Modelo único de operación

Modelo Único de Operación

Octubre 23 de 2008

Agenda

Carvajal S.A.Camino a la Vision 2010 a través de la modernización administrativa

Principales Logros

Los beneficios obtenidos a la fecha

Nuestra UEN de Consultoria

Consultoría un nuevo negocio para la Organización

Porqué Meta4?

Nuestros ProblemasNuestras soluciones

4

Principales desafíos

IFC – Banco Mundial

Holding Estratégica

Focalización

Expansión internacional – Visión 2.010

Mayor aprovechamiento de las sinergias organizacionales

Reorganización y Modernización administrativa

Nuevos sistemas de gobierno para la empresa

Iniciativas de modernización

Verticalización de negocios

Compra de negocios

Implementación de GC2 – CSC

Implementación de un Sistema Integrado de Información

Carvajal en el 2001 establece sus principales retos estratégicos… Estrategias del 2002 en adelante…

PMO

Col.Col. Int.Int. GlobalGlobal

Oracle PilotoOracle PilotoColombiaColombia

OracleOracleRoll OutRoll Out

Estados Financieros

IT – Infraestructura Tecnológica

Contables-Admon.

CombinadosNIIF´s Consolidados

GC2

Proceso estándar de Planeación Estratégica

IFC (Transparencia, Código buen gobierno, Medio

Ambiente)

• 2 Holding Corporativas

• 14 Sectores no verticalizados

• 180 sociedades

• Más de 10 diferentes estándares contables

• Estados financieros contables diferentes de Estados Finan. Admin.

20012001 20102010

IT Col

IT Ext.

• Salida a Bolsa 2009 – 2010 de filiales operativas

• 1 Holding Corporativa• Verticalización

de filiales.

• Focalización

• BO Oracle

• Estados Financieros Contables consolidados y en US.0202 0303 0404 0505 0606 0707 0808 0909 1010

Verticalización/1 Holding

Focalización

Organización del Siglo XXI

Nuestros retos estratégicos …La visión de la Organización Carvajal a 2010 considera grandes

retos …

Glo

baliza

ció

n/N

eg

oc

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Glo

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Visión Compartida 2010:

Crecimiento y rentabilidad

Reinventando la Organización

Mo

de

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ción

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20

10

Valores: Orientación al cliente, Innovación, Respeto, Integridad, Compromiso social

Valores: Orientación al cliente, Innovación, Respeto, Integridad, Compromiso social

Estrategia de las empresas

Carvajal definirá el potencial de sus empresas y de los

diferentes mercados en el mundo.

Preparar el Recurso Humano para lograr apoyar los retos de la visión compartida de

Carvajal 2010

Programa para compartir valor con la dirección de la

empresa que ayude a apalancar y asegurar el

crecimiento

2001 2002 2003 2004 2005 2006

Inicio del Proyecto de

Verticalización

Inicio de la Implantación de

Oracle e-Business Suite en ColombiaGC2, Fesa y Bico

Inicio de la Implantación de

Oracle e-Business Suite en ColombiaGC2, Fesa y Bico

E-Carvajal

Inicio de la Migración al

modelo de Gestión Compartida

Inicio de la Migración al

modelo de Gestión Compartida

Creación de GC2 en

Colombia

Creación de GC2 en

ColombiaCreación de

GC2 en Otros Países

Creación de GC2 en

Otros Países

Caso de Negocios Modelo

Global GC2

Caso de Negocios Modelo

Global GC2

Creación de Oficina de Proyectos (PMO) Carvajal

Creación de Oficina de Proyectos (PMO) Carvajal

Modernización Administrativa

2008

Programa Carvajal Mundo:Un instrumento estratégico para alcanzar los objetivos propuestos en la Visión 2010 de Carvajal.

Programa Carvajal Mundo:Un instrumento estratégico para alcanzar los objetivos propuestos en la Visión 2010 de Carvajal.

Carvajal Mundo

Carvajal Mundo

Adopción del modelo único

Adopción del modelo único

Agenda


Principales Logros




Porqué Meta4?


Situación Anterior

Situación Anterior

Problema Impacto Actual

Carvajal NO cuenta con un software estandarizado en los países en los cuales tiene presencia.

► Liquidaciones de Nómina aisladas.

► Bajo control de política Corporativa.

► Alto Esfuerzo en la Consolidación.

► Perdida de Visibilidad Global.

► Inexactitud en la información.

► Información tardía para toma decisiones

Alto volumen de Procesos Manuales. ► Alto numero de personal en el área.

► Probabilidad de error al digitar.

► Retrasos en los procesos

► Mal clima laboral por errores

Con excepción a México y Brasil, no se tiene software actualizado en normatividad legal y tributaria

► Riesgo para la organización por contingencias

► Sanciones legales.

► Incumplimiento con entidades externas

Objetivo

Seleccionar la mejor alternativa de solución para la Nómina de Carvajal Mundo basado en las diferentes opciones presentadas, la cual:

► Permita la integración con la e-Business Suite de Oracle.

