UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALACENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE -CUNOR-ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASPLAN FIN DE SEMANALICENCIADA LILY CHAVARRIACURSO: ADMINISTRACION II

Proceso de controlHerramientas y técnicas

De control en la planeación

Alumno: José Domingo Choc Cajbón Carne: 201241171

Cobán, Alta Verapaz 26 abril de 2014

Guía de estudio

I. Tema a tratar: Investigación sobre el proceso de controlII. Objetivos:

1. Conocer, aprender y profundizar sobre el proceso de control2. Conocer las ventajas y desventajas (si las hay) de los

diferentes tipos de control.III. Instrucciones:

Realizar una investigación sobre el proceso de control queincluya lo siguiente:

1. Definición de control

El control es un proceso de vigilar las actividadespara cerciorarse de que se desarrollen conforme seplanearon y para corregir cualquier desviación evidente.Otra definición es que el control administrativo es elproceso que permite garantizar que las actividades realesse ajusten a las actividades proyectadas.

El control se refiere a los mecanismos utilizadospara garantizar que conductas y desempeño se cumplan conlas reglas procedimientos de una empresa. El términocontrol tiene una connotación negativa para la mayoría delas personas, pues se le asocia con restricción,imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

2. Importancia del control dentro del proceso administrativo.

El control es función de todos los administradores,desde el gerente de la compañía hasta los supervisores.Aunque el alcance del control varía de un administrador aotro, los administradores de todos los niveles tienen laresponsabilidad de ejecutar planes, de manera que elcontrol es una de las funciones administrativas esencialesen cualquier nivel.

3. Pasos del proceso de control.

Las técnicas y sistemas de control son esencialmentelos mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientosrutinarios de oficina, calidad del producto o cualquierotra acción dentro de la empresa. Entonces, es necesarioaclarar, que para ejercer el proceso de control en unaorganización, y sin importar que se va a controlar,existen tres pasos básicos que son:

Establecimiento de normas, parámetros y métodos: las normas son criterios de desempeño, existen varios tipos de normas entre las mejores se encentranla metas u objetivos cuantificables.

Medición del desempeñó: con el fin de que lasdesviaciones puedan detectarse antes de que ocurrany evitarse mediante las acciones apropiadas. 

Ejecución de las acciones correctivas: (corrección delas variaciones respecto de normas y de planes) es elpunto donde el control puede concebirse como partedel sistema total de administración y ponerse enrelación con las demás funciones administrativas.

4. Tipos de control

Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos lossiguientes tipos de control organizacional:

4.1. Control Preventivo: Son el conjunto de mecanismos yprocedimientos que se utilizan para analizar lasoperaciones que se ha proyectado realizar, antes desu autorización o antes de que esté en .marcha, conel propósito de determinar la veracidad y' legalidadde dichas operaciones, y finalmente su conformidadcon los planes, programas y presupuesto.

4.2. Control Concurrente: Son los que se realizanmientras se desarrollan las actividades. La formamás conocida de este tipo de control es lasupervisión directa. Así, un supervisor observa lasactividades de los trabajadores, y puede corregir lassituaciones problemáticas a medida que aparezcan.(Supervisión).

4.3. Control Posterior o Retroalimentación: Son los que sellevan a cabo después de la acción. De esta forma, sedeterminan las causas de cualquier desviación delplan original, y los resultados se aplican aactividades futuras similares. (Auditorias,estadística).

5. Control de puntos críticos

Para ser eficaz el control implica particularatención a los factores críticos para la evaluación deldesempeño. El principio de control de puntos críticos unode los principios de control más importantes sostiene quepara ser eficaz el control implica atención especial a losfactores críticos para evaluación del desempeño con baseen los planes. Otro medio de control es la comparación deldesempeño de la compañía con el de otras empresas por

medio del benchmarking.

