31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 11

Проблемы архивного хранениядокументов на бумажных и

электронных носителях

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 22

ТрадиционнаяТрадиционная рольроль архиваархива ввделовойделовой деятельностидеятельности организацииорганизации

�� ХранитХранит информационныеинформационные ресурсыресурсы ((каккак бумажныебумажные, , тактак ии электронныеэлектронные), ), имеющиеимеющие долговременнуюдолговременнуюделовуюделовую, , юридическуююридическую ии историческуюисторическую ценностьценность

�� ОбеспечиваетОбеспечивает хранениехранение документовдокументов вв соответствиисоответствиисс законодательствомзаконодательством ии нормативныминормативными требованиямитребованиями, , ии своевременноесвоевременное ихих уничтожениеуничтожение послепосле истеченияистечениясроковсроков храненияхранения

�� РазгружаетРазгружает деловыеделовые подразделенияподразделения отот бумажныхбумажныхдокументовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 33

ИзменениеИзменение ролироли ии статусастатуса архиваархива

�� УжеУже нене ««пыльныйпыльный чуланчулан сс мышамимышами»», , ии нене чисточистозатратноезатратное подразделениеподразделение

�� СвоевременноеСвоевременное уничтожениеуничтожение документовдокументов временноговременногосрокасрока храненияхранения = = амнистияамнистия старыхстарых грешковгрешков..

–– ПримерПример: : ЮкосЮкос

–– НеобходимыеНеобходимые элементыэлементы: : установлениеустановление сроковсроков храненияхранения, , экспертизаэкспертиза ценностиценности

�� ЗащитаЗащита имущественныхимущественных ии иныхиных правправ организацииорганизации

–– ПримерПример: : депозитыдепозиты физическихфизических лицлиц

�� ИнформационнаяИнформационная поддержкаподдержка основнойосновной деятельностидеятельности

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 44

ИдеальныйИдеальный современныйсовременный архивархив

�� ПревращаетПревращает информациюинформацию вв корпоративныйкорпоративный ресурсресурс. . ОбеспечиваетОбеспечивает централизованноецентрализованное хранениехранение, , резервированиерезервирование, , управлениеуправление доступомдоступом, , коллективнаяколлективная работаработа, , удалённыйудалённый доступдоступ, , поддержкуподдержкуверсийверсий документадокумента

�� УправляетУправляет каккак электроннымиэлектронными документамидокументами, , тактак ииинымииными ресурсамиресурсами ((путёмпутём созданиясоздания учётныхучётных карточеккарточекии управленияуправления имиими))

�� ОбеспечиваетОбеспечивает быстрыйбыстрый поискпоиск нужнойнужной информацииинформации,,средствамисредствами систематизациисистематизации ии поискапоиска

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 55

АрхивАрхив ии электронныеэлектронные документыдокументы

�� АрхивАрхив должендолжен ((совместносовместно сс ИТИТ) ) братьбрать подпод контрольконтрольэлектронныеэлектронные документыдокументы, , потомупотому чточто::

–– ЭДЭД позволяютпозволяют работатьработать болееболее эффективноэффективно, , ии ониони должныдолжныстатьстать корпоративнымкорпоративным ресурсомресурсом

–– ВажноВажно обеспечитьобеспечить сохранностьсохранность ии быстрыйбыстрый доступдоступ кк ЭДЭД, , покапока ониони нужнынужны, , -- ии уничтожитьуничтожить ихих попо истеченииистечении срокасрокахраненияхранения

�� НекоторыеНекоторые ЭДЭД придетсяпридется хранитьхранить долгодолго

–– ПримерПример: : различныеразличные досьедосье клиентовклиентов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 66

ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов

вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах вв СШАСША

Бумажные

документы

6% Электронные

файлы

22%

Электронная

почта

72%Бумажные документы

Электронные файлы

Электронная почта

� 1996 год – менее 5% электронных документов

� 2002-2005 годы – 90% электронных документов

Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 77

НормативноеНормативное регулированиерегулирование: : отечественныйотечественный ии зарубежныйзарубежный опытопыт

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 88

ЗаконодательствоЗаконодательство

�� СломанаСломана вертикальнаявертикальная структураструктура управленияуправленияархивнымархивным деломделом вв странестране

�� РегиональныеРегиональные архивыархивы оказалисьоказались вв болееболеевыигрышномвыигрышном положенииположении, , чемчем федеральныефедеральные

�� АрхивыАрхивы коммерческихкоммерческих структурструктур оказалисьоказались««нана обочинеобочине»»

–– всёвсё зависитзависит отот собственниковсобственников ии отот ихих пониманияпонимания ((илиилинепониманиянепонимания) ) ролироли архиваархива вв деловойделовой деятельностидеятельностиорганизацийорганизаций ии егоего значениязначения длядля защитызащитыдолгосрочныхдолгосрочных интересовинтересов организацииорганизации, , еёеё сотрудниковсотрудниковии клиентовклиентов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 99

НормативныеНормативные актыакты

�� СуществуетСуществует хорошаяхорошая нормативнаянормативная базабаза длядляархивнойархивной работыработы сс бумажнымибумажными документамидокументами ссиспользованиемиспользованием традиционныхтрадиционных технологийтехнологий

�� СлабаяСлабая нормативнаянормативная базабаза длядля работыработы ссэлектроннымиэлектронными документамидокументами

–– ФедеральноеФедеральное законодательствозаконодательство

–– РегиональноеРегиональное законодательствозаконодательство

–– СтандартыСтандарты ии руководстворуководство

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1010

НовыеНовые правилаправила работыработыгосударственныхгосударственных архивовархивов

�� УтвержденыУтверждены приказомприказом МинистерстваМинистерства культурыкультуры иимассовыхмассовых коммуникацийкоммуникаций РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерацииотот 18 18 январяянваря 2007 2007 гг. . №№ 1919

�� МинюстМинюст сдалсясдался!!

