61
- 1 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE- 1014XTME www.trainingstore.vn Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả Tài Liệu Đào Tạo Nội Bộ Chuyên Nghiệp [email protected] Tài Liệu Dùng Thử

Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Để tải thêm những tài liệu về kỹ năng khác, bạn vui lòng vào http://trainingstore.vn/.

Citation preview

Page 1: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 1 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả

Tài Liệu Đào Tạo Nội Bộ Chuyên Nghiệ[email protected]

Tài Liệu Dùng Thử

Page 2: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 2 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Nội Dung

1. Định nghĩa giao tiếp2. Những rào cản trong giao tiếp3. Giao tiếp bằng các yếu tố kèm theo lời nói4. Giao tiếp phi ngôn ngữ5. Nói theo kỹ thuật STAR6. Kỹ năng lắng nghe7. Kỹ thuật đặt câu hỏi8. Phản hồi9. Kỹ năng xây dựng mối quan hệ10. Giao tiếp phi bạo lực

Page 3: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 3 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Thảo luận nhóm1. Giao tiếp là gì?

2. Hãy kể lại 3 cơ hội mà bạn đã bỏ lỡ vì thiếu kỹ năng giao tiếp?

3. Làm sao để giao tiếp hiệu quả?

Khởi Động

Page 4: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 4 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 1Định Nghĩa Giao Tiếp

Giao tiếp là gì?Chúng ta giao tiếp như thế nào?

Các yếu tố Ảnh hưởng đến giao tiếpGiao tiếp một chiều và giao tiếp hai chiều

Page 5: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 5 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Giao Tiếp Là Gì?

Giao tiếp:– Là sự truyền đạt hoặc trao đổi những suy

nghĩ, ý kiến hay thông tin bằng lời nói, chữ viết hoặc dấu hiệu. Random House Dictionary

Giao tiếp hiệu quả được xác định bởi:– Năng lực giải quyết vấn đề– Năng suất làm việc– Mức độ căng thẳng– Mối quan hệ với người khác– Khả năng đạt được mục tiêu và ước mơ– Mức độ hài lòng với cuộc sống

Page 6: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 6 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Chúng Ta Giao Tiếp Như Thế Nào? (1)

Nhiễu

Thông điệp

Phản hồi

Người truyền thông tin Người nhận thông tin

Page 7: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 7 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Chúng Ta Giao Tiếp Như Thế Nào? (2)

Chúng ta giao tiếp chủ yếu

theo ba cách sau:

– Nói

• Lời nói

• Yếu tố kèm theo lời nói

– Phi ngôn ngữ

– Viết

Page 8: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 8 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giao Tiếp

Phương pháp

Số lượng

Đối tượng

Page 9: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 9 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Giao Tiếp Một Chiều và Hai Chiều

Ưu điểm và

Hạn chế?

Người truyền thông điệp muốn giao tiếp một chiều nhưng người nhận thông điệp luôn muốn giao tiếp hai chiều!

Page 10: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 10 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 2Những Rào Cản Trong Giao Tiếp

Những rào cản thông thường Rào cản từ người truyền thông điệp Rào cản từ người nhận thông điệp

Page 11: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 11 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Những Rào Cản Thông Thường (1)

Nhân viên thường nói rằng:– “Tôi không thể giải thích vấn đề cho người

khác hiểu.”– “Tôi không thể trình bày ý tưởng của mình

cho sếp hiểu.”– “Tôi không đủ thời gian và công cụ để trình

bày giải pháp một cách hiệu quả.”– “Tôi bị căng thẳng, tôi không thể lắng nghe

người khác.”– “ Người mà tôi đang cố gắng trò chuyện lại

chẳng muốn nghe tôi nói.”

Page 12: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 12 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Những Rào Cản Thông Thường (2)

Rào cản ngôn ngữ:– Không cùng ngôn ngữ– Không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của người

tham gia giao tiếp– Cùng ngôn ngữ nhưng khác vùng miền

Rào cản văn hóa:– Khác biệt về văn hóa– Khác biệt về tầng lớp– Khác biệt về lối sống

Khác biệt về thời gian và địa điểm: – Những rào cản này thường xảy ra khi người

tham gia giao tiếp ở các vùng địa lý khác nhau dẫn tới thời gian khác nhau.

