MANUAL PROSEDUR

PENANGANAN ASET DAN BARANG INVENTARIS

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2011

MANUAL PROSEDUR0

PENANGANAN ASET DAN BARANG INVENTARISFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 00600 06007Revisi : 0Tanggal : 5 Juni 2011

Dibuat oleh : Kasubag Umum dan Perlengkapan

Ttd

Supriyadi, S. Sos.

Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan II FTUB

Ttd

Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT

Disetujui oleh : Dekan Fakultas Teknik UB

Ttd

Prof. Ir. Harnen Sulistio, MSc, PhD

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI....................................................................................2I. Tujuan dan Pengertian.....................................................3II. Pihak-pihak yang terkait..................................................7III. Referensi...............................................................................7IV. Ruang Lingkup.....................................................................7V. Mekanisme dan Prosedur ...............................................7VI. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil

Barang Dan Jasa (pengadaan di atas Rp. 10 juta)...............11

VII. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Barang Dan Jasa (pengadaan di atas Rp. 100 juta)

11 VIII. Bagan Alir Kodefikasi dan Distribusi Barang.........13IX. Bagan Alir Pengeluaran Barang Secara Periodik ......X. Bagan Alir Pengeluaran Barang Sewaktu-waktuXI. Bagan Alir Pemeliharaan AsetXII. Bagan Alir Pemeriksaan BMN

2

I. Tujuan dan PengertianTujuan Manual Prosedur Pengurusan Aset dan

Barang Inventaris ini adalah sebagai acuan bagi sub bagian Umum dan Perlengkapan dalam melakukan pengadaan, penerimaan, kodefikasi, distribusi dan pemeliharaan aset dan barang inventaris di Fakultas Teknik UBDalam Manual Prosedur ini terkait beberapa pengertian :Pembantu Dekan II adalah pejabat yang

bertanggungjawab atas penanganan aset dan barang inventaris milik Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Kepala Bagian Tata Usaha adalah pejabat pelaksana administrasi atas penggunaan aset dan barang inventaris Fakultas Teknik

Kepala Subbag. Umum & Perlengkapan adalah Kasubbag. yang bertugas mengkoordinasi aset dan barang inventaris

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan adalah kepala urusan yang menangani langsung urusan aset dan barang inventaris

Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai tugas dan fungsi tertentu dibidang akademis, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta fungsi pengontrolan kinerja di lingkungan FT UB.

Unit Kerja di FT UB terdiri dari :1. Dekanat2. Jurusan/Program Studi

3

3. Program Magister dan Doktor4. Badan Penelitian Pengabdian

Masyarakat /Dewan Penerbit5. Gugus Jaminan Mutu

Aset adalah harta/kekayaan tetap yang dimiliki dan diberdayakan untuk kegiatan operasional di lingkungan Fakultas Teknik UB meliputi gedung dekanat, gedung masing-masing jurusan, gedung D Pasca Sarjana, pos satpam, jalan trotoar dalam area Fakultas Teknik, saluran air, pagar dan sarana prasarana lainnya di seluruh unit kerja FT UB

Barang inventaris adalah barang berwujud yang dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang di lingkungan Fakultas Teknik

BMN adalah Barang Milik Negara yang dipergunakan untuk aktivitas operaional di Lingkungan Fakultas Teknik.

Distribusi dan kodefikasi barang inventaris adalah suatu kegiatan yang bersifat tanggung jawab dalam masalah pencatatan barang, pengkodefikasian dan distribusi barang diperuntukkan agar semua barang yang dimiliki Fakultas tercatat sesuai jenisnya

Pemeliharaan aset adalah kegiatan pemeliharaan dan perbaikan gedung dan sarana prasarana lainnya di lingkungan Fakultas Teknik UB

Pemeriksaan BMN adalah kegiatan pemeriksaan BMN dalam rangka memastikan

4

kecocokannya dengan data yang telah terhimpun dalam SIMAK-BMN

SIMAK-BMN adalah Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara

Khusus untuk pengadaan barang dan jasa, pengertian-pengertian yang perlu dipahamiPejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat

yang berwenang menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi : Spesifikasi teknis barang/jasa Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Rancangan kontrak

Panitia/Pejabat penerima barang/jasa adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima barang/jasa.

