16
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Wawancara awal dengan pihak yang terkait untuk memperoleh data di
Lokasi penelitian yang dilakukan di PT. Rukma Padaya Trans yang terletak di
Jalan Laksda M Nazir 29, Blok B 12 – 15, Surabaya.Barang yang dikirimkan
dengan menggunakan freeze container diantaranya adalah daging, sayuran dan
buah. Selama ini proses pengiriman dilakukan hanya sebatas operasional
tanpa ada target untuk meningkatkan pendapatan maupun kualitas pengiriman
barang di Frezee Container. Dimana setiap pengiriman yang dilakukan tidak
ada ukuran yang menggambarkan kesesuaian atau kelayakan dari container
maupun ukuran dari segi pendapatan perusahaan. Berikut adalah gambaran
tentang pengecheckan kondisi container baik kondisi fisik maupun kondisi
alat kontrol suhu container.
Gambar 3.1, Gambar Flowchart Pengecekan Kontainer
17
Menumpuknya pesanan pengiriman Kontainer dan lamanya
pengecekan kondisi container biasanya menjadi salah satu factor
keterlambatanya pengiriman barang di Freze container. Fokus penelitian ini
adalah mengukur efisiensi kinerja pengiriman freeze kontainer di Pt. Rukma
Padaya Transkhususnya dititik beratkan pada perspektif non-finansial,
yaituperspektif pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan
pertumbuhan padaperusahaan tersebut, yang berorientasi kepadapelayanan
masyarakat dan bukan sebagai perusahaan yang berorientasi kepada
keuntungan Perusahaan. Dari hasil observasi dan analisis kinerja pada PT
Rukma Padaya tersebut kemudian dilakukan penganalisisan kunci performa
kinerja untuk mengukur bagaimana pertumbuhan kinerja pada perusahaan
tersebut apakah sudah memenuhi target yang diharapkan atau belum.
3.2 Hasil Analisis Sistem
Analisa dari sistem yang sedang berjalan di PT Rukma Padaya Trans
terbentuklah kriteria-kriteria yang dibutuhkan, maka dapat dirumuskan
Strategi Map untuk melihat keterkaitan antara sasaran stragi – sasaran strategi
yang terbentuk. Strategy Map merupakan gambaran keterkaitan antara sasaran
strategis pada tiap-tiap perspektif. Di bawah ini merupakan Strategy Map :
Gambar 3.2, Strategy Maps Pengukuran KPI Pengiriman Frezee
Kontainer
18
Kesimpulan:
Perspektif keuangan merupakan yang sangat penting dalam
merangkum kinerjadari tindakan ekonomis yang telah diambil ukuran kinerja
keuangan memberikan penilaian terhadap target keuangan yang dicapai oleh
organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya serta pelaksanaan yang akan
membawa perbaikan perusahaan yang terdiri dari perkembangan pertumbuhan
pendapatan (Sales growth rate).Artinya, ukuran dari perspektif keuangan
sangat penting juga dalam memberikan ringkasan konsekuensi tindakan
ekonomis yang sudah diambil.
Agar dapat mengetahui tingkat kepuasan pelanggan, dapat dilakukan
melalui penyebaran kuesioner kepada pelanggan/konsumen dengan mengukur
kepuasan pelanggan sesuai dengan tingkat kepuasan yang dirasakan. Agar
mengetahui kepuasan pelanggan, maka jumlah skor jawaban kuesioner dibagi
dengan jumlah pelanggan yang menjadi responden. Tingkat Profitabilitas
pelanggan. Mengukur seberapa besar pendapatan yang berhasil diraih PT.
Rukma Padaya Trans dari pengiriman barang dengan menggunakan freeze
container (Handayani 2011).
a. Kemampuan untuk mempertahankan pelanggan (Customer Retention).
b. Mengukur seberapa besar dapat mempertahankan hubungan dengan
pelanggan.
c. Kemampuan meraih pelanggan baru (Customer Aquisition). Mengukur
seberapa besarmampu menarik pelanggan baru.
Perspektif yang ketiga melalui pendekatan proses bisnis internal, yaitu proses
inovasi dan operasi.
a. Proses Inovasi , artinya identifikasi kebutuhan pasar dan penciptaan
produk baru
b. Proses Operasi, artinya pembuatan dan penjualan atau penyerahan
produk), dan proses pemberian layanan purna jual.