► Se ajuste al Modelo Global del Centro de Servicios Compartidos.

► Permita rápida consolidación de información.

► Cumpla con la normatividad vigente en cada uno de los países en los que

Carvajal tiene presencia.

► Disponga de una estructura de soporte que le permita responder efectiva y

eficientemente a los cambios legales de cada país.

Metodología Trabajo Mesa de Nómina

Los Objetivos seguidos por la Mesa de Nómina para ayudar a seleccionar la mejor alternativa de solución para la Nómina de la Organización Carvajal fueron:

► Encontrar soluciones globales de Nómina

existentes en el mercado Latinoamericano que

más se acerquen al lineamiento de la

Organización Carvajal

► Analizar las soluciones encontradas a nivel:► Funcional

► Técnico

► Económico

► Presentar y sustentar las mejores alternativas de

solución al Comité Evaluador Nómina Carvajal

Mundo.

Metodología Trabajo Mesa de Nómina (Cont.)

Las actividades realizadas para alcanzar estos objetivos fueron las siguientes:

► Adquisición de Licencias, Hosting Propio y Operación Propia.

► Adquisición o Alquiler de Licencias, Outsourcing de Hosting y Operación Propia.

► Outsourcing Total (Licencias, Hosting y Operación)

1 2 3

5 6 7 8

Conocimiento de la situación actual

Definición de diferentes alternativas de operación

Búsqueda y contacto de Proveedores

Creación de requerimientos (RFP)

Invitación formal a los Proveedores

Presentación y sustentación de los Proveedores

Análisis final y cuadro comparativo ventajas y desventajas

4Referenciación de los Proveedores

Ventajas y Desventajas

Aspecto Evaluado Meta4 AdamSQL

SoftwareOracle Payroll

Experiencia Mercado

Países Localizados

Esquema de Soporte

Integración con HR de Oracle

Única Base de Datos

Respaldo Técnico y Funcional

Autogestión

Construcción de Reportes

Empaquetamiento de procesos

Inspector de conceptos

Planificador de tareas

Reapertura de nómina

Arquitectura de Software

Herramientas de Desarrollo Genéricas

Ventaja (Cumpl. 80 – 100%)Por Mejorar (Cumpl. 60 – 79%)Desventaja (Cumpl. 0 – 59%)

Análisis de los Proponentes

Evaluación: Técnica, Funcional y del Proveedor

Esta evaluación contempla los análisis que se realizaron a partir de la investigación realizada (Respuesta a los RFPs, Presentaciones realizadas por los Proveedores, entre otras actividades).

13,8% 13,1%8,4%

13,3%

37,8%35,6%

27,1%

29,2%

9,5%9,8%

7,6%

11,2%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

Meta4 Adam SQL Oracle

Porqué Meta4?

Aspecto Evaluado Meta4

Experiencia Mercado

Países Localizados

Esquema de Soporte

Integración con HR de Oracle

Única Base de Datos

Respaldo Técnico y Funcional

Autogestión

Construcción de Reportes

Empaquetamiento de procesos

Inspector de conceptos

Planificador de tareas

Reapertura de nómina

Arquitectura de Software

Herramientas de Desarrollo Genéricas

Ventaja (Cumpl. 80 – 100%)Por Mejorar (Cumpl. 60 – 79%)Desventaja (Cumpl. 0 – 59%)

Agenda


Principales Logros




Porqué Meta4?


El Salvador

ArgentinaChile

Puerto RicoRep. Dominicana

Guatemala

NicaraguaCosta Rica

Colombia

Ecuador

México

Nuestros LogrosEl grupo de Consultoría Carvajal ha tenido presencia en 11 países, con legislaciones y culturas

diferentes, abarcando 54 empresas, haciendo uso del habilitador tecnológico PeopleNet de Meta4 y atendiendo con

éxito las necesidades de la gestión de los procesos de Recursos Humanos y Nómina de 13.789 colaboradores.

* En proceso implantación de Panamá, Perú, España, Brasil, Venezuela y Estados Unidos

Paises y Empresas en Producción

País No. Empresas No. EmpleadosArgentina 2 270 Chile 2 74 Colombia 16 10,797 Costa Rica 5 110 Rep. Dominicana 1 40 Ecuador 8 582 Guatemala 5 237 Mexico 5 1,501 Nicaragua 2 59 Puerto Rico 2 69 El Salvador 3 50 Total General 51 13,789

InformaciónInformación EstandarizaciónEstandarización

VelocidadVelocidad

IntegraciónProcesos y

Organización

IntegraciónProcesos y

Organización

Tecnología Tecnología

BeneficiosModelo Global

Información• Puntos de acceso únicos de información• Confiable, Oportuna y Disponible en Única

Base de Datos • Mayor facilidad para tomar decisiones• Pronósticos y Proyecciones

