Olle ebbinghaus registrator 2015

  • View
    86

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of Olle ebbinghaus registrator 2015

1. Att utveckla hllbara rutiner fr registrering och diariefring, Registrator 2015 Abilitypartner, Stockholm 2015-04-15 2. .koppla till verksamhetens ml och f verksamheten att jobba p ett korrekt stt. S utvecklar du goda instruktioner fr vilka handlingar som ska registreras, vilka som inte ska registreras samt hur registreringen ska g till fr att framgngsrikt bidra till verksamhetens ml Hur utvecklar du vl fungerande rutiner fr diariefring fr att leva upp till en god offentlighetsprincip? En alltmer digitaliserad milj dr allt fler r inne och jobbar i systemet - vad innebr det fr diariefringen? 3. Vem r Olle? Arkivarie Statligt anstlld 1990-1997 Konsult sedan 1998, nu p Dokumentinfo AB 4. Dokumentinfo AB Oberoende konsultbolag Kurser, seminarier, nyhetsfrmedling Dokumenthanteringsplan.se Sysselstter idag 5 personer och sker konsulter 5. Agenda Inledning (Offentlighetsprincip) Handlingsoffentlighet och registreringsskyldighet Verksamhetens ml Utveckla hllbara rutiner och goda instruktioner Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske? Diariefring i frndring - nya systemstd och arbetsstt 6. Avsnitt 1 Handlingsoffentlighet och registreringsskyldighet 7. Varfr diariefr vi? Diskussion 8. Drfr diariefr vi LAGKRAV?!! 9. Lagkrav Tryckfrihetsfrordningen Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlagen 10. Handling r allmn, om den frvaras hos myndighet och r att anse som inkommen till eller upprttad hos myndighet. 2:a kap TF p 2 minuter 11. Utlmnande av allmnna handlingar Genast Gratis Kopia mot avgift 12. Registreringsskyldighetens omfattning Av registret ska framg: 1. Datum inkom/upprttad 2. Diarienummer eller annan beteckning 3. Avsndare eller mottagare om det r aktuellt 4. I korthet vad handlingen rr Handlingarna ska registreras s snart de har kommit in eller upprttats 13. Vad behver inte registreras? Handlingar som inte omfattas av sekretess behver inte registreras om de hlls s ordnade s att det utan svrighet kan faststllas om de har kommit in eller upprttats. 14. Vad behver inte registreras? Om det r uppenbart att en allmn handling r av ringa betydelse fr myndighetens verksamhet, behver den varken registreras eller hllas ordnad 15. Vad ska diariefras? Handling Allmn Registrera Diariefra Registrera p annat stt Av ringa betydelse - Registrera inte Hlls ordnade Registrera inte Inte allmn 16. Diariefring r en form av registrering! 17. Avsnitt 2 Verksamhetens ml 18. Verksamhetens ml? Diskussion 19. Verksamhetens ml! ???? 20. Vilka ml har vi? 21. Vilka ml har vi? 22. Syfte: Vi ska ha en rendehantering som underlttar beslutsfattandet fr handlggarna s att medborgarnas anskningar blir avgjorda snabbt, med hg kvalitet och enligt gllande regelverk Effektml: Alla anskningar som sker via webben ska vara fullstndiga (dvs inte behva kompletteras) om ett r Projektml: Infra ett regelstyrt webbformulr, integrera det med rendehanteringssystemet och implementera regler s att det inte gr att skicka in en ofullstndig anskan Vad r ett ml? Exempel 23. Exempel p std diariefringen kan ge till verksamheten Fr att kunna leva upp till lagstiftningens syfte behver vi ha fler uppgifter n de 4 som lagen krver, Diariet ska anvndas till verksamhetsuppfljning, mta verksamhetens ledtider mm. Att ska i diariet ska vara ett stt att snabbt f verblick vad organisationen gr och har gjort Verksamhetens kontinuitet vid personalbyte och andra frndringar ska sktas av diariet 24. Krav p diariet Uppdaterat Data som kan anvndas fr ledtidsuppfljning Skbart Fullstndigt Aktuellt 25. Det r mnga i verksamheten som mste samverka fr att kvaliteten i diariet ska blir bra 26. Avsnitt 3 Utveckla hllbara rutiner och goda instruktioner: Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske? 27. Instruktioner och rutiner fr: Posthantering Bedmning om diariefring Diariefring (registrering) renden Handlingar/tgrder Service till handlggare Lpande ndringar Avslut av renden 28. Och kanske ocks fr. Skanning Arkivering Frvaltning och administration av Diariefrings- /rendehanteringssystemet Handlggning Handlggarstd Hantering av balanslistor/JK-listor Strukturer och planer 29. Instruktioner och rutiner Flj det interna regelverket fr instruktioner och rutiner Skriv tydligt vad som ska gras och skiljas frn tips, anvisningar och goda rd Se till att alla moment beskrivs i instruktioner Var noga med skriva s folk frstr Skriv kort Hnvisa till lager, regler etc 30. Instruktioner och rutiner olika niver, exempel Policy Riktlinje Riktlinje 31. Fungerande helhet [Interna] regler Dokumenthanteringsplan Diariefringssystem 32. Posthantering Postppning Inkommande papperspost Inkommande e-post Inkommande vrig post Utgende post Utgende papperspost Utgende e-post Utgende vrig post 33. Bedmning om diariefring Diariefras Inte diariefras Krver tgrd Enkel hantering Viktiga handlingar som saknar annan ordning Faststlld annan hantering Checklista, exempel Checklista, exempel Hur konkretiseras ovanstende checklista? Hur utbildar vi personalen s att alla gr lika? 34. Diariefring (registrering) Regler om vad som ska registreras var Information/utbildning till personalen som gr detta s att alla gr lika Visa flt r ofta knepigare n andra (rendemening) 35. Service till handlggare och lpande ndringar Traditionell hjlp med skning, registrering, uttag av diarienummer mm I allt strre grad sjlvservice ndringar och tillgg behver ofta gras fr att den som utfr diariefringen har svrt att f tag p den information som krvs fr att gra ett fullgott registreringsarbete 36. Avslut av renden Kontroll att alla handlingar finns med Aktrensning (fysiskt och elektroniskt) Arkivering sker ofta i anslutning till avslut 37. Diariefringen fungerar olika i olika organisationer och r en komplex administrativ stdprocess som berr all verksamhet 38. Avsnitt 4 Diariefring i frndring - nya systemstd och arbetsstt 39. Registrator roll i frndring Igr Lpande praktisk postppning, registrering, kopiering etc Imorgon Arbete med samordning och koordinering, Administration av diariefringssystemet 40. Kommer registratorn att frsvinna? Diskussion 41. Organisation av registratorsfunktionen Centraliserad Decentraliserad Kombination central/decentraliserad En massa andra varianter 42. Arbetsfrdelning Mste vara tydligt vem som gr vad Handlggare registrator Chef handlggare Registrator - registrator 43. Nya systemstd Mer funktionalitet Tydligare handlggarstd Bttre integrationsmjligheter Strre komplexitet Diariefring en del i ett strre system .. 44. Sammanfattning Lagkrav styr inte hur registrering ska ske Diariefringen r en form av registrering Dokumenthanteringsplan utmrkt styrinstrument (om den r uppdaterad) Diariefringen r en komplex verksamhet som pverkar stora delar av verksamheten Registratorsfunktionen genomgr en frndring vilket innebr nya krav p kompetens Skriv tydliga och korta instruktioner 45. Tack! Olle Ebbinghaus Olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se Tel 0709-967480 www.dokumentinfo.se www.dokumenthanteringsplan.se