Як підготувати якісну проектну пропозицію

Фандрейзинг

• спеціально організований процес залучення фінансування для некомерційних організацій для реалізації соціально-значущих програм.

Благодійництво

• добровільна безкорислива пожертва фізичних та юридичних осіб у наданні матеріальної, фінансової, організаційної та іншої благодійної допомоги.

Меценатство

• добровільна безкорислива матеріальна, фінансова, організаційна та інша підтримка фізичними особами набувачів

благодійної допомоги.

Спонсорство

• добровільна матеріальна, фінансова, організаційна та інша підтримка фізичними особами набувачів благодійної допомоги з метою популяризації виключно свого імені, свого знаку для товарів і послуг.

Філантропія

• заступництво, матеріальна допомога, яку надають заможніші верстви населення біднішим.

• сприяння окремих осіб чи груп громадян добробуту людей через надання послуг чи коштів.

Корпоративна філантропія

• це сприяння громадській або благодійній організації шляхом надання бізнес-організацією коштів, матеріальної не грошової та іншої допомоги для досягнення організацією власних цілей.

ПРОЕКТ

• це комплекс взаємопов'язаних заходів, спрямованих на досягнення певних цілей щодо вирішення соціальних проблем у суспільстві в межах встановленого часу та бюджету.

(Компанія «Консалтинг ПРІМ»)

ПРОЕКТ

• це набір скоординованих дій, спрямованих на досягнення фіксованого корисного результату визначеної якості в умовах обмежених ресурсів.

Основні характеристики проекту

• є засобом/інструментом для здійснення зміни• має чітко окреслений початок та кінець• має конкретну мету• призводить до отримання реальних результатів• є відмінним від інших• за нього несе відповідальність окрема особа або

структура• вимагає затрат коштів, ресурсів та часу• передбачає використання різноманітних ресурсів

та знань

Компоненти заявки• Назва проекту

• Резюме проекту

• Історія організації

• Опис проблеми

• Мета/Ціль

• Завдання

• Робочий план і методи

• Очікувані результати

• Процедури моніторингу проекту і оцінювання

• Бюджет

• Додатки

Конкретні завданняЩо?

Пріоритети організації Особиста мотивація Хто?

де?

як?

коли?

План дій

реалізаціяМоніторинг

та оцінка

Планування продовження

консолідаціясвяткування

цільДля чого?

Стратегія або методологіяяк?

Яким чином?

Загальна оцінка

Для чого?

Коли?

Для кого?

Хто?

Громада

Хто?

Вивчення потреб, аналіз ситуації чому?

ресурси

З ким?

З чим?

Project Management T-kit © Council of Europe and European Commission; www.training-youth.net

Збір і аналіз інформації

• Проаналізуйте:

- попередній досвід роботи Вашої організації в обраному напрямку;

- діяльність інших організацій в обраному напрямку;

- чинну нормативну-правову базу;- ставлення суспільства до обраної

проблеми- міжнародний досвід.

Презентація організації

• Яку організацію Ви представляєте? Дайте коротку інформацію про організацію.

• Які основні цілі та завдання Вашої організації?

• Чи має організація достатній досвід та кваліфікований персонал для виконання даного проекту?

Належне формулювання проблеми відбувається за такою схемою:

• Стисло характеризує ситуацію, що потребує змін.

• Окреслює коло тих/того, кого/чого воно стосується.

• Дає кількісну інформацію.

• Показує відповідність поставленої проблеми цілям та можливостям Вашої організації.

• Пояснює, чому саме Ваша організація береться за вирішення цієї проблеми

Причини

• Що спричинили проблему?

• Чи є тут кілька причин?• Чи взаємопов'язані ці причини?

Наслідки

• Які наслідки проблеми?

• На яку кількість людей вона впливає?

• Чи є наявні політичні, культурні та економічні наслідки?

!!! Формулювання проблеми повинно відображати не внутрішні проблеми Вашої організації, а проблеми в суспільстві, які організація хоче вирішити

Мета проекту

• Проблема - це негатив (-)

• Мета - позитив (+)

Мета проектуМета - це те, заради чого Ви починаєте

проект. Це загальні твердження, які важко оцінити кількісно, головне призначення яких - показати тип проблеми , на вирішення якої спрямовано проект.

