidfot).

Omslagssida Allra första sidan, ska ha uppsatsens titel, nämligen IT-kunskap och Windows 3.11.

Den får gärna ha författarnamn och någon fin bild också.

Som du ser, kommer din uppsats att påminna om uppläggningen av den bok du har

framför dig. Kanske kan du få ytterligare idéer av hur den är upplagd.

Lycka till!


Appendix

Nyheter i Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2010 hjälper dig att skapa professionella dokument genom att ge dig en

omfattande uppsättning verktyg för att skapa och formatera ditt dokument i ett nytt

gränssnitt. Goda möjligheter till att granska, kommentera och jämföra hjälper dig att

snabbt samla och hantera feedback från kolleger. Avancerad dataintegration gör att

dokumenten förblir kopplade till viktiga affärsinformationskällor.

Skapa professionella dokument

Med Word 2010 får du redigerings- och granskningsverktyg för att skapa eleganta

dokument på ett enklare sätt än någonsin förut.

Lägg mer tid på att skriva, mindre på att formatera

Ett nytt, resultatorienterat gränssnitt presenterar verktyg för dig när du behöver dem,

på ett tydligt och organiserat sätt:

Spara tid och få ut mer av Words kraftfulla möjligheter genom att välja från

gallerier med fördefinierade formatmallar, tabellformat, listformat, grafiska

effekter m.m.

Med Word slipper du gissa när du formaterar ditt dokument. Gallerierna

med formateringsalternativ ger dig en riktig visuell förhandsgranskning av

formateringen i ditt dokument innan du bestämmer dig för att göra någon

förändring.

Lägg till förformaterade element med några få klickningar

Word 2010 presenterar byggstenar för att lägga till förformaterat innehåll till dina

dokument: (ex. Arkiv, Nytt, Tillgängliga mallar – File, New, Available Templates)

När du arbetar med ett dokument från en speciell dokumentmall, som en

rapport, kan du välja från ett galleri med förformaterade framsidor, citat,

sidhuvuden och sidfötter som gör att ditt dokument ser mer välarbetat ut.

Om du vill anpassa det förformaterade innehållet eller om ditt företag ofta

använder samma innehåll, som en juridisk klausul eller kontaktinformation,

kan du skapa dina egna byggstenar som du väljer från galleriet med en enda

klickning.

Kommunicera mer effektivt med kraftfull grafik

Nya grafikfunktioner inkluderar tredimensionella figurer, transparens,

bakgrundsskuggor och andra effekter.


Lägg till ett nytt utseende och en ny känsla till dina dokument på ett

ögonblick

När ditt företag uppdaterar sitt utseende kan du direkt göra samma sak i dina

dokument. Genom att använda Snabbformat (Start, Format) och Dokumentteman

(Sidlyout, Teman) kan du snabbt ändra utseendet på text, tabeller och grafik i alla

dina dokument för att matcha den önskade stilen eller färgschemat.

Undvika stavfel på ett enkelt sätt

Följande är några av de nya funktionerna i stavningskontrollen: (du hittar dem på

Arkiv, Alternativ – File, Options)

Stavningskontrollen är mer konsekvent i de olika programmen i Microsoft Office

System 2010. Exempel på den här förändringen är:

o Flera alternativ i stavningskontrollen är nu globala. Om du ändrar ett av

dessa alternativ i ett Office-program ändras detta alternativ i alla de

andra Office-programmen. Mer information om detta hittar du i Ändra

stavnings- och grammatikkontrollens funktion.

o Förutom att alla program använder samma egna ordlistor kan alla

programmen nu hantera dem i samma dialogruta.

Stavningskontrollen i Microsoft Office 2010 innehåller en modern fransk

ordlista. I Microsoft Office 2003 var den ett tillägg som måste installeras

separat. Mer information om detta hittar du i Ändra stavnings- och

grammatikkontrollens funktion.

En undantagsordlista skapas automatiskt första gången ett språk används.

Undantagsordlistor kan användas för att tvinga stavningskontrollen att

markera ord som du vill undvika att använda. De är praktiska för att undvika

ord som är stötande eller som inte passar in i ditt skrivsätt.

Stavningskontrollen kan söka efter och markera vissa sammanhangsbaserade

stavfel. Har du någonsin skrivit ett sådant här fel? "I will see you their." I

Word 2010, kan du aktivera alternativet Använd sammanhangsbaserad

stavningskontroll (contextual spelling), om du vill ha hjälp med att hitta och

korrigera sådana här fel. Det här alternativet är tillgängligt i dokument skrivna

på engelska, tyska eller spanska.