Page 13: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 13 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Rào Cản Từ Người Truyền Thông Điệp

Không hiểu điều người nhận thông điệp muốn là gì.

Sử dụng quá nhiều từ ngữ để truyền tải thông điệp.

Khiến người nhận thông điệp rối loạn thông tin vì truyền tải quá nhiều vấn đề trong một thông điệp.

Vòng vo, không đi thẳng vào vấn đề.

Nhận định sai về kiến thức và kỹ năng thấu hiểu của người nhận thông điệp.

Sử dụng ngôn ngữ, ví dụ dễ gây hiểu lầm.

Nói khi người nghe đang sao lãng.

Page 14: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 14 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Rào Cản Từ Người Nhận Thông Điệp

Không tập trung. Lệ thuộc vào suy nghĩ người nghe. Bị chi phối bởi cảm xúc. Có xu hướng lắng nghe những điều mình

muốn nghe hoặc thấy. Lắng nghe động.

– Không quan sát ngôn ngữ cơ thể. Giao tiếp với tâm trạng không thoải mái. Có xu hướng từ chối thông điệp trái ngược với

niềm tin hoặc giả định của bản thân. Vội vã đưa ra kết luận. Không đặt câu hỏi để làm rõ khi không hiểu vấn

đề.

Page 15: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 15 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 3Giao Tiếp Bằng Các Yếu Tố

Kèm Theo Lời Nói

“Tôi không hề nói bạn ngốc”

“Tôi không hề nói bạn ngốc!”

“Tôi không hề nói bạn ngốc!”

Sức mạnh của âm độSự thật về thanh điệu

Sức mạnh của tốc độ nói

Page 16: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 16 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Sức Mạnh Của Âm Độ

Người nghe sẽ phản hồi dựa trên âm độ giọng nói của bạn.

Âm độ cao mang ý nghĩa lo âu hoặc đau khổ.

Âm độ thấp thể hiện sự nghiêm túc và quyết đoán.

Sự đa dạng của âm độ trong giọng nói là điều rất quan trọng để thu hút sự quan tâm của người khác.

Page 17: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 17 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Sự Thật Về Thanh Điệu

Lời khuyên:– Cố gắng hạ thấp âm độ của bạn một ít.– Hãy cười! Điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn.– Ngồi thẳng và lắng nghe.– Kiểm soát tiếng nói nội tâm.– Suy nghĩ tiêu cực sẽ ảnh hưởng tới thanh điệu

của giọng nói.

Việc giao tiếp hiệu quả qua điện thoại chịu ảnh hưởng bởi 84% là âm độ, thanh điệu và 16% là ngôn ngữ

Nguồn: “Communication Factors” Book, Peterson, Russ, and K. Karschnik

Page 18: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 18 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Sức Mạnh Của Tốc Độ Nói

Tốc độ nói ảnh hưởng đến:– Mức độ hứng thú của người nghe.– Khả năng lĩnh hội thông điệp của

người nghe.– Âm độ và thanh điệu của bạn.

Lời khuyên– Cố gắng nói chậm và rõ ràng.– Mỉm cười! Điều này sẽ giúp bạn

bình tĩnh.– Kiểm soát tốc độ nói.– Lo lắng sẽ ảnh hưởng tới tốc độ nói.

