7. Quick Sales. Модуль "Отчеты"

[email protected], 8-800-250-65-58

Модуль «Отчеты» В разделе «Модуль Отчёты» описано:

назначение отчетов; правила формирования отчетов;

режимы просмотра отчетов.

Кроме того, в этом разделе приведены примеры, которые демонстрируют

работу с отчетами.

Вызов

Модуль «Отчёты» может быть вызван одним из трех способов:

пункт меню «Модуль/Отчёты», инструментальная панель: пиктограмма , клавиша F9.

Назначение

Модуль «Отчёты» позволяет быстро и просто получать аналитические

отчеты по продажам.

Цель любого отчета – показать, как проходили продажи товаров (услуг) за

определенный период времени в стоимостном или количественном выражении.

Отчеты Quick Sales очень наглядны, так как предоставляют информацию не

только в цифровом, но и в графическом виде (в форме диаграммы).

Особенно целесообразно использовать отчеты руководителям компаний и

руководителям отделов продаж. С помощью отчетов руководители могут

провести анализ эффективности ведения продаж всей компании, отдельных

отделов или отдельных сотрудников.

Замечание. В отчетах учитываются проданные товары, независимо от типа

работ, в результате которых они были реализованы.

mailto:[email protected]


Функции

Модуль «Отчёты» обеспечивает:

формирование отчетов по продажам в денежном или количественном выражении в различных разрезах: товары, регионы, отрасли, каналы продвижения и так далее,

представление отчетов в виде таблиц или диаграмм.

Работа в модуле «Отчеты»

Модуль «Отчёты» состоит из 2-х закладок:

закладка «Параметры» предназначена для ввода параметров и условий

формирования отчета, закладка «Результат» предназначена для просмотра отчета.

Схематично работа пользователя по получению отчета выглядит так:

Далее детально рассматривается работа с закладкой «Параметры» и

закладкой «Результат».

Отчеты/Закладка «Параметры»

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Параметры»

Первое, что необходимо сделать пользователю, чтобы получить отчет – это

решить, какие именно данные по продажам его интересуют, и задать эти данные

системе на закладке «Параметры».



Рассмотрим закладку «Параметры» (см. рисунок ниже):

В левой части закладки, называемой «Параметры отчета», задаются

параметры отчета, по которым отчет будет построен.

В правой части закладки, называемой «Условия отчета», задаются

дополнительные условия, уточняющие, как именно формировать отчет.

Таким образом, пользователь указывает:

группа «Отчет» - параметр, по которому формируется отчет,

группа «Период» - период времени, данные за который включаются в отчет,

группа «Интервал» (необязательный параметр) - интервал времени,

согласно которому будут представлены в отчете данные – месяц, год, квартал и т.д.,

группа «Тип данных» - как формировать данные: в разрезе стоимости или количества,

группа «Деньги» - тип валюты (рубли или доллары),

группа «Условия отчета» - позволяет уточнить условия формирования отчета.

Ниже в таблице даны пояснения к списку параметров, которые можно

выбрать в группе «Отчет»:



Параметр Что показывает отчет

Группа продукта Продажи групп продуктов

Продукт (детально) Продажи каждого продукта

Отдел Продажи, совершенные отделами Вашей

компании

Фамилия Продажи, совершенные сотрудниками Вашей

компании

Источник

Группы информационных источников,

благодаря которым были совершены успешные

продажи

Источник2

Конкретные информационные источники,

благодаря которым были совершены успешные

продажи

Сегмент Сегменты рынка, в которых были совершены

продажи

Сегмент2 Подсегменты рынка, в которых были

совершены продажи

Причина Группы причин, благодаря которым были

совершены успешные продажи

Причина2 Конкретные причины, благодаря которым были

совершены успешные продажи

Район Географические районы, которым были

проданы товары

Страна Страны, которым были проданы товары

Регион Регионы, которым были проданы товары

Клиент Компании, которым были проданы товары

Тип работы Типы работ, в результате которых были


Активность пользователей Показывает активность пользователей за

период



Итак, в левой части закладки указываются параметры формирования

отчета, а в правой части эти параметры уточняются.

Пример задания условий. Если в группе «Параметры отчета» в поле

«Отчет» выбрать параметр «Группа продукта», а в группе «Условия отчета»

выбрать фамилию «Баранов», то в отчете будут отражены продажи всех групп

продуктов, выполненных Барановым за указанный период времени.

А если в поле «Условия отчета» указать еще конкретную группу продуктов,

то можно узнать количество (или стоимость) всех продуктов этой группы,

проданных Барановым за указанный период времени.

Ниже на рисунке показано, как задаются эти параметры на закладке.

Таким образом, выбрав параметр отчета и задав условия отчета, можно

получать самую разнообразную аналитическую информацию.

