BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis

16

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Wawancara awal dengan pihak yang terkait untuk memperoleh data di

Lokasi penelitian yang dilakukan di PT. Rukma Padaya Trans yang terletak di

Jalan Laksda M Nazir 29, Blok B 12 – 15, Surabaya.Barang yang dikirimkan

dengan menggunakan freeze container diantaranya adalah daging, sayuran dan

buah. Selama ini proses pengiriman dilakukan hanya sebatas operasional

tanpa ada target untuk meningkatkan pendapatan maupun kualitas pengiriman

barang di Frezee Container. Dimana setiap pengiriman yang dilakukan tidak

ada ukuran yang menggambarkan kesesuaian atau kelayakan dari container

maupun ukuran dari segi pendapatan perusahaan. Berikut adalah gambaran

tentang pengecheckan kondisi container baik kondisi fisik maupun kondisi

alat kontrol suhu container.

Gambar 3.1, Gambar Flowchart Pengecekan Kontainer

17

Menumpuknya pesanan pengiriman Kontainer dan lamanya

pengecekan kondisi container biasanya menjadi salah satu factor

keterlambatanya pengiriman barang di Freze container. Fokus penelitian ini

adalah mengukur efisiensi kinerja pengiriman freeze kontainer di Pt. Rukma

Padaya Transkhususnya dititik beratkan pada perspektif non-finansial,

yaituperspektif pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan

pertumbuhan padaperusahaan tersebut, yang berorientasi kepadapelayanan

masyarakat dan bukan sebagai perusahaan yang berorientasi kepada

keuntungan Perusahaan. Dari hasil observasi dan analisis kinerja pada PT

Rukma Padaya tersebut kemudian dilakukan penganalisisan kunci performa

kinerja untuk mengukur bagaimana pertumbuhan kinerja pada perusahaan

tersebut apakah sudah memenuhi target yang diharapkan atau belum.

3.2 Hasil Analisis Sistem

Analisa dari sistem yang sedang berjalan di PT Rukma Padaya Trans

terbentuklah kriteria-kriteria yang dibutuhkan, maka dapat dirumuskan

Strategi Map untuk melihat keterkaitan antara sasaran stragi – sasaran strategi

yang terbentuk. Strategy Map merupakan gambaran keterkaitan antara sasaran

strategis pada tiap-tiap perspektif. Di bawah ini merupakan Strategy Map :

Gambar 3.2, Strategy Maps Pengukuran KPI Pengiriman Frezee

Kontainer

18

Kesimpulan:

Perspektif keuangan merupakan yang sangat penting dalam

merangkum kinerjadari tindakan ekonomis yang telah diambil ukuran kinerja

keuangan memberikan penilaian terhadap target keuangan yang dicapai oleh

organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya serta pelaksanaan yang akan

membawa perbaikan perusahaan yang terdiri dari perkembangan pertumbuhan

pendapatan (Sales growth rate).Artinya, ukuran dari perspektif keuangan

sangat penting juga dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan

ekonomis yang sudah diambil.

Agar dapat mengetahui tingkat kepuasan pelanggan, dapat dilakukan

melalui penyebaran kuesioner kepada pelanggan/konsumen dengan mengukur

kepuasan pelanggan sesuai dengan tingkat kepuasan yang dirasakan. Agar

mengetahui kepuasan pelanggan, maka jumlah skor jawaban kuesioner dibagi

dengan jumlah pelanggan yang menjadi responden. Tingkat Profitabilitas

pelanggan. Mengukur seberapa besar pendapatan yang berhasil diraih PT.

Rukma Padaya Trans dari pengiriman barang dengan menggunakan freeze

container (Handayani 2011).

a. Kemampuan untuk mempertahankan pelanggan (Customer Retention).

b. Mengukur seberapa besar dapat mempertahankan hubungan dengan

pelanggan.

c. Kemampuan meraih pelanggan baru (Customer Aquisition). Mengukur

seberapa besarmampu menarik pelanggan baru.

Perspektif yang ketiga melalui pendekatan proses bisnis internal, yaitu proses

inovasi dan operasi.

a. Proses Inovasi , artinya identifikasi kebutuhan pasar dan penciptaan

produk baru

b. Proses Operasi, artinya pembuatan dan penjualan atau penyerahan

produk), dan proses pemberian layanan purna jual.

