Использование ежедневных отчетов торговых представителей

1

Цель тренинга1. Дать информацию:

о возможностях применения ежедневных отчетов эксклюзивных торговых представителей (ЭТП);

о способах оптимизации маршрутов ЭТП с помощью ежедневных отчетов;

о задачах супервайзеров (СВ), ЭТП при работе с ежедневными отчетами.

2. Ввести единую форму ежедневного отчета ЭТП в регионах.

3. Сформировать план действий региональных менеджеров (РМ), СВ по вводу и использованию ежедневных отчетов ЭТП

2

Сокращения

ЭТП – эксклюзивный торговый представитель СВ – супервайзер РМ – региональный менеджер ТТ – торговая точка КБ –клиентская база:

АКБ – активная, ПКБ – потенциальная Частота визита:

4/4 – 4 визита за 4 недели 2/4 – 3 визита за 4 недели

Начальный тест Используется ли отчет сегодня? Как давно? Для чего используют? Эффективность? Почему? Основные трудности использования отчета? Покрытие по ЭТП? Кол-во визитов в день? Что ограничивает покрытие?

4

Формула расчета объема продаж

V = TT x $ттV - объем продаж территорииTT - количество ТТ, которые продают наш

товар$тт - продажи ТТ

5

Наше влияние на объем продаж

V = TT x $тт

Нумерическая Качественная дистрибьюция дистрибьюция

Большие Ограниченные возможности возможности

(Почему?)

6

Увеличение покрытия1. Сколько ТТ обслуживает ЭТП?

2. Что ограничивает его КБ?

3. Какое количество ТТ является предельным для обслуживания одним ТП? Сколько визитов в день должен делать ЭТП?

7

Увеличение покрытия

Маршруты оцениваются субъективно или вообще не контролируются

Нужен инструмент для объективной оценки загрузки ТП.

Нужен ли ВАМ такой инструмент?

8

Что оценивать?Эффективность использования ЭТП рабочего

времени.

1. Выполнение плана продаж за каждый день2. Выполнение плана по количеству и объему

заказов ТТ3. Выполнение целей визита в каждой ТТ4. Выполнение планов по количеству визитов

9

Цель ежедневного отчета ЭТП

1. Контроль ежедневной деятельности ЭТП

2. Постановка целей на день и визит

3. Оптимизация маршрута ЭТП

4. Стандартизация действий СВ и ЭТП

10

Составляющие отчета1. Персональные данные 2. День, дата, район3. Список клиентов, адреса4. План/факт продаж по каждой ТТ5. Время посещения6. Цели визита – план, факт, цель на следующий

визит7. Итоги дня

11

Как работать с отчетомСписок клиентов, адреса

1. Как формируется? – из ПКБ – деление по районам (привязка к логистике)

2. Очередность – кольцевой маршрут, min время на перемещение – специфика клиентов

3. Кто указывается в маршруте? – те, кого надо посетить: с кем работаем и те, кого надо активировать сегодня. Лишние ТТ из отчета удаляются

4. Что делать с потенциальными новыми ТТ? – или включить в маршрут, если запланировано посещение, или создать отдельный лист новых ТТ.

5. Кто формирует список? – ТП, совместно с СВ – СВ вносит данные в форму отчета

12

Как работать с отчетомПлан/факт продаж по каждой ТТ

1. Откуда взять план? – план на неделю - план на день - план на ТТ.

2. Кто его составляет? – ЭТП +СВ3. Что делать с фактом? – выполнил/не выполнил –

анализ причин – корректировка4. Оценка разового заказа – соответствие min

заказу – возможность изменения частоты посещения

13

Как работать с отчетомИзменение частоты посещения

Что дает изменение частоты посещения ТТ?Снижение частоты посещения освобождает время для

посещения других ТТ

Как определить, нужно ли менять частоту посещения ТТ?1. Если ТТ даёт заказы редко – перестать тратить время на

«пустые» визиты2. Если ТТ даёт малые заказы, если заказ меньше min -

увеличить разовый заказ и снизить частоту посещения

Частота посещения: 4/4; 2/4; 1/4«Верхняя», «нижняя» недели – отдельные бланки на каждый

день

14

Что дает ЭТП оптимизация визитов по частоте?

15

Мотивация ЭТП

Расчет КБ ЭТП по частоте посещения

ЭТП делает 20 визитов в деньи обслуживает 100 ТТ за месяц

16

№ вариантаКол-во ТТ в зависимости от частоты Дополнительное

покрытие Итого ТТ4/4 2/4 1/4

1 100 - - - 100

2 70 30 - 30 130

3 60 30 10 =30 + 30 160

Частота 1я нед. 2я нед. 3я нед. 4я нед. Итого ТТ

4/4  60 1  60 1   60 1  60 1    60 1

2/4  30 1  30 2  30 1   30 2  30 1+30 2= 60

1/4  10 1 10 2  10 3  10 4  10 1 +  10 2 + 10 3 + 10 3 = 40

Всего визитов  100 100 100 100 60 + 60 + 40 = 160 

Дайте оценку ситуацииПример ТТ регулярно делает 3 заказа/мес. по СОК

Средний заказ – 70 грн.Затраты времени на визит – 30 минут.