Page 19: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 19 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 4Giao Tiếp Phi Ngôn Ngữ

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả Truyền tải thông điệp bằng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể

Page 20: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 20 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Sử Dụng Ngôn Ngữ Cơ Thể Hiệu Quả

Ngôn ngữ cơ thể, 54%

Giọng nói, 39%

Ngôn ngữ, 7%

Sức mạnh của ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp

Nguồn: www.voiceworks.co.za/

Page 21: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 21 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Truyền Tải Thông ĐiệpBằng Ngôn Ngữ Cơ Thể

Mắt Gương mặt Cơ thể Tư thế

Tóc Trang phục Cách trang điểm Trang sức và phụ kiện

Cử chỉ Sự tiếp xúc Khoảng cách

Page 22: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 22 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Ngôn Ngữ Cơ ThểĐứng – Ngồi

Cong người về phía trước:– Căng thẳng– Không thoải mái

Nghiêng người về phía sau khi đứng hoặc ngồi:– Thoải mái– Thư giãn

Đứng thẳng một cách gò bó, không tự nhiên:– Không thoải mái– Lo âu

Page 23: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 23 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Liên tục cựa quậy, đứng ngồi không yên – Buồn chán, lo lắng

Ngôn Ngữ Cơ ThểTay - Chân

Tay và chân bắt chéo– Khép kín– Phòng thủ, bảo vệ

Page 24: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 24 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

CườiCau cóNhướn mày

– Tò mò– Hiếu kỳ– Không tin tưởng

Cắn môi– Suy tư– Buồn chán– Lo lắng hoặc căng thẳng

Ngôn Ngữ Cơ ThểBiểu Lộ Khuôn Mặt

Page 25: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 25 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 5Nói theo kỹ thuật STAR

Giúp bạn truyền đạt thông điệp rõ ràng, hoàn chỉnh, chính xác và súc tích!

Page 26: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 26 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

STARSituation – Task – Action – Result

Situation (Tình huống)• Kể lại tình huống.• Ở đâu (Where)? Ai (Who)? Khi nào

(When)?

Task(Công việc)

• Giải thích công việc.• Cái gì (What)?• Tại sao (Why)?

• Miêu tả phương pháp giải quyết vấn đề.• Như thế nào (How)?

Result (Kết quả)• Đưa ra kết quả cuối cùng.• Áp dụng nguyên tắc 5W và 1H (Who?

What? When? Where? Why? How?).

Page 27: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 27 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 6Kỹ Năng Lắng Nghe

Sức mạnh của sự lắng ngheVí dụ những lời phàn nàn về cấp trênCác kiểu lắng ngheNhững rào cản đối với việc lắng nghe

hiệu quảLắng nghe chủ động

Lời khuyên giúp lắng nghe chủ độngLắng nghe chủ động và kiểm soát sự

tương tác

Page 28: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 28 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Nghe, 45%

Nói, 30%

Đọc, 16%

Viết, 9%

Giao Tiếp

Nguồn: Dr. Lyman K. Steil in “You are the Message” Book

Mức độ giao tiếp của bạn như thế nào?

Sức Mạnh Của Sự Lắng Nghe

Page 29: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 29 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Những Lời Phàn Nàn Về Cấp Trên

“Sếp của tôi nói liên tục mà không để tôi nói gì cả.” “Ông ấy luôn ngắt lời khi tôi đang nói.” “Bà ta chẳng bao giờ nhìn tôi khi nói. Bà ấy chỉ quan

tâm tới laptop của mình mà thôi. Tôi không chắc bà ấy có đang lắng nghe hay không .”

“Gương mặt của ông ta khiến tôi có cảm giác như mình đang làm lãng phí thời gian của ông ấy.”

“Sếp ngồi gần tôi quá.” “Chuông điện thoại của ông ấy làm gián đoạn bài thuyết trình của tôi.” “Sếp của tôi hay mất tập trung khi đang nghe tôi

nói.”

Page 30: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 30 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Các Kiểu Lắng Nghe

Không lắng nghe

Lắng nghe một phần

Lắng nghe phán xét

Lắng nghe chủ động

Page 31: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 31 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Những Rào Cản Đối VớiViệc Lắng Nghe Hiệu Quả

Động lực và thái độ. Thiếu sự tập trung. Thái độ tiêu cực khi lắng nghe. Kinh nghiệm và kiến thức. Môi trường giao tiếp không thuận lợi. Cảm xúc. Mơ màng và suy tư. Phương pháp truyền đạt. Thiếu kỹ năng lắng nghe.

