RELACIONES PUBLICAS FINAL efpem

Universidad de San Carlos de Guatemala

Escuela de Ciencias de la Comunicación

Quinto Semestre de Publicidad Profesional Vespertina

Relaciones Públicas

Lic. Hugo Castro

EFPEM

201318362 Cruz Salguero, Lilian María José 0

201322010 Morales López, Amalia Yazmina 5

201413834 Vivar Rodríguez, Dafne Fabiola 5

201321821 Castellanos Moran, Maylin Mishel 2

201400724 Álvarez Ruiz, José Luis 5

201114896 Pérez Machic, Amarilis Veralis 5

201321970 Ponce Sosa, María de los Ángeles 2

201322411 Fajardo Ramírez, Ana Lucia 5

201408008 Cisneros Raymundo, Rey Randhi Miguel 5

FASE 1

RELACIONES PÚBLICAS

EFPEM

Reseña Histórica En el EFPEM fue creada en forma tripartitamente el ministerio de educación UNESCO y la Universidad de San Carlos en el año de 1968, la cual fue adscrita a la facultad de Humanidades.Su objetivo primordial fue el de formar a los profesores y profesoras del nivel medio. Al principio se becaron a docentes en servicio quienes permanecían a tiempo completos en sus estudios.

Actualmente se tienen convenios con las instituciones del estado como por ejemplo: Ministerio de Educación, Procuraduría de los Derechos Humanos, cooperación internacional con la empresa de los estados Unidos y otros con quienes se llevan a cabo programas para desarrollar actividades en educación,, capacitaciones, cooperación Española, Agencia Suiza. En el año 2016 en la EFPEM se encuentran diversas cantidades de estudiantes; en el plan diario hay un máximo de 60 alumnos por aula, el plan sábado un mínimo de 40 por salón a un máximo de 120 alumnos. Normalmente cada profesor tiene 4 cursos; el sábado por ejemplo 2 o 3 entre semana. Se cuenta con plan diario y plan fin de semana.

El Departamento de Relaciones Públicas es el encargado de proponer y ejecutar las políticas de comunicación del EFPEM, para visibilizar y proyectar sus actividades internas y externas esta depende de varias personas ya que en si en esta escuela de la Universidad de San Carlos no cuentan con muchos recursos.

Tratan de aplicar las técnicas propias de las relaciones públicas y comunicación, en todas las acciones y actividades que tienen relación al EFPEM utilizando como medio diversas herramientas, ya sea por medio de whatsApp, Facebook, carteles, cañoneras inclusive a través de la voz generando comunicación e informando a todo aquel que la necesite.

Lo que quieren lograr es establecer, fortalecer y crear mecanismos de comunicación, cordiales y efectivos, con el equipo necesario ya que solo cuentan con un área de computación, así mismo establecer un vínculo con órganos gubernamentales, estudiantes y grupos sociales. Esto, para fortalecer la imagen del EFPEM, en conformidad con sus estrategias de trabajo.

Coordinar, junto con el Decanato, la Secretaría Académica, la Secretaría adjunta, las Direcciones, los Departamentos y los estudiantes, actividades y eventos que estén interesados en ayudar con la divulgación del EFPEM para poder darse a conocer.

¿Qué hacen para darse a conocer?

“Edición y elaboración de materiales tales como carteles, impresos, páginas en Facebook, grupos de whatsApp; son las herramientas que utilizamos para interactuar ya que son las más accesibles. Creemos que son la más efectivas de las ya mencionadas es la página ya que allí nos mantenemos actualizados tales como documentación fotográfica, programas de cursos, sugerencias, actividades extracurriculares, así mismo existe un folleto donde nos damos a conocer, en el cual se encuentra la visión, misión y mucha más información que les podría ayudar. Muchas veces utilizamos como medio de comunicación haciendo reuniones donde se le transfiere la información a cada director de catedra pero muchas veces no se lleva la comunicación certera y esto afecta a los receptores”

Estos son los medios que comúnmente utilizan:

Trifoliares EFPEM, afiches, programas, Fotografías, documentos, libros, base de datos, docentes, directores, letreros y documentación fotográfica.

En el trifoliar ya mencionado se encuentra la información general tales como: pruebas de conocimiento básico, pruebas específicas, requisitos de los estudiantes de primer ingreso, carreras que ofrece la EFPEM tanto como sus horarios, títulos que otorga la EFPEM, horario de clases, así mismo el link de la FanPage donde pueden interactuar resolviendo dudas, horario de información de del Departamento de registro y Estadística , Edificio de Recursos Educativos en el horario de: lunes a viernes de 8:30 a 18 horas.