PA/KPA adalah Pengguna Anggaran atau Komite Pengguna anggaran APBN di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Penyedia Barang/Jasa adalah adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultasi/jasa lainnya.

Pengguna Jasa adalah Unit Kerja yang terdapat di lingkungan FT UB yang terdiri dari Jurusan/Program studi , Program Magister dan Doktor, BPP&GJM.

Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai

5

tugas dan fungsi tertentu dibidang akademis, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta fungsi pengontrolan kinerja di lingkungan FT UB.

Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang.

Jasa lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan ketrampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan atau penyedia jasa selain konsultasi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang.

Jasa konsultasi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware)

Pekerjaan konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

Penerimaan dan pemeriksaan barang/jasa adalah kegiatan penerimaan dan pemeriksaan barang/jasa dalam rangka memastikan kecocokannya dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan dalam

6

kontrak antara PPK dengan penyedia barang/jasa yang dibiayai dengan APBN di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Pengujian barang/jasa adalah kegiatan pengujian barang/jasa sesuai perjanjian antara PPK dengan penyedia barang/jasa dalam rangka memastikan kecocokannya dengan spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan dalam kontrak antara PPK dengan penyedia barang/jasa yang dibiayai dengan APBN di lingkungan Fakultas Teknik UB

II. Pihak-pihak yang terkaita. Pembantu Dekan II FT UBb. Kepala Bagian Tata Usahac. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapand. Kepala Urusan Keuangane. Unit Kerjaf.Sopirg. Peminjam Perorangan

III. ReferensiManual Mutu Fakultas Teknik (00600 05000)

IV. Ruang LingkupPenanganan aset dan barang inventaris serta jasa berlaku bagi seluruh unit kerja dan seluruh civitas akademika di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

7

V.Mekanisme dan Prosedur

Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil pekerjaan Barang/Jasa (pengadaan di atas Rp. 10 juta) Penyedia barang/jasa menyerahkan hasil

pekerjaan barang/jasa kepada Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa

Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa melakukan pengecekan apakah barang/jasa yang di kirim sudah lengkap sesuai pesanan atau kontrak.

Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa mencatat ketidaksesuaian, kekurangan atau cacat barang/jasa yang diterima /diperiksa.

Penyedia barang/jasa melakukan pencatatan terhadap ketidaksesuaian, kekurangan atau cacat barang/jasa yang telah diserahkan kepada Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa

Penyedia barang/jasa akan memenuhi dan melengkapi ketidaksesuaian, kekurangan atau cacat barang/jasa yang telah dikirim sesuai dengan waktu perjanjian yang telah ditetapkan.

Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa menerima hasil pekerjaan barang/jasa yang lengkap dan sesuai pesanan/kontrak.

Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa membuat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang/jasa setelah hasil

8

pemeriksaan dinyatakan lengkap dan sesuai dengan ketentuan pesanan/kontrak.

Panitia/Pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa bersama-sama penyedia barang/jasa menandatangani Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan setelah hasil pemeriksaan dinyatakan lengkap/sesuai dengan pesanan atau kontrak.

Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan barang/jasa menyerahkan Berita Acara Penerimaan dan Pemeriksaan barang/jasa kepada Bag. Keuangan dan memberikan tembusan/fotocopy kepada pengguna barang/jasa, Perlengkapan dan ULP

Bag. Keuangan melakukan pembayaran barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku

Penerimaan, pemeriksaan dan penyerahan hasil pekerjaan barang/jasa (pengadaan di atas Rp. 100 juta) Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis

kepada PPK untuk menyerahkan pekerjaan PPK menugaskan panitia/pejabat penerima

barang/jasa untuk melakukan penilaian barang/jasa

Panitia/pejabat penerima barang/jasa melakukan pemeriksaan dan pengujian terhadap hasil pekerjaan barang/jasa apakah sudah sesuai dengan perjanjian dalam kontrak.