�� ЗаметныйЗаметный прогресспрогресс попо сравнениюсравнению сс ТиповойТиповойинструкциейинструкцией попо делопроизводствуделопроизводству: 32 : 32 упоминанияупоминанияэлектронныхэлектронных документовдокументов вместовместо 5 5

–– ОрганизацияОрганизация храненияхранения –– 1616

–– ОрганизацияОрганизация учетаучета –– 1212

–– ОрганизацияОрганизация комплектованиякомплектования –– 11

–– ОрганизацияОрганизация использованияиспользования –– 33

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1111

НовыеНовые правилаправила работыработыгосударственныхгосударственных архивовархивов

�� ВеликолепныйВеликолепный памятникпамятник ушедшейушедшей эпохеэпохе

�� ГлавныйГлавный недостатокнедостаток –– ориентируеториентирует архивыархивы наначисточисто бумажноебумажное внутреннеевнутреннее делопроизводстводелопроизводство

�� ПоверхностноеПоверхностное описаниеописание вопросоввопросов, , относящихсяотносящихся ккхранениюхранению электронныхэлектронных документовдокументов

�� СодержитСодержит положенияположения, , противоречащиепротиворечащиедействующемудействующему законодательствузаконодательству((МинюстМинюст усталустал? ? ☺☺ ))

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1212

ТемпературноТемпературно--влажностныйвлажностный режимрежим

�� ПравилаПравила устанавливаютустанавливают длядля документовдокументов нанамагнитноймагнитной лентеленте ии дисковыхдисковых носителяхносителяхследующийследующий режимрежим::

–– ТемператураТемпература: : +8 +8 …… +18 +18 °С°С

–– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха: : 4545……65 %65 %

�� РекомендацииРекомендации NARANARA ((СШАСША)) попо обеспечениюобеспечениюдолговременногодолговременного храненияхранения документовдокументов (2003 (2003 годгод))

–– ТемператураТемпература: : +15+15……+18+18 °С°С

–– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха: : 3535……45 %45 %

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1313

ПравилаПравила: : НовоеНовое словослово вв наукенауке ии техникетехнике

�� ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния …… электронныхэлектронныхдокументовдокументов вв процессепроцессе храненияхранения осуществляетсяосуществляется ссцельюцелью определенияопределения::

–– наличияналичия ""вирусоввирусов"" вв электронныхэлектронных документахдокументах;;

–– наличияналичия размагниченныхразмагниченных участковучастков ии механическихмеханическихповрежденийповреждений отдельныхотдельных участковучастков машинногомашинногоносителяносителя;;

�� ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния архивныхархивныхдокументовдокументов осуществляетсяосуществляется припри внешнемвнешнем осмотреосмотре ввотраженномотраженном светесвете..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1414

««ПереченьПеречень типовыхтиповых архивныхархивных документовдокументов, ,

образующихсяобразующихся вв научнонаучно--техническойтехнической ии

производственнойпроизводственной деятельностидеятельности организацийорганизаций, ,

сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения»»

�� УтвержденУтвержден приказомприказом МинистерстваМинистерствакультурыкультуры №№ 1182 1182 отот 31 31 июляиюля 2007 2007 годагода ии зарегистрированзарегистрирован вв МинюстеМинюсте

�� ОтмененаОтменена частьчасть II II ««ПеречняПеречнятиповыхтиповых документовдокументов сс указаниемуказаниемсроковсроков храненияхранения»», , утвержденногоутвержденногоГлавархивомГлавархивом СССРСССР 15 15 августаавгуста 1988 1988 годагода

Министр культуры

А.С.Соколов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1515

ПереченьПеречень 2007 2007 годагода

�� 3.4. 3.4. СрокиСроки храненияхранения НТДНТДисчисляютсяисчисляются сс моментамомента передачипередачиееее нана хранениехранение вв архивархив ((СТДСТД) ) организацииорганизации. . СрокиСроки храненияхранениядругихдругих документовдокументов -- сс 1 1 январяянварягодагода, , следующегоследующего заза годомгодомпередачипередачи ихих нана хранениехранение вв архивархив((СТДСТД) ) организацииорганизации..

�� 3.3.3. 3.3.3. ОтметкаОтметка ""додо минованияминованиянадобностинадобности" " означаетозначает, , чточтоархивныеархивные документыдокументы хранятсяхранятся вворганизацияхорганизациях нене менееменее 5 5 летлет..

ПереченьПеречень 1988 1988 годагода ((частьчасть II)II)

� 2.11. Исчисление срока хранениядокументов производится с 1 январягода, следующего за годом окончанияих делопроизводством. ... Срокихранения научно-техническойдокументации исчисляются с 1 января года, следующего за годомокончания разработки темы, проекта.

� 2.11. … Отметка "до минованиянадобности" означает, чтодокументация имеет ограниченноепрактическое значение. Срок еехранения определяется самимиорганизациями.

ОченьОчень оригинальныйоригинальный подходподходкк исчислениюисчислению сроковсроков храненияхранения

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1616

««ПодарочекПодарочек»» ведомственнымведомственным архивамархивам ––

сроксрок храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»»

�� СогласноСогласно пп.3.3.1, .3.3.1, организацииорганизации--источникиисточники комплектованиякомплектованиягосударственныхгосударственных ии муниципальныхмуниципальных архивовархивов, , передаютпередают документыдокументысосо срокомсроком храненияхранения ""постояннопостоянно" " вв соответствующиесоответствующие архивыархивы попоистеченииистечении сроковсроков ихих ведомственноговедомственного храненияхранения..