Построить отчет

Вызов: Модуль «Отчеты»/Закладка «Параметры»/Кнопка

После того, как на закладке «Параметры» заданы все параметры и условия

отчета, следует нажать кнопку . Спустя небольшое время Вы

Добавление клиентов Показывает кол-во клиентов, добавленных

пользователями системы за период



получите отчет на закладке «Результат». При этом Вы можете переключаться

между закладками «Параметры» и «Результат» или выполнять любые другие

действия – полученный отчет сохраняет свой вид до нового нажатия кнопки

.

Отчеты/Закладка «Результат»

Вызов: Модуль «Отчеты»/Закладка «Результат»

После того, как отчет сформирован, система автоматически переходит на

закладку «Результат» и показывает отчет в виде таблицы. Всего в системе Quick

Sales отчет можно посмотреть в 3-х видах:

в виде сводной таблицы,

в виде графической диаграммы, в виде «детальной» таблицы.

Вид просмотра отчета определяется выбором соответствующей закладки:

Пользователь, переключаясь между этими закладками, может посмотреть

отчет в каждом представлении и выбрать тот вид, который больше всего

подходит для проведения анализа.

Ниже даны пояснения по каждому виду просмотра.

«Сводный» - результат отображается в виде таблицы со стоимостными или

количественными характеристиками по указанному параметру отчета:

«Диаграмма» - результат представлен в графическом виде:



И, наконец, если есть необходимость подробного анализа, отчет можно

просмотреть в режиме «Детальный».

«Детальный» - это полное описание работы с компаниями, которые были

отобраны согласно заданным условиям отчета:

Отчет в режиме «Сводный»

Вызов: Модуль «Отчеты»/Закладка «Результат»/Закладка «Сводный»

На закладке «Сводный» результат отображается в виде таблицы со

стоимостными или количественными характеристиками по указанному параметру

отчета. Закладка выглядит так:



Если в параметрах отчета было указано разбиение на интервалы, то в

таблице данные будут показаны в соответствии с выбранным интервалом (месяц,

квартал, год и т.д.):

На закладке «Сводный» Вы можете:

экспортировать результат,

скопировать результат в буфер обмена.

Копирование в буфер обмена

Для того, чтобы скопировать полученные данные отчета в буфер обмена,

выделите ячейки таблицы и нажмите кнопку . Чтобы скопировать всю

таблицу, выберите пункт меню кнопки :



Таблица будет помещена в буфер обмена. Затем Вы можете вставить ее,

например, в текстовый файл.

Экспорт

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Результат»/Закладка

«Сводный»/Кнопка

Экспорт предназначен для переноса результатов отчета в текстовый файл

или в систему MS Excel. Ниже описана последовательность Ваших действий для

выполнения экспорта:

1. Нажать кнопку «Экспорт».

2. Определить, куда Вы будете экспортировать данные - в MS Excel или в

текстовый документ:

Если Вы выбираете «Excel», то сразу происходит экспорт данных - открывается окно в Excel:

Пока идет процесс заполнения ячеек Excel, не вмешивайтесь в работу

программы, иначе может возникнуть ошибка и экспорт прервется.



В случае выбора экспорта в текстовый файл происходит запись этого

файл в указанный Вами каталог (клавиша ).

Графическое представление отчета

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Результат»/Закладка «Диаграмма»

На закладке «Диаграмма» результат отображается в графическом виде.

Такой тип визуального представления данных очень удобен и дает возможность

быстрого анализа результатов. Закладка выглядит так:



Кроме круговой диаграммы, которая представлена на рисунке выше, отчет

можно просмотреть:

в виде столбцов, в виде графика,

в виде графика с областями.

Рассмотрим детальнее особенности представления отчета в каждой из этих

форм.

Диаграмма «Круговая»


«Диаграмма»/Кнопка

Отчет представляется в виде круговой диаграммы, разделенной на области

значениями выбранного параметра отчета:

Рядом с названием каждой области диаграммы в скобках представлена ее

процентная доля от 100 процентов. В примере показана построенная диаграмма

групп «причин», за счет которых были совершены успешные продажи. Видно,

что больше всего продуктов было продано благодаря рекламе в прессе (34,85%).

Построенная диаграмма может вращаться вокруг своей оси. Для этого надо

выбрать пункт меню «Вращать» кнопки :



В этом же меню можно добавить к диаграмме «легенду» - описание

соответствия значений параметра и цветов:

Диаграмма «Столбцы»


«Диаграмма»/Кнопка или

Отчет представляется в виде гистограммы, состоящей из отдельных

вертикальных или горизонтальных столбцов.

Вертикальные столбцы:



Горизонтальные столбцы:

Рядом с названием каждого столбца (в скобках) указана его процентная

доля от 100 процентов.