Критерії успішного Критерії успішного формулювання мети формулювання мети

проектупроекту

Одне-два реченняОдне-два речення Чіткий зв'язок з проблемоюЧіткий зв'язок з проблемою Реальна і одночасно абстрактнаРеальна і одночасно абстрактна

Мета проекту

• Вдале формулювання“Мета проекту нашої організації -

допомогти безробітним жінкам Сокальщини (Львівська область) вступити в ринок за допомогою створення малих підприємств з переробки та збуту молочних продуктів.”

Мета проекту

• Невдале формулювання“Мета проекту нашої організації - дати

жінкам можливість вступу в ринок”

Мета проекту

Складається з двох, максимум трьох речень і має дві частини:

У першій частині завжди говоримо про те, що ми хочемо досягти;

У другій частині – яким шляхом цього можна досягти

Мета проекту

• До якої міри проблему буде вирішено в рамках проекту (або потенційна результативність проекту).

• Окреслення проблемної цільової групи (бажано з кількісними характеристиками), на які буде безпосередньо спрямовано проект.

• Чітко сформульована проблема.• Що саме посприяє вирішенню проблеми (під-

цілі або завдання, які виступають при формулюванні мети як методи її досягнення).

Мета проектуСприяння покращенню знань (потенційна результативність) батьків дітей з функціональними обмеженнями та молоді з особливими потребами N району F області (цільова група) для формування їх активної життєвої позиції (проблема) шляхом проведення інформаційно-просвітницької кампанії (під-цілі або завдання)

Завдання проекту

Це конкретні кроки, які треба зробити для зміни існуючої ситуації на краще, це кроки для досягнення Вашої мети. Ці зміни повинні відбутись в процесі виконання Вашого проекту.

Завдання не є процесом і не є „описом видів діяльності”,

Завдання – це кінцевий результат

Завдання проекту

Уникайте слів, що змальовують процес

- підтримувати

- покращувати

- посилювати

- сприяти

- координувати

- перебудовувати

Використовуйте слова, які означають завершеність

- підготувати

- розподілити

- зменшити

- збільшити

- організувати

- виробити

Що зробити?

Користуйтесь критеріями SMART під час формулювання завдань:

• S specific конкретність

• M measurable обчислюваність

• A area-specific територіальність

• R realistic реалістичність

• T time-bound визначеність у часі

Запланована діяльність та методи її виконання

• Види діяльності, які будуть здійснюватися в межах проекту та методи їх виконання. Опишіть, будь-ласка, також тематику семінарів, тренінгів чи інших заходів, порядок відбору учасників та їх приблизну кількість.

• Якщо проектом передбачається видання публікацій, інформаційних матеріалів, то обов’язково зазначте їх перелік, призначення, наклад та спосіб розповсюдження

Очікуванні результати:

Очікувані результати мають бути:• Очікувані короткострокові

результати (результат-продукт)• Очікувані довгострокові

результати (результат-вплив)• Кількісні та якісні індикатори

успішності проекту

КЕРІВНІ ЗАСАДИ ДЛЯ СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТУ

1. Бюджет стане частиною ваших пропозицій до проекту.

2.Готуйте бюджет після того, як напишете пропозиції до проекту.

3.Ви повинні бути обізнаними щодо бюджетних вимог та можливостей організації, яка фінансує проект.

4.Бюджет має містити вивірену/реалістичну фінансову інформацію. Зберіть необхідну інформацію про вартість послуг, товарів.

КЕРІВНІ ЗАСАДИ ДЛЯ СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТУ

5.Визначить термін бюджету.

6.Зауважте на можливі затримки та інфляцію.

7.Розробіть просту, всеохоплюючу форму бюджету із зазначенням різновидів статей витрат на товари та послуги, цін і загальної вартості.

8.Зробіть перелік інших джерел фінансування з урахуванням місцевих внесків.