ОстальныеОстальные –– хранятхранят такиетакие документыдокументы додо ликвидацииликвидацииорганизацииорганизации, , послепосле чегочего ониони ««подлежатподлежат экспертизеэкспертизе ценностиценности, , отборуотбору ии передачепередаче нана постоянноепостоянное хранениехранение вв установленномустановленномпорядкепорядке»»..

�� СогласноСогласно пп.3.3.4, .3.3.4, документыдокументы сосо срокомсроком храненияхранения ««додо ликвидацииликвидацииорганизацииорганизации»» хранятсяхранятся вв организацииорганизации додо ееее ликвидацииликвидациинезависимонезависимо отот тоготого, , являетсяявляется илиили нене являетсяявляется этаэта организацияорганизацияисточникомисточником комплектованиякомплектования государственныхгосударственных илиили муниципальныхмуниципальныхархивовархивов..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1717

СрокиСроки храненияхраненияэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� пп. 1902: . 1902: ОписиОписи электронныхэлектронных документовдокументов –– постояннопостоянно((ЧтоЧто этоэто заза описиописи?, ?, КакихКаких электронныхэлектронных документовдокументов? ? ЧтоЧто всехвсех имеющихсяимеющихся вв наличииналичии?)?)

�� пп. 1924: . 1924: МашинограммыМашинограммы выходныхвыходных документовдокументов ––постояннопостоянно ((ВсёВсё, , чточто распечатанораспечатано нана принтерепринтере, , должнодолжно хранитьсяхраниться постояннопостоянно?);?);

�� пп. 1925: . 1925: ЭлектронныйЭлектронный документдокумент вв составесоставе БДБД((распределеннойраспределенной БДБД) ) –– постояннопостоянно..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1818

ТехнологияТехнология примененияприменения ЭЦПЭЦП

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1919

СтандартыСтандарты

�� НеНе стоитстоит ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»» вв техтех вопросахвопросах, , попокоторымкоторым вв миремире ужеуже накопленнакоплен ии обобщенобобщен немалыйнемалыйопытопыт

�� ВВ миремире существуютсуществуют хорошиехорошие стандартыстандарты, , которыекоторыеописываютописывают ужеуже имеющийсяимеющийся вв миремире опытопыт работыработы ссдокументамидокументами ((особенноособенно электроннымиэлектронными))

–– ОбеспечениеОбеспечение юридическойюридической значимостизначимости электронныхэлектронныхдокументовдокументов, , миграциямиграция ии конверсияконверсия

–– ДолговременноеДолговременное хранениехранение электронныхэлектронных документовдокументов

–– СовременныеСовременные методыметоды защитызащиты, , консервацииконсервации ии реставрацииреставрациидокументовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2020

ТехническийТехнический отчетотчет ИСОИСО 1849218492:2005 :2005

�� ВВ первуюпервую очередьочередь, , опытопыт««электронныхэлектронных архивистовархивистов»»изиз НациональныхНациональных АрхивовАрхивовСШАСША

�� УпорУпор нана доказуемыедоказуемыецелостностьцелостность, , аутентичностьаутентичностьэлектронныхэлектронных документовдокументовприпри длительномдлительном хранениихранении

�� МиграцияМиграция –– основнаяосновнаястратегиястратегия

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2121

БританскиеБританские стандартыстандарты сериисерии BIPBIP 00080008

�� BIPBIP 00080008--1:2004 1:2004 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуинформацииинформации, , сохраняемойсохраняемойэлектроннымэлектронным образомобразом»»

�� BIPBIP 00080008--2:2005 2:2005 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуинформацииинформации, , передаваемойпередаваемойэлектроннымэлектронным образомобразом»»

�� BIP 0008BIP 0008--3:20053:2005 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуэлектроннойэлектронной идентификацииидентификации»»

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2222

ТребованияТребования зарубежногозарубежногозаконодательствазаконодательства

�� НужноНужно учитыватьучитывать оорганизациямрганизациям::

–– которыекоторые ведутведут деловуюделовую деятельностьдеятельность ввразличныхразличных странахстранах мирамира

–– работаютработают сс зарубежнымизарубежными контрагентамиконтрагентами

–– еслиесли спорыспоры попо контрактамконтрактам разбираютсяразбираются ввсоответствиисоответствии сс зарубежнымзарубежным законодательствомзаконодательством

�� ТребованияТребования кк делопроизводствуделопроизводству ии архивномуархивному делуделу, , ии особенноособенно –– кк срокамсрокам храненияхранения

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2323

ОбщиеОбщие проблемыпроблемыархивногоархивного храненияхранения

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2424

ТрадиционныеТрадиционные проблемыпроблемы остаютсяостаются

�� РостРост объемаобъема документовдокументов ((каккак временноговременного, , тактак иидлительногодлительного срокасрока храненияхранения))

�� ПроблемаПроблема архивныхархивных площадейплощадей

�� РазнообразиеРазнообразие видоввидов документовдокументов

�� ПроблемаПроблема установленияустановления ии отслеживанияотслеживания сроковсроковхраненияхранения ((особенноособенно условныхусловных). ). ПоявлениеПоявление срокасрокахраненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»»

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2525

ПоявилисьПоявились ии новыеновые проблемыпроблемы

�� ПереходПереход отот бумажногобумажного кк смешанномусмешанному документодокументо--оборотуобороту, , ии распространениераспространение электронныхэлектронных документовдокументов