В примере показаны построенные столбцы групп причин, благодаря

которым были совершены успешные продажи. Видно, что больше всего

продуктов было продано благодаря рекламе в прессе (34,85%).

Переключение вертикальных/горизонтальных столбцов осуществляется в

меню кнопками ( ):

В этом же меню можно добавить к столбцам «легенду» - описание

соответствия значений параметра и цветов.

График


«Диаграмма»/Кнопка

Данные отчета представляются в виде линий графика. При этом по оси X

откладываются интервалы времени, а по оси Y - количественные или

стоимостные данные проданных товаров.



Данный вид представления доступен только при формировании отчетов с

разбиением на интервалы.

В приведенном примере график отражает влияние различных «причин» на

успех проведения продаж в различных интервалах времени. Так, реклама в

прессе оказалась наиболее эффективной для компании в период с 31.03.2005 по

30.06.2005, а далее ее влияние начало снижаться.

График с областями

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Результат»/Закладка «Диаграмма»/

Отчет представляется в форме, аналогичной графику, только площадь

каждого графика «закрашивается» определенным цветом. При этом по оси X

откладываются интервалы времени, а по оси Y - количественные или

стоимостные данные проданных товаров.

Данный вид представления доступен только при формировании отчетов с

разбиением данных на интервалы (месяц, квартал, год и т.д.).



График с областями можно также представить и в виде столбцов:

Или в виде долей, где на оси X отложены проценты:



Переключение «столбцы/доли» осуществляется в меню кнопки :

Сохранение изображения

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Результат»/Закладка «Диаграмма»

Графическое изображение результата может быть сохранено 2-мя

способами:

копирование в буфер обмена, запись в файл.

Для того, чтобы скопировать изображение в буфер обмена, нажмите кнопку

. Изображение можно вставить, работая в текстовом или графическом

редакторе.

Чтобы сохранить изображение в файле, нажмите кнопку . Откроется

окно:

Выберите формат графического файла («bmp», «wmf», «emf»), введите

название файла и нажмите «Save». Файл сохранится в указанной директории.



«Детальное» представление отчета

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Результат»/Закладка «Детальный»

В этом режиме результат представляется в виде списка компаний, которым

были проданы товары. По каждой компании дается описание всех работ, которые

проводились.

Действия, которые Вы можете выполнить с результатом на этой закладке,

следующие:

экспорт результата, переход на карточку компании.

Для перехода на карточку компании достаточно нажать кнопку на

выделенной строке . В результате раскроется карточка

клиента и на закладке «Сделки» будет выделена сделка, с которой был

осуществлен переход.

Для того, чтобы снова вернуться к отчету, нужно еще раз вызвать модуль

«Отчёты» (см. «Модуль Отчёты» раздел «Вызов»). На закладке «Детальный»

будет выделена та же сделка, с которой прежде была вызвана карточка.

Экспортировать

данные

Перейти на карточку

выделенной компании

Компании, которым были




Экспорт

Вызов: Модуль «Отчёты»/Закладка «Детальный»/Кнопка

Экспорт предназначен для переноса в текстовый файл или систему MS Excel

списка работ, который представлен на закладке. Ниже описана

последовательность Ваших действий для выполнения экспорта:

1. Нажать кнопку «Экспорт». Откроется окно, где необходимо указать те поля, которые будут экспортированы во внешний файл:

2. Определить, куда Вы будете экспортировать данные - в MS Excel или в текстовый документ:

Если Вы выбираете «Excel», то сразу происходит экспорт данных. - Открывается окно в Excel, и Вы увидите, как постепенно начнут

заполняться ячейки:



Замечание. Пока идет процесс заполнения ячеек Excel, не вмешивайтесь в

работу программы, иначе может возникнуть ошибка и экспорт прервется.

В случае выбора экспорта в текстовый файл происходит запись этого

файл в указанный Вами каталог (клавиша ).

Примеры отчетов

В данном пункте приведено несколько примеров получения отчетов.

Пример 1

Цель: построить отчет по продажам всех продуктов за все время работы

компании.

Чтобы узнать количество проданных продуктов, на закладке «Параметры»

следует указать:

в поле «Отчет» - «Продукт (детально)», в группе «Тип данных» - «Количество»,



в группе «Период» – период времени с начала работы компании и по

текущий день.

В результате получается, что всего было продано 144 продукта:

Чтобы соотнести продажи продуктов между собой, удобно переключиться

на графическое отображение результатов:

Нетрудно увидеть, что больше всего было продано продукта «Sales Expert

(3 м)» (темно зеленый столбик) - 13,19%. В количественном выражении это 19

единиц.

Теперь на закладке параметры в группе «Тип данных» укажем «Деньги» и

построим отчет. Результат:



Видно, на какую сумму продан каждый из продуктов в результате

деятельности всей компании за весь период ее существования. Кроме того, в

графическом представлении результата легко заметить, что продукт «Sales

Expert (3 м)» продавался лучше всего (темно зеленый столбик).

