Innbokskontroll og delingskultur - Aaland bil Ålesund 12.juni 2017

Aaland bil, Ålesund

Ålesund, 12.juni 2017

Jørn KippersundForedragsholder, legevaktsjef, allmennlege

Volda

www.innbokskontroll.no

Fastlege

Skiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Legevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.

1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken på uløsteoppgaver

Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver

= uløst

Verktøy

= løst

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Hvordan kommer oppgavene til deg?

Til innboks

Nyhets-strøm

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir borte

etter en tid

Til innboks

Nyhets-strøm

Sikrere håndtering

Når over mer

E-post ulik en tradisjonell innboks?

Nyhets-strøm

Arkiv

Blir borte!

Hva gjør e-post til en spesiell kanal?

• Viktig og uviktig i salig blanding

• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker på å nå alle”

• Ekstremt volum

• Ekstrem tilgjengelighet

”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Etterrettelig, definisjon:

- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke

Etterrettelig:

- Å si NEI, er også etterrettelighet

Etterrettelighet”En leder uten innbokskontroller en dårlig leder”

Bedre ledelse, s 79

(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm, 2013)

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

eller

fjerne løste

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

eller

fjerne løste(= den er jeg ferdig med)

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 1

1

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Innbokskontroll, definisjon:

- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

Man Tir Ons Tor Fre

Man Tir Ons Tor Fre

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og

andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Rasjonell arkivering- Mapper

-fravær av mapper?-Prosjektorganisering

- Kategorier??

System 1

vs

System 2(Daniel Kahneman)

System 1 vs System 2

-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser

HURTIGTASTER

System 1 vs System 2

- Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser

Outlooks egne hurtigtaster – forslag:

Send. Ctrl+Enter

Svar på melding Ctrl+R

Svar til alle Ctrl+Shift+R

Flytt en melding Ctrl+Shift+V

Videresend en melding Ctrl+F

Ny melding (når i mail) Ctrl+N

Søk (finn en melding) Ctrl+E

Angre Ctrl+Z

Avansert søk Ctrl+Shift+F

Stor liste med hurtigtaster på

www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

Outlook 16: Flytt til outlooks egen mappe ”arkiv”/”archive” – Backspace (retteknappen)

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Filtrér-Automatisk-Manuelt

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Finn en mappe som heter ”Arkiv”/”Archive”

2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”

3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Long-fix – full innboks

1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der

2. Eldste først som triks

3. Benytt evt. bonus-mappe

4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare énmelding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe

Hver e-post er en oppgave

(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)

Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?

– sletter?

– arkiverer?

– videresender?

– deler?

Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!

Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!

Handlingeller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaveri innboksen= handling

Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for

= arkiv= referanse

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Varsel elleroriginalinformasjon?

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

Sende eller dele?Aaland bil

Ålesund, 12.juni 2017

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda

www.innbokskontroll.no

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

VS

KOPISYKEN

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig

• der den trengs

• når den trengs

• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Hva har vi i midten??

E-post

Navision E-postE-post

E-post

Sharepoint

Kalender

Oppslags-tavle

sende dele

Deling, fordeler

• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus

• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt

• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid

Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

Deling, eksempler

• Prosjektdokument, arrangement

• Vaktliste, leger

• Pasientjournal

• Agendadokument, faste møter

• Kalender

• CRM-verktøy

CRM

Gunda

Tom

Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri

skriver noe inn der

Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for

Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg

uansett

Møteplanlegging

Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å

håndtere et varsel enn originalinformasjon!

Tilføre verdi

Deler eller sender jeg?

Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?

Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

Kalender – gjøre en avtale

Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?

Møteplanlegging

Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?

Varsel

Hva er i midten hos oss?

- I dag?

Hvordan bruker vi fellesverktøyene?

Hva er i midten hos oss?

- I fremtiden?

Hva kan bli bedre vedr. deling hos oss?

Kanalforståelse• Originalinformasjon/sluttprodukt

(arbeidsplattform)

• Varslingskanal (e-post?)

• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)

Case: Kontekstuell informasjon

• Prosjekt reunion i Bergen:

– Hvem blir med på turen over Vidden?

– Hvem er med fredag?

– Hvem er med lørdag

• Relevant info til de det viser seg å være relevant for

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)