–– переходпереход архиваархива нана внутреннеевнутреннее электронноеэлектронноеделопроизводстводелопроизводство

–– разнообразиеразнообразие носителейносителей информацииинформации, , файловыхфайловыхформатовформатов, , программногопрограммного обеспеченияобеспечения ииоборудованияоборудования

–– обеспеченияобеспечения подлинностиподлинности, , целостностицелостности ииаутентичностиаутентичности электронныхэлектронных документовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2626

КлючевыеКлючевые задачизадачи

�� ПроблемаПроблема полученияполучения поддержкиподдержки сосо сторонысторонывысшеговысшего руководстваруководства ии проблемапроблема взаимодействиявзаимодействия ссдругимидругими службамислужбами организацииорганизации

�� КадровоеКадровое обеспечениеобеспечение работыработы архиваархива

�� ОбучениеОбучение всеговсего персоналаперсонала организацииорганизации поповопросамвопросам, , связаннымсвязанным сс управлениемуправлением документамидокументами ииихих архивнымархивным хранениемхранением

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2727

ВнутренняяВнутренняя нормативнаянормативная базабаза архиваархива

�� ПравилаПравила работыработы архиваархива

�� НормативнаяНормативная базабаза, , относящаясяотносящаяся кк электроннымэлектроннымдокументамдокументам

–– ПорядокПорядок передачипередачи нана хранениехранение

–– ОбеспечениеОбеспечение длительнойдлительной сохранностисохранности

–– ОрганизацияОрганизация уничтоженияуничтожения

–– ПравилаПравила обработкиобработки отдельныхотдельных видоввидовэлектронныхэлектронных документовдокументов ((электроннаяэлектронная почтапочта, , вебвеб--страницыстраницы, , базыбазы данныхданных))

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2828

СпецифическиеСпецифические проблемыпроблемы храненияхранениябумажныхбумажных документовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2929

ОсновныеОсновные проблемыпроблемыбумажныхбумажных архивовархивов

�� ПроблемаПроблема кадровогокадрового резерварезерва ии оплатыоплаты трудатруда

�� ПроблемыПроблемы вв обеспеченииобеспечении сохранностисохранности бумажныхбумажныхдокументовдокументов ии уничтоженияуничтожения документовдокументов сс истекшимиистекшимисрокамисроками храненияхранения

�� ПроблемыПроблемы стыковкистыковки бумажногобумажного ии электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота ии архивногоархивного храненияхранения

�� ПроблемыПроблемы припри обработкеобработке документовдокументов ((повторнаяповторнаярегистрациярегистрация ии тт..дд.).)

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3030

ОсновныеОсновные проблемыпроблемыбумажныхбумажных архивовархивов

�� ОпережающаяОпережающая сдачасдача вв архивархив действующихдействующихдокументовдокументов ((защитазащита подлинниковподлинников ии решениерешениепроблемыпроблемы сс контролирующимиконтролирующими инстанциямиинстанциями))

�� НовыеНовые технологиитехнологии храненияхранения бумажныхбумажных документовдокументов

�� ДосьеДосье: : ихих всёвсё большебольше, , ии иногдаиногда сс ниминими оченьоченьнеудобнонеудобно работатьработать

�� РаботаРабота сосо всемивсеми видамивидами бумажнойбумажной документациидокументации, , имеющейсяимеющейся вв организацииорганизации

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3131

АвтоматизацияАвтоматизация работыработы архиваархива

�� ОдноОдно изиз наименеенаименееавтоматизированныхавтоматизированныхподразделениеподразделение, , многомногоутомительногоутомительного ручногоручноготрудатруда

�� СС ростомростом зарплатызарплатысотрудниковсотрудников архиваархивастановитсястановится экономическиэкономическиневыгодноневыгодно экономитьэкономить нанаоборудованииоборудовании иипрограммномпрограммном обеспеченииобеспечении

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3232

ОперацииОперации, , которыекоторые желательножелательноавтоматизироватьавтоматизировать

�� СоставлениеСоставление ии ведениеведение учетныхучетных документовдокументов иинаучнонаучно--справочногосправочного аппаратааппарата архиваархива ((описиописи, , перечниперечни, , номенклатураноменклатура делдел, , ……))

�� БыстрыйБыстрый поискпоиск ии подборподбор документовдокументов

�� ЕдиноеЕдиное управлениеуправление бумажнымибумажными ии электроннымиэлектроннымиархивнымиархивными документамидокументами

�� РетроспективноеРетроспективное сканированиесканирование документовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3333

СовершенствованиеСовершенствование работыработыоперативныхоперативных бумажныхбумажных архивовархивов

�� СозданиеСоздание самостоятельногосамостоятельного структурногоструктурногоподразделенияподразделения

�� ОбеспечениеОбеспечение такоготакого подразделенияподразделенияквалифицированнымквалифицированным персоналомперсоналом

�� ВыделениеВыделение длядля архиваархива соответствующихсоответствующихсовременнымсовременным требованиямтребованиям оборудованныхоборудованныхпомещенийпомещений..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3434

ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы

Такие методы хранения

ненадежны

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3535

ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы

После создания

оперативного архива

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3636

НедостаткиНедостатки бумажныхбумажных документовдокументов

�� НизкаяНизкая скоростьскорость созданиясоздания, , обработкиобработки ии передачипередачи

�� ЗначительныеЗначительные площадиплощадидлядля храненияхранения

�� СложноСложно ии медленномедленно идетидетпоискпоиск информацииинформации

�� УправлениеУправление обычнообычно идётидётнана уровнеуровне делдел

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3737

СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенныхархивовархивов ии центровцентров храненияхранения

�� ОбеспечениеОбеспечение финансированияфинансирования

�� ОбеспечениеОбеспечение архивовархивов ии центровцентров храненияхраненияквалифицированнымиквалифицированными кадрамикадрами

�� РазработкаРазработка нормативнойнормативной документациидокументации

�� РешениеРешение проблемыпроблемы высокихвысоких трудозатраттрудозатрат нана ручнуюручнуюобработкуобработку делдел ии документовдокументов нана рядеряде этаповэтапов ((такихтаких, , каккак приёмприём//передачапередача документовдокументов нана хранениехранение, , сканированиесканирование сшитыхсшитых делдел ии тт..дд.).)