Một cách tự nhiên, hành động của thính giác, nhận thức và việc lưu giữ lại thông tin được nói ra mà chúng ta gọi là lắng nghe

là một quá trình không hiệu quả!

Page 32: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 32 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lắng Nghe Tích Cực

Thế nào là lắng nghe tích cực?1. Cố gắng xác định người nói đến từ đâu.2. Lắng nghe kỹ càng và chi tiết những điều

được nói.3. Phản hồi thích hợp, bằng câu hỏi, lời diễn

giải hay cử chỉ phi ngôn ngữ. Gửi đi những tín hiệu tích cực khi lắng

nghe– Thể hiện bằng ngôn ngữ cơ thể– “uh-huh”, “mm-hmmm”, “wow”– Đặt câu hỏi mở và câu hỏi tóm tắt.

Page 33: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 33 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lời Khuyên Giúp Lắng Nghe Tích Cực (1)

1. Hãy nhớ rằng chúng ta có thể nghe và nói cùng lúc.2. Lắng nghe ý chính của người nói.3. Chú ý tới cảm xúc của bạn.4. Loại bỏ sự sao lãng.5. Cố gắng không tức giận.6. Đừng quá tin tưởng vào trí nhớ của mình.7. Hãy để nhân viên bạn bắt đầu câu chuyện của họ trước.8. Đồng cảm với nhân viên.9. Không phán xét.10. Phản ứng với thông điệp, chứ không phải với con người.

Page 34: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 34 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lời Khuyên GiúpLắng Nghe Tích Cực (2)

11. Cố gắng thấu hiểu cảm xúc của người nói sau những từ ngữ (ẩn chứa qua âm độ, thanh điệu và ngôn ngữ cơ thể) hơn là hiểu ý nghĩa đơn thuần của chúng.

12. Phản hồi.13. Lắng nghe có lựa chọn.14. Thư giãn.15. Cố gắng không chỉ trích, dù bằng lời nói hay cảm xúc, quan điểm

người khác ngay cả khi nó hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bạn.

16. Lắng nghe chăm chú.17. Hãy cố gắng tạo ra môi trường lắng nghe tích cực.18. Đặt câu hỏi.19. Tạo động lực để lắng nghe.

Page 35: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 35 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lắng Nghe Tích Cực và Kiểm Soát Sự Tương Tác

Lắng nghe đóng vai trò quan trọng như nói và các kỹ năng giao tiếp khác.– Thiếu lắng nghe, nói sẽ không tốt.

Nhân viên cảm thấy an tâm khi người quản lý lắng nghe và thấu hiểu vấn đề của họ.– Thấu hiểu nhân viên một cách chân thành

bằng cách lắng nghe chủ động. Nhân viên sẽ phản hồi lại bằng việc lắng nghe và cố gắng nắm bắt thông điệp của bạn.

Nếu bạn muốn lắng nghe tích cực, bạn phải cố gắng học chúng và rèn luyện thật bền bỉ để biến chúng thành thói quen!

Page 36: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 36 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Đặt đúng câu hỏi vào đúng thời điểm để hỗ trợ nhân viên một cách tốt nhất là một phần thiết yếu và quan trọng của quản trị

tương tác.

Nghệ thuật đặt câu hỏi là một trong những công cụ có tính giá trị và tính

phản biện nhất trong kỹ năng giao tiếp của một nhà quản lý.