Какие вопросы возникают?

Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?

17

Как работать с отчетомВремя посещения

1. Начало визита, завершение визита, продолжительность визита (по желанию) – оценка затрат времени :

Перемещение между ТТ Сам визит

2. Очередность посещения – соблюдение оптимального маршрута движения

3. Первый, последний визит – продолжительность рабочего дня4. Сравнение продолжительности визита и объема заказа – нет

смысла тратить много время на маленький заказ5. Выделить время на обед

Что дает ЭТП оптимизация визитов по времени?

18

Что дает ЭТП оптимизация визитов по времени?

19

Мотивация ЭТП

Время ЭТП на маршруте1. Время начала первого визита?

2. Почему?

3. Время начала последнего визита?

4. Почему?

20

Расчет КБ ЭТП по количеству визитов

КБ = количество визитов х 5 дней

21

Кол-во визитов в день Расчетная КБ

16 80

18 90

20 100

25 125

Распределение времени

22

Тип ТТ Значение ТТПродолжительность, мин.

Визит Перемещение

Супермаркет      

Спецрозница      

Магазин      

Рынок      

Лоток      

Вывод ?Сокращение времени на визит и перемещения приводит к увеличению возможного числа визитов

Сколько визитов можно сделать в день?1. Продолжительность визита?

2. Длительность перемещения между ТТ?

3. Всего визитов в день?

23

Дайте оценку ситуацииПример ЭТП расписано в маршруте 20

визитовИз них – 12 на рынке

Сколько визитов реально сможет сделать ЭТП?

Почему?

24

Дайте оценку ситуацииПример Визитов – 16 в день КБ = 72 ТТ

Какие вопросы возникают?

Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?

25

Дайте оценку ситуацииПример 1) Продолжительность визита – 20 минут

Заказ – 120 грн. 2) Продолжительность визита – 15 минут

Заказ – 0 грн.Какие вопросы возникают?

Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?

26

Расчет КБ по количеству визитов и частоте посещения1. Кол-во визитов – 25 в день2. Изменили частоту посещения на: 60% ТТ – 4/4 40% ТТ – 2/4Сколько ТТ сможет обслуживать ЭТП?

3. Визитов в неделю – 25х5=1254. ТТ 4/4 - 125х60%= 75 ТТ5. ТТ 2/4 - 125-75=50 ТТ6. Кол-во визитов в неделю для 50 ТТ 2/4 - 50/2=257. Использовано визитов в неделю – 125 – 75-25=1008. Осталось свободных визитов в неделю – 125-100=259. На 25 визитов можно обслужить:

1. 4/4 – 25 ТТ 2. 2/4 – 50 ТТ10. Всего ЭТП сможет обслуживать - от 150 до 175 ТТ

27

Самостоятельная работа1. Кол-во визитов – 22 в день2. Изменили частоту посещения на: 50% ТТ – 4/4 35% ТТ – 2/4 Остальные – 1/4Сколько ТТ сможет обслуживать ЭТП?

28

Что дает ЭТП изменение КБ?

29

Мотивация ЭТП

Как работать с отчетомЦель визита

1. Зачем цель на текущий визит? – постановка конкретной цели на визит в рамках целей периода. Оценка распределения времени ЭТП – продажи, дебеторка

2. Зачем факт выполнения целей визита? – контроль выполнения целей, оценка действий ЭТП. Указывается или результат, или причина невыполнения

3. Зачем цели следующего визита? – корректная постановка целей + «ничего не забыть»

4. Куда записываются цели на следующий визит? – или в текущий бланк, или в бланк следующей недели

30

Как работать с отчетомРабота с дебеторкой

Основная задача ЭТП – ПРОДАВАТЬ

Дебеторка – дополнительная задача

1. Организовать работу с дебеторкой в рамках маршрута

2. Выделять специально время на дебеторку. Какой % времени Вы готовы выделить? Установить норматив, превышение которого недопустимо

31

Как работать с отчетомИтоги дня

1. Продажи за день2. Заявки3. Визиты4. Продажи за неделю

Кто определяет цели на день? – СВ, согласовав с РМ

32

Как работать с отчетомИтоги дня – Продажи

1. План продаж на день/факт продаж , % выполнения (по желанию).

2. Если план перевыполнен? – похвалить ЭТП, разобрать причины, «внедрить в дальнейшую работу.

3. Если план недовыполнен? – разобрать причины, определить пути устранения, реализовать их

4. Что делать с недовыполнением за день? – переносится на следующий день

5. Что делать с недовыполнением недели? – переносится на следующую неделю

33

Как работать отчетомИтоги дня – Заявки

1. Какой визит считается успешным? – где есть заявка

2. Какое min количество заявок должно быть в день? -

3. Если есть перевыполнение? – оценить и внедрить

4. Если есть недовыполнение? – разобрать причины, внести изменения в работу ЭТП или маршрут

34

Дайте оценку ситуацииПример КБ ЭТП = 86 ТТ. АКБ ЭТП = 45

ТТ

Какие вопросы возникают?

