Снижение затрат на услуги внеофисного архивного хранения за счет внедрения электронного архива на базе интегрированного решения

OpenText и ABBYY Recognition Server

Татьяна МозгуноваРуководитель проекта департамента систем управления документами ГК «ЛАНИТ»

Проблема

При работе с клиентами возникает большое количество бумажных документов, которые необходимо хранить!

Услуги архивного хранения непрозрачны, кроме самого хранения вы платите за:• Транспортировку;• Регистрацию документов;• Каждое обращение к оригиналу;• и др.

При этом, существует ряд рисков от потери документов до случайной порчи.

Задача

Основной задачей при работе с большим количеством документов является – повышение эффективности:

• Оптимизировать хранение: использовать услуги по хранению и учёту только коробов• Вести единую базу документов для всех регионов• Иметь доступ к документам со своего рабочего места• Вести учёт выдачи оригиналов и учёт возврата оригиналов• Проводить обработку 32 500 листов в день на одном сканере • Получать отчеты о работе с документами

Остается найти решение!

РешениеАБС

Результаты

• Обеспечено структурированное хранение документов в ЭА• Обеспечено 100% нахождение

документов в ЭА• Экономия на обращении к

оригиналам

Объём работ

•Настроить рабочее место:• оператора сканирования• сотрудника архива• пользователя архива• предметного администратора• администратора решения

•Обучить сотрудников:• оператора сканирования• сотрудника архива• пользователя архива• предметного администратора• администратора решения

•Провести сдачу-приемку системы

План работ

• Этап 1. Обследование и разработка ТЗ• Проведение интервью• Разработка и утверждение ТЗ

• Этап 2. Разработка решения на базе ПО ABBYY и Open Text• Установка ПО ABBYY и Open Text• Кастомизация• Подготовка администраторов и пользователей

• Этап 3. Настройка сканирующего оборудования• Поставка и настройка сканирующего оборудования• Подготовка инженеров по обслуживанию сканирующего оборудования

• Этап 4. Опытно-промышленная эксплуатация• Проведение опытно-промышленной эксплуатации• Проведение итоговой сдачи-приемки системы

«Подводные камни»

•Отсутствие формализованной технологии сканирования•Низкое качество бумажных документов•Использование АБС для печати документов со штрих-кодом•Ежегодное техническое обслуживание:•Сканирующего оборудования•Базового ПО Open Text•Базового ПО ABBYY•Разработанного решения

•Степень подготовки администраторов системы

Выводы

•Меньше тратим на услуги внеофисного архивного хранения•Получаем удобный архив с большим объёмом документов (для любой отрасли)•Повышаем эффективность труда сотрудников•Понимаем затраты на обслуживание всего комплекса и планируем их

Контакты:Департамент систем управления документами ГК «ЛАНИТ»Тел.: +7 (495) 967-66-50http://www.lanit.ruhttp://www.opentext.pro