Попросіть колег проглянути ваш бюджет

БЮДЖЕТНІ КАТЕГОРІЇI. ОСОБОВИЙ СКЛАД ( платня )

• професійні співробітники• адміністративні/допоміжні

співробітники

II. ГРАНИЧНІ ПІЛЬГИ ( відсоток платні )

III. КОНСУЛЬТАНТИ• преміальні виплати/інші видатки• добровольці

IV. ВІДРЯДЖЕННЯ• транспорт• добові• готель

БЮДЖЕТНІ КАТЕГОРІЇ

V. ПРЯМІ ВИТРАТИ• оренда офісу• офісні поставки• телефон/телеграф• пошта/доставка• розмноження/друк• комунальні послуги• електропостачання• зовнішні послуги

БЮДЖЕТНІ КАТЕГОРІЇ

VI. УСТАТКУВАННЯ/ОБЛАДНАННЯ• автомобіль• комп'ютери• факс• ксерокс

БЮДЖЕТНІ КАТЕГОРІЇ

VII. СУБКОНТРАКТИ/СУБПІДРЯДИ

VIII. ПРОФЕСІЙНА ПІДГОТОВКА

IX. НЕПРЯМІ ВИТРАТИ

X. ФІКСОВАНІ ВИПЛАТИ

Моніторинг

• це процес постійного накопичення інформації з усіх аспектів проекту з метою визначення ходу виконання та остаточного завершення запланованих дій, а також щодо їх сприяння досягненню бажаної мети.

• Моніторинг виявляє проблеми, що постають, та необхідні зміни і дозволяє вносити вчасні корективи у сам проект та розклад заходів до того як вони стануть занадто серйозними чи некерованими.

Моніторинг забезпечує керівника інформацією необхідною для:

• Аналізу даної ситуації• Визначення проблеми та знаходження

рішень• Відкриття напрямків та зразків• Дотримування плану виконання проекту• Вимірювання прогресу у виконанні

поставлених задач та ормулюванні/перегляді майбутніх цілей та задач

• Прийманні рішень про людські, фінансові та матеріальні ресурси

Хто здійснює моніторинг ?

• На першому рівні моніторинг здійснюється співробітниками проекту. Керівники підрозділів є відповідальними за моніторинг працівників та конкретних завдань, які вони виконують, а менеджер проекту несе відповідальність за моніторинг усіх аспектів проекту.

• На другому рівні моніторинг здійснюється установою, що виділяє кошти. За допомогою подорожей на місця, та регулярних звітів від менеджеру проекту відбувається моніторинг стану справ та просування до цілей.

МОНІТОРИНГ ПРОЕКТУМета проекту Очікувані

результатиІндикатори досягнення

Джерелаінформації

Завдання проекту

Очікувані результати

Індикатори досягнення

Джерелаінформації

Заходи проекту

Очікувані результати

Індикатори досягнення

Джерелаінформації

Оцінка

• це процес збору та аналізу інформації з метою визначення відповідності здійснених впродовж виконання проекту заходів, запланованим цілям, а також підтвердження в якій мірі ці заходи сприяють досягненню сформульованої в проекті мети.

• оцінки мають бути закладені у план дій і відбуватись, принаймні, тричі, - на самому початку ( базова ), посередині проекту і наприкінці, щоб переконатися чи є проект вдалим стосовно досягнення очікуваних цілей.

Показники• це загальні цифрові данні, що

допоможуть вам порівняти бажані результати з наявними.

• Найкращі показники - це такі, які легко підрахувати і які дозволяють екстраполювати інформацію, узагальнену в одній цифрі, внаслідок вивчення малої групи, на велику групу (як, наприклад, користувачі і населення регіону ).

Показники• початкові показники - описують, що входить в

проект, як наприклад, кількість навчальних годин, кількість витрачених грошей, кількість доставлених контрацептивів;

• кінцеві показники - описують діяльність, як наприклад, кількість робітників, які пройшли навчання, кількість сімей занятих в програмі сімейного планування, кількість жінок зарахованих в жіночі клуби;

• впливаючі показники - міри, які дійсно внесли зміни в здоров’я або інші умови, як - зниження кількості дитячої смертності, зниження рівня приросту населення.

Додаткові дані• Дані про виконавців проекту;

• Дані про місце виконання проекту;

• Рекомендації щодо виконавців проекту та клопотання про доцільність проекту;

• Плани досягнення самозабезпеченості організації в майбутньому;

• Додаткові дані, які відносяться до проекту.

Приблизний обсяг окремих розділів проекту

– Презентація організації до 1 сторінки– Формулювання проблеми до 1 сторінки– Мета проекту 1 абзац– Задачі проекту від 0.5 до 1

сторінки– План виконання проекту до 1 сторінки– Методи виконання проекту до 1 сторінки– Кошторис до 2 сторінок– Додаткові дані до 10 сторінок