19
Selanjutnya, pendekatan pembelajaran dan pertumbuhan ini
merupakan ukuran yang menunjukkan modal dan kapasitas perusahaan
menjamin kehidupan dan pengembangan yang akan datang. Modal utamanya
adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang merupakan isi pokok perspektif
pertumbuhan. Dalam perspektif pertumbuhan dan pembelajaran terdapat tiga
kategori prinsip yang penting, yaitu kapabilitas karyawan, kapabilitas sistem
informasi, serta kapabilitas motivasi, pemberdayaan, dan penyelarasan. Dapat
diartikan juga terkiat kepuasan, retensi dan produktivitas karyawan.
Kepuasan karyawan diukur dengan data primer, yaitu melalui
penyebaran kuesioner kepada karyawan bagian pengiriman barang dengan
menggunakan freeze container. Mengukur kepuasan karyawan pengiriman
barang freeze container, dilihat dari keterlibatan dalam pengambilan
keputusan seperti kondisi container dalam keadaan baik maupun buruk yang
berpengaruh dalam keterlambatan pengiriman kinerja dari container tersebut
sehingga komoditas penjualan pelanggan atas terlambat atau kerusakan
barang mengakibatkan kerugian baik dari konsumen maupun perusahaan.
3.3 Representasi Data
Metode penelitian yang digunaan dalam mengukur Efisiensi Kinerja
Pengiriman Freeze Kointainer ialah dengan meggunakan KPI Balane
Scorecard dimana metode balanced scorecard sendiri dalam penyusunanya
harus memperhatikan 4 (empat) perspektifif keseimbangan yaitu:
a.) Perspektif Keuangan
b.) Perspektif Pelanggan
c.) Perspektif Proses Bisnis Internal
d.) Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Setelah itu melakukan pengumpulan data atau sesuai dengan sasaran
strategi dan key performance indicator yang sudah tersusun, daftar Parameter
Kinerja Pengiriman Freezer Container adalah sebagai berikut :
20
Key
Performance
Indicator
Strategic Action Simbol
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container Bersih PP1.1
Tidak bau (tidak bau menyimpang/ bau
apapun) PP1.2
Kondisi baik/buruk PP1.3
Alat Kontrol Suhu Berfungsi baik, tidak rusak PP2.1
Sirkulasi Udara
Dalam Container Sirkulasi udara baik PP3.1
Kondisi Pintu
Container Kondisi baik, berfungsi baik, tidak rusak PP4.1
Kondisi kunci baik dan berfungsi baik PP4.2
Kontaminasi
Tidak ada kontaminasi bahan kimia, bau dan
kotoran PP5.1
Perspektif Keuangan
Optimalisasi
pendapatan
Prosentase kenaikan pendapatan per
pengiriman container PK1.1
Efisiensi biaya Prosentase biaya per pengiriman container PK2.1
tabel 3.1, Tabel KPI & Strategic
Action
21
Setelah dilakukan klasifikasi terhadap kinerja pengiriman frezee container
berdasarkan perspektif balanced scorecard berikutnya melakukan pengukuran
terhadap KPI (Key Performance Indicator) terhadap masing masing KPI untuk
operasional terhadap pendapatan per container
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu
pelayanan Prosentase penurunan waktu pelayanan PBI1.1
Pemberdayaan
SDM Pemberdayaan SDM/Kualitas SDM PBI2.1
Efektifitas
Pengiriman
Container
Kedisiplinan dalam mengirim barang dengan
contaier
PBI3.1
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan
kepuasan pegawai
Kepuasan pegawai terhadap kritik dan saran
yang diimplementasikan PPP1.1
Peningkatan fasilitas untuk pegawai PPP1.2
Peningkatan
kompetensi
pegawai Intensitas pelatihan PPP2.1
Kelancaran
informasi dan
komunikasi
Keterpaduan sistem informasi dengan
pegawai PPP2.1
22
mengukur apakah kinerja pengiriman freeze container sudah memenuhi harapan
perusahaan. langkah-langkah pengukuran KPI pengiriman Frezee container.
1.) Menentukan Periode Penilaian KPI.