19

Selanjutnya, pendekatan pembelajaran dan pertumbuhan ini

merupakan ukuran yang menunjukkan modal dan kapasitas perusahaan

menjamin kehidupan dan pengembangan yang akan datang. Modal utamanya

adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang merupakan isi pokok perspektif

pertumbuhan. Dalam perspektif pertumbuhan dan pembelajaran terdapat tiga

kategori prinsip yang penting, yaitu kapabilitas karyawan, kapabilitas sistem

informasi, serta kapabilitas motivasi, pemberdayaan, dan penyelarasan. Dapat

diartikan juga terkiat kepuasan, retensi dan produktivitas karyawan.

Kepuasan karyawan diukur dengan data primer, yaitu melalui

penyebaran kuesioner kepada karyawan bagian pengiriman barang dengan

menggunakan freeze container. Mengukur kepuasan karyawan pengiriman

barang freeze container, dilihat dari keterlibatan dalam pengambilan

keputusan seperti kondisi container dalam keadaan baik maupun buruk yang

berpengaruh dalam keterlambatan pengiriman kinerja dari container tersebut

sehingga komoditas penjualan pelanggan atas terlambat atau kerusakan

barang mengakibatkan kerugian baik dari konsumen maupun perusahaan.

3.3 Representasi Data

Metode penelitian yang digunaan dalam mengukur Efisiensi Kinerja

Pengiriman Freeze Kointainer ialah dengan meggunakan KPI Balane

Scorecard dimana metode balanced scorecard sendiri dalam penyusunanya

harus memperhatikan 4 (empat) perspektifif keseimbangan yaitu:

a.) Perspektif Keuangan

b.) Perspektif Pelanggan

c.) Perspektif Proses Bisnis Internal

d.) Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Setelah itu melakukan pengumpulan data atau sesuai dengan sasaran

strategi dan key performance indicator yang sudah tersusun, daftar Parameter

Kinerja Pengiriman Freezer Container adalah sebagai berikut :

20

Key

Performance

Indicator

Strategic Action Simbol

Perspektif Pelanggan

Kondisi Container Bersih PP1.1

Tidak bau (tidak bau menyimpang/ bau

apapun) PP1.2

Kondisi baik/buruk PP1.3

Alat Kontrol Suhu Berfungsi baik, tidak rusak PP2.1

Sirkulasi Udara

Dalam Container Sirkulasi udara baik PP3.1

Kondisi Pintu

Container Kondisi baik, berfungsi baik, tidak rusak PP4.1

Kondisi kunci baik dan berfungsi baik PP4.2

Kontaminasi

Tidak ada kontaminasi bahan kimia, bau dan

kotoran PP5.1

Perspektif Keuangan

Optimalisasi

pendapatan

Prosentase kenaikan pendapatan per

pengiriman container PK1.1

Efisiensi biaya Prosentase biaya per pengiriman container PK2.1

tabel 3.1, Tabel KPI & Strategic

Action

21

Setelah dilakukan klasifikasi terhadap kinerja pengiriman frezee container

berdasarkan perspektif balanced scorecard berikutnya melakukan pengukuran

terhadap KPI (Key Performance Indicator) terhadap masing masing KPI untuk

operasional terhadap pendapatan per container

Perspektif Proses Bisnis Internal

Efisiensi waktu

pelayanan Prosentase penurunan waktu pelayanan PBI1.1

Pemberdayaan

SDM Pemberdayaan SDM/Kualitas SDM PBI2.1

Efektifitas

Pengiriman

Container

Kedisiplinan dalam mengirim barang dengan

contaier

PBI3.1

Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Peningkatan

kepuasan pegawai

Kepuasan pegawai terhadap kritik dan saran

yang diimplementasikan PPP1.1

Peningkatan fasilitas untuk pegawai PPP1.2

Peningkatan

kompetensi

pegawai Intensitas pelatihan PPP2.1

Kelancaran

informasi dan

komunikasi

Keterpaduan sistem informasi dengan

pegawai PPP2.1

22

mengukur apakah kinerja pengiriman freeze container sudah memenuhi harapan

perusahaan. langkah-langkah pengukuran KPI pengiriman Frezee container.