Пример 2

Цель: построить отчет по продажам, которые совершили все сотрудники

компании, и определить, кто из сотрудников продал продуктов на наибольшую

сумму, а кто продал больше всего продуктов (по количеству).

Для построения отчета на закладке «Параметры» следует указать:

в поле «Отчет» - «Фамилия»,



в группе «Тип данных» - «Деньги»,

в группе «Период» – период времени с начала работы компании и по текущий день.

Получаем результат:

Из отчета видно, что сотрудник по фамилии Баранов сумел продать товаров

на наибольшую сумму. Почти 20% от суммы всех продаж принадлежит ему.

Теперь узнаем, кто продал больше всего единиц товара. Для этого в

параметрах отчета укажем тип данных – «Количество». Смотрим на результат

отчета:



Видим, что по количеству проданных продуктов Баранова немного

опережает Чернова. Это хорошо видно в сводном отчете:

Из 144 единиц товара, проданных всей компанией, Баранов продал 22, а

Чернова – 23 единицы.

В итоге получаем: Баранов - лидер по сумме продаж, а Чернова - лидер по

количеству проданных товаров.

Пример 3

Цель: построить отчет по причинам, благодаря которым были совершены

успешные продажи.

Для этого на закладке «Параметры» указываем:

в поле «Отчет» - «Причина2»,



в группе «Тип данных» - «Количество»,

в группе «Период» – период времени с начала работы компании и по текущий день.

Результат в графическом виде выглядит так:

Из примера видно, что наиболее действенна реклама в «Финансовой газете»

- 18,06% успешных продаж были инициированы благодаря ей. На втором месте

заслуги дилеров (15,28%) и т.д.

Пример 4

Цель: узнать, какой из продуктов продавался у сотрудника Баранова лучше

всего и какой продукт был продан им на наибольшую сумму.

Параметры этого отчета похожи на параметры, которые задавались в

примере №1, но только теперь нас интересуют не все сотрудники, а только один.

Для формирования отчета по одному сотруднику нужно в «Условиях отчета»

задать точное условие - фамилию сотрудника.

Итак, на закладке «Параметры» указываем:

в поле «Отчет» - «Продукт (детально)»,

в группе «Тип данных» - «Количество», в группе «Период» – период времени с начала работы компании и по

текущий день, в группе «Условия отчёта» - фамилию «Баранов».

В результате видим, что Баранов продал 22 продукта:



В графическом представлении сразу видно (желтый столбец), каких

продуктов больше всего продал Баранов:

Если в параметрах отчета указать «Тип данных» - «Деньги», то получим

следующий результат:



Вывод:

больше всего Баранов продал «Sales Expert (1 м)» - 31,52% от всех проданных продуктов,

наибольшая же сумма получена от продажи «Sales Expert (3 м)» -

42,4% от всей суммы продаж.

Пример 5

Цель: определить, в каких областях Центрального района лучше всего

продавались товары в первом полугодии 2011 года и как распределялись

продажи в течение выбранного промежутка времени.


в поле «Отчет» - «Регион»,

в группе «Период» – с 1.01.2011 по 30.06.2011, в группе «Тип данных» - «Количество», в группе «Интервал» - «Месяц»

в группе «Условия отчёта» - Центральный район.

Сводный отчет выглядит так:

На диаграмме можно увидеть, что больше всего продаж было в Москве, но

на протяжении выбранного периода времени количество продаж постепенно

сокращалось.



Пример 6

Цель: узнать, в каких сегментах рынка наиболее активно продавались

продукты группы «Audit Expert».

Понятно, что удобно провести оценку, используя диаграммы. Поэтому

построим и посмотрим сначала отчеты в виде диаграмм, а затем уточним в

таблицах количественные показатели.


в поле «Отчет» - «Сегмент»,

в группе «Условия отчёта» - «Продукты» -> «Audit Expert».

Если в группе «Тип данных» выбрать «Количество», диаграмма будет

выглядеть так:



Можно видеть, что наибольшее количество продуктов было продано в

сегментах «Народное образование» и «Финансы, кредит, страхование» (13,04%

и 21,74% соответственно). Следующим по количеству проданных продуктов идет

сегмент «Связь» (13,04%).

Давайте посмотрим, как изменится диаграмма, если в группе «Тип данных»

выбрать «Деньги»:



Сегменты «Народное образование» и «Финансы, кредит, страхование» и в

этом случае занимают большую часть продаж (15,6% и 48,73% соответственно).

А вот доля сегмента «Связь» в денежном разрезе значительно сократилась (всего

2,11%).

В режиме «Сводный» можно увидеть суммы продаж по каждому сегменту.


Business

7. Quick Sales. Модуль "Отчеты"