Phần 7Kỹ Thuật Đặt Câu Hỏi

Câu hỏi mởCâu hỏi đóng

Câu hỏi khai thácKỹ thuật đặt câu hỏi dạng phễu

Page 37: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 37 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Câu Hỏi Mở

Cái gìAi

Như thế nào

Tại sao Khi nào

Ở đâu

Page 38: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 38 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Câu Hỏi Đóng

Page 39: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 39 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Câu Hỏi Khai Thác

Làm rõ

Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác

Xác định yếu tố liên quan

Đào sâu

Tổng kết

Page 40: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 40 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Kỹ Thuật Đặt Câu Hỏi Dạng Phễu

‘Cho tôi biết anh bắt đầu nó như thế nào?’ (Mở)

‘Anh đã chuẩn bị như thế nào?’ (Mở ) ‘Khởi điểm của anh là cái gì?’ (Khai thác) ‘Thế chuyện gì xảy ra tiếp theo?’ (Khai thác) ‘Còn ai tham gia nữa?’ (Khai thác) ‘Và họ phản ứng như thế nào?’ (Khai thác) ‘Suy nghĩ của anh về giai đoạn đó?’ (Khai thác) ‘Kết quả chủ yếu đạt được là gì?’ (Khai thác) ‘Vậy là nó tiêu tốn hết sáu tuần à?’ (Đóng –

Làm rõ) ‘Đó là ý tưởng của anh hay của ai khác?’ (Đóng

– Làm rõ) ‘Và bệnh nhân đã hoàn toàn hồi phục phải

không?’ (Đóng – Làm rõ) ‘Vậy để tôi nói lại xem có đúng ý anh không…’

(Kiểm tra – Tổng kết)

Page 41: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 41 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 8Phản Hồi

Phản hồi hiệu quảPhản hồi: địa điểm và thời gian

Các phương thức phản hồiPhương thức phản hồi sandwich

Page 42: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 42 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phản Hồi Hiệu Quả

Các loại phản hồi– Phản hồi nói hoặc viết– Phản hồi thông qua sự kiện, thực tế– Phản hồi bằng cảm xúc

Sử dụng phản hồi hiệu quả– Thống nhất các định nghĩa, giả thuyết– Không giả định– Đặt câu hỏi– Sử dụng ngôn ngữ phù hợp– Duy trì phản hồi– Trì hoãn sự phản hồi

Phản hồi trên hành vi, chứ không phải con người!

Page 43: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 43 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phản Hồi: Địa Điểm và Thời Gian Địa điểm

– Nơi nào đó riêng tư như văn phòng hoặc phòng họp

Thời gian– Phản hồi nên tiến hành càng sớm càng tốt

ngay sau khi sự kiện, hành vi xảy ra.– Nếu có người vi phạm quy định đã đề ra, bạn

cần phản hồi ngay lập tức. • Đảm bảo rằng bạn kiểm soát được cảm xúc

của mình để tránh hối tiếc về những gì mình đã nói.

• Áp dụng giao tiếp phi bạo lực.

Ghi nhận hoặc khen thưởng nên diễn ra trước tập thể, nhưng phản hồi tiêu cực thì cần riêng tư!

Page 44: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 44 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Các Phương Thức Phản Hồi

Phản hồi tức thời– Ghi nhận một điều gì đó vừa được học và

áp dụng phù hợp vào trong công việc hoặc trao phần thưởng nhỏ cho kết quả tổng thể.

Phản hồi định kỳ– Thường được sử dụng dựa trên những tiêu

chí đánh giá và diễn ra định kỳ. Phản hồi 360 độ

– Là công cụ thu thập phản hồi từ mọi người ở mọi góc độ.

Page 45: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 45 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phương Thức Phản Hồi Sandwich

Đưa ra một phản hồi tích cực, cụ thể

Đề xuất góp ý để cải thiện

Kết thúc bằng một phản hồi tích cực chung

Page 46: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 46 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 9Kỹ Năng Tạo Mối Quan Hệ

Tạo Ấn tượng đầu tiênGiới thiệu bản thân hiệu quảÁp dụng nguyên tắc 3C Kỹ thuật bắt tayTrao đổi danh thiếp

Lập danh sách mối quan hệBốn bước bắt đầu cuộc trò chuyện

hiệu quảGiảm thiểu sự lo lắng

Page 47: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 47 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Tạo Ấn Tượng Đầu Tiên

Chuẩn bị chu đáo– Trang phục– Danh thiếp– Lộ trình đến địa điểm họp– Chủ đề thảo luận và những người sẽ

tiếp xúc.Giới thiệu bản thân hiệu quảÁp dụng nguyên tắc 3C

– Tự tin (Confidence) – Năng lực (Competence) – Lòng tin (Credibility)

Khi tạo dựng mối quan hệ cá nhân, điều quan trọng là tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt.

