Dobra praktyka w umowach logistycznych - Graphene Partners

Osiągnięcie ‘best practice’w umowach logistycznych

Adam Chazanow | Partner ZarządzającyGraphene Partners

Grudzień 2014

2© Graphene Partners 2013

Na wstępie …

• LSP mają większe komercyjne doświadczenie, niż ich Klienci

• Cena to tylko …

CENA

ZMIANY

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

KPIZARZĄDZALNOŚĆ

RYZYKO

FAQ


Do czego są nam umowy potrzebne?

Kiedy rozpocząć negocjacje?

Jakie są główne obszary ryzyka?

‘Otwarte księgi’ czy taryfa za usługę?

Jak zarządzać relacjami z LSP? Jak zarządzać

zmianami w usługach?

JAK WYTŁUMACZYĆ SZEFOWI, ŻE WBREW JEGO OCZEKIWANIOM NIE UDA MI SIĘ ROZCIĄGNĄĆ

MOJEGO DNIA ROBOCZEGO DO 20 GODZIN PRZEZ KOLEJNE 6

MIESIĘCY?

Po co nam umowa?

Duża ilość kluczowych informacji

• Lokalizacje

• Czas trwania

• Zakres usług ‘start-up’

• Zakres usług regularnych

• SOP

• KPI

• Budżet / taryfy

• Rejestr środków trwałych

• Charakterystyka

• Plan awaryjny

• Standardy bezpieczeństwa, BHP, ochrony danych (Klienta oraz LSP)

• Osoby upoważnione / limity upoważnienia …

• … oraz same zapisy komercyjne / kontraktowe


Po co nam umowa?


Tak wyobrażamy sobie nasze relacje z LSP …


… a w rzeczywistości często mogą przypominać …


Przez 99% czasu, kontrakt zostaje tutaj …


… ale …

umowy się sporządza na złe czasy




business case

przetargnajlepsza oferta LSP

negocjacje kontraktowe

bieżąca współpraca

strategia lub nagła potrzeba

• Często skupiamy się najpierw na wyborze LSP, dopiero potem na kontrakcie

• Im bliżej wyboru, tym silniejsza jest pozycja LSP w negocjacjach

• Dużo czasu traci się na tzw. ‘stakeholder alignment’ w matrycowej organizacji

• Nakładające się kompetencje działów (logistyka vs. prawny vs. zakupy vs. finansów vs. podatkowy) dalej komplikują proces

• Zacznij wcześnie = mniej stresu oraz silniejsza pozycja w rozmowach

Negocjowanie umowy

• Duża przewaga wiedzy przy negocjacjach po stronie LSP

• Pierwszy draft umowy = baza do negocjacji. Zacznij od swojego szablonu.

• LSP jest bardzo świadomy równania ‘ryzyko vs. nagroda’

• (Prawie) wszystko jest negocjowalne!

• Korzystaj z fachowego wsparcia aby wyrównać siły


Otwarte księgi vs. taryfa za usługi

• Cennik za usługi (‘zamknięte księgi’) dominuje na rynku:

– wyższa przewidywalność kosztów

– wymaga mniej zaangażowania od Klienta

– więcej bodźców dla LSP aby usprawniać

• … lecz patrząc głębiej …

• Zasadnicze wyzwanie: brak przejrzystości

– duże wyzwanie, kiedy ‘coś się zmieni’

– jedna strona czuje się skrzywdzona, druga nie jest skora do rozmów

– brak wspólnego punktu wyjścia i struktury rozmów

• Otwarte księgi już od dawna ≠ ‘koszt plus x%’

• Korzystne zwłaszcza, kiedy wymagania są zmienne/niejasne

• Można po ustalonym czasie ‘zamknąć księgi’


NIE PRAWDA

Zarządzanie relacjami z LSP

Kilka osi wyboru:

czy

czy


Zarządzanie relacjami z LSP

• Sprawdź kulturę przyszłego partnera przed wyborem– rozmawiaj z innymi Klientami, również z ich Zarządami

• ‘Cultural fit’ tak samo ważny, jak operacyjne kompetencje

• Ustal strukturę zarządzania - regularne Komitety Sterujące / QBR z Zarządem

• „ Доверяй, но проверяй ”


Jak zarządzać zmianami w usługach?

