วิธีสร้าง เปิดโปรแกรม ฐานข้อมูลที่สร้างไว้จะปรากฏหน้าต่างฐานข้อมูลขึ้นมา 1. คลิกแท็บสร้าง 2. คลิกเลือกออกแบบตาราง 3. จะได้ตารางในมุมมองออกแบบ 4. ก าหนดอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลโดยใส่ชื่อเขตข้อมูลและเลือกชนิดข้อมูล 5. บันทึกและตั้งชื่อ ตาราง“ฐานข้อมูลนักเรียน”

ก าหนดฟิลดแ์ละโครงสร้างฐานข้อมูลให้กับตารางซึ่งมีขั้นตอนดงันี้ 6.1. ตั้งชื่อให้กับฟิลด์ ลงในช่อง ชื่อเขตข้อมูล ตัวอย่าง ตั้งชื่อเลขประจ าตัวนักเรียน 6.2. เลือกชนิดของข้อมูล จากช่อง ชนิดข้อมูลตัวอย่างเลือกชนิดของข้อมูลเป็น Text 6.3. พิมพค์ าอธิบายชื่อฟิลด์ลงในช่องค าอธิบาย 6.4. บริเวณด้านล่างของหน้าต่าง เป็นบริเวณที่ใช้ก าหนดคุณสมบัติของฟิลด์ตัวอย่างปรับฟิลด์นี้ในช่อง ขนาดเขตข้อมูลโดยก าหนดตัวเลขคือ 6 (ให้พิจารณาจากจ านวนตัวอักษรมากที่สุดของเขตข้อมูลนั้นๆ เช่นเลขบัตรประจ าตัวประชาชนมี 13 ตัว ก็ก าหนดขนาดเขตข้อมูล เป็น 13 หรือมากกว่านั้นตามสมควร)

7. การก าหนดคีย์หลกั (Primary Key) มีข้ันตอนดังนี ้ 1. คลิกฟิลด์ที่ต้องการสร้างเป็นคีย์หลัก 2. คลิกสัญลักษณ ์ 3. จะมีรูปกุญแจปรากฏ

การก าหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูล ท าได้ดังนี้ 1. เปิดตารางในมุมมองออกแบบ 2. คลิกที่เขตข้อมูลที่ต้องการก าหนดคุณสมบัติ โปรแกรม Microsoft office Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่ส่วนล่างของหน้าต่างตาราง 3. คลิกเลือกคุณสมบัติเขตข้อมูลที่ต้องการก าหนด แก้ไขคุณสมบัติหรือเลือกรายการตามที่ต้องการ

การใช้งานมุมมองแผ่นข้อมูล(Datasheet) 1. ดับเบิ้ลคลิกที่ตารางทีต่้องการ

2. ข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางจะถูกแสดงในรูปแบบของตารางโดยมีชื่อฟิลด์อยู่ที่หัวตารางในแต่ละคอลัมน์ผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลลงไปในแต่ละฟิลด์ไดเ้ลย

ความสัมพันธ์ระหว่างตารางข้อมูล (Table Data Relationships) ความสัมพันธ์ระหว่างตารางฐานข้อมูลแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หมายถึงมีฟิลด์ข้อมูล 1 ฟิลด์ ที่จับคู่กัน ความสัมพันธ์ระหว่างตารางฐานข้อมูลแบบหนึ่งต่อกลุ่ม หมายถึงมีฟิลด์ข้อมูล 1 ฟิลด์ ที่จับคู่กับฟิลด์ข้อมูลหลายฟิลด์ในตารางอื่น แต่ฟิลด์ในตารางนั้นจับคู่ได้เพียงแค่ฟิลด์เดียว ความสัมพันธ์ระหว่างตารางฐานข้อมูลแบบกลุ่มต่อกลุ่ม หมายถึงมีฟิลด์ข้อมูลหลายฟิลด์ที่จับคู่กันระหว่างตาราง

ความสัมพันธ์หนึ่งต่อหนึ่ง (One-to-One Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในแอนทิตีท้ี่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกแอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อหน่ึง ตัวอย่างเช่น ผู้เช่า 1 คนสามารถเช่าหนังสือได้เพียง 1 เล่ม หรือ 1 ชุดเท่านั้น ในขณะเดียวกัน หนังสือ 1 เล่ม หรือ 1 ชุด ก็จะมีผู้เช่าเพียงคนเดียว เพราะมีเพียงเล่มเดียวเท่านั้น

ความสัมพันธ์แบบหนื่งต่อกลุ่ม(One –to-Many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในแอนทิตีห้นึ่ง ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลายๆข้อมูลในแอนทิตีห้นึ่ง ตัวอย่างเช่น ผู้เช่า 1 คนสามารถเช่าหนังสือได้เพียง 1 เล่มหรือ 1 ชุด แต่หนังสือรหัสเดียวกันสามารถมีผู้เช่ามากกว่า 1คน เพราะมีหนังสือให้เช่ามากกว่า 1 เล่มหรือมากกว่า 1 ชุด

ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many-to-Many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองแอนทิตีใ้นลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หนังสือ 1 เรื่องจะมีผู้ยืมหนังสือได้มากกว่า 1 คน ในขณะเดียวกันผู้ยืมหนังสือ 1 คน ก็สามารถยืมหนังสือได้มากกว่า 1 เรื่อง

เนื้อหาจบแล้ว ต่อไปให้นักเรียนท าแบบฝึกหัดหน่วยที่ 3 เมื่อท าแบบฝึกหัดหน่วยที่ 3 เสร็จแล้ว

ให้นักเรียนศึกษา หน่วยที่ 4 ต่อไป