Estandarización• Procesos, procedimientos, políticas,

indicadores, reportes• Estructuras de Control• Fácil adopción del modelo en caso de

nuevas adquisiciones

Integración• Nuevo Modelo Operativo Integrado

(Procesos / Organización / Sistemas)• Información Global • Integración procesos• Información por Regiones / Países• Jefes Globales

Evolución Tecnológica• Tecnología de última generación• Sistema escalable a futuras necesidades

del negocio• Mejor interacción con stakeholders

(clientes, proveedores, terceros)• Mejores herramientas tecnológicas para

competir en el mercado

Velocidad• Reducción en tiempos de cierre• Acceso centralizado e inmediato a la

información.• Consolidación de la información de los

Paises

… Meta4 como habilitador tecnológico permite administrar la compañía desde el nivel más operativo hasta el nivel gerencial … en una sola base de datos... bajo el principio de integración ...

Procesos estructurados y sistematizados

Aplicación de prácticas relevantes en administración de personal y selección

Eficiencia en costos al compartir recursos con otros clientes Optimización de procesos (Simplificación, estandarización)

EFICIENCIA

ATENCION Y FACILIDAD DE

ACCESO

Acceso en linea a la información personal y a las solicitudes de servicio, desde cualquier ubicación, a través de los portales

Centro de atención telefónica especializado en Gestión Humana

Equipo de profesionales en temas especializados: Selección, Compensación, Legislación Laboral, Sistema Seguridad Social

CERCANIA CON

NUESTROS CLIENTES

Conocimiento del negocio de nuestros clientes

Actualización permanente en legislación laboral

Seguridad y confidencialidad de la información Flexibilidad en los tiempos de respuesta Indicadores de volumen y calidad

Beneficios: Centro de Servicios Compartidos GC2

Beneficios

Autogestión

Transacciones en línea

Consultas disponibles las 24 horas

Flujos de aprobación

Facilidad de acceso

AutogestiónSolicitud vacacionesCertificados laboralesAprobacionesActualización datosCambios laboralesSeguimiento a procesos

de selecciónComprobantes de PagoPortal del JefeConsultas

Portales

Adopción de Nuestros Portales

Transacionalidad 2008 2007

Accesos al Portal 31,297 4,271

Generacion de Certificados 8,684 3,384

Modificacion de Cuenta Bancaria 82 19

Modificacion de Beneficiarios 1,256 312

Modificacion de Estudios 576 118

Solicitud de Requisiciones 357 261

Solicitud de Prorrogas 529 289

Solicitud de Vacaciones 359 223

Solicitud de Cambios Laborales 619 0

Septiembre Transacionalidad 2008 2007

Accesos al Portal 31,297 4,271

Generacion de Certificados 8,684 3,384

Modificacion de Cuenta Bancaria 82 19

Modificacion de Beneficiarios 1,256 312

Modificacion de Estudios 576 118

Solicitud de Requisiciones 357 261

Solicitud de Prorrogas 529 289

Solicitud de Vacaciones 359 223

Solicitud de Cambios Laborales 619 0

Septiembre

Agenda


Principales Logros




Porqué Meta4?


La Organización Carvajal ha conformado un equipo altamente especializado en la solución de la e-business suite de Oracle y Meta4 … y es por esto que hemos realizado una alianza estratégica con Oracle y Meta4 y nos hemos convertido en proveedor de soluciones de consultoría en Latinoamérica …

… mas de 150 consultores especializados en las soluciones ERP, SCM, CRM, BI ,M4…

… un equipo de 70 consultores con experiencia en servicios de soporte de 1er y 2do nivel …

… experiencia y conocimiento en la implementación de 16 países de Latinoamerica y España …

… Asesoría en la implementación de soluciones de Oracle y Meta4 dado a nuestra experiencia de despliegue global…

… experiencia en soluciones que integran la optimización de procesos, facilitación para el cambio e implementación de habilitadores tecnológicos …

… Integración de soluciones de tecnología …

Estamos dispuestos a proveerles servicios de calidad de asesoría e implementación de la solución Oracle y Meta4 para sus negocios …

Soluciones de ERP: Oracle - SAP

Soluciones de Recursos Humanos – Meta4

Inteligencia de Negocios - Hyperion

Gestión del Cambio Organizacional

Centros de Servicios Compartidos

Nuestro Portafolio de Servicios

Soluciones de Infraestructura*

Gestión de Procesos – BPO*

FinanzasSupplyChain

CRMRecursosHumanos

Optimización de Procesos

Tecnología

Tecnología Aplicaciones de Negocio*

La experiencia de la Organización Carvajal, establece la alternativa de generar un portafolio mas integral de servicios …

Gerencia de Proyectos - PMO

Equipo Implementación RRHH

• 40 Consultores Técnicos Implementadores

• 12 Consultores Funcionales

• 4 Consultores Técnicos de Soporte

• Total Equipo 56 Personas.

Preguntas

Muchas Gracias