Carreras que ofrece la EFPEM

Profesorados de enseñanza media en:

Matemática y física Química y Biología Computación e Informática Ciencias Naturales con Orientación en Medio Ambiente Lengua y Literatura Ciencias Económicas Contables Educación Bilingüe Intercultural con Énfasis en la Cultura May

Licenciaturas:

Matemática y Física Química y Biología

Ciencias Económicas Contables Idioma Español y Literatura Educación Bilingüe Intercultural con Énfasis en la Cultura Maya

Objetivos

Formar profesores para impartir las diferentes materias y disciplinas científicas y técnicas de todos los niveles del sistema educativo nacional.

Organizar y ejecutar programa de profesionalización para el personal docente en servicio que no cuentan con especialización en la enseñanza de las materias bajo su responsabilidad.

Establecer vínculos de cooperación con instituciones nacionales y extranjeras que se dediquen a la formación de profesionales para enseñanza con la intención de compartir experiencias útiles para el desarrollo educativo del país.

Visión de EFPEM

Aspiramos a convertirnos en el centro Universitario mejor en su género. Cuya principal función sea formar formadores que se distingan por su alta calidad académica didáctica.

Desarrollar procesos enseñanza aprendizaje activo e innovador acorde a las tendencias globales y en el marco de la reforma educativa.

Misión del EFPEM

trabajar integrada y cordialmente con entusiasmo, creatividad y dedicación para formar profesores de alta calidad académica y didáctica, partiendo de la superación personal de los docentes en beneficio de los estudiantes que asisten a nuestra Escuela.

En caso de tener un problema pueden acudir a:

consejo Superior Universitario Director Consejo Directivo Secretario Académico Coordinador de Catedra Catedrático

Cuenta con:

Biblioteca Horarios de atención de lunes a viernes Sábados de 8:00 A.M a 17 horas. Laboratorios: Computo, Química y Biología Entrada peatonal Parqueo para estudiantes Dirección Secretaria Académica Tesorería Control Académico Información

FODA

FORTALEZAS

El EFPEM tiene convenios con instituciones internaciones en materia de educación.

EFPEM ofrece profesorados en materia científica y humanística proporcionando la preparación adecuada hacia el mercado laboral.

Ofrece dos jornadas de estudios hacia sus estudiantes. Las jornadas serian plan diario nocturno y plan fin de semana sabatino.

Según estadísticas proporcionadas no existe un hacinamiento comparado con otras unidades académicas.

Laboratorios del Área Científica para reforzar el aprendizaje de los y las estudiantes.

Tener un parqueo propio para estudiantes y docentes. Tener un auxiliar en la transmisión de información de una página en

Facebook. Tener una página web para la transmisión de información oficial de la

Escuela. Ejecutar programas de actualización a docentes en servicio para

incrementar el nivel educativo del país. Tener un área de información para los y las estudiantes sobre algún

proceso administrativo o académico del EFPEM.

OPORTUNIDADES

Paginas en redes sociales (página, Facebook, Twitter) Convenios con instituciones del Estado.

Se cuenta con el asesoramiento de los coordinadores de área para una mejor solución antes los inconvenientes que se presenten así como una mejor planificación para cada carrera

Biblioteca Horarios de atención en horas hábiles de lunes a viernes Laboratorios: computo, química y biología Entrada peatonal Parqueo para los estudiantes Secretaria Académica La ubicación de la institución en un punto accesible en la ciudad capital. Un costo bajo en inscripción y material d estudio. .Puede mejorar su imagen ante la población y el estudiantado Docentes capacitados Uso de nuevas tecnologías en la impartición de las materias. La educación superior está adquiriendo más importancia en los estudiantes

de carreras media. Variedad en horarios de jornadas. Prestigio conseguido por la universidad por su liderazgo cultural, su

compromiso social y la promoción de la igualdad entre mujeres y hombres. Instalaciones deportivas que permiten la recreación del estudiantado. Fortalecer en el sistema educativo, un liderazgo más efectivo de los

directivos en la comunidad universitaria. Reformular las políticas educativas, en función del sistema público de

ayudas estudiantiles y la situación, tendencia que se observa en los valores de los programas.

Establecer una política de educación que le permita mejorar la competitividad sin afectar la calidad de educación que se realiza en el país.

DEBILIDADES

Falta de información profunda en más medios de comunicación acerca de la EFPEM.

Falta de una cobertura prolongada acerca de las actividades que se realizan dentro de la EFPEM.

Falta de vínculos profundos con órganos gubernamentales, estudiantes y grupos sociales.

El uso de un modesto laboratorio de computación como departamento de relaciones públicas.

Falta de recursos económicos internos para la realización de un departamento específico de relaciones públicas con su debido equipo de última tecnología.