• tzw. ‘characteristics’ - spis wszystkich założeń użytych przy projektowaniu rozwiązania i budowaniu modelu zasobów/kosztów przez LSP– najważniejszy załącznik do umowy

– silna broń (obusieczna!) w rozmowach o zmianach

• Zachęć LSP do skorzystania w pełni z dokumentu


Jak zarządzać zmianami w usługach?

• Otoczenie biznesowe oraz branża logistyczna ciągle się zmieniają

– Małe iteracje (% kartonów jednorodnych na wyjściu, stopniowe wdrożenie EDI)

– Fuzje i przejęcia

– Nowe technologie magazynowe

• Często możemy dogadać się z LSP na szczeblu operacyjnym, ale …

• Należy mieć procedurę na trudniejsze rozmowy

• Change Request to formalny dokument opisujący:

– co chcemy zmienić i dlaczego

– wpływ na zasoby, koszty oraz KPI

– harmonogram wprowadzenia zmiany

• Nakłada strukturę na rozmowy, ułatwia śledzenie odchyleń budżetowych

• Każda ze stron może wnieść Change Request


Co się dzieje, jak się rozstajemy z LSP?

• Umowę wypowiada się przed naturalnym zakończeniem z czterych możliwych kategorii przyczyn:1. Naruszenie po stronie Klienta

2. Klient wypowiada bez przyczyny

3. Naruszenie po stronie LSP

4. LSP wypowiada bez przyczyny

• Skutki komercyjne należy tak skonstruować, aby skutecznie zniechęcić ‘winnego’

• Główny lewar to odpowiedzialność za środki trwałe oraz personel, ewentualnie kary umowne


Naruszenie po stronie LSP

• Powtarzające się naruszenia wymaganego poziomu KPI

• Opóźnienie w uruchomieniu operacji

• Niedostępność usług

• Utrata płynności finansowej

• Zmiana właściciela (jeśli zmiana ma dla nas negatywne skutki)

• Sfałszowanie danych, kradzież własności intelektualnej, rażące złamanie poufności

Uwaga: ten warunek często się spełnia


Środki trwałe –co należy do kogo?

• Jeden z najczęstszych obszarów konfliktu przy rozstawaniu się stron

• Obie strony mogą mieć mniejszą lub większą chęć na wybrane środki trwałe w danej chwili

• Należy mieć jasno określoną strategię przy negocjowaniu umowy:

– Jakie są alternatywy? Czy możemy wziąć operacje ‘do siebie’ w razie potrzeby?

– Jakie są koszty / ryzyka zmiany?

– Jaka jest dostępność środków trwałych na rynku (biorąc pod uwagę dostosowanie do naszych potrzeb)?

– Jak łatwo będzie dla LSP znaleźć inne przeznaczenie na te środki?

• Sporządzenie i utrzymanie Rejestru Środków Trwałych pozwala:

– łatwo określić, które środki są przypisane do naszego kontraktu

– śledzić okres i wysokość amortyzacji


Główne obszary ryzyka w kontraktach

• Odpowiedzialność za środki trwałe (wynajęte lub kupione)

• Odpowiedzialność za pracowników – Art. 23i KP oraz europejskie dyrektywy

• Odpowiedzialność LSP za straty lub uszkodzenia / tolerancja

• Odpowiedzialność cywilna za produkt (zwłaszcza przy co-packing)

• Niejasne określenie naruszenia kontraktu przez LSP brak możliwości wypowiedzenia

• Niewystarczające jakościowe lewary (mało ambitne KPI, zbyt niski poziom bonus/malus)

• Niewystarczające komercyjne lewary (benchmarking)

• …21© Graphene Partners 2013

FAQ


Do czego są nam umowy potrzebne?


Jakie są główne obszary ryzyka?

‘Otwarte księgi’ czy taryfa za usługę?

Jak zarządzać relacjami z LSP? Jak zarządzać

zmianami w usługach?

JAK WYTŁUMACZYĆ SZEFOWI, ŻE WBREW JEGO OCZEKIWANIOM NIE UDA MI SIĘ ROZCIĄGNĄĆ SWÓJ DZIEŃ ROBOCZY NA 20

GODZIN PRZEZ KOLEJNE 6 MIESIĘCY?

Adam Chazanow | Partner ZarządzającyGraphene Partners

+48 509 [email protected]

Business

Dobra praktyka w umowach logistycznych - Graphene Partners