Tipos de normas de puntos críticos:a) estándares físicos: medidas no monetarias y comunes en

el nivel operativo. b) Estándares de costos: medidas monetarias comunes,asignan valores monetarios a los aspectos específicos de lasoperaciones.

c) Estándares de capital: es la aplicación de medidasmonetarias a objetos físicos.

d) Estándares de ingresos: es la atribución de valoresmonetarios a las ventas.  e) Estándares de programas: evaluación de desempeño de unprograma.

f) Estándares intangibles: son aquellas no formuladascon medidas físicas ni Monetarias.

g) Estándares de metas: El control estratégico comprendela vigilancia sistemática de puntos de control estratégico, asícomo la modificación de la estrategia de una organización con base en estaevaluación.

6. Establecimientos de normas y estándares de control

Acá se encuentran todos los estándares o unidades demedición que se establezcan en la Planificación, y por lotanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad deunidades a vender, requerimientos de calidad. Sin embargo,puesto que los planes varían en lo que se refiere al gradode detalle y complejidad, y dado que por lo general losadministradores no pueden vigilarlo todo, es precisoestablecer normas especiales.

Por definición, normas son sencillamente criteriosde desempeño. Esto significa que el establecimiento denormas se vuelve en establecer metas y objetivos quequieren alcanzar los administradores de la organización.Estas deben definirse en términos claros y mesurables, queindiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de estaforma las metas se pueden evaluar con más facilidad en loque concierne a su cumplimiento y utilidad.

7. Factores que comprende el control (a. cantidad, b. tiempo,c. costo y d. calidad) describir cada uno de ellos.

Existen cuatro factores que deben ser consideradosal aplicar el proceso de control.

a) Cantidad b) Tiempoc) Costod) Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y elúltimo es eminentemente cualitativo:El factor cantidad se aplica a actividades en la que elvolumen es importante.A través del factor tiempo se controlan las fechasprogramadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficienciaadministrativa, ya que por medio de él se determinan laserogaciones de ciertas actividades.La calidad se refiere a las especificaciones quedeben reunir un cierto producto o ciertas funciones de laempresa.

8. ¿Qué aprendizaje obtuvo de su investigación? ¿puedeaplicarlo a su trabajo?

En conclusión personal, el control es una funciónadministrativa; es la fase del proceso administrativo quemide y evalúa el desempeño y toma la acción correctivacuando se necesita. De este modo, el control es un procesoesencialmente regulador y debe aplicarse durante elproceso y no únicamente al final.

IV. Actividad a realizar:Investigación sobre el proceso de control.

V. Forma de evaluación:Entrega individual en forma física.Aspectos a evaluar: ortografía, puntuación, contenido,conclusiones y fuentes bibliográficas, presentación,claridad, orden y seguir instrucciones.Valor: 3 pts.

A. Instrucciones: realizar una investigación sobre el proceso decontrol, que incluya los ítems anteriormente citados.

Guía de estudio

I. Tema a tratar: investigación y análisis sobre lasherramientas y técnicas de control en la planeación.

II. Objetivos:

1. Conocer, aprender, profundizar y analizar sobre lasherramientas y técnicas de control en la planeación.

2. Conocer las ventajas y desventajas (si las hay) de lasdiferentes herramientas y técnicas de control en laplaneación.

III. Instrucciones: Realizar una investigación y analizar las herramientas

y técnicas de control en la planeación que incluya losiguiente:

1. Concepto de herramientas y técnicas de control en laplaneación.

Todas las herramientas o técnicas de planeaciónson técnicas de control. A partir del momento que sedetermina un objetivo (si este es correctamente definido) seestablece un control ya que un objetivo estándar, por lotanto aun cuando el control depende de una eficienteplaneación y viceversa.

Dentro de las técnicas de control destacan porsu mayor representatividad, los sistemas de información. Lastécnicas de control se aplican en todas las áreasfuncionales de la empresa. Una de las grandes ventajas delos sistemas de control es que permiten, en los diferentesniveles y áreas administrativas de las empresa evaluar las

ejecuciones, tanto genérico. Como específico, a fin dedeterminar la acción correctiva necesaria.

Es aconsejable estudiar con detenimiento en librosde la especialidad correspondientes a cada una de lastécnicas.

En el caso de control para fines de mejoracontinua requiere de la participación del factor humano ydel conocimiento de las necesidades del usuario; por lotanto en las aéreas de producción y mercadotecnia. Loscontroles se utilizan tanto para reencauzar lasdesviaciones al deber ser o bien para mejorar lasatisfacción del cliente.