Du kan inaktivera stavnings- och grammatikkontrollerna för ett enskilt eller för

alla dokument som du skapar.

Dela dokument tryggt

När du skickar ett utkast av ett dokument till dina kolleger för att få deras åsikter

hjälper Word 2010 dig att effektivt samla och hantera deras ändringar och

kommentarer. När du är klar för att publicera dokumentet hjälper Word 2010 dig att

se till att inga okorrigerade ändringar eller kommentarer fortfarande finns kvar i

dokumentet.

Jämför två versioner av ett dokument snabbt

Med Word 2010 är det enkelt att se vilka ändringar som har gjorts i ett dokument. När

du jämför och kombinerar dokument kan du se båda versionerna av dokumentet – med

borttagen, infogad och flyttad text tydligt markerad i en tredje version av dokumentet.

Välj Granska, Jämför samt Visa, Synkroniserad rullning (Review, Compare samt

View, Synchronized Scrolling).

Sök och ta bort dolda metadata och personlig information i dokument

Innan du delar dina dokument med andra kan du använda Dokumentkontrollen för att

kontrollera om det innehåller dolda metadata, personlig information eller innehåll som

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HP101194671053&CTT=5&Origin=HA100742241053http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HP101194671053&CTT=5&Origin=HA100742241053http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HP101194671053&CTT=5&Origin=HA100742241053http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HP101194671053&CTT=5&Origin=HA100742241053


lagras i dokumentet. Dokumentkontrollen kan söka efter och ta bort exempelvis

kommentarer, versionsinformation, spårade ändringar, pennanteckningar,

dokumentegenskaper, information om dokumenthanteringsserver, dold text, anpassade

XML-data, och information i sidhuvuden och sidfötter. Dokumentkontrollen kan

säkerställa att dokumenten du delar med andra inte innehåller någon dold personlig

information eller dolt innehåll som ditt företag inte vill ska spridas. Dessutom kan

företaget anpassa Dokumentkontrollen så att andra typer av dolt innehåll också kan

hittas. Välj Arkiv, Info, Förbered för delning (File, Info, Prepare for Sharing).

Du kan säkerställa ett dokuments äkthet, integritet och ursprung genom att lägga till

en digital signatur. I Word 2010 kan du antingen lägga till en osynlig digital signatur

eller infoga en Microsoft Office-signaturrad för att kopiera in en synlig signatur

tillsammans med den digitala signaturen.

Möjligheten att kopiera in digitala signaturer genom att använda signaturrader i

Office-dokument gör det möjligt för företag att använda papperslös signering av

kontrakt och andra avtal. Till skillnad från signaturer på papper ger digitala

signaturer exakt information om vad som undertecknats och signaturen kan

kontrolleras i efterhand.

Konvertera dina Word-dokument till PDF eller XPS

Word 2010 stöder filexport till följande format:

Portable Document Format (PDF) PDF är ett elektroniskt filformat med

fast layout som behåller dokumentfomatering och tillåter fildelning. PDF-

formatet säkerställer att dokumentet behåller sin formatering exakt som du har

gjort den, när filen visas online eller skrivs ut, och data kan inte ändras på

något enkelt sätt. PDF-formatet är också användbart för dokument som ska

lämnas till ett tryckeri för utskrift.

XML Paper Specification (XPS) XPS är ett elektroniskt filformat som

behåller dokumentets formatering och möjliggör fildelning. XPS-formatet

säkerställer att dokumentet behåller sin formatering exakt som du har gjort

den, när filen visas online eller skrivs ut, och data kan inte ändras på något

enkelt sätt.

Upptäck dokument som innehåller inbäddade makron direkt

Word 2010 använder ett separat filformat (.docm) för makroinbäddade dokument, så du

kan se direkt om ett dokument kan köra inbäddade makron.

Förhindrar ändringar i slutversionen av ett dokument

Innan du delar slutversionen av ett dokument med andra kan du använda kommandot

Markera som slutgiltigt (Mark as Final) för att skrivskydda dokumentet och tala om

för andra att du delar den slutgiltiga versionen av dokumentet. När ett dokument är

markerat som slutgiltigt är funktionerna för inmatning, redigeringskommandon och

markeringar för språkkontroll inaktiva, och de som läser dokumentet kan inte ändra

det av misstag. Kommandot Markera som slutgilitgt (under Arkiv, Info,

Behörigheter – File, Info, Protect Document) är ingen säkerhetsfunktion. Vem som

helst kan redigera ett dokument som är markerat som slutgiltigt genom att stänga av

Markera som slutgiltigt (Mark as Final).