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3838

СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенныхархивовархивов ии центровцентров храненияхранения

�� РазмещениеРазмещение документовдокументов вв хранилищаххранилищах сс учетомучетомэргономикиэргономики ии возможностейвозможностей, , возникающихвозникающихблагодаряблагодаря применениюприменению современныхсовременных технологийтехнологий

�� ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности документовдокументовопределенногоопределенного видавида вневне зависимостизависимости отот местаместа ииспособаспособа ихих обработкиобработки

�� НужноНужно подуматьподумать обоб использованиииспользовании коммерческихкоммерческихцентровцентров храненияхранения документациидокументации припри невозможностиневозможностиилиили нерентабельностинерентабельности созданиясоздания собственныхсобственных

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3939

ИнфраструктураИнфраструктура налоговойналоговой службыслужбы СШАСША

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4040

ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов

�� ПередачаПередача выполнениявыполнения рядарядафункцийфункций делопроизводстваделопроизводстваии архивногоархивного деладеластороннейсторонней организацииорганизации

–– хранениехранение,,

–– уничтоженияуничтожения документовдокументов

–– рядряд другихдругих

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4141

РольРоль архивовархивов вв обеспеченииобеспечениинепрерывностинепрерывности деловойделовой деятельностидеятельности

�� ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов организацииорганизации

–– ДублированиеДублирование..РезервныеРезервные копиикопии, , создаваемыесоздаваемые вв ходеходе повседневнойповседневнойдеятельностидеятельности организацииорганизации, , могутмогут бытьбыть использованыиспользованы ввкачествекачестве копийкопий важнейшихважнейших документовдокументов. . БумажныеБумажныематериалыматериалы можноможно перевестиперевести нана микрофильмымикрофильмы илиили ввэлектронныеэлектронные образыобразы..

–– ХранениеХранение. . ВВ удалённомудалённом хранилищехранилище обычнообычно помещаютсяпомещаютсякопиикопии. . ОрганизацияОрганизация можетможет хранитьхранить вв удалённомудалённом хранилищехранилищеии подлинникиподлинники, , -- еслиесли необходимонеобходимо сохранитьсохранить подлинныеподлинныеподписиподписи илиили еслиесли подлинникподлинник нене нуженнужен длядля работыработы вв главномглавномофисеофисе..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4242

СовременныеСовременные технологиитехнологии: : радиометкирадиометки

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4343

СовременныеСовременные технологиитехнологии: : цветовоецветовое кодированиекодирование

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4444

БумажныеБумажные документыдокументы -- акцентакцент нананерешенныенерешенные проблемыпроблемы::

�� АктуализацияАктуализация перечнейперечней документовдокументов ии установлениеустановлениесроковсроков храненияхранения

�� ПомещенияПомещения подпод оперативноеоперативное хранениехранение –– вв первуюпервуюочередьочередь длядля досьедосье

�� СозданиеСоздание центровцентров храненияхранения бумажнойбумажнойдокументациидокументации

�� СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов образовобразов документовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4545

БумажныеБумажные документыдокументы –– каккак спасатьспасать

Октябрь 2007 года. При порыве отопительной системы сильно пострадали

документы РГАДА. Сушат методами прошлых веков.

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4646

ЗамораживаниеЗамораживание намокшихнамокших документовдокументов

БельгияБельгия

КаменецКаменец--ПодольскийПодольский архивархив,,УкраинаУкраина

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4747

НаводнениеНаводнение вв ГерманииГермании, , СаксонияСаксония, , августавгуст 20022002

ВакуумнаяВакуумная сушкасушка документовдокументов

юридическиеюридические документыдокументыпослепосле сушкисушки

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4848

ВакуумнаяВакуумная сушкасушка намокшихнамокших документовдокументов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4949

ЭлектронныеЭлектронные архивархив ии егоего проблемыпроблемы

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5050

ОрганизацияОрганизация электронныхэлектронных архивовархивов

ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы обеспечиваютобеспечивают сохранениесохранениеследующихследующих видоввидов электроннойэлектронной информацииинформации::

�� электронныхэлектронных документовдокументов ((каккак сс ЭЦПЭЦП, , тактак ии безбез ЭЦПЭЦП))

�� технологическихтехнологических данныхданных,,

�� электронныхэлектронных копийкопий ии образовобразов бумажныхбумажных документовдокументов,,

�� базбаз данныхданных информационныхинформационных ресурсовресурсов,,

�� документациидокументации нана информационныеинформационные ресурсыресурсы..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5151

НедостаткиНедостатки электронныхэлектронных документовдокументов

�� БыстроеБыстрое моральноеморальноеустареваниеустаревание технологийтехнологий

�� КороткийКороткий сроксрок службыслужбыносителейносителей ии ихихмногообразиемногообразие