Además en la actualidad se reconoce que losclientes también son internos, por lo que cualquier puestogenera productos o servicios que se utilizan inmediatamente;por lo tanto la mejora continua puede aplicarse a procesoscontables y administrativos internos.

El análisis o evaluación requiere proyectarse entérminos y tendencia de crecimiento de la brecha paracalculare los grados de efecto a determinado tiempo, o biencorrelacionan las desviaciones en relación a los factores oáreas que actúan en el proceso de trabajo para reconocer sihay efecto causal entre ellas y, en su caso corregirlo.

Diagrama de proceso: útil para analizarproblemas, permitiendo apreciar la interdependencia deactividades.

Hoja de registros y listas de verificación:formatos sencillos, diseño para obtener información datosrápida y fácilmente.

Diagrama de Pareto: herramientas para el análisisde decisiones respecto a que problema atacar primero.

Diagrama de causa-efecto: herramienta para elanálisis del problema. Permite identificar las causas másprobables y confirmar después.

Lluvia de ideas: los miembros del grupoparticipan generando ideas de todo tipo sin cuestionarse enun principio.

Histograma: representación grafica orientada delos datos recabados en una hoja de registro.

Gráfico de control: se utiliza para medir laestabilidad del flujo, del proceso, y observar lasdesviaciones en el tiempo en que se da el proceso.

2. Importancia de implementar las diferentes herramientas ytécnicas de control en la planeación.

La finalidad de las técnicas de la planeación consisteen que el administrador que las utilice, tome las decisionesmás adecuadas de acuerdo a la situación más específica delmedio y de la organización en donde se actúe. Las técnicaspueden ser usadas en cualquier proyecto.

Son necesarias para poder efectuar una gestióneficiente de los servicios técnicos como mantenimientopreventivo y o correctivo, recepción de equipos, o controlesde eficiencia y calidad que se ajusten a los requerimientosy necesidades de tipo técnico y legal de una organizacióncuya función sea proveer cualquier tipo de servicios. Sinembargo, las herramientas que se seleccionen hacen parte delos recursos que utilizan las empresas u organizaciones delos sectores de la economía.

3. Análisis del entorno.

Es el análisis de grandes cantidades deinformación del medio ambiente para detectar tendenciasemergentes y crear escenarios.

4. Análisis del competidor.

Busca identificar quiénes son los competidores,qué hacen y cómo sus acciones afectarán el enfoque de laorganización.

5. Escenarios.

Un punto de vista consistente de lo queprobablemente suceda en el futuro.

6. Pronósticos.

Son predicciones de resultados futuros, dos de laspredicciones más comunes son los ingresos futuros y losnuevos adelantos tecnológicos. Sin embargo cualquiercomponente del entorno general y específico de laorganización puede ser sujeto a pronósticos.

a) Tipos de pronósticos Pronósticos de ingreso: Es la predicción general delos ingresos futuros, involucra la proyección de ventas generada a partirde los datos históricos, ajustadas con las tendencias encontradas en elanálisis del entorno como los cambios de los factores sociales, económicos,legales, políticos, etc.

Pronósticos Tecnológicos: Buscan anticipar los cambiosen la tecnología y el marco temporal en el cual las nuevas tecnologíaspueden convertirse en

realidades económicas.

b) Técnicas de pronósticos Las técnicas de pronósticos caen dentro de dos

rangos: Cuantitativas: aplican un conjunto de reglasmatemáticas a una serie de datos anteriores para predecir datosfuturos.