Page 48: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 48 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Giới Thiệu Bản Thân Hiệu Quả

Tạo sự ấm áp và tự tin

• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể• Bắt tay một cách dứt khoát

Giới thiệu họ tên, chức vụ, công ty

• “Xin chào! Tôi là John Live, nhân viên phát triển kinh doanh của công tyTrainingStore.”

• Trao danh thiếp.

Lặp lại tên người khác khi được giới thiệu.

• “Rất vui được gặp anh, John Live”• Khi người khác giới thiệu tên, hãy lặp lại với sự trân trọng.

Page 49: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 49 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Thể Hiện Sự Tự Tin

Tư thế đứng thẳng nhưng không gò bó.

Luôn thẳng lưng, thẳng đầu.– Không khom mình hay cuối

người xuống.Di chuyển tự nhiên, thoải máiDuy trì giao tiếp ánh mắt với

người bạn đang trò chuyện.

Page 50: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 50 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Thể Hiện Năng Lực

Thể hiện kiến thức bản thân– Nắm bắt nội dung, chương trình cuộc họp, sự

kiện.

– Chuẩn bị trước cho buổi họp.

– Mang theo tài liệu hỗ trợ.

Trả lời câu hỏi một cách rõ ràng, chuyên

nghiệp, tránh dùng thuật ngữ hay tiếng

lóng.

Đặt câu hỏi có liên quan.

Page 51: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 51 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Tạo Dựng Lòng Tin

Đến đúng giờ.

Ăn mặt chỉnh tề.

– Quan tâm, chỉnh chu trang

phục.

Giữ lời hứa.

Page 52: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 52 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Kỹ Thuật Bắt Tay Bắt đầu bằng việc chào hỏi và giới thiệu bản thân Bắt tay

– Chỉ bắt tay 2 – 3 lần.– Chỉ vận động từ phần khuỷa tay.– Không bắt tay quá mạnh.– Tránh bắt tay cứng nhắc hoặc rụt rè.– Bắt một tay thì tốt hơn là dùng hai tay.

Kết thúc bắt tay– Nên kết thúc trước khi hoàn tất phần giới thiệu.

Hạn chế sai lầm– Nếu bạn lo lắng việc bắt tay đã không thể truyền tải

thông điệp phù hợp với năng lực của bản thân, hãy chuyển hướng sự tập trung bằng cách đưa ra lời khen ngợi hoặc đặt câu hỏi cho người đối diện.

Page 53: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 53 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lời khuyên:1. Luôn mang danh thiếp theo bên mình.2. Hãy chủ động: Xác định thời gian phù

hợp để trao đổi danh thiếp.3. Trao đổi danh thiếp khi

• Bắt đầu cuộc họp• Vào thời gian tạo mối quan hệ• Khi được hỏi• Khi bạn được yêu cầu lặp lại tên• Ai đó trao cho bạn vật gì đó• Kết thúc cuộc họp

4. Trình bày những điều bạn có thể mang lại.

5. Khi nhận danh thiếp, thể hiện rằng bạn tôn trọng danh thiếp của họ.

Sử Dụng Danh Thiếp Hiệu Quả

Page 54: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 54 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Lập Danh Sách Mối Quan Hệ

Sử dụng các công cụ: Hộp đựng danh thiếp, Outlook, Google...

Xem lại danh sách sau mỗi lần tạo mối quan hệ.– Cập nhật danh sách mối quan hệ.

– Ghi chú đối với những mối liên hệ thú vị.

Gửi thư điện tử cảm ơn những người bạn vừa tạo mối quan hệ.

Xem lại danh sách thường xuyên.

Page 55: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 55 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Bốn Bước Để Bắt Đầu Cuộc Trò Chuyện Hiệu Quả

• Bàn về những chủ đề, vấn đề chung mà hầu hết mọi người đều thoải mái trao đổi.