1.) Menentukan Periode Penilaian KPI.

Periode penilaian biasanya dapat diukur dengan 3 jenis pengambilan data. Yang

pertama adalah pengukuran perbulan/Montly (M), pengukuran perQuarter/

pertiga Bulan (Q) dan yang terakhir pengukuran pertahun / pengukuran Annual

(A). berikut adalah hasil klasifikasi periode Perhitungan:

Key Perfoemance Indikator PERIODE


Kondisi Container M

Alat Kontrol Suhu M

Sirkulasi Udara Dalam Container M

Kondisi Pintu Container M

Kontaminasi M

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q

Efisiensi biaya operasional Q


Efisiensi waktu pelayanan Q

Pemberdayaan SDM Q

Efektifitas Pengiriman Container Q


Peningkatan kepuasan pegawai A

Peningkatan kompetensi pegawai A

Kelancaran informasi dan komunikasi Q

tabel 3.2, Tabel Periode Perhitungan

KPI

23

2.) Menentukan Polarisasi Perhitungan KPI

Polarisasi untuk perhitungan KPI pengiriman freeze container ialah

(MAX) dimana semakin tinggi nilai semakin bagus pula hasil KPI dan

(MIN) dimana semakin rendah Nilai semakin Bagus pula Hasil KPI.

Berikut adalah polarisasi dari KPI pengiriman freeze container.

Key Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI


Kondisi Container M MAX

Alat Kontrol Suhu M MAX

Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX

Kondisi Pintu Container M MAX

Kontaminasi M MIN

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q MAX

Efisiensi biaya operasional Q MIN


Efisiensi waktu pelayanan Q MIN

Pemberdayaan SDM Q MAX

Efektifitas Pengiriman Container Q MAX


Peningkatan kepuasan pegawai A MAX

Peningkatan kompetensi pegawai A MAX

Kelancaran informasi dan

komunikasi Q MAX

tabel 3.3, Tabel Polarisasi Pengukuran

KPI

24

3.) Menentukan Satuan dan Kalkulasi Perhitungan

Kalkulasi digunakan untuk pengambilan data yg dipergunakan untuk

perhitungan Akhir biasanya untuk kalkulasi menggunakan (AVERAGE)

untuk mengambil rata-rata hasil KPI perbulan, (SUM) penjumlahan setiap

KPI perbulanya, (LAST) pengambilan nilai yang paling terakhir dan (MIN)

pengambilan nilai KPI dengan mengurangi tiap bulanya. Sementara untuk

satuan ialah aturan untuk pengukuranya bisa memakai Persen(%),Rupiah

dan sebagainya. Beriut adalah hasil kalkulasi dan satuan pengirman freeze

ontainer.

Key Perfoemance

Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN

KALKULASI

UP TO


Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE

Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE

Sirkulasi Udara Dalam

Container M MAX PERSEN AVERAGE

Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE

Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST

Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST


Efisiensi waktu pelayanan Q MIN PERSEN AVERAGE

Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE

Efektifitas Pengiriman

Container Q MAX PERSEN AVERAGE

tabel 3.4, Tabel Satuan Pengukuran KPI

25


Peningkatan kepuasan

pegawai A MAX PERSEN AVERAGE

Peningkatan kompetensi



komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE

4.) Menentukan Bobot Tiap KPI

Bobot KPI digunakan untuk mengukur tingkat kepentingan atau focus

pekerjaan tiap tahunya. Berikut adalah hasil dari pembobotan KPI pengiriman

Frezee Container.

Key Perfoemance

Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN

KALKULASI

UP TO BOBOT


Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5%

Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5%

Sirkulasi Udara Dalam

Container M MAX PERSEN AVERAGE

5%

Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5%

Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5%

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13%

Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12%

tabel 3.5, Tabel Bobot Pengukuran KPI

26


Efisiensi waktu pelayanan Q MIN PERSEN AVERAGE 10%

Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5%

Efektifitas Pengiriman

Container Q MAX PERSEN AVERAGE

10%


Peningkatan kepuasan


15%

Peningkatan kompetensi


5%


komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE

5%

5.) Menentukan Target & Realisasi

Dari target dan actualnya maka bisa melihat bahwa PT. Rukma

Padaya Trans sudah bisa mencapai target yang telah ditentukan oleh

perusahaan tersbut dengan actual tersbut dibagi target yang sudah

ditetapkan sebelmnya. Berikut adalah perhitungan KPI berdasarkan

Target & Realisasi pengiriman freeze Container per tahun 2018.