Periode penilaian biasanya dapat diukur dengan 3 jenis pengambilan data. Yang
pertama adalah pengukuran perbulan/Montly (M), pengukuran perQuarter/
pertiga Bulan (Q) dan yang terakhir pengukuran pertahun / pengukuran Annual
(A). berikut adalah hasil klasifikasi periode Perhitungan:
Key Perfoemance Indikator PERIODE
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M
Alat Kontrol Suhu M
Sirkulasi Udara Dalam Container M
Kondisi Pintu Container M
Kontaminasi M
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q
Efisiensi biaya operasional Q
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q
Pemberdayaan SDM Q
Efektifitas Pengiriman Container Q
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan pegawai A
Peningkatan kompetensi pegawai A
Kelancaran informasi dan komunikasi Q
tabel 3.2, Tabel Periode Perhitungan
KPI
23
2.) Menentukan Polarisasi Perhitungan KPI
Polarisasi untuk perhitungan KPI pengiriman freeze container ialah
(MAX) dimana semakin tinggi nilai semakin bagus pula hasil KPI dan
(MIN) dimana semakin rendah Nilai semakin Bagus pula Hasil KPI.
Berikut adalah polarisasi dari KPI pengiriman freeze container.
Key Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M MAX
Alat Kontrol Suhu M MAX
Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX
Kondisi Pintu Container M MAX
Kontaminasi M MIN
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q MAX
Efisiensi biaya operasional Q MIN
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q MIN
Pemberdayaan SDM Q MAX
Efektifitas Pengiriman Container Q MAX
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan pegawai A MAX
Peningkatan kompetensi pegawai A MAX
Kelancaran informasi dan
komunikasi Q MAX
tabel 3.3, Tabel Polarisasi Pengukuran
KPI
24
3.) Menentukan Satuan dan Kalkulasi Perhitungan
Kalkulasi digunakan untuk pengambilan data yg dipergunakan untuk
perhitungan Akhir biasanya untuk kalkulasi menggunakan (AVERAGE)
untuk mengambil rata-rata hasil KPI perbulan, (SUM) penjumlahan setiap
KPI perbulanya, (LAST) pengambilan nilai yang paling terakhir dan (MIN)
pengambilan nilai KPI dengan mengurangi tiap bulanya. Sementara untuk
satuan ialah aturan untuk pengukuranya bisa memakai Persen(%),Rupiah
dan sebagainya. Beriut adalah hasil kalkulasi dan satuan pengirman freeze
ontainer.
Key Perfoemance
Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN
KALKULASI
UP TO
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE
Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE
Sirkulasi Udara Dalam
Container M MAX PERSEN AVERAGE
Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE
Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST
Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q MIN PERSEN AVERAGE
Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE
Efektifitas Pengiriman
Container Q MAX PERSEN AVERAGE
tabel 3.4, Tabel Satuan Pengukuran KPI
25
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan
pegawai A MAX PERSEN AVERAGE
Peningkatan kompetensi
pegawai A MAX PERSEN AVERAGE
Kelancaran informasi dan
komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE
4.) Menentukan Bobot Tiap KPI
Bobot KPI digunakan untuk mengukur tingkat kepentingan atau focus
pekerjaan tiap tahunya. Berikut adalah hasil dari pembobotan KPI pengiriman
Frezee Container.
Key Perfoemance
Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN
KALKULASI
UP TO BOBOT
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5%
Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5%
Sirkulasi Udara Dalam
Container M MAX PERSEN AVERAGE
5%
Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5%
Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5%
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13%
Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12%
tabel 3.5, Tabel Bobot Pengukuran KPI
26
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q MIN PERSEN AVERAGE 10%
Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5%
Efektifitas Pengiriman
Container Q MAX PERSEN AVERAGE
10%
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan
pegawai A MAX PERSEN AVERAGE
15%
Peningkatan kompetensi
pegawai A MAX PERSEN AVERAGE
5%
Kelancaran informasi dan
komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE
5%
5.) Menentukan Target & Realisasi
Dari target dan actualnya maka bisa melihat bahwa PT. Rukma
Padaya Trans sudah bisa mencapai target yang telah ditentukan oleh
perusahaan tersbut dengan actual tersbut dibagi target yang sudah
ditetapkan sebelmnya. Berikut adalah perhitungan KPI berdasarkan
Target & Realisasi pengiriman freeze Container per tahun 2018.