9

Panitia/pejabat penerima barang/jasa mencatat ketidaksesuaian, ketidakcocokan spesifikasi dan kekurangan hasil pekerjaan barang/jasa diserahkan oleh Penyedia hasil pekerjaan barang/jasae

Panitia/pejabat penerima barang/jasa membuat berita acara pemeriksaan dan pengujian hasil pekerjaan barang/jasa

Panitia/pejabat penerima barang/jasa melaporkan catatan hasil pemeriksaan berikut berita acara pemeriksaan dan pengujian kepada PPK untuk diketahui dan mendapatkan disposisi/arahan lebih lanjut.

Hasil disposisi dari PPK, kemudian ditindaklanjuti untuk diberitahukan kepada penyedia hasil pekerjaan barang/jasa.

Panitia/pejabat penerima barang/jasa memberikan kesempatan kepada penyedia untuk memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pemeriksaan, selama 3 (tiga) hari sejak pemberitahuan dan Panitia/pejabat penerima barang/jasa wajib untuk menindak lanjuti.

Panitia/Pejabat penerima barang/jasa bersama-sama penyedia hasil pekerjaan barang/jasa menandatangani Berita Acara Pemeriksaan dan mencatat ketidaksesuaian, ketidakcocokan spesifikasi dan kekurangan hasil pekerjaan barang/jasa yang telah diserahkan setelah tidak ada sanggahan.

10

Penyedia hasil pekerjaan barang/jasa memenuhi, memperbaiki /menyelesaikan dan melengkapi hasil pekerjaan barang/jasa yang cacat/tidak sesuai dan tidak lengkap setelah tidak ada sanggahan.

Penyedia hasil pekerjaan barang/jasa menyerahkan seluruh barang/jasa yang sesuai dengan ketentuan kontrak beserta sertifikat garansi kepada PPK pada waktu yang telah ditentukan kepada PPK

PPK menerima penyerahan seluruh hasil pekerjaan barang/jasa dari penyedia hasil pekerjaan barang/jasa berikut menerima garansinya.

PPK dan penyedia menandatangani berita acara serah terima hasil pekerjaan barang/jasa dan berita acara penerimaan, pemeriksaan dan hasil uji coba.

PPK melakukan pembayaran barang/jasa dengan L/C sesuai ketentuan umum yang berlaku

Kodefikasi dan Distribusi Barang Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan

menerima barang inventaris beserta surat jalan dari penyedia barang inventaris Fakultas

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan pengecekan apakah sudah sesuai/belum antara barang yang dipesan dengan surat jalan

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan membuat berita acara serah terima barang antara

11

pihak Fakultas/PD II dengan penerima barang di Unit Kerja FT UB

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan pencatatan barang inventaris yang telah diserahkan ke unit kerja ke dalam buku inventaris barang milik negara

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan melakukan kodefikasi barang sesuai aturan

Operator SIMAK BMN memasukkkan data pembelian barang inventaris ke dalam aplikasi SIMAK BMN

Kepala Urusan Rumah Tangga dan Perlengkapan melalui operator SIMAK BMN melaporkan hasil distribusi dan kodefikasi barang inventaris kepada Kasubbag Umum dan Perlengkapan

Kasubag Umum & Perlengkapan meneruskan laporan ke PD II untuk diketahui

Pengeluaran Barang Secara PeriodikPengeluaran Barang Sewaktu-WaktuPemeliharaan Aset Pemohon atau unit kerja membuat surat

permohonan yang ditujukan kepada Kasubbag Umum & Perlengkapan dengan tembusan kepada PD II dan KTU