27

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des


Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5% Target 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Realisasi 0% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13% Target 3000 6000 9000 12000

Realisasi 2886 6188 9001 11789

Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12% Target 1000 3000 6000 9000

Realisasi 1300 3211 5670 9000


Efisiensi waktu pelayanan Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 98% 100%

Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100%

Efektifitas Pengiriman Container Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 90% 90% 90% 90%

Realisasi 90% 91% 90% 90%


Peningkatan kepuasan pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 15% Target 80% 80% 80% 80%

Realisasi 80% 80% 90% 80%

Peningkatan kompetensi pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 80% 80% 80% 80%

Realisasi 80% 80% 100% 89%

Kelancaran informasi dan komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100%

BULANKey Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN

KALKULASI

UP TOBOBOT

kesimpulan :

Berikut adalah form perhitungan KPI yang telah diberikan target, dimana pemberian target harus

mbengacu pada periode pengukuran KPI, yang mana pemberian target dapat dilakukan di per 3 bulan atau

perbulan. Setelah ditentukan target kemudian di isilah realisasi berdasarkan kondisi actual di perusahaan.

Berikut adalah data setelah diisi realisasi sesuai dengan keadaan actual di perusahaan.

Gambar 3.3, Gambar Realisasi & Target KPI

28

6.) Perhitungan Nilai KPI

Langkah selanjutnya adalah perhitungan KPI unit kerja berdasarkan target dan

realisasi yang actual di perusahaan.pada peroses perhitugan juga harus

memperhatikan bentuk POLARISASI, PERIODE, dan KALKULASI.

a.) dimana cara menghitung POLARISASI adalah dengan Mengunakan

rumus sebagai berikut:

MIN : (Target - Retalisasi ) x Bobot

MAX :(Realisasi - Target) x Bobot

b.) Untuk perhitungan KALKULASI adalah pengambilan Nilai untuk

perhitungan KPI. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing

atribut kalkulasi:

AVERAGE : Jumlah rata rata nilai dalam periode 1 tahun

LAST : data penilaian yang paling terakhir.

SUM : Hasil penjumlahan seluruh data KPI perbulanya

Berikut adalah perhitungan dari KPI diatas:

1.

) ))

= 100% - 100% x 5%

= 0

2.

( ) ))

= 100 - 100 x 5%

= 0

3.

( ) ))

= 100% - 100% x 5%

= 0

29

4.

( ) ))

= 100% - 100% x 5%

= 0

5.

( ) ))

= 0% - 1% x 5%

= -0.05

6.

( ) ))

=1200 – 11789 x 13%

= -1376,57

7.

( ) ))

= 9000 – 9000

= 0

8.

( ) ))

= 99.5% - 100% X 10%

= -0,05

9.

( ) ))

= 100% - 100% X 5%

= 0

10.

( ) ))

30

= 90.3% - 90% X 10%

= 0,03

11.

( ) ))

= 80% - 83% X 15%

= - 0,45

12.

( ) ))

= 80% - 87%X5%

= - 0,35

13. ( )

))

= 100% - 100% X 5%

= 0

Setelah melakukan perhitungan berikutnya melakukan klasifikasi

untuk mempermudah pendeteksian mana KPI yang memenuhi target

dalam satu tahun dan mana yang tidak memenuhi target perusahaan.