Какие выводы необходимо сделать, что предпринять?

35

Что дает ЭТП изменение АКБ?

36

Мотивация ЭТП

Как работать с отчетомИтоги дня – Визиты

1. Должны быть выполнены все визиты, указанные в списке клиентов на день

2. Если есть перевыполнение или недовыполнение? – ВНИМАТЕЛЬНО разобрать причины, внести изменения в работу ЭТП или в маршрут

3. Причины отклонения от плана? – несоблюдение последовательности посещения ТТ, потери времени в ТТ, потери времени при перемещении между ТТ

37

Резервы повышения эффективности

38

Что можно сделать с помощью отчета?

1. Конкретизация целей ЭТП на день и визит2. Оптимизация затрат времени на сам визит и

перемещение между ТТ3. Оптимизация частоты визита

Что можно получить?4. Повышение качества работы ЭТП5. Повышение числа визитов в день6. Повышение количества обслуживаемых

клиентов

39

ТЕСТОВЫЙ отчет ТЕСТОВЫЙ отчет для анализа – пример бланка

с данными - выявить отклонения

40

Ежедневная работа с отчетом1. СВ выдает ЭТП бланки отчетов с маршрутами2. ЭТП указывает цели визита в каждой ТТ (с прошлого

визита) и плановые объемы продаж по ТТ, итоговые плановые показатели

3. В ходе работы ЭТП заполняет бланк отчета и сдает его вечером (утром) СВ

4. СВ проводит общую оценку итогов работы каждого ЭТП и детальный анализ выполнения маршрута и целей дня у 1-2 ЭТП и выполняет корректирующие действия

5. СВ проводит корректировку планов продаж ЭТП на следующий день

41

Этапы работы с маршрутом1. Формирование ПКБ, АКБ2. Территориальное деление 3. Предварительный маршрут - оценка затрат

времени на визит и перемещение, согласование визитов с ТТ

4. Фиксация маршрута №1- маршрут оптимален по затратам времени

5. Оптимизация частоты визитов6. Фиксация маршрута №2 – маршрут оптимален

по затратам времени и по частоте визита

42

Внесение изменений в маршрут

1. Кто может изменить маршрут? – СВ или ЭТП после согласования с СВ

2. Как проводится изменение маршрута? – СВ вносит изменения в бланк отчета соответствующего дня

3. Как часто надо менять маршрут? – по мере необходимости, обычно 1 раз в месяц

43

Как обеспечить соблюдение маршрута

Зачем это нужно? – Выработать привычку у ЭТП- Выработать привычку у ТТ

1. Контроль на маршруте – первая, последняя ТТ2. Промежуточные контрольные ТТ – проверка

соблюдения маршрута в течение дня3. Что делать, если маршруты постоянно

нарушаются? – ввести «жесткое соблюдение» маршрута – ТТ должны быть посещены в полном соответствии с маршрутом, отклонение от маршрута приводит к наказанию

44

Внедрение отчетов

Основная задача – добиться, что бы ЭТП приняли ежедневный отчет, как инструмент, который

нужен в первую очередь самим ЭТП

1. Объяснить до начала работы, какие выгоды дает этот отчет ЭТП

2. Показать на практике, что отчет помогает ЭТП больше зарабатывать

45

План действий

№ Действия Ответственный Сроки

1 Изменить бланки ежедневных отчетов ЭТП    

2 Презентовать ЭТП изменения    

3 Оптимизировать маршрут по кольцевой схеме  

4 Оптимизировать работу с дебеторкой  

5 Оптимизировать маршрут по времени  

6 Оптимизировать маршрут по частоте визита  

       

       

       

46

Завершающий тест1. Зачем использовать отчет ЭТП?2. За счет чего можно увеличить КБ ЭТП?3. Какое максимальное кол-во визитов в рознице в день?4. Какое минимально кол-во визитов в рознице в день?5. Во сколько ЭТП должен начинать первый визит?6. Средняя продолжительность визита в розничную ТТ?7. Что означает принцип «кольцевого маршрута»?8. Как должны быть организована работа ЭТП с

дебеторкой?9. Задачи СВ при работе с отчетом.10. Провести расчет КБ.

47

Практическая отработка РМ СВ ЭТП – планирование рабочего дня по

маршрутному листу или отчету

48

Осталось сделать1. Стандарт эффективных визитов в день – 60%2. Утвердить форму отчета3. Сделать начальный тест совместные визиты4. Сделать завершающий тест5. Сделать тестовый бланк отчета6. Согласовать совместные визиты после

тренинга7. Распоряжение об использовании ежедневных

отчетов + план действий

49