• Tạo dựng mối quan hệ.1. Trao Đổi Đơn Giản

• Giới thiệu một số thông tin về bản thân, công việc, sở thích…

• Mục đích là để tìm điểm chung với người khác.2. Trao Đổi Thông Tin

• Trình bày quan điểm của bạn về nhiều chủ đề khác nhau như chính trị, giáo dục, kinh tế.

3. Trao Đổi Quan Điểm, Ý Kiến

• Thể hiện và tôn trong cảm xúc cá nhân.• Cần có lòng tin, mối quan hệ và thậm chí là tình

bạn bởi tính thân mật của chủ đề.

4. Trao Đổi Cảm Xúc Cá Nhân

Page 56: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 56 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Giảm Thiểu Sự Lo Lắng

Lời khuyên:1. Nắm bắt thông tin.2. Đọc! Đọc! Đọc!3. Luyện tập! Luyện tập! Luyện tập!4. Học những kỹ thuật thư giãn. Có khá nhiều hoạt động có thể giúp con

người thư giãn như: a) Thiềnb) Tự động viên bản thânc) Hình dung mộng tưởngd) Bài tập thởe) Nghe nhạc

5. Lựa chọn các biện pháp6. Tin tưởng vào điều bạn đã chọn!

Page 57: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 57 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Phần 10Giao Tiếp Phi Bạo Lực

Marshall Rosenberg

Quá trình giao tiếp phi bạo lựcBốn bước giúp bộc lộ sự tức giận

Chuyển đổi từ ‘tôi buộc phải’ sang ‘tôi lựa chọn’

Page 58: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 58 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Quá Trình Giao Tiếp Phi Bạo Lực

Bốn bước:1. Quan sát những điều tác động đến bạn.2. Cảm nhận những thứ bạn nhìn thấy.3. Thể hiện những nhu cầu, giá trị và mong muốn tạo ra

cảm xúc của bạn.4. Đưa ra yêu cầu để cải thiện tình hình.

Nguyên, khi mẹ thấy hai đôi vớ bẩn dưới bàn café và cái thứ ba bên cạnh TV, mẹ đã cảm thấy rất khó chịu vì mẹ cần sự ngăn nắp trong ngôi nhà của chúng ta. Con có sẵn lòng mang vớ của mình vào trong phòng hoặc cho vào máy giặt được không?

Page 59: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 59 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Bốn Bước Để Bộc Lộ Sự Tức Giận

Bốn bước bộc lộ sự tức giận:1. Dừng lại và thở sâu2. Nhận diện những suy nghĩ phán xét của bản thân3. Hiểu được nhu cầu bản thân4. Bộc lộ cảm xúc và nhu cầu chưa được thỏa mãn

Bốn cách phản ứng khi nghe một tin xấu:1. Tự trách mình

2. Đổ lỗi cho người khác3. Cảm nhận nhu cầu và cảm xúc bản thân

4. Cảm nhận nhu cầu và cảm xúc người khác

Page 60: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 60 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Chuyển Đổi Từ “Tôi Buộc Phải” Sang “Tôi Lựa Chọn”

Bước 1

• Liệt kê các hành động mà:• Bạn tự nhủ rằng bạn bắt buộc phải

làm• Bạn sợ hãi nhưng vẫn phải làm, vì

bạn nhận thức rằng mình không có lựa chọn.

Bước 2 • Thêm cụm từ “Tôi lựa chọn…” trước những điều mà bạn đã liệt kê.

Bước 3• Tạo ra mục đích cho mỗi lựa chọn bằng

cách hoàn tất câu nói theo mẫu sau: “Tôi lựa chọn... bởi vì tôi muốn...”

Page 61: Presentation - [Full] Ky Nang Giao Tiep Hieu Qua

- 61 - TRAININGSTORE-FREEDEMO-LICENCE-1014XTMEwww.trainingstore.vn

Cảm Ơn!

Tóm TắtCâu Hỏi và Trả Lời