27
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5% Target 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Realisasi 0% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13% Target 3000 6000 9000 12000
Realisasi 2886 6188 9001 11789
Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12% Target 1000 3000 6000 9000
Realisasi 1300 3211 5670 9000
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 98% 100%
Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100%
Efektifitas Pengiriman Container Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 90% 90% 90% 90%
Realisasi 90% 91% 90% 90%
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 15% Target 80% 80% 80% 80%
Realisasi 80% 80% 90% 80%
Peningkatan kompetensi pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 80% 80% 80% 80%
Realisasi 80% 80% 100% 89%
Kelancaran informasi dan komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100%
BULANKey Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN
KALKULASI
UP TOBOBOT
kesimpulan :
Berikut adalah form perhitungan KPI yang telah diberikan target, dimana pemberian target harus
mbengacu pada periode pengukuran KPI, yang mana pemberian target dapat dilakukan di per 3 bulan atau
perbulan. Setelah ditentukan target kemudian di isilah realisasi berdasarkan kondisi actual di perusahaan.
Berikut adalah data setelah diisi realisasi sesuai dengan keadaan actual di perusahaan.
Gambar 3.3, Gambar Realisasi & Target KPI
28
6.) Perhitungan Nilai KPI
Langkah selanjutnya adalah perhitungan KPI unit kerja berdasarkan target dan
realisasi yang actual di perusahaan.pada peroses perhitugan juga harus
memperhatikan bentuk POLARISASI, PERIODE, dan KALKULASI.
a.) dimana cara menghitung POLARISASI adalah dengan Mengunakan
rumus sebagai berikut:
MIN : (Target - Retalisasi ) x Bobot
MAX :(Realisasi - Target) x Bobot
b.) Untuk perhitungan KALKULASI adalah pengambilan Nilai untuk
perhitungan KPI. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing
atribut kalkulasi:
AVERAGE : Jumlah rata rata nilai dalam periode 1 tahun
LAST : data penilaian yang paling terakhir.
SUM : Hasil penjumlahan seluruh data KPI perbulanya
Berikut adalah perhitungan dari KPI diatas:
1.
) ))
= 100% - 100% x 5%
= 0
2.
( ) ))
= 100 - 100 x 5%
= 0
3.
( ) ))
= 100% - 100% x 5%
= 0
29
4.
( ) ))
= 100% - 100% x 5%
= 0
5.
( ) ))
= 0% - 1% x 5%
= -0.05
6.
( ) ))
=1200 – 11789 x 13%
= -1376,57
7.
( ) ))
= 9000 – 9000
= 0
8.
( ) ))
= 99.5% - 100% X 10%
= -0,05
9.
( ) ))
= 100% - 100% X 5%
= 0
10.
( ) ))
30
= 90.3% - 90% X 10%
= 0,03
11.
( ) ))
= 80% - 83% X 15%
= - 0,45
12.
( ) ))
= 80% - 87%X5%
= - 0,35
13. ( )
))
= 100% - 100% X 5%
= 0
Setelah melakukan perhitungan berikutnya melakukan klasifikasi
untuk mempermudah pendeteksian mana KPI yang memenuhi target
dalam satu tahun dan mana yang tidak memenuhi target perusahaan.
Pegklasifikasian dapat dilakukan dengan parameter antara 1 sampai
dengan 5 sebagai berikut:
No Parameter Nilai Keterangan
1 X < 0 1 Tidak memenuhi target Perusahaan
2 X = 0 3 Memenuhi Target Perusahaan
3 X > 0 5 Melebihi Target Perusahaan
Setelah dilakuakan perhitungan maka hasil dari KPI pengiriman freeze
container adalah sebagai berikut
tabel 3.6, Tabel Parameter Pengukuran KPI
31
Gambar 3.4, Hasil Perhitungan KPI
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
Perspektif Pelanggan
Kondisi Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Alat Kontrol Suhu M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Sirkulasi Udara Dalam Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Kondisi Pintu Container M MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Kontaminasi M MIN PERSEN AVERAGE 5% Target 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Realisasi 0% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Perspektif Keuangan
Optimalisasi pendapatan Q MAX RP(Juta) LAST 13% Target 3000 6000 9000 12000
Realisasi 2886 6188 9001 11789
Efisiensi biaya operasional Q MIN RP(Juta) LAST 12% Target 1000 3000 6000 9000
Realisasi 1300 3211 5670 9000
Perspektif Proses Bisnis Internal
Efisiensi waktu pelayanan Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 98% 100%
Pemberdayaan SDM Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100%