Cualitativas: Utilizan el juicio y las opiniones deconocedores, generalmente se usan cuando los datos precisosson limitados o difíciles de conseguir.

c) Análisis de pronósticosEJEMPLO: Crecimiento de la Población para el Estado de

……

7. Proyección cuantitativa (Técnicas de ProyecciónCuantitativa.)

a. Análisis (Análisis de series temporales.): Ajusta unalínea de tendencia a una ecuación matemática y proyecta hacia elfuturo.

b. Modelos

b.1. Modelos de Regresión: Predice una variable conbase en otras variables conocidas o presupuestadas.

b.2. Modelos econométricos: Ecuaciones deregresión para simular segmentos de la economía.

c. Indicadores (indicadores económicos): usa indicadoreseconómicos para predecir un estado futuro de la economía.

d. Efecto de Sustitución: Usa una fórmula matemática parapredecir cómo, cuándo y en que circunstancias un nuevoproducto o tecnología reemplazará la existente.

e. Comparación Externa (Benchmarking): Herramienta paraencontrar las mejores características, procesos, yservicios del producto que sea posible, a efecto deusarlos como parámetro para mejorar los productos,procesos y servicios de la propia empresa. Normalmentese compara la empresa contra el líder o líderes de laindustria para darle valor a la comparación.

8. Presupuestos

Es un plan numérico para asignar recursosaactividades específicas.

a. Tipos de presupuestos Presupuesto de ingreso. Es un presupuesto que

proyecta las ventas futuras. Presupuesto de Gastos. Lista las actividades

primarias emprendidas por una unidad y asigna unvalor monetario a cada una de ellas.

Presupuesto de Utilidades. Combinan los presupuestosde gastos e ingresos en uno solo para verificar lascontribuciones de utilidad.

Presupuesto de Efectivo. Anticipa cuanto efectivotendrá la organización a la mano y cuanto necesitarápara sus gastos.

Presupuesto de Gastos de Capital. Pronosticainversiones en propiedades, edificios, y equipoprincipal.

Presupuestos variables. Presupuesto que toma enconsideración aquellos costos que cambian con el

volumen, como mano de obra, materiales y algunoscostos administrativos.

9. FODA

Su principal función es detectar las relacionesentre las variables mas importantes para así diseñarestrategias adecuadas, sobre la base del análisis delambiente interno y externo que es inherente a cadaorganización.

10. PERT

La red Pert es utilizada como una herramientacuantitativa de planificación y control, lo que permite alos administradores contar con un modelo de optimización queentregue la solución óptima de una secuencia de actividadesen el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan deacción. También permite al administrador programar un proyecto poradelantado y a la vez calcular el tiempo necesario paracompletarlo.

FortalezasAmenaza

sOportunidad

es

Debilidades

Como herramienta de control, la red Pert facilita lasactividades de control, permitiendo la comparación deltiempo real con el planificado.

Para ilustrar la Carta Gantt y Malla Pert, es muyimportante identificar primero las distintas actividades delproceso, con las respectivas secuencias y tiempos de cadaactividad.

Técnica de planeación y control es el análisis deredes de tiempo y hechos denominada PERT, (técnica de revisión y evaluación deprogramas). Antes de PERT no ha habido otras técnicas diseñadas para observarcomo “encajan” las partes de un programa durante el transcurso del tiempo y delos hechos. Los ingresos y los gastos son la fuente queabastece los presupuestos financieros. Aunque el tiempo oportuno entre un periodopresupuestal y el siguiente se toma en consideración, lasincronización del trabajo es un aspecto secundario de lospresupuestos. En cambio, en el sistema PERT el hincapié sehace a la inversa.

Lo más importante es la oportunidad adecuada y elcontrol de gastos es cosa secundaria. En consecuencia, PERT desempeña un papeldiferente en el sistema de control total. Originalmente PERTse desarrolló para realizar la tarea sumamente complicada defabricar proyectiles Polaris y se ha adaptado a granvariedad de operaciones militares y de negocios.

11. Análisis Punto de Equilibrio. Técnica para identificar el punto en el cuál el

ingreso total es apenas suficiente para cubrir los costostotales.

PE = Punto de Equilibrio

P E = T C F P - C

V

TCF = Total de CostosFijos

P = Precio Unitario CV = Costo

Variable Unitario

12. Tablero de comando. (Tableau de Bord)

Constituye una herramienta de control mensual quecontiene la información precisa para la adecuada y oportunaguía de la gestión. Su contenido responde al análisisefectuado y en el que se sintetizan las grandes líneas deactuación de la empresa por comparación con las grandeslíneas de actuación de la empresa por comparación con lasprevisiones realizadas por el órgano de Planificación. Se identifican las desviaciones trascendentes y suscausas, llamando la atención de la Alta Dirección sobreposibles vías de acción futura. En la actualidad -debido alas turbulencias del entorno empresarial, influenciado en lamayoría de los casos por una gran presión competitiva, asícomo por un auge de la tecnología - es cuando comienza atener una amplia trascendencia.