Pegklasifikasian dapat dilakukan dengan parameter antara 1 sampai

dengan 5 sebagai berikut:

No Parameter Nilai Keterangan

1 X < 0 1 Tidak memenuhi target Perusahaan

2 X = 0 3 Memenuhi Target Perusahaan

3 X > 0 5 Melebihi Target Perusahaan

Setelah dilakuakan perhitungan maka hasil dari KPI pengiriman freeze

container adalah sebagai berikut

tabel 3.6, Tabel Parameter Pengukuran KPI

31

Gambar 3.4, Hasil Perhitungan KPI

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des


Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5% Target 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Realisasi 0% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Perspektif Keuangan

Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13% Target 3000 6000 9000 12000

Realisasi 2886 6188 9001 11789

Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12% Target 1000 3000 6000 9000

Realisasi 1300 3211 5670 9000


Efisiensi waktu pelayanan Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 98% 100%

Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100%

Efektifitas Pengiriman Container Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 90% 90% 90% 90%

Realisasi 90% 91% 90% 90%


Peningkatan kepuasan pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 15% Target 80% 80% 80% 80%

Realisasi 80% 80% 90% 80%

Peningkatan kompetensi pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 80% 80% 80% 80%

Realisasi 80% 80% 100% 89%

Kelancaran informasi dan komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%

Realisasi 100% 100% 100% 100%

BULANNILAI KPIKey Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN

KALKULASI

UP TOBOBOT

3

3

3

3

1

Melebihi Target Perusahaan

1

3

1

3

5

Memenuhi Target Perusahaan

5

5

3

Keterangan





Tidak Memenuhi Target

Perusahaan


Perusahaan



Perusahaan




Keterangan: :

Dari table diatas dapat disimpulkan bahwa KPI yang memenuhi target perusahaan adalah KPI (Kondisi container, Alat

Kontrol Suhu, Sirkulasi Udara Dalam Container, Kondisi Pintu Container, Efisiensi biaya Operasional, pemberdayaan

SDM, dan Kelancaran informasi dan Komunikasi. Untuk KPI yang melebihi target adalah KPI Efektifitas pengiriman

Container, Peningkatan Kepuasan Pegawai, dan peningkatan kompetensi Pegawai. Dimana nantinya hasil perhitungan

tersebut bisa di pergunakan sebagai bahan untuk pemberian bonus terhadap karyawan atau unit kerja yang mampu

melebihi target perusahaan.Sedangkan pada pada KPI yang tidak memenuhi target perusahaan. Dapat dilakukan perbaikan

kinerja terhadap Tingkat Kontaminasi Container, Efisiensi Waktu Pelayanan dan Optimalisasi pendapatan Perusahaan.

32

3.4 Perancangan Sistem

Dari Hasil Analisis sistem kemudian dilakukan perancangan sistem

dari aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer

dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans.

Dalam merancang aplikasi sistem menggunakan beberapa fase dalam

perancangan perangkat lunak sehingga menghasilkan sistem aplikasi yang

terstruktur dengan Baik.

3.4.1 Diagram Context

Berikut adalah diagram context pada aplikasi pengukuran Efisiensi

Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI

Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans.

Context Diagram yang di tunjukan pada gambar diatas

mengambarkan input dan Output antar Sistem dengan Kesatuan

Luar (External Entity). Sistem menerima inputan dari Internal

Audit berupa hasil penilaian Realisasi Audit perusahaan dimana

sebagai patokan untu perhitungan KPI balanced Scorecard, dan

untuk pembobotan KPI sendiri akan diberikan dari Direksi Utama

dikarnakan dalam fokus kinerja perusahaan. Sedangkan untuk user

Gambar 3.5, Context Diagram Pengukuran

KPI

33

Administrator yang nantinya akan mengolah terkait data

pengolahan User dan KPI katalog.

3.4.2 Diagram Hirarki

Dalam pembuatan sistem dari aplikasi pengukuran Efisiensi

Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI

Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans diperlukan Diagram

berjenjang dimna merupakan awal dari penggambaran data flow

Diagram (DFD) sampai ke level-level lebih bawahnya lagi.

Keterangan:

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa aplikasi pengukuran

Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan

menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans

terbagi menjadi 3 tingkatan diagram hirarki, dimana pada top

levelnya ialah Membuat aplikasi pengukuran efisiensi Kinerja

Pengiriman Freeze Kontainer.

Gambar 3.6, Hirarki Diagram Pengukuran

KPI

34

Level yang kedua adalah hasil dari break down dari proses diagram

hirarki top levelnya dimana terdapat 3 proses didalamnya yaitu :

pengolahan Master KPI, Perhitungan KPI dengan Balanced

Scorecard, Laporan Pengukuran KPI.