�� СложноСложно сохранитьсохранить, , сложносложно уничтожитьуничтожить

�� НерешенныеНерешенныеюридическиеюридические проблемыпроблемы

�� ВысокаяВысокая стоимостьстоимостьобслуживанияобслуживания

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5252

АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументовКлючевыеКлючевые задачизадачи::

�� ОрганизацияОрганизация долговременногодолговременного храненияхранения электронныхэлектронныхдокументовдокументов, , включающаявключающая разработкуразработку стратегийстратегийхраненияхранения ии миграциимиграции документовдокументов,,

�� ВнедрениеВнедрение методовметодов ии приёмовприёмов работыработы, , обеспечивающихобеспечивающих сохранениесохранение юридическойюридической силысилыдокументовдокументов, , ихих целостностицелостности ии аутентичностиаутентичности,,

�� ПередачаПередача нана архивноеархивное хранениехранение документовдокументов, , содержащихсясодержащихся вв базахбазах данныхданных, , включаявключая разработкуразработкустратегийстратегий архивногоархивного храненияхранения базбаз данныхданных..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5353

ЭлектронныйЭлектронный архивархив

�� КтоКто будетбудет отвечатьотвечать заза электронныйэлектронный архивархив??

�� ПриПри работеработе сс электроннымиэлектронными документамидокументами –– каккакможноможно болееболее раннеераннее началоначало архивнойархивной работыработы ссниминими

�� ОбеспечениеОбеспечение аутентичностиаутентичности ии целостностицелостностиэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� ДлительноеДлительное хранениехранение документовдокументов, , подписанныхподписанныхЭЦПЭЦП. . ОтметкиОтметки временивремени..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5454

ПроблемаПроблема взаимопониманиявзаимопонимания ИТИТ ии ДОУДОУ::ЧтоЧто такоетакое архивархив??

�� ИТИТ: : ЭлектронныйЭлектронныйархивархив –– ««складсклад»»информацииинформации, , обычнообычнонана съемныхсъемныхносителяхносителях. . ЗадачиЗадачиархивногоархивного храненияхраненияможноможно решитьрешить сспомощьюпомощью резервногорезервногокопированиякопирования. .

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5555

ПервоочередныеПервоочередные мерымеры

�� ПодготовкаПодготовка специалистовспециалистов, , разбирающихсяразбирающихся каккак вввопросавопроса ИТИТ, , тактак ии вв вопросахвопросах архивногоархивного деладела

–– ВВ ВУЗахВУЗах такихтаких специалистовспециалистов нене готовятготовят

�� РазработкаРазработка политикиполитики организацииорганизации вв отношенииотношенииархивногоархивного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов

�� ВыделениеВыделение ии оборудованиеоборудование специальныхспециальныхпомещенийпомещений длядля электронногоэлектронного архиваархива

�� ОбеспечениеОбеспечение архиваархива необходимымнеобходимым оборудованиемоборудованиемии программнымпрограммным обеспечениемобеспечением

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5656

КакКак организоватьорганизоватьэлектронныеэлектронные архивыархивы??

ДваДва подходаподхода::

�� электронныеэлектронные документыдокументы нана носителяхносителях((лентыленты, CD , CD ии тт..дд.).)

�� хранениехранение нана жесткихжестких дискахдисках; ; носителиносителииспользуютсяиспользуются толькотолько каккак страховойстраховой фондфонд нанаслучайслучай ЧПЧП

УУ каждогокаждого вариантаварианта естьесть плюсыплюсы ии минусыминусы

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5757

ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы сснеструктурированнойнеструктурированной информациейинформацией

�� СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов

–– НалоговаяНалоговая ии бухгалтерскаябухгалтерская отчетностьотчетность, , подписаннаяподписанная ЭЦПЭЦП

–– ДосьеДосье клиентовклиентов, , досьедосье проектовпроектов ии тт..дд..

�� ОрганизацияОрганизация управленияуправления доступомдоступом

�� ЭффективнаяЭффективная системасистема классификацииклассификации ии поискапоиска

�� ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности ии уничтожениеуничтожение

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5858

БазыБазы данныхданных

�� ЧтоЧто являетсяявляется документомдокументом вв базебазе данныхданных

�� ЧтоЧто подлежитподлежит оперативномуоперативному ии архивномуархивному хранениюхранению

–– ДокументацияДокументация попо базебазе

–– ИсходнаяИсходная информацияинформация

–– КвитанцииКвитанции

–– СамаСама базабаза

–– ОтчетыОтчеты, , созданныесозданные нана основеоснове базыбазы данныхданных

–– СтраховыеСтраховые ии резервныерезервные копиикопии базыбазы данныхданных, , файлыфайлы аудитааудита

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5959

ПорядокПорядок выведениявыведения базыбазы изизоперативнойоперативной работыработы ии передачипередачи нана

архивноеархивное хранениехранение

�� КомплектКомплект документациидокументации, , которыйкоторый должендолженархивироватьсяархивироваться вместевместе сс базойбазой

�� ОпределениеОпределение форматаформата, , вв которомкотором базабаза должнадолжнахранитьсяхраниться

�� СрокиСроки храненияхранения базыбазы

�� МетодыМетоды хранениехранение базыбазы

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6060

АвстралийскийАвстралийский опытопыт

�� ««СохранениеСохранение документовдокументов вв базахбазах данныхданных»», , РекомендацииРекомендации государственнымгосударственным агентствамагентствам штаташтатаВикторияВиктория ((АвстралияАвстралия), ), маймай 2003 2003 годагода

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6161

КакКак хранитьхранить информациюинформацию ввсмешанномсмешанном делопроизводстведелопроизводстве??

�� КакКак обеспечитьобеспечить полнотуполноту делдел, , еслиесли одниодни документыдокументы --бумажныебумажные, , другиедругие –– электронныеэлектронные??