Efektifitas Pengiriman Container Q MAX PERSEN AVERAGE 10% Target 90% 90% 90% 90%
Realisasi 90% 91% 90% 90%
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Peningkatan kepuasan pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 15% Target 80% 80% 80% 80%
Realisasi 80% 80% 90% 80%
Peningkatan kompetensi pegawai Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 80% 80% 80% 80%
Realisasi 80% 80% 100% 89%
Kelancaran informasi dan komunikasi Q MAX PERSEN AVERAGE 5% Target 100% 100% 100% 100%
Realisasi 100% 100% 100% 100%
BULANNILAI KPIKey Perfoemance Indikator PERIODE POLARISASI SATUAN
KALKULASI
UP TOBOBOT
3
3
3
3
1
Melebihi Target Perusahaan
1
3
1
3
5
Memenuhi Target Perusahaan
5
5
3
Keterangan
Memenuhi Target Perusahaan
Memenuhi Target Perusahaan
Memenuhi Target Perusahaan
Memenuhi Target Perusahaan
Tidak Memenuhi Target
Perusahaan
Tidak Memenuhi Target
Perusahaan
Memenuhi Target Perusahaan
Tidak Memenuhi Target
Perusahaan
Memenuhi Target Perusahaan
Melebihi Target Perusahaan
Melebihi Target Perusahaan
Keterangan: :
Dari table diatas dapat disimpulkan bahwa KPI yang memenuhi target perusahaan adalah KPI (Kondisi container, Alat
Kontrol Suhu, Sirkulasi Udara Dalam Container, Kondisi Pintu Container, Efisiensi biaya Operasional, pemberdayaan
SDM, dan Kelancaran informasi dan Komunikasi. Untuk KPI yang melebihi target adalah KPI Efektifitas pengiriman
Container, Peningkatan Kepuasan Pegawai, dan peningkatan kompetensi Pegawai. Dimana nantinya hasil perhitungan
tersebut bisa di pergunakan sebagai bahan untuk pemberian bonus terhadap karyawan atau unit kerja yang mampu
melebihi target perusahaan.Sedangkan pada pada KPI yang tidak memenuhi target perusahaan. Dapat dilakukan perbaikan
kinerja terhadap Tingkat Kontaminasi Container, Efisiensi Waktu Pelayanan dan Optimalisasi pendapatan Perusahaan.
32
3.4 Perancangan Sistem
Dari Hasil Analisis sistem kemudian dilakukan perancangan sistem
dari aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer
dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans.
Dalam merancang aplikasi sistem menggunakan beberapa fase dalam
perancangan perangkat lunak sehingga menghasilkan sistem aplikasi yang
terstruktur dengan Baik.
3.4.1 Diagram Context
Berikut adalah diagram context pada aplikasi pengukuran Efisiensi
Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI
Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans.
Context Diagram yang di tunjukan pada gambar diatas
mengambarkan input dan Output antar Sistem dengan Kesatuan
Luar (External Entity). Sistem menerima inputan dari Internal
Audit berupa hasil penilaian Realisasi Audit perusahaan dimana
sebagai patokan untu perhitungan KPI balanced Scorecard, dan
untuk pembobotan KPI sendiri akan diberikan dari Direksi Utama
dikarnakan dalam fokus kinerja perusahaan. Sedangkan untuk user
Gambar 3.5, Context Diagram Pengukuran
KPI
33
Administrator yang nantinya akan mengolah terkait data
pengolahan User dan KPI katalog.
3.4.2 Diagram Hirarki
Dalam pembuatan sistem dari aplikasi pengukuran Efisiensi
Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI
Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans diperlukan Diagram
berjenjang dimna merupakan awal dari penggambaran data flow
Diagram (DFD) sampai ke level-level lebih bawahnya lagi.
Keterangan:
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa aplikasi pengukuran
Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan
menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans
terbagi menjadi 3 tingkatan diagram hirarki, dimana pada top
levelnya ialah Membuat aplikasi pengukuran efisiensi Kinerja
Pengiriman Freeze Kontainer.
Gambar 3.6, Hirarki Diagram Pengukuran
KPI
34
Level yang kedua adalah hasil dari break down dari proses diagram
hirarki top levelnya dimana terdapat 3 proses didalamnya yaitu :
pengolahan Master KPI, Perhitungan KPI dengan Balanced
Scorecard, Laporan Pengukuran KPI.
Level yang ketiga adalah hasil break down dari perhitungan
perhitungan KPI dengan menggunaan Balanced Scorecard.
3.4.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu
sama lain dengan alurdata, baik secara manual maupun
komputerisasi.