A partir de los años 80, es cuando el Cuadro de mandopasa a ser además de un concepto práctico, una ideaacadémica, ya que hasta entonces el entorno empresarial no sufría grandes variaciones, la tendencia delmismo era estable, las decisiones que se tomaban carecían deun alto nivel de riesgo. Para entonces, los principiosbásicos sobre los que se sostenía el Cuadro de mando ya estaban estructurados, es decir, se fijaban unosfines en la entidad, cada uno de éstos eran llevados a cabo mediante ladefinición de unas variables clave, y el control era realizado a través de indicadores.Básicamente, y de manera resumida, podemos destacar trescaracterísticas fundamentales de los Cuadros de mando:

La naturaleza desde las informaciones recogidas en él,dando cierto privilegio a las secciones operativas,(ventas, etc.) para poder informar a las secciones decarácter financiero, siendo éstas últimas el productoresultante de las demás.

La rapidez de ascenso de la información entre losdistintos niveles de responsabilidad.

La selección de indicadores necesarios para la toma dedecisiones, sobre todo en el menor número posible.

En definitiva, lo importante es establecer un sistemade señales en forma de Cuadro de mando que nos indique la variación de lasmagnitudes verdaderamente importantes que debemos vigilar para someter a control lagestión.

13. ¿Qué aprendió de este análisis?

El motivo o intención de las técnicas de la planeaciónconsiste en que el administrador que las utilice, tome lasdecisiones más adecuadas de acuerdo a la situación másespecífica del medio y de la organización en donde seubiqué. Las técnicas pueden ser usadas en cualquierproyecto. Éstas técnicas sirven para obtener una visión delproceso general de la planeación estratégica, mediante elmanejo de pautas y guías para estructurar un plan denegocios y adaptar inteligentemente estrategias al entornocompetitivo y económico en que se desenvuelve la empresa uorganización.

Adicionalmente, van apoyadas en unas herramientas lascuales determinarán cómo realmente puede impactar suestrategia a través del análisis de factores internos yexternos, entenderán el impacto del entorno sobre su negocio(empresa u organización), reconocerán lo realmenteimportante al llevar a cabo su proceso estratégico ydefinirán competencias estratégicas para su organización.

IV. Actividad a Realizar: Investigación sobre las herramientas y técnicas de

control en la planeación.V. Forma de evaluación: Entrega individual en forma física Aspectos a evaluar: ortografía, puntuación, contenido,

conclusiones y fuentes bibliográficas, presentación,claridad, orden y seguir instrucciones.

Instrucciones: realizar una investigación sobre las herramientas ytécnicas de control en la planeación, que incluya los ítemsanteriormente citados.

CONCLUSION

Con las herramientas anteriormente analizadas

comprendimos que son fundamentales para poder mejorar una

planificación para definir con más certeza el rumbo de la

organización, y así conseguir con cada una de ellas un análisis

completo para tener en cuenta cada punto importante que se

requiere para obtener ideas y soluciones en el menor tiempo

posible identificando los factores relacionados con un eventual

problema en la organización.

BIBLIOGRAFIAS

ADMINISTRACIÓN UNA PERSPECTIVA GLOBAL - 11º EDICIÓNHAROLD KOONTZ-HEINZ WEIHRICHISBN: 970-10-2036-7Editorial: Mc Graw HillClasificación: Negocios y Cs. EconómicasPáginas: 796

HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE LA PLANEACIÓNhttp://anahialacoque.blogspot.com/2013/06/tecnicas-y-herramientas-de-

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Leer más: http://www.monografias.com/trabajos13/tepla/tepla.shtml?monosearch#ixzz2yeNeSTGoFecha de consulta: 11/04/14