Level yang ketiga adalah hasil break down dari perhitungan

perhitungan KPI dengan menggunaan Balanced Scorecard.

3.4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem

sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu

sama lain dengan alurdata, baik secara manual maupun

komputerisasi.

3.4.3.1 DFD Level 0

Berikut adalah gambaran DFD level 1 pada sistem

pengukuran kinerja pengiriman Freeze container.

Gambar 3.7, DFD Lvl 0 Pengukuran KPI

35

Kesimpulan:

Pada gambar diatas adalah bentu data flow diagram level satu dimana data

diatas meliputi proses berjalanya sistem pengukuran efektifitas kinerja. Dimana

meliputi 3 proses yaitu pengolahan Master KPI perusahaan, perhitungan KPI

dengan Balanced Scorecard, dan Laporan pengukuran KPI. Dimana perah Internal

Audit berada pada perhitungan KPI sebagai penginput Realisasi dan Target

Perusahaan berdasarkan data audit yang Aktual. Sedangkan administrator hana

sebagai pengolah master KPI maupun data user. Dan Direksi Utama Bertugas

memberikan Bobot terhadap focus kinerja perusahaan pertahunya.

3.4.3.2 DFD Level 1

Dari diagram hirarki diatas dapat dilihat terdapat 2 lapisan dimana lapisan

2 di diagram tersebut sebagai acuan untuk pembuatan DFD Level 1 sistem sebagai

berikut :

Gambar 3.8, DFD Lvl 1 Pengukuran KPI

36

Kesimpulan :

Pada DFD level 1 ini menjelaskan tentang bagaimana proses perhitungan

KPI balanced Scorecard. Dimana dari gambar diatas balanced scorecard

akan diukur dengan 6 proses pengukuran.

3.5 Perancangan Basis Data

Database (Basis Data) adalah kumpulan dari data yang berhubungan

antara satu dengan yang lainya, tersimpan di perangkat keras computer

dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database

merupakan salah satu Komponen yang penting dalam sistem

komputerisasi, karena database merupakan data dalam menyediakan

informasi bagi para pengguna.

3.5.1 Desain Tabel

Desain Tabel pada sistem pendukung keputusan pemiliha nilai

tertinggi peserta untuk pemilihan mahasiswa berprestasi di

universitas muhammadiyah Gresik adalah sebagai berikut:

1. Tabel Login User

Tabel 3.18 dibawah ini digunakan untuk memberikan hak akses

dari pengguna sistem. Seperti terlihat pada tabel ;

Field Type Key Extra

Username Char(30) Primary_key

Password Char(30)

Jabatan Varchar(50)

2. Tabel Master KPI

Tabel Dibawah ini digunakan untuk menyimpan katalog KPI /

KPI master dimana setiap pengukuran KPI harus bersumber pada

table tersebut. Struktur table dapat dilihat sebagai berikut:

tabel 3.7, Tabel login

user

37


Id_KPI Char(8) Primary_key

Nama KPI Varchar (50)

Strategic Action Varchar(50)

3. Tabel Master Polarisasi

Berikut adalah master dari bentuk Polarisasi yang mana nanti dibutuhkan

untuk proses perhitungan KPI. Berikut adalah bentuk table master Polarisasi:


ID_polarisasi Char(8) Primary_key

Nama Polarisasi Varchar (50)

Formula Varchar(50)

4. Tabel Bobot KPI

Tabel Bobot KPI ini digunakan untuk Menyimpan Bobot yang diberikan oleh

direktur Utama atas focus pekerjaan pertahunya. Berikut adalah bentuk table

bobot KPI.


Id_bobot Char(8) Primary_key

Nama Bobot Int

Nilai Bobot Int

5. Tabel Pengukuran KPI

Tabel pengukuran KPI ini digunakan sebagai penyimpanan hasil perhitungan

pengukuran KPI di pengiriman Freeze container. Beriut struktur table

pengukuran KPI.

tabel 3.8, Tabel Master KPI

tabel 3.9, Tabel Polarisasi Pengukuran

KPI

tabel 3.10, Tabel Bobot Pengukuran KPI

38


ID Char(8) Primary_key

Id_KPI int

Id_Polarisasi int

Periode Char (30)

Kalkulasi Char (30)

Id_Bobot Int

Target Int

Realisasi Int

Nilai Int

3.5.2 Entitas Relationsip Diagram

ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar

penyimpanan (dalam DFD). Karena itu, ERD berbeda dengan DFD (DFD

memodelkan fungsi sistem), atau dengan STD (state transition diagram,

yang memodelkan sistem dari segi ketergantungan terhadap waktu). ERD

digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena

hal ini relative kompleks.