3.4.3.1 DFD Level 0
Berikut adalah gambaran DFD level 1 pada sistem
pengukuran kinerja pengiriman Freeze container.
Gambar 3.7, DFD Lvl 0 Pengukuran KPI
35
Kesimpulan:
Pada gambar diatas adalah bentu data flow diagram level satu dimana data
diatas meliputi proses berjalanya sistem pengukuran efektifitas kinerja. Dimana
meliputi 3 proses yaitu pengolahan Master KPI perusahaan, perhitungan KPI
dengan Balanced Scorecard, dan Laporan pengukuran KPI. Dimana perah Internal
Audit berada pada perhitungan KPI sebagai penginput Realisasi dan Target
Perusahaan berdasarkan data audit yang Aktual. Sedangkan administrator hana
sebagai pengolah master KPI maupun data user. Dan Direksi Utama Bertugas
memberikan Bobot terhadap focus kinerja perusahaan pertahunya.
3.4.3.2 DFD Level 1
Dari diagram hirarki diatas dapat dilihat terdapat 2 lapisan dimana lapisan
2 di diagram tersebut sebagai acuan untuk pembuatan DFD Level 1 sistem sebagai
berikut :
Gambar 3.8, DFD Lvl 1 Pengukuran KPI
36
Kesimpulan :
Pada DFD level 1 ini menjelaskan tentang bagaimana proses perhitungan
KPI balanced Scorecard. Dimana dari gambar diatas balanced scorecard
akan diukur dengan 6 proses pengukuran.
3.5 Perancangan Basis Data
Database (Basis Data) adalah kumpulan dari data yang berhubungan
antara satu dengan yang lainya, tersimpan di perangkat keras computer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database
merupakan salah satu Komponen yang penting dalam sistem
komputerisasi, karena database merupakan data dalam menyediakan
informasi bagi para pengguna.
3.5.1 Desain Tabel
Desain Tabel pada sistem pendukung keputusan pemiliha nilai
tertinggi peserta untuk pemilihan mahasiswa berprestasi di
universitas muhammadiyah Gresik adalah sebagai berikut:
1. Tabel Login User
Tabel 3.18 dibawah ini digunakan untuk memberikan hak akses
dari pengguna sistem. Seperti terlihat pada tabel ;
Field Type Key Extra
Username Char(30) Primary_key
Password Char(30)
Jabatan Varchar(50)
2. Tabel Master KPI
Tabel Dibawah ini digunakan untuk menyimpan katalog KPI /
KPI master dimana setiap pengukuran KPI harus bersumber pada
table tersebut. Struktur table dapat dilihat sebagai berikut:
tabel 3.7, Tabel login
user
37
Field Type Key Extra
Id_KPI Char(8) Primary_key
Nama KPI Varchar (50)
Strategic Action Varchar(50)
3. Tabel Master Polarisasi
Berikut adalah master dari bentuk Polarisasi yang mana nanti dibutuhkan
untuk proses perhitungan KPI. Berikut adalah bentuk table master Polarisasi:
Field Type Key Extra
ID_polarisasi Char(8) Primary_key
Nama Polarisasi Varchar (50)
Formula Varchar(50)
4. Tabel Bobot KPI
Tabel Bobot KPI ini digunakan untuk Menyimpan Bobot yang diberikan oleh
direktur Utama atas focus pekerjaan pertahunya. Berikut adalah bentuk table
bobot KPI.
Field Type Key Extra
Id_bobot Char(8) Primary_key
Nama Bobot Int
Nilai Bobot Int
5. Tabel Pengukuran KPI
Tabel pengukuran KPI ini digunakan sebagai penyimpanan hasil perhitungan
pengukuran KPI di pengiriman Freeze container. Beriut struktur table
pengukuran KPI.
tabel 3.8, Tabel Master KPI
tabel 3.9, Tabel Polarisasi Pengukuran
KPI
tabel 3.10, Tabel Bobot Pengukuran KPI
38
Field Type Key Extra
ID Char(8) Primary_key
Id_KPI int
Id_Polarisasi int
Periode Char (30)
Kalkulasi Char (30)
Id_Bobot Int
Target Int
Realisasi Int
Nilai Int
3.5.2 Entitas Relationsip Diagram
ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar
penyimpanan (dalam DFD). Karena itu, ERD berbeda dengan DFD (DFD
memodelkan fungsi sistem), atau dengan STD (state transition diagram,
yang memodelkan sistem dari segi ketergantungan terhadap waktu). ERD
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena
hal ini relative kompleks.
Berikut adalah gambaran dari ERD pada sistem Pengukuran efektifitas
Pengiriman Freeze kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard
di PT Rukma Padaya Trans di jelaskan sebagai berikut ;
tabel 3.11, Tabel Hasil Pengukuran KPI
Gambar 3.9, ERD Pengukuran KPI
39
Keterangan:
Dari gambar diatas dapat disimpulkan bahwa di Entitas Relations Diagram (ERD)
di aplikasi pengukuran efektifitas kinerja pengiriman freeze container terdapat 5
table yang saling berelasi, Dimana data dari tabel tersebut sebagai data inputan
dari interface yang kemudian diolah ke dalam metode Balanced Scorecard
3.6 Perancangan Antarmuka
Antarmuka pemakai (User Interface) merupakan mekanisme komunikasi
antara pengguna dengan sistem. Antarmuka pemakai dapat menerima
informasi dari pengguna dan memberikan informasi kepada pengguna untuk
membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai ditemukan suatu
solusi. Berikut adalah interface dari sistem pengukuran efektifitas kinerja
pengiriman Freeze container dengan menggunakan metode balanced
scorecard ;
3.6.1 Antarmuka User Admin
pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user admin akan
mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.
1. Login
Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam aplikasi
pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan
menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans. Berikut
gambaran interfae Login sistem :
Gambar 3.10, Login admin Pengukuran KPI
40
Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam sistem
pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg berisi 2 form dan 1
button login.
2. Halaman Utama
Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan Menu halaman
Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja
pengiriman Freeze Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard
di PT Rukma Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.
Halaman ini adalah halaman utama dalam siste pengukuran kinerja dimana
terdapat beberapa menu seperti master, polarisasi, bobot, dan perhitungan.
3. Halaman Master KPI
Halaman ini adalah halaman yang berfungsi menampilkan KPI pengiriman
Frezee container. Berikut adalah bentuk interface dari halaman master KPI :
Gambar 3.11, Halaman Utama admin Pengukuran KPI
41
Pada menu master erisi tentang master karyawan master KPI maupun
katalog KPI yang digunakan ke dalam pengukuran kinerja di PT Rukma
Pandaya Trans.
4. Halaman Master Polarisasi
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan master Polarisasi yang
digunakan sebgai bahan perhitungan Balanced Scorecard. Berikut tampilan
master polarisasi.
Gambar 3.12, Halaman admin MasterPengukuran
KPI
42
Halaman polarisasi digunakan untuk menentukan polarisasi KPI dalam
sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaa Trans.
5. Halaman Master Bobot
Halaman Ini berfungsi sebagai pengolahan Bobot KPI yang diberikan oleh
Direktur Utama. Berikut tampilan dari halaman master Bobot:
Gambar 3.13, Halaman admin Polarisasi Pengukuran
KPI
Gambar 3.14, Halaman admin Master Bobot Pengukuran
KPI
43
Halaman master bobot sendiri digunakan sebagai tempat tampilan dari hasil
pembobotan KPI di unitkerja.
6. Halaman Perhitungan KPI
Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan Perhitungan KPI di aplikasi
pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer dengan
menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma Padaya Trans. Berikut
tampilan halaman ini.
Pada halaman ini nantinya akan menampilkan Hasil
perhitungan KPI dengan Mengunakan balanced scorecard.
3.6.2 Antarmuka User Internal Audit
pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user
Internal Audit akan mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.
1. Login
Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam
aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze
Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT
Rukma Padaya Trans. Berikut gambaran interfae Login sistem :
Gambar 3.15, Halaman admin Hasil Perhitungan
44
Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam
sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg
berisi 2 form dan 1 button login.
2. Halaman Utama
Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan
Menu halaman Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi
pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer
dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma
Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.
Gambar 3.16, Halaman Login User Internal Audit
Gambar 3.17, Halaman Utama Audit
45
Pada halaman ini berfungsi sebagai tampilan utama pada menu
Audit dalam sistem pengukuran kinerja Karyawan di PT
Rukma Pandaa Trans.
3. Halaman Realisasi Dan Target
Halaman ini digunkan untuk mengelolah data target dan
realisasi KPI. Berikut adalah tampilan dari halaman realisasi
dan target:
Halam ini digunakan untuk menampilkan dan mengelolah data
realisasi dan taget pada sistem tersebut.