Falta de coordinación de parte del decanato, la Secretaría Académica, la Secretaría Adjunta, las direcciones, los departamentos y los estudiantes, para la realización de actividades y eventos que estén interesados en ayudar con la divulgación del EFPEM.

Una comunicación poca eficaz entre los docentes durante las reuniones de esta institución en las se transmite información de la EFPEM.

Algunos medios de comunicación utilizados por esta institución son ineficaces para estos tiempos de alta tecnología.

Una página de internet con falta de interactividad inmediata con los alumnos.

Falta de comunicación efectiva e innovadora.

Carencia de buena imagen ante las demás instituciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala por la falta de recursos comunicacionales.

Falta de competitividad de esta institución ante otras instituciones de la misma rama en el país.

A falta de actividades realizadas a través de las relaciones públicas no se da la suficiente propaganda a la EFPEM.

Falta de influencias en los medios masivos que permitan la inclusión de sus noticias acerca de las actividades de esta institución.

Poca presencia y cobertura de esta institución en actividades internas y externas.

Limitación de conocimiento entre el mismo personal administrativo y docente de la institución a causa de una baja comunicación.

Falta de iniciativa de creación y organización de actividades con relaciones públicas.

Contar con un bajo presupuesto para medios de comunicación y relaciones públicas.

Falta de personal apto y específico para la función del Departamento de Relaciones Públicas.

Falta de inversión que favorezca el buen desempeño del estudiante, personal administrativo y personal docente para crear una institución totalmente independiente.

AMENAZAS

Ya que no tienen Departamento de Relaciones Publicas, es más difícil que, tanto el docente como el estudiante, se comuniquen y estén enterados de las actividades.

El hecho que solamente tengan 2 páginas web para proveer información de diversas situaciones, puede hacer que pocos estudiantes se enteren lo suficiente de fechas importantes, como exámenes de retrasadas y demás, lo cual puede ocasionar que el porcentaje de graduados por año, disminuya.

La información que se maneja entre coordinadores y estudiantes, a veces, llega distorsionada perdiendo así el punto objetivo primordial.

Que no tengan fotógrafos específicamente para el EFPEM, ocasionara que pierdan vista ante otras Unidades Académicas.

Los encargados de las páginas web son los de cómputo, lo cual ocasiona que no haya creatividad en las mismas, por lo que los estudiantes irán perdiendo la intención de leer anuncios importantes en las páginas web.

Los estudiantes perderán la oportunidad de enterarse de actividades extraordinarias. Lo cual ocasionara, menos participación en las mismas.

Los docentes no tendrán la oportunidad de comunicar algo de forma eficaz a sus estudiantes, de manera que estos perderán entregas de trabajos.

En caso de emergencia, que los docentes no puedan presentarse a clases, los estudiantes no se van a enterar, lo cual ocasionara que los mismos pierdan interés en las clases.

Para las actividades huelgueras de la USAC pocos estudiantes tendrán participación debido a la falta de comunicación en el EFPEM.

En caso de preguntas vitales entre los estudiantes de nuevo ingreso, no encontraran acceso rápido a las autoridades del EFPEM, lo cual hara que pierdan interés en la carrera por falta de información, y se iran a otras Unidades Académicas en donde la comunicación se mas eficaz.

FASE 2

ENCUESTA Y

GRAFICAS

Universidad de San Carlos de GuatemalaEscuela de Ciencias de la comunicaciónRelaciones PublicasPublicidad Profesional – Vespertina

EFPEMEdad: 17 – 25 años 26 – 35 Sexo: F M

1. ¿Sabe usted de la existencia del departamento de información del EFPEM?

Si No

2. ¿Por qué medio obtiene usted información sobre docentes dentro del EFPEM?Trefilares InformativosRedes Sociales Centro de Información

3. ¿Considera usted si la página web del EFPEM, es una página confiable con información veraz?

Si No

4. ¿Usted considera necesaria otra red social, para poder obtener información sobre actividades?

Si a. No

5. ¿Considera usted que el horario de atención,

Si a.No

6. La atención para el estudiante es:

Buena Deficiente Necesita mejora

7. ¿Le gustaría otra opción en donde el docente y estudiante tuvieran una mejor interacción?

Si No

8. ¿Considera necesaria la implementación de un libro de quejas en el área de información?

Si No

9. ¿Considera indispensable la apertura de un área de Relaciones Publicas dentro del EFPEM?

Si No

10. ¿Cree usted necesario que exista un Departamento de Relaciones Publicas en el EFPEM?

Si No

Edad

Sexo

Años Respuestas Porcentaje17- 25 185 53%26 - 35 162 47%Totales 347 100%

Sexo Respuestas PorcentajeMujeres 124 36%Hombres 223 64%Totales 347 100%

1. ¿Sabe usted de la existencia del departamento de información del EFPEM?

No 110 32%Nulas 1 0%Totales 347 100%

2. ¿Por qué medio obtiene usted información sobre docentes dentro del EFPEM?

3. ¿Considera usted si la página web del EFPEM, es una página confiable con información veraz?

4. Usted considera necesaria otra red social, para poder obtener información sobre actividades?

Respuestas PorcentajeSi 247 71%No 95 27%Nulas 5 2%Total 347 100%

Respuestas Porcentaje

Trefilares Informativos 14 4%

Redes Sociales 192 55%Centro de Información 110 32%Nulas 31 9%Total 347 100%

Respuestas PorcentajeSi 240 69%No 101 29%Nulas 6 2% Totales 245 100%

5. ¿Considera usted que el horario de atención, para su jornada, es conveniente?

6. La atención para el estudiante es:

7. ¿Le gustaría otra opción en donde el docente y estudiante tuvieran una mejor interacción? ¿Qué medios?

Respuestas PorcentajeBuena 215 62%Deficiente 51 22%Necesita Mejorar 76 15%Nulas 5 1% Totales 245 100%

Respuestas PorcentajeSi 251 72%No 90 26%Nulas 6 2%Totales 245 100%

Qué medio

8. ¿Considera necesaria la implementación de un libro de quejas en el área de información?

9. ¿Considera indispensable la apertura de un área de Relaciones Publicas dentro del EFPEM?




Respuestas PorcentajeFacebook 150 61%Correo 75 31%Whatsapp 15 6%Nulas 5 2% Total 245 100%

10.¿Cree usted necesario que exista un Departamento de Relaciones Publicas en el EFPEM?


Propuesta para crear un departamento de relaciones publicas

La integración de un departamento de relaciones públicas es de suma importancia ya que garantiza a su director general el consejo y asesoría en el momento que este requiera, así como servicios de relaciones públicas para así facilitar a los alumnos.

Las ventajas de este departamento son: Tener el conocimiento de las actividades de la organización. Establecer lazos de comunicación permanentes dentro de la organización. Tomar decisiones más adecuadas en una situación de emergencia Proponer estrategias de comunicación.

Objetivo general del departamento de relaciones publicas

El objetivo general es crear una imagen favorable hacia la comunidad estudiantil, que consiste en promover un medio de comunicación eficiente y factible abierto a las inquietudes de las diversas personas. El departamento de relaciones públicas deberá promover; amistad, efectividad, responsabilidad y competitividad.

Recursos materiales:

El departamento de Relaciones Públicas necesita un espacio para trabajar, por lo que es indispensable una oficina que cuente con lo siguiente:

Un escritorio Un archivero Mesa de trabajo Un teléfono y una extensión Una impresora Una computadora

Estos serían los más necesarios

Estructura interna Este departamento debe de contar con tres personas, las cuales se dividirán el Director de relaciones públicas, asistente de Relaciones Publicas y secretaria de Relaciones Públicas. El director tendrá la responsabilidad de llevar a cabo la función de relaciones Públicas del Departamento por lo que será quien deberá tener conocimiento en el área de política y objetivos de la empresa.La asistente del departamento será quien apoye al director en la coordinación de actividades.

La secretaria de dirección apoyará en el departamento con llamadas, citas, recados, se encargará de mantener el directorio al día y el archivo de la dirección.

Estrategias a desarrollar por el departamento de relaciones públicas

Dentó de las actividades que se proponen para el buen funcionamiento de dicho departamento es:

Hacer reuniones por parte de la dirección en el cumplimiento de sus objetivos la cual será entregada a la dirección general como informe de lo que ocurre.

Proponer una comunicación más estrecha con la comunidad estudiantil tanto como los licenciados del área. Para lograrlo se harán reuniones periódicamente

Elaborar y actualizar periódicamente la fanpage que mantengan actualizados a toda la comunidad estudiantil.

Atender las llamadas del público tanto como las preguntas que se generen en la fanpage.

Proveer el material indispensable para las entrevistas, tarjetas de presentación y muchas cosas más.

Diseño y elaboración de folletos informativos. Dentro de las actividades del departamento ayudara a escribir informes,

conferencias, presentaciones, que fortalezcan la imagen del EFPEM Revisar diariamente el correo electrónico tanto como la página. Crear paginas semanales de las actividades que se realizaran

Asignación de partida presupuestalEl departamento de relaciones públicas debe de contar con un presupuesto para el cumplimiento de sus actividades, incluso considerar contratación de personal.

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