Gå utöver dokument

Nu mer än någonsin, när datorer och filer är sammankopplade, lönar det sig att lagra

dokument i filer som är små, tåliga och som stöder flera olika plattformer. För att möta


detta behov når Microsoft Office-systemet en ny nivå i utvecklingen av XML-stöd. Det

nya XML-baserade filformatet gör att Word 2010-filer kan bli mindre, tåligare och

djupt integrerade med informationssystem och externa datakällor.

Reducera filstorlek och förbättra skadeåterhämtning

Det nya Word XML-formatet är ett komprimerat, segmenterat filformat som ger en

dramatisk minskning i filstorlek och hjälper till att se till att skadade eller korrupta

filer lätt kan återskapas.

Koppla dina dokument till företagsinformation

I ditt företag skapar du dokument för att kommunicera viktiga företagsdata. Du kan

spara tid och minska risken för fel genom att automatisera denna

kommunikationsprocess. Skapa dynamiska smarta dokument som uppdaterar sig

själva genom att använda nya dokumentkontroller och databindning för att koppla till

dina backend-system.

Hantera dokumentegenskaper i dokumentinformationspanelen

Dokumentinformationspanelen gör det enkelt att granska och redigera dokument-

egenskaper medan du arbetar i Word-dokumentet. Dokumentinformationspanelen

visas längst upp i dokumentet i Word. Du kan använda dokumentinformationspanelen

för att granska och redigera både vanliga egenskaper för Microsoft Office-dokument

och egenskaper för filer som sparats på en dokumenthanteringsserver. Om du

använder dokumentinformationspanelen för att redigera dokumentegenskaperna för

ett serverdokument sparas egenskaperna direkt till servern. Välj Arkiv, Info,

Egenskaper (File, Info, Properties).

Du kan t.ex. ha en server som håller koll på ett dokuments redigeringsstatus. När du

gör de sista justeringarna i ett dokument kan du öppna dokumentinformationspanelen

för att ändra dokumentets redigeringsstatus från Utkast till Slutgiltig. När du sparar

tillbaka dokumentet på servern uppdateras ändringen i redigeringsstatus på servern.

Om du lagrar dokumentmallar i ett bibliotek på en Microsoft Windows SharePoint-

server kan biblioteket ha egna anpassade egenskaper som lagrar information som

mallarna. Ditt företag behöver kanske kategorisera dokumenten i biblioteket genom att

fylla i Kategoriegenskaper. Om du använder dokumentinformationspanelen kan du

redigera sådana egenskaper direkt i Word-miljön.

Återställning efter datorproblem

Microsoft Office System 2010 tillhandahåller förbättrade verktyg för att återställa ditt

arbete om problem uppstår i Word 2010.

Programåterställning

Word 2010 har förbättrade funktioner för att undvika att arbete går förlorat när

programmet stängs på ett felaktigt sätt. Om det är möjligt försöker Word att återskapa

något av programmets status när det startas om.

Om du exempelvis jobbar med flera filer samtidigt och varje fil är öppen i ett eget

fönster med specifika data som visas i vart och ett av fönstren. Word kraschar. När du

startar om Word öppnas filerna och fönstren återskapas som de såg ut innan Word

kraschade.


Arbeta med Word 2010 Word 2010 är här. Du kanske redan känner till att programmet är bättre och

effektivare än de föregående versionerna, vilket är spännande. Men det kan också vara

lite ovant.

Det nya menyfliksområdet (The Ribbon) visas överst i Word.

Vid första anblicken av Word 2010 kanske du blir förvånad över programmets nya

utseende. De flesta förändringar finns i menyfliksområdet, som visas överst i Word.

Med menyflikarna visas de vanligaste kommandona längst fram, så att du slipper

navigera till olika delar av programmet när du ska utföra vanliga kommandon.

Varför har vi ändrat programmet? Så att du ska kunna arbeta snabbare och enklare!

Med noggranna undersökningar av användarnas erfarenheter har vi utformat

menyflikarna så att kommandona har optimal placering.

Menyflikarnas funktioner och fördelar blir tydligast när man ser hur de används. På

fliken Start (Home) klipps text ut och infogas sedan på en annan plats. Därefter

ändras textformatet i Format och slutligen ändras sidans bakgrundsfärg på fliken

Sidlayout (Page Layout).

Menyfliksområdet består av flikar, grupper och kommandon.

Det finns tre grundläggande komponenter i men