Kasubbag Umum & Perlengkapan melakukan cek/survey lapangan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait jenis permohonan yang diajukan

12

Kasubbag Umum & Perlengkapan memberikan laporan kepada PD II setelah meminta persetujuan dari KTU

PD II memberikan persetujuan setelah mendapat laporan dari Kasubbag Umum & Perlengkapan

Kasubbag Umum & Perlengkapan bersama bagian perlengkapan melaksanakan kegiatan perbaikan/ pemeliharaan secara langsung atau dengan cara pengadaan penyedia jasa borongan

Kasubbag Umum & Perlengkapan memberikan laporan kepada pemohon/unit kerja FT UB jika pekerjaan telah selesai dikerjakan.

Pemohon/unit kerja melakukan kontrol terhadap jenis pekerjaan yang telah selesai dikerjakan

Pemeriksaan Internal BMN Tim pemeriksa internal membuat jadwal kerja

pemeriksaan BMN selama satu periode Tim pemeriksa internal meminta data BMN yang

tercatat di SIMAK BMN dari Kasubbag Umum & Perlengkapan yang tercatat di masing-masing unit kerja/jurusan/ prodi/pascasarjana

Tim pemeriksa internal mengolah data yang telah diberikan oleh Kasubbag Umum & Perlengkapan

Tim pemeriksa internal membuat surat ke masing-masing unit kerja, memberitahukan bahwa akan melakukan pemeriksaan aset BMN

Tim pemeriksa internal melakukan pemeriksaan ke masing-masing unit kerja dengan membawa data yang tercatat dari SIMAK BMN

13

Tim pemeriksa internal mencatat hasil temuan pemeriksaan di dalam berita acara pemeriksaan sesuai format yang telah disediakan oleh tim

Tim pemeriksa internal melaporkan berita acara pemeriksaan kepada Dekan atau PD II untuk diketahui dan mendapatkan disposisi/arahan lebih lanjut.

Hasil disposisi dari Dekan atau PD II, kemudian ditindaklanjuti untuk diberitahukan kepada masing-masing unit kerja.

Tim pemeriksa internal memberikan kesempatan kepada penyedia untuk memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pemeriksaan, selama 3 (tiga) hari sejak pemberitahuan dan tim pemeriksa internal wajib untuk menindak lanjuti.

Tim pemeriksa internal bersama-sama KTU/para pimpinan unit kerja menandatangani Berita Acara Pemeriksaan setelah tidak ada sanggahan.

Tim pemeriksa internal menyerahkan berita acara pemeriksaan kepada Dekan atau PD II sebagai laporan tugas dan tanggungjawabnya selama satu periode pemeriksaan.

14

VI. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Barang/Jasa (pengadaan di atas Rp. 10 juta)

15

VII. Bagan Alir Penerimaan dan Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Barang/Jasa (pengadaan di atas Rp. 100 juta)

Penyedia Barang/ Jasa PPK Tim Penerima&Pemeriksa Barang/ Jasa ULP

Menyanggah BA Tak ada sanggahan

Permintaan penyerahan

hasil pekerjaan brg/jasa

MULAI

Copy BA penerimaan

Brg/Js SELESAI LE SA I

Pemenuhan/ penyelesaian/ perbaikan hasil pek.brg/jasa

Penerimaan/pemerik- saan/pengujian hasil pekerjaan Brg/Jasa

sesuai kontrak

Surat tugas penilaian/pemeriksaan/penguji

an hasil pekerjaan Brg/Jasa

Disposisi tanggapan

Tindak lanjut Disposisi BA

pemeriksaan/pengujian hasil pek. barang/jasa

Penandatanganan BA pemeriksaan/

penilaian

Penerimaan Garansi

Penandatanganan BA penerimaan

Catatan kekurangan, kelengkapan

& kesesuaian

BA Penerimaan & pemeriksaan

16

17

18