Berikut adalah gambaran dari ERD pada sistem Pengukuran efektifitas

Pengiriman Freeze kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard

di PT Rukma Padaya Trans di jelaskan sebagai berikut ;

tabel 3.11, Tabel Hasil Pengukuran KPI

Gambar 3.9, ERD Pengukuran KPI

39

Keterangan:

Dari gambar diatas dapat disimpulkan bahwa di Entitas Relations Diagram (ERD)

di aplikasi pengukuran efektifitas kinerja pengiriman freeze container terdapat 5

table yang saling berelasi, Dimana data dari tabel tersebut sebagai data inputan

dari interface yang kemudian diolah ke dalam metode Balanced Scorecard

3.6 Perancangan Antarmuka

Antarmuka pemakai (User Interface) merupakan mekanisme komunikasi

antara pengguna dengan sistem. Antarmuka pemakai dapat menerima

informasi dari pengguna dan memberikan informasi kepada pengguna untuk

membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu

solusi. Berikut adalah interface dari sistem pengukuran efektifitas kinerja

pengiriman Freeze container dengan menggunakan metode balanced

scorecard ;

3.6.1 Antarmuka User Admin

pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user admin akan

mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.

1. Login

Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam aplikasi

pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan

menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans. Berikut

gambaran interfae Login sistem :

Gambar 3.10, Login admin Pengukuran KPI

40

Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam sistem

pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg berisi 2 form dan 1

button login.

2. Halaman Utama

Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan Menu halaman

Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja

pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard

di PT Rukma Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.

Halaman ini adalah halaman utama dalam siste pengukuran kinerja dimana

terdapat beberapa menu seperti master, polarisasi, bobot, dan perhitungan.

3. Halaman Master KPI

Halaman ini adalah halaman yang berfungsi menampilkan KPI pengiriman

Frezee container. Berikut adalah bentuk interface dari halaman master KPI :

Gambar 3.11, Halaman Utama admin Pengukuran KPI

41

Pada menu master erisi tentang master karyawan master KPI maupun

katalog KPI yang digunakan ke dalam pengukuran kinerja di PT Rukma

Pandaya Trans.

4. Halaman Master Polarisasi

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan master Polarisasi yang

digunakan sebgai bahan perhitungan Balanced Scorecard. Berikut tampilan

master polarisasi.

Gambar 3.12, Halaman admin MasterPengukuran

KPI

42

Halaman polarisasi digunakan untuk menentukan polarisasi KPI dalam

sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaa Trans.

5. Halaman Master Bobot

Halaman Ini berfungsi sebagai pengolahan Bobot KPI yang diberikan oleh

Direktur Utama. Berikut tampilan dari halaman master Bobot:

Gambar 3.13, Halaman admin Polarisasi Pengukuran

KPI

Gambar 3.14, Halaman admin Master Bobot Pengukuran

KPI

43

Halaman master bobot sendiri digunakan sebagai tempat tampilan dari hasil

pembobotan KPI di unitkerja.

6. Halaman Perhitungan KPI

Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan Perhitungan KPI di aplikasi

pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan

menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans. Berikut

tampilan halaman ini.

Pada halaman ini nantinya akan menampilkan Hasil

perhitungan KPI dengan Mengunakan balanced scorecard.

3.6.2 Antarmuka User Internal Audit

pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user

Internal Audit akan mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.

1. Login

Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam

aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze

Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT

Rukma Padaya Trans. Berikut gambaran interfae Login sistem :

Gambar 3.15, Halaman admin Hasil Perhitungan

44

Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam

sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg

berisi 2 form dan 1 button login.

2. Halaman Utama

Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan

Menu halaman Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi

pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer

dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma

Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.