–– СканироватьСканировать бумажныебумажные документыдокументы??

–– РаспечатыватьРаспечатывать электронныеэлектронные документыдокументы??

–– КакоеКакое делодело будетбудет основнымосновным??

�� НужноНужно лили создаватьсоздавать такиетакие деладела??

�� ТеТе жеже проблемыпроблемы сс электроннымиэлектронными документамидокументами нанасъемныхсъемных носителяхносителях

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6262

СрокиСроки храненияхранениясмешанныхсмешанных документовдокументов

�� СрокСрок храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов можетможетотличатьсяотличаться отот срокасрока храненияхранения соответствующихсоответствующихбумажныхбумажных документовдокументов..

�� МассивМассив электронныхэлектронных документовдокументов сс системойсистемой поискапоискаии систематизациейсистематизацией можетможет иметьиметь ббóóльшуюльшую ценностьценность, , чемчем отдельныеотдельные документыдокументы..

АмериканскиеАмериканские НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ужеужесегоднясегодня требуюттребуют учитыватьучитывать этоэто обстоятельствообстоятельство приприустановленииустановлении сроковсроков храненияхранения длядля электронныхэлектронныхдокументовдокументов..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6363

НормативныеНормативные документыдокументы

�� ПорядокПорядок оперативногооперативного храненияхранения: : –– электронныхэлектронных документовдокументов

–– документовдокументов, , подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП

�� ПорядокПорядок формированияформирования оперативныхоперативных электронныхэлектронныхархивовархивов

�� ВажнейшиеВажнейшие документыдокументы ии обеспечениеобеспечениенепрерывностинепрерывности деятельностидеятельности

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6464

НормативныеНормативные документыдокументы

�� ПорядокПорядок подготовкиподготовки документовдокументов кк передачепередаче нанахранениехранение вв архивархив

�� МетодыМетоды храненияхранения–– базбаз данныхданных

–– документовдокументов, , подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП

–– вебвеб--сайтовсайтов

–– электроннойэлектронной почтыпочты

–– ии тт..дд..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6565

ОсобенностиОсобенности проведенияпроведенияэкспертизыэкспертизы ценностиценности ЭДЭД

�� МетодМетод ««большихбольших корзинкорзин»»

–– разделитьразделить документыдокументы нана нескольконесколько крупныхкрупных группгрупп

–– определитьопределить, , какуюкакую функциюфункцию вв деловойделовойдеятельностидеятельности организацииорганизации играетиграет документдокумент, , ии кккакойкакой группегруппе документациидокументации егоего можноможно отнестиотнести

�� ОценитьОценить рискириски, , возникающиевозникающие уу организацииорганизации приприустановленииустановлении техтех илиили иныхиных сроковсроков храненияхранения

�� ОпределитьОпределить, , сколькосколько летлет следуетследует хранитьхранить документдокумент, , исходяисходя изиз обеспеченияобеспечения интересовинтересов своейсвоей организацииорганизации

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6666

УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения досьедосье

�� ХранятсяХранятся вв течениетечениевсеговсего срокасрока действиядействияконтрактаконтракта, , договорадоговора иитт..пп., ., плюсплюс вв течениетечениефиксированногофиксированного числачислалетлет послепосле егоего окончанияокончания

�� СрокиСроки храненияхранения часточастоусловныеусловные

Досье налогоплательщиков

в ИМНС г. Екатеринбург

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6767

МетодМетод установленияустановления срокасрока храненияхранения

�� ОпределяетсяОпределяетсямаксимальныймаксимальный сроксрокдействиядействия договорадоговора илииликонтрактаконтракта данногоданного видавида

�� КК немунему добавляетсядобавляетсяфиксированныйфиксированный сроксрокхраненияхранения (5 (5 летлет))

�� ПолученныйПолученный сроксрокхраненияхраненияустанавливаетсяустанавливается длядлявсехвсех ((возможновозможно, , тысячтысячилиили миллионовмиллионов) ) делдел..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6868

НоменклатураНоменклатура делдел вв современныхсовременных условияхусловиях

…… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример, ,

номенклатураноменклатура можетможет разрастисьразрастись ……

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6969

�� СтатьяСтатья 8989. . ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества

пп.2. .2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы …… вв порядкепорядке ии ввтечениетечение сроковсроков, , которыекоторые установленыустановленыфедеральнымфедеральным органоморганом исполнительнойисполнительной властивласти попорынкурынку ценныхценных бумагбумаг..

СейчасСейчас этиэти функциифункции возложенывозложены нана ФедеральнуюФедеральнуюслужбуслужбу попо финансовымфинансовым рынкамрынкам ((ФСФРФСФР ))

ФедеральныйФедеральный законзакон««ОбОб акционерныхакционерных обществахобществах»»

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7070

««ПоложениеПоложение оо порядкепорядкеии срокахсроках храненияхранения документовдокументов

акционерныхакционерных обществобществ»»

ПостановлениеПостановление ФедеральнойФедеральной КомиссииКомиссии попо рынкурынкуценныхценных бумагбумаг отот 16 16 июляиюля 2003 2003 гг. . №№ 0303--33/33/пспс

�� 3.1. 3.1. ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов обществаобществаобеспечиваетсяобеспечивается егоего единоличнымединоличным исполнительнымисполнительныморганоморганом..

�� ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов, , образовавшихсяобразовавшихсявв деятельностидеятельности структурныхструктурных подразделенийподразделенийобществаобщества …… обеспечиваетсяобеспечивается руководителямируководителямиструктурныхструктурных подразделенийподразделений обществаобщества..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7171

ТребованиеТребование ФСФРФСФР кк составлениюсоставлениюноменклатурыноменклатуры делдел вв АОАО

�� 3.5. 3.5. ВсеВсе документыдокументы, , образующиесяобразующиеся вв деятельностидеятельностиобществаобщества, , должныдолжны формироватьсяформироваться вв документальныедокументальныеделадела вв соответствиисоответствии сс требованиямитребованиями утвержденнойутвержденной ввустановленномустановленном порядкепорядке номенклатурыноменклатуры делдел обществаобщества..

�� 4.3. 4.3. РаботаРабота сс документамидокументами ведетсяведется ««вв соответствиисоответствии ссноменклатуройноменклатурой делдел обществаобщества заза соответствующийсоответствующийгодгод, , утвержденнойутвержденной руководителемруководителем обществаобщества»»..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7272

КакиеКакие задачизадачи решаетрешает номенклатураноменклатура делдел((доэлектроннаядоэлектронная эраэра))

�� ИсполнениеИсполнение нормативныхнормативных требованийтребований государствагосударства

�� ЯвляетсяЯвляется основнымосновным учётнымучётным документомдокументом иисредствомсредством поискапоиска вв делопроизводстведелопроизводстве,,

�� НаНа деладела временноговременного срокасрока храненияхранения додо 10 10 летлет(95% (95% всехвсех документовдокументов подразделенийподразделений)) никакихникакихдругихдругих учетныхучетных документовдокументов нене составляетсясоставляется,,

�� СлужитСлужит основойосновой длядля составлениясоставления описейописей делделпостоянногопостоянного ии временноговременного ((свышесвыше 10 10 летлет) ) срокасрокахраненияхранения,,

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7373

ОбстоятельстваОбстоятельства влияющиевлияющие нанаработуработу сс документамидокументами вв

коммерческихкоммерческих организацияхорганизациях

�� ПодавляющееПодавляющее большинствобольшинство документовдокументоворганизацииорганизации являетсяявляется документамидокументами временноговременного((менееменее 5 5 летлет) ) срокасрока храненияхранения..

�� АктивноеАктивное использованиеиспользование вв организацияхорганизацияхэлектронныхэлектронных документовдокументов ии внедрениевнедрение системсистемэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота..

�� ЧастоеЧастое изменениеизменение законодательствазаконодательства иинормативныхнормативных документовдокументов, , введениевведение новыхновых видоввидовдокументовдокументов..

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7474

КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел

�� ПереченьПеречень документовдокументов подразделенияподразделения. . ВВ нейнейуказаныуказаны всевсе создаваемыесоздаваемые вв подразделенииподразделениидокументыдокументы ии отраженоотражено, , каккак ониони сформированысформированы ввделадела..

�� ВозможностьВозможность быстрогобыстрого поискапоиска ии эффективногоэффективногоиспользованияиспользования документовдокументов ии информацииинформации

�� КонтрольКонтроль заза срокамисроками храненияхранения документовдокументов иисвоевременногосвоевременного ихих уничтоженияуничтожения

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7575

КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел

�� НоменклатураНоменклатура позволяетпозволяет отследитьотследить фактфакт созданиясозданияилиили нене созданиясоздания делдел вв текущемтекущем делопроизводстведелопроизводстве иидвижениедвижение делдел попо организацииорганизации..

�� ПриПри проведениипроведении работыработы попо выделениювыделению документовдокументовсс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения, , номенклатураноменклатураиспользуетсяиспользуется каккак нормативныйнормативный документдокумент..

�� НоменклатураНоменклатура делдел, , особенноособенно еслиесли онаона ведетсяведется ввэлектронномэлектронном видевиде, , являетсяявляется попо существусуществусправочнойсправочной базойбазой попо всемвсем документамдокументам организацииорганизации. .

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7676

ПереченьПеречень

государственногогосударственного

университетауниверситета штаташтата

АризонаАризона ((СШАСША), 1990), 1990

Комментарии (указаны

сроки «отсечки»)

Суммарный срок хранения

Срок хранения в центре

хранения документации

Срок хранения в офисе

Описание вида документов

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7777

ТиповойТиповой переченьперечень бухгалтерскихбухгалтерских документовдокументов

((НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ВеликобританииВеликобритании))

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7878

НоменклатураНоменклатура делделЕврокомиссииЕврокомиссии

�� ОсновываетсяОсновывается нана принципахпринципахфункциональногофункционального подходаподхода

�� СтруктурированаСтруктурирована попо видамвидамдеятельностидеятельности

�� УказаноУказано, , нана какиекакиеподразделенияподразделения возложенывозложенысоответствующиесоответствующие функциифункции

�� РегламентированыРегламентированы первыепервыетритри уровняуровня

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7979

ВыводыВыводы

�� ДавноДавно порапора автоматизироватьавтоматизировать деятельностьдеятельность архивовархивов

�� СейчасСейчас самоесамое времявремя начатьначать создаватьсоздавать электронныеэлектронныеархивыархивы

�� НужноНужно нене отворачиватьсяотворачиваться отот делопроизводстваделопроизводства ииналадитьналадить отношенияотношения сс ИТИТ

�� ТамТам, , гдегде нене хватаетхватает федеральнойфедеральной нормативнойнормативной базыбазы, , можноможно использоватьиспользовать региональнуюрегиональную нормативнуюнормативную базубазу, , отечественныеотечественные ии зарубежныезарубежные стандартыстандарты иируководстваруководства

31 31 октябряоктября 2007 2007 гг.. V V конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 8080

Вопросы?