4. Halaman Hasil Perhitungan KPI
Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan Perhitungan KPI di
aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze
Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT
Rukma Padaya Trans. Berikut tampilan halaman ini.
Gambar 3.18, Halaman Master Audit
46
Pada Halaman ini berfungsi sebagai menu menampilan hasil
perhitunagan dari penilaian kinerja di PT rukma pandaya
Trans.
3.6.3 Antarmuka Direktur Utama
Pada sistem pengukuran Kinerja pengiriman freeze container user
Direktur Utama akan mendapatkan Hak Akses sebagai berikut.
1. Login
Setiap user harus melakukan Login untuk Masuk kedalam
aplikasi pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze
Kontainer dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT
Rukma Padaya Trans. Berikut gambaran interfae Login sistem :
Gambar 3.19, Halaman Audit Hasil Perhitungan
47
Pada halaman ini berisi tentang portal untuk masuk ke dalam
sistem pengukuran kinerja di PT Rukma Pandaya Trans yg
berisi 2 form dan 1 button login.
2. Halaman Utama
Setelah melakukan login kemudian sistem akan menampilkan
Menu halaman Utam yang berisi beberapa fitur terkait aplikasi
pengukuran Efisiensi Kinerja pengiriman Freeze Kontainer
dengan menggunakan KPI Balance Scorecard di PT Rukma
Padaya Trans. Berikut interface dari Halaman Utama.
Gambar 3.20, Halaman Login Direktur Utama
48
Pada halaman ini berfungsi sebagai tampilan utama pada menu
Audit dalam sistem pengukuran kinerja Karyawan di PT
Rukma Pandaa Trans.
3. Halaman bobot KPI
Halaman ini berfungsi sebagai pengolahan bobot dan Fokus
KPI di perusahaan. Berikut tampilan dari halaman bobot KPI.
Gambar 3.21, Halaman Utama Dirut
Gambar 3.22, Halaman Dirut Bobot KPI
49
Halaman ini digunakan oleh direksi dalam menentukan bobot
untuk pengukuran Kinerja.
4. Halaman laporan Pengukuran KPI
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan laporan hasil
penguuran KPI di dalam sistem. Berikut tampilan dari halaman
laporan pengukuran KPI:
Pada halaman ini di gunakan untuk menampilkan laporan
pengukuran Kinerja di PT Rukma jaya Trans.
3.7 Skenario Pengujian Sistem
Untuk peoses pengujian Aplikasi SIstem akan dilakukan proses pengujian
dari sistem dengan cara sebagai berikut :
1. Pembuatan KPI Katalog atau Master KPI harus berdasarkan kondisi
perusahaan yang actual dan berdasarkan kebutuhan dari perusahaan di
tiap tahunya.
2. Pentingnya mengunakan metode Balanced Scoredcard dalam
penyusunan KPI kemudian pengisian Target haruslah Simple,
Measurable, Attainable,Realistic, and Time Bound. Dan Realisasi juga
Gambar 3.23, Halaman Dirut Laporan KPI
50
harus di isi tengan data yang real dari pencapaian perusahaan perbulan,
per 3 bulan , atau pertahun.
3. Setelah dilakuakan perhitungan Balanced Scorecard pada pengukuran
KPI. maka KPI yang tidak memenuhi target akan menjadi catatan
perusahaan untuk perbaikan kinerja di tahun berikutnya. Dan KPI yang
melebihi target Perusahaan disarankan mendapatkan Bonus Untuk
Unit kerja Ataupun di Karyawan.
3.8 Spesifikasi Pembuatan Sistem
berikut untuk mengetahui kebutuhan perangkat lunak serta perangkat keras
dari sistem :
a. Kebutuhan Perangkat Lunak
1. Windows XP/7 sebagai sistem operasi yang digunakan.
2. PHP5 dan Apache Server 3.2.1 sebagai bahasa
pemrogramanberbasis webdinamis dan sekaligus compilernya.
3. SQLyog Enterprise 8.18.0.0 sebagai database server.
4. Notepad++ untuk penulisan source code.
b. Kebutuhan Perangkat Keras
1. Komputer Pentium IV 1,3 GHz sekelas atau lebih tinggi
2. RAM 512 MB atau lebih
3. Hardisk dengan kapasitas 40 gigabyte atau lebih
4. Monitor
5. Mouse
6. Keyboard