Gambar 3.16, Halaman Login User Internal Audit

Gambar 3.17, Halaman Utama Audit

45

Pada halaman ini berfungsi sebagai tampilan utama pada menu

Audit dalam sistem pengukuran kinerja Karyawan di PT

Rukma Pandaa Trans.

3. Halaman Realisasi Dan Target

Halaman ini digunkan untuk mengelolah data target dan

realisasi KPI. Berikut adalah tampilan dari halaman realisasi

dan target:

Halam ini digunakan untuk menampilkan dan mengelolah data

realisasi dan taget pada sistem tersebut.

4. Halaman Hasil Perhitungan KPI

Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan Perhitungan KPI di



Rukma Padaya Trans. Berikut tampilan halaman ini.

Gambar 3.18, Halaman Master Audit

46

Pada Halaman ini berfungsi sebagai menu menampilan hasil

perhitunagan dari penilaian kinerja di PT rukma pandaya

Trans.

3.6.3 Antarmuka Direktur Utama

Pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user

Direktur Utama akan mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.

1. Login

Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam



Rukma Padaya Trans. Berikut gambaran interfae Login sistem :

Gambar 3.19, Halaman Audit Hasil Perhitungan

47

Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam

sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg

berisi 2 form dan 1 button login.

2. Halaman Utama

Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan

Menu halaman Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi

pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer

dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma

Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.

Gambar 3.20, Halaman Login Direktur Utama

48

Pada halaman ini berfungsi sebagai tampilan utama pada menu

Audit dalam sistem pengukuran kinerja Karyawan di PT

Rukma Pandaa Trans.

3. Halaman bobot KPI

Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan bobot dan Fokus

KPI di perusahaan. Berikut tampilan dari halaman bobot KPI.

Gambar 3.21, Halaman Utama Dirut

Gambar 3.22, Halaman Dirut Bobot KPI

49

Halaman ini digunakan oleh direksi dalam menentukan bobot

untuk pengukuran Kinerja.

4. Halaman laporan Pengukuran KPI

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan laporan hasil

penguuran KPI di dalam sistem. Berikut tampilan dari halaman

laporan pengukuran KPI:

Pada halaman ini di gunakan untuk menampilkan laporan

pengukuran Kinerja di PT Rukma jaya Trans.

3.7 Skenario Pengujian Sistem

Untuk peoses pengujian Aplikasi SIstem akan dilakukan proses pengujian

dari sistem dengan cara sebagai berikut :

1. Pembuatan KPI Katalog atau Master KPI harus berdasarkan kondisi

perusahaan yang actual dan berdasarkan kebutuhan dari perusahaan di

tiap tahunya.

2. Pentingnya mengunakan metode Balanced Scoredcard dalam

penyusunan KPI kemudian pengisian Target haruslah Simple,

Measurable, Attainable,Realistic, and Time Bound. Dan Realisasi juga

Gambar 3.23, Halaman Dirut Laporan KPI

50

harus di isi tengan data yang real dari pencapaian perusahaan perbulan,

per 3 bulan , atau pertahun.

3. Setelah dilakuakan perhitungan Balanced Scorecard pada pengukuran

KPI. maka KPI yang tidak memenuhi target akan menjadi catatan

perusahaan untuk perbaikan kinerja di tahun berikutnya. Dan KPI yang

melebihi target Perusahaan disarankan mendapatkan Bonus Untuk

Unit kerja Ataupun di Karyawan.

3.8 Spesifikasi Pembuatan Sistem

berikut untuk mengetahui kebutuhan perangkat lunak serta perangkat keras

dari sistem :

a. Kebutuhan Perangkat Lunak

1. Windows XP/7 sebagai sistem operasi yang digunakan.

2. PHP5 dan Apache Server 3.2.1 sebagai bahasa

pemrogramanberbasis webdinamis dan sekaligus compilernya.

3. SQLyog Enterprise 8.18.0.0 sebagai database server.

4. Notepad++ untuk penulisan source code.

b. Kebutuhan Perangkat Keras

1. Komputer Pentium IV 1,3 GHz sekelas atau lebih tinggi

2. RAM 512 MB atau lebih

3. Hardisk dengan kapasitas 40 gigabyte atau lebih

4. Monitor

5. Mouse

6. Keyboard

Documents

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis